Audit du cadre de contrôle de gestion de la propriété intellectuelle de RNCan (AU1704)

Direction de l’audit
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel de vérification (CMV)
Le 30 mars 2017

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE
INTRODUCTION
CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS
ANNEXE A – INFORMATIONS RELATIVES À LA PI POUR LES EXERCICES FINANCIERS 2013-2014 ET 2015-2016
ANNEXE B – LOIS ET POLITIQUES APPLICABLES
ANNEXE C – CRITÈRES D’AUDIT

SOMMAIRE

INTRODUCTION

En tant que ministère à vocation scientifique, Ressources naturelles Canada (RNCan) réalise et soutient un large éventail d’activités scientifiques. Les diverses formes de propriété intellectuelle (PI) créées, acquises ou obtenues afin d’appuyer le mandat du Ministère et les priorités du gouvernement fédéral constituent un aboutissement majeur de ces activités.

Qu’elle soit utilisée à des fins de prise de décisions, de progrès des connaissances ou de déploiement commercial, la PI est un bien de l’État qui permet à l’organisme de mieux servir les Canadiens. La PI de RNCan constitue un atout majeur qui présente des avantages sociaux, économiques et environnementaux, et doit donc faire l’objet d’une gestion efficace, notamment d’une protection appropriée, si justifiée, ainsi que d’un déploiement stratégique. La gestion de la PI par RNCan a pour objectif de générer un maximum de retombées au Canada à l’avantage des Canadiens. Bien que maximiser les recettes en redevances ne soit pas la priorité, le Ministère accorde aux organisations extérieures la permission d’utiliser et de commercialiser la PI de RNCan par le biais d’une entente de licence sujette à des redevances, rapportant à RNCan des recettes d’approximativement 367 000 $ pour l’année la plus récente dont les données sont disponibles (voir Annexe A pour de plus amples détails).

En 2013, RNCan a élaboré sa politique en matière de propriété intellectuelle dont l’objectif déclaré est de promouvoir l’efficience et l’efficacité de la protection, de la gestion et du déploiement de la PI pour réaliser la mission et les objectifs ministériels, et préserver ses valeurs à l’avantage des Canadiens. En outre, RNCan a contribué à l’élaboration du Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique créé par les MOVS sous l’égide du Conseil des sous-ministres adjoints pour l’intégration de la science et de la technologie. L’objectif déclaré de ce cadre de la PI est de soutenir les MOVS à gérer leur PI de manière efficace et diligente.

L’objectif de l’audit était d’évaluer la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion qui soutient le portefeuille de PI de RNCan.

POINTS FORTS

Dans l’ensemble, des processus de gouvernance appropriés sont en place pour soutenir la gestion de la PI et atteindre les objectifs du Ministère par le biais d’un cadre de la PI clairement défini et harmonisé, et du leadership des conseillers en PI des secteurs. Le cadre ministériel de la PI est également harmonisé avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique. En outre, le Groupe de travail sur la propriété intellectuelle (GTPI) et les secteurs ont élaboré des outils et modèles pertinents afin de soutenir l’identification, la protection et la gestion de la PI.

DOMAINES À AMÉLIORER

L’audit a permis d’identifier des possibilités d’amélioration pour : envisager la mise en œuvre de mécanismes visant à accroître la visibilité de la gestion et du déploiement responsables de la PI; mieux contrôler les ententes de licence sujette à des redevances; améliorer la consultation du secteur auprès des bureaux d’affaires au sujet de l’identification et de la gestion de la PI dans les ententes de collaboration; identifier et justifier de manière pertinente la PI issue de marchés conclus avec l’État; intensifier la formation et les efforts de sensibilisation des employés; ainsi qu’étudier la possibilité de mise en œuvre d’un outil centralisé pour suivre les données de PI.

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

À mon avis, des processus de gouvernance et des outils sectoriels appropriés sont utilisés pour soutenir le portefeuille de propriété intellectuelle de RNCan. Toutefois, l’audit a identifié des possibilités d’amélioration pour certains éléments du cadre de contrôle de gestion.

ÉNONCE DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit, je suis d’avis que l’audit est conforme aux Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit
Le 30 mars 2017

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit aimerait remercier tous ceux qui ont contribué à ce projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et de leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

Selon l’Organisation mondiale de la propriété intellectuelle (OMPI), la PI désigne les œuvres de l’esprit : inventions, œuvres littéraires et artistiques, dessins et modèles, emblèmes, noms et images utilisés dans le commerce^{Note de bas de page 3}. Pour RNCan, la PI comprend les publications, cartes, logiciels, bases de données, inventions et améliorations de processus qui peuvent être protégés légalement par le biais de brevets, droits d’auteur, secrets industriels, marques de commerce ou marques officielles (interdites) (voir Annexe A pour de plus amples détails). La gestion de la PI par RNCan a pour objectif de générer un maximum de retombées au Canada à l’avantage des Canadiens. Bien que maximiser les recettes en redevances ne soit pas la priorité, le Ministère accorde aux organisations extérieures la permission d’utiliser et de commercialiser la technologie de RNCan par le biais d’une entente de licence sujette à des redevances, rapportant à RNCan des recettes d’approximativement 367 000 $ pour l’année la plus récente dont les données sont disponibles (voir Annexe A pour de plus amples détails).

Qu’elle soit utilisée à des fins d’énonciation de la politique, de prise de décisions, de progrès des connaissances ou de déploiement commercial, la PI est un bien de l’État qui permet à l’organisme de mieux servir les Canadiens. La PI de RNCan constitue un atout majeur qui présente des avantages sociaux, économiques et environnementaux, et doit donc faire l’objet d’une gestion efficace, notamment d’une protection appropriée, si justifiée, ainsi que d’un déploiement stratégique. Plusieurs lois et politiques régissent la PI fédérale et définissent les rôles, les responsabilités et l’obligation de reddition de comptes nécessaires à sa gestion appropriée (voir Annexe B).

Le gouvernement du Canada (GC) reconnaît la valeur de la contribution des connaissances scientifiques et de la PI à la création de richesses et de bien-être social. Il est toujours plus important pour les ministères et organismes à vocation scientifique (MOVS) de promouvoir la communication ouverte des données et des connaissances scientifiques afin de les mettre directement à la disposition des chercheurs et du public, ainsi que de tirer parti des nouvelles innovations technologiques dans le but de promouvoir la croissance industrielle et économique^{Note de bas de page 4}. L’Initiative gouvernementale de science ouverte vise à augmenter l’accès à l’information et aux publications scientifiques financées par le gouvernement fédéral, y compris l’accès libre aux articles évalués par les pairs et aux données scientifiques douze mois après leur publication.

En 2013, RNCan a élaboré sa politique en matière de propriété intellectuelle dont l’objectif déclaré est de promouvoir l’efficience et l’efficacité de la protection, de la gestion et du déploiement de la PI de manière à réaliser la mission et les objectifs ministériels, ainsi qu’à préserver ses valeurs à l’avantage des Canadiens. En outre, RNCan a contribué à l’élaboration du Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique, créé par les MOVS sous l’égide du Conseil des sous-ministres adjoints pour l’intégration de la science et de la technologie. L’objectif déclaré de ce cadre de la PI est de soutenir les MOVS à gérer leur PI de manière efficace et diligente.

Les secteurs sont responsables de la gestion de la PI, de la conception au déploiement, tandis que le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SITE) est le champion ministériel de la PI, responsable de la supervision de la PI de RNCan depuis avril 2016. En plus de gérer la PI pour le SITE, la Division de la propriété intellectuelle (DPI) coordonne également la gestion de la PI du Secteur de l’énergie (SE) et du Secteur des minéraux et des métaux (SMM) du fait de l’histoire de la structure organisationnelle. Le Service canadien des forêts (SCF) et le Secteur des sciences de la Terre (SST) comptent chacun des conseillers en PI au sein de leurs unités de développement/gestion des affaires. Afin de permettre la production de rapports et l’identification de la PI dans les activités de recherche (y compris les activités de laboratoire), les bureaux d’affaires sont mis en place pour soutenir et assister les gestionnaires de projet et les chercheurs dans l’identification proactive et la gestion efficace de la PI dans les contrats et ententes correspondants. La Direction des finances et de l’approvisionnement au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) est responsable de la supervision de la PI issue des marchés conclus avec l’État, ainsi que de la mise en œuvre des processus de suivi des recettes générées par la PI sujette à des redevances.

L’audit du cadre de contrôle de gestion de la propriété intellectuelle de RNCan a été inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques 2016-2019, approuvé le 10 mars 2016 par le sous-ministre.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif de l’audit était d’évaluer la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion qui soutient le portefeuille de PI de RNCan.

Plus particulièrement, l’audit a évalué si :

le Ministère a élaboré et mis en œuvre des processus de gouvernance appropriés visant à appuyer la gestion de sa PI;
des processus et contrôles appropriés ont été mis en œuvre pour appuyer l’identification, la protection et le déploiement de la PI;
des activités appropriées de surveillance et de production de rapports en matière de PI ont été mises en œuvre pour permettre une prise de décisions éclairées.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Une approche axée sur les risques a été utilisée pour établir les objectifs, la portée et la démarche de cette mission d’audit. Les principaux risques sous-jacents potentiels susceptibles d’avoir une incidence sur la gestion efficace de la PI comprennent ce qui suit :

Des processus de gouvernance, y compris les rôles et les responsabilités documentés, peuvent ne pas favoriser la réussite de la gestion de la PI au sein du Ministère;

Le cadre de la PI du Ministère peut ne pas être harmonisé avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique et peut ne pas tenir compte des implications de l’Initiative gouvernementale de sciences ouvertes;

Le Ministère peut ne pas avoir établi ou mis en œuvre une stratégie formelle visant à définir ses objectifs fixés en matière de PI (p. ex., génération de recettes, protection des droits de propriété de l’État, promotion de l’accès libre à l’information et déploiement efficace sur le marché);

Des processus et outils appropriés visant à identifier, protéger et déployer efficacement la PI peuvent ne pas avoir été mis en œuvre ni communiqués aux employés et peuvent être appliqués de manière irrégulière au sein du Ministère;

Les activités de formation et de sensibilisation visant à donner aux employés les connaissances nécessaires des concepts de PI et à reconnaître sa valeur commerciale peuvent ne pas être mises en œuvre;

Les processus de surveillance et de production de rapports, qui visent à assurer que les informations relatives à la PI fournies à la haute direction et aux organismes extérieurs sont précises et communiquées à temps opportun pour faciliter la prise de décisions éclairées, peuvent ne pas être mis en place.

PORTÉE

La portée du présent audit comprenait les processus, procédures, contrôles et outils ministériels et sectoriels pertinents utilisés pour identifier, protéger, déployer et surveiller la PI, ainsi que pour produire des rapports sur celle-ci. L’audit portait sur la période s’étendant du 1^er avril 2015 au 31 décembre 2016 pour examiner les processus de PI les plus récents.

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

L’approche et la méthodologie utilisées lors de cet audit sont conformes aux Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, définies par l’Institut des auditeurs internes. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à donner l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit seront atteints.

L’audit comportait divers tests jugés nécessaires pour offrir une telle assurance. Les auditeurs internes ont fait preuve d’impartialité et d’objectivité, comme l’exigent les Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada.

L’approche d’audit comprenait les tâches clés suivantes :

Des entrevues avec le personnel clé et des représentants de comités;
Un examen du cadre de PI du Ministère, y compris les politiques, directives et lignes directrices;
Un examen des documents et processus opérationnels essentiels de la PI;
L’examen détaillé d’un échantillon d’ententes, de contrats et de trousses de divulgation de la PI.

La phase d’examen de l’audit était achevée de façon substantielle en décembre 2016.

Après l’exécution de l’audit, en janvier 2017, le SMM et le SST ont fusionné en un nouveau secteur, nommé le Secteur des terres et des minéraux (STM); toutes les recommandations d’audit s’adressant au SMM et au SST concernent donc désormais le STM.

CRITÈRES

Les critères ont été élaborés à partir des mesures de contrôle essentielles définies dans les contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor du Canada, ainsi que dans les politiques, procédures et directives applicables associées. Les critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit.

L’annexe C détaille les critères d’audit.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE

Constatation générale

Des processus de gouvernance appropriés ont été mis en œuvre pour soutenir la gestion de la propriété intellectuelle (PI) et permettre d’appliquer la stratégie du Ministère grâce à un cadre de la PI clairement défini et harmonisé, aligné avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique (MOVS), ainsi que par le biais du leadership des conseillers en PI des secteurs. Toutefois, l’audit a identifié des possibilités d’amélioration en ce qui concerne la reconnaissance et la visibilité des efforts réalisés par les employés en matière de recherche et développement menant au transfert de technologie vers l’industrie, tel qu’indiqué dans le cadre stratégiques des MOVS et soutenu par des entrevues d’audit avec les chercheurs.

En outre, l’audit a identifié des possibilités d’amélioration en matière de processus de contrôle des ententes de licence sujette à des redevances afin de garantir que les recettes sont collectées conformément aux ententes.

Observations pertinentes

Des processus de gouvernance appropriés permettent à la direction de superviser et d’atteindre les objectifs et les priorités. Les organismes de gouvernance assurent le leadership et la supervision afin de protéger, gérer et déployer la PI de RNCan tout en surveillant le rendement général du cadre de la PI. L’audit visait à déterminer si les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes étaient clairs, si le cadre ministériel de la PI avait été clairement défini et aligné avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique, et si une stratégie appropriée de la PI avait été mise en œuvre.

Rôles, responsabilités et reddition de comptes

Dans l’ensemble, l’audit a constaté que les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes en ce qui concerne la gestion de la PI étaient clairement définis et communiqués. Les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes sont communiqués par le biais de divers documents stratégiques, dont les mandats des comités de gouvernance, la politique ministérielle de propriété intellectuelle, et diverses procédures opérationnelles normalisées (PON). Les entrevues d’audit ont confirmé que les acteurs principaux de la gestion de la PI comprenaient clairement leurs rôles et leurs responsabilités, et que les employés savaient à qui s’adresser pour demander des conseils ou du soutien, le cas échéant.

Depuis avril 2016, le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SITE) est le champion ministériel de la PI responsable de la supervision pour la protection, la gestion et le déploiement de la PI de RNCan par le biais des activités du groupe de travail sur la propriété intellectuelle (GTPI). Avant cette date, la supervision était prise en charge par le Bureau du scientifique principal. Le GTPI est un groupe de travail intersectoriel composé de trois bureaux de la PI représentant les secteurs du Ministère. En consultation avec le comité du Directeur général - Sciences et technologie (DG S-T), le GTPI est responsable d’élaborer et de mettre en œuvre les politiques et procédures ministérielles en matière de gestion de la PI grâce à l’échange de pratiques exemplaires, ainsi que de recueillir les informations ministérielles relatives à la PI à partir des données des secteurs.

Au sein du SITE, la Division de la propriété intellectuelle (DPI) coordonne la gestion de la PI pour le SITE, le Secteur de l’énergie (SE) et le Secteur des minéraux et métaux (SMM), tandis que le Service canadien des forêts (SCF) et le Secteur des sciences de la Terre (SST) comptent tous les deux des conseillers en PI dans leurs unités respectives de développement/gestions des affaires. Les conseillers en PI sont chargés de fournir un avis d’expert sur tous les sujets concernant la PI : traiter et évaluer les trousses de divulgation de la PI; faciliter le dépôt des brevets et le processus d’enregistrement des marques commerciales; négocier, rédiger, publier et surveiller les ententes de licence.

À l’échelle de la direction, les gestionnaires et les superviseurs sont responsables de la gestion de la PI, de la conception au déploiement. Ces responsabilités incluent : la reconnaissance précoce de la PI par le personnel; l’approbation des ententes relatives à la PI, telles que les contrats de collaboration, les marchés d’acquisition et les contrats de recouvrement des coûts; l’examen des trousses de divulgation de la PI ainsi que la formulation de commentaires quant aux stratégies de protection et d’exploitation.

La Direction des finances et de l’approvisionnement au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) est responsable de la supervision de la Politique sur les droits de propriété intellectuelle issus de marchés conclus avec l’État d’Innovation, Sciences et Développement économique (ISDE) Canada en garantissant que les exceptions à la politique sont correctement appliquées au sein du Ministère, y compris l’utilisation appropriée des clauses de PI dans les marchés d’acquisition. La Direction est également responsable de la mise en œuvre des processus de suivi des recettes pour les ententes de licence sujette à des redevances.

Cadre ministériel de la PI

Un cadre de la PI actuel et robuste, harmonisé avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique, est essentiel pour la gestion efficace de la PI, afin de soutenir l’exécution de la stratégie de PI du Ministère. RNCan a élaboré et mis en œuvre un cadre de la PI qui comprend la politique de propriété intellectuelle de RNCan, un guide de référence de la PI à l’intention des gestionnaires et des trousses de divulgation de la PI. Le cadre de la PI est réexaminé chaque année par le GTPI et mis à jour au besoin, en consultation avec le comité du DG S-T et avec l’approbation du SMA du SITE. En outre, le portail de la propriété intellectuelle de RNCan donne aux employés un accès simple et convivial au cadre ministériel de la PI, aux lois, aux règlements et à diverses références.

Le cadre ministériel de la PI est harmonisé avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les MOVS en ce qui concerne les principes directeurs, l’objectif et les lignes directrices de la politique qui régissent la gestion de la PI. Toutefois, l’audit a révélé que le Ministère n’a pas de mécanisme permettant de donner de la visibilité aux employés en matière de recherche et développement menant à un transfert de technologie en continu, et de soutenir les activités de transfert de technologie, comme le recommande le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les MOVS. À la place, le Ministère a opté pour le processus ministériel de prix et de reconnaissances pour valoriser les réalisations des employés. Ce mécanisme n’est peut-être pas idéal pour favoriser une gestion et un déploiement responsables de la PI dans la mesure où il fonctionne sur la base de nominations et ne décerne pas de récompenses cohérentes en fonction des réalisations. En outre, ce processus n’est pas adapté à la reconnaissance des réalisations des employés qui atteignent des objectifs de recherche et développement en matière de transfert de connaissances et de technologie. Les entrevues d’audit avec les chercheurs ont révélé que davantage de reconnaissance serait bénéfique pour valoriser les contributions des employés dans les domaines de la recherche, du développement et du déploiement de technologie.

Stratégie ministérielle de la PI

L’Initiative gouvernementale de science ouverte encourage la diffusion libre de nouvelles données et connaissances scientifiques pour les rendre plus facilement accessibles et utilisables par d’autres ordres de gouvernement, ainsi que par les universitaires, le grand public et le secteur privé. Il est essentiel de trouver un équilibre entre les avantages de la publication des découvertes et données scientifiques, et la valeur donnée à la protection de la PI, afin que la technologie puisse être commercialisée. La stratégie de PI de RNCan favorise cette initiative en encourageant la mise en œuvre de sa PI pour entraîner un maximum de retombées au Canada à l’avantage des Canadiens. Cet objectif est atteint grâce à une large diffusion de la PI, lorsque c’est dans l’intérêt du public, ou en protégeant une invention par le biais d’un brevet et en encourageant le secteur privé à investir dans la technologie protégée et à la commercialiser, avec tous les avantages socioéconomiques que cela suppose pour le Canada.

Bien que RNCan conclue des ententes de licence sujette à des redevances, l’audit a révélé que maximiser les recettes ne constitue pas l’objectif principal. L’audit a examiné un échantillon de 12 ententes de licence sujette à des redevances et a constaté que la majorité des titulaires étaient des petites et moyennes entreprises (PME). Les entrevues d’audit ont révélé qu’à la différence des grandes sociétés, les PME bénéficient fortement de la création et de la commercialisation de la PI qui leur permettent de croître économiquement et de créer de l’emploi pour les Canadiens. Il a également été mentionné que lorsque le Ministère publie des possibilités de commercialisation de licences sur le site Web de RNCan, ce sont généralement les PME qui y portent de l’intérêt.

En outre, l’audit a constaté que le contrôle ministériel des ententes de licence sujette à des redevances est limité. Concernant l’échantillon examiné dans le cadre de l’audit, la majorité des déclarations de redevances soumises par les titulaires étaient soit incomplètes, soit soumises avec plus de six mois de retard. Toutefois, l’audit a observé une pratique exemplaire au sein du SST : le titulaire reçoit un rappel si les déclarations n’ont pas été reçues à échéance.

RISQUES ET INCIDENCES

L’absence de mécanismes de visibilité visant à reconnaître les réalisations des employés dans le développement et le déploiement de la PI risque de limiter leur motivation à franchir l’étape de protection pour promouvoir la commercialisation de la PI et maximiser les avantages pour les Canadiens.

En outre, le contrôle ministériel limité des ententes de licence sujette à redevances risque de se répercuter sur les recettes perçues, qui seront inexactes et incomplètes.

RECOMMANDATIONS

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SMA du SITE), en consultation avec le comité Directeur général – Sciences et technologie (DG S-T) et le groupe de travail sur la propriété intellectuelle (GTPI), envisage de mettre en œuvre des mécanismes visant à augmenter la reconnaissance et la visibilité des transferts de PI réussis.
Il est recommandé que le SMA du SITE, en collaboration avec le sous-ministre adjoint du Service canadien des forêts (SMA du SCF) et la sous-ministre adjointe du Secteur des terres et des minéraux (SMA du STM) s’assure que les déclarations de redevances sont remplies et soumises avant l’échéance, et que le calcul des redevances est précis.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation n^o 1 :

Le SMA du SITE va envisager divers mécanismes pour améliorer la visibilité et encourager les employés à identifier, divulguer et déployer avec succès la PI. Le GTPI proposera des options qu’il soumettra à l’avis du SMA du SITE.

Responsable : Sous-ministre adjoint du SITE

Échéancier : Le 30 septembre 2017

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation n^o 2 :

Le personnel de la Division de la propriété intellectuelle (DPI) du SITE collaborera avec la GI-TI du SGSI, en consultation avec le GTPI, afin d’étudier la possibilité de mise en œuvre d’un système de suivi de la PI. Le GTPI collaborera avec les bureaux de la PI et les bureaux d’affaires des secteurs pour continuer de garantir que les lettres de relance sont envoyées aux titulaires, au besoin, et que les déclarations de redevances sont examinées.

Responsable : Sous-ministre adjoint du SITE

Échéancier : Le 30 juin 2017

PROCESSUS DE GESTION

Constatation générale

Le Ministère dispose d’un processus approprié pour que les employés divulguent leurs inventions grâce à une trousse de divulgation de la PI. En outre, différentes procédures opérationnelles normalisées (PON) et différents outils pour l’élaboration d’ententes de collaboration ont été mis en place au niveau des secteurs et des directions.

Le GTPI travaille à l’harmonisation de la gestion de la PI et les secteurs sont individuellement responsables de la gestion de leur PI et de la mise en œuvre de leurs propres processus et outils. Par conséquent, l’audit a constaté que les chercheurs et les gestionnaires ne font pas appel aux conseillers en PI au même moment et consultent les bureaux d’affaires responsables des ententes de collaboration à des niveaux différents, ce qui cause des inefficacités et dédouble les efforts, étant donné que les termes des ententes doivent souvent être renégociés.

Bien que des efforts aient été réalisés récemment par les conseillers en PI des secteurs pour sensibiliser les employés à ce que constitue la propriété intellectuelle et à la manière de la générer, l’audit a révélé que les employés gardent une compréhension limitée des méthodes de gestion proactive de la PI, de sa valeur et de son importance en tant que bien de l’État. En outre, l’efficacité des programmes de formation actuels n’a pas été évaluée, et les futurs besoins de formation n’ont pas été identifiés.

L’audit a également constaté que le Ministère ne déterminait pas de manière cohérente si la PI devait découler de marchés conclus avec l’État. De plus, en vertu de tels marchés, les fournisseurs sont présumés propriétaires de la PI à moins que RNCan ne prévoie une exception appropriée. La décision d’adopter une exception visant à revendiquer les droits de PI n’est pas toujours justifiée de façon claire et appropriée.

Observations pertinentes

L’audit visait à déterminer si des processus et contrôles appropriés ont été mis en œuvre et appliqués avec cohérence pour soutenir l’identification, la protection et le déploiement de la PI, et si des activités de formation et de sensibilisation ont été élaborées et communiquées.

Processus opérationnels

RNCan crée, acquiert et produit la PI grâce à divers mécanismes, y compris les inventions réalisées par les employés, en collaboration avec une partie extérieure, par le biais d’activités génératrices de recettes et dans le cadre de marchés d’acquisition. Le contexte de la génération de la PI influence les décisions relatives à la possession de ses droits et donc à sa gestion.

Les inventions réalisées par les fonctionnaires pour de nouveaux produits ou processus sont soumises à la Loi sur les inventions des fonctionnaires (LIF). La LIF oblige les employés à reporter toute invention réalisée dans l’exercice de leurs fonctions. L’audit a constaté que le Ministère dispose d’un processus approprié pour que les employés divulguent les inventions, y compris le savoir-faire qui en découle, grâce à une trousse de divulgation de la PI. La trousse de divulgation est remplie par l’inventeur et le gestionnaire désigné, et permet de recueillir les renseignements concernant les droits de PI, d’évaluer le potentiel commercial ainsi que le mode de déploiement proposé par le gestionnaire. Les trousses de divulgation sont traitées par les conseillers en PI des secteurs et, avec l’aide du gestionnaire désigné, ils déterminent les étapes nécessaires pour obtenir la protection appropriée.

RNCan entreprend des activités collaboratives de recherche et développement avec des parties extérieures, dont des universités, d’autres établissements publics et le secteur privé. La possession des droits de PI qui sera élaborée dans le cadre d’une collaboration doit être traitée en amont de la collaboration et être très clairement documentée. L’audit a souligné qu’au niveau des secteurs et des directions, différentes procédures opérationnelles normalisées (PON) et différents outils pour l’élaboration d’ententes de collaboration ont été mis en place. Par exemple, l’Unité de développement des affaires du Service canadien des forêts (SCF) est impliquée tout au long du processus et peut donc au besoin fournir proactivement des conseils en matière de PI. En comparaison, l’Unité de la gestion des affaires du Secteur des sciences de la Terre (SST) est impliquée avant que l’entente ne soit finalisée en réalisant un examen interne en collaboration avec les services juridiques et financiers, ainsi qu’avec le conseiller en PI du secteur. Les entrevues d’audit avec les gestionnaires des bureaux d’affaires des autres secteurs ont confirmé que ces secteurs ne les impliquent pas en amont du processus et communiquent uniquement avec eux en cas de questions liées à la PI. Ce manque de consultation en amont a créé des inefficacités et à doubler les efforts, étant donné que les termes des ententes doivent souvent être renégociés.

RNCan acquiert occasionnellement des produits et recherches scientifiques venant d’organisations extérieures sous contrat. La PI créée à partir de ces marchés d’acquisition est régie par Innovation, Sciences et Développement économique (ISDE) Canada par le biais de la Politique sur les droits de propriété intellectuelle issus de marchés conclus avec l’État.Les prestataires extérieurs sont censés posséder la PI générée par ces contrats, à moins que le Ministère ne fasse appel à certaines exceptions précises, comme prévu dans la Politique. Bien qu’un processus soit en place pour l’acquisition, l’audit a constaté que le Ministère ne déterminait pas de manière cohérente si la PI devait découler de ces contrats. L’audit a analysé un échantillon de 25 contrats et a observé que plusieurs d’entre eux étaient supposés inclure de la PI sans que ce ne soit en réalité le cas, ce qui a vraisemblablement entraîné une utilisation inefficace des ressources nécessaires au traitement et à l’examen de ces contrats.

En outre, l’audit a révélé que lorsque le Ministère prenait possession de droits de PI, la décision n’était pas toujours clairement justifiée, et citait une exception à la Politique qui était inexacte. Toutefois, l’audit a constaté que la majorité des contrats examinés comprenaient une clause de licence appropriée dans les articles de l’entente. Les entrevues d’audit ont confirmé que les employés demandant un contrat de service, ainsi que les agents d’approvisionnement, n’ont pas été suffisamment formés à identifier la propriété intellectuelle découlant d’un contrat. De plus, les entrevues avec les conseillers en PI ont indiqué que l’incapacité à identifier précisément la PI peut créer des situations où l’État ne revendique pas les droits de PI, ce qui limite la capacité du Ministère à la déployer à une date ultérieure.

Formation et sensibilisation

Assurer la formation des employés est un élément essentiel de la gestion de la PI dans la mesure où les chefs de projet, les chercheurs et les gestionnaires peuvent alors parfaitement comprendre les principes qui régissent la gestion de la PI et son importance. L’audit a observé que chaque secteur est responsable d’identifier ses besoins uniques en formation en ce qui concerne la PI, et d’élaborer des programmes sur mesure pour s’adapter aux processus propres à chaque secteur. La formation du personnel inclue les définitions de la PI, les types de protection, les droits, les outils disponibles (p. ex., les trousses de divulgation de la PI) et la manière de diffuser ou de déployer les connaissances et la technologie.

L’audit du matériel de formation a indiqué que les programmes portaient davantage sur les processus de PI que sur les raisons stratégiques générales justifiant la gestion de la PI. Bien que les concepts de base soient nécessaires à la mise en place d’un socle de connaissances, les participants pourraient bénéficier d’une formation plus axée sur les avantages stratégiques issus de la PI afin d’encourager la diffusion au public et les efforts de commercialisation. Les enquêtes d’audit menées auprès des chercheurs du Ministère ont confirmé que seuls 50 % d’entre eux comprenaient clairement le rôle stratégique de la PI et son lien avec les objectifs ministériels.

L’audit a également révélé que les secteurs avaient régulièrement proposé une série de séances de formation autour de la PI aux employés de la région de la capitale nationale et des bureaux régionaux. En 2015-2016, le SITE a proposé 30 séances de formation différentes aux chercheurs et agents d’approvisionnement, y compris des visites dans trois régions. Sur la même période, le SCF a proposé 16 webinaires en direct aux régions dont les enregistrements étaient ensuite accessibles à tous les membres du personnel. Le SST a organisé huit séances de formation autour de la PI dans différentes directions pendant la même période, y compris des vidéoconférences avec trois régions. Malgré le grand nombre de séances de formation proposées, le taux de participation était relativement faible. Les enquêtes d’audit menées auprès des chercheurs ont confirmé que seuls quelques participants avaient reçu une formation au cours de l’année précédente. Les entrevues d’audit avec les conseillers en PI ont également révélé que plus de mobilisation des bureaux régionaux est nécessaire, non seulement pour garantir que le personnel régional a accès à une formation contextualisée, mais aussi pour assurer une meilleure compréhension des recherches effectuées dans chaque laboratoire ainsi que des partenaires de recherches collaboratives. Les conseillers en PI pourraient ainsi fournir des conseils significatifs et identifier au besoin les potentiels titulaires de licence.

En outre, l’audit a détecté qu’il n’existait aucun mécanisme pour permettre aux secteurs d’évaluer l’efficacité des programmes de formation actuels et d’identifier les futurs besoins en formation. Bien que des efforts aient été réalisés récemment pour sensibiliser davantage les employés au sujet de la PI, il est nécessaire d’évaluer le matériel de formation et les formats de diffusion actuels pour impliquer plus de chercheurs et répondre à leurs préoccupations concernant la PI.

RISQUES ET INCIDENCES

L’absence d’une approche cohérente et coordonnée pour la gestion de la PI, y compris la reconnaissance de la PI dans les marchés conclus avec l’État, ainsi que le manque de formation et de sensibilisation sont susceptibles d’affaiblir les efforts du Ministère visant à soutenir l’identification, la gestion et le déploiement de la PI.

RECOMMANDATIONS

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SMA du SITE), en collaboration avec le sous-ministre adjoint du Service canadien des forêts (SMA du SCF), la sous-ministre adjointe du Secteur des terres et des minéraux (SMA du STM) et le groupe de travail sur la propriété intellectuelle (GTPI) :
1. Favorise la consultation en amont des chercheurs et des gestionnaires avec les bureaux d’affaires pour une gestion efficace des ententes de collaboration;
2. Intensifie les efforts en matière de formation et de sensibilisation des employés pour inclure les avantages stratégiques généraux de la PI, et ce, afin d’encourager les plans de déploiement proactifs, ainsi qu’un mécanisme permettant aux secteurs d’évaluer l’efficacité des programmes de formation et d’identifier leurs futurs besoins en formation.
Il est recommandé que le SMA du SITE, en collaboration avec le directeur général de la Direction des finances et de l’approvisionnement, s’assure que la propriété intellectuelle issue des marchés conclus avec l’État est précisément identifiée et que les justifications appropriées ont été fournies pour que l’État revendique les droits de PI.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation n^o 3 :

a) En tant que champion de la PI, le SMA du SITE préparera un message à l’intention des secteurs pour rappeler aux gestionnaires et au personnel de consulter les bureaux d’affaires en amont et repréciser le processus d’approbation et de délivrance des ententes de collaboration.

Responsable : Sous-ministre adjoint du SITE

Échéancier : Le 30 juin 2017

b) Le GTPI collaborera avec les secteurs pour améliorer les programmes de formation existants (plus de 40 séances organisées au cours de l’année précédente), recueillir des commentaires et réaliser des ajustements au besoin.

Responsable : Sous-ministre adjoint du SITE

Échéancier : Le 31 mars 2018

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation n^o 4 :

Le GTPI collaborera avec le SGSI et le DG de la Direction des finances et de l’approvisionnement afin de proposer des solutions pour amender le processus visant à permettre la détermination appropriée des droits de PI.

Responsable : Sous-ministre adjoint du SITE

Échéancier : Le 30 juin 2017

RAPPORTS

Constatation générale

L’audit a révélé que différents systèmes d’information pour le suivi de la PI étaient en place au sein du Ministère, ce qui limite sa capacité à inclure des informations précises dans ses rapports à la haute direction.

Observations pertinentes

L’audit visait à déterminer si les activités de surveillance et de production de rapports ont été mises en place pour permettre à la haute direction de prendre des décisions éclairées.

Gestion des données de PI et production de rapports

Chaque secteur est responsable du suivi de toutes les questions relatives aux données de PI, y compris les créations et publications de PI, les ententes comportant des clauses relatives à la PI, telles que les ententes de recouvrement des coûts, la PI issue de marchés conclus avec l’État, et les ententes de licence. L’audit a observé que seule la Division de la propriété intellectuelle au sein du SITE utilise la base de données Nucleus pour suivre et enregistrer les informations relatives à la PI. La base de données, un programme datant d’il y a 20 ans, n’est pas conviviale et est inefficace, puisqu’elle ne propose pas suffisamment de champs pour gérer les données efficacement. Par exemple, les conseillers en PI doivent saisir les données manuellement dans plusieurs logiciels, y compris des tableaux Excel, ce qui dédouble les efforts fournis et menace l’intégrité des données à cause de potentielles erreurs humaines. En comparaison, le SST et le SCF utilisent plusieurs tableaux Excel pour suivre et enregistrer les informations relatives à la PI. Étant donné la convivialité limitée de Nucleus et des tableaux Excel, l’exhaustivité et la précision des informations enregistrées ne peuvent pas être assurées.

En outre, chaque secteur utilise ses propres méthodes de suivi des publications de sciences et technologie. Par exemple, le SST utilise le Système d’intégration du processus de publication, tandis que le SCF exploite une base de données développée à l’interne. Le SITE et le SMM ont migré vers le système GCDocs qui a été élaboré pour permettre au Ministère de satisfaire aux exigences de l’Initiative de publications ouvertes dans le cadre de l’initiative de science ouvert. De plus, considérant l’absence d’outil ministériel commun pour le suivi des informations relatives à la PI, l’audit a révélé que le type d’informations enregistrées varie d’un secteur à l’autre, ce qui limite la capacité du Ministère à inclure des informations précises dans ses rapports.

Présentement, le Ministère rend compte de son rendement par le biais d’une enquête annuelle de la PI qui se limite à rendre compte du nombre de publications, des brevets et des licences actifs, des inventions divulguées et des recettes des redevances. Toutefois, ces indicateurs seuls ne fournissent que peu de preuves quant à la qualité de la gestion de la PI par le Ministère pour la réalisation de ses objectifs stratégiques. Des mesures de rendement régulières et des rapports sur les avantages de la PI pour les Canadiens aideraient la haute direction à surveiller le succès des initiatives de la PI et à prendre des décisions éclairées. Bien que l’audit ait constaté que des mesures de rendement limitées ont été mises en œuvre à l’échelle du ministère et des secteurs pour évaluer l’efficacité des processus de gestion de la PI, la direction a indiqué qu’elle étudierait la possibilité de l’amélioration des mesures de rendement de la PI lors de la prochaine révision de la politique de PI.

Il convient de noter qu’en juin 2015, le laboratoire CanmetMATÉRIAUX a réalisé une évaluation qualitative et quantitative des répercussions des sciences et technologies sur cinq de ses projets de recherche et développement achevés depuis cinq à dix ans. L’évaluation mesurait la répercussion des projets sur les connaissances avancées, l’élaboration de normes, les avantages économiques, la réduction des émissions et les implications sociales. L’évaluation comprenait également une analyse du financement interne et externe de chaque projet. Bien que les entrevues d’audit aient révélé qu’elle avait représenté un défi, la réalisation d’une telle évaluation a apporté des informations significatives concernant un large éventail d’avantages découlant de la commercialisation de la technologie.

RISQUES ET INCIDENCES

Les approches incohérentes en matière de suivi des informations relatives à la PI ainsi que le manque d’indicateurs de rendement entravent la capacité du Ministère à produire des rapports exhaustifs, précis et significatifs pour contrôler le cadre de la PI et identifier proactivement les domaines nécessitant l’attention de la direction, ainsi qu’une prise de décisions stratégiques.

RECOMMANDATION

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SMA du SITE), en consultation avec le SMA du Service canadien des forêts (SCF), la SMA du Secteur des terres et minéraux (STM) et la SMA du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), et le groupe de travail sur la propriété intellectuelle (GTPI), étudie la possibilité de mise en œuvre d’un outil centralisé pour le suivi cohérent des données de PI dans tout le Ministère.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation n° 5 :

Le personnel de la DPI du SITE collaborera avec la GI - TI du SGSI, en consultation avec le GTPI, afin d’étudier la possibilité de mise en œuvre d’un système de suivi de la PI.

Responsable : Sous-ministre adjoint du SITE

Échéancier : Le 31 mars 2018

ANNEXE A – INFORMATIONS RELATIVES À LA PI POUR LES EXERCICES FINANCIERS 2013-2014 ET 2015-2016

Veuillez noter qu’aucune donnée n’a été recueillie à l’échelle du Ministère pour l’exercice financier 2014-2015.


	Exercice financier 2013-2014
Nouvelles inventions divulguées	11	20
Brevets
Nouveaux brevets déposés (en 2015-2016)	18	9
Total des brevets détenus	171	153
Licences
Nouvelles licences – Canada	7	15
Nouvelles licences – Étranger	-	2
Total des nouvelles licences	7	17
Licences actives – Canada	48	49
Licences actives – Étranger	8	12
Total des licences actives	56	61
Bénéfices dégagés sur la PI (voir ci-dessous pour le détail par secteur)
Redevances échelonnées et paiements d’étape	382 080 $	366 789 $
Remboursements des frais de brevets, des frais juridiques et des coûts connexes	1 600 $	1 000 $

Secteur	Exercice financier 2013-2014
Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique	313 793 $	253 128 $
Service canadien des forêts	36 057 $	80 439 $
Secteur des sciences de la Terre	27 230$	31 722 $
Secteur des minéraux et des métaux	5 000$	1 500 $
Total	382 080$	366 789 $

ANNEXE B – LOIS ET POLITIQUES APPLICABLES

LOIS CANADIENNES APPLICABLES

Loi sur les inventions des fonctionnaires
Règlement sur les inventions des fonctionnaires
Loi sur la gestion des finances publiques, Partie V, article 61
Loi sur le droit d’auteur
Loi sur les marques de commerce
Loi sur les brevets
Loi sur les topographies de circuits intégrés
Loi sur les dessins industriels
Loi sur la protection des obtentions végétales

POLITIQUES GOUVERNEMENTALES APPLICABLES

Politique sur les droits de propriété intellectuelle issus de marchés conclus avec l’État
Politique sur les paiements de transfert
Redevances et droits découlant de la concession de licences sur la propriété intellectuelle appartenant à l’État
Code de valeurs et d’éthique de RNCan

ANNEXE C – CRITÈRES D’AUDIT

L’objectif de l’audit était d’évaluer la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion qui soutient le portefeuille de propriété intellectuelle (PI) de RNCan.

Les critères suivants ont été utilisés pour effectuer cet audit :

Sous-objectifs de l’audit	Critères de l’audit
Sous-objectif 1 : Déterminer si le Ministère a élaboré et mis en œuvre des processus de gouvernance appropriés visant à appuyer la gestion de la PI.	1.1 Il est attendu que les rôles, les responsabilités et l’obligation de reddition de comptes des parties impliquées dans la gestion de la PI soient clairement définis et communiqués.
	1.2 Il est attendu que le cadre ministériel de la PI soit clairement défini, communiqué, mis à jour et harmonisé avec le Cadre stratégique sur la propriété intellectuelle pour les ministères et organismes à vocation scientifique et l’Initiative gouvernemental de science ouverte.
	1.3 Il est attendu que le Ministère ait élaboré et mis en œuvre une stratégie formelle pour définir ses objectifs en matière de PI.
Sous-objectif 2 : Déterminer si des processus et contrôles appropriés ont été mis en œuvre pour appuyer l’identification, la protection et le déploiement de la PI.	2.1 Il est attendu que les outils, modèles et processus appropriés aient été développés et appliqués de manière cohérente pour soutenir l’identification, la protection et le déploiement de la PI.
	2.2 Il est attendu que les processus relatifs aux marchés conclus avec l’État incluent les clauses appropriées concernant la possession des droits et l’octroi de licences.
	2.3 Il est attendu que les activités de formation et de sensibilisation aient été élaborées et communiquées afin de garantir que les gestionnaires et les employés comprennent clairement les concepts de la PI.
Sous-objectif 3 : Déterminer si des activités appropriées de surveillance et de production de rapports en matière de PI ont été mises en œuvre pour permettre une prise de décisions éclairées.	3.1 Il est attendu que les informations relatives à la PI soient suivies et contrôlées efficacement par les secteurs.
	3.2 Il est attendu que l’efficacité des processus de PI soit contrôlée et que la direction entreprenne au besoin des mesures correctives.
	3.3 Il est attendu que des rapports en matière de PI produits en temps opportun soient fournis aux responsables de la supervision et à la haute direction afin de promouvoir un contrôle et une prise de décisions stratégiques appropriés.

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Date de modification :: 2017-06-07

Audit du cadre de contrôle de gestion de la propriété intellectuelle de RNCan (AU1704)

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

INTRODUCTION

POINTS FORTS

DOMAINES À AMÉLIORER

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

ÉNONCE DE CONFORMITÉ

REMERCIEMENTS

INTRODUCTION

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

PORTÉE

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

CRITÈRES

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE

Constatation générale

Observations pertinentes

Rôles, responsabilités et reddition de comptes

Cadre ministériel de la PI

Stratégie ministérielle de la PI

RISQUES ET INCIDENCES

RECOMMANDATIONS

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

PROCESSUS DE GESTION

Constatation générale

Observations pertinentes

Processus opérationnels

Formation et sensibilisation

RISQUES ET INCIDENCES

RECOMMANDATIONS

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

RAPPORTS

Constatation générale

Observations pertinentes

RISQUES ET INCIDENCES

RECOMMANDATION

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

ANNEXE A – INFORMATIONS RELATIVES À LA PI POUR LES EXERCICES FINANCIERS 2013-2014 ET 2015-2016

ANNEXE B – LOIS ET POLITIQUES APPLICABLES

ANNEXE C – CRITÈRES D’AUDIT

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