Audit des activités de RNCan en qualité d’organisme de réglementation (AU1608)

Direction de l’audit
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel de vérification (CMV)
22 septembre 2016

TABLE DES MATIÈRES

• SOMMAIRE
  • Points forts
  • Domaines à améliorer
  • Conclusion de l'audit interne et opinion
  • Énoncé de conformité
• INTRODUCTION
  • But et objectifs de l’audit
  • Facteurs pris en considération lors de l'audit
  • Portée
  • Approche et méthodologie
  • Critères
• CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS
  • Gouvernance et orientation de la réglementation
  • Surveillance et priorisation de la réglementation
• ANNEXE A – CRITÈRES D'AUDIT

SOMMAIRE

La réglementation est un outil important servant à protéger la santé et la sécurité des Canadiens et à créer des conditions favorables à une économie novatrice et prospère. Un règlement est une forme de loi, parfois appelé législation déléguée ou subordonnée. Comme les lois, les règlements ont un effet juridique et énoncent normalement des règles d’application générale, plutôt que de viser des situations ou des personnes en particulier. Ils n’émanent pas du Parlement, mais bien de l’autorité – le plus souvent, le gouverneur en conseil, un ministre ou un organisme public – que celui-ci a habilitée à cette fin, selon les orientations politiques et stratégiques planifiées par le gouvernement du Canada (GC). Leur prise doit donc être expressément prévue par une loi dite habilitante. Le régime de réglementation du GC est guidé par la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation (DCGR). Cette directive vise à appuyer l’engagement du GC envers la protection et la progression de l’intérêt public et du bien-être des Canadiens au moyen d’un système réglementaire plus efficace, efficient et responsable.

Le ministre des Ressources naturelles est responsable de plus de 30 lois, dont certaines confèrent le pouvoir de créer des règlements et de définir les responsabilités entourant leur administration quotidienne. Au sein du portefeuille du ministère des Ressources naturelles, plus de 90 ensembles de règlements existent ou sont en cours d’élaboration, pour lesquels Ressources naturelles Canada (RNCan) sert d’organisme de réglementation ou travaille avec ses organismes du portefeuille pour appuyer les priorités du GC. Toutefois, contrairement à d’autres ministères comme l’Agence canadienne d’inspection des aliments ou Santé Canada, lesquels exécutent d’importantes activités de réglementation dans le cadre de leurs mandats, RNCan n’est pas considéré comme un organisme de réglementation majeur. En qualité d’organisme de réglementation, RNCan est responsable des exigences administratives d’une loi donnée et des règlements associés, ce qui inclue notamment les tâches suivantes : faire le suivi de la conformité, percevoir des droits, remettre des certificats, des licences et des permis, nommer des arbitres et des médiateurs, et entreprendre des mesures d’application de la loi.

Le cadre législatif de RNCan comprend aussi des lois dont les pouvoirs de réglementation sont partagés avec d’autres ministres fédéraux. Par ailleurs, le ministère contribue à l’élaboration de règlements dans des contextes où d’autres ministres sont exclusivement responsables d’une loi et de ses règlements.

En matière de surveillance externe, le Secteur des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SAR-SCT) produit une fiche d’évaluation annuelle. Cette fiche sert à contribuer à la crédibilité des rapports publics concernant la progression et la performance des autorités fédérales de réglementation quant à la mise en œuvre des réformes réglementaires systémiques, ainsi qu’à améliorer la transparence du système réglementaire fédéral. De plus, le Comité mixte permanent d’examen de la réglementation du Parlement évalue périodiquement si les règlements ministériels font l’objet d’examens et de mises à jour en temps opportun. En outre, en sa qualité de société d’État, le Conseil canadien des normes émet des recommandations au sujet des règlements de RNCan, qui font référence à des codes et à des normes.

L’objectif de l’audit était d’évaluer le caractère adéquat des structures et des processus de RNCan en place pour appuyer les activités de réglementation.

POINTS FORTS

Dans le domaine de la gouvernance et de l’orientation réglementaires, l’audit a permis de constater que les rôles et les responsabilités du groupe de travail sur la réglementation (GTR) et du secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR) sont compris et communiqués aux secteurs. Le GTR est considéré comme une initiative positive de promotion des pratiques horizontales et d’échange d’informations au sein du ministère, avec notamment des outils d’encadrement réglementaire mis à la disposition des secteurs. Le SPSR joue également un rôle important concernant la coordination réglementaire et les rapports publics pour les initiatives liées à l’engagement du ministère envers le Plan d’action pour la réduction du fardeau administratif du GC.

En matière d’évaluation réglementaire, l’audit a permis de constater que des travaux d’examens et de mises à jour des exigences relatives à la politique d’interprétation des règlements ministériels et des normes de service sont en cours. De plus, les mesures d’application de la réglementation sont adéquatement gérées par les secteurs responsables de celles-ci. Selon des examens externes du SAR-SCT, ces secteurs produisent des rapports périodiques sur leurs activités de réglementation ainsi que sur les résultats relatifs à leur performance et ils contribuent au rapport sur le rendement ministériel. 

DOMAINES À AMÉLIORER

Il existe une opportunité de renforcer le processus servant à évaluer le degré d’harmonisation des activités réglementaires avec le mandat du ministère, et à déterminer si les règlements existants continuent de satisfaire aux exigences des politiques ou s’ils nécessitent une révision et une mise à jour, afin d’assurer la conformité avec la DCGR.

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

Compte tenu du mandat et des activités de RNCan, ses structures de gouvernance, ses processus de gestion du cycle de vie de la réglementation et ses processus de rapport pour appuyer les activités de réglementation sont adéquats. À l’échelle du ministère, il existe une opportunité de renforcer le processus d’évaluation périodique du cadre de réglementation aux fins de coordination stratégique et de mises à jour, au besoin.

J’encourage le ministère à continuer les activités positives de collaboration entreprises par le GTR et le SPSR ainsi qu’à maintenir des outils d’encadrement réglementaire à jour pour les secteurs.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit
22 septembre 2016

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit aimerait remercier les personnes qui ont participé au projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et de leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

La réglementation est un outil important servant à protéger la santé et la sécurité des Canadiens et à créer des conditions favorables à une économie novatrice et prospère. Un règlement est une forme de loi, parfois appelé législation déléguée ou subordonnée. Comme les lois, les règlements ont un effet juridique et énoncent normalement des règles d’application générale, plutôt que de viser des situations ou des personnes en particulier. Ils n’émanent pas du Parlement, mais bien de l’autorité – le plus souvent, le gouverneur en conseil, un ministre ou un organisme public – que celui-ci a habilitée à cette fin, selon les orientations politiques et stratégiques planifiées par le gouvernement du Canada (GC). Leur prise doit donc être expressément prévue par une loi dite habilitante. Le régime de réglementation du GC est guidé par la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation (DCGR). Cette directive vise à appuyer l’engagement du GC envers la protection et la progression de l’intérêt public et du bien-être des Canadiens au moyen d’un système réglementaire plus efficace, efficient et responsable.

Le ministre des Ressources naturelles est responsable de plus de 30 lois, dont certaines confèrent le pouvoir de créer des règlements et de définir les responsabilités entourant leur administration quotidienne. Au sein du portefeuille du ministère des Ressources naturelles, plus de 90 ensembles de règlements existent ou sont en cours d’élaboration, pour lesquels Ressources naturelles Canada (RNCan) sert d’organisme de réglementation ou travaille avec ses organismes du portefeuille pour appuyer les priorités du GC. Toutefois, contrairement à d’autres ministères comme l’Agence canadienne d’inspection des aliments ou Santé Canada, lesquels exécutent d’importantes activités de réglementation dans le cadre de leurs mandats, RNCan n’est pas considéré comme un organisme de réglementation majeur. En qualité d’organisme de réglementation, RNCan est responsable des exigences administratives d’une loi donnée et des règlements associés, ce qui inclue notamment les tâches suivantes : faire le suivi de la conformité, percevoir des droits, remettre des certificats, des licences et des permis, nommer des arbitres et des médiateurs, et entreprendre des mesures d’application de la loi.

RNCan joue un rôle de réglementation principalement dans les quatre secteurs suivants : le secteur des minéraux et des métaux (SMM), le secteur de l’énergie (SE), le secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR), et le service canadien des forêts (SCF). Le SMM applique la Loi sur les explosifs (et le Règlement de 2013 sur les explosifs), et RNCan est directement responsable de la délivrance de licences aux usines et aux dépôts d’explosifs; de permis pour les véhicules utilisés dans le transport d’explosifs; de certificats pour l’exercice d’activités en lien avec des explosifs; et de permis d’importation, d’exportation et de transport d’explosifs à travers le Canada. Anciennement au sein du SPSR, le SMM a aussi reçu récemment la responsabilité d’appliquer la Loi sur les mesures de transparence dans le secteur extractif (LMTSE) entrée en vigueur en juin 2015. La LMTSE exige que les entreprises en lien avec l’exploration ou l’extraction de pétrole, de gaz ou de minéraux produisent des rapports publics chaque année sur les types de paiements effectués à tous les paliers gouvernementaux, au Canada et ailleurs. Au sein du SE, le Règlement sur l’efficacité énergétique  est appliqué par l’Office de l’efficacité énergétique (OEE), qui traite des produits écoénergétiques disponibles sur le marché, des méthodologies d’essai, des exigences d’étiquetage et des besoins d’harmonisation avec les normes internationales. Le SE joue aussi un rôle important dans l’élaboration de règlements pour les organismes de RNCan, notamment l’Office national de l’énergie et la Commission canadienne de sûreté nucléaire. Le SCF est responsable du Règlement sur le bois, lequel décrit les exigences applicables à la coupe et à l’enlèvement du bois sur les terres fédérales, et du Règlement sur le rapport sur l’état des forêts au Canada, qui exige un rapport annuel sur la contribution du secteur de la forêt à l’économie et à l’environnement.

Le cadre législatif de RNCan comprend aussi des lois dont les pouvoirs de réglementation sont partagés avec d’autres ministres fédéraux. Lorsqu’un règlement peut avoir des répercussions sur des parties prenantes d’intérêt pour RNCan ou lorsque le ministère possède une expertise technique ou scientifique pertinente, RNCan peut aussi contribuer à l’élaboration de la réglementation en lien avec une loi ou un règlement appliqué exclusivement par d’autres ministres. Par exemple, aux termes du Règlement sur le transport des marchandises dangereuses appliqué par Transports Canada, l’inspecteur en chef des explosifs de RNCan exerce son pouvoir délégué en matière de classification des explosifs en vertu de la Loi sur les explosifs et du Règlement sur les explosifs. 

En matière de surveillance externe, le Secteur des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SAR-SCT) produit une fiche d’évaluation annuelle servant à contribuer à la crédibilité des rapports publics concernant la progression et la performance des autorités fédérales de réglementation dans la mise en œuvre des réformes réglementaires systémiques, et à améliorer la transparence du système réglementaire fédéral. De plus, le Comité mixte permanent d’examen de la réglementation du Parlement supporte le régime de réglementation fédéral en évaluant périodiquement si les règlements ministériels font l’objet d’examens et de mises à jour en temps opportun. En outre, en sa qualité de société d’État, le Conseil canadien des normes émet des recommandations au sujet des règlements de RNCan, qui font référence à des codes et à des normes.

Un audit des activités de réglementation de RNCan était compris dans le plan de vérification axé sur les risques du ministère, approuvé par le sous-ministre le 12 mars 2015.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif de l’audit des activités de RNCan en qualité d’organisme de réglementation était d’évaluer le caractère adéquat des structures et des processus de RNCan en place pour appuyer les activités de réglementation.

Plus précisément, l’audit a évalué si :

1. Le ministère a conçu et mis en œuvre des structures et des processus de gouvernance adéquats pour appuyer les activités de réglementation et atténuer les risques encourus par le ministère;
2. Le ministère a mis en place des processus efficaces pour gérer ses activités de réglementation en adoptant une approche fondée sur le cycle de vie et sur les éléments probants, en conformité avec les directives du GC;
3. Le ministère a mis en place des mécanismes adéquats pour faire le suivi des activités de réglementation et produire des rapports sur celles-ci.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Une approche axée sur le risque a été utilisée afin d’établir les objectifs, la portée et la démarche pour cette mission d’audit. Voici un résumé des principaux domaines de risques potentiels pris en considération :

• Déterminer si les structures et les processus de gouvernance soutiendraient adéquatement les activités de réglementation du ministère et atténueraient les risques encourus par le ministère;
• Déterminer si les processus de RNCan servant à gérer les activités de réglementation sont basés sur une approche fondée sur des éléments probants et sur le cycle de vie, pour se conformer aux directives du GC et obtenir les résultats visés de façon efficace;
• Déterminer si le suivi, la production de rapports et les mesures de la réglementation de RNCan assurent que les règlements existants font l’objet d’examens et de mises à jour régulières, et que la haute direction reçoit de l’information adéquate pour la gestion des risques et la prise de décisions stratégiques.

PORTÉE

La portée du présent audit englobe les activités de réglementation pertinentes^{Note de bas de page 1}, de même que les processus, les protocoles, les systèmes connexes et les pratiques utilisées pour gouverner, gérer et surveiller les activités de réglementation de RNCan, ainsi que pour produire des rapports sur ces activités. L’audit était axé sur les activités de réglementation du ministère les plus récentes au sein du SCF, du SE, du SMM et du SPSR, pour la période du 1^er avril 2014 au 31 mars 2016.

L’équipe d’audit a examiné les activités de réglementation dans lesquelles RNCan joue un rôle à titre d’organisme de réglementation, par exemple, dans l’application de la Loi sur les explosifs, la LMTSE, le Règlement sur l’efficacité énergétique et le Règlement sur le bois.

L’équipe d’audit n’a pas examiné les activités du bureau de gestion des grands projets de RNCan ni les activités de réglementation dont les principaux responsables sont d’autres organismes du portefeuille ou ministères. Étant donné que les activités de mise en application du SCF sont gérées par des tiers externes, elles n’ont pas fait l’objet d’un examen dans le cadre de cet audit. De plus, puisque la LMTSE n’est entrée en vigueur qu’en juin 2015 et que la responsabilité d’appliquer cette loi est passée du SPSR au SMM au cours de la phase d’examen de l’audit, le caractère adéquat et l’efficacité des règlements applicables associés à la LMTSE n’ont pas été examinés.

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

La méthodologie de l’audit était fondée sur la Politique sur la vérification interne du SCT et les normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada. Elle comprenait ce qui suit :

1. Entrevues avec des membres clés du personnel au sujet des activités de réglementation, des structures de gouvernance et des processus connexes du ministère;
2. Examen des principaux documents, notamment les politiques, les directives et les règlements pertinents;
3. Examen en profondeur de l’information et des documents relatifs au cycle de vie complet de la gestion de la réglementation.

La phase d’examen de cet audit était essentiellement terminée en mai 2016.

CRITÈRES

Veuillez consulter l’annexe A afin d’obtenir des détails sur les critères de l’audit. Les critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE ET ORIENTATION DE LA RÉGLEMENTATION

Constatation générale  

Les rôles et les responsabilités du groupe de travail sur la réglementation (GTR) et du secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR) sont compris et communiqués aux secteurs. Le GTR est considéré comme une initiative positive de promotion des pratiques horizontales et d’échange d’informations au sein du ministère, incluant notamment des outils d’encadrement réglementaire mis à la disposition des secteurs. Le SPSR joue un rôle important dans la coordination réglementaire et les rapports publics pour des initiatives en lien avec l’engagement du ministère envers le Plan d’action pour la réduction du fardeau administratif du GC.

Observations pertinentes

Gouvernance de la réglementation

En septembre 2015, la collaboration entre les groupes de réglementation des ministères a été améliorée grâce à la création du groupe de travail sur la réglementation (GTR) au palier du directeur général, lequel a d’abord été formé pour appuyer la transition du ministère à un nouveau régime gouvernemental. Le GTR s’est depuis transformé en un groupe de travail au palier du directeur/de l’analyste pour promouvoir les pratiques horizontales, la collaboration et l’échange d’informations au sein du ministère. Le président du GTR est le directeur des systèmes de gestion de l’énergie œuvrant à la Direction de la sûreté énergétique et sécurité du secteur de l’énergie (SE). Ce rôle lui a été attribué, car le SE a le plus grand volume d’activités de réglementation au ministère. Les objectifs du GTR, précisés dans son mandat, sont de renforcer la capacité de réglementation à RNCan et d’améliorer la clarté et la cohérence des processus de réglementation du ministère. Les membres du GTR se réunissent tous les trimestres ou plus souvent, au besoin. Le groupe est formé de volontaires provenant de tous les secteurs de RNCan. Les membres contribuent régulièrement aux demandes hebdomadaires de mises à jour des items de réglementation du GTR et aux autres demandes du gouverneur en conseil. Ils participent aussi aux exercices de priorisation de la rédaction de règlements, qui sont envoyés aux Services juridiques ministériels de RNCan.

Le secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR) a aussi appuyé la coordination réglementaire des exigences de rapport public de réglementation du ministère et d’autres initiatives du Plan d’action pour la réduction du fardeau administratif, notamment la réduction du fardeau de la réglementation pour les entreprises, l’amélioration de la transparence de la réglementation, et la mise à jour des activités de réglementation à venir du ministère au moyen de la publication des plans prospectifs de réglementation.

Orientation de la réglementation

L’équipe d’audit a constaté qu’il existe une orientation du ministère dans la gestion du cycle de vie de la réglementation, et que les secteurs ont accès à des outils centralisés maintenus par le GTR afin de gérer les enjeux courants de réglementation. De plus, les secteurs se consultent entre eux et demandent conseil auprès d’intervenants dans la réglementation, notamment les Services juridiques ministériels de RNCan et le Secteur des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SAR-SCT). Le SCT maintient aussi un site Web contenant beaucoup de lignes directrices et d’outils en lien avec la gestion de la réglementation pour aider les ministères fédéraux. L’équipe d’audit a confirmé auprès des membres du personnel des secteurs interrogés qu’en matière de pratiques courantes et d’orientation, il serait avantageux de créer des ensembles réglementaires « normalisés » pour tous les secteurs du ministère afin d’améliorer l’efficacité des processus d’approbation et de publication de la réglementation. Il s’agit d’une des activités sur lesquelles le GTR travaille actuellement. L’audit a permis de constater des références à certaines grandes lignes directrices et certains outils du GC accessibles sur le site Web du SCT, à partir du lien GCDocs du GTR.

SURVEILLANCE ET PRIORISATION DE LA RÉGLEMENTATION

Constatation générale

Des travaux d’examens et de mises à jour des exigences relatives à la politique d’interprétation des règlements ministériels et des normes de service sont en cours. RNCan est également membre de la Communauté des régulateurs fédéraux (CRF), laquelle encourage la collaboration horizontale dans le traitement des questions et des meilleures pratiques relatives aux politiques.

Cela étant dit, une quantité limitée d’efforts ont été consacrés à l’évaluation du cadre de réglementation du ministère, comme l’exige la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation (DCGR). À l’échelle du ministère, il n’y a pas de processus en place pour examiner périodiquement les règlements existants aux fins de coordination stratégique et de mises à jour, au besoin.

Observations pertinentes

Surveillance de la réglementation

Selon la DCGR, « il incombe aux ministères et aux organismes de faire en sorte que le règlement répond en permanence à ses objectifs stratégiques initiaux et de revoir le cadre réglementaire de façon continue ». Selon ce critère, des évaluations devraient être réalisées régulièrement afin de déterminer l’efficacité du cadre global de réglementation du ministère et des règlements existants.

L’équipe d’audit a constaté qu’il n’y a pas de processus d’évaluation en place au ministère, notamment pour évaluer si les règlements existants continuent de respecter les objectifs initiaux relatifs à la politique ou s’ils ont besoin d’une mise à jour. Cependant, le ministère a effectué des mises à jour aux règlements  existants lorsque des organismes externes de réglementation en ont fait la suggestion. Par exemple, en 2015, le Comité mixte permanent d’examen de la réglementation du Parlement a demandé des renseignements au sujet de la progression des modifications apportées à certains règlements de RNCan, qui sont en suspens ou en cours de réalisation. Si le ministère n’est pas en mesure de mettre à jour ces règlements en temps opportun, les règlements pourraient ultimement être révoqués, en partie ou en totalité.

De plus, en 2010, le Conseil canadien des normes a évalué certains règlements de RNCan faisant référence à des codes et à des normes, et a conclu que certains règlements de RNCan avaient besoin d’une révision et d’une mise à jour. Par conséquent, RNCan s’est engagé à travailler avec le Conseil pour traiter les références réglementaires désuètes d’ici 2017, et définir des stratégies d’atténuation applicables aux futures références désuètes. En règle générale, le Conseil recommande aux ministères de suivre un calendrier quinquennal d’examens et de mises à jour pour leurs règlements existants. Actuellement, RNCan ne suit pas de calendrier fixe pour les mises à jour de sa réglementation. Le SE, qui détient la majorité des références de réglementation désuètes observées, est en train de créer de nouveaux règlements ou de modifier les règlements existants, en réponse aux recommandations du Conseil.

Les activités de surveillance de la réglementation bénéficient de la participation de RNCan à la Communauté des régulateurs fédéraux (CRF), une communauté interministérielle comptant 27 ministères et organismes fédéraux qui travaillent pour renforcer la capacité des professionnels de la réglementation. Cette communauté encourage la collaboration horizontale en donnant aux régulateurs fédéraux l’occasion de discuter des questions d’intérêt commun et d’échanger de l’information. De plus, la CRF mène des recherches et compile les pratiques exemplaires de réglementation afin de s’en servir comme outils de formation pour la communauté. Les secteurs de réglementation de RNCan ont participé aux événements de la CRF et ils ont contribué aux points à l’ordre du jour en lien avec le mandat du ministère.

En matière de mises à jour de la réglementation, le secteur des minéraux et des métaux (SMM) a récemment achevé la modernisation de la régulation liée aux explosifs. Il s’agit de la première révision de la Loi sur les explosifs depuis sa création. La Loi de 2002 sur la sécurité publique a élargi le mandat de la Division de la réglementation des explosifs pour y inclure non seulement des activités axées sur la sûreté, mais aussi des activités axées sur la sécurité, notamment le contrôle de la vente de composantes restreintes servant à la fabrication d’explosifs artisanaux, la mise en œuvre de permis d’exportation d’explosifs et de transport d’explosifs sur le territoire, la collecte de données pour minimiser les risques de trafics illégaux, et le filtrage de sécurité pour les personnes ayant accès à certains explosifs. Ces changements ont mené au Règlement de 2013 sur les explosifs, y compris de nouvelles dispositions réglementaires sur les filtrages de sécurité et sur le transport et l’exportation d’explosifs.

En ce qui concerne les autres secteurs examinés au cours de l’audit, les entrevues d’audit ont confirmé que hormis la mise à jour des exigences de la politique d’interprétation des règlements et des normes de service en cours, une quantité limitée de travail a été effectué pour passer la réglementation existante en revue et la mettre à jour.

Priorisation de la réglementation

Les entrevues d’audit réalisées avec les membres du personnel des secteurs de réglementation ont confirmé qu’il existe un manque de priorisation de la réglementation au sein du ministère. Si le ministère pouvait présenter ses propositions de réglementation les plus urgentes aux intervenants externes, notamment le SAR-SCT, de manière plus structurée, ces intervenants pourraient faire preuve de diligence raisonnable de façon plus efficiente et répondre aux secteurs de RNCan en temps opportun.

Des directives claires sur la coordination stratégique des priorités de réglementation dans l’ensemble des secteurs aideraient également les Services juridiques ministériels de RNCan dans la gestion et la coordination de leurs contributions aux processus de réglementation. De plus, un manque de priorités claires concernant la réglementation au ministère pourrait compliquer l’identification adéquate des questions ministérielles les plus urgentes à inscrire à l’ordre du jour du Cabinet.

L’audit a permis de constater que le GTR réalise des progrès sur le plan opérationnel pour mieux communiquer les priorités de réglementation au SAR-SCT et aux Services juridiques ministériels de RNCan, incluant notamment des consultations menées par le SE avec des représentants d’autres secteurs. Cependant, il n’y a pas de processus ministériel officiel en place pour prioriser les activités de réglementation.

RISQUE ET INCIDENCE

Si les règlements existants ne sont pas examinés et mis à jour en temps opportun, ils risquent de ne plus être pertinents, efficaces ou harmonisés avec les objectifs initiaux de politique. De plus, si les activités de réglementation ne sont pas priorisées et coordonnées adéquatement au ministère, RNCan risque de ne pas pouvoir se conformer à la DCGR ou atteindre ses objectifs stratégiques. 

RECOMMANDATION

1. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA) du secteur de l’énergie (SE), en collaboration avec le SMA du secteur des minéraux et des métaux (SMM) et le SMA du secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR), élabore un processus d’évaluation sur les activités de réglementation à l’échelle du ministère afin d’assurer que les règlements existants sont examinés périodiquement aux fins de coordination stratégique et qu’ils sont mis à jour au besoin.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 1 :

Le SMA du SE, le SMA du SMM et le SMA du SPSR travailleront ensemble pour mettre en place un processus d’évaluation périodique des activités de réglementation à l’échelle du ministère pour permettre la coordination stratégique. Ce processus assurera l’examen périodique de tous les règlements, nouveaux et existants, et la mise à jour de ces règlements en temps opportun.

Le SMA du SE, le SMA du SMM et le SMA du SPSR travailleront sur la coordination existante de la réglementation appliquée par le ministère. Ce travail comprendra : 

1. des processus pour informer le Secteur des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor des priorités ministérielles en matière de réglementation, et pour prioriser les demandes soumises aux services de rédaction du ministère de la Justice;
2. l’élaboration d’outils de réglementation, par exemple, une bibliothèque de ressources sur la réglementation dans GCDocs. 

Postes responsables : Le sous-ministre adjoint du secteur de l’énergie, le sous-ministre adjoint du secteur des minéraux et des métaux, et le sous-ministre adjoint du secteur de la politique stratégique et des résultats.

Échéancier : En place d’ici novembre 2016

APPLICATION DE LA RÉGLEMENTATION ET RAPPORTS

Constatation générale

Les activités d’application de la réglementation sont adéquatement gérées par les secteurs responsables de celles-ci. De plus, la fiche d’évaluation annuelle du SCT a permis de constater que le ministère offre une forte performance par rapport aux exigences de la DCGR. En ce qui concerne les informations servant à la prise de décision, les membres du GTR fournissent des renseignements sur les modifications de politiques ou de processus utiles à la direction de RNCan, provenant notamment du Comité d’intégration des politiques et des sciences et du Comité exécutif, selon les besoins. L’audit a également permis de constater que les comités de la haute direction reçoivent des renseignements en temps opportun concernant les activités de réglementation. De plus, les secteurs produisent des rapports sur leurs activités de réglementation ainsi que sur les résultats relatifs à leur performance, au besoin, et ils contribuent au rapport sur le rendement ministériel.   

Observations pertinentes

Application de la réglementation

En tenant compte de l’importance qu’accorde la DCGR au besoin d’une approche de gestion de la réglementation axée sur le cycle de vie, l’équipe d’audit a examiné la façon dont le SMM et le SE gèrent l’efficacité des processus de conformité en lien avec leurs activités d’application de la réglementation. L’équipe d’audit a observé que ces activités sont adéquates.

Le SMM et le SE effectuent des activités d’application de la réglementation conformément à un protocole d’entente établi avec l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), qui aide RNCan à appliquer les lois et règlements pertinents, en lien avec l’importation ou l’exportation de produits. Le Règlement sur l’efficacité énergétique est surveillé par l’Office de l’efficacité énergétique (OEE) du SE. L’OEE examine la conformité réglementaire en utilisant des tableaux de bord périodiques fournis par l’ASFC. L’OEE a aussi établi une « politique de 2016 de conformité et d’application », qui est un outil complémentaire pour appuyer sa réglementation existante.

De même, en ce qui concerne la Loi sur les explosifs du SMM, les agents des bureaux de l’ASFC surveillent et contrôlent les matières explosives qui entrent au Canada et en sortent. L’ASFC, en collaboration avec RNCan, exécute des exercices de vérification de la conformité axés sur les risques, qui ciblent des inspections en fonction de facteurs tels que la sûreté et la sécurité avant de délivrer des permis d’importation. La délivrance d’« ordonnances de suspension des travaux » aux termes de l’article 12 de la Loi sur les explosifs constitue une autre activité d’application de la réglementation du SMM. L’équipe d’audit a constaté que cette activité fait actuellement l’objet d’un suivi au moyen d’une feuille de calcul. Les résultats liés à cette activité figurent dans le rapport annuel interne du secteur et servent aux séances de planification des inspections de suivi futures. De plus, le SMM prévoit mettre à jour la composante sur les explosifs de son système de gestion des licences actuel afin d’améliorer le suivi de ses licences, de ses permis/certificats et de ses activités de vérification de la conformité.

Fiche d’évaluation annuelle du SCT

Selon la fiche d’évaluation annuelle du SCT la plus récente, soit pour la période 2014-2015, le ministère était soit en conformité totale ou généralement en conformité avec les engagements de réforme ainsi que les exigences d’orientation, et les actions correctives requises étaient mineures. Le SE et le SPSR ont contribué à l’assurance du respect des exigences applicables de la DCGR par leurs interactions avec les secteurs et le SAR-SCT. Ils ont également coordonné le processus ministériel en lien avec le Plan d’action pour la réduction du fardeau administratif, notamment en tenant la haute direction informée au sujet de la progression et de l’achèvement de la réponse de RNCan.

Rapport servant à la prise de décision

Compte tenu de leur mandat, les membres du GTR fournissent des renseignements pouvant servir à informer la direction de RNCan sur les changements potentiels aux politiques et processus de réglementation de RNCan avant que des changements soient effectués, et informent le Comité d’intégration des politiques et des sciences et le Comité exécutif, au besoin. De plus, le président du GTR, lequel provient du SE, envoie une lettre d’appel chaque semaine aux membres du comité de secteur pour obtenir leurs commentaires sur un document de prévision nommé « Réglementation/présentations au gouverneur en conseil ». Ce document a pour but de fournir, chaque semaine, des mises à jour à la haute direction au sujet de l’état des ensembles réglementaires et des items nécessitant l’approbation du gouverneur en conseil.

L’équipe d’audit a constaté que les comités de la haute direction qui appuient le sous-ministre, y compris le Comité de planification hebdomadaire et le Comité de la gestion des questions d’intérêt - Accès à l’information et de la protection de la vie privée, au palier du directeur général, reçoivent de l’information en temps opportun, notamment des mises à jour régulières sur les activités du Parlement et du Cabinet, les demandes d’AIPRP, et les activités de gestion des questions d’intérêt en lien avec les activités de réglementation. Par ailleurs, la haute direction des secteurs reçoit régulièrement des mises à jour au sujet des activités de réglementation par le biais des lignes de presse, d’avis inclus dans des publications comme le rapport sur le rendement ministériel, des mesures à prendre, et des calendriers d’approbation de la réglementation.

Les secteurs examinés dans le cadre de l’audit produisent des rapports annuels, au besoin. Ces rapports, qui servent à communiquer l’état de chaque règlement, contiennent des indicateurs clés de performance et présentent un résumé des résultats relatifs à la réglementation. Par exemple, le rapport sur l’état des forêts au Canada est un document légal qui fournit le seul aperçu national de l’état social, économique et environnemental des forêts et de la foresterie au Canada. De même, le rapport au Parlement en vertu de la Loi sur l’efficacité énergétique, 2013-2015 de l’OEE, produit tous les trois ans, présente les mesures prises par le GC au sujet de l’efficacité énergétique et des carburants de remplacement pour le transport. Ce rapport donne un aperçu de l’importance de l’efficacité énergétique et une description du rôle de RNCan dans l’élaboration et l’application de règlements, de normes et de codes.

En plus des paramètres décrits dans les rapports annuels, les résultats des activités de réglementation des secteurs servent aussi aux processus de rapport du ministère. Le rapport annuel sur le rendement ministériel établit un lien entre les priorités des secteurs et leurs résultats stratégiques respectifs au palier des sous-programmes. Il présente aussi un résumé de la progression, de l’analyse de performance et des leçons apprises, ce qui peut comprendre du travail de réglementation, selon les activités de l’année précédente. Par exemple, le rapport sur le rendement ministériel pour l’exercice 2014-2015 traitait des efforts de modernisation du SMM comme suit: « le nouveau Règlement est plus clair et reflète les pratiques industrielles modernes en matière d’explosifs. Les améliorations permettent aux intervenants de se conformer plus facilement au Règlement, ce qui aura pour effet d’accroître la sécurité des citoyens en ce qui a trait aux explosifs. »

ANNEXE A – CRITÈRES DE L’AUDIT

Les critères ont été élaborés principalement à partir de cadres de régimes réglementaires semblables trouvés dans d’autres ministères et de la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation (DCGR) du gouvernement du Canada (GC). 

L’objectif de l’audit était d’évaluer le caractère adéquat des structures et des processus de RNCan en place pour appuyer les activités de réglementation.

Les critères d’audit suivants ont été utilisés pour effectuer l’audit :

Sous-objectifs de l’audit	Critères d’audit
Sous-objectif 1 : Le ministère a conçu et mis en œuvre des structures et des processus de gouvernance adéquats pour appuyer les activités de réglementation et atténuer les risques encourus par le ministère.	1.1  Il existe des structures de gouvernance au sein de Ressources naturelles Canada (RNCan) et elles fournissent des directives et une orientation appropriées pour les activités de réglementation.
	1.2  RNCan a une approche formelle en place pour la gestion de la réglementation afin d’assurer son harmonisation avec les exigences de la DCGR, les politiques et procédures pertinentes, et d’atténuer les risques encourus par le ministère.
	1.3  Les secteurs de RNCan ont clairement défini, documenté et communiqué leurs rôles et responsabilités en matière de réglementation, y compris les processus pour appuyer les activités de réglementation.
Sous-objectif 2 :  Le ministère a mis en place des processus efficaces pour gérer ses activités de réglementation en adoptant une approche fondée sur le cycle de vie et sur les éléments probants, en conformité avec les directives du GC.	2.1  RNCan a des processus efficaces en place pour identifier et évaluer le besoin d’appliquer une réglementation, et pour élaborer des règlements adéquats.
	2.2  RNCan a mis en place des processus servant à vérifier la conformité et à appliquer sa réglementation.
	2.3.  RNCan a des processus efficaces pour évaluer l’efficacité de sa réglementation, et effectue des examens afin de mieux atteindre les résultats souhaités.
Sous-objectif 3 :  Le ministère a mis en place des mécanismes adéquats pour faire le suivi des activités de réglementation et produire des rapports sur celles-ci.	3.1  Le ministère a des mécanismes adéquats pour faire le suivi de ses activités de réglementation et des exigences réglementaires horizontales connexes (p. ex., la réduction du fardeau administratif).
	3.2  Il y a une production efficace de rapports (p. ex., mécanismes de rétroaction, partage des pratiques d’excellence) pour assurer que la haute direction reçoive de l’information, du soutien et des conseils utiles à la gestion des risques et à la prise de décisions stratégiques en temps opportun.