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Audit du programme d'arpentage des terres du Canada - AU1905

Présenté au Comité ministériel de vérification (CMV)
Le 26 septembre 2019

Table of Contents

SOMMAIRE

INTRODUCTION

La Direction de l’arpenteur général, au sein du Secteur des terres et des minéraux de Ressources naturelles Canada, englobe les Levés géodésiques du Canada (LGC), la section canadienne de la Commission de la frontière internationale, et l’arpenteur général des terres du Canada. Le présent audit portait sur l’arpenteur général des terres du Canada (le Programme), qui gère le registre d’arpentage ainsi que les arpentages sur les terres du Canada .Footnote 1

En vertu de la Loi sur l’arpentage des terres du Canada, le ministre des Ressources naturelles est chargé de l’administration, de la direction et du contrôle des arpentages, ainsi que de la nomination de l’arpenteur général. L’arpenteur général du Canada est chargé de la gestion des arpentages sur les terres du Canada, qui établissent les frontières officielles définissant l’étendue des propriétés, ou d’autres droits sur les terres.

Le Programme fournit des instructions aux arpenteurs des terres du Canada (les arpenteurs) et définit les Normes nationales d’arpentage des terres du Canada. Le Programme a la responsabilité d’assurer la qualité des arpentages réalisés et des documents connexes en amont de leur approbation et leur saisie dans le registre des documents officiels d’arpentage. Le Système d’arpentage des terres du Canada a récemment été modernisé, avec la migration vers un environnement électronique des Archives d’arpentage des terres du Canada, une archive légale contenant des dossiers d’arpentage des terres et de frontières légales datant d’avant la Confédération.

L’arpenteur général a des responsabilités législatives dans plus de 20 législations fédérales et territoriales, ainsi que dans le cadre d’ententes de revendications territoriales des Autochtones, visant à gérer les programmes de propriété et de délimitations pour le gouvernement du Canada. Le Programme est source d’expertise sur les limites légales et les systèmes de propriété, et il gère la mise en œuvre de vastes programmes d’arpentage cadastral pour le compte d’autres ministères du gouvernement. Un autre volet important du Programme consiste à aider Services autochtones Canada à respecter la Loi sur la gestion des terres des Premières nations. Cette Loi permet aux Premières nations d’assumer la responsabilité de la gestion et du contrôle des terres et ressources sur leurs réserves. Par conséquent, ces groupes peuvent gérer leurs propres terres plutôt que d’être assujettis aux dispositions relatives à la gestion des terres de la Loi sur les Indiens. Les rapports de recherche et de description des terres préparés par le Programme visent à contribuer à la transition de la gestion des terres des Premières nations.

Le Programme offre également des services de consultation à divers groupes comme les administrations territoriales, les autres ministères du gouvernement, et les organismes autochtones; et dirige des arpentages officiels au besoin, dont la plupart dans le cadre de contrats avec des arpenteurs externes. Par conséquent, le Programme a établi une structure de bureaux régionaux responsables du maintien des ententes collaboratives et partenariats avec ces groupes.

L’audit du programme Arpentage des terres du Canada a été inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques 2018-2021, approuvé le 12 avril 2018 par le sous-ministre.

POINTS FORTS

Globalement, les rôles, responsabilités et obligations sont clairement définis, documentés et communiqués, et des processus efficaces sont en place pour élaborer et gérer des ententes avec les intervenants. Des mesures du rendement ont été établies pour évaluer et contrôler l’atteinte des résultats clés du Programme, et le Programme entretient des relations étroites avec ses intervenants, ce qui permet de déterminer leurs besoins.

L’équipe de l’audit a également constaté que le Programme emploie des solutions de GI/TI pour assurer l’efficacité de ses opérations. Le Programme a mis en place le Système d’arpentage des terres du Canada (SATC) pour gérer les plans d’arpentage, et a des processus efficaces pour garantir le maintien de l’intégrité des archives d’arpentage et la publication des archives d’arpentage en temps opportun. Le Programme a également élaboré des processus pour : maintenir les Normes nationales pour l’arpentage des terres du Canada (les Normes), garantir la conformité aux Normes des arpentages menés sur des terres du Canada, et s’assurer que les activités du Programme respectent les principaux instruments législatifs.

DOMAINES À AMÉLIORER

Malgré un rapport positif avec les intervenants des différentes régions, les relations entre le Programme et certains de ses intervenants pourraient être renforcées; et il faudrait veiller à ce que le profil de renseignements sur le rendement mesure adéquatement l’accessibilité aux archives et renseignements d’arpentage.

Les contrôles de sécurité des TI du SATC pourraient aussi être renforcés. Le plan stratégique de ressources humaines et le programme de perfectionnement des arpenteurs pourraient être finalisés pour planifier adéquatement la succession. Enfin, l’incidence de diverses tendances de modernisation émergeant dans l’environnement du Programme pourrait être évaluée.

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

J’estime que le Programme a établi des processus efficaces et efficients pour contribuer à atteindre des résultats et répondre aux besoins des intervenants, conformément aux instruments législatifs clés. Les possibilités d’améliorations concernent le renforcement des contrôles de sécurité des TI et de la planification de la succession; et l’adaptation des services aux besoins des intervenants.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit, je suis d’avis que l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes et la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit et l’évaluation
Le 26 septembre 2019

REMERCIEMENTS

L’équipe de l’audit souhaite remercier les personnes qui ont participé à ce projet, en particulier ceux et celles qui ont apporté leurs points de vue et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

La Direction de l’arpenteur général, au sein du Secteur des terres et des minéraux de Ressources naturelles Canada, comprend les Levés géodésiques du Canada (LGC), la section canadienne de la Commission de la frontière internationale, et l’arpenteur général des terres du Canada. Le présent audit portait sur l’arpenteur général des terres du Canada (le Programme), qui gère le registre d’arpentage ainsi que les arpentages sur les terres du Canada.Footnote 2

En vertu de la Loi sur l’arpentage des terres du Canada, le ministre des Ressources naturelles est chargé de l’administration, de la direction et du contrôle des arpentages, ainsi que de la nomination de l’arpenteur général. L’arpenteur général du Canada est chargé de la gestion des arpentages sur des terres du Canada. Les arpentages officiels établissent des frontières officielles définissant la portée des propriétés, ou d’autres droits sur les terres. Plus de 20 législations fédérales et territoriales définissent des systèmes de droits de la propriété qui s’appuient sur le travail de l’arpenteur général.

Le Programme fournit des instructions aux arpenteurs des terres du Canada (les arpenteurs) et établit, maintient et développe les Normes nationales pour l’arpentage des terres du Canada. Tous les arpentages sur des terres du Canada doivent être réalisés par des arpenteurs agréés, et l’Association des arpenteurs des terres du Canada est chargée d’agréer les arpenteurs. Le Programme a la responsabilité d’assurer la qualité des arpentages réalisés et des documents connexes en amont de leur approbation et leur saisie dans le registre des documents d’arpentage officiel. Le système d’arpentage des terres du Canada du Programme a récemment été modernisé, avec la migration vers un environnement électronique des Archives d’arpentage des terres du Canada, une archive légale contenant des dossiers d’arpentage des terres et de frontières légales datant d’avant la Confédération.

L’arpenteur général est mandaté en vertu de législations fédérales et territoriales, ainsi que dans le cadre d’ententes de revendications territoriales des Autochtones, de gérer les programmes de propriété et de délimitations pour le gouvernement du Canada. En fournissant une expertise sur les limites légales et systèmes de propriété, le Programme gère la mise en œuvre de vastes programmes d’arpentage cadastral pour le compte d’autres ministères du gouvernement.

Le Programme offre également des services de consultation à divers groupes comme les administrations territoriales, les autres ministères du gouvernement, et les organismes autochtones; et dirige des arpentages officiels au besoin, dont la plupart dans le cadre de contrats avec des arpenteurs externes. Par conséquent, le Programme a établi une structure de bureaux régionaux responsables du maintien des ententes collaboratives et partenariats avec ces groupes. Ces bureaux sont situés partout au Canada : Amherst, Québec, Toronto, Winnipeg, Regina, Vancouver, Iqaluit, Yellowknife et Whitehorse, et les bureaux principaux se situent à Ottawa et Edmonton.

Un autre volet important du Programme vise à aider Services autochtones Canada à respecter la Loi sur la gestion des terres des Premières nations. Cette Loi permet aux Premières nations d’assumer la responsabilité de la gestion et du contrôle des terres et ressources de leurs réserves. Par conséquent, ces groupes peuvent gérer leurs propres terres plutôt que d’être assujettis aux dispositions relatives à la gestion des terres de la Loi sur les Indiens. Les rapports de recherche et de description des terres préparés par le Programme visent à contribuer à la transition de la gestion des terres des Premières nations.

Le Programme a également participé à deux nouvelles initiatives en 2018 : Perfectionnement de la capacité d’arpentage des terres, une initiative de consultation des communautés et d’encadrement de l’arpentage auprès des communautés des Premières nations; et l’Unité de règlement des différends relatifs aux limites. Cette unité vise à examiner et comparer les pratiques de règlement des différends à l’échelle nationale et internationale, et à consulter les organismes et communautés autochtones pour déterminer quelles pratiques de règlement des différends seraient préférables pour répondre à leurs besoins tout en atteignant les résultats visés.

Les dépenses totales du Programme pour 2017-2018 s’élevaient à 11,4 millions de dollars (y compris 10 millions pour les salaires et prestations, et 1,3 million en frais de fonctionnement et entretien (F et E); et les dépenses totales budgétisées pour 2018-2019 sont estimées à 15,5 millions (y compris 13,4 millions en salaires et prestations, et 1,6 million en F et E). L’augmentation budgétaire est due principalement à l’introduction des deux initiatives susmentionnées.

L’audit du programme Arpentage des terres du Canada a été inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques 2018-2021, approuvé le 12 avril 2018 par le sous-ministre.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif de l’audit était d’évaluer l’efficacité et l’efficience des principaux processus pour soutenir l’exécution du Programme, d’atteindre les résultats du Programme, et de répondre aux besoins des intervenants, conformément aux instruments législatifs.

L’audit a évalué plus particulièrement si :

  • des mécanismes de gouvernance efficaces sont en place pour l’exécution du Programme, et l’atteinte des résultats;
  • des processus de prestation du Programme efficaces sont en place et conformes aux principaux instruments législatifs;
  • des processus efficaces sont en place pour répondre aux besoins des intervenants; et
  • le Programme emploie des outils et systèmes de technologie de l’information pour assurer l’efficacité des activités, conformément aux politiques ministérielles et gouvernementales, y compris les exigences en matière de confidentialité.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Une approche axée sur les risques a été utilisée pour établir les objectifs, le champ d’application et la démarche de cette mission d’audit. Les domaines suivants ont été déterminés comme importants dans l’atteinte des objectifs du Ministère, et ont par conséquent été évalués comme des domaines de risque accru pour cet audit :

  • Des mécanismes de gouvernance efficaces sont nécessaires pour garantir l’exécution adéquate du Programme, et atteindre les résultats clés.
  • Des processus efficaces d’exécution de programme conformes aux exigences de la Loi sur l’arpentage des terres du Canada, la Loi sur la gestion des terres des Premières nations, et des instruments législatifs connexes sont nécessaires pour assurer une exécution adéquate du Programme.
  • L’élément de prestation de service important du Programme exige des processus efficaces pour garantir que les besoins des intervenants sont pris en compte comme il convient (p. ex. autres ministères gouvernementaux et communautés autochtones, entités provinciales et municipales, et organismes professionnels).
  • La prestation des services du Programme à ses intervenants et aux autres ministères gouvernementaux exige la gestion d’un grand volume d’information devant être conservée en sécurité (p. ex. renseignements personnels des utilisateurs).
  • Le recours aux technologies de l’information et l’offre de méthodes de transmission en ligne sont nécessaires pour traiter l’information de manière efficace, précise et sécuritaire.

CHAMP D’APPLICATION

Le champ d’application de l’audit concerne principalement les activités du Programme entre le 1er avril 2017 et le 31 mars 2019. Des périodes précédentes ont également été prises en compte en ce qui concerne les processus de gestion de l’information et de la technologie.

L’audit n’a pas évalué le l’Initiative de perfectionnement de la capacité d’arpentage des terres ni l’Unité de règlement des différends relatifs aux frontières, car ces initiatives sont actuellement aux premières étapes de leur développement.

Les résultats de projets consultatifs, d’audit et d’évaluation précédents sur des sujets connexes ont également été pris en compte par l’équipe de l’audit.

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

L’approche et la méthodologie sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs interne et la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à donner l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit seront atteints. L’audit comportait divers tests jugés nécessaires pour offrir une telle assurance. Les auditeurs internes ont fait preuve d’impartialité et d’objectivité, comme l’exigent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

L’audit comprenait les tâches clés suivantes :

  • Des entrevues avec du personnel clé et visites de site;
  • L’examen de la documentation et des processus opérationnels du Programme; et
  • L’examen des instruments législatifs clés.

L’étape d’exécution de l’audit s’est terminée pour l’essentiel en juin 2019.

CRITÈRES

Les critères de l’audit sont présentés en détail à l’Annexe A. Le travail d’audit sur le terrain et la conclusion globale de l’audit reposent sur ces critères.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

MÉCANISMES DE GOUVERNANCE ET BESOINS DES INTERVENANTS

Constatation générale

Globalement, l’équipe de l’audit a constaté que les rôles, responsabilités et obligations sont clairement définis, documentés et communiqués, et que le Programme a des processus efficaces en place pour élaborer et gérer des ententes avec les intervenants. Il existe des possibilités de finaliser et mettre en œuvre le plan stratégique de ressources humaines et le programme de perfectionnement des arpenteurs pour garantir une planification de la succession adéquate.

L’équipe de l’audit a également constaté que des mesures du rendement ont été établies pour évaluer et contrôler régulièrement l’atteinte des résultats clés du Programme, et que le Programme entretient des relations étroites avec ses intervenants pour mieux déterminer leurs besoins. Cependant les relations entre le Programme et certains intervenants autochtones pourraient être renforcées. Il existe également des possibilités d’inclure des indicateurs au profil d’information sur le rendement (PIR) permettant de mesurer l’accessibilité des archives d’arpentage et d’autres renseignements.

Observations pertinentes

En raison de la nature de ses activités, le Programme interagit avec divers intervenants, notamment des arpenteurs externes, l’Association des Arpenteurs des Terres du Canada (AATC), des intervenants autochtones, d’autres ministères du gouvernement et des entités territoriales, provinciales et municipales pour s’acquitter de ses responsabilités. L’audit visait à déterminer si les rôles, responsabilités et obligations du Programme sont clairement définis, documentés et communiqués; si le Programme a des processus efficaces en place pour obtenir l’avis des intervenants afin de déterminer leurs besoins; et si des mesures de rendement ont été établies pour évaluer et contrôler régulièrement l’atteinte de résultats clés du Programme. L’audit visait également à déterminer si le Programme a des processus efficaces en place pour élaborer et gérer des ententes avec les intervenants; et évaluer ses exigences en matière de ressources.

Rôles, responsabilités et obligations

Le Programme est chargé de la gestion de tous les arpentages des terres du Canada, de l’entreposage de tous les documents liés à ces arpentages; et de la vérification des arpentages. Globalement, l’équipe de l’audit a constaté que les rôles, responsabilités et obligations du Programme sont clairement définis, documentés et communiqués, principalement en vertu de la Loi sur l’arpentage des terres du Canada (Loi sur l’ATC).

Comme défini dans la Loi sur l’arpentage des terres du Canada, l’arpenteur général du Canada est un membre du conseil de l’AATC et par conséquent, le Programme collabore étroitement avec l’Association. L’AATC est chargée de certifier et garantir la compétence professionnelle de ses membres, ainsi que de mener des examens pratiques régulièrement pour contribuer au processus d’assurance de la qualité des arpentages des terres du Canada, sur lesquels s’appuie le Programme. L’équipe de l’audit a constaté que le protocole d’entente (PE) entre le Programme et l’AATC définit une relation de travail dans le domaine des arpentages cadastraux et de l’administration des terres avec des rôles et responsabilités clairement définis. Le PE entre les deux parties a été signé en septembre 2011; cependant, il est resté en vigueur pendant cinq ans seulement après la signature.

L’équipe de l’audit a aussi constaté que le Programme a établi deux comités internes; le conseil de direction, et le comité de planification et d’opérations (CPO). Le conseil de direction est chargé de superviser les activités de planification et de responsabilisation du Programme, comme le plan d’activités intégré, les résultats du tableau de bord mensuel suivant les progrès du Programme, et les exigences en matière de ressources humaines et de finances. Le CPO supervise les activités opérationnelles, notamment l’examen des tableaux de bord mensuels préparés par le Programme, sous forme de listes détaillées de tous les grands projets menés dans le cadre du Programme, avec les échéances, descriptions et commentaires sur les progrès du projet en particulier.

De plus, le Programme collabore avec d’autres ministères du gouvernement en assumant leurs responsabilités de gestion des terres, en fournissant des conseils, en gérant les arpentages et en préparant les descriptions officielles à utiliser dans les documents de transfert des terres. Dans le cadre de ses opérations, le Programme élabore des ententes avec ces ministères, y compris des lettres d’entente interministérielles pour l’échange de fonds, et des protocoles d’entente avec des intervenants non gouvernementaux. L’équipe de l’audit a examiné un échantillon d’ententes, et a déterminé que le Programme utilise des gabarits particuliers pour mettre au point des ententes, avec des rôles, responsabilités, livrables et échéances clairement définis.

L’équipe de l’audit a déterminé que la surveillance continue des ententes avec les intervenants est réalisée de manière informelle. Chaque directeur de centre de responsabilité est chargé des ententes dans sa propre région, et en raison de la relation étroite avec les intervenants, la surveillance des ententes est réalisée de manière informelle. Il a été déterminé que cette approche répond aux besoins du Programme. Tous les projets clés font l’objet de discussions lors des réunions du CPO, et les leçons apprises sont partagées dans toutes les régions par l’intermédiaire de ce comité.

Pour aider ses intervenants, le Programme prépare parfois des énoncés des travaux détaillés et mène des activités de gestion de projet en plus de fournir des instructions d’arpentage. Dans le passé, les autres ministères du gouvernement qui administraient ces projets incluaient des frais de 20 % dans les contrats de projet, à verser au Programme. Cela permettait au Programme de recouvrer certains coûts de F et E et de salaires. Cependant, ces dernières années, certains de ces projets étant financés par des subventions et contributions, le Programme n’était donc plus en mesure de recouvrer les coûts de ces projets. Le Programme a continué à fournir ces services sans recevoir de financement, ce qui crée une pression sur les ressources du Programme et réduit sa capacité à aider ses intervenants.

Besoins des intervenants

Globalement, les intervenants externes ont déclaré avoir des relations positives avec le Programme. Les gouvernements des territoires en particulier s’appuient sur le soutien et l’expertise du Programme. Les arpenteurs externes ont également déclaré avoir de bonnes relations avec le Programme. L’équipe de l’audit a déterminé que le Programme a consulté les intervenants et utilisateurs finaux lors de l’élaboration initiale du système numérisé d’archives d’arpentage (monSATC). Les intervenants externes ont déclaré que le système en ligne continue de répondre à leurs besoins. De nombreux intervenants ont indiqué avoir des contacts réguliers avec le Programme et ne pas hésiter pas à fournir des commentaires informels. Les intervenants ont déclaré que globalement, la relation entre les groupes autochtones et le Programme est positive. Cependant, des intervenants avaient l’impression que les communications entre le Programme et les groupes autochtones ont baissé au cours des dernières années, avec moins de contact en personne et une utilisation accrue de la technologie numérique comme les courriels. Ils ont également indiqué une hausse des nouveaux employés ayant peu d’expérience avec les groupes autochtones. Des groupes d’intervenants externes ont indiqué que le Programme avait besoin de plus de mécanismes de communication personnelle avec ces groupes.

L’équipe de l’audit a évalué les résultats clés du Programme : des renseignements accessibles, exacts et en temps opportun sur les frontières pour permettre le transfert de droits de propriété et une gestion efficace des terres, et a déterminé que le Programme atteint ce résultat. Les arpenteurs externes étaient satisfaits de la qualité et du respect des délais de l’expertise, des conseils et du soutien du Programme (p. ex. instructions d’arpentage).

Cependant, certaines incohérences régionales ont été relevées concernant la qualité et le respect des délais du soutien et des renseignements offerts par le Programme (p. ex. simplification de la détermination des besoins d’arpentage, renseignements pour la préparation de contrats d’arpentage). Des variations ont été relevées concernant le degré d’harmonisation de l’information et du soutien avec les besoins des Autochtones et le degré de quantité de détails appropriés fournis. Une pratique exemplaire notée était la présentation de plans ou cartes de la zone proposée pour l’arpentage, et des instructions d’arpentage provisoires. Ce type de renseignements préliminaires ont été jugés utiles pour la préparation de contrats d’arpentage, mais ne sont pas fournis dans toutes les régions. Ces incohérences perçues ont été attribuées aux différents degrés de compréhension des cultures autochtones et à la capacité insuffisante des ressources humaines du Programme. Il a été suggéré que des ateliers de sensibilisation et de renforcement de la capacité offerts par des représentants autochtones dans chaque région seraient utiles pour garantir une compréhension adéquate des cultures autochtones et des besoins de renseignements.

Certains intervenants externes estimaient que le processus d’arpentage du Programme et les personnes responsables des diverses phases du processus n’étaient pas clairs. De plus, les changements de personnel n’étaient pas toujours communiqués aux intervenants, ce qui rendait l’accès aux renseignements du Programme plus difficile.

Des intervenants externes ont également signalé d’autres avantages découlant du Programme, par exemple :

  • L’arpentage des terres est fondamental pour le développement économique – l’arpentage des terres a été fréquemment cité comme une « infrastructure invisible » nécessaire pour le développement économique.
  • Les intervenants (autres ministères du gouvernement, territoires et organismes autochtones) ont une capacité accrue de mener des arpentages des terres et prendre des décisions de gestion des terres éclairées.
  • Au Yukon, le Programme a joué un rôle actif et important dans le soutien de l’Initiative territoriale de modernisation des terres.
  • Dans certains cas, il a été indiqué que le Programme a été au-delà de son rôle de soutien des organismes (par exemple, en assumant une fonction d’intermédiaire entre différents groupes d’intervenants).

Mesure du rendement

L’équipe de l’audit a constaté qu’une stratégie de mesure du rendement appropriée (profil d’information sur le rendement - PIR) a été établie pour que le Programme évalue et contrôle ses résultats clés, mais celle-ci nécessite quelques améliorations. Les éléments du modèle logique sont clairement indiqués, notamment les extrants et résultats clés du Programme, et ces éléments ont des liens de causalité plausibles. La plupart des indicateurs et des cibles sont clairs et appropriés. Cependant, l’équipe de l’audit a déterminé que le PIR ne comprenait pas d’indicateurs permettant de mesurer adéquatement l’accessibilité (p. ex. adéquation de la fonction de recherche) des archives d’arpentage et d’autres renseignements pertinents et soutiens fournis par le Programme. Actuellement, les indicateurs contenus dans le PIR (concernant le résultat – renseignements accessibles, exacts et en temps opportun sur les limites) sont axés sur le respect des délais de l’information.

L’équipe de l’audit a également constaté que les données recueillies par le Programme sont conformes à la stratégie de mesure du rendement. Les mesures recueillies pour le Programme sont liées à un accès en temps opportun, à la disponibilité des archives d’arpentage, à la gestion des arpentages, et à l’usage des Archives d’arpentage des terres du Canada. De plus, le Programme recueille des renseignements visant à respecter les obligations de revendications territoriales et droits fonciers issus de traités, et de gestion des terres des Premières nations.

Exigences en matière de ressources

Le groupe fonctionnel composé des arpenteurs des terres du Canada est actuellement en situation de pénurie, car 45 % des arpenteurs employés dans le Programme seront admissibles à la retraite dans les cinq prochaines années. De plus, selon un examen de l’organigramme du Programme, environ 33 % des postes d’arpenteur étaient à pourvoir en 2018-2019. L’équipe de l’audit a noté que le Programme a élaboré un plan stratégique de ressources humaines pour la période 2018-2022. Ce plan vise à présenter une variété de considérations, risques, stratégies et plans d’action liés à l’emploi. Cependant, l’équipe de l’audit a constaté que le plan stratégique de ressources humaines en est aux premières phases de son développement.

Le Programme a également mis en place le programme de perfectionnement des arpenteurs en 2017, pour contribuer à la planification de la succession et au recrutement en embauchant et en formant de nouveaux diplômés en arpentage des terres, et en les aidant à acquérir l’expérience de travail nécessaire pour devenir des arpenteurs certifiés, en mettant l’accent sur les étudiants autochtones et des Premières nations. Même si le programme de perfectionnement des arpenteurs n’était pas terminé au moment de l’audit, l’équipe de l’audit a découvert que le Programme soutenait 14 participants par le biais de cette initiative, dont 7 ont obtenu leur certification d’arpenteur des terres du Canada.

RISQUES ET INCIDENCES

Un manque de formalité concernant la planification des ressources humaines peut entraîner des problèmes de capacité et de planification de la succession, une perte de connaissance ministérielle, et avoir une incidence sur l’exécution globale du Programme.

L’absence d’une entente officielle ou de mécanismes de collecte de commentaires des intervenants peut nuire à la capacité du Programme à déterminer leurs besoins et à les prendre en compte. De plus, un PIR sans tous les indicateurs pertinents peut rendre le Programme incapable de mesurer son rendement, et altérer les résultats souhaités du Programme.

RECOMMANDATIONS

R1 : Il est recommandé que l’arpenteur général veille à ce qui suit :

  1. Que le Programme finalise et mette en œuvre le plan stratégique de ressources humaines et le programme de perfectionnement des arpenteurs en temps opportun;
  2. Que le Programme mette à jour son PE avec l’ATTS;
  3. Que le Programme discute du financement pour le recouvrement des coûts avec les autres ministères du gouvernement.

R2 : Il est recommandé que l’arpenteur général améliore les mécanismes permettant de déterminer les besoins des intervenants et de contrôler l’efficacité du Programme par les moyens suivants :

  1. Consultation régulière des intervenants clés et utilisateurs finaux pour déterminer leurs besoins et contrôler l’efficacité du Programme;
  2. Élaboration et mise en œuvre d’une stratégie de communication respectant les exigences des groupes d’intervenants externes et utilisateurs finaux;
  3. Renforcement du PIR en intégrant des indicateurs permettant de mieux mesurer l’accessibilité des intervenants aux renseignements du Programme.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord avec la R1

  1. Le plan stratégique de ressources humaines de la direction est presque terminé. L’intégration dans le plan de ressources humaines du secteur a bien avancé, et devrait être terminée d’ici la fin de l’exercice financier. La direction a choisi une conception définitive de programme pour le programme de perfectionnement des arpenteurs en août, et la conception sera bientôt terminée.

  2. Responsable : DG de la DAG
    Échéancier: Le 31 mars 2020

  3. La DAG lancera les travaux de mise à jour du protocole d’entente (PE) avec l’Association des Arpenteurs des Terres du Canada (AATC) durant cet exercice financier;

  4. Responsable : DG de la DAG
    Échéancier : Le 31 mars 2020

  5. La DAG examinera les activités de recouvrement des coûts d’autres ministères du gouvernement (AMG) en tenant compte des nouvelles approches de financement utilisées par les AMG, et des besoins des intervenants. La DAG compilera des données sur les pressions financières des bureaux régionaux avec les travaux connexes des AMG. La DAG présentera des données et déterminera les lacunes de financement dans les activités de recouvrement des coûts pour les AMG à mesure que des ententes sont négociées et renouvelées, généralement en début d’exercice financier. L’examen des activités de recouvrement des coûts et la compilation des données sur les pressions de financement seront terminés d’ici le 31 mars 2020.

  6. Responsable : DG de la DAG
    Échéancier : Le 31 mars 2020

La direction est d’accord avec la R2

  1. En travaillant avec le secteur des communications et du portefeuille, la DAG réinstaurera les sondages semestriels auprès des utilisateurs pour obtenir l’avis d’intervenants et utilisateurs finaux sur l’efficacité de nos services et outils, et les besoins non-satisfaits des utilisateurs, en particulier l’avis d’arpenteurs de terres, d’AMG, d’organisations autochtones, d’utilisateurs finaux autochtones, et des gouvernements territoriaux. Le sondage sera mis au point pendant l’exercice financier en cours et déployé à l’exercice financier suivant (2020-2021). Les résultats du sondage seront rapportés à la DAG avant le 31 mars 2021. Ce sondage permettra également à la DAG de donner suite à la recommandation 6.

  2. Responsable : DG de la DAG
    Échéancier : Le 31 mars 2020

  3. La DAG élaborera et mettra en œuvre une stratégie de communication officielle pour répondre à la demande des intervenants concernant une augmentation du contact en personne. La DAG appuie et reconnaît les avantages des communications en personne. L’augmentation du nombre de communications en personne avec les intervenants nécessitera des déplacements, ce qui pose des difficultés à surmonter au moyen d’une planification stratégique et de la participation à des événements ciblés. La DAG suivra aussi officiellement les efforts de communication en personne pour mieux documenter les efforts et déterminer les lacunes à l’échelle régionale ou des groupes d’utilisateurs.

  4. Responsable : DG de la DAG
    Échéancier : Le 31 mars 2020

  5. La DAG renforcera le PIR en intégrant des indicateurs permettant de mieux mesurer l’accès des intervenants aux renseignements du Programme. Une section des sondages auprès des utilisateurs concernera l’accessibilité des intervenants et visera à cerner les interfaces d’utilisateurs et fonctionnalités à améliorer. En fonction des résultats, la DAG évaluera les aspects pratiques de la modification de l’interface utilisateur et de l’ajout de fonctionnalités supplémentaires ou modification des fonctionnalités existantes de nos outils en ligne.

  6. Responsable : DG de la DAG
    Échéancier : Sondage à l’intention des utilisateurs – 31 mars 2021/améliorations des outils en ligne 2021-2022.

PROCESSUS D’EXÉCUTION DU PROGRAMME

Constatation générale

Globalement, l’équipe de l’audit a constaté que le Programme a des processus efficaces en place pour élaborer et maintenir les Normes nationales pour l’arpentage des terres du Canada (les Normes). De plus, des processus efficaces sont en place pour garantir que les arpentages entrepris sur les terres du Canada sont menés conformément aux Normes, et que les activités du Programme sont conformes aux instruments législatifs clés. Les normes de service existantes suivies par le Programme pourraient être publiées afin de clarifier les attentes des intervenants externes, et suivre les pourcentages réels des normes respectées.

La dernière mise à jour importante de la Loi sur l’ATC a été apportée en 1985. Depuis, l’environnement du Programme a constamment évolué, principalement en raison des progrès technologiques, et de la promulgation de la Loi sur la gestion des terres des Premières nations en 1999, qui permet aux Premières nations de gérer les terres de leurs réserves respectives. L’équipe de l’audit a noté qu’il n’existe actuellement pas de stratégie globale pour évaluer l’incidence des diverses tendances de modernisation qui émergent dans l’environnement du Programme. L’équipe de l’audit encourage également le Programme à évaluer s’il est nécessaire de modifier les instruments législatifs clés.

Observations pertinentes

Selon la Loi sur l’ATC, les arpentages des terres du Canada doivent être menés conformément aux instructions de l’arpenteur général. Les Normes fournissent aux arpenteurs les normes techniques qui s’appliquent aux arpentages des terres du Canada et des terres devant être arpentées aux termes de la Loi ATC, et constituent les instructions de l’arpenteur général pour les arpentages des terres du Canada. L’équipe de l’audit cherchait à déterminer si le Programme a des processus efficaces en place pour élaborer et maintenir les Normes; et si des processus efficaces sont en place pour veiller à ce que les arpentages menés sur les terres du Canada respectent les Normes. L’équipe de l’audit cherchait également à déterminer si les activités du Programme sont conformes aux instruments législatifs clés.

Élaboration et maintien des normes d’arpentage  

L’équipe de l’audit a constaté que le Programme a des processus efficaces en place pour élaborer et maintenir les Normes. Des modifications aux Normes peuvent être proposées par des arpenteurs individuels, des groupes régionaux, des ministères, organismes ou groupes de travail spécialisés. Tout au long de l’examen des plans d’arpentage et lors des communications avec les arpenteurs, le Programme peut également percevoir une nécessité de clarifier les Normes. Les propositions de modifications peuvent être soumises au Programme par l’intermédiaire d’un gabarit publié sur le site Web du Programme. Les modifications proposées sont ensuite transmises au comité sur les normes de pratique de l’ATTC, et soumises à l’évaluation d’un groupe de travail, sauf si elles sont considérées comme étant de nature administrative. Après l’examen, le groupe de travail recommande au Programme de mettre en œuvre ou non les modifications proposées. Les modifications proposées sont ensuite examinées par l’arpenteur général.

Lorsque les modifications sont approuvées par l’arpenteur général, des addenda aux Normes sont publiés sur le site Web du Programme, puis intégrés dans les futures versions des Normes. De plus, l’AATC envoie des courriels régulièrement à tous ses membres pour les tenir informés des mises à jour des Normes. Cela garantit que les mises à jour des Normes sont communiquées aux arpenteurs en temps opportun. La responsabilité d’approuver les mises à jour d’arpentage relève de l’arpenteur général du Canada, mais cette collaboration avec l’AATC garantit la consultation des spécialistes de l’industrie.

Conformité des arpentages aux Normes

Le Programme est également chargé de garantir que tous les arpentages entrepris sur les terres du Canada sont conformes aux Normes. L’équipe de l’audit a déterminé que le Programme a établi des processus efficaces pour mener l’examen des plans d’arpentage. Le SATC sert à formuler des instructions d’arpentage et à communiquer avec les arpenteurs. Il permet aussi aux arpenteurs de soumettre leurs plans d’arpentage afin qu’ils soient approuvés par le Programme, et archivés numériquement.

Dans le processus d’examen du plan, le Programme détecte toute non-conformité au plan pour que les arpentages respectent les Normes. L’équipe de l’audit a déterminé que le Programme surveille tous les cas de non-conformité par l’intermédiaire d’un tableau de bord dans SATC. L’équipe de l’audit a mis à l’essai un échantillon de ces cas et a déterminé qu’ils ont tous été examinés, consignés adéquatement, clairement documentés, communiqués à l’arpenteur, et rectifiés. L’équipe de l’audit a sélectionné un échantillon de plans d’arpentage et noté que des instructions ont été formulées, et que tous les plans sélectionnés avaient été examinés par le Programme.

Les normes de service sont importantes pour clarifier les attentes des clients et employés du Programme, et pour satisfaire les clients. Afin de soutenir une prestation de services efficace et efficiente, le Programme a mis en place des normes de service pour clarifier les attentes auprès de ses employés. L’équipe de l’audit a remarqué que ces normes de service sont appliquées à l’interne, mais ne sont pas partagées avec les intervenants externes.

Conformité aux instruments législatifs clés  

Le Programme a plusieurs exigences législatives comprises dans les législations fédérales et territoriales, notamment la Loi sur l’ATC. La Loi sur la gestion des terres des Premières nations relève de la responsabilité de Services autochtones Canada, et le Programme joue un rôle à l’appui de la gestion des terres des Premières nations.

L’équipe de l’audit a examiné les instruments législatifs clés, lesquels forment la documentation du Programme concernant ses responsabilités législatives. L’équipe de l’audit a également examiné le processus en place pour garantir la conformité du Programme à la législation. L’équipe de l’audit a constaté que le Programme a des processus efficaces en place pour garantir que ses activités sont conformes à ces instruments législatifs. En particulier, le Programme a créé une feuille de travail relatant ses responsabilités législatives, indiquant tous les textes législatifs qui sont applicables aux activités du Programme, ainsi que les exigences du Programme. De plus, le Programme utilise un cadre réglementaire et un flux de travail en ligne (à l’aide de monSATC) pour signaler toutes les exigences législatives. L’équipe de l’audit a examiné ces deux documents, et a déterminé que toutes les exigences législatives étaient prises en compte.

La dernière mise à jour importante de la Loi sur l’ATC a été apportée en 1985. Depuis, l’environnement du Programme a évolué, principalement en raison de progrès technologiques, de l’évolution des besoins des intervenants, et de nouvelles occasions d’utiliser les renseignements recueillis. Par exemple, plusieurs registres provinciaux et pays ont déjà adopté une structure où les données d’arpentage constituent le registre faisant autorité, par opposition aux plans d’arpentage, ce qui entraîne une gestion des renseignements d’arpentage, et non des plans d’arpentage. La loi sur la gestion des terres des Premières nations a également été promulguée en 1999 pour permettre aux Premières nations de gérer les terres sur leurs réserves respectives, ce qui a provoqué des changements en ce qui concerne l’enregistrement de leurs intérêts juridiques. L’équipe de l’audit a noté qu’il n’existe actuellement pas de stratégie globale pour évaluer l’incidence de ces diverses tendances de modernisation émergeant dans l’environnement du Programme.

RISQUES ET INCIDENCES

Lorsque les normes de service ne sont pas clairement communiquées aux intervenants externes ou suivies, il peut y avoir un fossé entre les délais escomptés et les délais réels, ainsi que des disparités dans la qualité des services fournis.

L’absence de stratégie complète pour évaluer les incidences des diverses tendances de modernisation émergentes dans l’environnement peut entraîner des occasions manquées, et nuire à l’exécution du Programme.

RECOMMANDATIONS

R3 : Il est recommandé que l’arpenteur général publie en ligne les normes de service existantes que le Programme vise à respecter afin de clarifier les attentes pour les intervenants externes, et contrôler les pourcentages réels des normes respectées.

R4 : Il est recommandé que l’arpenteur général élabore et mette en place une stratégie globale pour évaluer les incidences des diverses tendances de modernisation émergeant dans leur environnement, y compris en collaborant avec les territoires, provinces et communautés autochtones, gouvernements provinciaux et territoriaux, et pour évaluer s’il est nécessaire de mettre à jour les instruments législatifs clés.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord avec la R3

La DAG publiera les normes de service existantes sur notre page Web et le portail en ligne MonSATC. Les pourcentages réels de normes de service respectées seront contrôlés à l’interne et déclarés dans nos publications de rapports annuels.

Responsable : DG de la DAG
Échéancier : Le 31 mars 2020

La direction est d’accord avec la R4

La direction accepte la recommandation concernant l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie globale pour évaluer les incidences des tendances émergentes dans son environnement en collaboration avec les intervenants provinciaux, territoriaux et autochtones. La direction convient d’évaluer s’il est nécessaire d’adapter les instruments législatifs clés d’ici le 31 décembre 2021.

Responsable : DG de la DAG
Échéancier : Le 31 décembre 2021

GESTION DE L’INFORMATION (GI) ET TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION (TI)

Constatation générale

L’équipe de l’audit a constaté que le Programme emploie des solutions de GI/TI pour renforcer l’efficacité des opérations. Le Programme a mis en place le SATC pour gérer les plans d’arpentage, et a des processus efficaces pour garantir le maintien de l’intégrité des archives d’arpentage et leur publication en temps opportun. Les intervenants externes indiquent généralement avoir un bon accès aux produits et renseignements en ligne du Programme, mais la convivialité de monSATC pourrait être améliorée pour les utilisateurs modérés à occasionnels.

Globalement, l’équipe de l’audit a aussi constaté que le SATC a été mis en place conformément aux politiques ministérielles et gouvernementales clés en matière de TI. Cependant, l’équipe de l’audit a remarqué que le SATC fonctionnait dans l’environnement de production avant qu’un certain nombre de contrôles de sécurité soient mis en place, et que les vulnérabilités n’avaient pas été traitées en temps opportun. Par conséquent le SATC continue de poser un risque pour le ministère.

Observations pertinentes

L’utilisation des outils et systèmes de technologie de l’information peut améliorer l’efficacité des activités d’un programme. L’équipe de l’audit cherchait à déterminer si le Programme emploie des solutions de GI/TI pour renforcer l’efficacité des activités opérationnelles, et si la mise en place de la transmission en ligne de données d’arpentage était conforme aux politiques ministérielles et gouvernementales. L’équipe de l’audit cherchait également à déterminer si le Programme a des processus efficaces en place pour s’assurer de maintenir l’intégrité des données du Programme et de leur publication en temps opportun; et si les renseignements recueillis par le Programme sont gérés conformément aux exigences de confidentialité ministérielles et gouvernementales.

Intégrité des Archives d’arpentage des terres du Canada

Conformément à la Loi sur l’ATC, le Programme est responsable du contrôle de tous les plans, journaux, notes sur le terrain et autres documents en lien avec les arpentages des terres du CanadaFootnote 3, ou une copie certifiée conforme de ces archives, composées d’environ 1 700 000 documents. Dans le passé, ces archives, dont certaines datent du début des années 1800, étaient conservées en format papier. En 2014, le Programme a lancé un projet de conversion de toutes les archives d’arpentage en format numérique. Dans le cadre de cette conversion, toutes les archives d’arpentage ont été numérisées par un tiers externe, et transférées vers un environnement électronique.

L’équipe de l’audit a constaté que le Programme a mis en place un processus d’assurance de la qualité rigoureux en consultation avec un actuaire pour garantir l’intégrité des archives d’arpentage pendant la conversion des documents vers un format électronique. Ce processus d’assurance de la qualité garantissait un niveau de confiance de 97,5 % de l’intégrité des archives d’arpentage, et a été mené par un employé du Programme déployé dans les installations du tiers externe pendant la conversion des archives. La direction a informé l’équipe de l’audit que seulement quatre erreurs ont été découvertes dans les archives d’arpentage électroniques depuis l’achèvement de la conversion le 31 mars 2017. Au moment de l’audit, trois de ces quatre erreurs avaient été corrigées, et le Programme travaille à corriger la dernière. De plus, une signature numérique sécurisée a été apposée à chaque plan converti pour confirmer qu’aucune modification ne soit apportée aux plans après leur conversion. L’équipe de l’audit a examiné un échantillon de plans d’arpentage convertis. Dans tous les cas, les signatures numériques sécurisées étaient intactes.

  Afin que les documents électroniques remplaçant les documents d’arpentage d’origine et dessins qui ont été soumis en version papier fassent autorité, l’arpenteur général du Canada a demandé une modification de l’annexe 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) le 1er avril 2019. L’ajout du paragraphe 3(2) de la loi sur l’ACT à l’annexe 2 de la LPRPDE fournit le cadre juridique nécessaire pour utiliser des remplacements électroniques au format papier faisant autorité pour l’exécution du mandat de l’arpenteur général du Canada. Par conséquent, les documents numériques constituent maintenant les Archives d’arpentage des terres du Canada légales et font autorité. Les plans papier convertis sont maintenant entreposés à Bibliothèque et Archives Canada, et ont une valeur purement historique.  

Le SATC est la solution de TI mise en place par le Programme pour améliorer l’efficacité et l’efficience de la gestion des plans d’arpentage, des projets d’arpentages et la vérification des documents d’arpentage en lien avec l’obligation de l’arpenteur général en vertu de la Loi sur l’ATC. Le SATC est composé de 18 applications prenant en charge plusieurs services internes et en ligne. Le portail interne du SATC est utilisé par le personnel du Programme pour gérer des projets d’arpentage et accéder au registre officiel de tous les plans d’arpentage. 

Les outils Web externes du SATC comprennent l’interface du portail MonSATC utilisée par les arpenteurs de l’ensemble du Canada pour soumettre leurs plans d’arpentage. Les plans d’arpentage sont téléversés dans MonSATC avec signature électronique de l’arpenteur sur le plan créé. Après l’examen du plan par le Programme, l’examinateur y appose aussi une signature électronique, et un membre des Archives d’arpentage des terres valide le plan en indiquant le numéro et la date du plan. L’équipe de l’audit a testé un échantillon de plans d’arpentage et déterminé que tous les arpentages testés détenaient les trois autorisations requises. Un site Web public du SATC est également mis à disposition pour permettre au public de consulter des plans d’arpentage approuvés ou voir des plans d’arpentage sur un navigateur de carte.

Comme ces archives constituent la base des transactions de terres officielles sur les terres du Canada, elles nécessitent des mesures importantes de contrôle de l’intégrité. Depuis le processus de conversion, les archives sont gérées au sein de la solution de gestion des documents et dossiers du gouvernement du Canada (GCDocs, sur le service hébergé par Services publics et Approvisionnement Canada). Par le biais de la directive du Programme sur le processus d’évaluation de sécurité et d’autorisation, il a été déterminé que GCDocs n’a actuellement pas de fonctionnalité de présentation de données de long terme (PDLT) pour les Archives d’arpentage des terres du Canada. Afin de préserver les actifs de RNCan et maintenir les normes d’intégrité supérieures requises pour les archives numériques, le Programme prévoit créer un répertoire numérique de confiance dans GCDocs pour remplacer la stratégie de sauvegarde actuelle prise en charge par le système de microfilm.

Système d’arpentage des terres du Canada

Globalement, l’audit a constaté que le système en place pour gérer les archives d’arpentage des terres respecte les besoins opérationnels et contribue à l’efficacité des activités opérationnelles. À l’exception de quelques problèmes de bande passante et les difficultés pour certains utilisateurs à utiliser un système de TI, les entrevues avec de nombreux intervenants, y compris des utilisateurs internes et externes, ont révélé une satisfaction générale quant au SATC.

Les intervenants externes ont indiqué un bon accès aux produits et renseignements en ligne du Programme (p. ex. SATC et MonSATC). Généralement, les utilisateurs ont indiqué que le système leur permettait de trouver des archives d’arpentage facilement et rapidement. Les utilisateurs occasionnels de MonSATC ont indiqué que le système était moins intuitif pour eux et qu’ils devaient tout réapprendre à chaque utilisation. De « petites astuces » pour orienter les utilisateurs ont été suggérées comme solution.

L’équipe de l’audit a également constaté que les plans d’arpentage examinés étaient mis à disposition en temps opportun, par l’intermédiaire du SATC et de son flux de travail. Les versions numériques du plan examinées ont été déterminées comme accessibles sur le site Web public en moyenne 13 jours après l’examen du plan par le superviseur du Programme, ce qui est conforme à la norme de service du Programme de 14 jours. Les intervenants externes ont parfois signalé des problèmes concernant l’inscription des plans d’arpentage et la mise à jour des plans et cartes des réserves, mais ces enjeux semblaient être hors du contrôle du Programme.

Le SATC est actuellement hébergé par Services partagés Canada (SPC) dans quatre différents centres de données, dont deux sont situés au 580, rue Booth et sont désignés comme d’anciens centres de données qui devraient être fermés en 2020. Bien que le SATC fonctionne bien à l’heure actuelle, le Programme envisage actuellement de passer à une solution d’infonuagique ou à un centre final de données de SPC quand les centres de données existants seront fermés. Cependant, au moment de l’audit, aucune décision n’avait été prise en ce qui concerne le déplacement des centres de données. L’échéance de 2020 approche à grands pas, et l’équipe de l’audit encourage le Programme à prendre une décision rapidement pour garantir une transition efficace vers un nouveau centre de données ou une solution d’infonuagique.

Conformité aux exigences de confidentialité et politiques de TI

L’équipe de l’audit a constaté que les renseignements recueillis par le Programme sont gérés conformément aux exigences de confidentialité ministérielles et du gouvernement du Canada. Tous les renseignements sur les arpenteurs sont gérés par l’ATTC et sont conservés séparément dans un environnement externe. Le SATC ne recueille, ne traite et n’utilise pas de renseignements personnels identifiables, et par conséquent, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a pas été requise lors de la mise en place du système.

L’équipe de l’audit a examiné les principaux instruments politiques de TI pour évaluer si la mise en place de l’offre en ligne de données d’arpentage était conforme aux politiques ministérielles et du gouvernement du Canada. Celles-ci comprenaient la politique du CT sur la sécurité du gouvernement (PSG); la CSE ITSG-33 : Orientation sur la gestion du risque de sécurité des TI; la norme du CT sur la gestion de la sécurité des technologies de l’information (GSTI); ainsi que la directive de RNCan sur les évaluations de sécurité et d’autorisation.

Globalement, l’équipe de l’audit a constaté que le SATC a été mis en place conformément aux politiques, directives et procédures ministérielles. Cependant, l’équipe de l’audit a remarqué que le système fonctionnait dans l’environnement de production avant qu’un certain nombre de contrôles de sécurité soient mis en place, et que les vulnérabilités connues n’avaient pas été traitées en temps opportun. En particulier, les évaluations de sécurité et d’autorisation de RNCan englobent toutes les exigences de PGS, GSTI et ITSG-33 en ce qui concerne l’évaluation de sécurité et exigent que les propriétaires d’entreprises veillent à ce qu’une autorisation de sécurité ait été accordée avant d’autoriser un statut opérationnel ou une application sous leur responsabilité. La directive exige qu’un plan de sécurité soit mis au point pour permettre la mise en place de certains contrôles de sécurité; ainsi que des preuves et mesures d’atténuation pour aborder les vulnérabilités ou domaines de risque déterminés dans le rapport sur l’évaluation et l’autorisation de sécurité. De plus, la directive exige que les groupes opérationnels préparent un plan de sécurité pour documenter leur plan d’action pour résoudre les risques et vulnérabilités déterminés dans le rapport.

Le rapport original d’EAS pour le SATC a été préparé en octobre 2016. Comme il contenait des vulnérabilités risquant de compromettre le ministère, le SATC a uniquement reçu une autorisation d’utilisation provisoire, laquelle a expiré en décembre 2017. Le plan de sécurité requis à la suite du rapport d’évaluation et d’autorisation de sécurité 2016, qui devait être terminé trois mois après la date du rapport, a été achevé en septembre 2018, et les EAS ont été examinées en mars 2019 (14 mois après la date d’expiration).

Au moment de l’audit, 56 mesures de sécurité ont été jugées conformes au niveau d’assurance de sécurité évalué pour le SATC. La dernière matrice de traçabilité des mesures de sécurité (MTCS) préparée par les chefs d’entreprises montre que 44 mesures étaient respectées, neuf étaient partiellement respectées, et trois n’étaient pas respectées. Cependant, la DDPIS indique que les preuves pour appuyer un grand nombre de mesures de sécurité n’ont pas encore été fournies (l’audit n’a pas refait une évaluation des mesures de sécurité) et les trois vulnérabilités indiquées dans le rapport n’ont toujours pas été résolues. Le rapport d’EAS fournit toujours une autorisation d’utilisation provisoire (AEP) qui devra être examinée avant le 31 mars 2020 et le plan de sécurité de septembre 2018 n’a pas été mis à jour au moment de l’audit (mai 2019). Par conséquent le SATC continue de présenter un risque pour le ministère.

Une observation similaire a été soulevée par la DAE en 2017 lors de l’audit de la cybersécurité de RNCan (AU1802), indiquant ce qui suit : « Il n’y a actuellement aucun point de contrôle ni processus de protection des projets ministériels visant à garantir que les systèmes sont soumis au processus d’EAS, et intègrent des mesures de contrôle dans leur conception. »

RISQUES ET INCIDENCES

Conformément à la loi sur l’ATC, l’arpenteur général est responsable du contrôle des archives d’arpentage. L’omission de mettre en œuvre les mesures de sécurité clés des TI pourrait compromettre l’intégrité et la disponibilité des renseignements du système.

Lorsque les intervenants ont de la difficulté à utiliser un système, cela peut entraîner une utilisation inefficace des ressources du Programme.

RECOMMANDATIONS

R5 : Il est recommandé que l’arpenteur général, en consultation avec le dirigeant principal de l’information, veille à ce que toutes les mesures de sécurité soient mises en œuvre avant l’expiration de l’autorisation conditionnelle.

R6 : Il est recommandé que l’arpenteur général veille à ce que le Programme renforce la facilité d’utilisation pour les utilisateurs modérés à occasionnels de MonSATC.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord avec la R5

Le rapport d’EAS de mars 2019 contient une liste des mesures de contrôles à respecter d’ici le 14 mars 2020. La DAG travaille actuellement avec RNCan sécurité pour respecter toutes les exigences des mesures de sécurité indiquées sur la matrice de traçabilité des mesures de sécurité (MTCS). La mise en place de certaines de ces mesures de sécurité dépend de partenaires internes (DDPIS et SPC) et externes (AATC). La DAG mettra à jour le plan de sécurité des TI avec les progrès jusqu’à mars 2020 et collaborera avec les intervenants pour atténuer tous les risques résiduels.

Responsable : DG de la DAG conjointement avec la DDPIS et SPC
Timing: Mars 2020

La direction est d’accord avec la R6

La DAG travaille actuellement avec le secteur des communications et du portefeuille de RNCan pour octroyer un contrat visant à élaborer de meilleurs outils d’aide pour nos services en ligne, y compris des outils destinés aux utilisateurs modérés à occasionnels de MonSATC. Le secteur octroiera un contrat, à l’issue d’un processus compétitif, à un fournisseur de services autochtone pour préparer des documents d’aide axés sur l’utilisateur destinés aux utilisateurs externes et occasionnels de nos outils en ligne. Ces produits seront reçus avant le 31 mars 2020 puis mis à disposition des utilisateurs sur notre site Web, et par le biais d’autres réseaux.

Responsable : DG de la DAG
Timing: Le 31 juillet 2020

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Les critères ont été mis au point selon les mesures de contrôle clés indiquées dans les contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor du Canada, conjointement avec la Loi sur l’arpentage des terres du Canada, la Loi sur la gestion des terres des Premières nations, et les instruments législatifs connexes. Le travail d’audit sur le terrain et la conclusion globale de l’audit reposent sur ces critères.

L’objectif de l’audit était d’évaluer l’efficacité et l’efficience des principaux processus pour soutenir l’exécution du Programme, d’atteindre les résultats du Programme, et de répondre aux besoins des intervenants, conformément aux instruments législatifs.

Les critères d’audit suivant ont été utilisés pour mener cet audit :

Sous-objectifs de l’audit Critères d’audit

Sous-objectif de l’audit 1 :
Déterminer si des mécanismes de gouvernance efficaces sont en place pour l’exécution du Programme et l’atteinte des résultats.

 

1.1 Les rôles, responsabilités et obligations sont clairement définis, documentés et communiqués.

1.2 Le Programme a des processus efficaces pour évaluer les besoins en matière de ressources et prendre des mesures correctives au besoin.

1.3 Les mesures du rendement ont été établies pour évaluer et contrôler régulièrement si les résultats clés du Programme sont atteints.

Sous-objectif de l’audit 2 :
Déterminer si des processus d’exécution du Programme efficaces sont en place et conformes aux principaux instruments législatifs.

 

2.1 Le Programme a des processus efficaces en place pour élaborer et maintenir des normes d’arpentage applicables aux arpentages entrepris sur les terres du Canada, aux termes de la Loi sur l’arpentage des terres du Canada.

2.2 Le Programme a des processus efficaces en place pour garantir que les arpentages entrepris sur les terres du Canada respectent les normes nationales sur l’arpentage des terres du Canada.

2.3 Les activités du Programme sont conformes aux instruments législatifs clés.

Sous-objectif de l’audit 3 :
Déterminer si des processus efficaces sont en place pour répondre aux besoins des intervenants.

 

3.1 Le Programme a des processus efficaces en place pour élaborer et gérer les ententes avec les intervenants.

3.2 Le Programme cherche activement à obtenir l’avis des intervenants pour définir et prendre en compte leurs besoins.

3.3 Le Programme a des processus efficaces en place pour garantir le maintien de l’intégrité des données d’arpentage et leur mise à disposition en temps opportun.

Sous-objectif de l’audit 4 :
Déterminer si le Programme a employé des outils et systèmes de technologie de l’information pour soutenir des activités efficaces, conformément aux politiques ministérielles et gouvernementales, y compris les exigences en matière de confidentialité.

4.1 Le Programme emploie des solutions de GI/TI pour assurer l’efficacité des opérations.

4.2 La mise en œuvre de la transmission en ligne de données d’arpentage respectait les politiques ministérielles et gouvernementales.

4.3 Les renseignements recueillis par le Programme sont gérés conformément aux exigences de confidentialité ministérielles et du gouvernement du Canada.

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