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Audit de la gestion des risques juridiques (AU1611)

Direction de l’audit
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel de vérification (CMV)
Le 22 septembre 2016

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

Les risques juridiques comprennent les risques d’exposition à des responsabilités ainsi qu’à leurs frais éventuels, dans des domaines tels que les litiges, les règlements et les conseils juridiques. La gestion des risques juridiques (GRJ) est le « le processus opérationnel et de prise de décision ayant pour objectif de réduire la fréquence et la gravité des problèmes juridiques pouvant affecter le gouvernement du Canada dans l'atteinte de ses objectifs »Note de bas de page 1. Cette définition lie la GRJ au Cadre stratégique de gestion intégrée du risque (CSGIR) de Ressources naturelles Canada (RNCan), qui recommande l’adoption d’une approche proactive et systématique pour identifier sans délai les risques potentiels ainsi que pour élaborer et gérer une réponse qui atténuera les répercussions négatives sur les activités. La GRJ comprend l’identification, l’évaluation, la communication, la prévention, la gestion et l’atténuation des risques juridiques. 

Un système efficace de GRJ peut aider la haute direction ministérielle à identifier et à traiter les risques juridiques les plus significatifs et peut permettre d’éviter des répercussions négatives sur les finances, la réputation et les programmes. Il s’agit d’un élément clé du Cadre stratégique de gestion du risque du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ce qui signifie que les administrateurs généraux des ministères et organismes fédéraux sont responsables de la gestion des risques qui sont associés aux décisions de leurs programmes et politiques, y compris les risques juridiques. La direction prend des décisions pouvant avoir des incidences juridiques de façon quotidienne. Il lui incombe d’adopter une approche proactive afin de gérer les risques juridiques.

Le rôle du ministère de la Justice (MJ) est d’aider les ministères et organismes fédéraux dans leur gestion des risques juridiques en leur donnant des conseils juridiques dans des cas tels que les litiges, les règlements et la rédaction législative, afin d’éclairer les principaux processus opérationnels et décisionnels. Les Services juridiques ministériels (SJM) de RNCan, qui sont composés de représentants du MJ, fournissent des avis juridiques à RNCan concernant tous les enjeux qui relèvent du mandat du ministère. Le ministère peut aussi payer pour recevoir des services juridiques externes dans des domaines relatifs aux différends commerciaux avec d’autres pays en prenant des dispositions avec Affaires mondiales Canada (AMC).

Les secteurs du ministère utilisent principalement les services des SJM de RNCan pour traiter des questions réglementaires, organisationnelles ou commerciales. À cet égard, les conseils juridiques concernant les questions réglementaires appuient le développement des politiques ministérielles. Les conseils juridiques concernant les questions organisationnelles ou commerciales incluent notamment l’approvisionnement, les subventions et les contributions, la propriété intellectuelle, les ententes de services, les protocoles d’entente avec des tiers et les enjeux liés à la consultation des Autochtones.

Il importe de noter que RNCan s’expose à un niveau de risque limité lorsqu’un autre ministère assume un rôle prédominant dans les obligations juridiques selon les directives et l’orientation fournies dans le Cadre de gestion des litiges commerciaux internationaux du SCT. 

L’objectif de l’audit de la gestion des risques juridiques était d’évaluer les processus et les contrôles en place se rapportant spécifiquement à l’identification, au suivi et à l’atténuation des risques associés aux obligations juridiques de RNCan.

POINTS FORTS

Chaque secteur a défini un processus distinct afin de gérer les risques juridiques et d’en faire le suivi de façon adéquate, selon leur mandat individuel, y compris l’identification et l’évaluation de ces risques. En outre, les secteurs ont créé des outils servant à prévoir les frais juridiques dans le cadre du financement existant des programmes. De plus, il existe un processus ministériel permettant aux secteurs de demander des fonds internes supplémentaires si les frais juridiques dépassent le budget opérationnel d’un programme.

DOMAINES À AMÉLIORER

Les méthodes de classement par priorité des demandes auprès des SJM de RNCan et l’échange de bonnes pratiques de gestion des risques juridiques à travers les secteurs pourraient être renforcées davantage dans le cadre du processus actuel de gestion intégrée du risque du ministère. L’audit a également noté que les conseillers financiers des secteurs ont besoin d’obtenir de l’information en temps opportun de leur secteur respectif afin de pouvoir mettre les prévisions à jour de façon adéquate, puisque les frais juridiques au niveau des secteurs sont souvent difficiles à prévoir pour les dossiers complexes, y compris les frais de litiges potentiels. De plus, RNCan n’a pas de plan en cas d’imprévu afin d’assurer que des fonds soient disponibles pour couvrir d’éventuels frais juridiques importants.  

CONCLUSION DE L'AUDIT INTERNE ET OPINION

Globalement, le ministère a des processus de gouvernance dans les secteurs pour appuyer la gestion des risques juridiques et prévoir les frais juridiques selon l’exposition aux risques perçus. Il existe des opportunités de renforcer davantage les pratiques de classement par priorité et d’échange d’information, ainsi que d’adopter une approche commune pour prévoir les frais juridiques.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit
22 septembre 2016

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit aimerait remercier les personnes qui ont participé au projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

Les risques juridiques comprennent les risques d’exposition à des responsabilités ainsi qu’à leurs frais éventuels, dans des domaines tels que les litiges, les règlements et les conseils juridiques. La gestion des risques juridiques (GRJ) est le « le processus opérationnel et de prise de décision ayant pour objectif de réduire la fréquence et la gravité des problèmes juridiques pouvant affecter le gouvernement du Canada dans l'atteinte de ses objectifs »Note de bas de page 2. Cette définition lie la GRJ au Cadre stratégique de gestion intégrée du risque (CSGIR) de Ressources naturelles Canada (RNCan), qui recommande l’adoption d’une approche proactive et systématique pour identifier sans délai les risques potentiels ainsi que pour élaborer et gérer une réponse qui atténuera les répercussions négatives sur les activités. La GRJ comprend l’identification, l’évaluation, la communication, la prévention, la gestion et l’atténuation des risques juridiques. 

La gamme complète d’activités de GRJ à l’échelle fédérale est large et couvre un continuum d’activités gouvernementales, de l’élaboration de politiques à la gestion de litiges :

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GRJ/Conseils liés à la prévention et au règlement des différends

Un système efficace de GRJ peut aider la haute direction ministérielle à identifier et à traiter les risques juridiques les plus significatifs et peut permettre d’éviter des répercussions négatives sur les finances, la réputation et les programmes. Il s’agit d’un élément clé du Cadre stratégique de gestion du risque du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ce qui signifie que les administrateurs généraux des ministères et organismes fédéraux sont responsables de la gestion des risques qui sont associés aux décisions de leurs programmes et politiques, y compris les risques juridiques. La direction prend des décisions pouvant avoir des incidences juridiques de façon quotidienne. Il lui incombe d’adopter une approche proactive afin de gérer les risques juridiques.

Le rôle du ministère de la Justice (MJ) est d’aider les ministères et organismes fédéraux dans leur gestion des risques juridiques en leur donnant des conseils juridiques dans des cas tels que les litiges, les règlements et la rédaction législative, afin d’éclairer les principaux processus opérationnels et décisionnels. Il est entendu que la GRJ représente une responsabilité conjointe entre les ministères et organismes fédéraux et le MJ pour gérer les risques juridiques et identifier des opportunités de stratégies de GRJ proactives. Les Services juridiques ministériels (SJM) de RNCan, qui sont composés de représentants du MJ, fournissent des avis juridiques à RNCan concernant tous les enjeux qui relèvent du mandat du ministère. Le ministère peut aussi payer pour recevoir des services juridiques externes dans des domaines relatifs aux différends commerciaux avec d’autres pays en prenant des dispositions avec Affaires mondiales Canada (AMC).

Les secteurs du ministère utilisent principalement les services des SJM de RNCan pour traiter des questions réglementaires, organisationnelles ou commerciales. À cet égard, les conseils juridiques concernant les questions réglementaires appuient le développement des politiques ministérielles. Les conseils juridiques concernant les questions organisationnelles ou commerciales incluent notamment l’approvisionnement, les subventions et les contributions, la propriété intellectuelle, les ententes de services, les protocoles d’entente avec des tiers et les enjeux liés à la consultation des Autochtones.

Il importe de noter que RNCan s’expose à un niveau de risque limité lorsqu’un autre ministère assume un rôle prédominant dans les obligations juridiques selon les directives et l’orientation fournies dans le Cadre de gestion des litiges commerciaux internationaux du SCT. Par exemple, Affaires mondiales Canada (AMC) est le ministère responsable des questions juridiques concernant le commerce international.

L’audit de la GRJ a été intégré au plan de vérification axé sur les risques de 2015-2018 du ministère, approuvé par le sous-ministre le 12 mars 2015.

BUT ET OBJECTIFS DE L'AUDIT

L’objectif de l’audit de la gestion des risques juridiques était d’évaluer les processus et les contrôles en place pour identifier, faire le suivi et atténuer les risques associés aux obligations juridiques de RNCan.

Spécifiquement, l’audit a évalué si :

  1. Le ministère a établi et mis en œuvre des processus de gouvernance adéquats pour appuyer la gestion des risques juridiques; 
  2. Les secteurs ont établi des processus et des contrôles efficaces pour identifier, faire le suivi et atténuer les risques associés aux obligations juridiques de RNCan;
  3. Le ministère a élaboré des procédures et des outils pour sensibiliser le personnel du ministère aux risques juridiques et pour favoriser une approche commune pour la gestion des risques juridiques (GRJ).

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L'AUDIT

Une approche axée sur le risque a été utilisée afin d’établir les objectifs, la portée et la démarche pour cette mission d’audit. Un sommaire des risques sous-jacents identifiés lors de la phase de planification de l’audit est présenté ci-dessous :

  • Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre des comptes pour la GRJ pourraient ne  pas être documentés ou communiqués aux secteurs;
  • Une communication et une production de rapports adéquates quant aux risques juridiques pourraient ne pas être en place pour éclairer les décisions au niveau de la haute direction;
  • Les risques juridiques pourraient ne pas être identifiés efficacement par les secteurs;
  • Un processus efficace (c.-à-d. sensibilisation) au niveau des secteurs pour évaluer la possibilité de résultats juridiques négatifs et de leurs répercussions potentielles pourrait ne pas être en place;
  • Des mesures d’atténuation des risques juridiques efficaces pourraient ne pas être élaborées, mises en œuvre, communiquées ou révisées régulièrement par les secteurs;
  • Les secteurs pourraient ne pas avoir des processus efficaces en place pour gérer, faire le suivi et financer leurs frais juridiques; 
  • Des procédures et/ou des outils de GRJ normalisés pourraient ne pas être élaborés et communiqués aux secteurs;
  • Les bonnes pratiques de GRJ pourraient ne pas être communiquées et prises en considération lors de la prise de décisions ministérielles.

PORTÉE

La portée de l'audit comprenait les processus, procédures, contrôles et outils de GRJ pertinents du ministère et des secteurs utilisés pour identifier, faire le suivi et atténuer les risques juridiques de RNCan pour les activités des programmes, pour la période du 1er avril 2014 au 31 mars 2016.

Étant donné que la GRJ touche une vaste gamme de fonctions ministérielles et d'activités opérationnelles, la portée de l'audit est axée uniquement sur les pratiques de GRJ en place dans les trois secteurs des programmes qui sollicitent le plus les services juridiques en raison de la nature de leur travail : le secteur de l'énergie (SE), le bureau de gestion des grands projets (BGGP) et le service canadien des forêts (SCF). De plus, puisque l'audit est axé sur les processus de la GRJ, les détails relatifs à des cas juridiques particuliers n'ont pas été examinés.

Il convient de noter que les Services juridiques ministériels (SJM) de RNCan constituent un service externe fourni par le ministère de la Justice. En conséquence, l’audit n’a pas évalué les conseils et les services fournis par les SJM à RNCan. De plus, toutes les recommandations en lien avec cet audit seront présentées à la haute direction de RNCan. 

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

La méthodologie de l’audit était fondée sur la Politique sur la vérification interne du SCT et les normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada. Elle comprenait les éléments suivants :

  1. Entrevues avec des membres clés du personnel au sujet des pratiques en place au ministère pour identifier, faire le suivi et atténuer les risques juridiques;
  2. Examen des principaux documents, notamment les politiques et les directives pertinentes;
  3. Examen en profondeur de l’information et des documents relatifs aux processus, procédures, contrôles et outils de GRJ.

La phase d’examen de l’audit était achevée de façon substantielle en juin 2016.

CRITÈRES

Veuillez consulter l’annexe A pour prendre connaissance des critères d’audit détaillés. Le travail d’audit sur place et la conclusion globale de l’audit sont basés sur ces critères.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE ET PROCESSUS DE LA GRJ

Constatation générale

Les secteurs identifient, évaluent, gèrent et font le suivi des risques juridiques de façon adéquate, selon leurs mandats individuels. Ces processus permettent d’identifier et d’évaluer les risques juridiques, qui sont ultimement intégrés au Profil de risque ministériel (PRM) conformément aux exigences du Cadre stratégique de gestion intégrée du risque (GIR) de 2015 du ministère.

Il existe des opportunités d’accorder plus d’importance à la gestion des risques juridiques dans le cadre du processus de GIR annuel existant. Il existe également des opportunités de partager les bonnes pratiques de gestion des risques juridiques à travers les secteurs, comme le moment où il convient d’avoir recours aux services juridiques pour obtenir des conseils, le classement par priorité des demandes envoyées aux services juridiques selon la nature du risque, ainsi que les autres pratiques pertinentes.

Observations pertinentes

Directive et orientation de la GRJ

L’audit a constaté que les secteurs examinés ont des processus adéquats en place pour gérer leurs risques juridiques et en faire le suivi, notamment des ententes avec d’autres ministères qui définissent leurs rôles et leurs responsabilités respectifs. Par exemple, dans le cas du Service canadien des forêts (SCF), il existe un Cadre de gestion des litiges commerciaux internationaux du SCT qui définit les rôles et les responsabilités d’AMC et des autres ministères et organismes participants. Ainsi, il est convenu qu’en général, AMC est le ministère responsable des questions juridiques en matière de litige relatif au commerce ou à l’investissement international, notamment le dossier des négociations canado-américaines sur le bois d’œuvre résineux.

De plus, l’audit a noté qu’il existe un « centre spécialisé de gestion des risques » au sein du secteur de la politique stratégique et des résultats pour fournir de l’information, des outils et des ressources aux secteurs concernant l’identification et la gestion des risques ministériels, afin d’alimenter le processus du PRM. Il existe également un « centre spécialisé de subventions et de contributions » qui fournit de la rétroaction sur les clauses précisées dans les ententes de contributions avant leur réalisation, en collaboration les SJM de RNCan. Bien que ces organismes ministériels donnent des conseils utiles sur la gestion des risques du ministère, ils ne fournissent pas d’orientation ni d’outils spécialement liés à la GRJ. Par contre, les secteurs n’ont pas mentionné le besoin d’outils de GRJ personnalisés au cours de l’audit.

Communication de la GRJ

En ce qui concerne la communication des enjeux de la GRJ, les secteurs examinés informent la haute direction lorsqu’un problème surgit, selon sa gravité. Dans le cas du bureau de gestion des grands projets (BGGP), en plus des réunions bilatérales avec le SMA BGGP sur les enjeux juridiques, le SMA BGGP informe également le sous-ministre avant les réunions mensuelles interministérielles du comité des sous-ministres en matière de grands projets (CSMMGP), durant lesquelles les enjeux juridiques horizontaux font l’objet de discussions. Le secteur de l’énergie (SE) utilise une approche semblable. En plus des réunions bilatérales régulières de la haute direction sur les enjeux juridiques, le secteur participe à des réunions périodiques avec l’avocate générale des SJM de RNCan et le sous-ministre. L’audit a également constaté que lors d’une récente réunion du Comité exécutif de RNCan en juin 2016, l’avocate générale a fait une présentation pour clarifier le processus de la gestion des risques juridiques en place au sein du ministère et pour sensibiliser le personnel au sujet.

Afin de déterminer l’étendue des discussions ministérielles réalisées au niveau de la haute direction, l’équipe d’audit a examiné les comptes rendus des réunions du Comité exécutif de l’exercice 2015-2016. Des discussions de haut niveau ont été tenues au sujet des obligations relatives à la GRJ de RNCan à deux reprises au cours de l’exercice. L’une des discussions était axée sur les risques et les priorités stratégiques et opérationnelles du ministère en 2016-2017 et l’autre concernait les incidences juridiques potentielles du Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels du ministère. Selon les entrevues d’audit avec des représentants des secteurs, les questions juridiques ne sont habituellement pas transférées à la haute direction aux fins de discussion, car les premiers conseils donnés par les SJM suffisent souvent pour régler les enjeux en question.

Processus de la GRJ normalisés

Bien qu’il n’y ait pas de processus de la GRJ normalisés en place au sein du ministère, les secteurs examinés gèrent adéquatement leurs risques juridiques en sollicitant la participation des SJM de RNCan lors de l’administration des exigences de leurs programmes et politiques. L’approche de la GRJ de chaque secteur reflète sa sensibilité aux enjeux juridiques, selon l’expérience et la tolérance aux risques de la direction du secteur. Ces deux facteurs jouent un rôle important sur la façon dont les secteurs utilisent les services des SJM. Par exemple, lorsqu’il y a un « devoir de consulter » des intervenants externes, le SE et le BGGP utilisent beaucoup les services des SJM en raison de l’importance et du niveau de risque des enjeux juridiques associés à ces projets publics. À l’opposé, le SCF utilise peu les SJM, car AMC, par la représentation du ministère de la Justice, est le ministère responsable du traitement des litiges en lien avec les obligations relatives au commerce international, notamment les différends sur le bois d’œuvre résineux, ce qui atténue les risques juridiques de RNCan.

Identification et évaluation des risques juridiques

Le Cadre stratégique de gestion intégrée du risque (CSGIR) du ministère, révisé en 2015, demande à la direction d’identifier et d’évaluer les risques de son organisme. Aux termes du CSGIR révisé, les secteurs ne sont plus tenus de documenter leurs risques dans des profils de risques sectoriels, de façon à leur procurer la flexibilité nécessaire pour établir les processus, la structure de gouvernance et les outils les mieux adaptés à leurs besoins de gestion des risques.

Selon l’examen des trois secteurs audités, le SCF a identifié, évalué et documenté les risques juridiques relatifs à son secteur dans le cadre de son profil de risques et ses risques significatifs ont été incorporés au Profil de risque ministériel (PRM). Le SE et le BGGP n’ont pas créé de profil de risques, mais ont des processus en place pour identifier et évaluer les risques qui sont ultimement intégrés au PRM. Par exemple, le SE utilise différents tableaux de bord pour faire rapport de ses engagements mandatés, y compris une section sur les risques à grande échelle du secteur. De plus, le SCF, le BGGP et le SE participent tous à un exercice annuel de classement des risques. Cet exercice est coordonné par le secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR), dans le cadre du processus du PRM, afin de décrire les risques inhérents propres aux activités stratégiques et organisationnelles et d’identifier les responsables des risques à l’échelle du ministère. Le SPSR doit aussi appuyer et conseiller les secteurs pour assurer l’identification, l’évaluation et l’atténuation constantes de leurs risques juridiques. 

En raison de l’importance de la gestion des risques juridiques, l’audit a noté qu’il existe une opportunité d’intégrer explicitement les discussions sur les risques juridiques et d’y accorder plus d’importance dans le cadre du processus de gestion intégrée du risque du ministère. Des discussions axées sur les risques juridiques permettraient de fournir des opportunités d’identifier et d’échanger de bonnes pratiques entre les différents secteurs du ministère, notamment définir le moment où il convient d’avoir recours aux services juridiques pour obtenir des conseils et classer par priorité les demandes envoyées aux services juridiques selon la nature du risque. De plus, une plus grande importance apportée à la GRJ pourrait également améliorer l’identification et l’évaluation des risques juridiques mutuels existant à travers les secteurs.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Si les secteurs n’échangent pas leurs bonnes pratiques, les risques juridiques communs pourraient ne pas être identifiés ou évalués adéquatement. De plus, si les demandes aux SJM de RNCan ne sont pas classées par priorité de façon adéquate, les questions juridiques les plus urgentes pourraient ne pas être gérées de manière cohérente ou en temps opportun.

RECOMMANDATION

  1. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA) du secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR), en collaboration avec les SMA des secteurs, intègre explicitement les discussions sur les risques juridiques au processus existant de la gestion intégrée du risque (GIR) et échange les bonnes pratiques identifiées au sein des secteurs, tel qu’approprié.

RÉPONSE ET PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d'accord. En réponse à la recommandation 1 :

Le SPSR intégrera les discussions sur les risques juridiques dans les processus d'identification et de gestion des risques. Ces discussions permettront également l'identification de bonnes pratiques, notamment définir le moment où il convient d'avoir recours aux services juridiques pour obtenir des conseils et classer par priorité les demandes envoyées aux services juridiques selon la nature du risque, ainsi que d'autres pratiques pertinentes appliquées dans les secteurs.

Poste responsable : directeur principal, planification stratégique, direction de la gestion du rendement et des rapports, secteur de la politique stratégique et des résultats

Échéancier : 31 mars 2017

PRÉVISION DES FRAIS JURIDIQUES

Constatation générale

Les secteurs ont créé des outils servant à prévoir les frais juridiques dans le cadre du financement existant des programmes, lorsque possible. De plus, il existe un processus ministériel normalisé permettant aux secteurs de demander des fonds internes supplémentaires si les frais juridiques dépassent le budget opérationnel d’un programme.

Les conseillers financiers des secteurs (CFS) ont besoin d’obtenir de l’information en temps opportun de leur secteur respectif afin de pouvoir mettre les prévisions à jour de façon adéquate, puisque les frais juridiques au niveau des secteurs sont souvent difficiles à prévoir pour les dossiers complexes, y compris les frais de litiges potentiels. De plus, RNCan n’a pas de plan en cas d’imprévu afin d’assurer que des fonds soient disponibles pour couvrir d’éventuels frais juridiques importants.

Observations pertinentes

Prévision des frais juridiques

L’équipe d’audit a constaté que la prévision annuelle des frais juridiques constitue un processus difficile pour les secteurs examinés. En général, la nature imprévisible de l’environnement juridique complique la prévision et l’élaboration d’un budget pour les coûts liés à des litiges éventuels ou l’obtention d’analyses précises des tendances. Cependant, l’équipe d’audit s’attendait à ce que les secteurs réalisent une prévision des frais juridiques afin de gérer suffisamment leur exposition à des risques juridiques. Les entrevues menées durant l’audit confirment que chaque secteur a créé ses propres outils pour prévoir les frais juridiques et les justifier dans le budget opérationnel des programmes. Par exemple, il est prévu que le SCF réponde aux litiges commerciaux en s’engageant à payer pour des frais juridiques prédéterminés, selon l’analyse réalisée par AMC, conformément aux directives et à l’orientation générale contenues dans le Cadre de gestion des litiges commerciaux internationaux du SCT.  

De plus, les SJM de RNCan présentent des rapports sur les litiges aux SMA des secteurs afin de faire le suivi des types de services fournis aux fins de facturation périodique, lorsque des litiges actifs ont des répercussions sur les secteurs concernés. Par exemple, selon l’examen des rapports sur les litiges du SE et du BGGP pour l’exercice 2015-2016 réalisé par l’équipe d’audit, ceux-ci comprenaient une description générale des services fournis par les SJM, ainsi que les taux horaires et les montants figurant sur les factures, pour le mois en cours et le cumul annuel. L’objectif de ces rapports sur les litiges n’est pas de remplacer les prévisions réalisées par chaque secteur, mais ils peuvent être pris en considération dans le processus de prévision. 

La dirigeante principale des finances du ministère a avisé l’équipe d’audit que les secteurs informent leurs conseillers financiers des dernières mises à jour concernant les prévisions de leurs frais juridiques, y compris les changements touchant les activités associées aux litiges. Cependant, la rapidité à laquelle certaines de ces mises à jour sont fournies pourrait être améliorée afin de contribuer à la planification ministérielle de la couverture du financement. 

Si les frais juridiques réels dépassent le montant prévu au budget d’un programme du secteur, le secteur peut demander du financement au moyen d’un processus ministériel en place. Les secteurs doivent suivre un processus formel pour demander ces fonds. Ce processus comprend un premier examen de la proposition du secteur par le Bureau de la planification des investissements (BPI), au sein du secteur de la gestion et des services intégrés, suivi d’une recommandation présentée au sous-ministre par le BPI pour l’autorisation de l’affectation des fonds. Dans de rares cas, une demande de fonds supplémentaires peut également être soumise au SCT, mais ces demandes peuvent nécessiter beaucoup de temps avant d’être traitées. Le ministère peut aussi choisir de réaffecter des fonds d’autres programmes ministériels pour couvrir ce dépassement imprévu de frais juridiques. L’audit a noté que le ministère n’a actuellement aucun fond continu en place pour couvrir les imprévus d’ordre juridique liés aux dossiers à risque élevé, qui sont susceptibles de dépasser le financement ministériel disponible.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Si les CFS ne reçoivent pas d’information sur les prévisions des frais juridiques du secteur en temps opportun, il pourrait leur être difficile d’aider leur secteur à obtenir le financement nécessaire pour couvrir les frais. Si le ministère n’a pas de source continue et opportune de financement pour couvrir les imprévus significatifs d’ordre juridique qui peuvent surgir, RNCan pourrait avoir de la difficulté à obtenir le financement nécessaire pour assumer ses obligations juridiques.

RECOMMANDATIONS

  1. Il est recommandé que le directeur général des finances veille à ce que les conseillers financiers du service canadien des forêts (SCF), du secteur de l’énergie (SE) et du bureau de gestion des grands projets (BGGP) mettent à jour les prévisions des frais juridiques dans le cadre de leur exercice trimestriel de mise à jour.
  2. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA) du secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), en collaboration avec les SMA du SCF, du SE et du BGGP, demande officiellement aux organismes centraux de trouver un mécanisme de financement pour traiter les frais juridiques importants de RNCan.

RÉPONSE ET PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d'accord. En réponse à la recommandation 2 :

Dans le cadre de la demande de mise à jour des prévisions du groupe de gestion des ressources ministérielles auprès des conseillers financiers des secteurs, il y aura une demande particulière pour la mise à jour des frais juridiques prévus des secteurs.

Poste responsable : directeur principal, renouvellement des finances et renforcement des capacités

Échéancier : demande du mois d’août 2016 et sur une base continue

La direction est d'accord. En réponse à la recommandation 3 :

SGSI, en collaboration avec les secteurs, discutera avec les organismes centraux pour tenter de trouver des solutions aux frais juridiques significatifs et imprévus de RNCan.

Poste responsable : directeur principal, renouvellement des finances et renforcement des capacités  

Échéancier : d’ici le 31 mars 2017

ANNEXE A – CRITÈRES DE L’AUDIT

Les critères ont été élaborés principalement à partir du Cadre de gestion des risques juridiques du ministère de la Justice applicable aux ministères et aux organismes fédéraux, du Cadre stratégique de gestion du risque du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et du Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes du SCT.

L’objectif de l’audit de la gestion des risques juridiques était d’évaluer les processus et les contrôles en place se rapportant spécifiquement à l’identification, au suivi et à l’atténuation des risques associés aux obligations juridiques de RNCan.

Sous-objectifs de l’audit Critères d’audit

Sous-objectif 1:

Le ministère a établi et mis en œuvre des processus de gouvernance adéquats pour appuyer la gestion des risques juridiques.

1.1  Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre des comptes relatifs à la gestion des risques juridiques sont documentés et communiqués aux secteurs.
1.2  Des processus de gouvernance adéquats sont en place pour la communication et la production de rapports relativement aux risques juridiques, de façon à permettre une prise de décision éclairée par la haute direction.

Sous-objectif 2 :

Les secteurs ont établi des processus et des contrôles efficaces pour identifier, faire le suivi et atténuer les risques associés aux obligations juridiques de RNCan.

2.1  Les secteurs ont élaboré des processus efficaces pour identifier leurs risques juridiques.
2.2  Des processus efficaces sont en place au niveau des secteurs pour évaluer la possibilité de résultats juridiques négatifs ainsi que leurs répercussions potentielles.
2.3  Les secteurs ont élaboré, mis en œuvre et communiqué des mesures efficaces d’atténuation des risques juridiques et celles-ci sont régulièrement révisées.
2.4  Les secteurs ont des processus efficaces en place pour gérer, faire le suivi et financer leurs frais juridiques (c.-à-d. le coût des services juridiques et des litiges/règlements).

Sous-objectif 3 :

Le ministère a élaboré des procédures et des outils pour sensibiliser le personnel du ministère aux risques juridiques et pour favoriser une approche commune pour la gestion des risques juridiques (GRJ).

3.1  Des procédures et des outils normalisés de GRJ sont élaborés et communiqués aux secteurs.
3.2  Les bonnes pratiques de GRJ sont communiquées et prises en considération lors de la prise de décisions ministérielles.
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