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Audit de la gestion de l’information (AU1603)

Direction de l’audit
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel de vérification (CMV)
Le 23 juin 2016

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

INTRODUCTION

La gestion de l’information au sein de Ressources naturelles Canada (RNCan) représente un défi important, comme l’illustrent les sources et les formes étendues et variées d’information existant dans les multiples secteurs et régions du Ministère. Cela comprend les documents papier, les documents électroniques, les courriels et autres éléments tels que les recherches, les ensembles de données ou les collectes de laboratoire. Une gestion appropriée de ces ressources d’information exige que tous les employés du Ministère évaluent de façon constante si les informations ont ou non une valeur opérationnelle ou permanente et qu’ils appliquent des pratiques cohérentes à l’organisation, à l’utilisation et à la diffusion, à la conservation et à la disposition de ces informations.

Relever ces défis au sein de RNCan exige qu’un investissement coordonné soit fait entre les personnes, les processus et les systèmes, dans un cadre où les avantages associés, au-delà du respect des politiques, bien que compris de façon inhérente, ne sont pas faciles à mesurer et à évaluer complètement afin de justifier des décisions en matière d’investissement.

Le dirigeant principal de l’information (DPI) de RNCan est imputable pour l’ensemble de la direction et du rendement de la gestion de l’information (GI) du Ministère, et il surveille la Division de la GI. Cette Division centralisée offre une partie des services ministériels pour la GI, les services restants étant fournis par secteur. La structure actuelle de gouvernance opérationnelle pour la GI est décentralisée et les priorités, les plans ainsi que la répartition des ressources sont principalement déterminés au niveau des secteurs. L’alignement du centre d’intérêt du Ministère et des secteurs en matière de GI est soutenu par le Comité d’examen des projets et de l’architecture – Gestion de la technologie de l’information (CEPA GTI), qui est formé de représentants des secteurs et coprésidé par le DPI.

Dans ce contexte, l’objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable quant à la mise en place et au caractère adéquat de la gouvernance, des cadres de suivi, ainsi que des pratiques de tenue de documents concernant la gestion de l’information (GI).

POINTS FORTS

Le Ministère a mis en place une structure de gouvernance pour soutenir la gestion de l’information au sein de RNCan. Le Ministère a également élaboré et communiqué des lignes directrices sur la politique en matière de gestion de l’information qui définissent les attentes quant aux rôles et aux responsabilités, et a créé un ensemble de plans axés sur la stratégie et les opérations destinés à accompagner les initiatives et les activités de gestion de l’information. Par ailleurs, en 2014, RNCan a mis en œuvre GCDocs pour soutenir la gestion des documents électroniques par les employés. Le Ministère a également élaboré un cadre de mesure du rendement pour la GI.

DOMAINES À AMÉLIORER

Des possibilités d’amélioration ont été identifiées au cours de l’audit quant à la gestion :

  • Tirer profit de la structure de gouvernance actuelle de la GI afin de soutenir les processus de GI relativement à l’établissement des priorités, la planification et la prise de décisions d’investissement, en impliquant le DPI et les dirigeants des secteurs de RNCan;
  • Clarifier les rôles clés dans la GI au sein des secteurs de RNCan pour soutenir la cohérence du Ministère dans les pratiques de la GI;
  • Réexaminer les plans stratégiques et opérationnels du Ministère pour s’assurer qu’ils reflètent les priorités du Ministère en matière de GI; définir les coûts et les avantages associés pour soutenir les décisions d’investissement et de répartition des ressources; et fournir des lignes directrices appropriées et des moyens de faire le suivi des initiatives et des activités de changement concernant la GI;
  • Élaborer et mettre en œuvre des lignes directrices complètes relatives au processus opérationnel pour assurer que les ressources d’information à valeur opérationnelle et permanente sont gérées de façon cohérente;
  • Étendre l’axe du cadre de mesure du rendement de la GI pour supporter la prise de décisions de la gestion en ce qui concerne l’allocation des ressources et les investissements en GI, ainsi que les avantages et les résultats associés.

CONCLUSION DE L’AUDIT ET OPINION

Depuis 2012, le Ministère a mis en œuvre plusieurs changements visant à améliorer les pratiques de la GI et à faire face aux défis liés à la GI, notamment la présentation des lignes directrices révisées en matière de GI, le lancement d’une vaste campagne de sensibilisation à la GI et la mise en œuvre du projet GCDocs comme système principal de gestion des documents électroniques.

Bien que le Ministère ait mis en œuvre des éléments clés d’un cadre de gouvernance pour la GI, d’un cadre de suivi de la GI et des pratiques de tenue de documents, s’assurer que les renseignements sont gérés de façon complète et cohérente dans l’ensemble du Ministère demeure un défi. J’encourage le Ministère à poursuivre son effort en matière de gestion dans les domaines suivants : tirer profit de la structure de gouvernance de la GI pour soutenir la définition des plans et des priorités en matière de GI et pour favoriser l’harmonisation des approches du Ministère avec celles des secteurs en matière de GI; clarifier les rôles clés dans la GI au sein des secteurs de RNCan; élaborer des lignes directrices en matière de processus opérationnels pour la GI; et améliorer l’approche en matière de mesure du rendement de la GI.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit
Le 23 juin 2016

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit aimerait remercier les personnes qui ont participé à ce projet, en particulier les employés qui ont apporté leurs points de vue et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

La gestion de l’information au sein de Ressources naturelles Canada (RNCan) représente un défi important, comme l’illustrent les sources et les formes étendues et variées d’informations existant dans les multiples secteurs et régions du Ministère. Cela comprend les documents papier, les documents électroniques, les courriels et autres éléments tels que les recherches, les ensembles de données ou les collectes de laboratoire. Une gestion appropriée de ces ressources d’information exige que tous les employés du Ministère évaluent de façon constante si les informations ont ou non une valeur opérationnelle ou permanente et qu’ils appliquent des pratiques cohérentes à l’organisation, à l’utilisation et à la diffusion, à la conservation et à la disposition de ces informations.

La capacité de RNCan à rendre ses données et informations accessibles et utiles est essentielle pour appuyer l’objectif selon lequel « les ressources documentaires à valeur opérationnelle ou continue sont gérées de façon efficace afin de s’assurer de pouvoir les trouver, les partager et les utiliser pour la prestation des programmes, des politiques et des services de RNCan ».Note de bas de page 1

Relever ces défis au sein de RNCan exige qu’un investissement coordonné soit fait entre les personnes, les processus et les systèmes dans un cadre où les avantages associés, au-delà du respect des politiques, bien que compris de façon inhérente, ne sont pas faciles à mesurer et à évaluer complètement afin de justifier des décisions en matière d’investissement.

En 2012, RNCan a mené un audit de la gestion de l’information qui a permis d’identifier des opportunités d’amélioration concernant le suivi du respect des politiques, des outils électroniques soutenant la GI, de la formation et la sensibilisation, et de la mesure du rendement. Depuis que cet audit a été mené, le Ministère a présenté plusieurs changements touchant la GI à l’échelle du Ministère, notamment la présentation de lignes directrices révisées (Directive sur la gestion de l’information) en 2013, le lancement d’une vaste campagne de sensibilisation à la GI en 2013-2014 et la mise en œuvre de GCDocs comme principal système de gestion des documents électroniques en 2014.

Dans ce contexte, l’audit de la gestion de l’information était inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques du Ministère et approuvé par le sous-ministre le 12 mars 2015.

CONTEXTE – GOUVERNANCE DE LA GI

Au sein de RNCan, le dirigeant principal de l’information (DPI) est désigné comme cadre supérieur de la gestion de l’information qui doit rendre compte au sous-ministre par l’intermédiaire du sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), pour l’ensemble de la direction et du rendement de la gestion de l’information (et de la technologie) du Ministère.

Une structure de gouvernance appuie ces responsabilités et comprend les éléments suivants:

Le Comité exécutif, présidé par le sous-ministre, est chargé d’élaborer des orientations, des priorités et une orientation en matière de politique, ainsi que de surveiller la répartition des ressources.

Le Comité exécutif est soutenu par le Comité de transformation opérationnelle (CTO), un comité principal de gestion responsable de l’élaboration de stratégies de gestion des actifs (y compris la GTI) et de la mise en œuvre d’initiatives de gestion à l’échelle du gouvernement touchant les pratiques et processus opérationnels de RNCan.

Le Comité d’examen des projets et de l’architecture – Gestion de la technologie de l’information (CEPA GTI) est le comité principal du Ministère en matière de gestion de la technologie de l’information (GTI) chargé de fixer la priorité d’affaire du domaine de la GTI. Il est coprésidé par le DPI et est formé des représentants des directeurs généraux des secteurs du Ministère. Le CEPA GTI est conçu pour fournir à l’échelle du Ministère une tribune de discussion, une analyse et une orientation pour les problèmes relatifs à la GTI horizontale, des plans ou des exigences, et appuie ou élabore des recommandations afin de les soumettre au Comité de transformation opérationnelle (CTO), tel qu’approprié.

Le Groupe de travail pour la GI, un sous-comité de la CEPA GTI, est présidé par le directeur de la gestion de l’information. Il est composé de représentants de la plupart des secteurs de RNCan. Ce groupe de travail est conçu pour fournir des conseils et une perspective spécifique aux secteurs sur les activités du Ministère liées à la GI. Il a pour objectif d’encourager la collaboration et la coordination dans l’exécution des initiatives pour la GI.

Bien que le DPI soit identifié comme ayant l’imputabilité déléguée de l’ensemble de la direction et du rendement de la GI à l’échelle du Ministère, le modèle actuel de gouvernance opérationnelle en matière de GI au sein du Ministère est décentralisé, les priorités, les plans et la répartition des ressources étant principalement déterminés par secteur. Certains secteurs de RNCan conservent leurs propres comités de gouvernance en matière de GTI, qui mettent l’emphase sur la GI au niveau sectoriel.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable quant à la mise en place et au caractère adéquat de la gouvernance, des cadres de suivi, ainsi que des pratiques de tenue de documents concernant la gestion de l’information (GI).

Trois sous-objectifs appuient l’objectif général de l’audit :

  1. Des cadres de gouvernance pour la GI sont en place à l’échelle du Ministère afin d’appuyer les objectifs du Ministère.
  2. Des cadres de contrôle de suivi ministériels sont en place pour la surveillance de la GI.
  3. Les pratiques de tenue de documents à l’échelle du Ministère répondent aux exigences en matière de conservation et de disposition de documents, et ont été mises en œuvre avec une emphase sur la gestion des changements comportementaux.

RISQUES MINISTÉRIELS

Une approche fondée sur les risques a été utilisée lors de l’établissement des objectifs, de la portée et de la méthodologie du présent audit. Les risques suivants ont été identifiés comme étant applicables à la gestion de RNCan de la fonction de la GI :

Gouvernance et orientation stratégique

  • Les stratégies, les cadres de politique, les initiatives et les outils de GI peuvent ne pas être mis à jour, élaborés ou mis en œuvre en temps opportun pour répondre de façon efficace aux priorités du gouvernement du Canada et de RNCan dans un milieu en évolution.
  • Les cadres de suivi et de présentation de rapports peuvent ne pas être élaborés ou mis en œuvre afin d’appuyer la surveillance et le respect des exigences en matière de GI.

Transformation et gestion des changements

  • Les fondements de la GI (p. ex., les exigences en matière de tenue de documents, la formation, la communication) peuvent ne pas avoir été mis en œuvre pour améliorer les initiatives de GI (p. ex., la mise en œuvre de GCDocs).

Communications

  • Les stratégies, les objectifs, les rôles et les responsabilités pour la GI peuvent ne pas être communiquées clairement pour assurer leur réalisation efficace et opportune.

Gestion des ressources humaines/des ressources

  • Il se peut que RNCan ne soit pas en mesure de conserver (c.-à-d. recruter, conserver, former) des professionnels en GI ayant la bonne combinaison de compétences et d’expérience pour proposer des initiatives de GI avec efficacité.

Pratiques de tenue de documents

  • Il se peut que le Ministère n’ait pas élaboré de pratiques de tenue de documents pour soutenir le cycle de gestion des ressources d’information ayant de la valeur opérationnelle.
  • Il se peut que l’information détenue en dehors des répertoires officiels (p. ex., GCDocs) ne soit pas correctement gérée, empêchant ainsi le Ministère de répertorier, de rechercher, d’extraire, de conserver et de disposer de l’information conformément aux exigences en matière de tenue de documents du SCT et aux autres exigences (p. ex., l’accès à l’information).

PORTÉE ET MÉTHODOLOGIE

La portée du présent audit incluait les cadres de gouvernance et de contrôle de suivi de la GI ainsi que les pratiques de tenue de documents en place à RNCan du 1er avril 2014 au 31 décembre 2015. On s’attendait à ce que des éléments clés de ces cadres s’harmonisent avec les instruments de la politique du Conseil du Trésor (CT), notamment les définitions des rôles et des responsabilités; les structures d’imputabilité; la planification en matière de politiques, plans, outils, systèmes et ressources humaines; et le suivi et la présentation de rapports.

La portée du présent audit comprenait également les pratiques de tenue de documents appartenant aux systèmes et enregistrements antérieurs concernant la manipulation et la disposition des documents en format électronique et papier.

La portée de l’audit excluait l’évaluation de l’application du système de classification de sûreté des documents (p. ex., les classifications PROTÉGÉ A, B ou C et CONFIDENTIEL, SECRET, TRÈS-SECRET).

La méthodologie d’audit était fondée sur la Politique sur l’audit interne du CT et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et elle comprenait :

  • Des entrevues avec le personnel clé en lien avec les activités et les modèles de gouvernance pour la GI du Ministère;
  • Un examen des documents clés, incluant le mandat et les procès-verbaux des réunions du comité de gouvernance de la GI, ainsi que les politiques et directives pertinentes;
  • Un examen de la documentation concernant la planification et le report des résultats de la GI.

CRITÈRES

Les critères d’audit ont principalement été définis grâce aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et de RNCan relatives à la gestion de l’information. Les critères d’audit sont présentés en détail à l’annexe A.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE DE LA GI

Constatation générale

Le Ministère a élaboré une structure de gouvernance pour la GI où le DPI est identifié comme étant imputable pour la direction et le rendement de la GI du Ministère, alors que les priorités, plans et répartitions des ressources en matière de GI sont principalement déterminés au niveau des secteurs. L’harmonisation du centre d’intérêt pour la GI du Ministère et des secteurs est destinée à être soutenue par le CEPA GTI, un comité formé de représentants des secteurs, coprésidé par le DPI.

En ce qui concerne la structure de gouvernance actuelle, l’audit a identifié des opportunités de : tirer profit de la structure de gouvernance actuelle en matière de GI, y compris le CTO, pour soutenir les processus d’établissement de priorités, de planification et de prise de décisions en matière d’investissement pour la GI impliquant le DPI et les dirigeants de secteurs de RNCan; d’assurer un centre d'intérêt en matière de GI pour le CEPA GTI; et de clarifier le mandat du Groupe de travail pour la gestion de l’information qui appuie le CEPA GTI.

Bien que l’orientation sur la politique en matière de GI à l’échelle du Ministère comprenne la définition générale de responsabilités pour certains rôles de la GI, il existe des opportunités de clarifier les processus entre le DPI et les dirigeants des secteurs pour assurer une application constante des pratiques en matière de conservation et de disposition de l’information; clarifier le rôle de spécialiste en GI au sein du Ministère; et clarifier l’imputabilité en ce qui concerne le suivi de la conformité en matière de formation obligatoire des employés pour la GI.

Observations pertinentes

Structure de gouvernance de la GI

Bien que le DPI soit identifié comme ayant l’imputabilité déléguée de l’ensemble de la direction et du rendement de la GI à l’échelle du Ministère, le modèle actuel de gouvernance opérationnelle en matière de GI au sein du Ministère est décentralisé et les priorités, les plans et la répartition des ressources sont principalement déterminés au niveau des secteurs. L’alignement du centre d’intérêt du Ministère et des secteurs en matière de GI est soutenu par le CEPA GTI, qui est formé de représentants des secteurs et coprésidé par le DPI.

Le CEPA GTI, avec l’appui du Groupe de travail pour la GI, fournit actuellement une tribune pour communiquer sur les problèmes et les initiatives relatives à la GI. Cependant, les membres des comités ont confirmé que ces comités ne sont pas mis à profit de façon efficace pour élaborer les priorités en matière de GI ni pour faire preuve de cohérence dans les pratiques de gestion de l’information au sein du Ministère. Cette situation a été reconnue dans le Plan 2015-2018 sur les technologies de l’information de RNCan, qui précise l’intention du Ministère d’élaborer un « cadre stratégique qui définit les priorités et les normes, les pratiques et les politiques en conformité aux exigences du gouvernement du Canada » pour différents domaines, dont la gestion de l’information. 

L’audit a quant à lui révélé que le centre d’intérêt principal du CEPA GTI a été les questions des technologies de l’information (p. ex., l’infrastructure, la cybersécurité), ce qui reflète le caractère critique des problèmes de TI posés au Ministère. D’un point de vue de la GI, le centre d’intérêt du CEPA GTI a été mis sur la communication de mises à jour sur les initiatives du Ministère (p. ex., la mise en œuvre de GCDocs), mais pas sur la réponse à des problèmes ou défis plus importants posés au Ministère, tels que la réponse aux exigences et aux besoins en matière de GI qui ne peuvent pas être satisfaits par GCDocs (p. ex., la gestion de l’information des ensembles de données de laboratoire).

Le mandat du Groupe de travail pour la GI consiste à « fournir des conseils et des orientations en matière de stratégie, ainsi que favoriser la coordination des activités de GI au sein du Ministère. »  L’audit a révélé que le groupe de travail n’est pas orienté  sur « les avis stratégique ». L’orientation du groupe se limite plutôt à la transmission d’informations relatives aux initiatives et aux questions d’ordre opérationnel en matière de GI (p. ex., les exigences relatives à l’inscription à GCDocs) par rapport aux défis stratégiques et aux réponses potentielles en matière de GI.

Rôles et responsabilités de la GI

La Directive de RNCan sur la gestion de l’information (la Directive) définit les rôles et les responsabilités des différents intervenants, dont les employés, les gestionnaires, les spécialistes en GI et le DPI de RNCan. L’audit a identifié plusieurs domaines dans lesquels une précision supplémentaire est nécessaire quant à la définition des rôles et des responsabilités de la gestion de l’information au sein du Ministère.

Selon la Directive, le DPI est chargé de s’assurer que toutes les ressources d’information de valeur permanente soient transférées à Bibliothèque et Archives Canada à la fin de leur période de conservation et que le Plan du Ministère sur la tenue de documents soit mis en œuvre. Cela exige au minimum que le Ministère prenne en compte la conservation et la disposition des documents en format papier et électronique au sein de tous les secteurs de RNCan. Le Bureau des archives (un service au sein de la Division de la gestion de l’information) gère la conservation et la disposition des documents ministériels papier et des documents papier d’un nombre limité de secteurs de RNCan, mais ne gère pas la conservation et la disposition des documents papier de l’ensemble des secteurs. En ce qui concerne les documents papier non gérés par le Bureau des archives, il y a un manque de précision quant à la manière dont le DPI peut obtenir l’assurance que ces documents sont conservés et disposés conformément aux exigences sur la politique du Ministère et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

En ce qui concerne les documents électroniques, la Division de la gestion de l’information a identifié plus de 300 répertoires électroniques conservés dans les secteurs de RNCan. Il existe un risque que les informations conservées dans ces répertoires ne soient pas soumises à un processus cohérent de conservation et de disposition de l’information. Alors que le Ministère est en train d’élaborer un plan pour la disposition des documents électroniques, et au vu de la gestion décentralisée de l’information et des documents, il est nécessaire d’apporter une précision supplémentaire quant aux rôles et aux responsabilités des secteurs en ce qui concerne l’application de pratiques cohérentes de conservation et de disposition de l’information.

La Directive définit les rôles et les responsabilités des spécialistes en GI, notamment leur rôle de « donner de la formation et des conseils et faire part des pratiques d’excellence relativement à la gestion de l’information et à la tenue de documents ». Étant donné la décentralisation de la gestion de l’information au sein du Ministère et selon des entrevues avec des représentants en GI du Ministère et des secteurs, il est difficile de dire qui au sein des secteurs de RNCan doit jouer ce rôle, et si, par exemple, il existe des exigences particulières en termes de compétence en GI et de compte rendu pour les spécialistes en GI.

La Directive comporte une exigence concernant la formation obligatoire en GI des employés. Cette formation se compose de modules d’apprentissage en ligne et s’effectue par l’intermédiaire de l’École de la fonction publique du Canada. La participation a précédemment fait l’objet d’un suivi par l’équipe de mise en œuvre de GCDocs. Il est difficile de savoir qui est actuellement chargé du suivi continu du rendement de cette exigence de formation obligatoire.

RISQUES ET INCIDENCES

Il se peut que la structure de gouvernance actuelle de la GI ne soit pas correctement mise à profit pour assurer une uniformisation des priorités, des plans ou des exigences en matière de ressources et d’investissement du Ministère et des secteurs, et ne soit donc pas en mesure d’appuyer de manière appropriée la mise en œuvre de pratiques efficaces et cohérentes de gestion de l’information au sein du Ministère.

Par ailleurs, les lacunes identifiées dans la définition des rôles et des responsabilités de la GI entraînent un risque accru que RNCan ne soit pas en mesure de gérer le cycle de l’information à valeur opérationnelle et permanente de façon cohérente et complète, comme l’exigent les lignes directrices sur la politique en matière de GI.

RECOMMANDATION 

  1. Le Sous-ministre adjoint du secteur de la gestion et des services intégrés (SMA SGSI) devrait tirer profit du Comité de transformation opérationnelle (CTO) pour accroître l’attention portée sur la gestion de l’information (GI) afin de traiter des domaines comme la définition de priorités pour la GI, l’élaboration de plans et d’exigences en matière de ressources pour la GI, et le soutien de l’harmonisation entre les centres d’intérêt du Ministère de RNCan et des secteurs pour la GI.
  2. En collaboration avec les membres du Comité d’examen des projets et de l’architecture – Gestion de la technologie de l’information (CEPA GTI), le dirigeant principal de l’information (DPI) devrait mettre à jour la politique du Ministère en matière de GI et les lignes directrices connexes afin d’assurer la clarté des rôles et des responsabilités du Ministère concernant la GI.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 1, l’adhésion, les rôles et les responsabilités du CEPA GTI seront examinés pour s’assurer que la fonction de la GI soit correctement reflétée. Les présidents du CEPA GTI ajouteront la mise à jour de la GI comme item permanent à l’agenda du CEPA GTI. Un mandat d’examen du Groupe de travail pour la gestion de l’information et de l’ARC sera effectué pour assurer une harmonisation et une intégration accrue avec le CEPA GTI: le 30 septembre 2016

Le CTO élaborera et approuvera un plan stratégique en matière de GTI pour les exercices financiers 2017-2020. Ce plan stratégique exposera la vision et la stratégie du Ministère pour la GI : le 31 octobre 2016

Le CTO approuvera les plans annuels du Ministère pour la GI. L’avancement dans le cadre de ce plan fera l’objet d’un compte rendu semestriel au CTO. Septembre 2016

Le représentant de la GI de la DDPIS sera inclus dans les comités de gouvernance de la GTI des secteurs : le 30 juin 2016

Responsables : SMA SGSI, coprésidents CEPA GTI, SMA des secteurs

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 2, la Direction du Dirigeant principal de l'information et de la sécurité (DDPIS), en collaboration avec le Groupe de travail pour la GI, examinera les rôles et les responsabilités de la politique pour la GI afin d’assurer que les imputabilités soient claires. Le 30 avril 2016

La DDPIS créera une campagne de sensibilisation axée sur les rôles et les responsabilités pour la GI afin d’assurer que tous les employés comprennent leurs responsabilités en matière de GI : le 30 septembre 2016

Responsable : DPI

PLANIFICATION DE LA GI

Constatation générale

Le Ministère a élaboré plusieurs livrables liés à la planification pour la GI qui vont de ceux fournissant des lignes directrices en matière de stratégie à ceux fournissant des lignes directrices opérationnelles pour des initiatives particulières en lien avec la GI, telles que la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents. L’audit a noté que ces plans nécessitent un nouvel examen afin d’assurer qu’ils reflètent les priorités du Ministère en matière de GI, qu’ils définissent les coûts et les avantages associés pour supporter les décisions d’investissement et de répartition des ressources, et qu’ils fournissent des lignes directrices appropriées et des moyens de faire le suivi des changements liées aux activités et aux initiatives de GI.

Observations pertinentes

La Ministère a élaboré plusieurs livrables en matière de planification de la GI pour fournir des lignes directrices opérationnelles et stratégiques concernant des initiatives particulières liées à la GI. Des exemples de ces plans et de leur portée comprennent :

GCDOCS and IM Work
Version textuelle

Ce graphique présente les résultats de la gestion de l’information (GI) du ministère concernant les produits livrables de la planification, classés dans deux catégories distinctes, soit les orientations « stratégiques » et « opérationnelles », respectivement. La catégorie « stratégique » contient quatre (4) documents d’orientation : (1) Plan de technologies de l’information (TI) 2015-2018; (2) Plan stratégique et tactique de gestion et de technologies de l’information (GTI) de 2013-2014 à 2017-2018; (3) Plan de gestion de l’information (GI)/technologies de l’information (TI) de RNCan (non daté); et (4) stratégie et feuille de route de la gestion de l’information (GI). La catégorie « opérationnelle » contient cinq (5) documents d’orientation : (1) Plan de travail GCDocs et de GI 2015-2016; (2) Plan de GI de 2013-2014 à 2015-2016; (3) Plan de mise en œuvre 2012-2015 de la Directive sur la tenue de documents; (4) Plan d’élimination des dossiers (papier) de 2015-2016; et (5) Plan d’élimination des dossiers électroniques, lequel est en cours d’élaboration.

D’après un examen de ces plans et des entrevues avec les représentants de la Division sur la GI, l’audit a révélé que plusieurs des plans élaborés pour appuyer la gestion des initiatives en matière de GI n’ont pas été maintenus ni suivis et ne sont donc plus pertinents. L’audit a également constaté que les plans ne définissent généralement pas les avantages attendus, notamment financiers, ni les ressources humaines et financières nécessaires à la réalisation des plans. En outre, la portée de ces documents de planification ne comble pas entièrement les lacunes concernant le respect de la politique en matière de GI au sein du Ministère. Les domaines sujets à des remarques comprennent :

  • Un plan de disposition des documents électroniques (en cours d’élaboration), notamment les documents conservés dans GCDocs et ceux conservés dans de nombreux autres répertoires électroniques au sein du Ministère, n’a pas encore été complété.
  • Le plan de disposition des documents papier 2014-2016 n’a pas encore été entièrement exécuté et ne traite pas des documents papier de tous les secteurs et emplacements physiques du Ministère.
  • Les rôles et les responsabilités de la Division de la GI relatifs aux pratiques des secteurs de RNCan concernant la conservation et disposition des documents papier n’ont pas été clarifiés. Actuellement, la Division de la GI dispose d’une influence restreinte sur les pratiques en matière de conservation et de disposition des emplacements de RNCan situés en dehors de la région de la capitale nationale.
  • Il n’y a pas de plan reconnu en ce qui concerne la migration des anciens documents. La gestion de documents anciens au cours de la mise en œuvre de GCDocs s’est appuyée sur une approche fondée sur la date de mise en œuvre selon laquelle les documents relatifs aux projets actuels ou nouveaux sont créés ou transférés dans GCDocs. Cette approche n’a pas encore permis de traiter les documents enregistrés dans les anciens systèmes ou répertoires de RNCan.

La fin du plan actuel sur la GI (en 2015-2016) représente une opportunité pour le Ministère de réexaminer et d’actualiser les questions, les opportunités et les risques stratégiques et opérationnels en matière de GI auxquels est confronté le Ministère. Ce dernier sera aussi en mesure de définir des priorités, des plans et les exigences concernant les ressources connexes en matière de GI au sein du Ministère pour accompagner les efforts d’amélioration de la GI dans les années à venir.

RISQUES ET INCIDENCES

Le manque de précision quant aux priorités en matière de GI et à l’harmonisation visant à soutenir les plans opérationnels accroît le risque que le Ministère ne puisse pas atteindre ses objectifs relatifs à la GI. De plus, la manque de définition des exigences en matière de ressources et d’avantages attendus liés aux initiatives et aux activités en GI restreint la capacité de la direction à évaluer l’analyse de rentabilité des décisions relatives à l’investissement et à la répartition des ressources concernant la GI.

RECOMMANDATION 

  1. Le Sous-ministre adjoint du secteur de la gestion et des services intégrés (SMA SGSI), en collaboration avec les membres du Comité de transformation opérationnelle (CTO), devrait :
    1. Définir les priorités d’ordre stratégique pour la GI et élaborer un processus visant à concevoir et harmoniser les plans du Ministère et des secteurs pour la GI;
    2. Coordonner la réalisation des plans opérationnels et stratégiques pour la GI, notamment la définition des exigences en matière de ressources et les avantages attendus.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 3, une stratégie sera élaborée en matière de GTI pour les exercices financier 2017-2020 et comprendra un examen des stratégies du gouvernement du Canada en matière de GI et de TI : le 31 octobre 2016

Un plan opérationnel du Ministère pour la GI, qui intégrera les priorités et les activités du Ministère pour la GI et qui soutiendra les exigences en matière de ressources, sera élaboré et mis à jour annuellement. Ce plan sera approuvé par le CTO. Le 30 septembre 2016

Responsable : SMA SGSI. Le DPI collaborera avec le Comité d’examen des projets et de l’architecture – Gestion de la technologie de l’information (CEPA GTI) pour élaborer un plan opérationnel pour la GI et un plan stratégique de GTI, dont l’examen et l’approbation par le Comité de transformation opérationnelle.

PROCESSUS ET OUTILS DE LA GI

Constatation générale

Le DPI est chargé de s’assurer que les processus et outils appropriés sont en place pour gérer l’information à l’échelle du Ministère. Des efforts ont été entrepris pour améliorer la cohérence et l’exhaustivité des processus de gestion de l’information au sein du Ministère, principalement grâce à l’élaboration d’une politique pour la GI, à des initiatives en matière de communication et de formation, et à la mise en œuvre de GCDocs. Malgré ces efforts, le Ministère fait encore face à un défi important en matière de GI, comme le démontrent les processus incohérents pour la GI relatifs aux documents papier et électroniques au sein du Ministère. De plus, l’audit a identifié des facteurs qui peuvent avoir des répercussions sur l’assimilation de GCDocs par l’utilisateur comme solution du Ministère pour la gestion des documents électroniques.

Observations pertinentes

En vertu de la politique du Conseil du Trésor en matière de GI, le cadre supérieur désigné (DPI) est chargé de s’assurer que les processus et outils appropriés sont en place pour gérer l’information à l’échelle du Ministère.

En soutenant cette responsabilité, la Division de la GI a entrepris différentes approches et initiatives pour promouvoir la GI et apporter de la cohérence dans les processus et outils utilisés au sein du Ministère afin d’appuyer la GI, dont :

  • L’élaboration et la diffusion de la Directive du Ministère en matière de GI. La Directive comprend une définition des rôles et des responsabilités en matière de GI pour les employés, les gestionnaires et les spécialistes de la GI, ainsi qu’une exigence concernant la formation obligatoire pour les employés (Gestion de l’information – Examen de sensibilisation et de capacité personnelle [GI-PACT]);
  • L’élaboration et la diffusion d’un guide d’accompagnement sur la GI disponible sur le site intranet de RNCan;
  • La composition d’un Groupe de travail pour la GI formé de représentants qui doivent soutenir le centre d’intérêt de GI de leurs secteurs représentatifs;
  • La mise en œuvre d’une campagne de sensibilisation à la GI en 2013-2014 au sein de laquelle différentes séances de formation, des ateliers d’entraînement et des messages généralisés sur la GI ont été proposés aux employés de RNCan afin de fournir les bases de la GI;
  • GCDocs, un outil de GI, a été mis à disposition des employés du Ministère en 2014. Cette mise en œuvre a été appuyée par un effort de communication complet à l’échelle du Ministère;
  • Une promotion et une communication continues des initiatives préliminaires à la formation en GI (p. ex., GI-PACT) faites aux employés;
  • La Division de la GI est en train d’élaborer un plan de communication actualisé relatif à la GI de la Division et aux services de la Bibliothèque soutenant le Ministère.

Malgré ces efforts, le Ministère continue à faire face à un défi important en mettant en œuvre des processus et des outils cohérents pour soutenir un environnement de gestion de l’information complexe caractérisé par des sources et des formes d’information vastes et diverses au sein des secteurs et des régions.

Pour illustrer ce défi, des efforts sont à présent déployés pour déterminer l’état actuel des documents papier et des répertoires électroniques (autres que GCDocs) au sein du Ministère. Plus de 33 000 mètres de documents papier et plus de 300 répertoires électroniques distincts ont été identifiés jusqu’à maintenant. Ils devraient tous être gérés grâce à des processus cohérents de stockage, de conservation et de disposition. Au-delà de la Directive, du Guide et de la documentation de formation connexe, il y a un manque de lignes directrices disponibles et complètes pour les processus (p. ex., des procédures opérationnelles normales) pour assurer que les ressources en information de valeur opérationnelle et permanente à l’intérieur et en dehors de ces répertoires papier et électroniques sont gérées de façon complète et cohérente.

Au cours des deux années précédentes, l’objectif du Ministère sur la GI s’est illustré par la mise en œuvre en 2014 de GCDocs, le système de gestion électronique des documents et des dossiers (GEDD) du gouvernement du Canada. Cette mise en œuvre à l’échelle du Ministère a été appuyée par un effort de communication et de formation général. Alors que le compte rendu de la gestion de GCDocs (avril – août 2015) indique que l’utilisation du système, en ce qui concerne le nombre d’utilisateurs accédant en général à GCDocs et le volume de fichiers enregistrés dans GCDocs, est croissant, l’audit a identifié plusieurs facteurs qui pourraient avoir des effets sur le changement comportemental nécessaire pour soutenir la mise en application par les utilisateurs :

  • La stabilité du système : les représentants des secteurs interrogés ont indiqué que l’arrêt du système représentait un problème, bien que le rapport de la Division de la GI indique que l’arrêt de GCDocs est passé de 19 heures en mars 2015 à moins de deux heures en septembre 2015.
  • Utilisation du système : les personnes interrogées ont exprimé leurs préoccupations quant à l’exigence de connexions multiples (cette préoccupation a été adressée), ainsi qu’à la réactivité et à la vitesse du système dans certains bureaux régionaux de RNCan.
  • Choix de l’utilisateur : les utilisateurs ont toujours accès aux formats autres que GCDocs pour la conservation de l’information électronique (p. ex., les lecteurs partagés, SharePoint).

L’audit a par ailleurs révélé que le module sur la gestion des documents dans GCDocs n’a pas encore été activé. Ce module permet de gérer la conservation et la suppression en appliquant une structure de classement de fichier (une structure de dossier avec des périodes de conservation incorporées selon le type de document) et en amorçant le processus de suppression des documents électroniques lorsqu’ils ont atteint la fin de leur période de conservation définie. Il est prévu que ce module soit mis en œuvre lors de la migration des serveurs de RNCan vers les nouveaux centres de données en 2016.

Étant donné que la Directive de RNCan sur les objectifs de la GI vise à assurer « que les ressources documentaires à valeur opérationnelle ou continue sont gérées de façon efficace afin de s’assurer de pouvoir les trouver, les partager et les utiliser pour la prestation des programmes, des politiques et des services de RNCan », l’audit confirme qu’il existe un écart important entre cette attente et les processus et outils actuels en place pour répondre à cette attente.

RISQUES ET INCIDENCES

Un manque de clarté et de cohérence dans les processus et les outils utilisés pour soutenir la gestion de l’information au sein des secteurs et des régions de RNCan augmente le risque que le Ministère ne puisse pas recueillir, organiser, diffuser, conserver et disposer de ses informations de façon efficiente, efficace ou cohérente.

RECOMMANDATION

  1. En collaboration avec les membres du Comité d’examen des projets et de l’architecture – Gestion de la technologie de l’information (CEPA GTI), le dirigeant principal de l’information (DPI) devrait définir les exigences en matière de processus opérationnels pour la gestion de l’information à mettre en œuvre de façon cohérente au sein de RNCan et définir de quelle façon et quand ces processus opérationnels seront mis en œuvre.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 4, en collaboration avec le Groupe de travail pour la GI, la Direction du Dirigeant principal de l'information et de la sécurité (DDPIS) élaborera des lignes directrices, des procédures et des processus visant à améliorer la gestion de l’information à RNCan : le 31 mars 2017

En collaboration avec le service des communications, la DDPIS élaborera un plan de communication pour que les nouvelles lignes directrices, procédures et processus soient bien communiqués : le 30 septembre 2016

Responsable : DPI

MESURE DU RENDEMENT DE LA GI

Constatation générale

Le Ministère a élaboré et met en œuvre un cadre de mesure du rendement (CMR) de la GI pour permettre d’améliorer le suivi et la production de rapport concernant les activités retenues pour la GI au sein du Ministère et pour soutenir le suivi du respect de la politique en matière de GI. L’audit a identifié des opportunités d’élargir la portée de la mesure du rendement de la GI du Ministère, passant de son emphase actuelle sur l’activité (p. ex., combien de fois est réalisée une activité relative à la GI?) à une emphase ciblant les résultats et la valeur pour soutenir l’évaluation de la direction en matière d’investissements, de répartition des ressources et d’avantages relatifs à la GI.

Observations pertinentes

Le Ministère a élaboré et met en œuvre un cadre de mesure du rendement (CMR) de la GI pour permettre d’améliorer la gestion et le compte rendu des activités retenues pour la GI au sein du Ministère et pour soutenir le suivi du respect de la politique en matière de GI. Une mise en œuvre et une production de rapports complètes concernant les indicateurs de rendement définis dans le cadre sont prévus pour le 31 mars 2016.

Le CMR de la GI proposé détermine une série d’indicateurs de rendement selon quatre perspectives :

Point de vue du rendement Description
Formation, sensibilisation et engagement en matière de GI Neuf indicateurs, dont des mesures de rendement liées aux diverses activités, telles que le nombre de présentations au personnel sur la GI et le nombre de consultations du Guide sur la GI sur le site Web de RNCan.
GCDocs Onze indicateurs, dont les volumes et les tendances concernant les fichiers de GCDocs, l’espace de stockage total utilisé dans le milieu de travail de l’entreprise par rapport au milieu de travail personnel, et des renseignements sur l’arrêt du système.
Tenue de documents Dix-sept indicateurs, incluant les volumes de documents papier et électroniques pouvant être supprimés, et le volume de documents papier et électroniques supprimés.
Bibliothèque de RNCan Six indicateurs, dont le volume de demandes de renseignements et le volume d’items imprimés en circulation.

La mise en œuvre du cadre élargira l’approche actuelle de la mesure du rendement en matière de GI à l’échelle du Ministère, qui s’est concentrée sur la capacité de la DDPIS à maintenir un tableau de bord mensuel pour mesurer et communiquer les niveaux d’activité de GCDocs (p. ex., le volume des fichiers GCDocs par secteur, et la croissance des volumes de fichiers GCDocs). Par ailleurs, la DDPIS organise et réalise actuellement une évaluation annuelle visant la GI et les TI, qui comprend la détermination de centres d’intérêt en matière de respect de politique à l’échelle du Ministère (p. ex., l’élaboration de processus et de plans de disposition de documents papier et électroniques).

Bien que l’audit reconnaisse que le CMR de la GI planifié n’en est qu’à ses débuts, l’audit a noté que l’information résultante de la direction, centrée sur la mesure des niveaux d’activité de la GI, sera limitée dans sa capacité à appuyer la mesure des résultats des activités de la GI (c.-à-d. les activités de la GI ont-elles des répercussions sur le soutien des objectifs de RNCan en matière de gestion efficiente et efficace de l’information?).

En analysant le CMR, l’audit a noté les opportunités de développement potentiel suivantes pour fournir un aperçu des résultats sur la GI :

  • Étendre les indicateurs pour supporter l’évaluation et la prise de décisions de gestion liées aux investissements et à l’allocation des ressources concernant la GI, et les avantages associés de l’amélioration des pratiques de GI (p. ex., la diminution des coûts relatifs au stockage électronique et physique);
  • Étendre et intégrer les indicateurs pour évaluer les effets et les résultats des efforts d’amélioration de la GI (p. ex., mesure de l’utilisation de GCDocs par rapport aux autres utilisations de répertoires électroniques [lecteurs partagés, SharePoint, etc.] pour déterminer si l’information est transférée vers GCDocs comme prévu ou si elle est simplement recopiée dans GCDocs);
  • Étendre les indicateurs pour intégrer d’autres centres d’intérêt en matière de respect de politique de GI (p. ex., respect de la formation en GI, profil du risque des ressources en information) et définir des objectifs de rendement.

RISQUES ET INCIDENCES

Il existe un risque que les mesures de rendement, telles que définies dans le CMR de la GI proposé, ne permettent pas une évaluation complète de la gestion des résultats et des effets des activités et des investissements en matière de GI à l’échelle du Ministère.

RECOMMANDATION 

  1. En collaboration avec les membres du CEPA GTI, le DPI devrait assurer l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre élargi de mesure du rendement de la GI pour soutenir l’évaluation du rendement et des résultats de la GI à l’échelle du Ministère.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.  En réponse à la recommandation 5, en collaboration avec le Comité d’examen des projets et de l’architecture – Gestion de la technologie de l’information (CEPA GTI), la Direction du Dirigeant principal de l'information et de la sécurité (DDPIS) élargira le cadre de mesure du rendement (CMR) de la GI pour soutenir davantage l’évaluation du rendement et des résultats de la GI à l’échelle du Ministère : novembre 2016

Responsables : Coprésidents du CEPA GTI

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Les critères d’audit ont principalement été définis grâce aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et de RNCan relatives à la gestion de l’information. Le rendement actuel a été évalué en fonction des critères issus soit des constatations positives, soit de la détermination d’un domaine d’amélioration.

L’objectif général de l’audit était de fournir une assurance raisonnable quant à la mise en place et au caractère adéquat de la gouvernance, des cadres de suivi, ainsi que des pratiques de tenue de documents concernant la gestion de l’information (GI).

Les critères d’audit suivants ont été utilisés pour mener cet audit :

Axes de recherche Critères
1. Cadres de gouvernance du Ministère
Des cadres de gouvernance pour la GI sont en place à l’échelle du Ministère afin d’appuyer les objectifs du Ministère.
1.1 Des structures de gouvernance et d’imputabilité, incluant les définitions des rôles et des responsabilités, sont en place pour appuyer la GI au sein des ministères.
1.2 Des politiques et des outils pour la GI à l’échelle du Ministère (notamment la formation), alignés avec le cadre de politique du gouvernement en matière de GI, ont été élaborés et communiqués pour appuyer la GI au sein des ministères.
1.3 Des plans ministériels ont été élaborés et communiqués pour mettre en œuvre des initiatives en matière de GI à l’échelle du gouvernement et du Ministère.
1.4 Des plans ministériels en matière de ressources humaines appuyant les professionnels en GI ont été élaborés et sont alignés avec les priorités du gouvernement et du Ministère.
1.5 La mise en œuvre des initiatives en matière de GI à l’échelle du Ministère comprend un centre d’intérêt approprié sur la gestion du changement.
2. Cadres de surveillance
Des cadres de contrôle de suivi ministériels sont en place pour la surveillance de la GI.
2.1 Un suivi et une production de rapports ont été mis en œuvre à l’échelle du Ministère en ce qui concerne le respect des exigences du cadre de politique relatif à la GI.
2.2 Des plans d’action ont été élaborés et mis en œuvre pour combler les lacunes quant au respect des cadres de politique en matière de GI.
3. Pratiques de tenue de documents
Les pratiques de tenue de documents à l’échelle du Ministère répondent aux exigences en matière de conservation et de disposition de documents, et ont été mises en œuvre avec une emphase sur la gestion des changements comportementaux.
3.1 Les ressources en information de valeur opérationnelle sont identifiées, enregistrées et conservées pendant des durées appropriées et soumises à des processus de disposition réguliers.
3.2 Les autorisations de disposer des documents conformément à l’article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada permettent à RNCan de mener ses plans en matière de conservation et de disposition de documents.
3.3 Les programmes et les services ministériels intègrent les exigences en matière de GI dans les activités d’élaboration, de mise en œuvre, d’évaluation et de compte rendu.
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