Évaluation indépendante du Programme du plateau continental polaire

Présentée au Comité ministériel d'audit (CMA) le
8 avril 2021

Présentée au Comité de mesure du rendement, d’évaluation et d’expérimentation (CMREE) le
11 mars 2021

Table des matières

• Sigles
• Sommaire
• Introduction
• Profil du programme
  • Ressources
• Méthodes et portée du projet
  • Considérations du projet
  • Objectifs et portée
  • Méthodes
  • Limites et stratégies d’atténuation
  • Ressources et supervision de l’évaluation
• Constatations
  • Pertinence
  • Obtention des résultats
  • Efficience de la conception et de la prestation
  • Efficience dans l’utilisation du temps et des ressources
• Implications pour le programme dans le contexte de la dévolution et des revendications territoriales
• Conclusions et recommandations
• Annexe A : Modèle logique
• Annexe B : Sous-objectifs et critères du projet
• Annexe C : Bibliographie
• Annexe D : Données financières
• Annexe E : Processus de candidature au PPCP

Sigles

ARI :

Aurora Research Institute

CEN :

Centre d’études nordiques

CEP :

Comité d’examen de projets

CI :

Conflit d’intérêts

CIFACA :

Centre d’instruction des Forces armées canadiennes dans l’Arctique

CT :

Conseil du Trésor

ECCC :

Environnement et Changement climatique Canada

ERTG :

Entente sur les revendications territoriales globales

ESLA :

Équipe de soutien logistique dans l’Arctique

GCC :

Garde côtière canadienne

GGI :

Goss Gilroy Inc.

GI/TI :

Gestion de l’information/Technologie de l’information

IAAN :

Institut arctique de l’Amérique du Nord

IIA :

Institute of Internal Auditors

ITK :

Inuit Tapiriit Kanatami

LLIRN :

Loi sur les levés et l’inventaire des ressources naturelles

MDN :

Ministère de la Défense nationale

MPO :

Ministère des Pêches et des Océans

PNE :

Procédure normale d’exploitation

POLAIRE :

Savoir polaire Canada

PPCP :

Programme du plateau continental polaire

RASE :

Régime d’avantages sociaux des employés

RNCan :

Ressources naturelles Canada ou le « Ministère »

S et S :

Santé et sécurité

SCREA :

Station canadienne de recherche dans l’Extrême-Arctique

SIEUT :

Système d’information de l’équipement utilisé sur le terrain

STM :

Secteur des terres et des minéraux

UET :

Unité d’équipement de terrain

UGA :

Unité de gestion administrative

WARC :

Centre de recherche de l'Arctique de l’Ouest

Sommaire

Les objectifs de cette mission sont d’évaluer la pertinence et le rendement du Programme du plateau continental polaire (PPCP), ainsi que l’adéquation du cadre de contrôle de gestion pour l’utilisation efficace et efficiente des ressources du programme. Le PPCP est un organisme national de prestation de services chargé d’offrir un soutien logistique aux chercheurs des organismes gouvernementaux canadiens, des communautés nordiques et des groupes indépendants et universitaires qui mènent des activités scientifiques dans l’Arctique canadien. Les principaux services comprennent le transport aérien affrété, l’hébergement dans les locaux de Resolute, le prêt d’équipement de terrain et les communications avec les sites éloignés. Le programme est administré par le Secteur des terres et des minéraux de RNCan. Le budget annuel du PPCP était d’environ 12 millions de dollars (M) (en moyenne) pendant la période couverte par l’évaluation (2014-2020).

L’évaluation a été réalisée sous la forme de projet conjoint d’audit et d’évaluation. Elle a été guidée par les sous-objectifs suivants :

• Sous-objectif 1 : Évaluer la mesure dans laquelle le PPCP est pertinent pour le GC, RNCan et les parties prenantes du programme.
• Sous-objectif 2 : Évaluer la mesure dans laquelle le PPCP a produit les résultats escomptés et définir tout résultat inattendu.
• Sous-objectif 3 : Évaluer la mesure dans laquelle la conception le format, l’exécution et le rendement du PPCP sont adéquats pour une utilisation efficace et efficiente des ressources, notamment dans les domaines suivants : modèle organisationnel du PPCP; cadres de contrôle de gestion du PPCP; planification des ressources; gestion et stratégie du PPCP pour le soutien logistique.
• Sous-objectif 4 : Évaluer la mesure dans laquelle les principaux mécanismes de gouvernance du PPCP sont adéquats et efficaces.

L’évaluation s’est fondée sur l'examen de dossiers, des analyses financières, une revue de la documentation et de la littérature, des entretiens avec des informateurs clés (n=47), une visite des installations de Resolute, des études de cas de programmes similaires et une enquête auprès des utilisateurs (n=257).

Constatations

Pertinence – L’évaluation a fait ressortir le besoin continu de soutien logistique et matériel des personnes menant des recherches de nature scientifique, économique ou sécuritaire dans le Nord. Le PPCP cadre également avec les priorités du gouvernement fédéral et le mandat de RNCan. La plupart des demandes de services déposées auprès du PPCP sont acceptées. Les demandes rejetées le sont le plus souvent pour des raisons de sécurité et de logistique.

Il existe d’autres entités canadiennes qui fournissent des services similaires, du moins en partie. Aucune de ces entités ne fournit un service de la même envergure que le PPCP, tant d’un point de vue géographique que logistique. Bien que le PPCP coordonne ses activités avec d’autres fournisseurs, on a constaté qu’il y avait des possibilités continues pour le programme de mieux coordonner ses activités avec certains programmes et organismes territoriaux et locaux.

Efficacité – L’examen des données indique que le programme est efficace. Les utilisateurs apprécient les connaissances approfondies du PPCP du terrain, des conditions météorologiques et des itinéraires de voyage dans le Nord. Les utilisateurs sont généralement satisfaits de l’installation de Resolute et de l’équipement fourni, même si certains d’entre eux souhaiteraient bénéficier d’une meilleure formation sur le montage et l’utilisation de l’équipement. Il est également possible d’améliorer les conseils relatifs aux licences et aux permis. Les utilisateurs sont généralement satisfaits des aspects du programme liés à la sécurité, y compris la réponse aux situations à haut risque.

L’un des principaux objectifs du programme est de fournir un service rentable aux utilisateurs. Globalement, on estime que les utilisateurs ont économisé entre 16 et 20 M$ au cours de la période de cinq ans étudiée (2014-2019 inclus).

Il existe des preuves démontrant l’importante contribution du PPCP à la science nordique. Les équipes soutenues par le PPCP entreprennent des recherches dans divers domaines, notamment la gestion durable des ressources, les changements climatiques, l’intégrité et la conservation de l’environnement, l’histoire culturelle et la préparation aux situations d’urgence. Les travaux de recherches ayant bénéficié du programme ont fait l’objet de plus de 1 700 publications au cours de la période d’évaluation.

Le programme a eu des résultats positifs inattendus, notamment des répercussions sur l’économie et l’emploi dans le Nord, résultant de la présence à Resolute, de l’achat de biens et de services et des activités de voyage des utilisateurs du programme. Le PPCP offre une occasion unique de formation pour les nouveaux/jeunes chercheurs et contribue à l’impact économique dans le Nord, notamment dans les secteurs du transport et de l’hébergement. Il crée des occasions d’apprentissage pour les jeunes autochtones du Nord. Le PPCP offre également des possibilités d’emploi, mais tout le monde s’accorde à dire que l’on peut faire davantage pour accroître l’impact sur l’emploi. On s’entend également pour dire que le PPCP peut développer davantage ses partenariats avec les autres ministères et organismes fédéraux afin d’accroître l’efficacité.

En ce qui concerne la sélection des demandes, le programme approuve la plupart des projets soumis. Bien que les personnes interrogées aient convenu que le processus de sélection en soi était adéquat, l’analyse des résultats de la sélection des projets indique qu’il est possible d’attirer davantage de propositions mieux notées en ce qui concerne la qualité de la science ou l’engagement auprès des communautés nordiques.

Efficience – Malgré les contraintes que pose la prestation de services logistiques dans l’Arctique, il semble que le programme s’efforce de faire en sorte que les budgets cadrent avec l’ampleur et à la nature des exigences associées à la prestation du programme ainsi qu’avec son financement approuvé. Les dépenses annuelles correspondent généralement aux budgets.

Pour surveiller ses dépenses par rapport au budget approuvé, le PPCP s’appuie sur un processus de prévision mensuelle qui permet de savoir dans quelle mesure le programme respecte les budgets approuvés. Les dépenses liées aux activités de recherche saisonnières commencent généralement à la fin juin et se poursuivent jusqu’en septembre (et souvent plus tard dans le cas de l’Arctique de l’Ouest et du Yukon). Cependant, les coûts réels encourus dans le cadre de ces activités, y compris les montants qui peuvent être recouvrés auprès des participants au programme, ne sont connus avec précision qu’en novembre (voire plus tard), lorsque toutes les factures des fournisseurs ont été reçues et vérifiées. Cela signifie que pendant une grande partie de l’exercice financier, le programme ne dispose pas des capacités de gestion, y compris les rapports, nécessaires pour assurer un suivi financier en temps réel, ce qui expose le programme à des écarts par rapport au budget qui peuvent ne pas être corrigés au cours du dernier trimestre de l’exercice. Bien qu’il s’agisse d’un risque, cela n’a pas entraîné de dépassement des budgets au cours de la période couverte par l’évaluation. Cependant, il est également apparu que de nombreux chercheurs ne recevaient leurs factures que plusieurs mois après leur séjour dans le Nord et que le programme n’était pas doté de normes de service liées à l’émission des factures. Les retards de facturation empêchent les chercheurs de prendre des décisions concernant le travail sur le terrain en fonction des montants réels des factures pendant la campagne de travail (par exemple, des factures moins élevées leur permettraient de prolonger leurs activités de recherche). Ces retards peuvent rendre la contestation des frais plus difficile pour les chercheurs et les empêchent également de prendre des décisions éclairées pendant la campagne de terrain.

L’évaluation fait état de certaines lacunes et incohérences en ce qui concerne la capacité du programme à suivre et à évaluer l’application des exigences en matière de passation de marchés (par exemple, l’exigence de trois soumissions ou l’obligation de mettre en œuvre les pratiques incluses dans les  ententes sur les revendications territoriales globales – ERTG), ainsi qu’à détecter/prévenir les erreurs et les retards dans la communication des résultats financiers finaux au niveau des projets des participants au programme.

Le programme n’est pas toujours capable de démontrer l’efficacité et la rapidité d’analyse financière qui lui permettrait d’obtenir un aperçu en temps opportun de la réalisation des objectifs, y compris l’efficacité financière. Il s’agit, par exemple, de rendre compte du degré d’utilisation de la capacité des aéronefs, en notant que l’analyse d’un échantillon de projets de recherche dans l’Arctique a révélé une utilisation moyenne des aéronefs de 20 à 30 %. Un taux d’utilisation plus élevé des vols nolisés permettrait de réduire les coûts pour les utilisateurs individuels.

Bon nombre de ces problèmes et faiblesses sont directement liés aux limites des principaux systèmes du PPCP, notamment la base de données logistiques de l’Arctique, qui ne sont pas en mesure d’assurer une surveillance et une gestion financières efficaces. L’évaluation a également permis de révéler des faiblesses et des lacunes persistantes dans les capacités du système d’inventaire de l’équipement du PPCP, le système d’inventaire de l’équipement sur le terrain (SIET). Ces faiblesses et lacunes ont amené le programme à adopter une approche relativement conservatrice de la gestion des stocks. En conséquence, les quantités d’équipement sont souvent maintenues à des niveaux supérieurs à la demande prévue en raison des incertitudes entourant les quantités réelles disponibles pour répondre aux besoins opérationnels.

L’infrastructure de gouvernance limitée (responsabilités et mécanismes de contrôle formels, rapports efficaces, etc.) liée à la gestion financière, y compris la planification et l’efficacité financières, contribue à ce problème. Les conséquences de cette situation sont les suivantes : le programme n’a qu’un aperçu limité de l’état de son efficacité financière, l’analyse financière et les rapports à l’appui de la prise de décision sont limités, et les dossiers financiers sont sujets à des erreurs ou à des retards en raison du recours à des pratiques manuelles.

Bien qu’il existe des preuves que de nombreux chercheurs ont des programmes de recherche à long terme dans le Nord, rien ne prouve que le programme a des activités de planification à long terme. L’évaluation a également révélé que le programme n’évalue pas de manière formelle les besoins en recherche du gouvernement fédéral. De plus, il n’existe aucune structure de comité ou autre mécanisme formel qui lui permettrait de comprendre les besoins des utilisateurs et d’adapter son calendrier d’activités en conséquence.

Par ailleurs, on s’inquiète du fait que le programme n’a pas mis en œuvre des protocoles formels d’identification, d’évaluation et d’atténuation des risques qui permettraient de s’assurer que les principaux risques (en particulier ceux qui sont liés à l’environnement et aux objectifs uniques du programme) soient gérés dans les limites d’une tolérance acceptable. Ces risques comprennent ceux liés à la santé et à la sécurité, aux conflits d’intérêts, à la conformité (y compris les ERTG) et à la planification de la relève.

Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) L’ACS+ indique que les utilisateurs du programme au niveau du chercheur principal de l’équipe de recherche ne sont pas répartis également entre les hommes et les femmes. Le programme n’a pas mis en œuvre de mesures favorisant une plus grande participation des femmes et ne dispose pas des moyens de surveiller la répartition des chercheurs masculins et féminins qui utilisent le programme. Le programme a la possibilité d’impliquer davantage d’habitants du Nord au niveau des projets et du personnel. Cependant, la documentation du programme (ACS+) indique que les fournisseurs de services du Nord emploient principalement des travailleurs masculins, ce qui contribue indirectement à une distribution inégale des avantages du programme.

Autres solutions possibles – En ce qui concerne les autres avenues possibles, il existe des preuves de possibilités de renforcer les partenariats avec d’autres organisations, y compris la Garde côtière canadienne et les organismes nordiques. Les autres organismes canadiens offrant des services similaires établissent des plans pluriannuels et fonctionnent essentiellement selon le principe du recouvrement des coûts. L’approbation préalable des projets pluriannuels a également été suggérée par les personnes interrogées. Certaines parties prenantes ont demandé le rétablissement du comité consultatif dissous en 2016. L’idée de transférer le PPCP à une autre entité fédérale recueille peu de soutien.

Implications pour le programme dans le contexte de la dévolution et des revendications territoriales. L’évaluation a révélé que le programme a un rôle à jouer dans le respect par le gouvernement du Canada de ses obligations légales contenues dans les traités modernes. Des implications potentielles ont été déterminées pour les traités modernes suivants : l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut, la Convention définitive des Inuvialuit, l’Entente sur la revendication territoriale globale des Gwich’in, l’Entente sur la revendication territoriale globale des Dénés et Métis du Sahtu, l’Accord Tlicho, l’Accord sur la revendication territoriale des Inuits du Nunavik et les accords du Yukon et leurs dispositions relatives aux revendications territoriales globales et aux accords d’autonomie gouvernementale. Il apparaît que le PPCP a mis en œuvre des processus internes qui intègrent les implications des traités modernes dans ses opérations. Le financement renouvelé suivra les protocoles du programme existant pour assurer une conformité continue. Le programme est lié par les exigences en matière d’achat énoncées dans l’entente sur les revendications territoriales du Canada (ERTG), selon lesquelles les entreprises inuites doivent avoir la priorité lors de l’achat de biens ou services qui seront consommés au Nunavut.

Le PPCP exploite une installation (Resolute) sur des terres louées au gouvernement du Nunavut, et déploie du personnel dans les terres visées par des traités modernes. Il existe un engagement continu avec le hameau de Resolute, mais selon la documentation, l’obligation de consulter n’a pas été déclenchée. La plupart des personnes interrogées, toutes catégories confondues, ont encouragé le programme à s’engager dans une collaboration et un partenariat plus solides avec les communautés et les acteurs du Nord. On s’entend généralement pour dire que le PPCP a la possibilité de former et d’embaucher localement (plutôt que d’avoir du personnel du Sud), d’établir des programmes de stages pour les jeunes du Nord et de mieux soutenir la recherche menée par les communautés et les chercheurs du Nord (ou du moins alignée sur leurs intérêts).

Recommandations

Pour résoudre les problèmes d’efficacité, l’évaluation propose les recommandations suivantes :

Recommandation n^o1. Voici les recommandations pour améliorer l’efficacité :

1. Des améliorations doivent être apportées à la structure de gouvernance et de surveillance du programme en ce qui concerne la planification et la performance financières, y compris des éléments tels que la planification des flux financiers/de la trésorerie à long terme, la planification des activités, la conformité et l’efficacité à l’appui d’informations fiables et opportunes pour la prise de décision;

Réponse de la direction

La direction est d’accord.

On effectuera un examen de la structure de gouvernance et de surveillance du programme visant à améliorer l’efficacité, y compris des outils et des procédures liés à la planification financière, à la délégation et à la surveillance, à la performance, à la planification des activités et à la conformité, afin de garantir des informations opportunes et fiables pour la prise de décision.

À faire :

• • Un examen interne de la gouvernance et de la structure organisationnelle, des outils et procédures de délégation et de surveillance financière, de la planification des activités et de la conformité, de la planification financière et des performances.
  • Les résultats de l’examen serviront de base à l’élaboration d’un plan de mise en œuvre assorti de jalons pour donner suite à l’examen.
  • On déterminera les rôles et responsabilités liés à la mise en œuvre d’un système d’archivage de la documentation de la conformité (c’est-à-dire le suivi des ERTG, les listes de fournisseurs pour l’analyse des conflits d’intérêts) et à l’analyse des données.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance : Examen à terminer d’ici le 31 mai 2022. Élaboration du plan de mise en œuvre d’ici le 30 septembre 2022.

2. En tant qu’élément de la structure de gouvernance, il nous fait élaborer un mandat pour une structure de comité, qui comprend des lignes directrices en matière de rapports, avec une représentation des autres ministères et des organismes de financement afin de s’assurer de la prise en compte des considérations des parties prenantes dans la prise de décision;

La direction est d’accord.

Le PPCP accepte de créer une structure de comité pour s’assurer que les préoccupations des parties prenantes soient prises en compte dans la prise de décision. Ce comité comprendra des représentants d’autres ministères et d’organismes de financement. Une analyse de l’environnement sera menée avec des représentants des principaux ministères et organismes de financement afin d’éclaire le processus d’élaboration de la structure et du mandat du comité.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance : Décision sur la structure et le mandat du comité à prendre d’ici le 30 avril 2022.

3. Le PPCP met en œuvre des stratégies avec les ministères fédéraux et les organismes nordiques afin d’optimiser l’utilisation des ressources, d’accroître l’emploi et de répondre aux besoins actuels et nouveaux de ses utilisateurs.

La direction est d’accord.

Le PPCP définira et mettra en œuvre des stratégies avec les ministères fédéraux et les organismes nordiques afin d’optimiser l’utilisation des ressources, d’accroître l’emploi et de répondre aux besoins actuels et nouveaux de ses utilisateurs.

À faire :

• • Un examen des stratégies actuelles avec les ministères fédéraux et les organisations nordiques pour cerner les lacunes et les possibilités de mise à profit des ressources.
  • Élaboration d’un plan de mise en œuvre avec les ministères fédéraux et les organisations nordiques pour accroître l’emploi et répondre aux nouveaux besoins de ses utilisateurs.
  • Mise en place d’un système de suivi des nouvelles initiatives visant à accroître l’emploi ou à répondre aux besoins émergents dans le Nord.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance : Mise en place d’un système de suivi d’ici le 30 septembre 2021.

Recommandation n^o2. Pour chacun des outils et rapports produits à l’interne par le programme (feuilles de calcul Excel, bases de données et autres outils) :

1. Documenter officiellement leur objectif, les principaux utilisateurs, la responsabilité de l’outil/du rapport, la ou les sources d’information et les liens potentiels à d’autres systèmes, y compris les systèmes ministériels, et la façon dont ceux-ci sont liés;
2. Définir et documenter les instructions et le matériel de formation sur l’utilisation et la maintenance de ces outils pour favoriser la cohérence, le contrôle de la qualité et la continuité et préciser les exigences de la recommandation n^o 1.

La direction est d’accord.

Le PPCP documentera ses outils et rapports produits à l’interne, y compris les principaux utilisateurs, la responsabilité, les sources d’information, les liens potentiels à d’autres systèmes et la façon dont ceux-ci sont liés. Les instructions et le matériel de formation sur l’utilisation et la maintenance de ces outils qui visent à favoriser la cohérence, le contrôle de la qualité et la continuité seront également documentés.

À faire :

• • Définir et évaluer chacun des outils produits à l’interne par le programme.
  • Documenter le but et les objectifs de chaque outil et la façon dont ils sont liés aux systèmes du ministère.
  • Documenter les instructions et le matériel de formation qui favorisent la cohérence, le contrôle de la qualité et la continuité de chaque outil.
  • Élaborer des directives de système pour un transfert efficace des connaissances, y compris des procédures ou des manuels d’exploitation standard.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance 2a): Déterminer l’objectif des outils produits à l’interne par le programme et la façon dont ils sont liés à d’autres systèmes d’ici le 31 octobre 2021.

Date d’échéance 2b): Documenter les instructions et le matériel de formation pour chaque outil d’ici le 30 avril 2023.

Recommandation n^o3. Améliorer ou remplacer les systèmes/outils logistiques et financiers exclusifs du programme par des solutions commerciales qui prennent mieux en charge l’établissement de rapports financiers intégrés et fiables, la gestion de la trésorerie, la gestion des factures et les analyses financières connexes.

La direction est d’accord.

Le PPCP remplacera son système d’inventaire des équipements sur le terrain et améliorera d’autres outils logistiques à la suite d’un examen des solutions commerciales pour favoriser l’instauration d’une gestion financière intégrée et fiable, notamment l’amélioration de la gestion des factures et de la trésorerie et l’analyse financière.

À faire :

• • Définir les améliorations à apporter aux systèmes/outils financiers et logistiques pour mieux soutenir la production de rapports intégrés, la gestion des factures et de la trésorerie et les analyses financières connexes.
  • Un examen des systèmes commerciaux de GI/TI pour permettre l’incorporation des rapports financiers dans les systèmes logistiques.
  • Élaborer les documents d’étendue des travaux et d’exigences pour le remplacement ou les modifications des systèmes logistiques.
  • Obtenir des services du secteur privé afin d’apporter des modifications ou des améliorations aux bases de données et aux systèmes financiers.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance : Élaboration d’un plan de travail pour améliorer les outils logistiques d’ici le 31 décembre 2021.

Remplacement du système d’inventaire des équipements de terrain d’ici le 30 avril 2022.

Mise en application des améliorations apportées aux systèmes/outils logistiques d’ici le 20 avril 2023.

Recommandation n^o4. Entreprendre des travaux de détermination et d’évaluation des risques qui permettront d’établir un profil de risque du programme. Il s’agit notamment de mettre l’accent sur les risques qui peuvent être particulièrement pertinents/uniques à l’environnement et aux objectifs du PPCP, par exemple la santé et la sécurité, la conformité (y compris les ERTG), la planification de la relève, les conflits d’intérêts, etc.

La direction est d’accord.

Le PPCP procédera à une évaluation des risques identifiés qui permettra d’établir un profil de risque du programme. Cette évaluation portera sur les risques pertinents pour le PPCP et portera sur la santé et la sécurité, la conformité, la planification de la relève et les conflits d’intérêts.

À faire :

• • Consultation du BSMDB et du SGSI aux fins d’élaboration d’un profil de risque pour le programme qui inclut les directives de RNCan en matière de finances, de santé et de sécurité, d’environnement et de conflits d’intérêts.
  • Mettre à jour le profil d’information sur le rendement du programme et les rapports d’entreprise pertinents.
  • Élaboration de plans de formation spécifiques aux emplois, de procédures opérationnelles standard et d’un cadre pour le suivi des certifications afin de traiter les risques liés à la santé et à la sécurité au travail.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance :  Évaluation des risques terminée d’ici le 31 décembre 2021.

Recommandation n^o5. Afin d’améliorer l’efficacité et la qualité des projets et de promouvoir l’équité entre les sexes et l’inclusion culturelle, il est recommandé que le programme mette à niveau ses systèmes et processus, y compris les systèmes et processus de sélection des projets, afin de promouvoir et de surveiller la diversité de ses clients.

La direction est d’accord.

Le PPCP améliorera l’efficacité et la qualité des projets et promouvra l’équité entre les sexes et l’intégration culturelle en :

• • modernisant son formulaire de proposition de projets afin de faciliter l’accès des clients au programme.
  • mettant en place un système de suivi des candidats en matière d’égalité des sexes et de diversité.
  • examinant ses processus de sélection dans le but d’identifier les domaines permettant de promouvoir l’équité entre les sexes et l’inclusion culturelle.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance : Nouveaux critères d’équité, de diversité et d’inclusion intégrés au processus de sélection des projets d’ici le 30 septembre 2021.

Recommandation n^o6. Afin de faciliter la planification du point de vue de la gestion des ressources (y compris RNCan et d’autres partenaires fédéraux) et des utilisateurs, il est recommandé que le PPCP mette à l’essai une approche de planification pluriannuelle.

La direction est d’accord.

Le PPCP pilotera une approche de planification pluriannuelle afin de mieux gérer les ressources et le soutien aux clients. Cela comprendra l’élaboration d’un cadre et le pilotage de solutions de planification pluriannuelle pour les achats, l’entretien des installations et les demandes logistiques des clients.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance :  Mettre en œuvre le projet pilote de planification pluriannuelle d’ici le 30 mai 2022.

Introduction

Le présent document fait état d’une évaluation indépendante du Programme du plateau continental polaire (PPCP). L’évaluation a été effectuée par une équipe d'experts-conseils tierce sous la supervision de la Direction de l’audit et de l’évaluation (DAE) de Ressources naturelles Canada (RNCan).

Ce projet vise à évaluer la pertinence et le rendement du Programme du plateau continental polaire, ainsi que la pertinence du cadre de contrôle de gestion pour l’exploitation efficace et efficiente des ressources du programme. L’évaluation satisfait aux exigences d’examen indépendant définies par l’administration centrale du gouvernement du Canada dans le Budget 2019.

Profil du programme

Le PPCP est un organisme national de prestation de services chargé d’offrir un soutien logistique aux chercheurs des organismes gouvernementaux canadiens, des communautés nordiques, et des groupes indépendants et universitaires qui mènent des activités scientifiques dans l’Arctique canadien. Il est administré par le Secteur des terres et des minéraux de RNCan. Il offre également des services d’assistance recouvrables aux scientifiques étrangers aux termes d’un processus d’examen opérationnel et scientifique défini. Le centre d’activités logistiques et d’entreposage de l’équipement ottavien du PPCP est ouvert toute l’année. Le PPCP fournit un soutien logistique et infrastructurel au Centre d’instruction des Forces armées canadiennes dans l’Arctique (CIFACA), à Resolute, au Nunavut. Par ailleurs, le Programme travaille en partenariat avec Savoir polaire Canada (POLAIRE) depuis la Station canadienne de recherche dans l’Extrême-Arctique (SCREA) de Cambridge Bay, au Nunavut. Le réseau logistique s’étend de la frontière canadienne de l’Alaska à celle du Groenland, et du pôle Nord géographique à la baie d’Hudson au sud.

Chaque année, le PPCP sert jusqu’à 1 100 scientifiques et utilisateurs, lesquels mènent en moyenne 140 projets dans la région arctique. Jusqu’à 120 domaines d’activités fédéraux canadiens (par exemple, aide à l’entretien des stations météorologiques, soutien à la Commission de la frontière internationale, aide à l’entretien de l’équipement et des réseaux de communication) se procurent de l’équipement de terrain auprès de ce programme. Voici quelques-uns des principaux services offerts par le Programme à ces scientifiques :

• le transport aller-retour par vol nolisé dans les camps éloignés;
• l’hébergement, les repas, et l’espace de laboratoire dans les locaux du PPCP à Resolute;
• le prêt d’équipement de terrain;
• le carburant pour les aéronefs, les véhicules, l’équipement et les camps; et
• les réseaux de communication reliant le PPCP aux équipes scientifiques présentes dans les camps situés partout dans l’Arctique.

Cette assistance facilite les recherches des scientifiques dans l’Arctique canadien, qui fournissent des renseignements permettant :

• de déterminer les domaines d’intérêt biologique, chimique et physique;
• d’assurer la gestion des ressources renouvelables et non renouvelables;
• de comprendre les répercussions des changements climatiques sur l’environnement biologique, physique et humain dans l’Arctique canadien;
• de produire des cartes géologiques, d’entreprendre des levés dans l’Arctique et de cartographier la région;
• d’appuyer la souveraineté du Canada sur son territoire arctique; et
• de compiler les connaissances traditionnelles des Inuits et des données archéologiques.

Le modèle logique du Programme tiré du Profil d’information sur le rendement PPCP a été utilisé aux fins de l’évaluation. Il dépeint les résultats escomptés pour les activités du Programme décrites ci-dessus. En somme, les résultats escomptés incluent : l’offre d’un soutien logistique de terrain sûr et rentable aux scientifiques (immédiat); l’avancement des connaissances scientifiques grâce à la recherche (intermédiaire); la mise à disposition des données et des connaissances sur le Canada et sa région arctique auprès des Canadiens (ultime). Le modèle logique complet figure à l’annexe A.

Ressources

Le budget annuel actuel du PPCP de 12 M$ (2014-2020) couvre les coûts de personnel et de prestations (3,5 M$) et les coûts d’exploitation (9 M$). On estime que les frais recouvrables annuels s’élèvent à 8,6 M$. Le programme emploie environ 40 équivalents temps plein (ETP).

Méthodes et portée du projet

Considérations du projet

L’évaluation a été réalisée sous forme de projet conjoint d’audit et d’évaluation pour satisfaire aux exigences du Budget 2019 et de l’administration centrale du gouvernement du Canada. Il a également tenu compte des recommandations formulées dans le cadre des évaluations et audits précédents. Conformément à la Politique sur les résultats du Secrétariat du Conseil du Trésor, le projet s’est intéressé aux questions relatives à la pertinence, l’efficacité et d’efficience du programme. Une approche axée sur le risque a été utilisée pour définir les objectifs, l’étendue et la stratégie du projet. Conformément à la Politique sur l’audit interne et au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institute of Internal Auditors, les domaines suivants ont également été identifiés comme des facteurs majeurs dans l’atteinte des objectifs du programme et ont donc été désignés comme des hauts domaines de risque du projet :

• les structures et processus de gouvernance concourant à l'atteinte des objectifs du programme;
• les processus et contrôles de gestion du programme veillant au respect de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), des politiques pertinentes du Conseil du Trésor (CT); des exigences des lois et politiques en vigueur; et de l’orientation ministérielle;
• les processus de conception, de mise en œuvre et d’exploitation des principaux mécanismes de contrôle financiers et opérationnels appuyant l’obtention des résultats escomptés;
• les considérations relatives à l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+), notamment celles portant sur les ententes sur les revendications territoriales globales, et à la participation et représentation des peuples autochtones; et
• les autres modèles éventuels de conception et de gouvernance.

Objectifs et portée

Compte tenu de ce qui précède, cet examen vise à évaluer la pertinence et le rendement du Programme du plateau continental polaire, ainsi que la pertinence du cadre de contrôle de gestion pour l’exploitation efficace et efficiente des ressources du programme. Les critères et questions employés pour réaliser l’examen sont présentés à l’annexe B.

L’examen portera sur le Programme du plateau continental polaire (PPCP) du Secteur des terres et des minéraux de Ressources naturelles Canada. Le PPCP relève du premier résultat ministériel (les Canadiens et Canadiennes ont accès aux travaux de recherche de pointe pour éclairer les décisions sur la gestion des ressources naturelles) de la responsabilité essentielle n^o1 (Science des ressources naturelles et atténuation des risques) du Cadre ministériel des résultats de RNCan. L’examen couvre la période 2014-2020.

Méthodes

L’approche et la méthodologie employées pour cet examen satisfont à la Politique sur les résultats du CT et aux normes d’évaluation connexes. Le cas échéant, l’approche et la méthodologie employées pour cet examen satisfont également à la Politique sur l’audit interne du CT, et notamment aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l’Institute of Internal Auditors (normes de l’IIA). Ces normes exigent que le projet soit planifié et exécuté de façon à obtenir l’assurance raisonnable que les objectifs sont atteints. L’évaluation a été menée de manière indépendante, objective et neutre à l’aide des méthodes suivantes :

Examen de la bibliographie et des documents – Compte tenu de la complexité du Programme, l’équipe d’examen a étudié la documentation qui s’y rapporte, soit des centaines de documents, rapports et articles provenant de sources gouvernementales et en ligne. Les documents et articles clés sont répertoriés à l’annexe C.

Examen des bases de données – Les données du programme/de rendement, notamment celles tirées des bases de données de projets recevant l’aide du Programme et des tableaux de comptabilité, ont fait l’objet d’un examen.

Entrevues avec des répondants clés – L’équipe d’évaluation a conduit 45 entrevues auprès de 47 individus, parmi lesquels :

• des répondants gouvernementaux (n=10);
• des intervenants et scientifiques canadiens et internationaux de l’Arctique (n=10);
• des candidats au programme, notamment d’autres ministères gouvernementaux, des organismes nordiques, des chercheurs canadiens et internationaux; ainsi que des organismes et chercheurs indépendants canadiens et internationaux (y compris ceux qui ne participent pas au PPCP) (n=24);
• des membres de la collectivité (n=3).

Les entrevues ont été effectuées par téléphone ou en personne (pour celles ayant eu lieu à Ottawa). Une visite du site de Resolute, au Nunavut, a été organisée sur quatre jours en mars 2020. La visite du site a permis de procéder à des entrevues, à l’examen de la documentation, à des tests et à des observations.

Études de cas (n=7) – On a également mené des études de cas sur d’autres programmes/sources de soutien similaires qui satisfont aux besoins des équipes de recherche nordique au Canada et à l’étranger dans le but de déterminer les bonnes pratiques et les possibilités d’amélioration éventuelles. Ces études reposaient sur de la documentation et des entrevues menées auprès de représentants de ces programmes.

Enquête en ligne auprès des candidats – L’enquête en ligne a permis d’établir un contact avec les candidats retenus et rejetés à peu de frais. L’enquête a été réalisée à l’aide d’un outil en ligne qui a été validé par le comité d’évaluation et certains représentants du programme.

Tableau 1 : Taux de participation à l’enquête

	Nombre	Pourcentage (arrondi)
Remplies	257	50,6
Partiellement remplies	12	2,4
Rejetées	18	3,5
Non admissibles	4	0,8
Non remplies	217	42,7
Total	508	100,0

Tableau 1 : Taux de réponse

Le tableau 1 illustre les réponses des candidats retenus et non retenus à l’enquête en ligne destinée aux candidats. Il compte trois colonnes :

Remplies – Fréquence 257 – Taux 50,6

Remplies partiellement –

Fréquence 12 – Taux 2,4

Refus de répondre – Fréquence 18 – Taux 3,5

Non admissible – Fréquence 4 – Taux 0,8

Non remplies – Fréquence 217 – Taux 42,7

Total – Fréquence 508 – Taux 10,.0

Limites et stratégies d’atténuation

On a établi les limites et stratégies d’atténuation suivantes pour toutes les sources de données de l’évaluation du PPCP :

• Les tests et la procédure de validation ont souffert des mesures de sécurité liées à la COVID-19 et d’autres mesures de précaution mises en œuvre pour satisfaire aux exigences de Santé publique Ontario et du ministère. En voici les principales répercussions : (1) la limitation de la capacité d’accès de l’équipe d’évaluation à la documentation du Programme qui était seulement disponible au format papier au site de Sheffield Road; et (2) l’impossibilité de réaliser en personne des tests de cheminement ^{Note de bas de page 1} pour certains processus et systèmes.
  • Pour atténuer cette limite, l’équipe d’évaluation a œuvré autant que possible à l’obtention d’une documentation électronique auprès du personnel du Programme. Les tests de cheminement en personne visant certains processus et systèmes ont été remplacés par des entrevues au besoin.
• Dans le cadre de l’analyse de l’efficience du programme, l’équipe d’évaluation n’a pas réussi à avoir accès à des données financières détaillées d’autres programmes (en vertu de la méthodologie des études de cas) aux fins de comparaison avec celles du PPCP.
  • Stratégies d’atténuation : Bien qu’une comparaison financière n’apparaisse pas réalisable, il a été possible d’analyser d’autres aspects des activités et modèles financiers d’autres programmes, notamment leur approche en matière de recouvrement des coûts.
• Peu de chercheurs communautaires ou postés dans le Nord ont été interrogés dans le cadre de l’évaluation.
  • L’équipe d’évaluation a remédié à cette lacune à l’aide de l’examen de la documentation en passant en revue de nombreux documents décrivant la perspective d’habitants du Nord et de communautés et groupes autochtones, dont certains sont mis à disposition par l’Inuit Tapiriit Kanatami (ITK), le Sénat du Canada et le gouvernement canadien (voir la bibliographie pour consulter la liste des documents étudiés).
• La principale limite associée à l’enquête est le taux de participation. Bien que ce taux supérieur à 50 % soit acceptable, le taux de non-réponse comporte une marge d’erreur qu’il est difficile d’établir sur un plan autre que statistique. Sur le plan statistique, la marge d’erreur s’établit à 4,3 % (19 fois sur 20).
  • Notre principale stratégie d’atténuation a consisté en la réalisation d’appels de suivi et de recherches en ligne en vue de récupérer des adresses électroniques et d’encourager la participation à l’enquête.

Ressources et supervision de l’évaluation

Un groupe de travail a été établi aux fins de réalisation de cette évaluation. Le groupe de travail a représenté la principale tribune de coordination des commentaires formulés sur le Programme durant le projet. Ce groupe de travail présidé par le gestionnaire d’évaluation principal responsable du projet se composait d’un nombre limité de représentants du secteur et de membres issus de Finance Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Constatations

Pertinence

Le programme répond-il à un besoin continu?

Les données tirées de l’examen de la documentation et des entrevues confirment l’existence d’un besoin continu de soutien logistique et matériel pour les personnes menant des recherches dans le Nord. Les recherches menées dans des régions isolées de l’Arctique sont mises en péril par des conditions climatiques difficiles, une faune dangereuse et la nature très limitée des infrastructures. Les risques sécuritaires sont démultipliés dans de nombreuses régions nordiques du fait de leur isolement et de leur non-accessibilité par voie terrestre, les rendant ainsi difficiles d’accès pour les chercheurs et les premiers intervenants. Le soutien logistique de la recherche dans l’Arctique est également très onéreux et peut s’avérer jusqu’à 10 fois plus coûteux que celui d’études similaires réalisées dans le sud du Canada. Le soutien logistique de terrain dans l’Arctique constitue généralement une part non négligeable des budgets des chercheurs.

En s’efforçant de proposer des services de transport et d’hébergement à faible coût, des services logistiques efficients et un équipement adapté, le PPCP aide les chercheurs à mener des travaux dans le Nord dans des conditions sûres et à un moindre coût. Il est également nécessaire d’appuyer la recherche scientifique dans l’Arctique : la documentation disponible fait état d’une demande accrue dans ce domaine, notamment en ce qui concerne les conséquences dramatiques des changements climatiques sur les régions et populations nordiques^{Note de bas de page 2}.

Ce besoin a été confirmé par les personnes interrogées et les personnes ayant répondu à l’enquête. La majorité d’entre elles ont indiqué que leurs activités de recherche souffriraient grandement de l’absence de ce programme. Quand il leur a été demandé ce qu’il serait advenu de leurs projets de recherche sans l’aide du PPCP, 45 % des répondants ont indiqué qu’ils auraient été entièrement annulés. Certains chercheurs ont indiqué qu’ils consacreraient beaucoup de temps aux activités de logistique en l’absence du Programme et qu’ils mèneraient donc probablement moins d’activités de recherche.

Le PPCP cadre également avec les priorités du gouvernement fédéral et le mandat de RNCan. Selon la documentation, le Programme appuie les priorités gouvernementales actuelles relatives à la poursuite de l’exercice de la souveraineté canadienne dans l’Arctique et à l’acquisition de nouvelles connaissances scientifiques dans des domaines critiques tels que les conséquences des changements climatiques. Le programme cadre avec la Loi sur les levés et l’inventaire des ressources naturelles, qui prévoit que le ministre des Ressources naturelles peut prendre en charge la coordination du soutien logistique d’activités visant à faire progresser les connaissances scientifiques des régions arctiques ou contribuant à l’exercice de la souveraineté canadienne sur celles-ci ainsi que sur les eaux contiguës et fournir l’aide connexe. Conformément à la Loi, RNCan peut engager des dépenses pour le compte d’autres ministères ou organismes fédéraux, d’universités ou autres organisations ou de personnes au titre de leur part du coût du soutien logistique ou de l’aide connexe et recouvrer les sommes ainsi exposées.

Le programme cadre avec les responsabilités de RNCan liées à la science des ressources naturelles et l’atténuation des risques, et contribue à l’obtention du résultat ministériel suivant : « Les Canadiens et Canadiennes ont accès aux travaux de recherche de pointe pour éclairer les décisions sur la gestion des ressources naturelles ». Le programme coïncide également avec le nouveau Cadre stratégique pour l'Arctique et le Nord et avec les priorités du Cadre des sciences et de la technologie de RNCan.

Le Programme sert-il la bonne clientèle?

La documentation du programme indique qu’il est destiné aux chercheurs issus d’organismes fédéraux et du milieu universitaire ainsi qu’à des chercheurs issus d’autres entités, tels que les organismes nordiques, ou en provenance de l’étranger. Au début de chaque année, une cible est établie en ce qui concerne la ventilation de chaque groupe de clients. Selon la documentation, le PPCP étudie toutes les propositions de projet pour s’assurer :

• qu’elles se déroulent dans l’Arctique canadien;
• qu’elles émanent d’une institution relevant du mandat de soutien du PPCP (c.-à-d., établissements universitaires, gouvernements fédéral ou territoriaux, organismes autochtones et nordiques);
• qu’elles sont de nature scientifique ou qu’elles font l’objet d’une entente de partenariat officielle (c.-à-d., MDN);
• qu’elles permettent au PPCP de coordonner le soutien logistique (c.-à-d., qu’elles cadrent avec les types de services que le PPCP offre et est en mesure de fournir).

La documentation fait état de la variation des proportions d’utilisateurs issus de la fonction publique/du personnel du MDN (entre 40 % et 64 % de l’ensemble des utilisateurs) et des universités canadiennes (entre 35 % et 40 % de l’ensemble des utilisateurs) durant la période 2014-2018. La documentation et les données liées au programme indiquent que la répartition effective des projets est dictée par les arbitrages budgétaires, qui varieront d’une année à l’autre. En 2018, le PPCP a affecté son soutien logistique direct comme suit : 42 % au gouvernement fédéral, 43 % aux universités canadiennes; et 15 % aux gouvernements territoriaux, organismes nordiques (y compris des organismes autochtones) et aux chercheurs étrangers. Pour ce qui est de l’emplacement, la plupart des projets retenus sont situés au Nunavut (64 % de l’ensemble des projets) ou dans les Territoires du Nord-Ouest (21 % de l’ensemble des projets).

Le Programme accepte la plupart des candidatures émanant d’entités autres que le gouvernement fédéral (près de 90 % d’entre elles sont retenues). Les candidatures rejetées le sont principalement pour des questions logistiques. Dans la plupart des cas, elles sont jugées comme irréalisables ou non sécuritaires du point de vue du transport. Quelques personnes interrogées ont indiqué que le Programme devrait offrir ses services aux Canadiens à titre prioritaire. Toutefois, rien n’indique que le Programme soutient effectivement les chercheurs étrangers au détriment des utilisateurs canadiens. Nous nous intéresserons de plus près à la qualité des candidatures retenues dans la section portant sur l’efficacité du Programme.

Le PPCP est-il conçu et mis en œuvre de façon à réduire au minimum les répétitions et les recoupements avec d’autres programmes?

Alors que le PPCP n’offre pas directement d’aide financière aux chercheurs, des documents attestent de l’existence d’autres sources de soutien financier destinées aux scientifiques non gouvernementaux menant des recherches dans le Nord, parmi lesquelles le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Savoir polaire Canada (POLAIRE), l’Aurora Research Institute (ARI) et l’Institut de recherche du Nunavut (IRN). D’autres organismes, tels que le Centre de recherche du Yukon et le Centre de recherche de l'Arctique de l’Ouest (dans les T. N.-O.), offrent également un soutien logistique. Les données des études de cas suggèrent que des organismes tels que le Centre d’Études Nordiques (Québec) et l’Institut arctique de l’Amérique du Nord (IAAN) offrent des services logistiques mais ont une portée régionale limitée. D’autres organismes, parmi lesquels l’ARI et l’IRN^{Note de bas de page 3}, logent quant à eux les chercheurs. Les études de cas n’ont pas mis en lumière d’autres options plus rentables pour ces organismes puisque leur fonctionnement repose principalement sur des modèles de recouvrement des coûts, sauf lorsqu’ils offrent un soutien financier direct aux chercheurs.

Les entrevues et la documentation révèlent que le PPCP entretient des liens avec les organismes susmentionnés et travaille en collaboration avec eux. On compte également parmi eux le Canadian Network of Northern Research Operators, à savoir un réseau d’installations de soutien à la recherche fournissant des services techniques spécialisés aux secteurs de recherche scientifique universitaires, gouvernementaux, privés et internationaux.

Les personnes interrogées ont généralement attesté l’absence de double emploi ou de recoupement avec les travaux d’autres programmes. Les chercheurs peuvent avoir recours à d’autres ressources en fonction de la nature de leurs travaux et de leur emplacement (p. ex., l’Aurora Research Institute offre un soutien à la recherche dans l'Arctique de l’Ouest). Toutefois, les personnes interrogées ont souligné le rôle unique joué par le PPCP dans l’Extrême-Arctique en matière de soutien des projets de grande envergure ainsi que d’acheminement d’équipement et de transport par vol nolisé aux sites isolés. Les fournisseurs locaux et autres programmes existants sont considérés comme complémentaires au PPCP. Quelques répondants ont cerné des possibilités d’amélioration de la coordination du PPCP avec certains programmes et organismes territoriaux et locaux. Un certain nombre d’intervenants interrogés ont indiqué que les organismes auxquels ils étaient affiliés, notamment les organismes de recherche nordique et la Garde côtière canadienne, étaient prêts à renforcer leur collaboration avec le PPCP.

Obtention des résultats

Le Programme a-t-il permis d’obtenir les résultats escomptés? Quelle est la valeur ajoutée du Programme?
Le Programme a-t-il engendré des résultats inattendus?

Les résultats escomptés du Programme sont présentés dans un modèle logique (voir l’annexe A). Cette évaluation a permis d’évaluer la mesure dans laquelle le PPCP a permis d’obtenir les résultats escomptés et s’est d’abord penché sur les résultats immédiats et intermédiaires, à savoir l’offre de soutiens logistiques sûrs et rentables aux scientifiques et la contribution à l’avancement des connaissances scientifiques et à l’exercice de la souveraineté canadienne dans l’Arctique.

Soutien logistique

D’après les entrevues avec les répondants clés, le PPCP offre un large éventail de soutiens, dont des conseils aux chercheurs transparents au sujet de la faisabilité des recherches dans certains sites à certaines périodes. L’équipe du PPCP compte du personnel ayant une vaste expertise du terrain, des conditions climatiques et des déplacements nordiques. Ce point est apprécié par la plupart des utilisateurs. L’enquête menée dans le cadre de la présente évaluation montre que près de 95 % des utilisateurs étaient satisfaits de leur degré d’accès au personnel du PPCP; que 89 % des utilisateurs étaient satisfaits de l’aide offerte par le PPCP en ce qui a trait à la planification des activités de terrain; et que 93 % d’entre eux étaient satisfaits des conseils offerts par le PPCP durant les travaux de terrain. L’évaluation a également permis de passer en revue l’enquête interne du PPCP de la campagne de terrain précédente, qui affichait des taux de satisfaction semblables. La plupart des personnes interrogées ont indiqué que le personnel du PPCP savait très bien se rendre disponible pour offrir de l’aide durant les visites de terrain, notamment en cas de survenue d’événements imprévus qui imposent un changement de plan. Un certain nombre de personnes interrogées ont également expliqué qu’elles seraient obligées de consacrer beaucoup de temps aux activités logistiques en l’absence du PPCP. Toutefois, la documentation révèle que les conseils relatifs aux licences et permis posent problème puisque seulement un tiers des utilisateurs se disent satisfaits de cet aspect des services consultatifs du PPCP.

Équipement et hébergement

L’offre de services du programme inclut la mise à disposition d’équipement spécialisé (allant des manteaux d’hiver aux véhicules tout terrain) et de solutions d’hébergement au site de Resolute géré par le PPCP.

Le site de Resolute fait office de plateforme de transport et de station à partir de laquelle le personnel du PPCP assure les services de soutien logistique. Il sert également de dépôt d’équipement et de fournitures (l’entrepôt principal se trouve à Ottawa). D’après l’enquête, près de 25 % des utilisateurs passent la nuit à Resolute durant leurs déplacements dans le Nord. Par ailleurs, plus de 90 % d’entre eux se disent satisfaits du confort, de l’espace de travail, des repas et du soutien sur place offert par le Centre.

Près de 40 % des utilisateurs ont recours à de l’équipement fourni par le PPCP. L’enquête a également permis de relever que plus de 85 % des utilisateurs se disent satisfaits de la disponibilité de l’équipement, de sa qualité et des services d’assistance technique qui lui sont associés. La formation sur l’assemblage et le fonctionnement de l’équipement affiche un taux de satisfaction de 75 %, à savoir le taux observé le plus faible parmi l’ensemble des catégories.

Sécurité

Les téléphones satellites représentent l’une des principales pièces d’équipement empruntées auprès du PPCP. Les utilisateurs ont expliqué qu’il s’agit de l’un des aspects majeurs de la fonction de sécurité assurée par le Programme. Grâces à ces téléphones capables de fonctionner dans les régions les plus isolées, le personnel du PPCP joint quotidiennement les chercheurs sur le terrain pour veiller à leur sécurité. Certains chercheurs continuent quant à eux d’utiliser des récepteurs radio à haute fréquence pour maintenir le contact. Par ailleurs, un réseau de premiers intervenants et de fournisseurs de services de transport aide le PPCP à faire face aux situations d’urgence. La plupart des répondants à l’enquête (88 %) se sont dits satisfaits des directives de sécurité fournies par le PPCP, et 86 % d’entre eux se sont dit satisfaits de la réponse aux situations à haut risque/de crise. Bien qu’ils soient en nombre minoritaire, quelques informateurs clés ont fait part de leurs préoccupations concernant la gestion de la sécurité dans l’Arctique de l’Ouest : Selon eux, il se pourrait que le PPCP ne soit pas le meilleur service de première ligne en cas de survenue d’une situation d’urgence étant donné son implantation à Resolute. D’après ces personnes interrogées, d’autres autorités de l’Arctique de l’Ouest seraient mieux connectées aux ressources locales nécessaires pour faire face à ces situations.

Rentabilité

Comme indiqué dans le modèle logique, l’un des objectifs du Programme est d’offrir un soutien logistique rentable. Le Programme satisfait à cet objectif en assurant la mise à disposition de conseils logistiques, d’équipement et de solutions d’hébergement à Resolute et la coordination de vols nolisés partagés. Comme nous le verrons plus loin dans ce document, le Programme repose sur un modèle de recouvrement partiel des coûts associant frais recouvrables et contribution de services en nature. Les frais recouvrables intègrent les services de soutien logistique (p. ex. frais d’affrètement d’avion et de carburant) que le PPCP fournit aux clients et pour lesquels ces derniers reçoivent une facture. Cela inclut toute dépense engagée en sus du soutien direct en nature apporté à un projet. L’équipement est prêté gratuitement aux utilisateurs (sauf lorsqu’ils oublient de le rapporter), mais le Programme recouvrira les coûts associés aux articles non réutilisables ou endommagés. Les conseils logistiques s’avèrent aussi gratuits. Le soutien en nature inclut par ailleurs l’hébergement au site de Resolute.

Les personnes interrogées ont exprimé des points de vue divergents au sujet des coûts et de la valeur des services reçus. La plupart d’entre elles ont indiqué que l’aide logistique et les tarifs de voyage proposés par le PPCP étaient avantageux. Quelques personnes interrogées ont déclaré que l’offre de soutien du PPCP est moins attractive pour les travaux de terrain menés dans l’Arctique de l’Ouest, région où l’on recense plus de fournisseurs et d’infrastructures de soutien logistique. Il pourrait donc s’agir de l’une des raisons pour lesquelles la plupart des soumissions de projet portent sur des travaux de terrain situés au Nunavut comme nous l’avons évoqué plus haut.

Concernant le soutien apporté par le programme aux utilisateurs non gouvernementaux, la documentation fait état de la volonté limitée des ministères du gouvernement fédéral de soutenir des scientifiques qui n’appartiennent pas à leur structure. Durant les entrevues, de nombreux utilisateurs gouvernementaux et non gouvernementaux ont demandé à ce que le programme fasse preuve de plus de transparence quant aux coûts.

Les données financières du PPCP fournissent des renseignements sur les économies estimées pour les utilisateurs. Les données financières font état du soutien en nature offert aux utilisateurs (valeur estimée en dollars) et des économies réalisées par les utilisateurs. Ces dernières sont calculées en comparant le montant des frais de voyage individuels initialement prévus pour les projets approuvés aux coûts réels à la fin de l’exercice. La coordination des vols nolisés partagés par les utilisateurs permet au PPCP de réaliser des économies. Selon les données financières du PPCP, les économies annuelles du Programme ont oscillé entre 1,7 M$ (2014) et 4,4 M$ (2015). Au total, on estime que le programme a économisé 15,7 M$ sur la période étudiée (2014-2019). Ces économies s’ajoutent aux services en nature offerts aux utilisateurs, dont la valeur annuelle a oscillé entre 3,3 M$ et 4,8 M$, pour atteindre un montant total de 28,4 M$ (services en nature seulement).

L’enquête menée auprès des utilisateurs a révélé une autre source de données quant aux économies réalisées par les utilisateurs. L’enquête a permis d’analyser les économies du point de vue de l’utilisateur en demandant aux répondants d’indiquer 1) le montant des frais qu’ils ont engagés pour le dernier voyage; et 2) leur estimation du montant qu’ils auraient payé s’ils avaient utilisé un autre service. D’après les résultats de l’enquête, seuls 60 % de l’ensemble des utilisateurs du PPCP ont eu recours au service d’affrètement de vol du Programme. Ces utilisateurs déclarent cependant avoir réalisé des économies par rapport au service qu’ils auraient payé s’ils avaient eux-mêmes réservé les vols auprès d’autres fournisseurs. On estime que les frais de voyage de chaque projet soutenu par le PPCP (qui pourrait inclure plusieurs membres) s’élèvent en moyenne à 49 K$. Les répondants de l’enquête ont indiqué qu’ils auraient payé le double (environ 98 K$ par projet en moyenne selon les calculs de cet examen) s’ils s’étaient directement adressés à un affréteur de vols nolisés. Si l’on applique les chiffres tirés de cette enquête à l’ensemble de la population d’utilisateurs du PPCP^{Note de bas de page 4}, le montant total des économies réalisées devrait être compris entre 15 M$ (estimation basse) et 25 M$ (estimation haute). Ces estimations sont du même ordre que celles déclarées par le Programme (c.-à-d., 15,7 M$ pour la période 2014-2019). Ce montant représente environ 23 % du budget total du programme (qui s’élève à 72,2 M$, déduction faite des frais recouvrables) (voir le Tableau 3). Autrement dit, ce montant est sensiblement équivalent à celui des dépenses salariales totales du Programme.

Contribution à la science

De nombreuses études font état de la contribution majeure du PPCP à la science nordique. Comme précisé précédemment, près de la moitié de l’ensemble des utilisateurs ont déclaré qu’ils n’auraient pas pu mener leurs projets de recherche nordique sans l’aide du PPCP, et nombre d’entre eux (40 %) ont déclaré que la qualité de ces travaux serait réduite sans le soutien du PPCP. L’enquête a permis d’établir que les travaux de recherche soutenus par le PPCP avaient engendré la production de nombreuses publications scientifiques. D’après les répondants, 1 789 publications ont été produites depuis 2014. Même si le modèle logique s’articule autour de la contribution à la recherche consacrée au « territoire » canadien, les domaines de recherche recensés dans la documentation du PPCP dépassent la simple recherche géophysique. Les rapports scientifiques publiés entre 2014 et 2018 ont confirmé que les équipes soutenues par le PPCP avaient entrepris des recherches dans une multitude de domaines, parmi lesquels la gestion durable des ressources, les changements climatiques, l’intégrité et la protection environnementales, l’histoire culturelle et la préparation aux situations d’urgence. Quelques exemples de projets sont décrits ci-après :

• En 2018, de nouvelles recherches ont été menées au sujet des virus, bactéries et parasites qui pourraient se transmettre naturellement de l’animal à l’homme, et sur les effets que les changements climatiques pourraient avoir sur la transmissibilité de ces virus. Le Programme a également apporté son soutien à des spécialistes de la faune renommés et à des projets de recherche sur les plateformes glaciaires et glaciers situés dans l’Extrême-Arctique.
• En 2016, des scientifiques ont étudié des cratères situés dans le nord du Canada pour se faire une meilleure idée des formations observées sur Mars, Mercure et la Lune.
• En 2017, les équipes du PPCP se sont intéressées à l’exploitation minière canadienne d’éléments terrestres rares tels que l’antimoine, le cobalt, l’indium, le lithium et le niobium. Ces recherches devaient leur permettre de déterminer les conséquences environnementales de l’exploitation minière de ces métaux.

De nombreux scientifiques ont souligné les points forts du PPCP qui ont joué un rôle majeur dans leurs travaux de recherche, comme la nature continue du Programme et sa capacité unique à transporter des équipes de recherche dans des régions isolées. La continuité du PPCP (depuis 1958) a permis à des équipes de recherche de mener des études majeures de longue durée, comme celles portant sur la mesure des effets du réchauffement climatique, pour lesquels il est nécessaire de collecter plusieurs points de données annuels. Les études de la faune et de terrains particuliers menées dans des régions isolées doivent quant à elles être coordonnées de manière sécuritaire par le PPCP.

La documentation révèle l’implication majeure du PPCP dans les réunions scientifiques annuelles d’ArcticNet, au cours desquelles les scientifiques ont l’occasion de discuter de leurs activités, des besoins de la campagne de terrain et des recherches menées dans l’Arctique avec des clients (anciens, actuels et potentiels), des représentants gouvernementaux ou d’autres organismes polaires canadiens ou internationaux. Le PPCP a également participé à quelques événements communautaires dans le Nord :

• En 2016, le PPCP a soutenu divers programmes d'enseignement, comme l’école de terrain géoscientifique Taloyoak (par l’entremise du Programme GEM de RNCan). Cette activité pédagogique interactive de cinq jours a permis de s’intéresser à la géologie, à la géophysique, à la glaciologie et à la cartographie numérique à partir de systèmes d'information géographique et d’outils de géocachette. Le Programme a également soutenu l’initiative de recherche sur l’Arctique de McGill, qui a permis d’enseigner aux étudiants de premier cycle les pratiques exemplaires mises en œuvre dans le cadre des travaux d’étude de terrain menés dans le Nord. L’école de terrain Sentinelle Nord consacrée aux recherches internationales sur l’Arctique a organisé sa première session d’études à Iqaluit en 2018. Ses séminaires, études de cas et excursions ont renseigné les étudiants sur l’évolution de cryosphère arctique et ses effets sur la population et l’environnement. Le PPCP a participé à l’organisation de ce projet en mettant à disposition ses vêtements d’extérieur et son équipement de terrain de haute qualité pour la durée de la session.
• Le PPCP participe au Dimanche science et frissons du Bal de Neige, à la foire scientifique de l’école de Resolute (désormais l’école Qarmartalik), à la Scientifête Odyssée des sciences et aux événements de la Journée communautaire organisée au site du PPCP à Resolute. De telles activités permettent au personnel du PPCP et aux chercheurs de faire connaître leurs projets aux Canadiens qui n’en auraient autrement pas eu connaissance, et permettent aux Canadiens de poser leurs questions au sujet de la toundra arctique canadienne.

Le Programme soutient des projets de savoir traditionnel et contribue à la préservation du savoir ancestral riche des populations arctiques. L’examen de la documentation a révélé que le PPCP avait permis aux chercheurs de collaborer directement avec les peuples des Premières Nations et d’intégrer le savoir ancestral de ces communautés à leurs recherches.

Les personnes interrogées ont généralement convenu que le Programme permet d’assurer le maintien d’une présence dans le Nord et contribue notamment à l’exercice de la souveraineté canadienne dans l’Est de l’Arctique, où la plupart des projets sont menés. L’examen de la documentation a permis de confirmer que la plupart des activités du PPCP sont déployées au Nunavut. Il compte également quelques autres projets dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et dans les régions septentrionales de nombreuses provinces. Bien qu’il dispose d’une base à Resolute, le PPCP soutient des projets de recherche dans l’ensemble du Canada, et ce, jusque dans les régions situées à l’extrême nord du Nunavut.

Résultats inattendus

Il apparaît que les activités du Programme (approvisionnement et transport) ont produit des résultats positifs et inattendus dans les communautés, notamment sur les plan social, économique et sécuritaire. De façon générale, il existe des preuves directes de leur impact sur les jeunes élèves autochtones, telles que l’offre de possibilités d’apprentissage et de conduite de recherches dans le Nord. Par exemple, l’aide du PPCP a permis à une équipe d’un collège communautaire nordique du Yukon de faire participer des jeunes à ses travaux de terrain. Ces jeunes chercheurs ont participé à des entrevues avec des aînés, qui leur ont fait part de leurs vastes connaissances. Sans ce programme, ils n’auraient pas eu l’occasion de vivre de telles expériences.

Les vols nolisés du PPCP ont également été utilisés à d'autres fins. Les entrevues avec les dirigeants du programme, l’examen des documents ministériels et les observations de l’équipe d’évaluation à l’entrepôt de Sheffield Road ont démontré que le Programme avait joué un rôle majeur dans la réponse du ministère et du gouvernement fédéral à la pandémie de COVID-19 (voir encadré).

Les avions affrétés par le PPCP ont participé à quelques opérations de recherche et de sauvetage ou missions d’évacuation médicale. De temps à autre, ces avions transportent du matériel (tel que des réservoirs de carburant) depuis ou vers des communautés et participent à des opérations de nettoyage environnemental. Les membres de la communauté interrogés au cours de la visite du site ont indiqué que le PPCP avait intensifié le trafic aérien entre Resolute et les autres aéroports canadiens. Cela avait contribué à la réduction des coûts des vols et à la hausse de leur volume. Un détaillant local a indiqué que la baisse des coûts de transport avait rendu son activité plus rentable.

Incidences sur la formation des étudiants

L’un des principaux résultats inattendus du Programme est lié à la formation et au perfectionnement des chercheurs. Les personnes qui déposent des demandes de fonds se rendent souvent sur le terrain avec des assistants de recherche, des chercheurs novices ou des étudiants qui bénéficient indirectement du Programme. Le PPCP donne à ces jeunes chercheurs une occasion unique de réaliser des travaux de terrain dans le Nord. Selon l’enquête, plus de 1 200 étudiants ont participé à des travaux de terrain dans le Nord grâce au PPCP. Les personnes interrogées ont indiqué que les étudiants de certaines disciplines pourraient être amenés à se rendre à l’étranger pour vivre une telle expérience (p. ex., par l’entremise d’une université étrangère) et donc à ne pas revenir au Canada.

Incidences sur l’approvisionnement et l’emploi nordique

Le PPCP assure une majeure partie de l’approvisionnement des organismes nordiques et autochtones et procure quelques possibilités d’emploi aux habitants de cette région. L’examen de la documentation a révélé que le PPCP contribue annuellement environ 5 M$ aux contrats avec des fournisseurs du Nord ou autochtones. Certaines personnes interrogées ont déclaré que le Programme crée de l’emploi pour tous les habitants du Nord, et notamment pour les membres des collectivités et les étudiants. Certaines d’entre elles ont ajouté que le PPCP pourrait impliquer davantage ces habitants dans la prestation du programme. Une personne a suggéré au Programme de renforcer son effectif autochtone en privilégiant le recrutement de membres à la population locale à la mise en place d’une rotation d’employés provenant du sud du Canada. Un représentant gouvernemental a souligné les efforts entrepris par le Programme pour recruter du personnel originaire de Resolute. Il semblerait que les horaires de travail (jusqu’à 10 heures par jour) aient eu un effet dissuasif sur les candidats locaux, et le Programme continue d’étudier différentes modalités de travail pour faciliter le recrutement. Le Programme a notamment recruté des Inuits par l’entremise des programmes de stage gouvernementaux.

Les services dispensés aux utilisateurs du PPCP, tels que l’offre de guides inuits et de services d’hébergement, ont également contribué à la croissance d’autres secteurs de l’économie nordique. Selon les chiffres de l’enquête, 80 % des utilisateurs du PPCP privilégient les établissements d’hébergement commerciaux aux établissements gouvernementaux durant leur séjour de recherche. Chaque répondant (et son équipe) effectue en moyenne des séjours de 30 nuitées pour mener ses recherches.

Le format du programme permet-il de retenir les meilleures candidatures?

De manière générale, il apparaît que le processus de sélection permet de bien repérer et sélectionner les candidatures de qualité. On recense toutefois peu de projets de faible qualité scientifique à ce stade.

Toutes les candidatures jugées conformes au mandat du PPCP sont soumises à un processus de sélection. Le programme évalue la faisabilité logistique des projets, et plus précisément les calendriers et dates souhaités, les détails des plans de santé et de sécurité et des méthodologies de terrain, et la rentabilité de son travail de coordination. Le Programme fixe une cible annuelle quant à la répartition du soutien logistique entre les divers utilisateurs. Selon les documents dont on dispose, le PPCP affecte son soutien logistique direct comme suit : 42 % au gouvernement fédéral, 43 % aux universités canadiennes; et 15 % aux gouvernements territoriaux, aux organismes nordiques (y compris des organismes autochtones) et aux chercheurs étrangers.

Pour procéder à la hiérarchisation des projets gouvernementaux jugés réalisables, le PPCP se fait conseiller par un directeur général coordonnateur nommé par chaque gouvernement fédéral ou territorial aux fins d’aide à la hiérarchisation des projets ayant soumis une demande de soutien en nature. Les projets universitaires sont étudiés par un comité d’examen de projets composé de scientifiques universitaires et gouvernementaux dotés d’une expertise en sciences arctiques. La composition de ce comité assure un équilibre entre les sexes, les domaines d'expertise, les étapes de la carrière et les institutions. Les projets sont classés en fonction du guide de notation du comité d’examen. Ce guide permet d’évaluer les projets en fonction des catégories suivantes : la faisabilité (santé et sécurité, emplacement, coûts et besoins logistiques), la reconnaissance scientifique (bourses, subventions, publications), la qualité des propositions, la quantité d’étudiants impliqués dans le projet et le degré d’engagement avec la collectivité locale. L’examen de la documentation a permis de confirmer que le guide de notation avait été défini à l’aide de critères conformes à ceux utilisés par les conseils fédéraux de financement de la recherche.

Les intervenants interrogés dans le cadre de l’évaluation ont généralement reconnu la pertinence du processus utilisé aux fins de sélection des projets universitaires soumis au PPCP. Les personnes interrogées qui ont fait partie du comité d’examen ont formulé des commentaires positifs au sujet de sa composition et du processus d’évaluation des projets universitaires. Certains d’entre eux ont toutefois recommandé un renforcement de la représentation nordique ou communautaire au sein du comité. Plusieurs personnes ont indiqué que le processus d’examen désavantage certaines catégories de chercheurs, notamment les chercheurs communautaires, les chercheurs en sciences sociales, les jeunes chercheurs et les chercheurs travaillant dans l’Ouest de l’Arctique. Le critère de diversité du processus de sélection est évoqué de manière plus détaillée dans la section consacrée à l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+). Quelques intervenants ont déclaré que le comité consultatif (dissous en 2016) avait permis au Programme de bien cerner les besoins des utilisateurs et la manière dont les autres institutions soutenaient les travaux de recherche nordiques.

L’examen des données administratives nous a permis d’étudier les tableaux utilisés pour calculer les notes globales associées aux campagnes de terrain 2014-2020. Nous avons alors pu découvrir que 89 % des candidatures déposées par des utilisateurs non fédéraux avaient été acceptées au cours de cette période. Les notes relevées dans ces documents indiquent qu’une grande partie des candidatures déposées avaient été jugées solides. Toutefois, environ 7 % des projets recevant un soutien se sont vus attribuer une cote médiocre pour le critère de qualité scientifique (cote inférieure ou égale à 1,5 sur une échelle de 3 points). Environ 2 % d’entre eux se sont vus attribuer une cote médiocre pour les critères de qualité scientifique et de mobilisation des étudiants/de la communauté.

Efficience de la conception et de la prestation

Efficience dans l’utilisation du temps et des ressources

Au cours des cinq (5) dernières années, le PPCP a dépensé plus de 100 M$ (voir Tableau 3) pour les postes non salariaux. Environ la moitié de ce montant est recouvrable auprès des participants du Programme. Comme indiqué au Tableau 2, la majorité de ces dépenses sont liées au soutien des activités du Centre de Resolute (p. ex., vols nolisés, entretien des installations, équipement, frais de transport de marchandises et achats alimentaires). Des dépenses d’un tel volume et d’une telle fourchette doivent faire l’objet d’une gestion financière appropriée.

À l’instar de tous les programmes fédéraux, le PPCP cherche à mettre en place des outils et techniques de gestion financière, auxquels il aura recours de manière judicieuse, pour veiller à l’utilisation efficiente de son temps et ses ressources. Parmi ceux-ci figurent l’utilisation active des budgets, les prévisions et rapports connexes aux fins de prises de décision opportunes, ainsi que l’utilisation d’outils et de techniques officiels promouvant l’optimisation des ressources tout en conciliant les priorités opérationnelles du Programme, notamment celles liées à la santé et la sécurité du personnel et des participants du PPCP. Par exemple, l’équipe d’évaluation s’attendait à ce que le Programme ait mis au point et mis en œuvre des pratiques de gestion financière et d’information connexe qui encourageraient l’optimisation des ressources dans le domaine de l’approvisionnement en biens et services, notamment pour ce qui est des énormes dépenses associées aux vols nolisés. L’équipe s’attendait également à ce que le Programme soit en mesure de démontrer que la formule de partage des coûts ait permis d’établir de bonnes pratiques, telle que la facturation opportune des utilisateurs, tout en conciliant les principes et priorités associés à l’efficacité financière et aux demandes opérationnelles.

Contexte de gestion financière

Les entrevues et les observations ont permis de révéler que le cadre d’exploitation dynamique associé à la prestation de services de soutien logistique dans le Nord rend la pratique constante d’une bonne gestion financière (notamment l’établissement et le suivi des budgets et des prévisions) encore plus difficile. Ceci dit, il est apparu que le Programme fait en sorte de s’assurer que les budgets cadrent avec la nature et l’ampleur des exigences associées à l’exécution du Programme ainsi qu’avec son financement approuvé. Au-delà du contexte unique associé à la prestation de services de soutien logistique dans l’Arctique, le Programme se voit accorder une hausse temporaire de ses crédits d’engagement approuvés afin de pouvoir financer ses dépenses. Cette hausse est permise en vertu de la Loi sur les levés et l’inventaire des ressources naturelles (LLIRN) et reflète la composante de recouvrement des coûts de son modèle de prestation de services selon lequel certains coûts liés à l’offre d’un soutien logistique dans l’Arctique sont recouvrables auprès des participants au Programme. Les dépenses recouvrées sont versées au Ministère pour compenser la hausse temporaire des crédits d’engagement. Bien qu’il puisse s’écouler plusieurs mois entre l’engagement des dépenses et le recouvrement de celles-ci auprès des participants, le Programme n’a cessé de démontrer sa capacité à rembourser la hausse de ces crédits au cours de l'exercice fiscal.

Figure 1 : Tableau donnant un aperçu de l’exercice financier type du programme en matière de réception des fonds ministériels, de campagne d’activité du Centre d’instruction des Forces armées canadiennes dans l’Arctique et de campagne de recherche de terrain, de facturation et de recouvrement des coûts auprès des participants au programme

	Avr.	Mai	Juin	Juil.	Août	Sept.	Oct.	Nov.	Déc.	Janv.	Févr.	Mars
Réception des fonds ministériels	X
CIFACA (MDN)	X									X	X	X
Principale campagne de recherche de terrain			X	X	X	X
Envoi des factures aux participants du programme					X	X	X	X	X	X	X
Recouvrement des coûts auprès des participants au programme						X	X	X	X	X	X	X

Description textuelle

La figure 1 illustre l’exercice financier typique du PPCP par un diagramme à barres indiquant les mois où il y a réception des fonds du Ministère (avril), les mois d’activité du Centre d’instruction dans l’Arctique du ministère de la Défense nationale (MDN) (janvier-avril), les mois de la campagne de recherche primaire (juin-septembre), les mois de remise des factures aux participants au programme (août-février) et les mois durant lesquelles des recouvrements sont effectués auprès des participants au programme (septembre-mars).

Budgétisation et de prévision – Soutien logistique dans l’Arctique

Le budget du Programme comprend l’estimation des coûts de prestation des services de soutien logistique dans l’Arctique en fonction des besoins internes escomptés du Programme et des activités associées aux projets approuvés par le PPCP. Compte tenu des incertitudes associées à la prestation de ces services (p. ex., fortes intempéries, terrain, longues distances, etc.) et de la nature dynamique du soutien logistique dans l’Arctique, l’élaboration de ce budget a été jugée particulièrement difficile. Afin de répondre aux exigences de service des participants au Programme et d’éviter toute dépense inutile, le budget du Programme consacré au soutien logistique dans l’Arctique est relativement conservateur dans la mesure où il n’intègre pas toutes les économies potentielles associées à la coordination des services logistiques entre plusieurs projets. En pratique, l’équipe de soutien logistique dans l’Arctique (ESLA) cherche activement à coordonner ses activités pour renforcer la valeur ajoutée du Programme.

Pour suivre ses dépenses par rapport à son budget approuvé, le PPCP s’appuie sur un processus de prévision mensuelle qui permet d’évaluer la mesure dans laquelle le Programme respecte les budgets approuvés. L’évaluation a révélé que le processus de production et de mise à jour des prévisions fournit des données de variance utiles et opportunes et d’autres renseignements qui permettent d’informer la direction de la nécessité de prendre des mesures correctives éventuelles et que ces mesures font régulièrement l’objet d’évaluations et de discussions avec la haute direction. Toutefois, ce processus ne s’applique pas aux dépenses liées aux services de soutien assurés par l’ESLA durant la campagne annuelle de recherche/sur le terrain, c’est-à-dire lorsque les chercheurs sont sur place dans le Nord. Les dépenses liées aux activités de recherche saisonnière commencent habituellement à la fin du mois de juin et se poursuivent jusqu’en septembre (et souvent plus tard dans le cas de l’Arctique de l’Ouest et du Yukon). Toutefois, les coûts réels encourus dans le cadre de ces activités, y compris les montants qui peuvent être recouvrés auprès des participants au Programme, ne sont connus avec précision qu’en novembre (voire plus tard), lorsque toutes les factures des fournisseurs ont été reçues et vérifiées. Cela signifie qu’au cours de la majeure partie de l’exercice, le Programme ne dispose pas d’outils et de rapports de gestion financière fiables pour appuyer la surveillance financière en temps réel. Le Programme s’expose ainsi à des risques d’écarts budgétaires qui pourraient ne pas être corrigés au cours du dernier trimestre de l’exercice. Bien que ce risque existe, aucun dépassement de budget n’a été observé sur la période, à l’exception de l’exercice financier 2015-2016, où le Programme a enregistré un déficit d’environ 338 000 $. Les données financières suivantes indiquent qu’en règle générale, le Programme est géré dans les limites du budget et présente un léger excédent.

Figure 2 : Budget c. dépenses réelles pour la période 2014-2019

Version texte

La figure 2 est un graphique à barres comparant les prévisions budgétaires aux dépenses réelles (en milliers) pour la période allant de 2014-2015 à 2018-2019. Les montants recouvrables ne sont pas comptabilisés.

Le budget 2014-2015 illustre le budget et les montants réels des salaires totalisant 2426 $ et l’exploitation et l’entretien (E et M) budgétés à 10 217 $ et les montants réels de 9 635 $.

Le budget 2015-2016 illustre le budget et les montants réels des salaires totalisant 2735 $ et l’E et M budgétés à 8 223 $ et les montants réels de 8 561 $.

Le budget 2016-2017 illustre le budget des salaires de 2 820 $ et les montants réels de 2 739 $ et l’E et M budgétés à 7 696 $ et les montants réels de 7 171 $.

Le budget 2017-2018 illustre le budget des salaires de 2 876 $ et les montants réels de 2 901 $ et l’E et M budgétés à

8 143 $ et les montants réels de 7 838 $.

Le budget 2018-2019 illustre le budget des salaires de 3 058 $ et les montants réels de 3 134 $ et l’E et M budgétés à 8 978 $ et les montants réels de 8 734 $.

Tableau 3 : Tableau récapitulatif des budgets et des dépenses réelles pour la période 2014-2020 démontrant un léger excédent global

	Totaux (2014-2020)		MOYENNE
	Budget	Dépenses réelles	Budget	Dépenses réelles
Salaires et RASE
Salaire - Allocation initiale	8 890 902 $	16 322 621 $	1 481 817 $	2 720 437 $
Salaire - Transfert du MDN	5 461 223 $		910 204 $
Salaire - Transferts divers d'E et M, de la division, etc.	1 954 671 $		325 779 $
Salaire - Autres	867 874 $	870 483 $	144 646 $	145 081 $
TOTAL DES SALAIRES	17 174 670 $	17 193 104 $	2 862 445 $	2 865 517 $
RASE	3 663 149 $	3 666 836 $	610 525 $	611 139 $
TOTAL DES SALAIRES + RASE	20 837 818 $	20 859 940 $	3 472 970 $	3 476 657 $
E et M
E et M- Allocation initiale	50 192 037 $	101 248 529 $	8 365 339 $	16 874 755 $
E et M - Transfert de POLAIRE
E et M- Transfert du MDN
E et M - Transferts aux salaires, autres divisions, etc.
E et M - Passage de chapeau - ECCC
E et M - Complément de budget
Transfert de l’UNCLOS
E et M - Cession de la Couronne, GEM, Réserve	1 407 005 $	1 193 684 $	234 501 $	198 947 $
TOTAL E et M	51 599 041 $	102 442 213 $	8 599 840 $	17 073 702 $
E et M - Autres
Capital	1 693 285 $	1 492 266 $	282 214 $	248 711 $
E et M- Projets spéciaux	1 332 000 $	864 748 $	222 000 $	144 125 $
E et M - Faible carbone	30 000 $	30 000 $	5 000 $	5 000 $
E et M - Passage de chapeau - RNCan	358 000 $	358 000 $	59 667 $	59 667 $
TOTAL E et M -AUTRES	3 413 285 $	2 745 014 $	568 881 $	457 502 $
Montants recouvrables	0 $	-51 492 880 $	0 $	-8 582 147 $
Grands totaux (déduction faite du RASE)	72 186 996 $	70 887 452 $	12 031 166 $	11 814 575 $
Écart	0 $	1 299 544 $	0 $	216 591 $
Écart (%)		1,83 %		1,83 %

Source : Données financières du PPCP

Le léger excédent budgétaire est attribuable à plusieurs facteurs. Parmi ceux-ci figurent la nature conservatrice du processus d’élaboration du budget de l’ESLA^{Note de bas de page 5}, le fait que l’ESLA ait le sentiment qu’elle pourrait avoir à engager d’importantes dépenses imprévues, ainsi que la capacité du Programme à ajuster ses dépenses au cours du dernier trimestre de l’exercice financier afin d’éviter les dépassements ou les péremptions de fonds budgétaires. Toutefois, il est également apparu que les chercheurs ne recevaient les factures que plusieurs mois après leur séjour dans le Nord et que le Programme n’était pas doté de normes de service liées à l’émission des factures. Ces retards peuvent rendre la contestation des frais plus difficile pour les chercheurs et les empêchent également de prendre des décisions éclairées au cours de la campagne de terrain (p. ex., des factures plus faibles que prévu leur permettraient de prolonger leurs activités de recherche). Certains répondants externes au gouvernement fédéral ont indiqué que la responsabilité du paiement de ces factures leur reviendrait directement au lieu d’être confiée à l’organisme auquel ils sont affiliés (c.-à-d. une université ou un organisme de recherche).

Le tableau suivant présente une ventilation des montants en nature mis à disposition des clients du Programme et des montants recouvrables pour les années 2016, 2017 et 2018 (par type d’organisme). Comme indiqué ci-dessous, les clients relevant du gouvernement fédéral utilisent moins de ressources en nature que les clients externes au gouvernement. À l’inverse, ces derniers utilisent moins de biens et services à frais recouvrables. Le soutien logistique en nature intègre tous les services procurés gratuitement aux utilisateurs, tels que les services d’hébergement à Resolute, le carburant et les services de transport.

Tableau 4 : Montants en nature et recouvrables du PPCP (montants réels, 2016-2018)

Organismes	Montants des services de soutien en nature du PPCP (réels)	Montants recouvrables par le PPCP (réels)	Dépenses totales des projets (réelles)	% de services en nature
Ressources naturelles Canada	2 000 529 $	5 067 575 $	7 068 104 $	28,30 %
Pêches et Océans	1 242 158 $	1 006 934 $	2 249 092 $	55,23 %
Environnement Canada	1 460 569 $	2 524 287 $	3 984 857 $	36,65 %
Autres ministères	891 207 $	2 474 050 $	3 365 258 $	26,48 %
Totaux, organismes fédéraux	5 594 464 $	11 072 846 $	16 667 311 $	33,57 %
Organismes nordiques	1 189 517 $	2 605 310 $	3 794 828 $	31,35 %
Savoir traditionnel	151 972 $	0 $	151 972 $	100,00 %
Programme d'échanges Arctique-Antarctique	261 215 $	25 651 $	286 866 $	91,06 %
Universités	7 387 953 $	790 584 $	8 178 537 $	90,33 %
Organismes scientifiques étrangers	123 991 $	1 488 338 $	1 612 329 $	7,69 %
Organismes indépendants	188 310 $	453 250 $	641 560 $	29,35 %
Totaux, organismes non fédéraux	7 961 469 $	2 757 823 $	14 666 092 $	54,28 %

Source : Système financier du PPCP

Comme illustré dans le tableau ci-dessus, la part des services de soutien en nature dans les dépenses totales est plus élevée pour les projets universitaires que pour les autres projets. Des représentants du programme ont indiqué que ces différences peuvent être liées au fait que les universités disposent de ressources limitées et ont donc davantage recours aux services de soutien en nature que leurs homologues du gouvernement. Le programme s’efforce de soutenir le plus grand nombre possible de projets universitaires admissibles.

Cet effort de maximisation du nombre de projets lui permet par ailleurs de multiplier les possibilités d’économies permises par la mise en œuvre d’une logistique coordonnée. Cela lui donne également l’occasion de redistribuer les ressources en nature de manière efficiente si les activités initialement prévues pour un projet particulier venaient à changer. Cependant, une approche qui maximise le nombre de projets universitaires nécessite également du temps et des ressources administratives supplémentaires pour dispenser le Programme.

Ces coûts résultent de diverses implications, notamment de la nécessité pour le PPCP de mener plusieurs séances de planification avant que les travaux ne commencent, d’une plus forte probabilité de se voir obliger d’apporter des modifications au projet (p. ex., plans de projet annulés ou réduits), ainsi que de l’exigence générale de surveillance accrue à toutes les étapes de la planification, de l’établissement des ententes de partage des coûts, de l’exécution, de la facturation et coll.

Contrôles et capacités de gestion financière – à l’échelle du Programme

Au-delà des éléments prouvant la production et la mise à jour en temps opportun des prévisions financières (sauf pour le soutien logistique dans l’Arctique), l’évaluation a permis de prouver l’existence de pratiques et de capacités qui appuient l’exactitude, la conformité et l’optimisation/l’efficience des ressources financières du Programme tout en respectant les priorités opérationnelles. Ces pratiques vont des rapprochements réguliers aux arrangements pluriannuels en matière d’approvisionnement qui permettent au Programme et aux participants au Programme d’accéder à des services d’affrètement aérien. Dernièrement, quelques autres services et biens ont été ajoutés en vertu de conditions plus favorables et plus efficaces que celles des autres options d’approvisionnement. Le Programme est également tenu de demander et évaluer plusieurs devis avant de prendre une décision d’approvisionnement. Il a également amélioré des processus pour veiller à ce que les entreprises inuites se voient accorder la priorité, au besoin, en vertu de l’Entente sur les revendications territoriales globales (ERTG). Enfin, les tests d’audit effectués dans le cadre de l’évaluation ont indiqué que le processus de recouvrement des coûts engagés par le Programme pour le compte de tiers (c.-à-d. les participants au Programme) reflétait les exigences de la LLIRN.

Toutefois, l’évaluation a également fait état de certaines lacunes et incohérences quant à la capacité du Programme à surveiller et à évaluer l’application des exigences en matière de passation de marchés (par exemple, l’exigence de trois soumissions ou l’obligation de mettre en œuvre les pratiques des ERTG), ainsi qu’à détecter et prévenir les erreurs et les retards dans la communication des résultats financiers finaux à l’échelle des projets des participants au programme. Cela comprend des retards considérables dans la présentation des factures aux participants au Programme, comme l’avait relevé en 2013 l’Audit du Programme du plateau continental polaire. Une grande partie des recommandations du dernier audit est restée sans suite pendant l’évaluation, même si le Programme les considère désormais désuètes.

Bon nombre de ces problèmes et faiblesses sont directement liés aux limites des principaux systèmes du PPCP, notamment la base de données de soutien logistique dans l’Arctique et le Système d’information de l’équipement utilisé sur le terrain (SIEUT), qui ne sont pas en mesure d’assurer une communication et une gestion financières efficaces. Les personnes interrogées indiquent bien connaître les limites associées à ces systèmes et que les contraintes de temps et de ressources ainsi que les retards dans l’approvisionnement perdurent depuis des années. Compte tenu de ces limites, l’Unité de gestion administrative (UGA), l’Unité d’équipement de terrain (UET) et d’autres unités du Programme ont créé des feuilles de calcul et mis en œuvre d’autres mesures manuelles et ad hoc dans le but de dépasser certaines de ces lacunes et limites. Elles tendent à être de nature pragmatique dans la mesure où elles répondent à un besoin pratique (p. ex., suivre les achats, répartir les coûts, suivre les pièces de rechange ou prévoir la demande de matériel en stock).

En dépit de ces efforts, le Programme ne s’est toujours pas doté de la capacité d’analyse financière efficace et rapide qui lui permettrait d’obtenir un aperçu en temps opportun de la réalisation des objectifs, y compris l’efficacité financière. Il s’agit, par exemple, de rendre compte du degré d’utilisation de la capacité des aéronefs, en notant que le test effectué sur un échantillon de 10 projets de recherche dans l’Arctique a révélé une utilisation moyenne des aéronefs de 20 à 30 %. À titre d’autre exemple, le test de cheminement effectué au sein de l’entrepôt de Sheffield a permis de constater qu’un téléphone satellite choisi au hasard et acheté en 2016 n’avait été remis qu’une seule fois à un participant au programme. De plus, les tests effectués sur les dépenses du projet et les achats d’équipement ont révélé des erreurs et des incohérences qui sont souvent relevées lorsque le Programme repose sur des systèmes et des pratiques manuels. Bien que le Programme se soit déjà doté de mesures d’atténuation qui corrigeraient raisonnablement certaines de ces erreurs (p. ex., les participants au Programme ont la possibilité de contester la répartition des coûts, les relevés périodiques d’inventaire, etc.), il reste que de telles pratiques se traduisent par des délais administratifs supplémentaires. Par ailleurs, cela augmente le risque que les objectifs liés à l’efficience ne soient pas atteints ou que les relations avec les participants au Programme soient compromises.

Partage des coûts

Bien qu’elle ne soit pas « parfaite » au vu du nombre de variables en jeu (y compris les priorités, le financement), la formule de partage des coûts du Programme est appropriée dans la mesure où elle aide à réaliser des économies d’échelle. De plus, le Programme a noté que la formule de partage des coûts permet actuellement de fournir aux universités un soutien en nature qui représente une part importante des coûts totaux associés à des projets individuels. Sans le soutien du PPCP, bon nombre de ces projets n’auraient probablement pas été mis en œuvre. Cette constatation est corroborée par les prévisions des allocations de soutien du Programme destinées aux projets universitaires pour la campagne de terrain 2020, qui indiquent que le soutien en nature représente la grande majorité des dépenses globales prévues^{Note de bas de page 6}. Cette affirmation était également évidente dans nos tests de projets dans la mesure où l’équipe d’évaluation a effectué un examen détaillé de 10 projets, dont 6 étaient des projets universitaires. Dans le cas des projets universitaires, la contribution en nature moyenne du Programme représentait 83 % des dépenses réelles associées au projet.

Figure 3 : Campagne de terrain 2020 : Totaux prévus des soutiens en nature et montants recouvrables alloués aux projets universitaires

Version texte

La figure 3 illustre le soutien total en nature prévu pour les projets universitaires et les recouvrements alloués pour la campagne de terrain 2020. L’axe horizontal du graphique montre le soutien en nature en bleu et les recouvrements en orange. L’axe vertical illustre les montants en dollars allant de 20 000 $ à environ 140 000 $. Les lignes bleues représentent le soutien en nature tandis que les lignes orange représentent les recouvrements.

Cependant, les entrevues avec les dirigeants du Programme ont également révélé qu’il est communément admis que l’allocation de soutien en nature favorise les projets prévus pour les régions où le Programme est en mesure d’offrir un soutien logistique plus rentable. Par exemple, les projets qui prévoient mettre à profit le centre de Resolute sont plus susceptibles de bénéficier d’un soutien en nature que ceux organisés dans le Yukon ou dans l’Ouest de l’Arctique, où le Programme n’appuie pas un volume de projets suffisant pour justifier la conclusion de contrats pluriannuels qui favorisent l’optimisation des ressources pour les chercheurs. Cette observation a été étayée par le test de projets effectué par l’équipe d’évaluation, qui a indiqué que seul un (1) des quatre (4) projets ayant eu lieu au Yukon ou dans les Territoires du Nord-Ouest avait partagé au moins un segment de vol avec un autre projet. À l’inverse, les six (6) projets menés au Nunavut ont partagé au moins un segment de vol avec d’autres projets.

Avis des utilisateurs

L’équipe d’évaluation a mesuré la satisfaction des utilisateurs envers la gestion des paiements et le modèle de recouvrement des coûts. La plupart des utilisateurs (les personnes interrogées et 70 % des répondants à l’enquête) se sont dits satisfaits de la manière dont le PPCP gère les paiements et ont dit que les processus étaient simples. Quelques-uns ont dit que les factures du PPCP contenaient parfois des erreurs, comme des coûts facturés qui ne correspondent pas aux vols réels. Certains utilisateurs ont indiqué que le PPCP a envoyé des factures plusieurs mois, voire plusieurs années, après la date du voyage. Cette situation devient problématique lorsque le montant de la facture diffère sensiblement des coûts estimés. Certaines personnes interrogées ont déclaré que les factures en retard sont souvent inférieures aux devis, et que si elles l’avaient su plus tôt, elles auraient mené plus d’activités de recherche au cours de cette campagne. Quelques personnes interrogées ont indiqué que le processus de la facturation a été accéléré au cours des dernières années.

En ce qui concerne le modèle de recouvrement des coûts lui-même, les utilisateurs et intervenants voyaient dans la transparence un grand sujet de préoccupation. Bon nombre d’entre eux, y compris les utilisateurs du gouvernement fédéral, ont dit qu’il était nécessaire de préciser la manière dont les coûts sont gérés et dont les factures sont calculées. Quelques utilisateurs ont jugé les coûts des voyages au Yukon étaient élevés. Le PPCP n’offre pas d’avantage concurrentiel dans ce territoire.

Efficacité et efficience du modèle opérationnel

Le Programme cherche à élaborer et à mettre en œuvre des cadres, des processus et des outils opérationnels formels qui appuieraient l’affectation exacte et vérifiable des coûts aux projets financés. Comme tous les programmes fédéraux, ces affectations de coûts devraient satisfaire aux pratiques exemplaires et aux attentes des utilisateurs, y compris les participants au Programme. Par exemple, le Programme doit s’efforcer de veiller à ce que les coûts affectés aux projets financés reflètent les modalités convenues avec les participants au Programme et à ce que les montants et le ratio ultime de soutien en nature par rapport au soutien remboursable soient exacts. Enfin, comme indiqué dans l’audit du Programme du plateau continental polaire datant de 2013, le Programme veillera à ce que les coûts remboursables soient facturés et perçus auprès des participants au Programme dans des délais raisonnables et opportuns.

Modèle et cadre opérationnels

L’évaluation a permis de déterminer que le Programme continue de mettre en œuvre un cadre opérationnel officiel reposant sur un certain nombre de PNE. Ce cadre doit faire l’objet d’un soutien, de commentaires et d’une mise en œuvre coordonnés entre toutes les unités du Programme. Il prévoit également de garantir l’utilisation efficace d’un certain nombre d’outils, notamment la base de données de soutien logistique dans l’Arctique, le SIEUT et les budgets/prévisions budgétaires. Le modèle opérationnel global repose sur un processus dans le cadre duquel les candidats^{Note de bas de page 7} (RNCan/autres ministères, universités canadiennes et organisations nordiques tels que les gouvernements territoriaux, les gouvernements autochtones et les organismes nordiques, etc.) peuvent présenter une demande de soutien logistique au Programme. Ces demandes sont soumises à un processus de vérification, qui commence par une présélection et une évaluation de la faisabilité logistique dirigée par l’ESLA. En ce qui a trait aux projets universitaires présélectionnés qui répondent aux exigences de faisabilité, un Comité d’examen de projets (CEP) est chargé d’évaluer chaque projet en fonction d’un guide de notation régulièrement mis à jour par le Programme. La note qui lui sera attribuée, et qui sera déterminée en fonction des autres projets universitaires admissibles, permettra de déterminer le montant du soutien offert par le Programme. Pour ce qui est des ministères fédéraux, le Programme fait appel à un « DG coordonnateur » qui agit à titre de représentant de chaque ministère et qui est responsable d’attribuer un montant forfaitaire de services de soutien aux projets admissibles.

Pour déterminer le montant du soutien direct en nature que le Programme mettra à disposition des participants au Programme (p. ex., les ministères, les organisations nordiques, y compris les gouvernements territoriaux, et les projets universitaires individuels), le Programme calcule une « enveloppe d’allocation » qui comprend des estimations de l’hébergement disponible, de la capacité d’affrètement des aéronefs et du carburant basées sur l’allocation budgétaire du Programme, l’utilisation prévue et les stocks de carburant existants. En plus de ces montants, le Programme prévoit un « complément » équivalant à 35 % des moyens budgétisés pour les vols nolisés. Ce « complément » reflète la nature conservatrice du processus d’élaboration du budget du Programme dans la mesure où il tient compte de la forte probabilité d’annulation ou de réduction de certains projets approuvés au cours d’une campagne de terrain donnée. Une fois l’enveloppe d’allocation déterminée, le Programme suit un processus systématique d’attribution du soutien à chaque catégorie de demandeurs : les projets des autres ministères, les projets des universités et les projets des organisations nordiques, y compris des gouvernements territoriaux. Ce processus est conçu pour cibler les allocations du modèle comme suit : 42 % aux autres ministères (répartis également entre RNCan, ECCC, le MPO et tout autre ministère demandeur comme Parcs Canada), 43 % aux projets universitaires et 15 % aux projets des organisations nordiques. Les montants réels alloués aux autres ministères, aux projets universitaires et aux projets des organisations nordiques varient par rapport à ces cibles en fonction du nombre et de la nature des demandes et des projets acceptés dans chaque catégorie de candidats. Par exemple, si la valeur totale des demandes approuvées pour les organisations nordiques est inférieure aux 15 % alloués à de tels projets, le soutien excédentaire est redistribué aux autres ministères ou aux projets universitaires.

Processus de suivi et d’affectation des coûts

Une fois les allocations initiales définies, le Programme entame des discussions qui débouchent sur des ententes officielles avec chaque participant au Programme. Ces ententes, ainsi que toute modification subséquente, constituent la base du processus d’affectation et de suivi des coûts associés à chaque projet de recherche jusqu’à son achèvement. Outre la saisie des détails des projets approuvés dans la base de données de soutien logistique dans l’Arctique et dans le Système d’information de l’équipement utilisé sur le terrain (SIEUT), l’Unité de gestion administrative se charge également de l’élaboration d’une feuille de calcul des montants recouvrables (par campagnes), qui contient les détails sur les coûts conformément aux ententes. Une fois que les coûts réels sont connus, ils sont également saisis dans la feuille de calcul afin de déterminer les montants définitifs du soutien en nature et recouvrable fourni à chaque projet.

Les entrevues avec le personnel du programme ont révélé que ceux-ci ont toujours formulé des commentaires positifs à l’égard du modèle et du cadre organisationnels du programme. Comme indiqué dans la section « Partage des coûts » du présent rapport, de nombreuses personnes interrogées, en particulier celles associées à des projets universitaires, dépendent du soutien du Programme pour mener à bien leurs projets de recherche dans le Nord. En effet, les scientifiques ont peu d’options pour financer les exigences logistiques coûteuses et complexes associées à leurs travaux. Toutefois, les personnes interrogées ont également souligné les faiblesses et les limites considérables associées au manque d’intégration des principaux systèmes, y compris la base de données de soutien logistique dans l’Arctique, le SIEUT et les systèmes financiers. Bien que le test mené relativement à la répartition des coûts des projets ait indiqué que les montants initiaux reflétaient les ententes, il est également apparu que les allocations contenaient des erreurs qui peuvent entraîner de l’inefficacité, des retards ou des incohérences avec les modalités convenues. De longs délais continuent de s’écouler entre la date d’achèvement d’un projet et la date d’émission d’une facture ou d’un relevé de compte au participant au Programme (l’examen d’un échantillon de projets a révélé un retard moyen de plus de 86 jours). Cette dernière observation est conforme aux constatations présentées dans l’audit du Programme du plateau continental polaire de 2013.

Des comparaisons et des solutions de rechange possibles sont présentées ci-dessous. Aucune information financière exhaustive n’était disponible pour les programmes examinés dans le cadre des études de cas.

Des mesures de contrôle appropriées, efficaces et conformes aux exigences législatives et politiques pertinentes sont en place pour la planification, la surveillance et l’information financières, y compris pour le recouvrement des coûts engagés pour le compte de tiers.

Le Programme chercher à élaborer des mesures de contrôle appropriées et efficaces, y compris des directives, des procédures, des outils, des capacités et d’autres contrôles qui appuieraient la planification, la surveillance et l’information financières. Cela comprend la démonstration d’une infrastructure de GI/TI efficace capable de produire des analyses et des rapports financiers en quantité suffisante pour soutenir la prise de décisions défendables et opportunes et les approbations connexes. De plus, le PPCP s’efforce de démontrer son aptitude à promouvoir et à confirmer l’exactitude des dossiers et des rapports financiers ainsi que leur conformité aux exigences financières législatives et politiques pertinentes.

Gestion financière – Surveillance et équilibre des priorités

Les entrevues et l’examen des documents ont révélé que la direction du Programme avait mis en place un certain nombre de bonnes pratiques pour appuyer la surveillance de la situation financière et des prévisions du PPCP. Il s’agit notamment de processus d’élaboration budgétaire, qui tiennent compte du volume prévu des activités du projet, y compris de l’étendue des dépenses en nature et recouvrables, et de processus de surveillance ordinaire des dépenses par rapport aux budgets approuvés. Les réunions régulières de la direction et les réunions bilatérales du directeur du Programme ont servi de forums de discussion pour des sujets pertinents, notamment la planification, la surveillance et l’information financières. Par exemple, l’équipe de direction du Programme peut y discuter officieusement des achats demandés ou d’autres transactions financières avant l’approbation de la dépense par l’autorité financière. L’UGA joue un rôle actif dans la gestion des dépenses, notamment en travaillant avec les gestionnaires pour s’assurer que les pouvoirs financiers sont respectés et que les exigences de l’ERTG sont prises en compte dans les achats applicables.

Toutefois, il existe un certain risque que la surveillance financière soit compromise en raison de faiblesses et de lacunes dans les systèmes du Programme qui limitent la fiabilité et la rapidité de l’information financière fournie à la direction aux fins d’appui de ses responsabilités de surveillance financière. Par exemple, l’absence de rapports intermédiaires sur les dépenses réelles consacrés au soutien logistique dans l’Arctique crée un scénario où les activités logistiques peuvent être beaucoup plus nombreuses ou moins nombreuses que prévu, ce qui peut avoir des répercussions sur d’autres achats et priorités connexes. De plus, la personne détentrice du seul pouvoir financer est responsable d’examiner un grand nombre et une vaste gamme de transactions (p. ex., contrats, achats et cession de stocks, déplacements du personnel, etc.). Cela peut s’avérer onéreux. L’autorité financière doit donc tenir compte des répercussions des deux éléments sur les plans opérationnel (p. ex., la sécurité et le service des participants au programme) et financier (p. ex., la prudence financière, l’optimisation des ressources, etc.). Bien qu’il établisse clairement l’obligation du PPCP d’accorder la priorité (souvent justifiée) aux considérations opérationnelles, le mandat du Programme est moins clair quant au fait d’assurer un niveau de gestion financière capable de soutenir une efficacité optimale tout en maintenant la conformité. Cela semble avoir contribué à la mise en place d’un environnement où les priorités opérationnelles ont préséance sur les investissements dans des systèmes et une infrastructure de gouvernance adéquats. En l’absence d’une structure de gouvernance de la gestion financière plus officielle (p. ex., une unité de gestion administrative (UGA), ou une autre ressource, ayant le mandat, le pouvoir et les ressources nécessaires pour établir les priorités et faire appliquer les pratiques de gestion financière), le Programme risque de ne pas réussir à démontrer l’efficacité des contrôles financiers, particulièrement en ce qui concerne l’efficience de ses opérations.

GI/TI – Capacité de soutien de la gestion financière

En plus d’utiliser les systèmes financiers ministériels comme SAP, le Programme a mis en œuvre une série d’applications et d’outils personnalisés qui contiennent de l’information financière conçue pour appuyer ses opérations. Bien qu’ils se soient révélés efficaces pour répondre aux priorités opérationnelles du PPCP, ils ne sont ni intégrés aux systèmes financiers ni capables d’assurer le niveau d’analyse et d’information financière attendu. Parmi ces systèmes figurent :

1. La base de données de soutien logistique dans l’Arctique est une base de données MS Access^© hébergée à Resolute qui a d’abord été élaborée par un étudiant stagiaire et a depuis été mise à jour et adaptée pour répondre aux besoins de l’ESLA sur une période de plusieurs années. Cette base de données contient des renseignements opérationnels essentiels liés à la logistique, y compris des renseignements sur les projets et des détails comme le nombre de participants, l’affrètement de vol, les frais de carburant et d’équipement, tous les renseignements de vol, ainsi que des détails sur l’emplacement et la nature des réserves de carburant dispersées dans l’Arctique. Bien que le personnel de l’ESLA ait démontré sa capacité à utiliser la base de données, toutes les personnalisations et les correctifs de cette base de données sont fournis dans le cadre d’un contrat pluriannuel qui doit expirer dans un an.
2. Le Système d’information de l’équipement utilisé sur le terrain (SIEUT)est une application FoxPro^© conçue pour faciliter la gestion des stocks d’équipement. Les sites de Resolute et de Sheffield Rd utilisent des SIEUT distincts. Il y a quelques années encore, le SIEUT était également utilisé pour l’inventaire des pièces de rechange (p. ex., pour l’entretien des installations ou le garage) Toutefois, comme le SIEUT ne permettrait pas d’élaborer des bons de travail ou d’assurer la gestion de la maintenance planifiée, le Programme a donc procédé à l’achat d’un autre système, CWorks CMMS^©. Le SIEUT devrait être remplacé d’ici la fin de l’année 2020.

Bien que ces deux systèmes soient essentiels au soutien des opérations du PPCP et qu’ils contiennent des renseignements financiers potentiellement utiles, aucun ne permet d’assurer la planification, la surveillance et l’analyse financières nécessaires pour éclairer le processus décisionnel financier. L’Unité de gestion administrative collabore avec l’ESLA pour trouver le moyen de rendre la base de données de soutien logistique dans l’Arctique plus utile en matière de gestion financière, mais ces ajustements sont généralement dérisoires. À ce titre, l’UET et l’Unité de gestion administrative ont mis au point un certain nombre d’outils Excel personnalisés au fil des ans. Ces outils ont été conçus par les utilisateurs pour appuyer la planification, la surveillance et l’analyse financières attendues du Programme. L’examen de ces outils et les discussions avec le personnel du Programme indiquent qu’ils ne sont pas accompagnés d’instructions claires concernant leur utilisation. Ils obligent également leurs utilisateurs à réaliser un bon nombre de travaux de saisie manuelle de données ou de manipulation des données. Les utilisateurs doivent par ailleurs avoir une bonne connaissance de ces outils pour être en mesure de les utiliser. L’évaluation a également révélé ces outils tendent à être axés sur les besoins financiers pragmatiques (p. ex., rapprochements, élaboration du budget, suivi des dépenses, affectation des coûts des projets, facturation, etc.). Peu proposent des capacités d’analyse ou de production de rapports financiers plus sophistiquées, tels que des capacités d’analyse des tendances et des anomalies, d’analyse de l’optimisation des ressources ou de production de rapports de conformité. De plus, l’outil de suivi des dépenses ne dispose pas de renseignements en temps réel sur les activités de soutien logistique dans l’Arctique, ce qui signifie que les dépenses réelles du Programme ne sont saisies et déclarées que plusieurs mois après l’achèvement des projets de recherche estivaux. Il est donc difficile pour la direction d’assurer une surveillance et une orientation des dépenses en temps réel.

Malgré de longs retards dans l’approvisionnement, le remplacement du SIEUT est en cours et les tests BETA devraient commencer à l’été 2021. À l’inverse, on ne dispose guère de renseignements au sujet du remplacement de la base de données de soutien logistique dans l’Arctique. La direction a indiqué à l’équipe d’évaluation que l’allongement de la saisonnalité opérationnelle engendré par la mise en œuvre du Centre d’instruction des Forces armées canadiennes dans l’Arctique (CIFACA) fait que la base de données est utilisée pendant presque toute l’année. Il est donc relativement plus difficile de planifier, d’élaborer, de mettre à l’essai et de mettre en œuvre toute personnalisation qui aiderait le Programme à améliorer ses capacités de production de rapports financiers.

GI/TI – Gestion des dossiers

Comme pour toute organisation, le PPCP s’appuie sur les protocoles et l’infrastructure de gestion des documents pour assurer une gestion efficace de son inventaire et d’autres biens. Cela lui permet de s’assurer qu’une piste d’audit appropriée est en place pour appuyer la vérification de l’emplacement, de l’état et d’autres détails des biens et d’achats connexes. De plus, cela démontre la conformité du Programme aux exigences internes et externes associées à ces éléments. Les tests effectués dans le cadre de cette évaluation, y compris les tests d’établissement des coûts de projets et des achats d’équipement, exigeaient que le Programme fournisse à l’équipe d’évaluation des documents, des copies de la correspondance et d’autres documents pour garantir la conformité à ces exigences. Étant donné que ces tests ont été menés alors que diverses restrictions liées à la COVID-19 étaient en vigueur, les seuls documents qui ont pu être fournis par le Programme étaient ceux auxquels le personnel a pu accéder par voie numérique. Dans de nombreux cas, le Programme n’a pas été en mesure de fournir de la documentation à l’appui des éléments d’échantillon sélectionnés, en particulier en ce qui concerne les tests d’achat d’inventaire et les achats effectués par carte de crédit. L’équipe d’évaluation a sélectionné d’autres échantillons d’achat, et les représentants de l’Unité de gestion administrative ont pu récupérer certains documents papier auprès du site de Sheffield Rd. Toutefois, sur les 12 achats liés à l’équipement et les 5 achats liés à l’ERTG sélectionnés, 4 et 3 achats, respectivement, n’ont pas pu faire l’objet d’un test en raison du manque de documentation à l’appui; 4 autres échantillons d’achat n’ont été testés que partiellement. Bien que la COVID-19 ait eu un impact bien moindre moins sur les tests de projet/d’affrètement; cependant, il a également été difficile de se procurer des copies numériques des factures des fournisseurs.

Bien que la pandémie de COVID-19 ait joué un rôle majeur dans cette situation, le Programme a désormais l’occasion de numériser les dossiers et d’établir plus de protocoles de gestion des dossiers^{Note de bas de page 8} qui favorisent notamment le travail à distance. La direction a indiqué que des initiatives de numérisation des documents sont en place, y compris au sein de l’Unité de gestion administrative, pour favoriser l’établissement d’un processus de gestion qui ne repose pas sur des documents papier.

Le Programme a des processus formels et efficaces en place pour cerner et atténuer les risques, y compris ceux liés à la santé et la sécurité et à la capacité en RH (en particulier ceux liés aux postes en rotation à Resolute).

Ce à quoi nous nous attendions

On s’attendait à ce que le Programme, avec l’appui du Ministère, le cas échéant, ait élaboré d’autres documents, pratiques, processus et protocoles qui faciliteraient la reconnaissance, la détermination et la gestion active en temps opportun de ses principales expositions au risque, en particulier les risques qui lui sont quelque peu uniques. Plus précisément, il a été déterminé que le contexte opérationnel unique du Programme l’expose à des risques particuliers liés à la santé et la sécurité, à la gestion de sa capacité de dotation et aux conflits d’intérêts.

Santé et sécurité

Ce programme opérationnel fournit un soutien logistique, des locaux, de l’équipement et d’autres services. Le personnel du Programme et les participants au Programme sont donc exposés à un large éventail de risques liés à la santé et à la sécurité (transport par aéronef, matières dangereuses, sécurité alimentaire, etc.). La photo de la zone de travail dans les locaux de Sheffield Road illustre ici les expositions associées aux activités du programme. Par ailleurs, en offrant ces services dans l’Arctique canadien, ces risques sont amplifiés et élargis (p. ex., conditions de vol et d’atterrissage extrêmes et imprévisibles, distances extrêmes/froid/isolement, faune, etc.)

Les entrevues, l’examen des documents et les inspections physiques effectués dans le cadre de l’évaluation ont fait ressortir la forte sensibilisation du personnel du Programme aux questions de santé et de sécurité. Cette constatation est étayée par la présence de formations, de panneaux et d’équipement de sensibilisation aux questions liés à la santé et à la sécurité. Le personnel du Programme a systématiquement désigné la santé et la sécurité des employés, des participants au Programme et des fournisseurs comme étant la priorité absolue du PPCP, de sorte que toutes les décisions clés, en particulier celles liées à la logistique (p. ex., décisions de voler ou d’atterrir, itinéraires, cargaisons, etc.), étaient fondées sur une évaluation des risques liés à la santé et à la sécurité. On a également relevé la présence de comités de santé et de sécurité actifs qui mènent régulièrement des tests de cheminement, des inspections et des exercices internes à Resolute et à Sheffield. Des POS couvrant un éventail de sujets liés à la santé et à la sécurité étaient en place et une formation obligatoire a été offerte à tout le personnel ainsi qu’à tous les participants au Programme à leur entrée dans les installations du Programme. Bien que l’on reconnaisse que les questions de santé et la sécurité relèvent historiquement du personnel du Programme, on note également que le Secteur des terres et des minéraux (STM) a accru la surveillance et le traitement de ces questions au sein du Programme au cours de la dernière année. Les installations de Sheffield et de Resolute ont été visitées par un représentant en santé et sécurité du secteur en 2019-2020.

Bien qu’il existe de bonnes preuves de la sensibilisation à la santé et à la sécurité, et des pratiques et des mesures adaptées en la matière, il existe également certains indicateurs de faiblesses potentielles dans la gestion des risques liés à la santé et à la sécurité. On s’inquiète également de la capacité du STM à fournir une expertise suffisante en matière de santé et de sécurité. Bien que les personnes interrogées indiquent que l’accès à cette expertise s’est amélioré, on a noté qu’il pourrait y avoir un problème de capacité, avec un conseiller en santé et sécurité pour plus de 1 200 employés répartis dans environ 25 sites (Resolute et Sheffield compris). Cela a non seulement entraîné des retards dans la présentation de rapports officiels sur les résultats des inspections sur place, mais pourrait aussi expliquer pourquoi certains problèmes de santé et sécurité de longue date n’ont toujours pas été réglés, comme la fuite de toit^{Note de bas de page 9} à Sheffield (voir photo), qui a créé un risque évitable pour la santé et la sécurité pendant environ trois ans. De plus, les POS relatives à la santé et à la sécurité n’avaient pas été révisées ou mises à jour depuis un certain temps, certaines remontant à 2013, ce qui augmente la probabilité qu’elles soient désuètes.

Gestion de la capacité de dotation

Le cycle d’exploitation saisonnier du Programme, en particulier l’obligation de doter les installations de Resolute pour une période de 9 à 10 mois par an, crée une exposition tant sur le plan horaire (c.-à-d. optimiser la combinaison d’employés à temps plein, à temps partiel et contractuels) que sur le plan du recrutement et du maintien en poste des employés disponibles et disposés à résider à Resolute pendant plusieurs semaines consécutives tout en travaillant 7 jours par semaine et 10 heures par jour.

Bien que le nombre de postes vacants ne soit pas préoccupant, les résultats de l’évaluation indiquent qu’il reste difficile d’assurer une gestion efficace de la capacité en RH du Programme, particulièrement eu égard au recrutement et au maintien en poste du personnel qui doit travailler à Resolute selon une rotation « 6 semaines de travail/3 semaines de congé ». Toutefois, il apparaît que ce risque est largement reconnu et géré activement afin d’éviter toute problème grave. L’Unité de gestion administrative participe à la gestion de ce risque en assurant le suivi des activités d’embauche et en appuyant chaque gestionnaire du PPCP dans ses efforts d’embauche. L’Unité de gestion administrative intègre également les niveaux de dotation réels et prévus dans le budget annuel du Programme.

En dépit des preuves de gestion efficace des risques mentionnées ci-dessus, il apparait qu’aucune évaluation officielle des risques liés à la planification de la relève n’a été effectuée. L’évaluation a permis de cerner certains risques potentiellement importants eu égard à la planification de la relève. Le Programme est exposé à des risques liés à certains postes clés où le départ du titulaire risque de perturber quelque peu la capacité du Programme de maintenir ses activités. Cela est particulièrement évident au sein de l’ESLA, où l’expérience personnelle et l’expertise jouent un rôle essentiel dans la prestation de services efficace et sécuritaire. En l’absence d’un plan de relève solide et officiel pour l’ESLA, la continuité des activités du Programme est menacée. On a également relevé des préoccupations semblables, quoique moins graves, au sein de l’Unité de gestion administrative. Celles-ci étaient liées au nombre, à la diversité et à la complexité des feuilles de calcul et des outils utilisés aux fins de gestion financière, qui ont été en grande partie mis en place par le même employé.

Conflit d’intérêts (CI)

Le risque de conflit d’intérêts revêt une importance accrue en raison du volume de biens et de services achetés par rapport à la taille globale du Programme. Il est donc nécessaire de veiller à ce que les achats ne soient pas influencés par l’exposition à des conflits d’intérêts. Plus précisément, le risque de conflit d’intérêts est relativement élevé pour le Programme étant donné le nombre limité de sociétés d’affrètement d’aéronefs et de fournisseurs connexes et la nature spécialisée de l’équipement et des autres services achetés à l’appui de la recherche dans l’Arctique. Il existe également un risque de conflit d’intérêts lié à la sélection des projets. En effet, le Programme a le pouvoir de sélectionner les projets de recherche qu’il soutiendra et de déterminer la portée (p. ex., soutien en nature par rapport aux coûts recouvrables) et la nature de ce soutien.

L’équipe d’évaluation a cerné une occasion d’accroître la sensibilisation aux risques liés aux CI et leur gestion active. Par exemple, tout en reconnaissant l’importance d’éviter les conflits d’intérêts, le personnel interrogé a évoqué le manque reconnu d’exigences internes^{Note de bas de page 10}/POS propres au programme et de rapports et analyses favorisant la détection des conflits d’intérêts potentiels. Néanmoins, les personnes interrogées ont également évoqué l’existence de mesures de contrôles participant à la promotion de l’équité et la transparence (p. ex., l’exigence de trois devis pour les achats, l’achat centralisé assuré par l’Unité de gestion administrative, le processus indépendant de sélection des projets du CEP et l’approbation de toutes les transactions financières par le directeur).

Compte tenu de l’absence de processus officiel de détermination des risques de conflit d’intérêts potentiels (p. ex., analyse des achats pour cerner les tendances inhabituelles^{Note de bas de page 11}, en particulier les fournisseurs à forte utilisation, détermination et évaluation officielles des risques liés aux conflits d’intérêts, etc.), il se peut que le Programme ne soit pas en mesure de cerner et d’étudier/d’atténuer ces risques de façon appropriée s’ils se manifestent. Les intervenants n’ont mentionné aucune difficulté relative au processus de sélection des projets, mis à part le manque de représentation de certains groupes au sein des comités (y compris les habitants du Nord). Il convient de noter qu’aucun problème de CI n’a été relevé dans le cadre de cette évaluation.

Le Programme dispose de processus officiels et efficaces pour la gestion des stocks et des autres biens, y compris les biens, l’équipement et les ressources de TI, conformément aux exigences législatives et politiques pertinentes.

Le Programme cherche à définir et à mettre en œuvre des exigences, des procédures, des pratiques et des outils officiels favorisant la gestion efficace des biens. Cela comprend la démonstration d’une capacité continue de fournir de l’équipement de terrain approprié aux participants au Programme et de maintenir une infrastructure d’immobilisations majeures (c.-à-d. des bâtiments) et d’équipement TI qui convienne aux besoins et aux priorités du Programme et qui tienne compte des principes de rentabilité et de conformité. Cela comprend également la tenue de registres d’inventaire exacts et appropriés aux fins d’analyse (p. ex., qui permettent l’identification des articles à faible rotation ou expirés). Enfin, le PPCP fait en sorte que le transport des stocks et des autres biens à Resolute soit rentable et que les achats de biens et de services destinés à la consommation au Nunavut soient conformes à l’ERTG.

Respect des pouvoirs financiers

Les tests d’achats d’équipement effectués par l’équipe d’évaluation ont révélé que le Programme était généralement en mesure de se conformer aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) (y compris l’article 32 et l’article 34) ainsi qu’aux pouvoirs financiers délégués du ministère. Sur l’échantillon de 12 achats, il y a eu trois (3) achats pour lesquels le Programme n’a pas été en mesure de démontrer la conformité à la LGFP, car cette preuve n’était disponible que sous forme papier et n’était pas accessible en raison des restrictions liées à la COVID-19. Une preuve de conformité a été fournie pour les neuf (9) autres achats. Des tests ont toutefois révélé que dans le cas d’un (1) de ces achats, des marchandises avaient été achetées avant de recevoir une autorisation officielle en vertu de l’article 32.

Gestion de l’inventaire

Les entrevues, l’examen des documents, les tests et les examens effectués par l’équipe d’évaluation ont révélé des faiblesses et des lacunes continues dans les capacités du système d’information de l’équipement utilisé sur le terrain du PPCP (appelé SIEUT). Les principales faiblesses sont l’utilisation de formats distincts pour les sites de Sheffield Rd. et Resolute et la non-intégration de ceux-ci. De plus, on dépend de téléchargements de données pour remplir manuellement les outils et les rapports Excel nécessaires à la gestion efficace de l’inventaire d’équipement. L’évaluation a également mis en évidence une faiblesse connue du SIEUT en ce sens que l’équipement indiqué comme étant « disponible » n’est peut-être pas réellement disponible pour les clients si l’article fait l’objet d’une inspection, d’une réparation, d’un nettoyage ou a été retiré des étagères en prévision de son élimination. Ces faiblesses et ces lacunes ont amené le Programme à adopter une approche relativement prudente en matière de gestion des stocks. Par conséquent, les quantités d’équipement sont souvent maintenues à des niveaux plus élevés que la demande prévue en raison des incertitudes entourant les quantités réelles disponibles pour répondre aux besoins opérationnels. Chaque année suivant la saison sur le terrain, l’UET effectue également des dénombrements physiques des stocks d’équipement afin de garantir l’exactitude des registres d’inventaire.

Les travaux de suivi de l’audit de 2013 menés par la Direction de l’audit et de l’évaluation ont révélé que le processus de remplacement du SIEUT a été entamé il y a plus de deux ans, à savoir avant l’acquisition d’une solution commerciale de gestion des stocks en 2019. Ce nouveau système est actuellement configuré par le fournisseur. De plus, la Direction générale du dirigeant principal de l’information et de la sécurité de RNCan a retenu les services d’un analyste opérationnel pour la mise en œuvre du nouveau système. Le Programme estime que la nouvelle solution commerciale sera mise en œuvre d’ici le troisième trimestre (T3) de l’exercice 2021-2022; une date qui a été reportée par rapport aux estimations fournies en 2019.

Comme mentionné précédemment, l’UET effectue régulièrement des dénombrements des stocks à Sheffield et à Resolute afin que les registres d’inventaire reflètent les quantités physiques disponibles. Les discussions ont révélé que l’Unité de gestion administrative ne prend pas part à ces dénombrements et au rapprochement de divers registres d’inventaire. Les dénombrements d’essai effectués à Sheffield et à Resolute ont révélé que le personnel de l’UET connaissait très bien l’inventaire de l’équipement (p. ex., emplacement sur les tablettes, tendances d’utilisation, mouvements récents, etc.) et que les entrepôts étaient généralement bien organisés et bien entretenus. Les dénombrements ont également révélé certains écarts entre les inventaires physiques et les registres d’inventaire (SIEUT) dans les deux sites; cependant, la plupart des écarts inexpliqués étaient relativement mineurs (c.-à-d. de nombreux écarts d’un élément). Les dénombrements ont confirmé certaines faiblesses du SIEUT, notamment les écarts liés au manque d’intégration entre Sheffield et Resolute, ainsi que l’identification d’articles d’équipement qui n’étaient pas disponibles pour utilisation. Ils avaient été signalés comme étant « en réserve » pour les clients ou avaient été retirés des étagères pour inspection ou nettoyage. Dans un cas, 14 casques de motoneige enregistrés comme étant « disponibles » dans le SIEUT n’étaient pas physiquement présents dans l’entrepôt de Sheffield. Bien que l’enquête sur cet écart ait donné lieu à la production d’un bon de rajustement en février 2020 (dans lequel on indiquait que les casques avaient été perdus), une discussion de suivi avec le gestionnaire de l’UET a révélé que le bon n’avait pas été publié lors de notre dénombrement d’essai le 17 juin 2020. De plus, les casques avaient expiré au lieu d’être perdus.

Entretien des immobilisations

Les inspections physiques des installations de Sheffield et de Resolute ont révélé que le personnel du Programme semble veillé avec diligence à ce que les biens du Programme soient organisés de façon efficace et sécuritaire. Il y avait des espaces clairement définis pour l’expédition et la réception ainsi que l’entreposage et l’étiquetage appropriés des matières dangereuses comme le carburant et les armes à feu. Il y avait également quelques exemples de biens qui n’appartenaient pas au Programme et qui étaient entreposés dans les installations du Programme (p. ex., des véhicules de RNCan, de l’équipement de chercheur et des pièces de rechange appartenant à une compagnie d’affrètement d’hélicoptères); toutefois, il s’agissait d’exceptions.

On n’a relevé aucun exemple de problème d’entretien important, à l’exception de la fuite de toit à Sheffield. La machinerie lourde, comme les chargeurs et les véhicules, semble être en bon état de fonctionnement et bénéficier d’un entretien régulier (voir la photo du calendrier d’entretien de la machinerie lourde à Resolute). Eu égard aux thèmes en matière de gestion des biens matériels de plus grande envergure, les entrevues et les observations ont permis de relever des difficultés liées à l’emplacement isolé de Resolute. Le froid extrême peut limiter considérablement la durée de vie utile des biens ou avoir une incidence sur leur capacité de fonctionner correctement (comme l’incinérateur à ordures de Resolute) et des coûts et des délais considérables sont associés au transport de ces biens vers le Grand Nord. Les personnes interrogées ont indiqué que le Programme s’était habitué à gérer ces défis au fil des années. Par exemple, l’installation de Resolute dispose d’un certain nombre de systèmes redondants (p. ex., production d’électricité, chauffage, aqueduc/égout) qui peuvent être utilisés en cas de panne. Les conséquences de ces pannes pourraient être bien plus graves à Resolute que dans le Sud.

Le PPCP a mis en place des mécanismes officiels et efficaces pour tenir compte de tous les facteurs liés au sexe, à l’équité et à l’ACS+ pour les clients et les intervenants.

Pour s’assurer que le PPCP satisfait aux priorités et aux responsabilités du gouvernement fédéral en matière d’égalité des sexes et de diversité, on s’attendait à ce que le Programme fournisse et favorise un accès égal à tous les groupes d’utilisateurs au Programme et aux résultats du Programme (qu’ils soient intentionnels et non intentionnels). Lorsqu’il y avait des différences, on s’attendait à ce que le Programme cerne et élimine les obstacles potentiels à l’égalité et à la diversité. Par exemple, compte tenu de la sous-représentation des femmes dans les domaines des sciences, de la technologie, du génie et des mathématiques (STIM), on s’attendait à ce que le Programme adopte une optique sexospécifique afin de ne pas désavantager les candidates. Pour garantir l’égalité et la diversité, on s’attendait également à ce que le Programme recueille des renseignements démographiques sur les candidats, les responsables de recherche et les participants au programme de recherche. On s’attendait également à ce que l’équipement du programme, l’installation de Resolute et les mesures de sécurité sur le terrain soient adaptés à tous les groupes d’utilisateurs. Enfin, conformément aux principes de l’ACS+, on s’attendait à ce que le PPCP tienne compte des principes de la réconciliation et agisse en conséquence en menant ses activités d’une manière respectueuse et avantageuse pour les Premières Nations et les Inuits.

Résultats des analyses

Les ACS+ ont permis d’étudier l’accès global au Programme par différentes populations et la pertinence des composantes du PPCP pour tous les groupes d’utilisateurs, y compris la fourniture d’équipement et l’installation de Resolute. Les personnes interrogées et les répondants au sondage ont généralement convenu que l’installation de Resolute convient à tous les groupes de genre, surtout depuis que l’installation a été rénovée il y a quelques années (il n’y avait aucune différence de réponse entre les groupes de genre). Le site offre désormais des chambres simples, des logements séparés pour les hommes et les femmes, et des salles de bains sexospécifiques. Ces éléments ont été décrits comme des améliorations. Les données de l’enquête et des entrevues indiquent également que la plupart des utilisatrices sont satisfaites de l’équipement du PPCP (dans des proportions semblables à celles des utilisateurs masculins).

Le programme ne recueille aucun renseignement démographique auprès des chercheurs principaux ou des individus participants à la recherche, à l’exception de renseignements sur le sexe pour les membres de l’équipe financée qui se rend sur le terrain. Ces renseignements sont fournis par les chefs de projet, et non pas par les membres de l’équipe eux-mêmes. Une analyse comparative entre les sexes visant le PPCP a été menée par le passé en utilisant le nom du chercheur principal comme substitut pour le sexe. Selon les personnes interrogées, l’ajout de questions démographiques au processus de demande a été retardé en raison des difficultés liées au renouvellement de l’infrastructure de TI du Programme.

Selon la documentation, les femmes continuent d’être minoritaires dans les domaines des sciences, de la technologie, de l’ingénierie et des mathématiques (STIM). En 2016, les femmes représentaient 34 % des titulaires de licence en STIM et 23 % des travailleurs en sciences et en technologie chez les Canadiens âgés de 25 à 64 ans^{Note de bas de page 12}. Les données du PPCP montrent que 23 % des chercheurs principaux des équipes de recherche financées sont des femmes (chiffre ayant oscillé entre 18 % et 36 % au cours de la période). Le PPCP n’a mis en œuvre aucune mesure particulière pour soutenir les chercheuses. Le processus d’examen des demandes ne tient pas compte du sexe, et la recherche a montré que les critères liés aux publications universitaires peuvent désavantager les femmes, qui publient moins que les hommes en moyenne. Il est également intéressant de noter que parmi les répondants à l’enquête de l’évaluation, les femmes étaient moins susceptibles de se dire satisfaites de la simplicité des formulaires de demande (63 % des femmes étaient satisfaites, comparativement à 72 % des hommes). Pour conclure sur une note positive, bon nombre des étudiants et des chercheurs qui accompagnent les chercheurs principaux sont des femmes. Environ 90 % des répondants au sondage ont dit que leur projet impliquait des étudiantes, et 55 % de tous les étudiants impliqués dans les projets étaient des femmes.

Enfin, comme mentionné dans d’autres sections du présent rapport, un certain nombre de personnes interrogées ont dit que le Programme devrait faire participer plus d’habitants du Nord au niveau du projet et au niveau de la dotation en personnel. Cependant, la documentation relative au programme (ACS+) montre que les fournisseurs de services des régions nordiques emploient majoritairement des hommes et renforcent donc indirectement la répartition inégale des avantages du programme. Il n’y avait pas suffisamment de données sur l’emploi des Autochtones pour réaliser une analyse quantitative. Ce manque de données est notamment lié aux lacunes observées dans les indicateurs de mesure du rendement du PPCP. Par ailleurs, les équipes de recherche n’ont pas besoin de recourir au Programme pour employer des membres de la collectivité.

Existe-t-il d’autres modèles d’amélioration de l’efficacité et de l’efficience du Programme?

Autres modèles

La composante « étude de cas » de l’évaluation a permis de mettre en lumière d’autres modèles au Canada et à l’étranger. Au Canada, trois programmes semblables ont été étudiés : le Centre d’études nordiques (CEN) (associé à l’Université Laval), le Centre de recherche de l'Arctique de l’Ouest (WARC)/Aurora Research Institute et l’Institut arctique de l’Amérique du Nord (IAAN) (associé à l’Université de Calgary). Tous ces organismes offrent des services consultatifs et sont de véritables organismes de recherche. Le CEN offre un service semblable au PPCP, mais à une portée moindre dans une région donnée (Nord du Québec et Nunavut), et à un coût plus élevé pour les utilisateurs puisqu’il est fondé sur un modèle de recouvrement des coûts. Le WARC repose également sur un modèle de recouvrement des coûts et sert les T.N.-O. et le Yukon. Contrairement aux autres centres de recherche axés sur l’Arctique et le Nord du Canada, l’IAAN ne fournit pas beaucoup de soutien logistique puisque la majeure partie du travail sur le terrain se déroule là où il y a un accès routier. Il peut fournir de l’équipement moyennant des frais de location, et l’hébergement à la station de recherche du lac Kluane (Yukon) est offert moyennant des frais d’utilisation. Il convient de mentionner que toutes ces organisations collaborent avec le PPCP pour coordonner le transport des marchandises et des chercheurs.

Deux des études de cas portaient sur des programmes étrangers. Le premier, l’Institut Alfred Wegener (AWI), est situé en Allemagne. Alors que le Canada compte de nombreux organismes de recherche polaire, l’AWI est le coordonnateur national des activités de recherche polaire en Allemagne. L’AWI dessert deux clientèles. Il offre des services de soutien logistique (transport, hébergement, équipement, etc.) et à la recherche gratuits aux équipes des projets de recherche acceptés. D’autres utilisateurs peuvent accéder aux services moyennant des frais d’utilisation. L’AWI est doté d’un plan quinquennal sur lequel les propositions de recherche doivent être alignées. L’AWI gère également deux navires et deux aéronefs pour la recherche arctique (les navires appartiennent à la flotte de recherche fédérale allemande). En outre, l’AWI fournit des services de consultation logistique aux chercheurs.

L’autre organisation étudiée est le British Antarctic Survey (BAS) (Royaume-Uni). Le BAS est un organisme qui gère plusieurs stations de recherche dans l’Arctique et l’Antarctique et qui exploite deux navires et cinq aéronefs. Une fois approuvés, les projets de recherche du Royaume-Uni sont financés par le BAS à hauteur de 50 %. Les chercheurs étrangers faisant appel au BAS doivent payer des frais de service (les coûts sont recouvrables). Le BAS a réussi à réduire une partie de ses coûts grâce à l’aide au transport fournie par l’armée britannique.

Partenariats et coordination

Les études de cas montrent que le PPCP offre des occasions d’établir et de renforcer des partenariats avec des ministères et organismes fédéraux comme Services aux Autochtones Canada, Transports Canada et la Garde côtière canadienne (GCC). Ces organismes peuvent potentiellement offrir des services de transport d’intérêt pour le PPCP et ses utilisateurs ou mieux promouvoir le PPCP au sein de leur organisation. Les personnes interrogées ont noté que le PPCP n’est pas nécessairement bien connu dans ces organisations.

La GCC accroît actuellement sa présence dans le Nord et a récemment créé une nouvelle région administrative pour le MPO (région de l’Arctique). La GCC peut transporter jusqu’à 1 400 livres de matériel grâce à ses barges, ses remorqueurs et ses hélicoptères. De nouveaux brise-glaces seront bientôt construits, dont le John G. Diefenbaker qui remplacera le Louis St-Laurent dans les régions isolées. Le nouveau brise-glace, conçu pour naviguer toute l’année, comprendra un espace de laboratoire, un hélipont et un hangar pour deux hélicoptères de transport moyen. Avec le renforcement de la présence du MPO dans le Nord (en raison de l’extension des zones navigables résultant du réchauffement de la planète), il est possible de collaborer aux fins de transport de matériaux et de personnes, y compris celles qui mènent des recherches dans les zones riveraines.

Il a été précisé qu’un protocole d’entente (PE) avait déjà été conclu entre le PPCP et la GCC par le passé. La GCC a fourni un service de fret pour l’équipement du PPCP destiné à Eureka. Il a été décidé de laisser ce service aux entreprises de transport commercial étant donné que ces entreprises étaient jugées mieux équipées que la GCC pour le transport de marchandises fragiles. Cependant, les personnes interrogées voient un potentiel de collaboration renouvelée avec de nouvelles possibilités découlant des changements au MPO.

Gouvernance et administration du programme

Certaines personnes interrogées ont indiqué que le PPCP avait initialement un comité consultatif composé de membres d’autres organisations. Ce comité a été dissous en 2016 à la suite d’un examen organisationnel. Toutefois, les personnes interrogées ont mentionné que le comité a permis à RNCan de communiquer avec d’autres intervenants clés, y compris d’autres organismes fédéraux qui financent la recherche dans le Nord. Le comité a également permis à RNCan de mieux comprendre les besoins des collectivités. Grâce au développement – et l’utilisation accrue – des nouvelles interfaces de vidéoconférence en ligne, RNCan a la possibilité de recréer un nouveau comité à moindre coût. Le comité pourrait être consulté au sujet des partenariats, des solutions de prestation et des critères de sélection.

Prestation

Les utilisateurs ont formulé un certain nombre de suggestions eu égard à la prestation du Programme, allant de l’augmentation de la taille et du budget du PPCP à l’élargissement de la présence du Programme dans l’Ouest. On a également suggéré la création d’un fonds de prévoyance pour absorber des coûts plus élevés que prévu pour les utilisateurs. Selon ces personnes interrogées, une approbation préalable de projets pluriannuels faciliterait la planification, tant pour elles que pour le PPCP.

RNCan est-il le mieux placé pour gérer le PPCP?

On a demandé aux personnes interrogées si le PPCP devrait continuer d’être administré par RNCan. La plupart des personnes interrogées, en particulier les utilisateurs du Programme, ont convenu que le PPCP devrait continuer d’être administré par RNCan, bien que beaucoup aient dit qu’il pourrait (théoriquement) être hébergé dans un autre ministère fédéral. Quelques-uns ont indiqué que Savoir polaire Canada n’était pas encore en mesure d’assumer ces responsabilités dans la même mesure que le PPCP. Certaines personnes interrogées ont dit que le PPCP pourrait prendre la forme d’un organisme, tel qu’un statut d’organisme opérationnel, afin de pouvoir être administré de manière plus souple.

Implications pour le programme dans le contexte de la dévolution et des revendications territoriales

Quelles sont les implications pour le programme dans le contexte de la dévolution et des revendications territoriales?

Une évaluation interne des implications des traités modernes a été réalisée par RNCan dans le cadre de la présentation de la dernière demande de renouvellement du financement du PPCP. L’évaluation de la proposition de financement a révélé que le programme a un rôle à jouer dans le respect des obligations juridiques du gouvernement contenues dans les traités modernes. Des implications potentielles ont été déterminées pour les traités modernes suivants : l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut, la Convention définitive des Inuvialuit, l’Entente sur la revendication territoriale globale des Gwich’in, l’Entente sur la revendication territoriale globale des Dénés et Métis du Sahtu, l’Accord Tlicho, l’Accord sur la revendication territoriale des Inuits du Nunavik et les accords du Yukon et leurs dispositions relatives aux revendications territoriales globales et aux accords d’autonomie. Il apparaît que le PPCP a (déjà) mis en œuvre des processus internes qui intègrent les implications des traités modernes dans ses opérations et que le renouvellement du financement suivra les protocoles du programme actuel pour assurer la conformité continue. Selon le document, les procédures et les protocoles du programme respectent les traités modernes.

Le Programme est lié par les exigences d’achat énoncées dans l’ERTG, selon lesquelles les entreprises inuites doivent avoir la priorité lorsqu’elles achètent des biens ou des services qui seront consommés au Nunavut. L’examen des documents a révélé que le Programme avait élaboré une procédure opérationnelle propre aux achats assujettis à l’ERTG. Bien que les entrevues aient indiqué que le Programme était censé être responsable de 3 % des 5 % d’achats autochtones ciblés du Ministère (y compris ceux visés par des ententes sur les revendications territoriales), des entrevues ont également révélé que le PPCP avait été mis au défi de promouvoir efficacement la participation d’entreprises inuites qualifiées aux appels d’offres. Pour relever ce défi, le Programme a apporté certains changements au processus à compter de janvier 2020, en instaurant notamment des activités de consultation proactive avec les fournisseurs qualifiés figurant dans la base de données du Registre des entreprises inuites tenue par Nunavut Tunngavik Incorporated (NTI). Les membres du personnel du Programme s’entendaient pour dire que cette participation active était une étape positive qui servait déjà à accroître le niveau de participation des fournisseurs inuits. On ne dispose toutefois d’aucun élément prouvant que le Programme avait mené un exercice officiel de détermination et d’évaluation des risques propre à l’ERTG.

Pour vérifier la conformité à l’ERTG, l’équipe d’évaluation a sélectionné un échantillon de cinq achats dans les catégories qui étaient le plus souvent associées à l’ERTG (p. ex., soutien du transport par aéronef, produits d’entretien, aliments, sécurité, etc.). Pour trois de ces achats, le Programme n’a pas été en mesure de fournir des documents à l’appui de la conformité au processus de l’ERTG en raison des restrictions liées à la COVID-19. Seul un (1) des échantillons a entièrement démontré sa conformité aux processus de l’ERTG, tandis qu’un autre a démontré une conformité partielle. Pour les trois (3) autres achats, le Programme n’a pas pu avoir accès aux documents justificatifs en raison des restrictions liées à la COVID-19.

Le PPCP exploite une installation (Resolute) sur des terres louées du gouvernement du Nunavut et déploie du personnel dans les terres visées par les traités modernes. Il existe un engagement continu avec le hameau de Resolute, mais selon la documentation, l’obligation de consulter n’a pas été déclenchée.

La documentation indique également que tous les processus d’approvisionnement applicables du PPCP pour les services ou les biens sont conformes aux exigences du gouvernement fédéral relatives à l’ERTG en vigueur. La documentation indique également que le PPCP contribue annuellement environ 5 M$ aux contrats avec des fournisseurs du Nord ou autochtones. Le PPCP est actuellement responsable de 3 % des 5 % d’achats autochtones ciblés par RNCan.

Perspectives des parties prenantes

Plusieurs personnes interrogées n’ont pu formuler de commentaires à ces sujets. En général, ils ont indiqué que le milieu de la recherche met de plus en plus l’accent sur la mobilisation des collectivités, la valorisation et l’intégration des connaissances traditionnelles, le soutien de la recherche dans le Nord et la prise en compte des priorités des habitants du Nord. Toutefois, la plupart des personnes interrogées, toutes catégories confondues, ont encouragé le programme à s’engager dans une collaboration et un partenariat plus solides avec les communautés et les acteurs du Nord. Les personnes interrogées ont encouragé le PPCP à former et embaucher localement (plutôt que d’avoir du personnel du Sud), à établir des programmes de stages pour les jeunes du Nord et à mieux soutenir la recherche menée par les collectivités et les chercheurs du Nord (ou du moins alignée sur les intérêts de ceux-ci). Quelques personnes interrogées ont déclaré que le conseil consultatif avait l’habitude de faire lien entre les activités du PPCP et les affaires et les réalités du Nord (toutefois, cet organisme n’a jamais inclus de représentation communautaire). En ce qui concerne le transfert des responsabilités, certaines personnes interrogées ont souligné que le soutien du gouvernement fédéral pour la logistique de la recherche dans le Nord demeure nécessaire. Les territoires et les collectivités du Nord ne peuvent pas y arriver seuls. Toutefois, ils ont déclaré que le PPCP offrait des possibilités de partenariat et de coordination avec les différents niveaux de gouvernance du Nord, ainsi qu’avec les collectivités, les chercheurs et les entreprises et les fournisseurs du Nord (directement).

Conclusions et recommandations

Il apparait que le Programme est toujours nécessaire, que les utilisateurs sont satisfaits de l’aide logistique fournie par le Programme et que le Programme apporte une contribution importante à la recherche scientifique dans diverses disciplines dans le Nord. Il existe également des preuves que le Programme assure la sécurité de ses utilisateurs et que ces derniers un service logistique et de transport peu coûteux et un équipement de qualité. Selon les données financières du programme et les estimations fondées sur les données de l’enquête, les économies pour les utilisateurs se situeraient dans une fourchette de 16 M$ à 20 M$ pour la période 2014-2019.

De nombreux projets de recherche de qualité et de longue durée ont été rendus possibles grâce au Programme. En ce sens, le PPCP est bien plus qu’un centre d’aide logistique; il joue un véritable rôle de programme en ayant un impact net sur la production de la science et du savoir nordiques. Malgré ces succès, il est possible de promouvoir davantage le Programme. Un plus grand nombre de demandes permettrait au Programme d’accroître son impact différentiel, de promouvoir la participation de femmes aux postes de chercheuse principale et de créer des gains d’efficacité en utilisant mieux les vols nolisés.

Le Programme a également d’importantes répercussions imprévues. Il offre une occasion unique de formation pour les nouveaux/jeunes chercheurs et contribue à l’activité économique nordique, notamment dans les secteurs du transport et de l’hébergement. Il crée des possibilités d’apprentissage pour la jeunesse du Nord. Le PPCP offre également des possibilités d’emploi, mais tout le monde s’accorde à dire qu’il peut faire davantage pour accroître l’impact sur l’emploi. On s’entend également pour dire que le PPCP peut développer davantage ses partenariats avec d’autres les autres ministères et organismes fédéraux afin d’accroître son efficacité.

Bien que le Programme ait déployé des efforts importants pour répondre aux besoins scientifiques et sécuritaires de ses utilisateurs, les difficultés persistantes causées par sa structure de gouvernance, ses systèmes financiers, ses systèmes de données et ses contrôles l’ont empêché d’optimiser l’utilisation de ses ressources. L'évaluation a révélé que le modèle de gestion du Programme était accompagné de plusieurs systèmes, directives, pratiques et autres mesures de contrôle qui l’aident à garantir l’utilisation efficiente des ressources et à satisfaire des exigences législatives et stratégiques. Cependant, les priorités opérationnelles et les retards d’approvisionnement ont renforcé les vieilles lacunes et faiblesses des systèmes clés qui continuent de limiter son aptitude à fournir une capacité de gestion financière proportionnelle à sa taille et son importance. Cette situation implique que le Programme dispose d’une connaissance limitée de l’état de son efficacité financière ainsi que de fonctions d’analyse et d’information financière limitées à l’appui du processus décisionnel. De plus, ses rapports financiers sont sujets à des erreurs et retards en raison de son recours à des pratiques manuelles. Par ailleurs, certaines données indiquent que le Programme pourrait être exposé à des risques plus importants que prévu en matière de continuité des activités et d’optimisation des ressources grâce aux activités d’achat.

L’évaluation conclut également que le Programme peut jouer un rôle dans la promotion de l’équité entre les sexes dans les sciences nordiques, mais qu’il ne se donne pas les moyens de le faire. Parmi ces moyens, on peut citer l’utilisation de critères de sélection favorisant les demandes dirigées par des femmes.

Bien qu’il existe des preuves que de nombreux chercheurs ont des programmes de recherche à long terme dans le Nord, rien n’indique que le Programme mène des activités de planification à long terme. L’évaluation a également permis de constater que le Programme n’évalue pas officiellement les besoins de recherche du gouvernement fédéral. De plus, le PPCP ne dispose d’aucune structure de comité ni d’aucun mécanisme officiel qui lui permettrait de comprendre les besoins des utilisateurs et d’adapter son calendrier d’activités en conséquence.

Enfin, l’évaluation a révélé que le Programme a un rôle à jouer dans le respect des obligations juridiques du gouvernement contenues dans les traités modernes. Des implications potentielles ont été déterminées pour les traités modernes suivants : l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut, la Convention définitive des Inuvialuit, l’Entente sur la revendication territoriale globale des Gwich’in, l’Entente sur la revendication territoriale globale des Dénés et Métis du Sahtu, l’Accord Tlicho, l’Accord sur la revendication territoriale des Inuits du Nunavik et les accords du Yukon et leurs dispositions relatives aux revendications territoriales globales et aux accords d’autonomie. Il apparaît que le PPCP a mis en œuvre des processus internes qui intègrent les implications des traités modernes à ses activités. Le renouvellement du financement suivra les protocoles du programme actuel pour assurer la conformité continue. Le Programme est lié par les exigences d’achat énoncées dans l’ERTG, selon lesquelles les entreprises inuites doivent avoir la priorité lors de l’achat de biens ou de services qui seront consommés au Nunavut.

Comme mentionné plus haut, le PPCP exploite une installation (Resolute) sur des terres louées du gouvernement du Nunavut et déploie du personnel dans les terres visées par les traités modernes. Il existe un engagement continu avec le hameau de Resolute, mais selon la documentation, l’obligation de consulter n’a pas été déclenchée. La plupart des personnes interrogées, toutes catégories confondues, ont encouragé le Programme à s’engager dans une collaboration et un partenariat plus solides avec les communautés et les acteurs du Nord. On s’entend généralement pour dire que le PPCP a la possibilité de former et d’embaucher localement (plutôt que d’avoir du personnel du Sud), d’établir des programmes de stages pour les jeunes du Nord et de mieux soutenir la recherche menée par les communautés et les chercheurs du Nord (ou du moins alignée sur leurs intérêts).

Recommandations

Pour résoudre les problèmes d’efficience, l’évaluation propose les recommandations suivantes :

Recommandation n⁰1 : Voici les recommandations pour améliorer l’efficacité :

1. Apporter des améliorations à la structure de gouvernance et de surveillance du programme en ce qui concerne la planification et la performance financières, y compris des éléments tels que la planification des flux financiers/de la trésorerie à long terme, la planification des activités, la conformité et l’efficacité à l’appui d’informations fiables et opportunes pour la prise de décision;

Réponse de la direction

La direction est d’accord.

On effectuera un examen de la structure de gouvernance et de surveillance du programme visant à améliorer l’efficacité, y compris des outils et des procédures liés à la planification financière, à la délégation et à la surveillance, à la performance, à la planification des activités et à la conformité, afin de garantir des informations en temps opportun et fiables pour la prise de décision.

Voici les mesures à prendre :

• Un examen interne de la gouvernance et de la structure organisationnelle, des outils et procédures de délégation et de surveillance financière, de la planification des activités et de la conformité, de la planification financière et des performances.
• Les résultats de l’examen serviront de base à l’élaboration d’un plan de mise en œuvre assorti de jalons pour donner suite à l’examen.
• On déterminera les rôles et responsabilités liés à la mise en œuvre d’un système d’archivage de la documentation de la conformité (c’est-à-dire le suivi des ERTG, les listes de fournisseurs pour l’analyse des conflits d’intérêts) et à l’analyse des données.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance : Examen à terminer d’ici le 31 mai 2022. Élaboration du plan de mise en œuvre d’ici le 30 septembre 2022.

2. En tant qu’élément de la structure de gouvernance, élaborer les Termes de Référence d’une structure de comité, qui comprend des lignes directrices en matière de rapports, avec une représentation des autres ministères et des organismes de financement afin de s’assurer de la prise en compte des considérations des parties prenantes dans les prises de décision;

La direction est d’accord.

Le PPCP accepte de créer une structure de comité pour s’assurer de la prise en compte des considérations des parties prenantes dans les prises de décision. Ce comité comprendra des représentants d’autres ministères et d’organismes de financement. Une analyse de l’environnement sera menée avec des représentants des principaux ministères et organismes de financement afin d’éclairer le processus d’élaboration de la structure et du mandat du comité.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance : Décision sur la structure et le mandat du comité à prendre d’ici le 30 avril 2022.

3. Avec les ministères fédéraux et les organismes nordiques, mettre en œuvre des stratégies s afin d’optimiser l’utilisation des ressources, d’accroître l’emploi et de répondre aux besoins actuels et nouveaux de ses utilisateurs.

La direction est d’accord.

Le PPCP définira et mettra en œuvre des stratégies avec les ministères fédéraux et les organismes nordiques afin d’optimiser l’utilisation des ressources, d’accroître l’emploi et de répondre aux besoins actuels et nouveaux de ses utilisateurs.

Voici les mesures à prendre :

• Réalisation d’un examen des stratégies actuelles avec les ministères fédéraux et les organisations nordiques pour cerner les lacunes et les possibilités d’optimiser l’utilisation des ressources.
• Élaboration d’un plan de mise en œuvre avec les ministères fédéraux et les organisations nordiques pour accroître l’emploi et répondre aux besoins émergents de ses utilisateurs.
• Mise en place d’un système de suivi des nouvelles initiatives visant à accroître l’emploi ou à répondre aux besoins émergents dans le Nord.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance : Mise en place d’un système de suivi d’ici le 30 septembre 2021.

Recommandation n^o 2. Pour chacun des outils et rapports produits à l’interne par le programme (feuilles de calcul Excel, bases de données et autres outils) :

1. Documenter officiellement leur objectif, les principaux utilisateurs, la responsabilité de l’outil/du rapport, la ou les sources d’information et les liens potentiels à d’autres systèmes, y compris les systèmes ministériels, et la façon dont ceux-ci sont liés;
2. Définir et documenter les instructions et le matériel de formation sur l’utilisation et la maintenance de ces outils pour favoriser la cohérence, le contrôle de la qualité et la continuité et préciser les exigences de la recommandation n^o 1.

La direction est d’accord.

Le PPCP documentera ses outils et rapports produits à l’interne, y compris les principaux utilisateurs, la responsabilité, les sources d’information, les liens potentiels avec des systèmes ministériels et la façon dont ceux-ci sont liés. Les instructions et le matériel de formation sur l’utilisation et la maintenance de ces outils qui visent à favoriser la cohérence, le contrôle de la qualité et la continuité seront également documentés.

Voici les mesures à prendre :

• Identifier et évaluer chacun des outils produits à l’interne par le programme.
• Documenter le but et les objectifs de chaque outil et  la façon dont il est t lié aux systèmes du ministère.
• Documenter les instructions et le matériel de formation qui favorisent la cohérence, le contrôle de la qualité et la continuité de chaque outil.  
• Élaborer des directives de système pour un transfert efficace des connaissances, y compris des procédures ou des manuels d’exploitation standard.

Responsable : SMA STM

Date d’échéance 2a) : Détermination de l’objectif des outils produits à l’interne par le programme et de la façon dont ils sont liés à d’autres systèmes d’ici le 31 octobre 2021.

Date d’échéance 2a) : Documentation des instructions et du matériel de formation pour chaque outil d’ici le 30 avril 2023.

Recommandation n^o 3. Améliorer ou remplacer les systèmes/outils logistiques et financiers exclusifs du programme par des solutions commerciales qui prennent mieux en charge l’établissement de rapports financiers intégrés et fiables, la gestion de la trésorerie, la gestion des factures et les analyses financières connexes.

La direction est d’accord.

Le PPCP remplacera son système d’information de l’équipement utilisé sur le terrain et améliorera d’autres outils logistiques à la suite d’un examen des solutions commerciales pour mieux favoriser l’instauration d’une gestion financière intégrée et fiable, et notamment l’amélioration de la gestion des factures et de la trésorerie et l’analyse financière.

Voici les mesures à prendre :

• Identifier les améliorations à apporter aux systèmes/outils financiers et logistiques pour mieux soutenir la production de rapports intégrés, la gestion des factures et de la trésorerie et les analyses financières connexes.
• Faire un examen des systèmes commerciaux de GI/TI permettant l’incorporation des rapports financiers dans les systèmes logistiques.
• Élaborer des documents décrivant l’étendue des travaux et les exigences pour le remplacement ou les modifications des systèmes logistiques.
• Obtenir les services du secteur privé pour apporter des modifications ou des améliorations aux bases de données et aux systèmes financiers.

Responsable : SMA STM

Dates d’échéance : Élaboration d’un plan de travail pour améliorer les outils logistiques d’ici le 31 décembre 2021.

Remplacement du système d’information de l’équipement utilisé sur le terrain d’ici le 30 avril 2022.

Mise en application des améliorations apportées aux systèmes/outils logistiques d’ici le 20 avril 2023.

Recommandation n^o 4. Entreprendre des travaux de détermination et d’évaluation des risques qui permettront d’établir un profil de risque pour le programme. Il s’agit notamment de mettre l’accent sur les risques qui peuvent être particulièrement pertinents/uniques à l’environnement et aux objectifs du PPCP, par exemple la santé et la sécurité, la conformité (y compris les ERTG), la planification de la relève, les conflits d’intérêts, etc.

La direction est d’accord.

Le PPCP procédera à une évaluation des risques identifiés qui permettra d’établir un profil de risque pour le programme. Cette évaluation portera sur les risques pertinents pour le PPCP et s’intéressera à la santé et la sécurité, à la conformité, à la planification de la relève et aux conflits d’intérêts.

Voici les mesures à prendre :

• Consultation du BSMDB et du SGSI aux fins d’élaboration d’un profil de risque pour le programme qui inclut les directives de RNCan en matière de finances, de santé et de sécurité, d’environnement et de conflits d’intérêts.
• Mise à jour du profil d’information sur le rendement du programme et des rapports d’entreprise pertinents.
• Élaboration de plans de formation spécifiques aux emplois, de procédures opérationnelles standard et d’un cadre pour le suivi des certifications afin de traiter les risques liés à la santé et à la sécurité au travail.

Responsable : SMA STM

Dates d’échéance : Évaluation des risques terminée d’ici le 31 décembre 2021.

Recommandation n^o 5. Afin d’améliorer l’efficacité et la qualité des projets et de promouvoir l’équité entre les sexes et l’inclusion culturelle, il est recommandé que le programme mette à niveau ses systèmes et processus, y compris les systèmes et processus de sélection des projets, afin de promouvoir et de surveiller la diversité de ses clients.

La direction est d’accord.

Le PPCP améliorera l’efficacité et la qualité des projets et fera la promotion de l’équité entre les sexes et l’intégration culturelle en :

• modernisant son formulaire de proposition de projets dans le but de faciliter l’accès des clients au programme;
• mettant en place un système de suivi des candidats en termes d’égalité des sexes et de diversité; et
• examinant ses processus de sélection dans le but d’identifier les domaines permettant de promouvoir l’équité entre les sexes et l’inclusion culturelle.

Responsable : SMA STM

Dates d’échéance : Nouveaux critères d’équité, de diversité et d’inclusion intégrés au processus de sélection des projets d’ici le 30 septembre 2021.

Recommandation n^o 6. Afin de faciliter la planification du point de vue de la gestion des ressources (y compris RNCan et d’autres partenaires fédéraux) et des utilisateurs, il est recommandé que le PPCP mette à l’essai une approche de planification pluriannuelle.

La direction est d’accord.

Le PPCP pilotera une approche de planification pluriannuelle afin de mieux gérer les ressources et le soutien aux clients. Cela comprendra l’élaboration d’un cadre et le pilotage de solutions de planification pluriannuelle pour les achats, l’entretien des installations et les demandes logistiques des clients.

Responsable : SMA STM

Dates d’échéance : Mise en œuvre du projet pilote de planification pluriannuelle d’ici le 30 mai 2022.

Annexe A : Modèle logique

Version texte

Voici un graphique du modèle logique du PPCP pour le Programme du plateau continental polaire. La première ligne contient les responsabilités fondamentales, les résultats finaux, les résultats intermédiaires, les extrants et les activités. La deuxième ligne décrit chacun d’eux comme suit : Science des ressources naturelles et atténuation des risques, et Responsabilité de RNCan se trouvent sous Responsabilités fondamentales; « les Canadiens ont des renseignements et des connaissances sur le Canada et sa région arctique » est le résultat final; « La recherche fait progresser la connaissance scientifique de la masse continentale canadienne et contribue à l’exercice de la souveraineté, notamment dans l’Arctique » est le résultat intermédiaire; « Les scientifiques reçoivent le soutien logistique sur le terrain et l’assistance connexe sûrs et rentables dont ils ont besoin pour mener leurs recherches » est le résultat immédiat;

« Dispositions du projet pour le soutien logistique à travers le Canada et dans l’Arctique » est l’ extrant; et « Coordonner et fournir un soutien logistique sur le terrain à travers la masse continentale canadienne, en mettant l’accent sur l’Arctique » correspond aux activités. Dans le modèle logique, les activités vont vers les extrants, puis vers les résultats immédiats, puis vers les résultats intermédiaires et enfin vers les résultats finaux.

Dans le coin inférieur droit se trouve une description de la logistique de terrain :

Le soutien logistique sur le terrain fourni par le PPCP comprend :

• l’inventaire d’équipement et de véhicules de terrain à utiliser dans tout le Canada;
• le transport aérien affrété vers et depuis les sites de recherche isolés de l’Arctique canadien;
• le carburant pour les avions, l’équipement et les camps dans l’Arctique canadien; et
• les repas, l’hébergement et l’espace de travail (y compris un laboratoire polyvalent) mis à disposition dans les locaux du PPCP à Resolute.

Annexe B : Sous-objectifs et critères du projet

Ce projet vise à évaluer la pertinence et le rendement du Programme du plateau continental polaire, ainsi que l’adéquation du cadre de contrôle de gestion pour l’utilisation efficiente et efficace des ressources du programme.

Le tableau suivant répertorie les questions abordées par le projet conjoint, ainsi que les sous-objectifs et les critères utilisés pour mener à bien ce projet :

Sous-objectifs et critères du projet :

Sous-objectifs	Critères
Sous-objectif no 1 : Évaluer dans quelle mesure le PPCP est pertinent pour le GC, RNCan et les parties prenantes du programme.	1.1 Le PPCP cadre avec les priorités et rôles du gouvernement du Canada et de RNCan.
	1.2 Le programme est conçu pour être efficace et réduire les recoupements avec d’autres programmes. Il est évalué régulièrement.
Sous-objectif no 2 : Évaluer la mesure dans laquelle le PPCP a produit les résultats escomptés (conformément au modèle logique présenté à l’annexe A) et définir tout résultat inattendu	2.1 Les scientifiques reçoivent le soutien logistique de terrain et l’assistance connexe sûrs et rentables dont ils ont besoin pour mener leurs recherches (c’est plus que ce qu’ils ne recevraient en l’absence du Programme).
	2.2 La recherche fait avancer les connaissances scientifiques relatives au territoire canadien et contribue à l’exercice de la souveraineté, notamment dans l’Arctique.
	2.3 Les Canadiens ont des renseignements et des connaissances sur le Canada et sa région arctique.
	2.4 Le Programme comprend les résultats inattendus potentiels ou réels et des stratégies d’atténuation sont mises en œuvre au besoin.
Sous-objectif no 3 : Évaluer la mesure dans laquelle la conception, l’exécution et le rendement du PPCP contribuent à l’exploitation efficace et efficiente des ressources, en particulier dans les domaines suivants : modèle opérationnel du PPCP; cadres de contrôle de gestion du PPCP; planification des ressources; gestion et stratégie du PPCP pour le soutien logistique	3.1 Le programme facilite l’utilisation efficace du temps et des ressources par les participants au programme, en utilisant une formule de partage des coûts appropriée du point de vue du programme (financier) et des utilisateurs, avec des écarts entre les dépenses et les budgets documentés.
	3.2 Le modèle opérationnel, les cadres ou les processus sont efficaces, efficients et comparables à ceux d’autres organismes en ce qui concerne le montant que les utilisateurs paient et le montant qu’ils pourraient payer.
	3.3 Des mesures de contrôle appropriées, efficaces et conformes aux exigences législatives et politiques pertinentes sont en place pour la planification, la surveillance et l’information financières, y compris pour le recouvrement des coûts engagés pour le compte de tiers.
	3.4 Le Programme a des processus formels et efficaces en place pour cerner et atténuer les risques, y compris ceux liés à la santé et la sécurité et à la capacité en RH (en particulier ceux liés aux postes en rotation à Resolute).
	3.5 Le Programme dispose de processus officiels et efficaces pour la gestion des stocks et des autres biens, y compris les biens, l’équipement et les ressources de TI, conformément aux exigences législatives et politiques pertinentes.
	3.6 Le PPCP a mis en place des mécanismes officiels et efficaces pour tenir compte de tous les facteurs liés au sexe, à l’équité et à l’ACS+ pour les clients et les intervenants.
	3.7 Le Programme connaît d’autres modèles de prestation et fonctionne selon un modèle qui équilibre de façon optimale l’efficacité et l’efficience du Programme, de RNCan, du gouvernement du Canada et des clients et parties prenantes du PPCP.
Sous-objectif no 4 : Évaluer la mesure dans laquelle les principaux mécanismes de gouvernance du PPCP sont adéquats et efficaces.	4.1 Des critères de sélection qui reflètent les objectifs et les priorités du PPCP sont en place pour l’évaluation des propositions, et des contrôles sont en place pour cerner et atténuer les conflits d’intérêts réels ou présumées liés à la sélection.
	4.2 Le Programme dispose de processus officiels et efficaces fondés sur les risques pour appuyer la prise de décisions et la surveillance opportunes et fondées sur les risques.
	4.3 La stratégie de planification et de gestion des ressources du PPCP mise en place pour le soutien logistique lui permet de soutenir les nouveaux enjeux associés au transfert des responsabilités et aux politiques et activités liées aux revendications territoriales dans le nord du Canada, et le PPCP a la capacité de planifier les variations de la demande de services.
	4.4 La stratégie de planification et de gestion des ressources du PPCP mise en place pour le soutien logistique lui permet d’appuyer les activités logistiques et scientifiques émergentes dans le nord du Canada, et le PPCP est en mesure de prévoir l’évolution de la demande de services.

Annexe C : Bibliographie

1. Gouvernement du Canada (2017, avril 10). Investing in Canada’s Future: Strengthening the Foundations of Canadian Research (Canada’s Fundamental Science Review 2017), Ottawa. PDF – 2,5 Mo
2. Conseil des académies canadiennes. (2019). Les principaux risques des changements climatiques pour le Canada (Comité d’experts sur les risques posés par les changements climatiques et les possibilités d’adaptation), Ottawa. PDF – 5,48 Mo
3. Gouvernement du Canada (2019). Rapport annuel de la Conseillère scientifique en chef 2018, Ottawa. PDF – 4,6 Mo
4. Bureau de la sécurité des transports du Canada (2019, novembre) Rapport d’enquête sur une question de sécurité du transport aérien A15H0001, Ottawa.
5. Gouvernement du Canada (2018) Federal Arctic And Northern Science And Indigenous Knowledge Approach (draft), Ottawa. (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
6. Inuit Tapiriit Kanatami. (2018). National Inuit Strategy on Research, Ottawa.
7. Leroux, J.G.R., Major. (2017). The Arctic SAR Region: Frozen in Time, (Collège des Forces canadiennes, JCSP 43, 2016-2017, Exercise Solo Flight - anglais seulement), North York (ON).
8. Mallory, M. et coll. (2018, 30 mai). Financial Costs of Conducting Science in the Arctic: examples from seabird research, presse scientifique de RNC, Ottawa.
9. Ressources naturelles Canada. (2020). Economy Assessment of Geoscience Information (Final Report), Ottawa. (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
10. Ressources naturelles Canada. (2019). 2018-2019 Rapport sur les résultats ministériels, Ottawa. PDF – 2,9 Mo
11. Ressources naturelles Canada. (2012, octobre). Evaluation of the Polar Continental Shelf Program, Ottawa. (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
12. Ressources naturelles Canada. (2013, décembre). Audit du Programme du plateau continental polaire Projet AU1412, Ottawa.
13. Gouvernement du Canada (2016). PCSP 2016 Change Management Document, Ottawa. (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
14. Gouvernement du Canada (2018). PCSP 2018 High-Profile Projects, Ottawa (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
15. Gouvernement du Canada (non daté) PCSP Business Plan 2016-2019 - 2019-2022, Ottawa (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
16. Gouvernement du Canada (non daté) PCSP GBA+ analysis, Ottawa. (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
17. Gouvernement du Canada (2017). PCSP Input to Canada’s Fundamental Science Review, Ottawa. (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
18. Gouvernement du Canada (2016, août). Guide des opérations dans l’Arctique du PPCP, Ottawa. PDF – 5,4 Mo
19. Gouvernement du Canada (2016). PCSP Operating Framework 2016, Ottawa. (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
20. Gouvernement du Canada (2019). PCSP Support Plan for the 2019 Season, Ottawa. (Accessible uniquement en anglais, sur le réseau du gouvernement du Canada).
21. Gouvernement du Canada (1985). Loi sur les levés et l’inventaire des ressources naturelles (L.R.C. 1985, ch. R-7. 1994, ch. 41, art. 35 Section 8 (1)).
22. Schwing, Emily. (2016, 23 août) « Unraveling the Accidents of Climate Change (With rising temperatures and melting sea ice, hunting and traveling in the Arctic is becoming a riskier venture. Here’s what a changing environment could mean for search and rescue efforts) ». The New Humanitarian, Arctic Deeply.
23. Sénat du Canada. (2019, juin). Le Grand Nord : Un appel à l’action pour l’avenir du Canada (rapport du Comité sénatorial spécial sur l’Arctique ), Ottawa. PDF – 4,5 Mo

Annexe D : Données financières

Figure 5 : Données financières du PPCP par exercice financier

		2014-2015		2015-2016		2016-2017		2017-2018		2018-2019		2019-20		Totaux		MOYENNE
		Budget	Réel	Budget	Réel	Budget	Réel	Budget	Réel	Budget	Réel	Budget	Réel	Budget	Réel	Budget	Réel
Salaire	Salaire - Allocation initiale	1 114 834 $	2 230 899 $	1 537 257 $	2 562 990 $	1 537 257 $	2 571 998 $	1 537 257 $	2 733 813 $	1 601 052 $	2 962 712 $	1 563 245 $	3 260 210 $	8 890 902 $	16 322 621 $	1 481 817 $	2 720 437 $
	Salaire - Transfert du MDN	750 993 $		776 358 $		944 755 $		977 296 $		1 060 475 $		951 346 $		5 461 223 $		910 204 $
	Salaire - Transferts divers d'E et M, de la division, etc.	365 072 $		249 374 $		170 975 $		194 302 $		229 329 $		745 619 $		1 954 671 $		325 779 $
	Salaire - Autres	194 668 $	193 490 $	172 206 $	172 206 $	167 000 $	166 838 $	167 000 $	167 000 $	167 000 $	170 949 $	000 $	000 $	867 874 $	870 483 $	144 646 $	145 081 $
	SALAIRE - TOTAL	2 425 567 $	2 424 390 $	2 735 195 $	2 735 196 $	2 819 987 $	2 738 836 $	2 875 855 $	2 900 813 $	3 057 856 $	3 133 661 $	3 260 210 $	3 260 210 $	17 174 670 $	17 193 104 $	2 862 445 $	2 865 517 $
	RASE	485 113 $	484 878 $	547 039 $	547 039 $	563 997 $	547 767 $	575 171 $	580 163 $	611 571 $	626 732 $	880 257 $	880 257 $	3 663 149 $	3 666 836 $	610 525 $	611 139 $
	TOTAL DES SALAIRES + RASE	2 910 680 $	2 909 268 $	3 282 234 $	3 282 235 $	3 383 984 $	3 286 603 $	3 451 026 $	3 480 975 $	3 669 427 $	3 760 393 $	4 140 466 $	4 140 466 $	20 837 818 $	20 859 940 $	3 472 970 $	3 476 657 $
Frais d’exploitation et de maintenance et autres dépenses	E et M - Allocation initiale	5 620 780 $	15 609 239 $	6 152 393 $	17 906 653 $	5 857 165 $	14 974 744 $	6 320 328 $	18 152 774 $	4 790 433 $	16 974 452 $	6 490 260 $	17 630 668 $	50 192 037 $	101 248 529 $	8 365 339 $	16 874 755 $
	E et M - Transfert de POLAIRE	1 544 441 $								1 704 000 $						-
	E et M - Transfert du MDN	1 152 972 $		1 170 775 $		1 443 133 $		1 273 535 $		1 278 748 $		1 477 382 $				-
	E et M - Transferts aux salaires, autres divisions, etc.	- 348 297 $		-583 819 $		-180 621 $		23 403 $		260 632 $		- 947 320 $				-
	E et M - Passez le chapeau - ECCC	-		-		-		-		358 000 $		-				-
	E et M - Complément de budget	-		-		-		-		-		4 672 375 $				-
	Transfert de l’UNCLOS	-	-	661 339 $		-	-	-	-	-	-	-	-			-
	E et M - Cession de la Couronne, GEM, Réserve	456 507 $	403 869 $	309 198 $	197 831 $	249 156 $	207 125 $	170 352 $	163 510 $	158 900 $	158 457 $	62 892 $	62 892 $	1 407 005 $	1 193 684 $	234 501 $	198 947 $
	E et M ET AUTRES DÉPENSES - TOTAL	8 426 402 $	16 013 107 $	7 709 886 $	18 104 484 $	7 368 833 $	15 181 869 $	7 787 618 $	18 316 284 $	8 550 713 $	17 132 908 $	11 755 589 $	17 693 561 $	51 599 041 $	102 442 213 $	8 599 840 $	17 073 702 $
	Capital	428 993 $	428 992 $	512 661 $	311 652 $	327 042 $	327 033 $	355 639 $	355 639 $	68 950 $	68 950 $	-	-	1 693 285 $	1 492 266 $	282 214 $	248 711 $
	E et M- Projets spéciaux	1 332 000 $	864 748 $	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	1 332 000 $	864 748 $	222 000 $	144 125 $
	E et M - Faible en carbone	30 000 $	30 000 $	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	30 000 $	30 000 $	5 000 $	5 000 $
	E et M - Passez le chapeau - RNCan	-	-	-	-	-	-	-	-	358 000 $	358 000 $	-	-	358 000 $	358 000 $	59 667 $	59 667 $
	E et M ET AUTRES DÉPENSES – TOTAL	1 790 993 $	1 323 740 $	512 661 $	311 652 $	327 042 $	327 033 $	355 639 $	355 639 $	426 950 $	426 950 $	000 $	000 $	3 413 285 $	2 745 014 $	568 881 $	457 502 $
Autre	Montants recouvrables	-	-7 701 931 $	-	-9 855 128 $	-	-8 337 981 $	-	-10 833 689 $	-	-8 826 180 $	-	-5 937 971 $	000 $	-51 492 880 $	000 $	-8 582 147 $
	Totaux (excluant le RASE)	12 642 962 $	12 059 306 $	10 957 742 $	11 296 203 $	10 515 862 $	9 909 757 $	11 019 112 $	10 739 047 $	12 035 519 $	11 867 339 $	15 015 799 $	15 015 799 $	72 186 996 $	70 887 452 $	12 031 166 $	11 814 575 $
	Écart	-	583 656 $	-	-338 461 $	-	606 105 $	-	280 064 $	-	168 180 $	-	000 $	000 $	1 299 544 $	000 $	216 591 $
		-	4.84 %	-	-3.00 %	-	6.12 %	-	2.61 %	-	1.42 %	-	-	-	1.83 %	-	1.83 %

Source : Système financier du PPCP
Remarque : Les chiffres étant arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqué.

Version texte

La figure 5 de l’annexe D est un tableau des finances du PPCP pour les exercices 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017, 2017-2018, 2018-2019 et 2019-2020. Elle présente les montants budgétisés et réels pour chaque exercice.

Voici les principales catégories de la première colonne :

Salaire : Salaire – Allocation initiale, Salaire – Transfert du MDN, Salaire – Transfert divers d’E et M, de la division, etc., Salaire – Autres et Autres dépenses et autres, Salaire total, RASE, Salaire total plus RASE

E et M : E et M – allocation initiale; E et M – Transfert de POLAIRE; E et M – Transfert du MDN; E et M – Transferts vers les salaires, d’autres divisions, etc. ; E et M – Complément de budget; Transfert de l’UNCLOS; E et M – Cession de la Couronne, GEM, réserve; E et M et autres dépenses – Total;

Capital; E et M – Projets spéciaux; E et M – Faible en carbone;

E et M – Passez le chapeau – RNCan; E et M – Autre Total

Autre : Montants recouvrables, Totaux (sans le RASE), Écart

Figure 6 : Données financières du PPCP - Totaux et moyennes

		Totaux (2014-2020)		MOYENNE (2014-2020)
		Budget	Réel	Budget	Réel
Salaire	Salaire - Allocation initiale	8 890 902 $	16 322 621 $	1 481 817 $	2 720 437 $
	Salaire - Transfert du MDN	5 461 223 $		910 204 $
	Salaire - Transferts divers d'E et M, de la division, etc.	1 954 671 $		325 779 $
	Salaire - Autres	867 874 $	870 483 $	144 646 $	145 081 $
	SALAIRE - TOTAL	17 174 670 $	17 193 104 $	2 862 445 $	2 865 517 $
	RASE	3 663 149 $	3 666 836 $	610 525 $	611 139 $
	TOTAL DES SALAIRES + RASE	20 837 818 $	20 859 940 $	3 472 970 $	3 476 657 $
Frais d’exploitation et de maintenance et autres dépenses	E et M - Allocation initiale	50 192 037 $	101 248 529 $	8 365 339 $	16 874 755 $
	E et M - Transfert de POLAIRE			-
	E et M - Transfert du MDN			-
	E et M - Transferts aux salaires, autres divisions, etc.			-
	E et M - Passez le ;chapeau - ECCC			-
	E et M - Complément de budget			-
	Transfert de l’UNCLOS			-
	E et M - Cession de la Couronne, GEM, Réserve	1 407 005 $	1 193 684 $	234 501 $	198 947 $
	E et M ET AUTRES DÉPENSES - TOTAL	51 599 041 $	102 442 213 $	8 599 840 $	17 073 702 $
	Capital	1 693 285 $	1 492 266 $	282 214 $	248 711 $
	E et M- Projets spéciaux	1 332 000 $	864 748 $	222 000 $	144 125 $
	E et M - Faible en carbone	30 000 $	30 000 $	5 000 $	5 000 $
	E et M - Passez le chapeau - RNCan	358 000 $	358 000 $	59 667 $	59 667 $
	E et M ET AUTRES – TOTAL	3 413 285 $	2 745 014 $	568 881 $	457 502 $
Autre	Montants recouvrables	000 $	-51 492 880 $	000 $	-8 582 147 $
	Totaux (excluant le RASE)	72 186 996 $	70 887 452 $	12 031 166 $	11 814 575 $
	Écart	000 $	1 299 544 $	000 $	216 591 $
			1.83 %		1.83 %

Version texte

Il s’agit d’un sommaire des finances du PPCP pour la période 2014-2020, qui comprend les totaux et les moyennes des catégories financières de la figure 5 présentées dans le tableau ci-dessus. Source : Système financier de RNCan

Annexe E : Processus de demande du PPCP

Version texte

L’annexe E illustre le processus de présentation des demandes du PPCP.

Un bassin de candidats potentiels issus des universités du Canada et des ministères du gouvernement fédéral (excepté le MDN), des ministères territoriaux ou des organismes du Nord est créé.

Les candidats des deux groupes remplissent un formulaire de candidature en ligne.

Les candidats des universités canadiennes suivent le processus suivant :

Une présélection des candidats est réalisée dans le cadre du PPCP. Cela comprend une évaluation de la faisabilité réalisée par les responsables du PPCP.

Un Comité d’examen du programme (CEP) composé de personnel externe et interne examine les candidatures de manière objective en se fondant sur des critères préétablis.

Ces projets jugés prioritaires sélectionnés par le CEP sont ensuite examinés pour évaluer les soutiens, les besoins en nature, les aspects financiers, l’équipement, etc. qui peuvent être fournis au projet sélectionné.

Les ministères du gouvernement fédéral (excepté le MDN), les ministères territoriaux et les organismes du Nord appliquent le processus suivant :

Le DG chargé de la coordination est l’examinateur principal du projet de sa division ministérielle.

Une évaluation de la faisabilité du projet est réalisée.

Elle est suivie par une évaluation de la répartition des coûts et du soutien en nature qui seront disponibles pour le projet.

Le DG chargé de la coordination prend alors une décision concernant la répartition.

Selon ce processus d’approbation, une ébauche d’entente est préparée pour les ministères du gouvernement du Canada et du gouvernement fédéral (excepté le MDN) et les organismes du Nord.

L'étape suivante est l’obtention de l’approbation d'une autorité ayant une délégation financière (le directeur du PPCP) ou la finalisation des modifications.

Le CEFCA/MDN est le candidat pour la formation en Arctique à l’installation de Resolute.

Un modèle indiquant les exigences relatives à la formation du MDN en Arctique à l’installation de Resolute est rempli.

Des ajustements sont apportés au plan/modèle initial.

Le PPCP élabore une ébauche d’entente de financement (installation, soutien au programme, période d'inactivité et réparation et maintenance pour les améliorations) visant à respecter les exigences du MDN.

Le MDN et le PPCP mènent des négociations.