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Audit des mécanismes de contrôle interne des rapports financiers (AU1416)

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

INTRODUCTION

Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le sous-ministre est chargé de veiller à la mise en place, au maintien, à la surveillance et à l’examen du système ministériel de contrôle interne. Le dirigeant principal des finances (DPF) aide le sous-ministre en établissant et en tenant à jour un système de contrôle interne pour la gestion financière, y compris les rapports financiers et les comptes du ministère. D’autres cadres supérieurs du ministère établissent et tiennent à jour un système de contrôle interne pour leurs secteurs de responsabilité respectifs, tout en se conformant au cadre de contrôle interne du ministère. La Politique prévoit que le sous-ministre et le DPF signent tous les ans une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère.

Pour respecter les exigences de la Politique, la direction évalue les mécanismes de contrôle interne s’appliquant aux rapports financiers. Plus précisément, elle examine et évalue les contrôles au niveau de l’entité, les contrôles des processus opérationnels, ainsi que les contrôles généraux liés à la technologie de l’information en ce qui concerne la déclaration de renseignements dans les états financiers du ministère.

Dans ce contexte, il est à noter que chaque processus opérationnel incombe à un responsable déterminé. Comme il est précisé dans le Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers de RNCan, les responsables des processus doivent veiller à l’établissement et au maintien de mesures de contrôle interne dans leur sphère de responsabilité.

Au titre de sa fonction de surveillance, l’Unité des contrôles internes en gestion financière (UCIGF), qui relève de la Direction des finances et de l’approvisionnement, effectue des évaluations axées sur les risques. Ces évaluations portent sur les systèmes du Cadre de contrôle interne en matière de rapports financierssuivant un plan cyclique de trois ans, et visent à déterminer les objectifs des contrôles, à cerner, documenter et mettre à l’essai les mécanismes principaux de contrôle et à cerner les lacunes en matière de contrôles.

Bien que l’UCIGF surveille et effectue des mises à l’essai de façon cyclique les mécanismes de contrôle pour en évaluer l’efficacité, les responsables des processus opérationnels doivent veiller à ce que les mécanismes de contrôle soient établis et maintenus en permanence.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers a été conçu pour réduire les risques les plus importants qui pourraient affecter l’intégrité, l’exactitude et la rapidité de l’établissement de rapports financiers du ministère. Il ne vise pas nécessairement à éliminer tous les risques possibles.

Le présent audit a été approuvé par le sous-ministre le 26 avril 2013 au titre du Plan de vérification ministériel axé sur les risques.

L’audit a pour but de fournir l’assurance raisonnable que les contrôles internes s’appliquant aux processus opérationnels sélectionnés fonctionnent correctement, tel qu’ils ont été conçus et mis en œuvre.

La portée de l’audit a été déterminée afin de fournir en temps opportun une assurance de la qualité de processus opérationnels déterminés Note de bas de page1 pour les opérations effectuées jusqu’au 31 mars 2014.

  1. immobilisations;
  2. recettes et comptes débiteurs;
  3. redevances liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et transferts;
  4. prêts et avances;
  5. contrôles au niveau de l’entité;
  6. contrôles généraux de la technologie de l’information sur l’application de la fiche de spécimen de signature.

L’équipe chargée de l’audit a collaboré avec l’UCIGF afin de réduire les chevauchements et d’augmenter la synergie entre les groupes. Cette approche a permis aux auditeurs de formuler une opinion sur des processus opérationnels précis, tout en laissant à l’UCIGF la possibilité de se baser sur le travail de l’équipe d’audit pour effectuer les essais planifiés en 2014-2015.

POINTS FORTS

Le ministère, par l’intermédiaire de l’UCIGF de la Direction des finances et de l’approvisionnement, a établi des activités destinées à s’assurer que les contrôles clés sont conçus et mis en application. L’efficacité de ces activités est évaluée et réévaluée périodiquement au moyen d’une approche axée sur les risques à des fins de surveillance. De plus, des mesures correctives font l’objet d’un suivi, et la haute direction est informée régulièrement de l’évolution de leur application au moyen de rapports.

DOMAINES À AMÉLIORER

La mise à l’essai de l’efficacité des contrôles a permis de cerner les améliorations à apporter. Plus précisément, les responsables des processus opérationnels devraient élaborer des mesures correctives pour combler les lacunes en matière de contrôle dans un délai raisonnable. De plus, les rapports semestriels à la haute direction sur les mesures correctives devraient comprendre plus de détails, telles les dates d’échéance et les responsabilités, afin de favoriser une prise de décisions éclairées.

CONCLUSION DE L’AUDIT ET OPINION

Je suis d’avis que la Direction de l’audit est en mesure de fournir l’assurance raisonnable que les contrôles internes fonctionnent efficacement, tel qu’ils ont été conçus et appliqués au moment de l’audit Note de bas de page1, en ce qui concerne les processus liés aux prêts, aux redevances liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts, aux contrôles généraux de la technologie de l’information sur l’application de la fiche de spécimen de signature (FSS) et aux contrôles au niveau de l’entité. Il existe toutefois des possibilités d’améliorer l’efficacité des contrôles internes visant le processus relatif aux recettes et aux comptes débiteurs et le processus relatif aux immobilisations. Cette affirmation concorde avec les constatations et les recommandations présentées par la direction dans les états financiers de 2011-2012 et de 2012-2013 du Ministère. Des mesures correctives s’appliquant aux contrôles internes qui pourraient être améliorés devraient être mises en œuvre en temps opportun.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, tel qu’appuyé par les résultats du programme d’assurance de la qualité et de l’amélioration.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

REMERCIEMENTS

L’équipe de l’audit aimerait remercier toutes les personnes qui ont contribué à ce projet, et particulièrement les employés qui ont fourni des informations et des observations dans le cadre de cet audit.

INTRODUCTION

Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le sous-ministre est chargé de veiller à ce que les contrôles internes en matière de rapports financiers soient en place afin de gérer correctement les risques liés à la gérance des ressources publiques.

Le dirigeant principal des finances (DPF) aide le sous-ministre en établissant et en tenant à jour un système de contrôle interne pour la gestion financière, y compris les rapports financiers et les comptes du ministère. D’autres cadres supérieurs du ministère établissent et maintiennent un système de contrôle interne dans leur sphère de responsabilité en se conformant au cadre de contrôle interne du ministère.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers a été conçu pour réduire les risques les plus importants qui pourraient affecter l’intégrité, l’exactitude et la rapidité de la publication des rapports financiers du ministère. Il ne vise pas nécessairement à éliminer tous les risques possibles. Par conséquent, le maintien d’un système efficace de CIRF est un processus permanent, conçu pour cerner les contrôles clés nécessaires à la réduction des risques, à l’évaluation de l’efficacité des contrôles, aux redressements qui s’imposent et à la gestion du rendement en vue de favoriser une amélioration constante.

Dans ce contexte, la Politique sur le contrôle interne exige que le sous-ministre et le DPF signent chaque année une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, qui est incluse dans les états financiers du ministère. Cette déclaration :

  • reconnaît la responsabilité de la direction d'assurer le maintien d'un système ministériel efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers;
  • reconnaît l'exécution d'une évaluation annuelle du système de contrôle interne en matière de rapports financiers qui est basée sur les risques afin de déterminer l'efficacité continue du système;
  • reconnaît l'établissement d'un plan d'action afin de régler tout problème important cerné dans le cadre de l'évaluation annuelle de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers;
  • comprend un résumé des résultats de l'évaluation du système de contrôle interne en matière de rapports financiers et des mesures prises pour corriger tout problème important.

En vertu de l’annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction, les ministères publient chaque année les résultats de l’évaluation axée sur les risques relative à leurs contrôles internes visant les rapports financiers, ainsi que les mesures qu’ils prévoient prendre pour combler les lacunes. 

En 2012, la Direction de l’audit de RNCan a procédé à l’audit des contrôles internes relatifs aux rapports financiers trimestriels. L’audit a permis de fournir l’assurance raisonnable que le Ministère avait documenté les principaux contrôles internes, les avait mis en place et avait exercé une surveillance. Il a aussi permis de constater que le Ministère dispose d’un processus approprié d’établissement de rapports financiers trimestriels conforme aux normes et aux lignes directrices. Cependant, l’audit antérieur n’avait pas permis de fournir une opinion sur l’efficacité opérationnelle des contrôles internes relatifs aux rapports financiers. Le présent audit a été axé sur l’efficacité opérationnelle de contrôles internes déterminés en matière de rapports financiers.

OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’audit a pour but de fournir l’assurance raisonnable que les contrôles internes s’appliquant aux processus opérationnels sélectionnés fonctionnent correctement, tel qu’ils ont été conçus et mis en œuvre.

Plus précisément, l’audit visait à déterminer si :

  • les contrôles internes s’appliquant aux processus opérationnels sont documentés de manière à tenir compte de l’environnement de contrôle prévalant avant la mise à l’essai;
  • les contrôles internes ont été revus et mis en œuvre après des modifications importantes;
  • les principaux contrôles internes des processus opérationnels sélectionnés fonctionnent comme prévu;
  • des plans d’action et des mesures ont été mis en œuvre pour corriger les lacunes ou les problèmes importants constatés antérieurement dans les processus opérationnels sélectionnés.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Une approche axée sur les risques a servi à établir les objectifs, la portée et l’approche de la mission d’audit. Par conséquent, dans le cadre du présent audit, les sphères de risque reliées à l’efficacité des contrôles internes sont les suivantes :

  • risque que le caractère suffisant des éléments probants liés à un contrôle ne permette pas de tirer des conclusions sur l’efficacité opérationnelle de ce contrôle;
  • risque que les mesures visant à corriger les lacunes ou les faiblesses des contrôles internes ne soient pas efficaces;
  • risque qu’un accès non autorisé fasse en sorte que des données soient malencontreusement supprimées, altérées, enregistrées ou que les tâches soient mal réparties.

PORTÉE

La portée de l’audit a été déterminée afin de fournir en temps opportun une assurance de la qualité de processus opérationnels déterminés, en tenant compte des examens et des évaluations que l’UCIGF de la Direction des finances et de l’approvisionnement est en train d’effectuer. Ainsi, l’audit a permis de fournir au sous-ministre, en temps opportun, une assurance de la qualité des processus opérationnels sélectionnés tout en réduisant les chevauchements et en optimisant les synergies entre les travaux de la Direction de l’audit et ceux de la Direction des finances et de l’approvisionnement (DFA).

L’audit a donc porté sur six processus opérationnels Note de bas de page1, soit :

  1. immobilisations;
  2. recettes et comptes débiteurs;
  3. redevances liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et transferts;
  4. prêts et avances;
  5. contrôles au niveau de l’entité;
  6. contrôles généraux de la technologie de l’information sur l’application de la fiche de spécimen de signature.

La période couverte par l’audit comprenait les opérations effectuées jusqu’au 31 mars 2014.

La portée de l’audit ne comprenait que les six processus opérationnels que nous venons d’énumérer. Elle ne comprenait pas non plus la mise à l’essai des contrôles relevant d’autres ministères comme Services partagés Canada ou Agriculture et Agroalimentaire Canada.

APPROCHE ET MÉTHODE

L’approche et la méthode adoptées correspondent aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui incorporent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes. En vertu de ces normes, l’audit doit être planifié et exécuté de manière à obtenir l’assurance raisonnable que ses objectifs sont atteints.

L’audit comprenait les mises à l’essai qui s’imposaient pour fournir une assurance raisonnable. Les auditeurs internes ont procédé avec indépendance et objectivité tel qu’il est établi dans les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

L’approche comprenait les tâches essentielles suivantes :

  • acquérir une connaissance suffisante de chaque processus opérationnel;
  • évaluer les facteurs qui influent sur les risques d’inexactitude importante;
  • examiner les documents clés et la documentation de base relative aux principaux processus opérationnels;
  • effectuer une révision structurée des processus opérationnels;
  • effectuer des entrevues auprès des employés clés;
  • examiner la surveillance des contrôles inefficaces et évaluer leur état actuel;
  • procéder à un échantillonnage des opérations et des contrôles qui s’y rapportent en vue des mises à l’essai;
  • effectuer les procédures d’audit, y compris les mises à l’essai afin d’évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles clés sélectionnés.

L’audit était axé sur l’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles internes tels qu’ils ont été conçus et instaurés. Il s’agissait d’évaluer la mesure dans laquelle un contrôle clé a fonctionné comme prévu sur une période déterminée, comme un exercice financier. Les mises à l’essai de l’efficacité opérationnelle visent à démontrer la capacité des contrôles à réduire les risques liés aux rapports financiers pendant une période déterminée. Pour réaliser les mises à l’essai, un échantillon d’opérations effectuées durant l’exercice 2013-2014 est d’abord sélectionné, puis il est vérifié afin de savoir si le contrôle a été exécuté uniformément et tel que les politiques et les méthodes organisationnelles l’exigent.

CRITÈRES

Les critères d’audit ont été déterminés d’après les contrôles clés établis dans le document du Bureau du contrôleur général intitulé Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, dans la Politique sur le contrôle interne, ainsi que dans les politiques, procédures et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor et de Ressources naturelles Canada.    

Les critères ont été approuvés par la direction avant le début de l’audit. Ils sont présentés à l’annexe A.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

DOCUMENTATION DES PROCESSUS OPÉRATIONNELS

Constatation générale

L’unité des contrôles internes en gestion financière (UCIGF), Direction des finances et de l’approvisionnement, a documenté les processus opérationnels clés examinés, ainsi que les contrôles internes qui s’y rapportent. Tous les processus opérationnels examinés ont été documentés. Cependant, il y aurait lieu d’établir la documentation du contrôle interne se rapportant à des sources supplémentaires de recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts qui s’y rapportent. Cette question a fait l’objet d’une recommandation dans un récent audit interne des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts. Par conséquent, aucune autre recommandation n’est nécessaire.

Observations pertinentes

Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne, un système efficace de contrôle interne axé sur les risques devrait être en place. Ce système devrait également être tenu à jour et faire l’objet d’une surveillance et d’un examen. De plus, des mesures correctives devraient être prises en temps opportun lorsqu’un problème est constaté. Au titre de cette exigence, le Ministère est tenu de vérifier la conception, la mise en œuvre et l’efficacité opérationnelle des contrôles internes afin de s’assurer qu’ils permettent de réduire les risques. Dans le cadre de l’évaluation, le Ministère veille à ce que la documentation du contrôle interne reflète l’environnement de contrôle actuel avant de procéder aux mises à l’essai.

Lorsque les processus sont documentés correctement, le Ministère est en mesure de démontrer que des contrôles sont en place, de faciliter leurs mises à l’essai et de contribuer au processus d’attestation de l’auditeur externe pour qu’il soit plus efficace. Les processus de documentation permettent de mieux comprendre les contrôles internes, ce qui tend à améliorer l’efficacité opérationnelle et peut réduire le risque d’erreurs dans les rapports. De plus, lorsque le personnel change, ce qui est inévitable, les processus documentés peuvent servir à former les nouveaux employés.

Documentation et tenue à jour

Dans le cadre de son plan de surveillance cyclique de trois ans, l’UCIGF, Direction des finances et de l’approvisionnement, établit un processus pour tenir les contrôles à jour et par le fait même, tenir à jour la documentation des processus opérationnels. L’équipe d’audit a voulu déterminer si la documentation était complète et comprenait les éléments essentiels comme des descriptions, de même qu’un schéma et une matrice de contrôle des risques pour chaque processus opérationnel clé. 

L’équipe d’audit a constaté que la documentation des processus opérationnels se rapportant aux six processus examinés était écrite et étayée. Elle a aussi constaté que les descriptions étaient mises à jour, selon les besoins, afin de tenir compte des modifications importantes d’un processus. Cependant, il y aurait lieu de constituer la documentation des sources supplémentaires de recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et des paiements de transfert qui s’y rapportent, comme la participation aux bénéfices nets, la participation accessoire aux bénéfices nets ainsi que les paiements de rajustement à l’égard de la part de la Couronne du Canada. Il est à noter que cette question a fait l’objet d’une recommandation dans un récent audit interne des recettes et des transferts liés à l’exploitation dans les zones extracôtières (mai 2014). Par conséquent, aucune autre recommandation n’est nécessaire. 

En s’assurant que les processus opérationnels sont bien documentés, qu’ils sont tenus à jour et approuvés comme il se doit, on obtient un portrait complet du système de contrôle interne. Des descriptions des processus bien documentées représentent un élément essentiel de la Politique sur le contrôle interne. Elles permettent en outre une surveillance efficace, car la direction peut cerner plus facilement les contrôles clés, et elles contribuent aux activités de certification interne et externe. Par conséquent, des descriptions complètes des processus approuvées officiellement indiquent que les responsables des processus ont validé ces derniers et que leur contenu est pertinent.

RISQUE ET RETOMBÉES

L’absence de documentation complète sur un contrôle interne peut empêcher les certificateurs externes d’accepter les descriptions des processus et affecter la capacité du Ministère de démontrer qu’il respecte la Politique sur le contrôle interne.

RECOMMANDATION

Aucune.

Aucune recommandation n’est requise puisque cette question a fait l’objet d’une recommandation dans un récent audit interne des recettes et des transferts liés à l’exploitation dans les zones extracôtières (mai 2014). 

EFFICACITÉ DES PROCESSUS OPÉRATIONNELS

Constatation générale

La majorité des contrôles vérifiés fonctionnent efficacement, tel qu’ils ont été conçus et mis en place. Cependant, il existe des possibilités d’amélioration concernant l’efficacité de certains contrôles internes, plus précisément en ce qui a trait aux processus relatifs aux recettes et comptes débiteurs, ainsi qu’aux immobilisations. Ces constatations concordent avec les constatations et recommandations présentées par la direction dans les états financiers de 2011-2012 et de 2012-2013 du Ministère.

Observations pertinentes

La Politique sur le contrôle interne exige la mise à l’essai de l’efficacité des contrôles internes afin que le système de contrôle interne du Ministère demeure fiable. Dans ce contexte, l’UCIGF a établi un échéancier de mise à l’essai de l’efficacité des processus clés liés aux contrôles internes. Tous les processus considérés comme à haut risque sont vérifiés à l’intérieur d’un cycle de deux ans et ceux qui présentent un risque modéré à faible le sont suivant un cycle de trois ans.

Mise à l’essai de l’efficacité des processus opérationnels

Au titre de la mise à l’essai de l’efficacité effectuée par l’UCIGF en 2011-2012 et 2012-2013, la direction a évalué les contrôles internes liés aux processus opérationnels énumérés ci-après et les a présentés dans la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers. Ces processus sont les suivants :

  • immobilisations;
  • recettes et comptes débiteurs;
  • redevances liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et transferts;
  • prêts et avances;
  • contrôles au niveau de l’entité;
  • contrôles généraux de la technologie de l’information sur l’application de la fiche de spécimen de signature.

L’équipe d’audit a effectué des mises à l’essai de l’efficacité des contrôles clés se rapportant aux processus opérationnels susmentionnés et s’est concentrée sur les opérations de 2013-2014. Ainsi, elle a pu comparer nos résultats à ceux qui ont été présentés dans les états financiers de 2011-2012 et de 2012-2013 du Ministère et l’UCIGF a pu se baser sur les travaux de la Direction de l’audit pour réaliser les audits prévus en 2014-2015. 

En résumé, l’équipe d’audit a constaté que 89 % des contrôles vérifiés fonctionnaient efficacement, tel qu’ils ont été conçus et appliqués. Cependant, la majorité des contrôles qui pourraient être améliorés se retrouvent principalement dans les processus relatifs aux immobilisations et aux recettes et comptes débiteurs. Cette constatation concorde avec les résultats obtenus par l’UCIGF, tel qu’il est indiqué dans les états financiers de 2011-2012 et de 2012-2013 du Ministère.

Il est à noter qu’il peut exister des contrôles compensatoires. Les contrôles vérifiés correspondent aux contrôles que la direction qualifie de « contrôles clés » dans la documentation des processus opérationnels et qui servent à étayer l’information financière pour qu’elle soit complète, exacte et à jour. Dans ce contexte, la direction a reconnu dans plusieurs cas que certains de ces contrôles peuvent devoir être révisés afin de mieux tenir compte du risque réel et de la disponibilité des ressources. (Se reporter à l’annexe B pour avoir plus de détails.)

RISQUE ET RETOMBÉES

Les contrôles sont établis et appliqués afin de réduire les risques. S’il est déterminé que des contrôles sont inefficaces, le Ministère est exposé au risque qui peut affecter l’exactitude, l’intégrité, la présentation en temps opportun et la fiabilité de l’information financière et des publications qui s’y rapportent.

RECOMMANDATION

1. Il est recommandé que le directeur général (DG), Direction des finances et de l’approvisionnement, ainsi que le DG et le dirigeant principal des ressources humaines prennent des mesures correctives dans leur sphère de responsabilité afin que les contrôles énumérés à l’annexe B soient améliorés.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

Veuillez vous reporter à l’annexe B pour connaître les plans d’action détaillés prévus pour chaque contrôle, ainsi que les responsables et les échéances.

SURVEILLANCE ET RAPPORTS

Constatation générale

Concernant la surveillance, l’UCIGF dispose d’un programme afin d’exercer la surveillance qui s’impose et de faire rapport sur les mesures correctives s’appliquant aux contrôles qui pourraient être améliorés. Cependant, les rapports à la direction sur les mesures correctives qui ne sont pas encore mises en œuvre pourraient être améliorés en y incluant les dates d’échéance et en y indiquant les responsables afin de favoriser une prise de décisions éclairée.

Observations pertinentes

Dans la Politique sur le contrôle interne, il est précisé que la surveillance et les rapports relatifs aux mesures correctives doivent être efficaces et effectués en temps opportun afin de combler les lacunes des contrôles. Dans ce contexte, lorsque des possibilités d’améliorer les contrôles sont relevées grâce aux mises à l’essai de l’UCIGF, les responsables des processus opérationnels sont tenus de faire connaître les plans d’action de la direction visant à combler les lacunes et à assurer l’efficacité des contrôles. L’UCIGF est ensuite chargée de la surveillance et des rapports sur l’évolution de la mise en œuvre des mesures correctives s’appliquant aux contrôles qui pourraient être améliorés.

Surveillance et rapports

L’efficacité opérationnelle des contrôles internes s’appliquant aux processus opérationnels sélectionnés a été vérifiée par l’UCIGF conformément au plan de trois ans qui s’est terminé le 31 mars 2014. L’UCIGF a effectué régulièrement un suivi auprès des responsables des processus opérationnels pour savoir où en étaient les mesures correctives destinées à combler les lacunes.

Concernant les contrôles qui pourraient être améliorés, le responsable du processus opérationnel a dressé un plan de mesures correctives qu’il devait mettre en œuvre.  

Un résumé de l’état des recommandations au 31 mars 2014, préparé par l’UCIGF, est présenté dans le tableau suivant :

Catégorie du processus

Terminé

Non terminé

Total

Cycle des immobilisations

20

2

22

Contrôles au niveau de l’entité

6

5

11

Prêts et avances

4

 

4

Redevances liées à l’exploitation dans les zones extracôtières

1

 

1

Recettes et comptes débiteurs

17

4

21

Contrôles généraux de la technologie de l’information sur l’application de la fiche de spécimen de signature

6

1

7

Total

54

12

66

Bien que l’UCIGF effectue un suivi régulier auprès des responsables des processus opérationnels concernant les recommandations, elle nous a informés que sa capacité de s’assurer de la mise en œuvre des mesures correctives était souvent limitée. Dans certains cas, l’équipe d’audit a constaté que les mesures ne sont pas encore appliquées après plus d’un an. Tout comme les responsables des processus opérationnels, l’UCIGF peut se retrouver devant des priorités concurrentes ou subir des contraintes au niveau des ressources, d’où les retards par rapport à l’application des recommandations.

Dans le cadre de la surveillance et des rapports, l’UCIGF remet un compte rendu semestriel et un compte rendu de fin d’exercice à l’intention du Dirigeant principal des finances, du sous-ministre et du Comité ministériel de vérification. Ces rapports font état, entre autres, de l’évolution des mesures prises pour répondre aux recommandations effectuées concernant le CIRF. Le compte rendu offre un résumé général et l’on y indique les mesures qui sont terminées et celles qui ne le sont pas.

L’équipe d’audit a constaté toutefois que, dans le compte rendu à la haute direction sur les recommandations relatives au CIRF, l’UCIGF ne précise pas depuis quand la recommandation est en attente ni qui est le responsable des processus opérationnels qui est chargé d’y donner suite.

Si les dates d’échéance et les responsabilités étaient indiquées dans le compte rendu, en plus de l’information qui y figure déjà, la haute direction aurait un portrait plus complet des progrès accomplis pour mettre les recommandations en œuvre. De plus, ces éléments aideraient à la prise de décisions de la haute direction. De plus, le Comité ministériel de vérification pourrait bénéficier lui aussi de ces renseignements et s’en servir pour mieux conseiller le sous-ministre sur le cadre de contrôle interne du Ministère et sur les rapports financiers.

RISQUE ET RETOMBÉES

Les contrôles servent à réduire les risques. Si les mesures correctives qui s’imposent ne sont pas prises en temps opportun, le Ministère est exposé à des risques qui pourraient affecter l’exactitude, l’intégrité ou la fiabilité de l’information financière et des publications qui s’y rapportent.

RECOMMANDATION

2. Il est recommandé que le directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement, indique, dans le compte rendu semestriel et le compte rendu de fin d’exercice destinés au Dirigeant principal des finances (CFO), au sous-ministre et au Comité ministériel de vérification, les dates d’échéance et les responsables des processus opérationnels chargés de prendre des mesures correctives.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 2, les dates d’échéance et les responsables des processus opérationnels chargés de prendre des mesures correctives seront indiqués dans le compte rendu semestriel et le compte rendu de fin d’exercice 2014-2015 destinés au Dirigeant principal des finances (CFO), au sous-ministre et au Comité ministériel de vérification.

Responsable : directeur principal, Renouvellement des finances et renforcement des capacités, Direction des finances et de l’approvisionnement

Échéances : compte rendu semestriel : 30 novembre 2014
compte rendu de fin d’exercice : 31 juillet 2015

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Les critères ont été élaborés à partir des contrôles de gestion de base ainsi que des politiques, des procédures et des directives du Conseil du Trésor du Canada. Les critères d’audit ont été établis au préalable et approuvés de concert avec la direction.

L’audit a pour but de fournir l’assurance raisonnable que les contrôles internes s’appliquant aux processus opérationnels sélectionnés fonctionnent correctement, tel qu’ils ont été conçus et mis en œuvre.

Les critères suivants ont été utilisés pour effectuer l’audit :

Sous-objectif de l’audit

Critère d’audit

Sous-objectif 1 :

Les contrôles internes clés des rapports financiers se rapportant aux éléments sélectionnés fonctionnent efficacement, tel qu’ils ont été conçus et appliqués, et ils ont fait l’objet de surveillance.

1.1 Nous nous attendions à ce que les contrôles internes s’appliquant aux processus opérationnels sélectionnés soient documentés afin de tenir compte de l’environnement de contrôle actuel.

1.2 Nous nous attendions à ce que, lorsque des modifications importantes avaient été apportées aux processus opérationnels sélectionnés, les contrôles internes aient été repensés et appliqués de manière à tenir compte de ces modifications.

1.3 Nous nous attendions à ce que les contrôles internes clés s’appliquant aux processus opérationnels sélectionnés fonctionnent efficacement comme il était prévu.

1.4 Nous nous attendions à ce que les plans d’action, les mesures correctives et les procédures soient appliqués pour combler les lacunes importantes ou régler les problèmes importants relevés dans les processus opérationnels sélectionnés.

ANNEXE B – LE POINT SUR L’EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE

La présente annexe a pour but de fournir un résumé des contrôles par processus opérationnel qui, à la suite des travaux d’audit, pourraient être améliorés. Elle vise également à faire état des mesures correctives prévues par la direction et devant être mises en œuvre par les responsables des processus opérationnels.

Il est à noter que chaque processus opérationnel incombe à un responsable déterminé. Comme il est précisé dans le Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers de RNCan, les responsables des processus doivent veiller à l’établissement et au maintien de mesures de contrôle interne dans leur sphère de responsabilité.

Au titre de sa fonction de surveillance, l’unité des contrôles internes en gestion financière (UCIGF), qui relève de la Direction des finances et de l’approvisionnement, effectue des évaluations axées sur les risques. Ces évaluations portent sur les systèmes du Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers suivant un plan cyclique de trois ans et visent à déterminer les objectifs des contrôles, ainsi qu’à cerner, documenter et mettre à l’essai les mécanismes principaux de contrôle et à cerner les lacunes en matière de contrôles.

Bien que l’UCIGF surveille et vérifie les mécanismes de contrôle pour en évaluer l’efficacité, les responsables des processus opérationnels doivent veiller à ce que les mécanismes de contrôle soient établis et maintenus en permanence.

Dans ce contexte, le tableau suivant offre un résumé des contrôles par processus opérationnel qui, à la suite des travaux d’audit, pourraient être améliorés.

Immobilisations

Activités de contrôle

Mesures correctives et dates d’échéance

Responsables du processus opérationnel

Imm. 1.7

Au moins une fois par mois, le bureau du gestionnaire des biens du ministère vérifie tous les biens acquis valant plus de 10 000 $, par article figurant sur les bons de commande, afin de déterminer si des immobilisations ont été inscrites au moyen d’une imputation K et d’une imputation au compte de dépense du GLG.

À compter de 2014-2015, l’unité des Rapports ministériels, Direction des finances et de l’approvisionnement, vérifie chaque trimestre si les codes de fonds sont utilisés correctement sur les bons de commande. Elle vérifie notamment l’imputation au compte et les comptes du grand livre général (GLG). Ainsi, le gestionnaire des biens du ministère n’a plus à effectuer cette activité de contrôle pour 2012-2013.

Aucune mesure requise.

2014-2015 : directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement, Secteur de la gestion et des services intégrés, SGSI

Directeur, Politiques, rapports et contrôles internes financiers, SGSI

Gestionnaire, unité des Rapports ministériels, SGSI

2012-2013
Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

Imm. 1.15

Le bureau du gestionnaire des biens du ministère vérifie une fois par année les biens autres qu’immobiliers dont la valeur est supérieure à 10 000 $ afin de déterminer si des immobilisations ont été classées à tort dans les biens autres qu’immobiliers.

Le contrôle annuel s’effectuera au dernier trimestre de l’exercice.

Échéance : 31 mars 2015

Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

Imm. 1.10

La Gestion des biens effectue régulièrement un dénombrement des immobilisations.

Le gestionnaire des biens du ministère, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, tiendra à jour la documentation justificative tenant compte des dénombrements des stocks et des mesures de suivi instaurées pour régler les problèmes relevés.

Échéance : 30 septembre 2014

Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

Imm. 1.14

Une fois par année, le gestionnaire des biens du ministère s’assure que pour chaque fiche d’immobilisation, il existe un fichier équivalent dans le module maintenance. Ce fichier permet d’exécuter correctement certaines activités relatives aux biens (p. ex., aliénation de biens).

 

Le contrôle s’effectuera une fois par année, au dernier trimestre, de concert avec l’Imm. 1.15.

Échéance : 31 mars 2015

 

Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

Imm. 5.1

Un code à barres portant un numéro de contrôle unique est fixé à chaque pièce de matériel et d’équipement achetée. Le numéro du code à barres est entré manuellement dans SAP, dans le champ du numéro de stock figurant sur la fiche d’immobilisation du module de comptabilité des immobilisations, ainsi que dans la fiche équipement du module maintenance.

Le code à barres est enregistré comme numéro d’équipement dans la fiche équipement du module maintenance. Il figure dans la fiche d’immobilisation du module de comptabilité des immobilisations, sous l’onglet des imputations, lorsque la mise à jour s’effectue dans le module maintenance. Par conséquent, l’activité de contrôle vérifiée pour 2012-2013 n’est plus nécessaire.

Aucune mesure requise.

Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

Imm. 4.1

L’élimination du matériel, de l’équipement et des véhicules est autorisée en fonction de la délégation de pouvoirs.

Le gestionnaire des biens du ministère, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail :

  1. Collaborera avec les services des finances et de l’approvisionnement afin de s’assurer que les employés autorisés ont accès à la base de données pour consulter les fiches de spécimen de signature (FFS) et vérifier la délégation de pouvoirs en vue de l’élimination du matériel, de l’équipement et des véhicules.
  2. Une copie de la FFS sera versée au dossier d’élimination du matériel, de l’équipement et des véhicules.

Échéance : 31 août 2014

Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

Imm. 4.5

Concernant l’élimination du matériel, de l’équipement et des véhicules, le gestionnaire des biens du ministère prend connaissance du rapport national sur les produits pour enregistrer l’élimination dans SAP et s’assurer que, pour tous les biens ayant donné lieu à un produit, il existe un fichier correspondant dans le rapport des biens excédentaires (fichier interne de RNCan). 

Le directeur principal, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, s’assurera que l’examen, la révision et la mise en œuvre de l’activité de contrôle reflètent les risques et la disponibilité des ressources. Il le fera en collaboration avec l’unité de contrôle interne de la Direction des finances et de l’approvisionnement afin de déterminer la meilleure façon d’exécuter cette activité de contrôle.

Échéance : 31 mars 2015

Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

Imm. 7.1

Il y a une séparation des responsabilités entre ceux qui autorisent les achats (gestionnaires délégués des centres de responsabilités) et ceux qui enregistrent le bien dans SAP (services des finances et de l’approvisionnement de l’OSP).

L’enregistrement d’un bien dans SAP ne peut pas être limité d’après le centre de fonds.

Le petit nombre d’employés qui peuvent autoriser les achats et enregistrer les biens dans SAP sera informé que les achats de biens doivent être autorisés par un supérieur.

Échéance : 22 décembre 2014

Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

CA 7.2

Il y a une séparation des responsabilités entre ceux qui enregistrent le bien dans SAP (services des finances et de l’approvisionnement de l’OSP) et ceux qui ont la garde des biens (gestionnaires responsables).

L’enregistrement d’un bien dans SAP ne peut pas être limité d’après le centre de fonds.

Le petit nombre d’employés qui peuvent enregistrer un bien dans SAP et avoir la garde d’un bien (gestionnaires responsables) sera informé que l’attestation des stocks et l’élimination doivent être autorisées par un supérieur.

Échéance : 22 décembre 2014

Directrice générale et dirigeante principale des ressources humaines, SGSI

Directrice principale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, SGSI

Chef section, gestion des biens du ministère, SGSI

Imm. 1.9

Chaque année, l’unité des Rapports ministériels envoie une liste des biens immobiliers et des immobilisations. Cette liste provient de SAP et elle est envoyée aux Services en milieu de travail pour demander que l’on fasse un rapprochement entre les données dans SAP et celles d’ARCHIBUS.

La direction est d’accord.

Le directeur, Politiques, rapports et contrôles internes financiers, SGSI, est en train d’achever le rapprochement annuel entre le module des biens de SAP et le système ARCHIBUS.

Échéance : 31 mars 2015

Directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement, SGSI

Directeur, Politiques, rapports et contrôles internes financiers, SGSI

Gestionnaire de l’unité des Rapports ministériels, SGSI

 

Redevances liées à l’exploitation dans les zones extracôtières

Activités de contrôle

Mesures correctives et dates d’échéance

Responsable du processus opérationnel

REZA 1.1.1

L’adjoint financier, Revenus et comptes débiteurs, rapproche le détail de la notification de virements télégraphiques et la liste des courriels de notification et raye l’article de la liste des courriels de notifications.

Le rapprochement des virements télégraphiques reçus et des montants attendus (courriels de notification provenant du secteur de programme) est démontré par les numéros de référence ajoutés sur la liste des virements télégraphiques et sur les courriels de notification. Ces deux documents sont joints à l’imprimé du document correspondant du module SAP-SD. Les documents annexés sont conservés en dossier. 

Aucune mesure requise.

Directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement, SGSI

Directeur des Services des finances et de l’approvisionnement, SGSI

Gestionnaire des Opérations comptables et chef des Services financiers, SGSI

 

Recettes et comptes débiteurs

Activités de contrôle

Mesures correctives et dates d’échéance

Responsables des processus opérationnels

Débi-teurs 1.1.1

À RNCan, les vérifications de solvabilité sont effectuées par l’Unité des recettes et comptes débiteurs, Services des finances et de l’approvisionnement, avant la conclusion des ententes avec les
clients et avant la prestation des biens et services. 

La direction est d’accord.

Le SMA, SGSI, et le dirigeant principal des finances enverront un courriel pour informer tous les SMA des secteurs de l’obligation d’informer la Direction des finances et de l’approvisionnement avant la conclusion des contrats ou des ententes avec les clients, afin que les conventions de crédit et les vérifications de solvabilité puissent être établies comme il se doit.

De plus, dans le cadre de la mise à jour de la directive de RNCan sur la gestion des comptes débiteurs, le directeur, Politiques, rapports et contrôles internes financiers, SGSI, précisera les rôles et responsabilités concernant les vérifications de solvabilité.

Échéance : 31 mars 2015

Directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement, SGSI

Directeur, Politiques, rapports et contrôles internes financiers, SGSI

Gestionnaire, Politique, formation et surveillance en gestion financière, SGSI

Débi-teurs 1.1.2

L’octroi de crédit aux clients est approuvé par le SMA du Secteur.                 

La direction est d’accord.

Dans le cadre de la mise à jour de la directive de RNCan sur la gestion des comptes débiteurs, le directeur, Politiques, rapports et contrôles internes financiers, SGSI, précisera les rôles et responsabilités des SMA des secteurs concernant l’approbation de l’octroi de crédit et les informera en conséquence.

Échéance : 31 mars 2015

Directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement, SGSI

Directeur, Politiques, rapports et contrôles internes financiers, SGSI

Gestionnaire, Politique, formation et surveillance en gestion financière, SGSI

Débi-teurs 3.6.1

Dans le cas des comptes impayés depuis plus de 90 jours, utiliser, dans la mesure du possible, les moyens de recouvrement comme la lettre de recouvrement, la saisie-arrêt, la compensation et la cession volontaire de sommes payables au débiteur. S’il est impossible de recourir à ces moyens, après 180 jours, utiliser d’autres méthodes de recouvrement (p. ex., agences de recouvrement du secteur privé).

La direction est d’accord.

En raison des contraintes liées aux ressources et des priorités concurrentes, l’accent a été mis sur les comptes impayés supérieurs à 5 000 $. Cependant, à compter de juillet 2014, l’Unité des recettes et comptes débiteurs, Services des finances et de l’approvisionnement, effectue le suivi de tous les comptes impayés.

Terminé

Directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement, SGSI

Directeur des Services des finances et de l’approvisionnement, SGSI

Gestionnaire, Opérations comptables et chef des services financiers, SGSI

 

Fiche de spécimen de signature

Activités de contrôle

Mesures correctives et dates d’échéance

Responsables des processus opérationnels

2.1.4

L’identité des utilisateurs est confirmée dans la base de données Oracle par le biais de mots de passe ou d’autres mécanismes d’authentification. Le mot de passe dans la base de données Oracle et les verrouillages sont conformes à la politique et aux pratiques principales de RNCan.

Nota : Bien que la Direction de l’audit ait conclu que ce contrôle demeurait inefficace, la direction nous a informés que des modifications prévues au système SAP afin d’intégrer les pouvoirs de signature en matière financière, permettraient de régler ce problème. À court terme, la direction souligne également que le risque est minime.

Par conséquent, aucune autre mesure n’est requise pour l’instant.

Directeur général et dirigeant principal de l’information, SGSI

Directeur, Gestion des services d’affaires, SGSI

2.1.6

L’accès autorisé aux données sensibles est enregistré et les registres sont examinés régulièrement afin de déterminer si l’accès aux données et leur utilisation sont appropriés.

 

Nota : Bien que la Direction de l’audit ait conclu que ce contrôle demeurait inefficace, la direction nous a informés que des modifications prévues au système SAP afin d’intégrer les pouvoirs de signature en matière financière, permettrait de régler ce problème. À court terme, la direction souligne également que le risque est minime.

Par conséquent, aucune autre mesure n’est requise pour l’instant.

Directeur général et dirigeant principal de l’information, SGSI

Directeur, Services d’application des TI, SGSI

Gestionnaire, solutions pour le développement des applications des TI, SGSI

ANNEXE C – DESCRIPTION DES PROCESSUS OPÉRATIONNELS EXAMINÉS

Immobilisations

Le ministère inscrit à l’actif les achats de biens lorsque le coût total d’acquisition est égal ou supérieur à 10 000 $ (1 000 $ pour le fonds renouvelable pour l’acquisition d’immobilisations). Des normes en matière de capitalisation des immobilisations s’appliquant aux immobilisations acquises et aux immobilisations mises au point par le Ministère sont en place. Elles sont disponibles dans l’intranet du Ministère et comprennent les taux d’amortissement.

Recettes et comptes débiteurs

Les recettes de RNCan sont générées et gérées au sein des Secteurs. Dans le cas des grands projets menés avec les partenaires de l’extérieur du gouvernement fédéral (p. ex., les universités, l’industrie), des contrats en bonne et due forme ou des ententes de niveaux de services sont conclus. Pour ce qui est de recettes générées avec d’autres ministères, des protocoles d’entente sont signés. Les contrats, ententes de niveaux de services et protocoles d’entente sont signés par le client et la personne qui a le pouvoir de signature au sein du Secteur. Les comptes débiteurs sont des actifs financiers prenant la forme de créances envers des clients et autres débiteurs pour paiement, biens ou services fournis. Les comptes débiteurs sont classés comme des débiteurs à court terme qui, en général, sont recouvrés à l’intérieur d’un an.

Redevances liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et transferts

RNCan est chargé de percevoir les sommes reliées au paiement des redevances liées à l’exploitation du gaz et du pétrole dans les zones extracôtières. Ce programme est géré par un agent de projet de la Division de la gestion des régions pionnières et supervisé par le directeur de programme. De plus, la Direction des finances et de l’approvisionnement est chargée de la comptabilité et des paiements associés au programme.

En vertu de la Loi de mise en œuvre de l'Accord atlantique Canada-Terre-Neuve et de Loi de mise en œuvre de l'Accord Canada-Nouvelle-Écosse sur les hydrocarbures extracôtiers, la répartition des recettes a été établie avec chaque province en ce qui concerne le paiement des redevances liées à l’exploitation dans les zones extracôtières.

Prêts et avances

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a approuvé l’émission d’un prêt par RNCan. Une copie de la preuve de la garantie requise stipulée dans le contrat de prêt, tel un billet de dépôt nominatif, est remise au conseiller juridique, à la Direction des finances et de l’approvisionnement ainsi qu’au Secteur. Au 31 mars 2014, il s’agit du seul prêt à recouvrer qui figure dans les états financiers de RNCan. À l’occasion, des avances sont consenties aux employés conformément à la politique. Ces avances ne sont pas substantielles.

Contrôles au niveau de l’entité

Il s’agit des contrôles et des pratiques qui peuvent avoir une incidence directe ou indirecte sur l'intégrité des rapports financiers du Ministère. La direction a utilisé le cadre de contrôle interne du COSO pour déterminer si les contrôles internes existent bel et bien et s’ils sont de qualité. Les contrôles du Ministère au niveau de l’entité sont étayés par des cadres, des politiques, des activités et des procédures.

Contrôles généraux de la technologie de l’information sur l’application de la fiche de spécimen de signature (FSS)

L’application de la fiche de spécimen de signature (FSS) est utilisée au sein de la Direction des finances et de l’approvisionnement, avec une interface, par le biais de ConneXus, pour gérer les pouvoirs de signature au sein du Ministère en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Elle sert également de registre pour les signatures des gestionnaires délégués des centres de responsabilités aux fins de vérification. Des contrôles généraux de la technologie de l’information sont associés à la gestion du système d’application de la fiche de spécimen de signature.

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