Du Comité d’évaluation ministériel

MANDAT

Introduction

Le Comité d’évaluation ministériel (CEM) est un comité de gouvernance de RNCan présidé par le sous-ministre. Le présent document décrit le mandat qui est confié au CEM.

Mandat

Le CEM propose des recommandations au sous-ministre sur l’ensemble des activités d’évaluation du Ministère.

Le Comité :

  • examine le plan d’évaluation ministériel élaboré par le chef de l’évaluation et en recommande l’approbation au sous-ministre;
  • examine les principaux éléments d’une évaluation, tels que le mandat proposé et en recommande l’approbation au sous-ministre;
  • examine la version définitive des rapports d’évaluation, y compris les réponses et les plans d’action de la haute direction, et en recommande l’approbation au sous-ministre;
  • assure le suivi des réponses et des plans d’action de la direction approuvés par le sous-ministre;
  • examine la pertinence des ressources affectées à la fonction d’évaluation et recommande au sous-ministre un niveau adéquat de ressources, compatibles avec le plan d’évaluation ministériel;
  • examine la pertinence des ressources affectées aux activités de mesure du rendement qui se rapportent à l’évaluation et recommande au sous-ministre un niveau adéquat de ressources pour mener à bien ces activités;
  • examine le rendement de la fonction d’évaluation et recommande des mesures pour combler les lacunes.

Composition

En l’absence du sous-ministre, le sous-ministre délégué peut agir à titre de président. 
Les sous-ministres adjoints (SMA) ne peuvent pas se faire remplacer.

Les SMA qui ne sont pas membres du Comité seront invités à assister aux réunions du Comité afin de discuter les points dont ils sont responsables.

Secrétariat : La Division de l’évaluation stratégique, Secteur de l’intégration des sciences et des politiques.

Quorum

Le quorum pour les réunions du CEM consiste en quatre membres : le sous-ministre ou le sous-ministre délégué à titre de président; et trois autres membres du Comité.

Pour atteindre le quorum lorsqu’un SMA membre est dans l’impossibilité d’assister à la réunion, un SMA qui n’est pas membre en titre du Comité peut être invité à y assister.

Réunions

Les réunions auront lieu au moins trois fois par an, sur convocation du président.

Présentations par le chef de l’évaluation

Lorsqu’il convient de le faire, le chef de l’évaluation fournira au CEM certaines informations (p. ex., des constatations préliminaires) avant le dépôt d’un rapport.

Sur l’instruction du CEM, le chef de l’évaluation fera des présentations régulières au comité de la haute direction et à d’autres comités ministériels (p. ex., afin de présenter le plan d’évaluation, les principales constatations et les leçons tirées).

Procédures opérationnelles

Les procédures opérationnelles sont décrites dans l’annexe au présent mandat et peuvent être modifiées avec l’approbation du président.

ANNEXE : PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES DU CEM

Tâches du secrétariat

  • Préparer les ordres du jour des réunions du Comité.
  • Organiser les réunions et s’assurer qu’il y a quorum.
  • Préparer et distribuer les documents pour les réunions.
  • Préparer les rapports de décision et suivre les mesures à prendre et les activités de suivi.
  • Communiquer les ordres du jour et les rapports de décision approuvés par le sous-ministre aux membres du comité de la haute direction.

Approbation de l’ordre du jour et des rapports de décisions

  • Le chef de l’évaluation présentera l’ébauche des rapports de décisions aux membres du CEM afin qu’ils la passent en revue.
  • Le chef de l’évaluation enverra l’ordre du jour et les documents de la réunion au président à titre d’information, avant que ces derniers soient remis aux membres du CEM.
  • L’objectif est de remettre les documents dans les dix jours ouvrables précédant les réunions.
  • Aux réunions, le président remettra l’ordre du jour et les rapports de décisions aux membres du CEM aux fins d’approbation.

Langue

  • Les réunions se tiendront dans les deux langues officielles.