Audit de suivi du programme sur les explosifs

Direction de l’audit et de l’évaluation (DAE)
Ressources naturelles Canada
Présenté au Comité ministériel d’audit (CMA)
15 décembre 2020

Table des matières

• Contexte
  • Objectifs
  • Approche
  • Portée
  • Conclusion de l’audit interne et opinion
  • Énoncé d’assurance
• État d’avancement des recommandations issues de l’audit précédent
• Résumé des constatations relevées à l’examen des autres domaines
  • Gestion des frais de voyage
  • Gestion des rapports d’inspection et application des droits de service
• Autres éléments à prendre en compte
• ANNEXE A – Critères d’audit

Contexte

La Direction de la sécurité et de la sûreté des explosifs (DSSE) de Ressources naturelles Canada est chargée de mettre en œuvre la Loi sur les explosifs du Canada et son Règlement. La DSSE est constituée de quatre divisions : la Division de la réglementation des explosifs (DRE); le Laboratoire canadien de recherche sur les explosifs (LCRE); la Division des opérations; et la Division de l’évaluation des impacts. La DRE, qui est chapeautée par un directeur portant le titre d’inspecteur en chef des explosifs (ICE), délivre les autorisations et les licences d’utilisation d’explosifs et administre un programme d’inspection et de rétablissement de la conformité en vertu duquel ses inspecteurs peuvent être amenés à voyager jusqu’à treize semaines au cours d’un exercice. Dans le cadre de ses activités d’inspection et de délivrance de licence, la DRE s’assure que les fabricants, les importateurs, les exportateurs et les vendeurs d’explosifs, ainsi que les parties qui entreposent des explosifs se conforment à la Loi sur les explosifs du Canada et à son Règlement, et veille à ce que les explosifs et les produits chimiques précurseurs ne tombent pas aux mains de criminels et de terroristes. Le LCRE appuie directement la DRE dans ses efforts d’améliorer la technologie de la sûreté et de la sécurité des explosifs, et ce, en menant des recherches sur les explosifs et en procédant à leur classification.

Le Règlement sur les explosifs, qui est entré en vigueur dans sa version modernisée le 1^er février 2014, vise à offrir plus de transparence aux membres de l’industrie etaux autorités de réglementation, à renforcer la sécurité et à satisfaire aux obligations instituées par la Loi sur la sécurité publique en ce qui concerne les permis, la collecte de renseignements et les exigences de filtrage de sécurité. La DSSE a mis en œuvre un Système électronique de gestion des licences (SeGL) à l’automne 2017, grâce auquel particuliers et organisations peuvent, à tout moment, accéder en ligne à leurs renseignements sur la délivrance de licence. Le système permet également aux demandeurs de présenter une demande ou d’en renouveler une, d’opérer des modifications, de vérifier l’état d’avancement de leur demande et de faire des paiements en ligne.

Objectifs

Cet audit avait pour objectif d’assurer un suivi de l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations contenues dans l’audit du programme sur les explosifs mené au cours de l’exercice 2018-2019. Il prévoyait également d’évaluer d’autres domaines présentant un risque élevé en ce qui concerne la gestion des heures supplémentaires, des frais de voyage et des rapports d’inspection, et l’application des droits de service.

Approche

L’audit s’est articulé autour des tâches essentielles suivantes :

1. Examen des processus liés à la gestion des heures supplémentaires (HS), des frais de voyage et des rapports d’inspection;
2. Entrevues avec le personnel de la DRE et du LCRE;
3. Examen de la documentation afférente aux processus instaurés par la DSSE pour assurer la gestion des HS, des frais de voyage et des rapports d’inspection; et
4. Étude et analyse d’un échantillon de 16 relevés d’heures supplémentaires autogérées (HSA) et de 15 demandes de voyage et demandes connexes; et surveillance de la conformité aux normes de service internes de six rapports d’inspection, ainsi que des mesures correctives (MC) adoptées à la suite de ces inspections.

Portée

L’audit a examiné les documents justificatifs et les mesures connexes prises par la DSSE pour mettre en œuvre les recommandations issues de l’audit précédent, dont les dates cibles s’échelonnaient entre le 1^er novembre 2018 et le 30 juin 2019.

La période considérée pour les autres domaines examinés dans le cadre de cet audit de suivi s’étendait du 1^er avril 2018 au 11 mars 2020.

Lors de l’échantillonnage des rapports d’inspection, seuls les rapports liés aux utilisateurs, aux vendeurs et aux usines ont été examinés, à l’exclusion des rapports sur les permis d’importation, dans le cadre de l’Initiative du guichet unique de l’Agence des services frontaliers du Canada.

Conclusion de l’audit interne et opinion

Selon moi, la DSSE a réalisé des progrès en vue de la mise en œuvre des recommandations issues de l’audit du programme sur les explosifs mené au cours de l’exercice 2018-2019. Des efforts supplémentaires sont nécessaires pour achever la mise en œuvre de ces recommandations dans le respect des nouvelles dates cibles.

De plus, il serait opportun que la DSSE renforce ses processus opérationnels en clarifiant et en améliorant les processus relatifs à la gestion des heures supplémentaires, des frais de voyage et des rapports d’inspection, et à l’application des droits de service.

Énoncé d’assurance

J’estime, en ma qualité de dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation, que des procédures suffisantes et adéquates ont été mises en œuvre, et que des éléments probants ont été recueillis pour étayer l’exactitude de la conclusion de l’audit de suivi. Les constatations et la conclusion de l’audit de suivi se fondent sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de l’audit de suivi, au regard des critères préétablis et acceptés par la direction. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Michel Gould, MBA, CPA, CIA
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
15 décembre 2020

État d’avancement des recommandations issues de l’audit précédent

L’audit de suivi a évalué la mise en œuvre des quatre recommandations issues du précédent audit du programme sur les explosifs mené au cours de l’exercice 2018-2019. Cette évaluation présente l’état d’avancement de ces recommandations au 11 mars 2020 et une mise à jour de la réponse de la direction, avec notamment de nouvelles dates cibles. Les niveaux de mise en œuvre vont du Niveau 1 – aucun progrès au Niveau 5 – mise en œuvre intégrale.

Recommandation n^o 1 : Documenter et publier tous les rapports d’interdépendances entre RNCan et ses principaux partenaires.
État d’avancement : Préparation en vue de la mise en œuvre (Niveau 3) – Outre les mesures prises à ce jour, la DSSE devrait, pour obtenir le Niveau 5 – mise en œuvre intégrale :

• parachever les deux protocoles d’entente (PE) en suspens avec les partenaires essentiels, car leur date de fin n’y figure pas; et
• insérer un tableau de l’historique des révisions dans le registre des partenaires essentiels afin que le personnel puisse connaître la date de sa dernière mise à jour, et ainsi s’assurer que tous les partenaires de la DSSE sont bien recensés aux fins de l’administration du programme sur les explosifs.

Mise à jour de la réponse de la direction

La DSSE établira un tableau des intervenants qu’elle tiendra à jour, ainsi qu’une feuille de suivi des instruments collaboratifs qui sera révisée chaque trimestre. La feuille de suivi permettra de surveiller l’état d’avancement ou le stade d’élaboration du PE, et indiquera sa date de fin une fois celui-ci achevé.

Poste responsable : gestionnaire de la Division des opérations à la DSSE
Date cible initiale : 30 juin 2019
Date cible révisée : 31 mars 2021

Recommandation no 2 : Définir les exigences de rapports sur le rendement utilisées pour l’établissement de rapports annuels sur les activités de réglementation de la DSSE, y compris les échéances, et mettre en œuvre des mesures visant à garantir la qualité et la précision des données utilisées dans les rapports annuels et trimestriels.
État d’avancement : Niveau 3 – Outre les mesures prises à ce jour, la DSSE devrait, pour obtenir le Niveau 5 – mise en œuvre intégrale :

• produire une version approuvée de son rapport annuel pour l’exercice 2019-2020 en y énumérant ses activités de réglementation, ainsi que les échéances associées à ses exigences de rapports sur le rendement; et
• indiquer les mesures prises pour garantir la qualité et l’intégrité des données utilisées dans la production de ses rapports annuels et trimestriels, par exemple la mise en œuvre d’une fonction d’assurance de la qualité (AQ) avant que ses rapports ne soient approuvés et finalisés.

Mise à jour de la réponse de la direction

La DSSE produira un rapport annuel pour l’exercice 2019-2020 dont elle fera parvenir un exemplaire à la Direction de l’audit et de l’évaluation (DAE) au plus tard à la date cible du 1er septembre 2020. La DSSE communiquera à la DAE une analyse détaillée des mesures d’AQ adoptées pour remédier aux problèmes touchant la production des rapports trimestriels.

Postes responsables : gestionnaire de la Division des opérations à la DSSE (accompagné d’une preuve d’approbation du directeur général de la DSSE)
Date cible initiale : 30 juin 2019
Date cible révisée : 1^er septembre 2020

Recommandation n^o 3 : Examiner le rôle prévu pour le comité des politiques de la Division de la réglementation des explosifs (DRE) pour déterminer s’il s’agit toujours d’un élément pertinent du processus de gouvernance de la DRE.
État d’avancement : Niveau 3 – Outre les mesures prises à ce jour, la DSSE devrait, pour obtenir le Niveau 5 – mise en œuvre intégrale :

• conserver les procès-verbaux des réunions du Comité de gestion de la Direction (CGD) et les comptes rendus de décision connexes à compter de novembre 2018, qui recensent les principales décisions de la DSSE en matière de politiques et de gouvernance depuis que le comité des politiques de la DRE a été dissolu. Les exemples de ce type de décisions incluent: acceptation d’une approche de mise en œuvre d’un plan d’inspection fondé sur les risques (PIFR) pour les projets à venir; décision de révoquer l’autorisation générale de voyager (AGV) pour le personnel d’inspection de la DRE; non-approbation de l’arrangement relatif aux HSA; et décision(s) connexe(s) de refuser jusqu’à nouvel ordre l’adoption d’une politique sur les HS.

Mise à jour de la réponse de la direction

La DSSE établira et approuvera les procès-verbaux du CGD, et les téléchargera sur GCdocs dans un délai d’une semaine après la réunion. La DSSE communiquera d’autres documents justificatifs à la DAE si celle-ci en fait la demande.

Poste responsable : gestionnaire de la Division des opérations à la DSSE (en tant que secrétariat du CGD)
Date cible initiale : 1^er novembre 2018
Date cible révisée : 15 décembre 2020

Recommandation n^o 4 : (a) Officialiser l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’inspection annuel fondé sur les risques; (b) Définir officiellement les lignes directrices et les procédures de clôture relatives à l’inspection, notamment le suivi formel des problèmes critiques et graves relevés durant l’inspection; (c) Définir officiellement les processus de documentation et de conservation des éléments probants des examens d’inspection périodiques pour garantir la qualité et assurer la cohérence entre les différentes régions d’inspection.
État d’avancement : (Niveau 3 dans l’ensemble)

1. Niveau 5 – La DSSE a élaboré un PIFR pour l’exercice 2019-2020, et celui-ci doit entrer en vigueur d’ici le 15 mars 2020.
2. Niveau 3 – La DSSE a engagé un agent d’audit en septembre 2019 pour effectuer des contrôles d’AQ sur les rapports d’inspection de la DRE qui sont téléchargés dans le SeGL. L’objectif est de veiller à ce que les MC soient mises en œuvre dans le respect des dates cibles initialement fixées par les inspecteurs après avoir effectué une visite sur site auprès d’un utilisateur, d’un vendeur ou d’une usine contenant des explosifs. Pour obtenir le Niveau 5 – mise en œuvre intégrale à l’égard de cette recommandation, la DSSE doit :
   • établir clairement les rapports hiérarchiques (fonctionnels) avec l’agent d’audit afin que le contrôle soit exercé à un niveau de gestion approprié (expertise en la matière);
   • officialiser sa fonction d’AQ en l’intégrant aux lignes directrices en matière d’inspection de la DRE ou en élaborant une procédure opérationnelle normalisée (PON) à cette fin;
   • définir un objectif de travail supplémentaire dans le cadre du poste de direction chargé de superviser la fonction d’AQ et évaluer en bonne et due forme le rendement du titulaire lors des séances d’évaluation du rendement de milieu et de fin d’année, en s’appuyant sur l’application Gestion du rendement de la fonction publique (GRFP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT); et
   • conserver les résultats des contrôles d’AQ effectués (p. ex., sur le SeGL, ou au moyen d’un mécanisme de suivi grâce auquel le personnel d’inspection peut facilement accéder à ces renseignements, au cas où une autre inspection serait prévue avec le même client [utilisateur, vendeur ou usine]).

Mise à jour de la réponse de la direction

La DSSE s’emploiera à mettre en œuvre cette fonction d’AQ dans le cadre des rôles existants au sein de la DRE et de la Division des opérations. Un équivalent temps plein (ETP) se verra confier la tâche d’examiner les rapports d’inspection et d’encadrer le personnel afin de garantir une approche uniforme. Cet ETP rendra compte chaque mois au directeur de la DRE des incohérences constatées et de la manière dont le personnel a été encadré pour y remédier. Cette fonction sera intégrée aux objectifs de travail des gestionnaires nationaux et à leur évaluation annuelle par l’entremise de l’application GRFP. Des ETP actuels seront chargés de contrôler les rapports d’inspection, de surveiller l’émission des mesures correctives relevées lors inspections et d’en assurer le suivi.

Postes responsables : directeur de la DRE à la DSSE et gestionnaire de la Division des opérations à la DSSE
Date cible initiale : 30 juin 2019
Date cible révisée : 30 avril 2021

3. Niveau 3 – Depuis août 2019, la DSSE s’est employée à réviser son lien GCdocs où sont hébergés le manuel opérationnel de la DRE, les lignes directrices en matière d’inspection et une directive sur l’attribution de cotes accompagnée d’un formulaire (d’inspection) normalisé, et ce, pour veiller à ce que son personnel d’inspection ait accès aux mêmes documents de référence, quelle que soit la région. Une liste de vérification de formation est également utilisée pour les nouveaux inspecteurs pour s’assurer qu’ils bénéficient de la formation nécessaire avant de mener une inspection par eux-mêmes. Pour obtenir le Niveau 5 – mise en œuvre intégrale à l’égard de cette recommandation, la DSSE doit :
   • clarifier les conditions préalables à remplir pour les inspections avant d’attribuer le travail aux inspecteurs. Si une combinaison de formation, d’expérience ou de connaissances est requise pour mener une inspection, cela doit être clairement précisé dans le manuel opérationnel de la DRE;
   • veiller à ce qu’une formation obligatoire soit organisée et à ce que les exigences de formation et leur respect soient consignés dans l’application GRFP du SCT afin que l’inspecteur et son gestionnaire hiérarchique aient connaissance des antécédents de formation de l’inspecteur; et
   • réaliser une évaluation périodique des rapports d’inspection pour veiller à ce que les normes de service acceptées à l’interne (DRE) soient observées, de la même manière que pour la fonction d’AQ mentionnée ci-dessus. Ces renseignements doivent également être conservés dans un système de suivi tel que le SeGL.

Mise à jour de la réponse de la direction

Un ETP sera chargé de créer un programme de formation complet pour les inspecteurs de la DSSE et de veiller à ce que les exigences de formation soient consignées dans l’application GRFP du SCT pour assurer le suivi de chaque inspecteur. Ces exigences feront écho au manuel opérationnel de la DRE relativement à l’attribution des tâches. Ce programme de formation sera approuvé par le directeur de la DRE, puis par la DSSE et le CGD avant d’être mis en œuvre.

La DSSE mettra en œuvre une fonction d’AQ pour les rapports d’inspection et intégrera celle-ci aux objectifs de travail ou aux descriptions d’emploi des ETP existants.

Poste responsable : directeur de la DRE à la DSSE
Date cible initiale : 30 juin 2019
Date cible révisée : 31 mars 2021

Résumé des constatations relevées à l’examen des autres domaines

Outre le suivi des recommandations précédentes, l’audit prévoyait un examen des processus mis en place par la DSSE pour gérer les HS, les frais de voyage et les rapports d’inspection, ainsi que les processus liés à l’application des droits de service.

Gestion des heures supplémentaires

La DSSE appliquait une politique d’exclusion des heures supplémentaires depuis l’exercice 2010-2011. Un processus informel sous forme d’HSA existait au sein de la DRE pour rémunérer les inspecteurs ayant accumulé des heures supplémentaires en situation de voyage; ce processus reposait sur le principe qu’un inspecteur pouvait, dans certaines circonstances, être amené à effectuer des heures supplémentaires, d’autant plus qu’il voyageait jusqu’à treize semaines au cours d’un exercice.

Sur la base d’un examen des relevés des HS (des inspecteurs) établis conformément au processus des HSA, l’évaluation a mis en évidence que 10 relevés sur 16 faisaient état de HS accumulées en situation de voyage entre septembre 2019 et janvier 2020. Toutes les demandes ont été approuvées par les gestionnaires hiérarchiques des inspecteurs. Ceci a également été confirmé lors des entrevues menées avec quatre des dix inspecteurs.

À partir de janvier 2020, la DRE a pris des mesures visant à adopter une approche plus formelle à l’égard des HS, en demandant à son personnel de remplir le formulaire Rapport sur la paye pour services supplémentaires/travail par équipe et autorisation, conformément aux lignes directrices énoncées dans La Source de RNCan, et de saisir les HS approuvées dans PeopleSoft ou d’encaisser les HS accumulées après avoir obtenu une approbation en vertu de l’article 34.

Le LCRE mène une politique axée sur les « heures de travail supplémentaires » et les « heures de travail », elle-même ancrée dans sa politique opérationnelle normalisée, un document qui a été officiellement communiqué à son personnel en février 2020 et approuvé en mai 2015. Tous les services fournis par le LCRE sont basés sur le recouvrement des coûts auprès de ses clients, car le LCRE est un programme à recettes tirées de crédits nets. Ainsi, le nombre total d’heures de travail passées sur un projet est directement facturé au client.

Risque et incidence

L’absence de processus de gestion des HS clairement défini peut conduire à un manque de compréhension quant à l’utilisation et l’administration des HS à la DSSE.

Recommandation n^o 1

La DSSE devrait veiller à ce que la DRE poursuive la pratique adoptée depuis janvier 2020, qui consiste à consigner l’ensemble des HS, y compris celles accumulées en situation de voyage, à l’aide du formulaire sur les HS accepté dans l’ensemble du Ministère. Cette pratique devrait être communiquée à tous les membres du personnel de la DRE, y compris ses régions, dans les délais les plus courts (p. ex., en l’intégrant aux lignes directrices existantes en matière d’inspection ou à une PON élaborée à cette fin).

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la Recommandation n^o 1.

La direction de la DSSE, par le truchement de son CGD, établira une PON rappelant les procédures à suivre pour la gestion des HS, ainsi que les attentes à l’égard du personnel et de la direction dans le processus d’approbation, et la communiquera à l’ensemble du personnel de la DRE.

Postes responsables : directeur de la DRE à la DSSE, directeur du LCRE à la DSSE, avec approbation du CGD
Date cible : 15 décembre 2020

Gestion des frais de voyage

Les inspecteurs de la DRE bénéficiaient auparavant d’une AGV les exemptant de la nécessité d’obtenir une approbation en vertu de l’article 32 afin de pouvoir réserver un voyage sur le portail HRG.

En janvier 2020, la DSSE a révoqué l’AGV pour les inspecteurs. Les demandes de voyage doivent dorénavant être approuvées par le DG de la DSSE. Avec l’introduction d’un PIFR approuvé pour l’exercice 2019-2020, cette mesure a permis à la DRE de faire les réservations nécessaires et de transmettre les demandes au DG de la DSSE aux fins d’approbation, et ce, avec deux semaines d’avance. La DSSE a transmis cette nouvelle politique de voyages à l’ensemble du personnel à la suite de la révocation de l’AGV.

Sur un échantillon de notes de frais de voyage, quatorze avaient été choisies aux fins d’examen avant que l’AGV ne soit révoquée. L’examen a mis en évidence les résultats suivants :

1. Toutes les demandes de voyage ont été approuvées à l’avance par un gestionnaire hiérarchique et les demandes de remboursement associées ont été approuvées par une personne investie de pouvoirs en vertu de l’article 34.
2. Sur quinze demandes de remboursement de frais de voyage, sept présentaient des écarts par rapport à la politique sur les voyages du Conseil national mixte (CNM) : la plupart des demandes de remboursement n’avaient pas été examinées de manière adéquate par l’approbateur en vertu de l’article 34; par exemple, des indemnités quotidiennes ont été réclamées indûment, des chambres d’hôtel ont été réservées à un tarif supérieur à celui autorisé (pour la ville) et des véhicules ont été loués dans une gamme supérieure à celle autorisée.
3. Les entrevues ont révélé que la fréquence des voyages et les changements dans les horaires d’accès aux sites d’explosifs isolés contraignaient les inspecteurs à prendre d’autres dispositions, qui ont toutes été approuvées par leur gestionnaire hiérarchique.

Au même titre que le processus de gestion des HS, le LCRE n’accumule pas de frais de voyage, celles-ci étant couvertes dans le cadre de son modèle de financement par recouvrement des coûts.

Risque et incidence

La réduction du contrôle exercé à l’égard des frais de voyage au sein de la DSSE pourrait induire un risque supplémentaire de non-respect des politiques et directives ministérielles.

Recommandation n^o 2 – La DSSE devrait :

1. continuer à faire appliquer la nouvelle politique de voyages auprès du personnel de la DRE et, par la suite, intégrer ces exigences aux lignes directrices en matière d’inspection ou à une PON élaborée à cette fin; et
2. veiller à ce que les personnes investies d’un pouvoir financier délégué en vertu de l’article 34 suivent une formation d’appoint pour leur rappeler les responsabilités qui leur sont conférées au titre de la Loi sur la gestion des finances publiques. Cela contribuera à réduire le nombre d’approbations inappropriées qui dérogent à la politique sur les voyages du CNM.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la Recommandation n^o 2.

La direction de la DSSE intégrera la politique normalisée du gouvernement du Canada en matière de voyages à la PON sur les HS dont il est fait mention ci-dessus, et ce, en raison de leur caractère interdépendant.

Poste(s) responsable(s) : directeur de la DRE, avec approbation du CGD
Date cible : 15 décembre 2020

1. Le directeur général de la DSSE veillera à ce que tous les gestionnaires visés par l’article 34 suivent une formation d’appoint bisannuelle sur la délégation des pouvoirs financiers en vertu de l’article 34.

Poste responsable : directeur général de la DSSE
Date cible : 30 octobre 2020

Gestion des rapports d’inspection et application des droits de service

Un document de politique intitulé « Division de la réglementation des explosifs – Renseignements sur le contexte réglementaire – Partie 19 » a été élaboré à l’interne. Ce document énonce les exceptions aux droits de service appliqués par l’inspecteur; il reste néanmoins à savoir si ces règles autorisent l’indexation annuelle des droits de service en fonction du rythme de l’inflation pour une année civile donnée.

Tout récemment, en mars 2020, la DSSE a envoyé un courriel au personnel de la DRE pour l’informer de l’orientation à suivre concernant les exceptions aux droits de service. Ce courriel indiquait qu’à compter du 1^er avril 2020, les inspecteurs devaient appliquer les droits conformément à la Partie 19 du Règlement de 2013 sur les explosifs, sans exception possible, et que tous les droits étaient assujettis à l’indexation annuelle.

Lors de la réception des demandes de licence soumises par les vendeurs et les utilisateurs d’explosifs à l’aide du SeGL, le risque d’erreur humaine lié au calcul des droits de service est négligeable, ces derniers étant automatiquement calculés par le système. La pratique n’est cependant pas la même pour les licences d’usine.

Les droits de service pour les usines sont calculés par les inspecteurs sur place, lors du traitement d’une demande, d’une modification ou d’un renouvellement de licence d’usine, et au cours des inspections. Pour toute référence, les inspecteurs s’appuient sur leur compréhension du Règlement de 2013 sur les explosifs, un document de 275 pages produit par le ministère de la Justice. Cela peut, selon la personne qui effectue l’inspection, donner lieu à des interprétations erronées et à des incohérences dans le calcul des droits.

Des rapports d’inspection doivent être produits pour satisfaire aux normes de service suivantes lors de la réception du paiement d’un client (utilisateur ou vendeur) par l’entremise du SeGL : (i) un inspecteur n’est pas envoyé sur le même site deux années de suite; (ii) les licences sont renouvelées dans un délai de trente jours suivant la date de réception de la demande; (iii) les rapports d’inspection sont téléchargés sur le SeGL dans un délai de quatorze jours suivant la date à laquelle l’inspecteur revient du voyage d’inspection; et (iv) toutes les MC issues des rapports d’inspection font l’objet d’un suivi pour veiller au respect des dates cibles et les documents justificatifs connexes sont adéquatement conservés dans le SeGL. Bien que ces normes aient été établies, il n’existe pas, à l’exception de la norme (iv), de fonction d’AQ permettant de contrôler leur application.

En janvier 2020, la DSSE a introduit une fonction d’AQ pour surveiller une de ses quatre normes de services internes : assurer le suivi des MC pour veiller à ce qu’elles soient mises en œuvre dans le respect des dates cibles établies par les rapports d’inspection. Un échantillonnage de six rapports d’inspection a confirmé que la fonction d’AQ avait correctement recensé cinq rapports où les dates cibles avaient été dépassées et les avait signalés au BDG de la DSSE. Il a été relevé que le BDG de la DSSE effectuait ensuite un suivi auprès de l’inspecteur responsable pour obtenir la confirmation de la mise en œuvre des MC par le client.

La DRE peut accorder une dérogation aux dates cibles en cas d’écart par rapport au Règlement de 2013 sur les explosifs; dans pareils cas, les clients sont tenus de prendre des mesures temporaires pour atténuer le risque présumé que les sites d’explosifs font peser sur leur environnement. Dès lors, et avant la date cible fixée, les clients doivent mettre en place des mesures permanentes pour garantir la sécurité et la sûreté des infrastructures avoisinantes qui sont entrées en activité après la construction du site d’explosif, et ainsi éviter toute menace prévisible.

Pour définir l’orientation à suivre concernant l’accord de dérogations, la DSSE a introduit un cadre préliminaire de dérogation à l’automne 2019. Celui-ci prévoit que la dérogation soit notée par les inspecteurs et portée à l’attention du gestionnaire national de l’Unité des licences et des inspections, qui procédera à son examen avec l’ICE. L’ICE soumettra ensuite la dérogation à l’approbation du DG de la DSSE, qui détient l’autorité ultime à l’égard du programme.

La DSSE tient un registre de dérogations dans lequel sont inscrites les dates cibles associées à chacune des dérogations accordées. Depuis janvier 2007, 52 dérogations ont été accordées, et 22 ont fait l’objet d’un suivi au cours de la période visée par cet audit. L’examen a révélé que les dérogations n’étaient pas systématiquement consignées dans le registre dédié, et que rien n’attestait qu’elles faisaient l’objet d’un suivi adéquat pour s’assurer que les clients avaient mis en œuvre des mesures permanentes pour garantir la sécurité et la sûreté du public canadien et qu’ils se conformaient au Règlement de 2013 sur les explosifs.

Risque et incidence

Les lacunes dans la surveillance, le contrôle et le suivi du processus liés aux rapports d’inspection et l’application inadéquate des droits de services pourraient aboutir à un manque d’uniformité dans l’exécution de la Loi. Il est essentiel que les dérogations fassent l’objet d’une surveillance, d’un contrôle et d’un suivi pour veiller à ce que les titulaires de licence, de permis et de certificat se conforment à la Loi et à son Règlement dans l’intérêt de la sécurité publique.

Recommandation n^o 3 – La DSSE devrait :

1. charger la fonction d’AQ existante, en sus d’assurer le suivi des mesures correctives, de contrôler le respect des autres normes de service internes établies avant d’entreprendre une inspection et de clôturer définitivement un rapport d’inspection dans le SeGL, à savoir : (i) un inspecteur n’est pas envoyé sur le même site deux années de suite; (ii) les licences sont renouvelées dans un délai de trente jours suivant la date de réception de la demande du vendeur ou de l’utilisateur; et (iii) les rapports d’inspection sont téléchargés sur le SeGL dans un délai de quatorze jours suivant la date à laquelle l’inspecteur revient du voyage d’inspection;
2. contrôler et surveiller la facturation des droits de service pour les licences d’usine une fois que le document d’orientation sur la Partie 19 du Règlement de 2013 sur les explosifs sera entré en vigueur le 1^er avril 2020. Cela permettra de déterminer si les droits de service sont appliqués de manière correcte et uniforme et, dans le cas contraire, de prendre les mesures rectificatives qui s’imposent;
3. avant de parachever le cadre préliminaire de dérogation en vue de son adoption : (i) inclure dans le formulaire de dérogation un énoncé sur « le risque et l’incidence » liés à l’accord d’une dérogation, et former les inspecteurs à ce changement de pratique; et (ii) faire mention du registre des dérogations et du poste chargé de faire respecter son utilisation. Une fois achevé, le cadre devrait être soumis à l’approbation du CGD avant d’obtenir l’approbation définitive du DG de la DSSE; et
4. réaliser une évaluation visant l’ensemble des dérogations en cours, non documentées ou non suivies qui ont été accordées avant l’automne 2019 afin de déterminer le risque que ces dérogations font peser sur la sécurité publique. Au moment du renouvellement des licences, chaque licence devrait faire l’objet d’un examen complémentaire visant à cerner et signaler toute dérogation en cours, puis être évaluée et approuvée au niveau approprié (conformément au cadre de dérogation approuvé).

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la Recommandation n^o 3.

1. La fonction d’AQ :
   • sera optimisée pour superviser le renouvellement des licences dans le respect du délai de trente jours;
   • continuera, avec l’appui de l’agent de soutien aux programmes de la Division des opérations, de veiller à ce que tous les rapports d’inspection soient téléchargés dans le SeGL dans un délai de quatorze jours suivant la date à laquelle l’inspecteur revient du voyage d’inspection;
   • sera chargée, sous la direction du directeur de la DRE, de veiller à la bonne mise en œuvre des mesures correctives et d’en rendre compte au directeur de la DRE; et
   • veillera à ce que la PON soit modifiée de manière à indiquer clairement qu’un inspecteur n’est pas envoyé sur le même site deux années de suite. Si ce cas venait à se produire en raison d’un manque de ressources dans une région, une PON sera élaborée pour garantir la tenue d’une évaluation et d’un contrôle secondaires.

Poste(s) responsable(s) : directeur de la DRE à la DSSE et gestionnaire de la Division des opérations à la DSSE, avec approbation du CGD
Date cible : 30 avril 2021

2. La fonction d’AQ sera élaborée par le directeur de la DRE et le gestionnaire de la Division des opérations pour assurer l’examen et le suivi des droits de service facturés par les inspecteurs.

Poste responsable : directeur de la DRE à la DSSE
Date cible : 30 avril 2021

3. S’agissant du cadre de dérogation :
   • Le directeur de la DRE rédigera un énoncé sur « le risque et l’incidence » liés à l’octroi d’une dérogation, le soumettra à l’approbation du CGD, et l’intégrera au cadre de dérogation. Le directeur de la DRE supervisera l’élaboration et la mise en œuvre d’une formation destinée à tous les inspecteurs concernant la nouvelle norme sur l’accord de dérogations, ainsi que le cadre de dérogation et son utilisation adéquate.
   • L’utilisation du cadre de dérogation sera corrélée à l’application GRFP de chaque inspecteur afin de garantir la conformité.

Postes responsables : directeur de la DRE à la DSSE, avec approbation du CGD
Date cible : 30 avril 2021 pour la mise en œuvre intégrale, formation comprise

4. S’agissant du suivi des dérogations :
   • La DRE élaborera une PON pour évaluer l’ensemble des dérogations en cours.
   • La DRE élaborera un cadre de dérogation et le soumettra à l’approbation du DG.
   • La DRE examinera systématiquement les licences pour veiller à ce que toutes les dérogations soient recensées, ce qui lui permettra de mesurer adéquatement les risques actuels pour la sécurité publique.
   • Le directeur de la DRE présentera chaque trimestre au CGD un compte rendu des activités de surveillance permanente des dérogations afin que la direction de la DSSE en ait connaissance.

Postes responsables : directeur de la DRE à la DSSE, avec approbation du DG et de l’ICE
Date cible : cadre de dérogation et PON : 30 avril 2021; examen systématique des dérogations en cours : permanent

Autres éléments à prendre en compte

Outre les recommandations formelles, l’audit a mis en évidence d’autres améliorations de processus qui pourraient s’avérer bénéfiques pour la DSSE, sous réserve que celle-ci souhaite les mettre en œuvre :

1. Envisager de faire formellement approuver le PIFR par le sous-ministre adjoint (ADM) du STM pour assurer une surveillance appropriée. Des mises à jour périodiques pourraient également être présentées au SMA tout au long de l’exercice sur l’état d’avancement de la mise en œuvre des futurs PIFR.
2. Envisager de transférer le titre d’inspecteur en chef des explosifs et son rôle stratégique au DG de la DSSE pour exercer une surveillance plus fonctionnelle des activités de la DSSE. En l’absence de titulaire à ce poste, le rôle pourrait être délégué au SMA du STM; et
3. Envisager l’adoption formelle de l’application GRFP du SCT à titre de répertoire central pour surveiller l’accomplissement de la formation obligatoire des inspecteurs et documenter les résultats des évaluations de milieu et de fin d’année pour remédier aux problèmes de rendement, le cas échéant, de manière ouverte et transparente.

ANNEXE A – Critères d’audit

Les objectifs et les critères d’audit ont été élaborés à partir des principaux contrôles énoncés dans les Contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor (CT) du Canada, ainsi que sur la base de consultations approfondies avec la direction des programmes de la DSSE. Ces critères ont orienté le travail sur le terrain et servi de fondement à la conclusion générale de l’audit.

Sous-objectifs de l’audit	Critères d’audit
1. Gestion des heures supplémentaires (HS) – Déterminer si la DSSE a établi des processus adéquats de gestion des HS	1.1 ll existe des contrôles adéquats pour veiller à ce que les HS soient approuvées conformément aux conventions collectives applicables et aux politiques du CT.
2. Gestion des frais de voyage – Déterminer si la DSSE a établi des processus adéquats de gestion des frais de voyage	2.1 Des contrôles adéquats ont été mis en place pour veiller à ce que les frais de voyage engagés par les inspecteurs soient conformes aux politiques et directives sur les voyages établies par la Direction, le Ministère ou le gouvernement du Canada (p. ex., CT).
3. Gestion des rapports d’inspection (par l’entremise du SeGL) et application des droits de service conformément à la Loi sur les frais de service – Déterminer si la DSSE a établi des processus adéquats en ce qui concerne la gestion des rapports d’inspection et l’application des droits de service	3.1 Une surveillance adéquate est exercée pour veiller à ce que les inspections programmées soient élaborées à l’aide d’une approche fondée sur les risques.
	3.2 Des mesures d’assurance de la qualité ont été mises en place pour veiller à ce que les inspections soient conformes aux lignes directrices en matière d’inspection établies par la DSSE.
	3.3 Des mesures d’assurance de la qualité ont été mises en place pour garantir une application uniforme des droits de service.