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Audit du processus de prévention et de résolution du harcèlement (AU1610)

Direction de l’audit
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel de vérification (CMV)
Le 22 septembre 2016

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

INTRODUCTION

La Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) définit le harcèlement comme tout comportement inopportun et offensant, d’un individu envers un autre en milieu de travail, y compris pendant toute activité ou dans tout lieu associé au travail, et dont l’auteur savait ou aurait raisonnablement dû savoir qu’un tel comportement pouvait offenser ou causer préjudice. Il comprend tout acte, propos ou exhibition qui diminue, rabaisse, humilie ou embarrasse une personne, ou tout acte d’intimidation ou de menace. Le harcèlement est normalement défini comme une série d’incidents, mais peut être constitué d’un seul incident grave lorsqu’il a des répercussions durables sur l’individu.

La fonction publique fédérale reconnait que la prévention et la résolution du harcèlement en milieu de travail représentent un élément essentiel de la gestion efficace du personnel d’un organisme. Dans le Vingt-deuxième rapport annuel au premier ministre sur la fonction publique du Canada, du 31 mars 2015, la Greffière du Conseil privé a indiqué qu’un milieu de travail sain est une condition préalable à l’atteinte d’une fonction publique hautement performante, nécessaire à la réussite du Canada au 21e siècle.

En réponse aux résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) mené à l’échelle du gouvernement, la Greffière du Conseil privé a reconnu que les réponses des sujets interrogés étaient plus positives en 2014 que celles des années précédentes dans les domaines suivants : leurs supérieurs immédiats, la gestion du rendement, la charge de travail et le respect et l’éthique en milieu de travail. Cependant, la Greffière du Conseil privé a également affirmé que le nombre d’employés ayant déclaré avoir déjà été victimes de harcèlement était inacceptable et qu’il était impératif que le gouvernement du Canada crée un milieu de travail au sein duquel le harcèlement ne serait pas toléré. De plus, il a été prévu que tous les organismes et ministères fédéraux se servent des renseignements issus du Sondage pour prendre des mesures visant à traiter cette question et à créer un milieu de travail au sein duquel tous les employés sont respectés. Le taux de participation des employés de Ressources naturelles Canada (RNCan) au SAFF 2014 s’élevait à près de 71 %. Les réponses au sein du ministère indiquaient que 16 % des employés avaient déjà été victimes de harcèlement en milieu de travail au cours des deux années précédentes.

Le SCT définit les politiques et directives visant à aider les organismes et ministères fédéraux dans le cadre de la prévention et de la résolution du harcèlement en milieu de travail. La Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement renouvelée en 2012 et la nouvelle Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement renforcent la responsabilité des administrateurs généraux à établir et à maintenir un milieu de travail respectueux et exempt de harcèlement, à régler promptement les plaintes connexes et à surveiller la conformité au sein de leurs organismes respectifs.

La Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail (DGRHMT) au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) de RNCan encourage et favorise les initiatives de prévention du harcèlement, notamment la mise en place d’outils, de formations et de séances de sensibilisation. La DGRHMT coordonne également les processus de résolution des conflits formels et informels, notamment la résolution du harcèlement et le rétablissement d’un milieu de travail sain.

L’objectif du présent audit était de fournir une assurance raisonnable que RNCan avait établi des procédures et processus visant à encourager la mise en place d’un milieu de travail exempt de harcèlement, conformément aux politiques et directives du gouvernement du Canada. L’audit du processus de prévention et de résolution du harcèlement a été intégré au Plan de vérification axé sur les risques pour 2015-2016 et a été approuvé par le sous-ministre le 12 mars 2015.

POINTS FORTS

Une structure de gouvernance est en place pour gérer les initiatives de prévention du harcèlement et les processus de résolution du harcèlement, conformément à l’instrument de politique du SCT. Il existe des moyens de communication confidentiels, notamment un coordonnateur désigné pour la prévention et la résolution du harcèlement, chargé de l’application de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement et de la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement. Dans l’ensemble, les employés interviewés ont indiqué être satisfaits de l’engagement de la direction envers un milieu de travail exempt de harcèlement, reflété par des activités de prévention et par la promotion d’un comportement respectueux.

DOMAINES À AMÉLIORER

L’audit a permis de constater qu’il conviendrait d’améliorer l’utilisation des mécanismes de gouvernance existants servant à sensibiliser et à mobiliser davantage la haute direction, ainsi que le suivi du rendement et les mécanismes de signalement. De plus, l’audit a aussi permis de constater qu’il conviendrait de renforcer le processus de résolution du harcèlement en améliorant la sensibilisation sur les éléments suivants : la définition du harcèlement en vertu des instruments de politique applicables, les ressources mises à la disposition des employés, et le processus formel de traitement des plaintes, notamment l’éventail des résultats possibles. 

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

À mon avis, le ministère dispose des principaux processus et procédures en place pour encourager un milieu de travail exempt de harcèlement conformément aux politiques et directives du gouvernement du Canada. L’audit a permis de constater qu’il conviendrait d’améliorer la structure de gouvernance et de renforcer les processus existants. J'encourage le Ministère à poursuivre ses efforts à l'appui d'un milieu de travail exempt de harcèlement.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit
Le 22 septembre 2016

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit aimerait remercier les personnes qui ont participé au projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

Les organisations très performantes doivent jouir de milieux de travail sains, où les employés sont mobilisés et traités avec respect et dignité. Dans un milieu de travail complexe et exigeant qui rassemble une diversité de personnes et où la collaboration est essentielle pour réussir, les malentendus et les conflits interpersonnels sont inévitables. Un conflit non résolu peut entraîner la dégradation des relations et nuire au milieu de travail, ce qui peut pousser des personnes à adopter des comportements inappropriés. Les cas de harcèlement réel ou perçu peuvent nuire au moral sur le lieu de travail et doivent être traités rapidement et de façon appropriée.

Le harcèlement est défini comme tout comportement inopportun et offensant, d’un individu envers un autre en milieu de travail, y compris pendant toute activité ou dans tout lieu associé au travail, et dont l’auteur savait ou aurait raisonnablement dû savoir qu’un tel comportement pouvait offenser ou causer préjudice. Il comprend tout acte, propos ou exhibition qui diminue, rabaisse, humilie ou embarrasse une personne, ou tout acte d’intimidation ou de menace. Le harcèlement est normalement défini comme une série d’incidents, mais peut être constitué d’un seul incident grave lorsqu’il a des répercussions durables sur l’individu.

La fonction publique fédérale reconnait que la prévention et la résolution du harcèlement en milieu de travail représentent un élément essentiel de la gestion efficace du personnel d’un organisme. Dans le Vingt-deuxième rapport annuel au premier ministre sur la fonction publique du Canada, du 31 mars 2015, la Greffière du Conseil privé a indiqué qu’un milieu de travail sain est une condition préalable à l’atteinte d’une fonction publique hautement performante, nécessaire à la réussite du Canada au 21e siècle.

Tous les trois ans, depuis 1999, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), en collaboration avec Statistique Canada, effectue un Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF). Le sondage mesure les opinions des employés quant à l’engagement, le leadership, la main-d’œuvre et le milieu de travail. Les résultats sont compilés par les organismes et ministères fédéraux, permettant ainsi à chaque organisme d’analyser les résultats et d’élaborer des plans d’action, au besoin, pour traiter les domaines de préoccupation. Le dernier SAFF a été effectué en 2014. Au total, 182 165 employés de 93 ministères et organismes fédéraux ont répondu au sondage, soit un taux de réponse global de 71,4 %.

Le taux de participation des employés de Ressources naturelles Canada (RNCan) au SAFF 2014 s’élevait à près de 71 %. Leurs réponses indiquaient que 16 % des employés avaient déjà été victimes de harcèlement en milieu de travail au cours des deux années précédentes. Les formes les plus courantes de harcèlement comprenaient des remarques désobligeantes, un traitement injuste et le fait d’être exclu ou ignoré. Les principaux auteurs de ces comportements incivils étaient les supérieurs ou les homologues avec 48 % des répondants ayant déclaré que les personnes occupant des postes d’autorité étaient à la base du harcèlement.

Lorsqu’on a demandé aux employés victimes de harcèlement quelles mesures ils ont prises pour répondre aux problèmes, le sondage a indiqué ce qui suit : 57 % des employés en ont discuté avec leur supérieur immédiat, 13 % ont eu recours à un processus informel de résolution des conflits, 24 % n’ont pris aucune mesure et 4 % ont déposé une plainte formelle ou un grief. Les motifs d’inaction les plus cités comprenaient ce qui suit : impression que cela ne changerait rien, peur des représailles, et préoccupations au sujet du processus formel de traitement des plaintes.     

Pour répondre aux résultats du SAFF mené à l’échelle du gouvernement, la Greffière du Conseil privé a reconnu que les réponses étaient plus positives en 2014 que celles des sondages précédents dans les domaines suivants : les supérieurs immédiats, la gestion du rendement, la charge de travail et le respect et l’éthique en milieu de travail. Cependant, la Greffière du Conseil privé a également déclaré que le nombre d’employés ayant répondu avoir déjà été victimes de harcèlement était inacceptable et qu’il était impératif que le gouvernement du Canada crée un milieu de travail au sein duquel le harcèlement ne serait pas toléré. De plus, il a été prévu que tous les organismes et ministères fédéraux se servent des renseignements issus du Sondage pour prendre des mesures visant à traiter cette question et à créer un milieu de travail au sein duquel tous les employés sont respectés.

Le SCT définit les politiques et directives visant à aider les organismes et ministères fédéraux dans le cadre de la prévention et de la résolution du harcèlement en milieu de travail. La Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement renouvelée en 2012 et la nouvelle Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement renforcent la responsabilité des administrateurs généraux à établir et à maintenir un milieu de travail respectueux et exempt de harcèlement, à régler promptement les plaintes connexes et à surveiller la conformité au sein de leur organisme respectif.

La Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail (DGHRMT) au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) de RNCan encourage et favorise les initiatives de prévention du harcèlement, notamment la mise en place d’outils, de formations et de séances de sensibilisation. La DGRHMT coordonne également les processus de résolution des conflits formels et informels, notamment la résolution du harcèlement et le rétablissement d’un milieu de travail sain. 

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif du présent audit était de fournir une assurance raisonnable que RNCan avait établi des procédures et processus visant à encourager la mise en place d’un milieu de travail exempt de harcèlement, conformément aux politiques et directives du gouvernement du Canada. Plus précisément, l’audit visait à constater si :

  • une structure de gouvernance adéquate était mise en place pour favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement;
  • des stratégies et outils de prévention adéquats étaient mis en œuvre et si une communication claire était établie à ce sujet;
  • des processus et outils de résolution confidentiels et adéquats avaient été mis en œuvre.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Une approche axée sur le risque a été utilisée afin d’établir les objectifs, la portée et la démarche pour cette mission d’audit. Voici un résumé des principaux risques sous-jacents pris en considération et qui pourraient avoir une incidence sur la gestion efficace de la prévention et de la résolution du harcèlement :

  • La structure de gouvernance, y compris les rôles et responsabilités documentés, pourrait ne pas soutenir la réussite des stratégies de prévention du harcèlement et du processus de résolution;
  • La formation et les outils liés aux stratégies de prévention du harcèlement, les méthodes de résolution informelles et le processus formel de traitement des plaintes pourraient ne pas fournir les connaissances et les compétences requises aux employés afin qu’ils sachent gérer les cas de harcèlement ou les comportements incivils;
  • La culture actuelle, les pratiques acceptées et le leadership dont a fait preuve la direction de l’organisme pourraient ne pas mener à la mise en place d’un milieu de travail exempt de harcèlement;
  • L’engagement des employés et des gestionnaires à tous les échelons envers les valeurs de la fonction publique pourrait ne pas favoriser l’établissement d’un milieu de travail exempt de harcèlement;
  • Il est possible qu’aucun processus de résolution confidentiel et adéquat ne soit établi pour résoudre les problèmes de harcèlement.

PORTÉE

La portée du présent audit englobe les activités ministérielles pertinentes liées aux initiatives de prévention du harcèlement et aux processus de résolution du harcèlement pour la période du 1er octobre 2012 au 30 juin 2016, soit la date d’entrée en vigueur de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement renouvelée.​​​

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

L’audit a été effectué conformément aux Normes relatives à l’audit interne du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne définies par l’Institut des auditeurs internes. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et effectué de façon à obtenir une assurance raisonnable que les objectifs de l’audit ont été atteints.

L’audit comprenait des tests jugés nécessaires pour obtenir une telle assurance. Les auditeurs internes ont réalisé l’audit indépendamment et avec objectivité, comme exigé par les Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada.

L’approche adoptée pour l’audit comprenait les tâches suivantes :

  1. Entrevues avec les principaux intervenants au sujet des initiatives de prévention du harcèlement et des processus de résolution du harcèlement;
  2. Examen des principaux documents, y compris les politiques, directives et lignes directrices;
  3. Examen des instruments de sondage et de rétroaction, notamment les sondages auprès des fonctionnaires fédéraux, les sondages ministériels, et les rétroactions des participants;
  4. Examen détaillé des renseignements et des documents concernant la planification, le suivi, le rendement et les rapports ministériels.

La phase de réalisation de cet audit a été essentiellement terminée en juin 2016.

CRITÈRES

Les critères ont été élaborés principalement à partir des principaux éléments de contrôle définis dans le document Contrôles de gestion de base du SCT et les politiques, procédures et directives pertinentes connexes. Les critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit.

L’annexe A donne les détails sur les critères de l’audit.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE

Constatation générale

Une structure de gouvernance adéquate est mise en place pour gérer les initiatives de prévention du harcèlement et les processus de résolution du harcèlement, conformément à l’instrument de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Dans le cadre de la structure de gouvernance, RNCan a mis en place un Comité consultatif sur les valeurs et l’éthique (CCVÉ) composé de directeurs généraux dont le mandat consiste à favoriser la communication sur les sujets clés liés aux valeurs et à l’éthique (VÉ) destinée aux gestionnaires et aux employés au sein de leurs secteurs respectifs. Il conviendrait de profiter davantage de ce comité afin de sensibiliser et d’encourager un milieu de travail respectueux et exempt de harcèlement.

Le processus formel de traitement des plaintes de harcèlement est actuellement coordonné par le groupe des relations du travail de la Division de la gestion du milieu de travail et mieux-être. Par conséquent, de nombreux employés ont fait part de leurs préoccupations concernant le manque de neutralité, pourtant nécessaire afin que le processus réponde efficacement à leurs besoins. La direction a donc restructuré la Division pour distinguer ces deux fonctions. La nouvelle structure doit encore être communiquée à l’organisme.

À l’heure actuelle, il n’existe pas de processus pour fournir systématiquement des rapports périodiques à la haute direction sur les initiatives de prévention et de résolution du harcèlement, des renseignements essentiels qui faciliteraient une prise de décisions stratégique et éclairée.

Observations pertinentes

Une structure de gouvernance saine qui fournit un aperçu des initiatives de prévention et de résolution du harcèlement est essentielle pour garantir que le ministère continue d’apporter le soutien nécessaire pour favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement pour tous les employés. Le suivi et les rapports relatifs aux activités de prévention et de résolution du harcèlement permettent à la haute direction d’évaluer l’adéquation des efforts ministériels et donnent un aperçu sur la santé globale du milieu de travail.

L’audit avait pour but de constater si une structure de gouvernance adéquate était mise en place pour favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement. Plus précisément, l’audit visait à établir si : les rôles, responsabilités et obligations de rendre des comptes des personnes chargées des activités de prévention et de résolution du harcèlement sont bien documentés, communiqués et compris; les politiques et procédures relatives à la prévention et la résolution du harcèlement sont bien définies et documentées; les processus sont gérés conformément aux instruments de politique du SCT; le harcèlement en milieu de travail fait l’objet d’un suivi et de rapports destinés à la haute direction. 

Structure de gouvernance

Le Comité exécutif, présidé par le sous-ministre, est le comité de délibération et de prise de décisions le plus haut placé au sein du ministère. Parmi ses nombreuses responsabilités, le Comité exécutif définit des directives sur les valeurs et l’éthique, ce qui comprend la promotion d’un milieu de travail respectueux et exempt de harcèlement. Le Comité sur le renouvellement des ressources humaines, composé de directeurs généraux et présidé par un sous-ministre adjoint, soutient le Comité exécutif et le sous-ministre en vue d’élaborer les directives stratégiques sur les valeurs et l’éthique et la gestion des talents, y compris l’apprentissage, et formule des recommandations et des conseils stratégiques sur les questions de gestion des ressources humaines en se concentrant sur une approche à l’échelle du ministère.

Le Comité consultatif sur les valeurs et l’éthique (CCVÉ) soutient le Comité exécutif et le sous-ministre dans l’établissement de l’orientation stratégique du ministère dans le cadre du programme de valeurs et d’éthique de RNCan qui comprend la promotion d’un milieu de travail respectueux au sein du ministère. Le CCVÉ, présidé par le Champion VÉ de RNCan, est un comité composé de directeurs généraux qui a pour mandat de fournir des conseils de haut niveau au Comité exécutif. Ce comité permet de communiquer aux gestionnaires et employés de leurs secteurs respectifs les principaux sujets relatifs au milieu de travail. Cependant, le Comité se concentre principalement sur les sujets liés aux conflits d’intérêts et d’autres questions plus vastes en matière de VÉ. L’audit a permis de constater qu’il conviendrait de mieux utiliser ce Comité en tant qu'outil précieux servant à mobiliser à la fois les hauts dirigeants et les employés afin de renforcer la sensibilisation et de favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement.

En vertu de la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement du SCT, l’administrateur général a octroyé à la directrice de la Division de la gestion du milieu de travail et mieux-être la responsabilité de gérer le processus de traitement des plaintes de harcèlement et de résolution, conformément aux politiques et directives du gouvernement du Canada.  Les conseillers en relations de travail relevant de la directrice de cette Division sont responsables des activités de prévention et de résolution du harcèlement, notamment l’organisation de séances de sensibilisation et la coordination du processus formel de traitement des plaintes de harcèlement. L’audit a permis de constater que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre des comptes de la directrice de la Division de la gestion du milieu de travail et mieux-être et des conseillers en relations de travail sont bien définis et compris.

Le Bureau de règlement informel des différends (BRID) a été établi en 2006 à la suite de l’entrée en vigueur de la Loi de 2005 sur les relations de travail dans la fonction publique. Cette Loi exige que tous les administrateurs généraux de l’administration publique établissent un Système de gestion informelle des conflits (SGIC). Un SGIC instaure une approche systématique pour prévenir l’aggravation des conflits dans le milieu de travail en gérant et en réglant ceux-ci rapidement et de façon constructive. Il s’agit d’un système qui appuie une culture de gestion efficace des conflits, en ce sens qu’il met l’accent sur la discussion honnête et la résolution conjointe des problèmes. Les intervenants du SGIC aident les employés à prévenir, gérer et résoudre les conflits en milieu de travail à l’aide d’approches confidentielles et informelles, notamment les consultations, le mentorat, la facilitation, la médiation, les discussions en milieu de travail et les ateliers.

L’audit a permis de constater que les conseillers en relations de travail et les intervenants du SGIC possèdent toutes les compétences requises pour exercer leurs responsabilités. Cependant, selon les entrevues effectuées au cours de l’audit, l’exigence que les employés s’adressent aux conseillers en relations de travail pour lancer le processus formel de traitement des plaintes de harcèlement a eu une incidence sur leur perception quant à la neutralité de ce processus. Les entrevues effectuées au cours de l’audit ont indiqué que de nombreux employés préfèrent déposer un grief par l’intermédiaire de leurs agents négociateurs respectifs plutôt que d’avoir recours aux processus formels et informels de traitement des plaintes et de résolution du ministère. Cette préférence s’explique par le fait que les employés ont une plus grande confiance envers le processus de grief pour répondre à leurs besoins et préoccupations.

L’audit a permis de constater que la direction restructure actuellement la Division de la gestion du milieu de travail et mieux-être afin de séparer la fonction de coordination du processus formel de traitement des plaintes de harcèlement de la fonction de relations de travail.

Conformité avec la politique du SCT

Il est essentiel que le ministère ait mis en place un ensemble récent, solide et exhaustif de politiques, de lignes directrices et de procédures conformes aux instruments de politique du SCT afin d’orienter ses initiatives visant à favoriser un milieu de travail respectueux et de traiter les cas de harcèlement. L’audit a permis de constater l’absence de politique ministérielle en matière de prévention et de résolution du harcèlement. Au lieu de cela, le ministère a adopté la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du SCT, qui fournit une vaste orientation pour l’ensemble de la fonction publique. La Politique du SCT stipule que celle-ci « [...] vise à donner suffisamment de flexibilité pour permettre d’adapter les mécanismes et pratiques à la culture et aux besoins opérationnels propres à chaque organisme. Les exigences et attentes minimales pour tous les organismes sont énoncées dans la présente politique et la directive connexe ».

L’audit a permis de constater que le ministère a établi des processus de prévention et résolution du harcèlement conformes à la Politique du SCT. Cela inclut :

  • la nomination d’un coordonnateur chargé de la prévention et de la résolution du harcèlement;
  • la mise en place d’activités de prévention pour favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement;
  • l’optimisation de l’utilisation des processus informels de résolution;
  • la consultation régulière des agents négociateurs, des intervenants du SGIC et autres intervenants.

Concernant l’exigence du SCT en matière de surveillance, le ministère a mis en place des mécanismes clés comme le Rapport d’activité et de statistiques du SGIC, préparé chaque année par le BRID. Ce rapport comporte des renseignements comme le nombre de clients servis, les conflits cernés (p. ex., harcèlement, conflits interpersonnels, discrimination, etc.), le nombre total d’heures d’intervention par type de services et les résultats à la suite de la méditation ou des discussions engagées. Cependant, à ce jour, ce rapport n’est pas transmis ou présenté à la haute direction. La directrice de la Division de la gestion du milieu de travail et mieux-être informe le sous-ministre, par un compte rendu verbal, tous les trimestres. Ce compte rendu comprend une variété de sujets liés aux ressources humaines, notamment des détails concernant des plaintes précises de harcèlement et des décisions et initiatives de résolutions connexes. Cependant, aucun résumé normalisé des plaintes formelles de harcèlement déposées, des décisions et des mesures prises n’est présenté à la haute direction.  

Des renseignements supplémentaires comme la production d’analyses des tendances issues des renseignements recueillis dans le cadre du Programme de rétroaction au départ de l’employé (PRDE) seraient bénéfiques à la haute direction pour l’aider dans sa prise de décisions. Ce programme permet d’obtenir des renseignements sur l’opinion des employés, leur expérience professionnelle et les facteurs qui ont influencé leur décision de quitter l’organisme. Pendant les entrevues réalisées au cours de l’audit, de nombreux employés ont indiqué qu’ils envisageraient de quitter le ministère s’ils étaient victimes de harcèlement, au lieu de déposer une plainte formelle ou un grief. Par conséquent, le PRDE peut contenir des renseignements précieux qui pourraient permettre de cerner des tendances et des problèmes touchant la qualité du milieu de travail et le bien-être des employés. Cependant, l’audit a permis de constater qu’il existe un manque de clarté concernant la propriété des données du programme et les personnes à qui celles-ci doivent être transmises.   

Des rapports périodiques comprenant des renseignements comme le rapport d’activités du SGIC, un résumé des plaintes de harcèlement et une analyse des tendances issue des données du PRDE pourraient aider la haute direction à prendre des décisions éclairées. De plus, ces rapports pourraient fournir un aperçu du milieu de travail et permettre au ministère de s’assurer qu’il est en conformité avec la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du SCT.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Le manque de sollicitation des comités ministériels concernant la prévention du harcèlement limite la capacité du ministère à renforcer efficacement la sensibilisation au sein de l’organisme. De plus, l’absence d’un suivi et de rapports adéquats sur le rendement réduit la capacité de la haute direction à prendre des décisions éclairées.

RECOMMANDATIONS

  1. Il est recommandé que la sous-ministre adjointe du secteur de la gestion et des services intégrés (SMA SGSI), en collaboration avec le président du Comité consultatif sur les valeurs et l’éthique (CCVÉ), intègre officiellement la fonction de promotion d’un milieu de travail respectueux et la sensibilisation à la prévention du harcèlement au mandat du Comité.
     
  2. Il est recommandé que la SMA SGSI distingue officiellement la fonction de coordination du processus de traitement des plaintes de harcèlement de la fonction des relations de travail afin de renforcer la neutralité du processus.
     
  3. Il est recommandé que la SMA SGSI établisse des rapports périodiques destinés à la haute direction sur la prévention et la résolution du harcèlement, notamment les mesures de rendement et les initiatives et activités en cours.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 1 :

Les révisions du mandat du Comité consultatif sur les valeurs et l’éthique (CCVE) visant à intégrer la promotion d’un milieu de travail respectueux et de la prévention du harcèlement et la sensibilisation à ces sujets seront proposées lors de la réunion cet automne.

Échéancier : Octobre 2016

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 2 :

Une nouvelle structure a été mise en place au sein de la Division de la gestion et du bien-être en milieu de travail (DGBEMT) pour distinguer la fonction de relations de travail de celle de la coordination du processus de traitement des plaintes de harcèlement. La communication destinée aux employés concernant le processus de traitement des plaintes de harcèlement, les ressources mises à disposition, notamment les coordonnées, sera diffusée au sein de l’organisation.

Échéancier : Septembre 2016

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 3 :

La DGBEMT fournira au CCVE des rapports sur les mesures de rendement des programmes de prévention et de résolution du harcèlement et les initiatives et activités en cours.

Les séances d’information seront maintenues tous les trimestres avec le SM et porteront sur les données précises liées à des affaires de harcèlement.

Échéancier : Octobre 2016

La DGBEMT publiera son premier tableau de bord statistique trimestriel dans La Source. Ce tableau inclura les données proactives divulguées dans le cadre des plaintes de harcèlement.

Échéancier : Avril 2017

PRÉVENTION ET RÉSOLUTION

Constatation générale

RNCan a mis en œuvre des stratégies et des outils de prévention du harcèlement, avec le soutien et l’engagement de la haute direction. De plus, un processus adéquat et confidentiel de résolution a été mis en œuvre.

Le ministère a adopté les instruments de politique du SCT et a proposé une formation à ses employés. Cependant, l’audit a permis de constater que les employés ne connaissaient pas clairement la définition du harcèlement et les ressources mises à disposition, notamment le processus formel de traitement des plaintes et ses résultats possibles. L’audit a permis de constater que l’orientation fournie par RNCan à ses employés était limitée en ce qui a trait à la définition du harcèlement en vertu des instruments de politiques applicables, et au processus formel de traitement des plaintes de harcèlement, notamment l’éventail des résultats possibles, qui permettraient aux plaignants et aux mis en cause d’être mieux informés. De plus, il n’a pas été établi clairement si la formation sur la sensibilisation au harcèlement était obligatoire ou optionnelle. En outre, des exercices de rétroaction ascendante ont été considérés comme étant des outils qui pourraient aider les gestionnaires à cerner les compétences nécessaires pour exercer de manière adéquate leurs responsabilités de supervision.

Bien que certains secteurs organisent des activités qui leur sont propres pour sensibiliser les employés à la prévention du harcèlement ou encourager un comportement respectueux, il n’existe pas d’approche mise en place à l’échelle du ministère visant à assurer qu’un message cohérent est véhiculé. L’audit a également permis de constater qu’aucun mécanisme n’est mis en place pour permettre à la haute direction des secteurs de définir et de diffuser les pratiques exemplaires existantes concernant les initiatives de prévention du harcèlement.

Observations pertinentes

L’éducation est un élément clé pour maintenir un milieu de travail exempt de harcèlement. Les employés doivent avoir eu l’occasion de se renseigner sur les stratégies de prévention du harcèlement, le processus de traitement des plaintes de harcèlement et doivent savoir que la direction encourage activement un milieu de travail exempt de harcèlement en faisant la promotion d’un comportement respectueux en milieu de travail. De plus, l’audit visait également à déterminer: si les gestionnaires sont bien formés et équipés pour détecter et traiter les cas de harcèlement en milieu de travail; s’il existe des voies de communication confidentielles permettant aux personnes de signaler des problèmes; et si un processus de résolution du harcèlement confidentiel, adéquat et opportun est mis en place.

Sensibilisation générale

La Division de la gestion du milieu de travail et mieux-être est chargée de proposer une séance obligatoire de sensibilisation au harcèlement à tous les employés du ministère. La formation est assurée tout au long de l’année au moyen de séances destinées exclusivement aux employés ou aux gestionnaires, éliminant ainsi le rapport hiérarchique et facilitant des discussions plus ouvertes sur les conflits au sein des unités de travail. L’objectif des séances de sensibilisation est de définir le harcèlement en vertu des instruments de politique applicables, de connaitre les ressources mises à disposition et de mettre en lumière le processus formel de traitement des plaintes. Cette stratégie offre au ministère une approche exhaustive visant à promouvoir la sensibilisation au harcèlement, tout en favorisant l’établissement d’un milieu ouvert au sein duquel les préoccupations et problèmes peuvent être discutés.

L’audit a permis de constater que les séances de sensibilisation étaient proposées régulièrement au cours de la période de l’audit. Il n’a pas été établi clairement si ces séances étaient obligatoires ou optionnelles. De plus, selon les résultats des entrevues réalisées auprès des employés à tous les échelons, la moitié des répondants avaient participé à une séance de sensibilisation au harcèlement au cours de sa carrière à RNCan. Cependant, les personnes ayant déjà participé à ces séances ont indiqué qu’elles ne se souvenaient pas du contenu principal, notamment la définition du harcèlement ou les ressources mises à disposition au sein du ministère pour les employés victimes de harcèlement.

Afin de régler ce problème, la Division de la gestion du milieu de travail et mieux-être envisage de profiter d’un cours en ligne proposé par l’École de la fonction publique du Canada et de le rendre obligatoire. Ce cours en ligne devrait permettre aux employés de la Division d’assurer un meilleur suivi de la participation tout en s’assurant que le contenu proposé aux participants est cohérent. Cette initiative doit encore être formellement mise en œuvre et communiquée.

De plus, l’audit a permis de constater qu’un grand nombre de renseignements sur le harcèlement était mis à la disposition des employés sur le site intranet du ministère. Cela comprend notamment la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du SCT et le document « Favoriser un milieu de travail respectueux - Guide de ressources pour employé de RNCan », qui indique les ressources mises à disposition, notamment les coordonnées de la coordonnatrice chargée de la prévention et de la résolution du harcèlement, des agents négociateurs, du Bureau de règlement informel des différends et des responsables du programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF).

Favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement

La direction est une pierre angulaire pour l’établissement d’un milieu de travail qui ne tolère ni le harcèlement ni les comportements irrespectueux. L’audit a permis de constater que la haute direction de RNCan est engagée et se consacre à favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement et à promouvoir un comportement respectueux. Les résultats du SAFF 2014 ont indiqué que 80 % des répondants de RNCan estimaient que les employés étaient traités avec respect. Ces résultats étaient cohérents avec les opinions exprimées par les employés lors des entrevues réalisées au cours de l’audit.

La Division de la gestion du milieu de travail et mieux-être a récemment mis en place une Initiative ministérielle de santé mentale et de bien-être en milieu de travail. Le plan décrit les activités précises, les objectifs, les échéances et les responsabilités en matière de promotion d’un milieu de travail sain et positif au sein du ministère. Le Comité exécutif a approuvé le plan et sa mise en œuvre suit son cours. L’Équipe Changer notre organisation par le respect (COR), formée au sein du Secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR), est une autre pratique exemplaire. Comme cette initiative a pris de l’ampleur, le SPSR a invité les autres secteurs à participer aux activités de l’équipe COR afin de promouvoir et de maintenir un milieu de travail sain.

Selon les entrevues réalisées au cours de l’audit, de nombreux secteurs ont mis en œuvre leurs propres initiatives visant à traiter la question du harcèlement en milieu de travail, comme des discussions dans un « espace sûr », des dîners-conférences et des conférenciers. Une pratique exemplaire est appliquée dans le Secteur de la politique stratégique et des résultats (SPSR). Les données recueillies au moyen des récents sondages auprès des employés et des activités d’engagement ont été classées afin d’établir de grands thèmes. Ces thèmes ont alors été utilisés pour réaliser une analyse des lacunes, identifier les problèmes qui n’ont pas encore été traités par les initiatives du Secteur ou du Ministère. Le SPSR a également établi un ensemble de valeurs de base du Secteur qui sont reconnues et partagées par tous les employés grâce à des « cartes culture ». Une autre pratique exemplaire a été définie dans le Secteur des sciences de la Terre (SST) : à la suite des résultats du SAFF 2014, un groupe de travail pour l’amélioration du milieu de travail (GTAMT) a été créée afin de vérifier et de renforcer la compréhension des résultats du sondage par la direction, d’établir une priorité parmi les problèmes et de proposer des solutions à la haute direction visant à améliorer le milieu de travail.

Bien que certains secteurs organisent leurs propres activités pour la prévention du harcèlement et la promotion d’un milieu de travail respectueux, il n’existe pas d’approche cohérente au sein du ministère. Cette approche décentralisée et non coordonnée a entraîné d’importants écarts en matière de sensibilisation et d’initiatives entre les employés. En outre, l’audit a permis de constater qu’aucun mécanisme n’était mis en place pour que les secteurs définissent et échangent les pratiques exemplaires existantes en matière d’initiatives et de stratégies visant à promouvoir un milieu de travail exempt de harcèlement.

Formation des gestionnaires

Exercer les fonctions normales de direction et d’encadrement comme l’assignation des tâches et l’évaluation du rendement est une responsabilité importante des supérieurs et gestionnaires. Cependant, les approches peuvent être différentes et il est essentiel que ces derniers possèdent des compétences en communication et en gestion des ressources humaines afin d’exercer leur responsabilité de manière adéquate. Dans certains cas, lorsque le rendement est un problème et qu’un supérieur ne possède pas les compétences en communication et en gestion des ressources humaines nécessaires, l’exercice des responsabilités de supervision peut être mal interprété ou perçu comme du harcèlement. Par conséquent, il faut mettre l’accent sur la sensibilisation et s’assurer que les gestionnaires possèdent de bonnes compétences interpersonnelles et en communication et contribuent à la création d’un milieu de travail sain.

De nombreux employés interrogés dans le cadre de l’audit étaient préoccupés par le fait que les gestionnaires étaient parfois promus en fonction de leurs compétences techniques, plutôt que de leurs compétences en gestion des ressources humaines. Lors des entrevues, l’équipe de l’audit a eu l’impression que les compétences en gestion des ressources humaines nécessaires pour favoriser un milieu de travail sain n’étaient pas appliquées de façon cohérente dans l’ensemble du ministère. De même, les entrevues des gestionnaires et supérieurs réalisées au cours de l’audit ont indiqué que les participants étaient parfois réticents à exercer leurs responsabilités de gestion pour traiter les problèmes difficiles avec les employés. Cette réticence reposait sur le fait qu’ils avaient peur que les mesures de gestion soient mal interprétées par les employés et perçues comme du harcèlement, entraînant le dépôt d’une plainte formelle et une possible enquête de harcèlement en milieu de travail. Les entrevues réalisées au cours de l’audit auprès de la direction de l’ensemble du ministère ont indiqué que la majorité des dirigeants se sentaient mal équipés pour régler les problèmes de harcèlement en milieu de travail et qu’aucune formation propre à cette fonction et aux compétences nécessaires pour traiter ce sujet de façon appropriée n’avait été proposée.

Lors des entrevues, les employés ont indiqué qu’un exercice de rétroaction ascendante pourrait être bénéfique pour leurs supérieurs immédiats, car cela leur permettrait de cerner les domaines à améliorer concernant leurs compétences en communication et en gestion des ressources humaines. Les gestionnaires et directeurs ont également déclaré qu’un tel mécanisme de rétroaction serait un outil utile pour obtenir de la rétroaction sur leur style de gestion, leur permettant de cerner les possibilités d’améliorer leurs compétences et leur approche. L’audit a révélé que les employés du projet IN·spire, le carrefour d’innovation de RNCan, avaient été chargés d’élaborer un Questionnaire de rétroaction ascendante pour proposer un mécanisme honnête, confidentiel, constructif et sûr afin de fournir de la rétroaction aux gestionnaires et dirigeants. Un tel outil pourrait être bénéfique pour répondre aux préoccupations de la direction, s’il était exploité et mis en place dans l’ensemble du ministère.

Processus de résolution

Il existe trois voies de communication pour les employés qui souhaitent signaler des cas de harcèlement en milieu de travail de manière confidentielle : leur supérieur immédiat, la coordonnatrice chargée de la prévention et de la résolution du harcèlement en milieu de travail, et leur agent négociateur. L’audit a permis de constater que ces voies de communication n’avaient pas été expliquées dans l’ensemble du ministère. Selon les entrevues de l’audit, les employés connaissaient mal ces options et ils ont été nombreux à faire part de préoccupations concernant le recours à ces voies de communication. Ils ont cité plusieurs raisons, la plus fréquente étant la peur des représailles et la gestion prudente de leur carrière.

Les répondants ont également exprimé un manque de connaissances du processus de traitement des plaintes de harcèlement, notamment des possibles résultats et de la résolution de ces problèmes. Il serait bon de fournir une explication détaillée du processus, incluant les questions sur les droits de la protection des renseignements personnels pour le plaignant et la personne mise en cause et un éventail des possibles résultats. Cela aiderait les employés à gérer leurs attentes relatives au processus de traitement des plaintes.

Dans le cadre de l’audit, toutes les plaintes formelles déposées entre le 1er octobre 2012 et le 30 novembre 2015 ont été examinées. Le processus a été jugé adéquat et opportun. En règle générale, on détermine si la plainte répond à la définition du harcèlement en vertu de l’instrument politique applicable, puis la décision est communiquée au plaignant dans les deux semaines. Si la plainte répond à la définition, le processus de résolution informelle est proposé aux parties. Si l’une des deux parties refuse ce processus, ou si la résolution informelle échoue, une enquête est menée par un spécialiste externe au ministère. Les résultats de l’enquête sont présentés dans un rapport définitif destiné à l’employeur, au plaignant et au mis en cause dans une période de six mois. Au besoin, l’employeur décide d’appliquer une mesure administrative ou disciplinaire.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Une formation et une sensibilisation insuffisantes nuisent aux efforts du ministère visant à favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement. Les gestionnaires qui sont mal équipés pour cerner les cas de harcèlement en milieu de travail et y répondre sont incapables d’intervenir efficacement et de fournir à leurs employés les réponses et le soutien nécessaires lorsqu’un problème de harcèlement survient. Les malentendus concernant le processus de traitement des plaintes de harcèlement et de résolution pourraient créer de fausses attentes chez les employés et, ainsi, ébranler la confiance dans ce processus.  

RECOMMANDATIONS

  1. Il est recommandé que le directeur général et dirigeant principal des ressources humaines, en consultation avec le Comité consultatif sur les valeurs et l’éthique, s’assure que des directives sur les procédures et processus de prévention et de résolution du harcèlement soient établies et communiquées à tous les employés de RNCan.

  2. Il est recommandé que la sous-ministre adjointe du secteur de la gestion et des services intégrés (SMA SGSI), en collaboration avec le directeur général et dirigeant principal des ressources humaines :
    1. renforce la sensibilisation sur la définition du harcèlement en vertu des instruments de politique applicables, le processus formel de traitement des plaintes et les possibles résultats, et les ressources mises à la disposition des employés et de la direction, en profitant des cours et programmes de formation existants et en mettant en évidence les renseignements connexes sur le site intranet du ministère et sur les autres réseaux de communication;

    2. fasse la promotion des outils et des ressources mis à disposition pour aider les gestionnaires à renforcer leurs compétences en matière de gestion des ressources humaines et d’engagement; cela peut comprendre les mécanismes de rétroaction ascendante, la rétroaction tous azimuts et les activités d’apprentissage.

  3. Il est recommandé que la SMA SGSI, en collaboration avec le président du Comité consultatif sur les valeurs et l’éthique (CCVE), profite du CCVE pour définir et diffuser les pratiques exemplaires à tous les secteurs, notamment les outils et stratégies de communication existants visant à promouvoir la sensibilisation à la prévention et la résolution du harcèlement au sein de RNCan.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 4 :

Un plan de communication sera approuvé par le CCVE avant d’être mis en œuvre.

Échéancier : Janvier 2017

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 5 :

  1. Cela fera partie du plan de communication (consulter l’élément 4 de la partie « Réponse et plan d’action de la direction »).

  2. Cela fera partie du plan de communication (consulter l’élément 4 de la partie « Réponse et plan d’action de la direction »).

La Division de la gestion et du bien-être en milieu de travail définira les outils et les ressources mis à disposition pour aider les gestionnaires à renforcer les compétences en matière de gestion des ressources humaines et d’engagement des employés, et en fera la promotion. Les outils et ressources seront publiés sur le site intranet de Valeurs et éthique. Ce travail visera un engagement soutenu de la part de la direction à tous les niveaux au moyen d’activités d’engagement sur divers sujets, de stratégies particulières entreprises pour développer les compétences et répondre à la grande diversité des collaboratrices et collaborateurs sains sur le lieu de travail (respect, santé mentale, gestion de talents, gestion du rendement, harcèlement).

Échéancier : Avril 2017

Une trousse d’outils destinée aux gestionnaires sur la prévention du harcèlement sera élaborée et communiquée.

Échéancier : Avril 2017

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 6 :

Dans le cadre du mandat révisé du CCVE (consulter l’élément 1 de la partie « Réponse et plan d’action de la direction »), les membres auront pour mandat de promouvoir la sensibilisation au sein de leurs secteurs respectifs.

Échéancier : Décembre 2016

Les membres du CCVE devront faire un rapport sur les initiatives de prévention du harcèlement et de promotion de la résolution prises dans leurs secteurs.

Échéancier : Avril 2017

APPENDIX A – AUDIT CRITERIA

Les critères ont été élaborés principalement à partir des principaux éléments de contrôle définis dans le document Contrôles de gestion de base du Secrétariat du Conseil du Trésor et les politiques, procédures et directives pertinentes connexes. Les critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit.

L’objectif du présent audit était de fournir une assurance raisonnable que RNCan avait établi des procédures et processus visant à encourager la mise en place d’un milieu de travail exempt de harcèlement, conformément aux politiques et directives du gouvernement du Canada.

L’audit s’est effectué en fonction des critères suivants :

Sous-objectifs de l’audit Critères d’audit
Sous-objectif 1 :
Déterminer si une structure de gouvernance adéquate pour favoriser un milieu travail exempt de harcèlement a été établie.
1.1 Les rôles, responsabilités et obligations de rendre des comptes en matière de prévention et de résolution du harcèlement sont bien documentés, communiqués et compris.
1.2 Les politiques et procédures de prévention et résolution du harcèlement sont bien définies et documentées.
1.3 Les initiatives de prévention du harcèlement et les processus de résolution du harcèlement sont gérés conformément à la législation applicable et aux instruments de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Sous-objectif 2 :
Déterminer si des stratégies et outils de prévention adéquats sont mis en œuvre et si une communication claire est établie à ce sujet.
2.1 Les employés ont eu l’occasion de se renseigner sur les stratégies de prévention du harcèlement, le processus de traitement des plaintes de harcèlement et leur droit à un milieu de travail exempt de harcèlement.
2.2 La direction encourage activement un milieu de travail exempt de harcèlement au moyen d’activités de prévention et de l’encouragement d’un comportement respectueux.
2.3 La direction surveille le harcèlement en milieu de travail et s’assure que les résultats sont formellement et régulièrement signalés à la haute direction.
Sous-objectif 3 :
Déterminer si des processus et outils de résolution confidentiels et adéquats ont été mis en œuvre.
3.1 Il existe des voies de communication confidentielles permettant aux personnes de signaler des cas de harcèlement en milieu de travail.
3.2 Les gestionnaires sont bien formés et équipés pour détecter et traiter les cas de harcèlement en milieu de travail.
3.3 Un processus de résolution du harcèlement confidentiel, adéquat et opportun est mis en place.
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