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Audit des activités de publication de RNCan (AU1706)

Direction de l’audit et de l’évaluation
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel de vérification (CMV)
14 décembre 2017

Table des Matières

Sommaire

Le gouvernement du Canada (GC) utilise les publications pour communiquer des politiques, programmes, données scientifiques, services et initiatives au public canadien et aux intervenants industriels. Les Procédures sur l’édition du GC définissent une publication comme un « produit d’information ayant une longue durée de vie, élaboré par ou pour le gouvernement du Canada, quel que soit le support ou le format. » Les activités de publication de Ressources naturelles Canada (RNCan) sont encadrées par un certain nombre de politiques gouvernementales et ministérielles exigeant que les publications contiennent des renseignements adéquates, exactes et accessibles dans divers formats traditionnels et numériques et qu’elles soient produites de manière efficace et rentable. Par ailleurs, les initiatives de gouvernement ouvert et les engagements de science ouverte exigent des ministères qu’ils optimisent la publication des renseignements et des données à valeur commerciale afin de soutenir la transparence, la responsabilisation et la mobilisation citoyenne.

Dans le cadre des engagements canadiens en matière de gouvernement ouvert, les ministères et organismes fédéraux à vocation scientifique devront mettre à disposition du public les données à l’appui des observations et des conclusions de leurs publications en sciences et technologie (S&T). Les initiatives de gouvernement ouvert et de science ouverte obligent les ministères et organismes scientifiques fédéraux à repenser les méthodes de diffusion de leurs publications en S&T et de communication de leurs connaissances scientifiques à un plus large public. Ainsi, le ministère doit prendre en considération les efforts déployés pour ces initiatives ouvertes dans son approche de publications en S&T en vue d’accroître l’accessibilité aux recherches en sciences et technologie financées par le gouvernement fédéral et d’engager le public dans ces recherches est un point important que le ministère doit prendre en considération.

En tant que ministère à vocation scientifique, RNCan consacre de nombreuses ressources à ses activités en S&T. En 2016-2017, le ministère a dépensé 595 millions de dollars en S&T et plus de la moitié de son effectif a pris part à des activités en S&T. Un grand nombre de ces activités impliquent la conduite de projets de recherche débouchant sur des résultats ou des observations qui doivent être communiqués afin d’approfondir notre savoir dans des domaines particuliers, de satisfaire aux priorités ministérielles, d’appuyer la réglementation et d’explorer les possibilités économiques. Dans de nombreux cas, ces résultats sont communiqués à des publics avertis au moyen de publications en S&T, définies comme « tout matériel ou contenu transmettant des renseignements en S&T (au-delà des données brutes) prêt à être publié, quel que soit son support de publication, et produit pour un public averti ou spécialiste (et non pas pour une diffusion auprès d’un public large) ».Note de bas de page 1 Il peut s’agir de livres, d’articles de revues évaluées par les pairs, de cartes et de rapports techniques. Le Secteur des terres et des minéraux et le Service canadien des forêts produisent une grande majorité des publications en S&T. En 2016-2017, le ministère a publié environ 1200 articles en S&T et des centaines d’autres documents de recherche.

RNCan produit également une multitude de publications non relatives à la science et à la technologie. La plupart d’entre elles sont gérées par le Secteur des communications et du portefeuille, et sont régies par la Politique des publications et des présentations de RNCan. Cette politique définit les publications comme « une entité dans laquelle de l’information (contenu intellectuel) est rédigée, enregistrée, conservée ou reproduite; peut être lue ou autrement saisie; et communiquée au public sous forme gratuite ou non ou à un public interne ».Note de bas de page 2 Un grand nombre de ces publications sont liées au domaine de la science, mais elles visent un public plus large et le vocabulaire employé est moins technique que celui des publications scientifiques. Les publications ne portant pas sur les S&T désignent les documents destinés à des publics externes, tels que les publications mises en ligne sur le site Web du ministère, les brochures, les fiches d’information, les vidéos institutionnelles et les supports promotionnels utilisés lors d’expositions et de conférences. RNCan a produit environ 200 publications de ce type au cours des exercices financiers 2015-2016 et 2016-2017.

Le présent audit visait à évaluer l’efficacité des processus de gouvernance et de gestion encadrant les activités de publication de RNCan.

Points forts

Le ministère a élaboré des mécanismes de sorte à faire cadrer ses activités de publication en S&T et ses autres publications avec le mandat et l’architecture des activités de programme du ministère. Il a également élaboré des outils visant à faciliter la large diffusion des publications en S&T produites par ses deux secteurs de S&T les plus importants afin que les recherches scientifiques au financement fédéral menées par ces secteurs soient mises à disposition du grand public.

Domaines à améliorer

Il existe des possibilités de renforcement de la gouvernance des publications en S&T et dans d’autres domaines. Les efforts de révision de l’actuelle politique des publications en S&T doivent plus particulièrement viser à clarifier les responsabilités et les obligations du Bureau du scientifique principal. Il existe également des possibilités pour renforcer et harmoniser certains outils de publication en S&T du ministère de manière à ce que tous les secteurs soient en mesure de diffuser efficacement leurs publications dans ce domaine. RNCan n’a pas revu de manière régulière son approche de diffusion des publications en S&T et ses mécanismes visant à évaluer si les activités de publication satisfont aux besoins des publics cibles. Les efforts menés dans ces domaines sont limités aux initiatives spécifiques à des secteurs et à un projet pilote sur des outils d’exploitation des données de recherche qui a été achevé récemment.

Conclusion de l’audit interne et opinion

RNCan a des processus de gouvernance adéquats pour ses publications en sciences et technologie et dans d’autres domaines, mais il est possible d’apporter des améliorations en clarifiant les rôles et les responsabilités pour les publications en sciences et technologie. La création et l’application d’outils d’orientation et de publication plus uniformes aideraient également le ministère à mieux gérer la planification et la surveillance de ses publications, ainsi que les rapports sur celles-ci, et contribueraient à évaluer si les publications répondent aux besoins des publics cibles.

À mon avis, la complexité de la gouvernance et la nature décentralisée du processus de gestion des activités de publication imposeront la participation de tous les secteurs à la mise en œuvre des recommandations figurant dans le présent rapport afin de s’adapter au caractère évolutif de la publication dans le contexte d’un gouvernement ouvert et d’une science ouverte.

Énonce de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation, je suis d’avis que l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE                                      
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
Le 14 décembre 2017

Remerciements

L’équipe d’audit souhaiterait remercier les personnes qui ont participé à ce projet en particulier les employés qui ont apporté leurs points de vue et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

Introduction

Le gouvernement du Canada (GC) utilise les publications pour communiquer des politiques, programmes, données scientifiques, services et initiatives aux Canadiens et aux intervenants industriels. Les Procédures sur l’édition du GC définissent une publication comme un « produit d’information ayant une longue durée de vie, élaboré par ou pour le gouvernement du Canada, quel que soit le support ou le format. » Les activités de publication ont changé au cours de ces dernières années en vue de refléter les évolutions des préférences de communication des Canadiens, l’avancement des technologies de communication numérique, et la transition du GC vers des opérations plus respectueuses de l’environnement.

Les activités de publication de Ressources naturelles Canada (RNCan) sont encadrées par un certain nombre de politiques gouvernementales et ministérielles. En somme, ces politiques obligent les ministères à publier des données adéquates, exactes et accessibles dans divers formats traditionnels et numériques et à les produire de manière efficace et rentable. Par ailleurs, le troisième Plan biannuel du Partenariat pour un gouvernement ouvert du gouvernement du Canada exige des ministères qu’ils optimisent la publication des renseignements et des données à valeur commerciale afin de soutenir la transparence, la responsabilisation et la mobilisation citoyenne.

Dans le cadre des engagements canadiens en matière de gouvernement ouvert, les ministères et organismes scientifiques fédéraux devront mettre à disposition du public les données à l’appui des observations et des conclusions de leurs publications en sciences et technologie (S&T). Les initiatives de gouvernement ouvert et de science ouverte obligent les ministères et organismes scientifiques fédéraux à repenser les méthodes de diffusion de leurs publications en S&T et de communication de leurs connaissances scientifiques à un plus large public. Ainsi, le ministère doit prendre en considération les efforts déployés pour ces initiatives ouvertes dans son approche de publications en S&T en vue d’accroître l’accessibilité aux recherches en sciences et technologie financées par le gouvernement fédéral et d’engager le public dans ces recherches est un point important que le ministère doit prendre en considération.

En tant que ministère à vocation scientifique, RNCan consacre de nombreuses ressources à ses activités en S&T. En 2016-2017, le ministère a consacré 595 millions de dollars à ses activités en S&T et plus de la moitié de son effectif a pris part à des activités en S&T. Un grand nombre de ces activités impliquent la conduite de projets de recherche débouchant sur des résultats ou des observations qui doivent être communiqués afin d’approfondir notre savoir dans des domaines particuliers, de satisfaire aux priorités ministérielles, d’appuyer la réglementation et d’explorer les possibilités économiques. Dans de nombreux cas, ces résultats sont communiqués au moyen de publications en S&T, définies comme « tout matériel ou contenu transmettant des renseignements en S&T (au-delà des données brutes) prêt à être publié, quel que soit son support de publication, et produit pour un public averti ou spécialiste (et non pas pour une diffusion auprès d’un grand public) ».Note de bas de page 3 Il peut s’agir de livres, d’articles de revues évaluées par les pairs, de cartes et de rapports techniques. Le Service canadien des forêts et le Secteur des terres et des minéraux produisent une grande majorité de ces publications destinées à des publics avertis. En 2016-2017, le ministère a publié environ 1 200 articles en S&T et des centaines d’autres documents de recherche. Toutes ces publications doivent être conformes à la Politique relative aux publications en sciences et technologie (S&T) de RNCan, mise en œuvre par le Bureau du scientifique principal (BSP).

RNCan produit également une multitude de publications dans d’autres domaines. La plupart d’entre elles sont gérées par le Secteur des communications et du portefeuille, et sont encadrées par la Politique des publications et des présentations de RNCan. Cette politique définit les publications comme « une entité dans laquelle de l’information (contenu intellectuel) est rédigée, enregistrée, conservée ou reproduite; peut être lue ou autrement saisie; et communiquée au public sous forme gratuite ou non ou à un public interne ».Note de bas de page 4 Ces publications sont destinées à un public plus large et englobent les publications non techniques mises en ligne sur le site Web du ministère, les brochures, les fiches d’information, les vidéos institutionnelles et les supports promotionnels utilisés lors d’expositions et de conférences. Le rapport annuel du ministère sur l’État des forêts est un exemple précis de ce type de publication. RNCan a produit environ 200 publications de ce type au cours des exercices financiers 2015-2016 et 2016-2017.

But et objectifs de l’audit

Le présent audit visait à évaluer l’efficacité des processus de gouvernance et de gestion encadrant les activités de publication de RNCan.

Plus précisément, l’audit a servi à évaluer si :

  • RNCan avait mis en place des processus adéquats qui permettent d’exercer des activités de publication efficaces et efficientes, cadrant avec le mandat et les priorités stratégiques du ministère ainsi que les politiques applicables;
  • RNCan a géré efficacement ses activités de publication en s’assurant que ses publications répondaient aux besoins de leurs publics cibles.

Facteurs pris en considération lors de l’audit

On a eu recours à une approche fondée sur le risque pour définir les objectifs, la portée et la méthode de réalisation du présent audit. Voici un résumé des risques principaux inhérents à l’audit qui pourraient avoir une incidence sur la gestion efficace des activités de publication :

  • les activités de publication scientifique de RNCan ne cadrent peut-être pas avec son mandat ou ne contribue peut-être pas à l’avancement de ses priorités stratégiques;
  • les processus de gouvernance et de gestion ministériels pour les publications scientifiques peuvent ne pas être efficaces et donner lieu à des dysfonctionnements (p. ex., duplication des tâches, manque de coordination), et à une non-conformité aux politiques fédérales et ministérielles;
  • les activités de publication de RNCan ne satisfont peut-être pas réellement aux besoins de ses publics ciblés;
  • les publications de RNCan ne sont peut-être pas diffusées de manière efficace au sein du ministère (p. ex., intégration politique-science efficace) et auprès des intervenants (industrie, milieu universitaire, etc.).

Portée

L’audit comprenait un examen des activités de publication du ministère entre avril 2015 et mars 2017, qui était axé sur les publications scientifiques et non scientifiques assujetties à la Politique des publications et des présentations et à la Politique relative aux publications en sciences et technologie de RNCan.

L’audit ne visait pas d’autres produits de communication tels que les communiqués de presse, les avis aux médias, la publicité, ou le contenu Web nécessitant des mises à jour en temps réel, puisque ces documents ne sont pas considérés comme des publications conformément aux politiques du GC et de RNCan.  

L’audit ne portait pas sur la gestion de la propriété intellectuelle puisque ce domaine a fait l’objet d’un audit en mars 2017. Bien que cet audit ait permis de cerner des défis propres à la gestion des publications dans le contexte de gouvernement ouvert, il n’a pas étudié la mesure dans laquelle le ministère respecte les exigences de ce domaine. Un audit interne de RNCan sur le gouvernement ouvert est prévu pour l’exercice 2019-2020.

Approche et méthodologie

L’approche et la méthodologie employées sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à obtenir l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit sont atteints. L’audit comprenait des tests jugés nécessaires pour fournir cette assurance. Les auditeurs internes ont réalisé l’audit en toute indépendance et objectivité, telles que définies par les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

La stratégie d’audit comprenait les activités principales suivantes :

  1. des entrevues avec le personnel clé;
  2. l’examen des documents principaux, des processus ministériels et de l’information générale pertinente.

L’audit a également permis de consulter quatre ministères et organismes fédéraux à vocation scientifique afin de mieux comprendre la manière dont ils gouvernent et gèrent leurs activités de publication scientifique.

La phase de réalisation de l’audit s’est achevée en grande partie en juin 2017. 

Critères

Les critères de l’audit ont été principalement établis à partir des mesures de contrôle clés figurant dans les contrôles de gestion de base du SCT, du Cadre de responsabilisation de gestion et des politiques, procédures et directives connexes pertinentes. Parmi les autres sources, on trouve la Politique sur les communications et l’image de marque et les Procédures sur l’édition du gouvernement du Canada, ainsi que la Politique relative aux publications en sciences et technologie et la Politique des publications et des présentations de RNCan. Ces critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit. Les critères de l’audit sont présentés en détail à l’Annexe A.

Consultations et recommandations

Gestion des activités de publication

Constatation générale

L’audit a permis de constater que RNCan avaient quelques processus en place pour veiller à ce que ses activités de publication soient conformes à son mandat et ses priorités. Des possibilités d’amélioration de l’efficacité de ses activités de publication en S&T ont été cernées, notamment le renforcement de la gouvernance du processus de publication ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre d’une orientation et d’outils de publication plus uniformes. Les améliorations dans ces domaines veilleraient à la conformité de RNCan avec les exigences politiques et accroîtraient l’accessibilité de ses publications en S&T. Des possibilités d’amélioration de la planification des publications non relatives aux S&T ont été cernées, notamment la prise de mesures visant à élaborer des plans de publications plus réalistes et moins propices à des annulations.

Observations pertinentes

Avec l’audit, nous nous attendions à constater au sein de RNCan l’existence de structures de gouvernance appuyant adéquatement la gestion de ses activités de publication, ainsi que de processus de planification, de surveillance et de production de rapports connexes pour s’assurer que les publications respectent son mandat et ses priorités. Nous nous attendions à constater au sein du ministère la mise à disposition d’orientation et d’outils suffisants pour soutenir une gestion efficace des activités de publication afin que ces activités soient conformes aux politiques de publication du gouvernement du Canada et de RNCan.

Gouvernance

La Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement du Canada et les Procédures sur l’édition connexes fournissent une orientation aux ministères et organismes fédéraux au sujet de la gestion de leurs activités de communication et de publication. La Politique des publications et des présentations de Ressources naturelles Canada a été adoptée conformément à ces politiques en vue de régir les activités de publication du ministère. L’objectif de la politique du ministère est de s’assurer la publication d’éléments, tels que des supports promotionnels, des vidéos institutionnelles et des publications à destination du grand public, est bien coordonnée, est gérée de manière efficace et répond aux besoins du public en matière d’information. Le Secteur des communications et du portefeuille (SCP) se charge de la coordination du processus lié aux publications non relatives aux S&T pour le ministère, en collaboration avec d’autres secteurs.

La Politique relative aux publications en sciences et technologie (S&T) de RNCan régit les activités en S&T du ministère et est jointe en annexe de la politique plus globale sur les publications et les présentations. Cette politique vise à faciliter l’accès aux publications en S&T de RNCan, à accroître leur impact et à garantir la capacité du ministère à répondre aux exigences de gouvernement ouvert. Bien que le Bureau du scientifique principal soit chargé de superviser cette politique, chaque secteur gère ses propres processus de publication en S&T.

Conformément aux politiques gouvernementales susmentionnées, la Politique des publications et des présentations de RNCan désigne le directeur général de la Direction de l’engagement et des communications numériques du SCP comme le responsable des communications. En vertu des Procédures sur l’édition, le responsable des communications se charge du contrôle de la conformité du ministère avec les procédures de publication et de la production de rapports sur la conformité à la demande du Conseil du Trésor. L’audit a permis de constater que la Politique des publications et des présentations de RNCan ne vise pas les publications en S&T et charge les secteurs de RNCan et les régions de veiller à ce que les publications soient conformes aux Procédures sur l’édition. Le responsable de communications doit néanmoins s’assurer de rendre compte auprès du Conseil du Trésor de la conformité de toutes les publications du ministère avec les Procédures sur l’édition. Cependant, l’audit a permis de constater qu’aucun mécanisme de surveillance ou de signalement n’est mis à la disposition du responsable des communications pour obtenir cette assurance. Le SCP a confié ne pas avoir la capacité de superviser la conformité des publications en S&T et qu’il ne communique pas avec le Bureau du scientifique principal (BSP) ou les secteurs de S&T à cet égard.

L’audit a permis d’examiner en détail la Politique relative aux publications en sciences et technologie (S&T) de RNCan, et ainsi de constater qu’elle n’établit pas de rôles et de responsabilités clairs en matière de gouvernance des publications en S&T. Le Bureau du scientifique principal (BSP) se charge de superviser l’application de cette politique, bien que les implications de cette dernière ne soient pas claires. Par exemple, cette politique n’autorise pas le BSP à suivre et collecter des rapports réguliers sur le respect de ladite politique auprès des secteurs scientifiques ou de contrôler périodiquement les pratiques de publication en S&T des autres ministères et organismes à vocation scientifique afin de recenser les bonnes pratiques de gestion qui pourraient être adoptées par RNCan. Au moyen de l’audit, nous avons pu constater que la politique oblige les SMA des secteurs à veiller à son respect, mais ne fait référence à aucune directive connexe précisant la manière dont ils doivent procéder. Par ailleurs, alors que les publications en S&T doivent respecter la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement du Canada ainsi que les Procédures sur l’édition connexes, la Politique relative aux publications en S&T du ministère ne comporte aucune référence à la politique et à l’ensemble de procédures susmentionnés.

L’audit a également permis de constater qu’il n’existe aucune exigence ou aucun système visant à s’assurer de la mise à jour régulière de la Bibliothèque de RNCan au sujet de ses activités de publication. Cela peut avoir une incidence sur la capacité de la Bibliothèque à servir efficacement le champion du gouvernement ouvert du ministère et à renforcer la collecte définitive de ses publications en S&T et non relatives aux S&T qui sont directement mises à disposition de tous ses employés. L’audit a permis de relever qu’un ministère à vocation scientifique exige la soumission d’une copie électronique de toutes les publications en S&T à sa bibliothèque afin que le personnel chargé de cette dernière puisse faciliter leur diffusion.

En novembre 2015, le Comité des directeurs généraux des sciences et de la technologie (CDGST) du ministère a approuvé les révisions apportées à l’objectif de la Politique relative aux publications en S&T en vue de refléter les exigences de gouvernement ouvert. En mars 2016, le groupe de travail de RNCan consacré à la Politique relative aux publications en S&T a été créé afin d’étudier l’apport de révisions supplémentaires à cette politique et de faciliter l’élaboration de solutions de publication à l’échelle du ministère. Au cours de la période de réalisation de l’audit, le groupe de travail a peu progressé dans la révision de la politique ainsi que dans l’élaboration de nouveaux outils ministériels de publication en S&T. En outre, l’audit a permis de constater que le groupe de travail n’était doté ni d’un mandat, ni de livrables précis et de mécanismes de communication officiels à destination de la haute direction, ni d’échéanciers documentés pour exécuter leurs tâches. En reconnaissance de ces lacunes, le CDGST a adopté en juin 2017 une proposition visant à réorganiser le groupe de travail dans le cadre de la restructuration plus large de la gouvernance de RNCan en matière de science ouverte. Le cadre de gouvernance proposé comprend un mécanisme officiel permettant à un nouveau groupe de travail ad hoc sur les publications en S&T de produire des rapports destinés à la haute direction et demande à ce qu’un mandat formel, des livrables précis et des échéanciers soient établis pour ce groupe.

Gestion des publications non relatives aux S&T

Le SCP est chargé d’établir un plan de publication ministériel annuel pour les publications non relatives aux S&T. Au début de chaque exercice financier, le SCP demande aux coordonnateurs de publication des secteurs de soumettre leurs propositions de publication. Il évalue ces propositions afin de vérifier, entre autres, leur cohérence avec les priorités du GC et de RNCan. Après cet examen, le SCP établit un tableau de planification des publications comportant les estimations de coûts liées à l’approbation de la haute direction pour chaque secteur. Les secteurs sont chargés d’informer le SCP du lancement de la production d’une publication prévue et sont tenus de lui fournir son contenu. Le SCP est également chargé de soutenir les secteurs en matière de production des publications en leur proposant par exemple des services d’édition ou de conception graphique.
 
L’audit a permis de constater que les secteurs ont annulé la production d’environ 30 % des publications prévues lors des exercices 2015-2016 et 2016-2017. En 2016-2017, le SCF et le STM (SST) ont annulé plus de publications qu’ils n’en ont produites. Les coordonnateurs de publication des secteurs ont indiqué que ce taux d’annulation élevé pouvait être lié à l’élaboration de plans de publication sectoriels qui s’apparentent plus à une « liste de souhaits » qu’à une prévision réaliste des publications que le secteur serait en capacité de produire au cours de l’exercice. L’équipe d’audit a communiqué cette observation à la direction et le SCP a indiqué qu’il travaille à réduire ce taux d’annulation en collaboration avec les secteurs afin d’améliorer le lancement en temps opportun des projets et en informant mieux les secteurs à propos des délais nécessaires pour produire une publication.

L’audit a permis de constater que le SCP contrôle la ponctualité de ses activités de publication en comparant le nombre de jours de travail estimé au nombre effectif nécessaire pour produire une publication. Les données de suivi du SCP ont indiqué que lors de l’exercice 2016-2017, il fallait en moyenne trois fois plus de jours de travail que prévu pour réaliser une publication. Différentes raisons ont été avancées par le SCP aux auditeurs, notamment les approbations retardées de la part de la direction des secteurs, la soumission tardive des textes de publication, ou des échanges continus entre les secteurs et le SCP à propos de modifications rédactionnelles. Toutefois, en raison des limites du système de suivi des publications, le SCP n’est pas en mesure d’analyser systématiquement son processus de production pour vérifier si des étapes particulières du processus entraînent des retards récurrents et si des mesures précises pourraient être prises pour réduire ces retards.

Gestion des publications en S&T

Outils de gestion des flux

Le suivi des publications en S&T (de leur état de propositions de publication aux présentations de conférence), des rapports internes et des articles évalués par les pairs et publiés à l’externe est exercé au sein des secteurs et au moyen des systèmes de gestion des flux propres aux secteurs. Ces divers systèmes sont conçus pour veiller à ce que les publications soient de haute qualité, obtiennent les approbations nécessaires et soient conformes aux exigences des politiques. Quelques-uns de ces systèmes sont entièrement automatisés alors que d’autres reposent sur une combinaison de procédures électronique et papier. L’audit a permis de constater que tous les secteurs disposent de processus d’approbation des publications au sein de leur structure, processus qui veillent à ce que les publications en S&T soient conformes au mandat et à l’architecture des activités de programme du ministère.

Une structure de gestion ministérielle unique des publications en S&T présente des avantages et RNCan a tenté de la mettre en œuvre par le passé. En 2014, le Comité des directeurs généraux des sciences et de la technologie a désigné GCDocs comme l’unique structure de gestion des publications du ministère et comme un outil d’assurance de la conformité des publications en S&T à la Politique relative aux publications en S&T de RNCan. Les secteurs se sont vus demander d’utiliser cette structure pour gérer la production de leurs publications en S&T. Toutefois, les deux principaux secteurs de publication du ministère se sont montrés hésitants à appliquer cette consigne en raison de l’absence d’adaptation du système à leurs besoins en publication. Les secteurs ayant adopté GCDocs ont peiné à se servir du système. Les auteurs, de leur côté, ne l’ont pas trouvé convivial. Pour relever ces défis, l’audit a permis de constater que les secteurs ont créé des solutions de contournement et des systèmes de suivi supplémentaires. Un secteur en particulier utilise GCDocs et deux autres systèmes pour gérer le suivi de ses publications. Un autre secteur a indiqué que certains auteurs avaient choisi de ne pas utiliser GCDocs. L’utilisation de solutions de contournements et le refus d’employer des systèmes de suivi de la gestion des flux augmentent le risque de non-conformité des publications aux politiques connexes et peuvent être des sources de complexité et de coût supplémentaires.

Les personnes interrogées ont évoqué le défi que représente l’élaboration d’un système de gestion des flux unique pour tous les secteurs, mais ont également fait part de la nécessité et du soutien d’une telle solution. Les secteurs utilisant GCDocs ont indiqué à l’équipe d’audit avoir besoin d’un système moins complexe qui permette de découvrir plus facilement leurs publications ainsi que de les rendre accessibles aux employés de RNCan et au grand public. L’audit a permis de constater que le plus grand secteur de publication est confronté depuis de nombreuses années à des défis en ce qui a trait à la tenue à jour d’une structure automatisée de plus en plus instable et que des préoccupations croissantes sont émises au sujet d’une défaillance potentielle du système et de la perte possible d’information. Le secteur souhaiterait voir l’accélération du processus d’élaboration d’un outil de publication ministériel afin de pouvoir éviter d’adopter une autre solution propre à un secteur. Le Plan de la technologie de l’information 2017-2020 de RNCan comprend une dépense programmée de 25 000 $ visant à déterminer une solution de publication ministérielle potentielle, mais il n’est pas sûr que cette initiative soit mise en œuvre à temps pour répondre aux besoins du secteur.

Révision des publications

Afin de préserver la qualité des publications en S&T de RNCan, la Politique relative aux publications en S&T exige que toutes les publications de ce type soient évaluées par des pairs. Pour les documents publiés à l’interne, le contenu doit être évalué par des employés de RNCan maîtrisant ce domaine sans être les auteurs de la publication. Dans le cas des articles publiés à l’externe dans des revues universitaires, le ministère se fie aux processus d’évaluation par les pairs de ces revues et exige seulement que le contenu non scientifique soit passé en revue par des employés de RNCan.

L’audit a permis de constater que la structure de publication de chaque secteur comprenait une évaluation par les pairs ou une exigence de révision interne pour les publications internes, mais que la nature de cette révision et la mesure dans laquelle elle a été documentée variaient entre les secteurs et en leur sein même. Par exemple, dans un secteur il n’existe pas d’outil de révision interne officiel, alors qu’un autre secteur fournit des lignes directrices et une liste de révision à ses réviseurs internes afin d’accroître la rigueur du processus. Certaines personnes interrogées ont indiqué qu’elles souhaitaient recevoir une orientation de haut niveau de la part du BSP sous la forme de « principes d’évaluation par les pairs » afin d’avoir une vision plus claire des attentes de la politique concernant les divers types de publication et d’encourager l’adoption d’une approche plus cohérente au sein du ministère.

Paiements pour publication privilégiée

En 2016-2017, environ 500 publications en S&T de RNCan ont été publiés dans des revues externes évaluées par les pairs. Les recherches publiées à l’externe font souvent l’objet d’une période globale d’« embargo » d’un an, mais certaines revues imposent des périodes de deux ans ou plus. Au cours de cette période, l’éditeur ou la revue externe contrôle l’accès à ces publications et ceux qui souhaitent y avoir accès doivent payer un abonnement à la revue ou acheter l’accès au simple article. Certains éditeurs externes facturent des frais de publication privilégiée, qui permettent d’annuler la période d’embargo et de rendre la publication accessible au public de manière immédiate et gratuite. Ces frais peuvent s’élever de 500 $ à 5 000 $. Le paiement de ces frais de publication privilégiée est une démarche que le ministère peut utiliser pour assurer le plus rapidement possible l’accès libre à ses publications en S&T. Ces paiements comportent toutefois des risques qui préoccupent le ministère. Un de ces risques est lié à certains éditeurs réputés pour facturer ces frais tout en menant des évaluations par les pairs insuffisantes. Une autre préoccupation soulevée par ces frais de publication privilégiée a trait à la réduction du financement disponible pour d’autres projets et la réalisation d’un mauvais investissement potentiel pour les contribuables.

Le ministère a formulé une orientation visant à décourager le paiement de frais de publication privilégiée aux fins d’obtention d’un accès « libre », mais laisse à la direction du secteur le choix d’autoriser ces paiements au cas par cas. Un secteur a évalué son utilisation des publications en accès libre entre 2013 et 2015 et a constaté qu’environ 12 % de ses articles externes étaient publiés à l’origine en accès libre. L’évaluation n’a pas permis de déterminer si des frais de publication privilégiée avaient été payés. En dépit des préoccupations recensées par le ministère, l’audit a permis de constater que l’actuelle Politique relative aux publications en S&T ne traite pas la question des frais de publication privilégiée et qu’il n’existe aucun suivi ministériel ou sectoriel continu de ces paiements pour analyser les tendances ou justifier leur valeur.

Production de rapports sur les activités de publication

Comme indiqué précédemment, la production de publications est gérée par plusieurs systèmes de gestion des flux de publications et les processus varient selon les secteurs, les directions, les régions et les laboratoires. Ces facteurs posent des défis au ministère en matière de respect des exigences du Conseil du Trésor relatives à la production de rapports réguliers sur ses activités de publication en S&T et autres. Comme exigé par les Procédures sur l’édition du GC, l’audit a permis de constater que le SCP fournit bien un indice sur les publications non relatives aux S&T qu’il a produit à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et à Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Quelques secteurs de S&T ont également fourni un indice sur leurs publications à ces organismes. Toutefois, certains secteurs de S&T ne font pas part de cette information. En raison de leur non-coordination et de leur non-vérification, ces indices fournis ne peuvent pas constituer une liste exacte et exhaustive des activités de publication du ministère. Pour relever ces défis, une approche coordonnée peut être établie à l’échelle ministérielle aux fins de suivi continu des publications et de garantie de la communication d’un indice à SPAC et BAC.

L’audit a permis de constater que le BSP a pris quelques mesures pour établir un rapport des publications en S&T à venir qui ont été qualifiées par les secteurs comme étant d’intérêt pour la haute direction. Ce rapport permet au scientifique principal de communiquer de l’information au sous-ministre et au Comité exécutif. Dans certain cas, il est utilisé pour cerner une publication qui tirerait éventuellement parti d’une stratégie de communication plus large pouvant contribuer au renforcement de ses observations et d’encourager leur diffusion. Bien que sa production représente une mesure positive, le rapport ne fournit pas une image globale et en temps réel des activités de publication en S&T de RNCan.

Risques et incidences

L’absence de rôles, responsabilités et obligations clairs en ce qui a trait à la gouvernance des activités de publication du ministère accroît le risque de non-conformité des publications aux politiques en vigueur et le manque d’outils ministériels nécessaires au renforcement du suivi et de la production de rapports relatifs à ses activités de publication.

Recommandations

  1. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur des communications et du portefeuille (SCP) et le scientifique principal passent en revue la Politique des publications et des présentations pour préciser la façon dont le responsable des communications peut obtenir l’information nécessaire afin de rendre entièrement compte au Conseil du Trésor pour le ministère en matière de sciences et de technologie (S&T) pour les activités de publication.
  2. Nous recommandons que le SMA du Secteur des communications et du portefeuille et le scientifique principal précisent les rôles et les responsabilités de toutes les parties contribuant aux activités de publication.

D’autres constatations de cette section ayant trait à la gestion des activités de publication sont traitées dans la recommandation no 4 formulée à la page 14.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 1 :

Le Comité des sciences ouvertes de RNCan procède actuellement à la création d’un groupe de travail chargé de réviser la Politique des publications et des présentations et la Politique relative aux publications en S&T de RNCan (voir recommandation no 4). Cette révision sera achevée d’ici juin 2018 et comprendra un examen détaillé des rôles et des responsabilités de toutes les parties prenant part aux activités de publication.

Un membre du SCP intégrera ce groupe de travail afin de veiller à clarifier la manière dont le SMA du SCP obtiendra toute l’information devant être communiquée au SCT.

Postes responsables : SMA, Secteur des communications et du portefeuille et scientifique principal

Échéancier : Juin 2018

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 2 :

Après finalisation des révisions apportées à la Politique des publications et des présentations et à la Politique relative aux publications en S&T de RNCan, le scientifique principal et le SMA du SCP se rencontreront afin de passer en revue la politique mise à jour et vérifier que l’ensemble des mécanismes, rôles et responsabilités adéquats sont en place pour veiller à la pleine prise en compte par RNCan de ses activités de publication.

Postes responsables : SMA, Secteur des communications et du portefeuille et scientifique principal

Échéancier : Septembre 2018

Satisfaction des besoins des intervenants

Constatation générale

L’audit a permis de constater que RNCan a mis des systèmes en place pour diffuser la plupart de ses publications en sciences et technologie. Par contre, les petits secteurs de publication du ministère ont de la difficulté à faire connaître leurs publications et à les rendre facilement accessibles pour les employés de RNCan, les intervenants et le public. L’audit a également permis de constater que RNCan n’a pas revu son approche de publication en sciences et technologie dans le contexte de gouvernement ouvert, et que les mécanismes servant à évaluer si les activités de publication répondent aux besoins des publics cibles ne sont pas entièrement mis en œuvre. Jusqu’à présent, les efforts déployés dans ce domaine sont limités à des initiatives propres à chaque secteur et à un petit projet pilote récemment terminé.

Observations pertinentes

L’audit s’attendait à ce que RNCan dispose de processus visant à diffuser efficacement ses publications au sein du ministère et auprès de ses intervenants. L’audit s’attendait également à ce que RNCan révise régulièrement son approche de diffusion et de promotion de ses publications afin de répondre aux attentes d’un environnement de publication changeant, et d’établir des mesures visant à évaluer la mesure dans laquelle ses activités de publication répondent aux besoins de ses publics cibles.

Outils de diffusion

Une diffusion efficace des publications en S&T est essentielle pour s’assurer que les recherches financées à l’échelle fédérale sont identifiables et accessibles pour les employés de RNCan, les intervenants externes et les membres du public. L’actuelle Politique relative aux publications en S&T du ministère vise à rendre facilement disponible les publications en S&T pour ses employés et la haute direction, et ce, afin de soutenir l’intégration entre les politiques et les sciences et de promouvoir la prise de décisions sur la base de données probantes.

En mai 2016, RNCan a adopté la Bibliothèque scientifique fédérale (BSF) comme nouveau point d’accès unique en ligne aux publications de RNCan. La BSF est un portail en ligne proposant une base de données des collections de documents imprimés et des dépôts de publications de sept ministères et organismes à vocation scientifique. Il ne s’agit pas d’un dépôt de publications mais plutôt d’un outil majeur qui a pour objet d’aider le public à découvrir les publications du ministère. La Bibliothèque de RNCan, qui relève du Secteur de la gestion et des services intégrés, collabore avec les secteurs en vue de lier les bases de données de publications sectorielles existantes à la BSF. L’audit a permis de constater que les efforts déployés à cet égard par les petits secteurs de publication du ministère étaient entravés par la structure de leur processus de publication et l’absence d’une base de données de publications. Par conséquent, les publications produites par ces secteurs peuvent être mal représentées ou difficilement identifiables au sein de la BSF. L’audit a également permis de constater qu’il n’existe aucun mécanisme visant à s’assurer que le contenu à jour des publications de ces secteurs est transmis de manière continue à la BSF. Bien que ces secteurs ne génèrent pas autant de publications en S&T que les plus grands secteurs, il est important qu’elles soient identifiables par les intervenants et le grand public. Le plus grand secteur de publication du ministère a établi un lien direct entre sa base de données et la BSF afin de veiller à ce que le contenu à jour de ses publications soit transmis instantanément. Bien que l’autre éditeur de grand volume du ministère se soit intéressé à la mise en place d’un tel lien, il continue à appliquer un processus manuel et à mettre à jour la BSF mensuellement.

Comme indiqué, la BSF n’est pas un dépôt destiné aux publications de RNCan et toute personne qui tenterait d’accéder aux publications ministérielles par l’intermédiaire de la BSF serait redirigée vers les sites Web d’éditeurs ou de revues externes, ainsi que vers les bases de données de publication des deux plus grands éditeurs en S&T du ministère. Contrairement à plusieurs autres ministères et organismes à vocation scientifique, RNCan ne dispose pas d’un dépôt ministériel unique hébergeant toutes ses publications, ce qui les rend donc plus difficilement accessibles à l’interne et à l’externe. Par exemple, sans dépôt, le ministère n’a pas les moyens d’héberger et de diffuser des publications faisant l’objet d’un embargo afin que les employés de RNCan puissent accéder à celles-ci gratuitement. Par ailleurs, les secteurs dépourvus de bases de données de publications sont confrontés à des défis importants en ce qui a trait à la large diffusion des publications en S&T au sein du ministère et auprès du grand public.

Diffusion des publications dans un environnement changeant

Les initiatives de gouvernement ouvert et de science ouverte obligent les ministères et organismes scientifiques fédéraux à repenser les méthodes de diffusion de leurs publications en S&T et de communication de leurs connaissances scientifiques à un plus large public. Comme indiqué précédemment, un des objectifs de ces initiatives est d’accroître l’accès du public aux recherches scientifiques et technologiques financées à l’échelle fédérale.

Afin de promouvoir une communication efficace et de communiquer les résultats en matière de S&T aux employés de RNCan et aux non-experts en la matière, la Politique relative aux publications en S&T du ministère exige la préparation de sommaires vulgarisés et d’énoncés de pertinence politique pour toutes les publications en S&T. L’audit a permis de constater que la grande majorité des processus de publication sectoriels respectent cette exigence, mais qu’aucun secteur n’évalue la qualité de ses sommaires vulgarisés. L’audit a également permis de constater qu’il n’existe aucune évaluation à l’échelle ministérielle de la mesure dans laquelle les sommaires vulgarisés et les énoncés de pertinence politique sont employés par les analystes politiques et d’autres membres du personnel de RNCan en vue de renforcer l’intégration entre les sciences et les politiques. Certaines personnes interrogées ont indiqué que les sommaires sont trop techniques et ont fait part de leurs préoccupations quant à la mesure dans laquelle ils sont utilisés. Au sein des petits secteurs de publication, l’audit a permis de constater que les sommaires vulgarisés et les énoncés de pertinence politique ne sont pas consultables ou sont difficilement accessibles aux personnes externes au secteur. L’audit a observé qu’un ministère à vocation scientifique a intégré la communication et la diffusion des sommaires vulgarisés à la haute direction dans ses politiques et procédures de publication scientifique. Cela lui impose d’identifier les clients internes (autres secteurs, directions ou régions chargés des programmes, des projets, des lois et des initiatives potentiellement concernés) et de veiller à ce que ces clients et la Direction des communications reçoivent des sommaires vulgarisés.

L’audit a également permis de constater que le degré de conformité à l’exigence de production de sommaires vulgarisés varie entre les différents secteurs de RNCan. Certains secteurs produisent ces sommaires et énoncés de façon continue alors que d’autres ne respectent pas cette pratique. Cela peut être attribuable à l’incertitude liée à l’application de l’exigence de production de sommaires vulgarisés et d’énoncés de pertinence politique pour toutes les publications en S&T. Par exemple, les lignes directrices de publication d’un secteur prévoient d’exiger uniquement des sommaires vulgarisés et des énoncés de pertinence politique pour les publications comportant des questions litigieuses. Dans un autre secteur, l’énoncé de pertinence politique ne représente pas une étape obligatoire dans le processus de gestion des publications.

Dans le cadre des engagements canadiens en matière de gouvernement ouvert, les ministères et organismes scientifiques fédéraux devront mettre à disposition du public les données à l’appui des observations et des conclusions de leurs publications en sciences et technologie (S&T). Ils agissent ainsi afin d’encourager le recyclage des données scientifiques. Un élément clé de cette initiative est l’utilisation d’identifiants d’objets numériques (DOI), à savoir un code alphanumérique unique qui lie les publications aux ensembles de données connexes. L’un des plus grands secteurs de publication de RNCan attribue un DOI à chacune de ses publications depuis plusieurs années, mais d’autres secteurs n’ont pas encore franchi le pas. Le BSP et la Direction du dirigeant principal de l’information et de la sécurité (DDPIS) dirigent des efforts visant à conclure une entente ministérielle avec un fournisseur de services pour l’attribution de DOI à l’ensemble des publications en S&T de RNCan et de leurs ensembles de données connexes. Une fois l’entente conclue, le ministère devra s’assurer qu’une orientation sur la mise en œuvre des DOI est proposée à tous les secteurs et que les processus de publication sectoriels sont mis à jour en vue de refléter cette nouvelle exigence de publication.

Révision des approches de publication

Le ministère doit prendre en considération les efforts déployés pour ces initiatives ouvertes dans son approche de publications en S&T en vue d’accroître l’accessibilité aux recherches en sciences et technologie financées par le gouvernement fédéral et d’engager le public dans ces recherches. En 2016-2017, environ 50 % des publications de RNCan ont été diffusées dans des revues évaluées par des pairs. Les 50 % restantes ont été publiées à l’interne sous différentes formes.

Chaque type de publication en S&T comporte des avantages et des inconvénients. Les publications externes (particulièrement celles figurant dans des revues prestigieuses) peuvent toucher un public plus large et plus averti. Elles peuvent également permettre de renforcer la crédibilité des recherches du ministère et d’améliorer la réputation de ses scientifiques. Les publications externes prennent toutefois plus de temps à être diffusées (jusqu’à 24 mois) que les options de publication à l’interne et peuvent n’être accessibles qu’à un certain coût au cours de la première année (voire plus), à moins que des ententes aient été conclues ou que des paiements aient été effectués aux fins d’accès libre et immédiat. Certaines publications internes sont semblables aux publications externes évaluées par les pairs, alors que d’autres sont moins formelles, font l’objet d’un examen moins rigoureux et sont conçues pour accélérer la publication de données de recherche. Toutes les publications internes sont également mises à la disposition du public de manière gratuite et immédiate.

Un des plus grands secteurs de publication du ministère a récemment étudié les types de publications en S&T qu’il a produit au cours de ces dernières années et a observé une réduction du nombre de ses publications externes évaluées par les pairs et de ses publications internes formelles. L’examen a permis de constater que cette réduction est liée à l’accroissement d’une série de publications moins formelles visant à accélérer la diffusion des données de recherche. D’après ce secteur, la nécessité de communiquer plus rapidement les résultats de recherche aux programmes et aux intervenants peut être à la source de ce changement. Ces publications internes moins formelles ne sont pas révisées dans la même mesure que les publications externes évaluées par les pairs et peuvent ne pas être appropriées pour communiquer toutes les données de recherche du ministère en matière de S&T. Néanmoins, l’analyse du secteur a indiqué que cette série de publications internes moins formelles et opportunes représente la plupart des téléchargements.

Un examen des publications en S&T à l’échelle ministérielle peut aider à cerner les tendances en matière de publication et à s’assurer que l’approche du ministère tient compte des avantages liés aux différents types de publications (externes et internes) et parvient à une combinaison optimale des types de publication qui répondent aux besoins des publics ciblés. Par ailleurs, un processus de révision normalisé rigoureux peut aider à veiller à la qualité des recherches et des données scientifiques publiées à l’interne.

Rapports de recherche sur le recouvrement des coûts

L’audit a permis de constater que certains secteurs réalisent des travaux de recouvrement des coûts et produisent des rapports connexes pour l’industrie et d’autres clients. Certains secteurs se demandent avec préoccupation si ces documents sont systématiquement gérés au moyen des systèmes de gestion des processus de publication et sont conservés de manière à faciliter leur accessibilité. Bien que ces rapports soient considérés comme des documents ministériels protégés et qu’ils soient actuellement exemptés des exigences de gouvernement ouvert, ils peuvent être publiquement diffusés après une période de trois à cinq ans si leur contenu est jugé d’intérêt général et si le client y consent. Dans l’esprit de l’initiative de gouvernement ouvert, il serait approprié de la part du ministère de chercher à obtenir ce consentement en temps voulu et de diffuser ces rapports s’il est obtenu. Toutefois, il n’existe à l’heure actuelle aucun processus visant à contrôler la période d’embargo et à s’assurer que les clients sont approchés au sujet de la mise à disposition publique de ces publications à la fin de cette période.

Satisfaction des besoins des publics cibles

Compte tenu des dépenses importantes du ministère en matière de S&T et du volume de ses acticités de publication, il est important que RNCan dispose de mécanismes visant à déterminer si les publications en S&T et non relatives aux S&T sont pertinentes, solides et conformes aux besoins des publics cibles.

L’audit a permis de constater que quelques mesures ont été prises pour évaluer la conformité des publications du ministère aux besoins des publics cibles. Pour les publications non relatives aux S&T, le ministère a élaboré des outils d’analyse de l’utilisation des publications au format HTML et de suivi des téléchargements de documents au format PDF publiés sur le site Web de RNCan. L’audit a permis de constater que ces outils ne sont malheureusement pas utilisés. Certains secteurs en S&T évaluent la pertinence de leurs publications par l’intermédiaire de rencontres régulières avec les intervenants et d’activités de planification de recherche intégrant les commentaires des intervenants. Des sondages ont également été menés à cette fin. Le ministère a également recruté une tierce partie pour réaliser un examen de la production de publications externes évaluées par les pairs de RNCan entre 2006 et 2014. Cet examen visait, entre autres, à évaluer la mesure dans laquelle ces publications contribuent aux domaines particuliers de recherche, comme en témoignent les citations d’autres revues évaluées par les pairs.

Bien qu’elle soit notable, cette initiative ne visait pas à étudier l’utilisation et l’incidence des publications en S&T et non relatives aux S&T (internes et externes) du ministère sur d’autres publics, tels que l’industrie, les responsables politiques et le grand public.

L’audit a permis d’observer que le ministère mène actuellement un projet pilote sur les outils bibliométriques. Ces outils ont recours à des identifiants d’objets numériques et sont capables de surveiller en temps réel la portée et l’incidence des publications du ministère, telle que la mesure dans laquelle ces publications sont référencées dans les politiques, les médias d’information et les médias sociaux ainsi que par les universitaires. Les publications non relatives aux S&T, telles que les infographies et les vidéos, peuvent également se voir attribuer des identifiants d’objets numériques et être surveillées aux fins d’évaluation de leur portée et leur incidence ainsi que de leur conformité aux besoins des clients et des intervenants. Ces données pourraient être analysées de manière plus approfondie par le ministère afin de cerner les sujets, les chercheurs et les types de publication qui reçoivent le plus d’attention. Par exemple, une telle analyse peut aider le ministère à prendre des décisions plus éclairées à propos des types de publication qu’il devrait produire et à déterminer si des avantages importants sont associés à certaines approches de publication, tels que l’engagement de dépenses supplémentaires pour garantir un accès libre.

Risques et incidences

Chaque année, RNCan produit environ 1 200 publications en S&T qui visent à communiquer les résultats obtenus et les observations réalisées grâce aux investissements majeurs du ministère en matière de S&T. Si ces publications sont mal diffusées et leur incidence n’est pas mesurée, la capacité du ministère à démontrer un rendement du capital public investi peut être compromise.

Recommandations

  1. Nous recommandons que le sous-ministre adjoint (SMA), le Secteur des communications et du portefeuille (SCP) et le scientifique principal, en collaboration avec la Direction du dirigeant principal de l’information et de la sécurité (DDPIS), travaillent avec les secteurs pour créer et mettre en place, dans l’ensemble du ministère, une approche servant à diffuser les publications produites par tous de manière à faciliter leur repérage et leur accessibilité.
  2. Nous recommandons que le scientifique principal travaille avec les secteurs des sciences et de la technologie (S&T) pour entreprendre la révision de l’approche de RNCan concernant les publications en sciences et technologie, y compris la mise à jour de la Politique des publications en sciences et technologie. La révision porterait sur les points suivants :
    • définir le but et les objectifs des activités de publication du ministère en sciences et technologie;
    • améliorer les processus de gestion des activités de publication en sciences et technologie (p. ex., processus d’approbation, évaluation par les pairs, utilisation de sommaires vulgarisés, etc.);
    • traiter les différents moyens de communication et de diffusion de travaux scientifiques du ministère, et vérifier si les publications en S&T du ministère répondent aux besoins des publics cibles.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 3 :

Le scientifique principal et le dirigeant principal de l’information, avec l’appui du Comité des sciences ouvertes de RNCan, s’attacheront à définir les exigences visant à encourager la diffusion des publications de RNCan (mars 2018) et, dans l’attente d’un financement, la mise en œuvre d’une solution globale (mars 2019).

Postes responsables : Scientifique principal et dirigeant principal de l’information

Échéancier : Définition des exigences ministérielles – mars 2018

Mise en œuvre d’une solution globale – mars 2019 (dans l’attente d’un financement)

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 4 :

Le scientifique principal, avec l’appui du Comité des sciences ouvertes de RNCan, révisera l’approche de RNCan à l’égard des publications en S&T dont la Politique relative aux publications en S&T), notamment à la lumière de l’initiative de gouvernement ouvert et de science ouverte, de la Politique sur l’intégrité scientifique, du projet pilote d’ouverture par défaut et de la politique de RNCan sur la gestion de l’information (GI). Cette révision portera sur les trois points indiqués dans la recommandation no 4 (juin 2018).

Si la politique révisée est approuvée, le scientifique principal élaborera un plan de gestion du changement afin de veiller à ce que les personnes concernées soient informées des changements et de leurs nouvelles responsabilités (mars 2019).

Poste responsable : Scientifique principal

Échéancier : Mars 2019

Annexe A – Critères d’audit

Les critères ont été établis à partir des mesures de contrôle clés figurant dans les contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor et des politiques, procédures et directives connexes. Ces critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit.

Le présent audit visait à évaluer l’efficacité des processus de gouvernance et de gestion encadrant les activités de publication de RNCan.

Les critères d’audit suivants ont été utilisés pour mener cet audit :

Sous-objectifs de l’audit Critères d’audit
Sous-objectif de l’audit no 1 :

Déterminer si RNCan a mis en place des processus adéquats qui permettent d’exercer des activités de publication efficaces et efficientes, cadrant avec le mandat et les priorités stratégiques du ministère ainsi que les politiques applicables.

1.1 La structure de gouvernance de RNCan doit soutenir de manière adéquate la gestion de ses activités de publication.
1.2 RNCan doit avoir établi des processus de planification, de surveillance et de production de rapports afin de s’assurer que ses publications sont conformes à son mandat et contribuent à l’avancement de ses priorités stratégiques.
1.3 RNCan doit fournir une orientation et des outils suffisants pour soutenir une approche de gestion efficace de ses activités de publication. 
1.4 RNCan doit être doté de processus adéquats pour veiller à ce que ses activités de publication soient exécutées conformément aux dispositions clés des politiques gouvernementales et ministérielles en vigueur.
Sous-objectif de l’audit no 2 :
Déterminer si RNCan gère efficacement ses activités de publication en s’assurant que ses publications répondent aux besoins de leurs publics cibles.
2.1 RNCan doit être doté de processus visant à diffuser efficacement ses publications au sein du ministère et auprès de ses intervenants. 
2.2 RNCan doit régulièrement réviser sa méthode de diffusion et de promotion de ses publications afin de tenir compter de l’environnement changeant et de s’y adapter.  
2.3 RNCan doit appliquer des mesures d’évaluation de la conformité des activités de publication aux besoins de ses publics cibles.

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