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La gestion du retour dans le milieu de travail

Les principes les plus importants à considérer dans ce processus sont que :

  • la santé et la sécurité des employés sont au cœur de notre stratégie;
  • on examinera la situation personnelle des employés afin de répondre aux besoins des individus et des familles;
  • le Ministère fera montre de transparence dans ses décisions et dans la façon dont les employés et les gestionnaires sont préparés à retourner dans le milieu de travail.

Lors de vos discussions avec votre personnel, accordez la plus grande importance à ces principes qui devront constituer le fondement de vos décisions à titre de gestionnaire.

En savoir plus :

Assurer la santé et la sécurité des employés

Lors de votre retour sur votre lieu de travail, vous et vos employés pourrez remarquer que de nombreux changements ont eu lieu dans nos installations. Nos experts en santé et sécurité au travail et nos spécialistes des installations ont soigneusement élaboré et mis en œuvre des mesures visant à protéger le personnel dans les bureaux, comme la limitation de l'occupation des pièces, l'installation de stations de désinfection des mains et l'augmentation de la ventilation des systèmes CVCA.

Avant de réintégrer les lieux… vous devrez vous assurer que vous-même ainsi que vos employés prendrez le temps de vous familiariser avec les outils, les conseils et la formation mis en place. Le jour venu, nous comptons sur vous pour réitérer l’importance de respecter les pratiques sanitaires telles que le fait de garder une distance de deux mètres, le port du masque non médical et de se laver les mains régulièrement.

Pour plus de conseils, veuillez consulter le guide de RNCan sur la COVID-19.

Tenir compte de la situation personnelle des employés

Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles un employé pourrait souhaiter continuer de travailler à distance ou choisir un équilibre entre le travail à distance et le travail au bureau.. Il se peut que les écoles et les garderies restent fermées et que les parents soient forcés de rester à la maison pour s’occuper des enfants. Par ailleurs, certains employés pourraient être atteints de maladies qui les mettent davantage à risque alors que d’autres pourraient ne pas vouloir retourner au bureau parce qu’ils dépendent du transport en commun.

Tenter d'être aussi flexible que possible par rapport aux besoins de vos employés

Faire montre de flexibilité signifie offrir des conditions optimales à une personne pour lui permettre d’exceller le plus possible. Cela implique non pas un traitement égal (identique) mais un traitement équitable (juste). RNCan s’attend à ce que les gestionnaires et les employés prennent part à des discussions de bonne foi et évaluent chaque situation au cas par cas.

Voici quelques exemples de situations possibles :

  • Première situation – Un employé qui doit être présent pour les enfants mais qui a du soutien minimal à la maison

    Marc, votre employé, est analyste subalterne des politiques. Son travail consiste essentiellement à analyser des informations et à formuler des recommandations en s’appuyant sur les politiques et les recherches. Son partenaire œuvre dans le système de santé et travaille de nuit, retournant chaque jour à la maison à 9 h 00.  h chaque matin. Ils ont deux enfants âgés de 2 et 8 ans et l’aîné a du travail scolaire à faire durant la journée.

    Marc a beaucoup de difficulté à demeurer productif. Même lorsque que son partenaire revient à la maison, elle doit dormir et Marc doit être présent pour les enfants.

    Que pouvez-vous faire?

    1. Marc pourrait-il modifier son horaire? Pourrait-il commencer sa journée en après-midi et terminer plus tard en soirée?
    2. Marc pourrait-il travailler selon un horaire intermittent? Serait-il en mesure de travailler quelques heures tôt le matin, quelques heures de plus en après-midi pendant que les enfants font la sieste ou leur travail scolaire et, enfin, travailler quelques heures de plus en soirée?
    3. En tenant compte des points 1 et 2 précédents, se pourrait-il qu’un horaire réduit soit la seule option viable? Il est très difficile de travailler tout en s’occupant des enfants et il est normal que Marc accorde la priorité à ses responsabilités de père. Bien que son gestionnaire ait un pouvoir discrétionnaire en la matière, Marc pourrait prendre un congé spécial (code 699_soins familiaux) le reste de la semaine lorsqu’il n’est pas en mesure de travailler.
    4. Marc est-il même en mesure de travailler et se pourrait-il que les discussions n’aient pas permis de trouver quelque arrangement possible que ce soit? Si Marc n’est pas en mesure de travailler, il peut recourir au congé spécial (code 699_ soins familiaux)
  • Deuxième situation – Une employée avec des problèmes de santé pendant le travail à maison

    Geneviève est gestionnaire. Elle souffre de douleurs chroniques au dos et au cou et son poste de travail dans son lieu de travail est muni d’une panoplie de fonctionnalités ergonomiques. Après deux semaines de travail à distance, Geneviève a commencé à ressentir beaucoup de douleur et a été contrainte à prendre quelques journées de congé de maladie. Elle ignore si elle pourra continuer à travailler.

    Que pouvez-vous faire?

    1. Sa situation satisfait-elle aux critères pour l’acquisition d’équipements ergonomiques? Le cas échéant, consultez l’équipe du Centre d’accessibilité de la technologie (CAT) de RNCan pour déterminer le meilleur équipement à acheter.
    2. Si sa situation ne répond pas aux critères pour l’acquisition d’équipements ergonomiques, suggérez-lui de prendre rendez-vous avec un employé du CAT pour discuter des différentes façons d’utiliser son équipement personnel qui pourraient mieux lui convenir.
    3. Si le travail à temps plein lui cause de la douleur, Geneviève pourrait envisager d’adopter un horaire de travail réduit en ayant recours à un congé spécial (code 699_technologie) pour les heures qu’elle ne peut travailler. En votre qualité de gestionnaire de Geneviève, vous devriez discuter avec elle de la possibilité d’adopter un horaire de travail réduit.
    4. Si elle ne peut pas du tout travailler, elle peut recourir au congé spécial (code 699_technologie).

En discutant avec vos employés, votre rôle de gestionnaire est de vraiment comprendre comment la situation personnelle de l’employé peut nuire à son rendement. Il se peut que vous deviez ajuster vos attentes et vous assurer que votre employé ne se sente pas coupable de ne pas être pleinement productif en raison de circonstances hors de son contrôle et qu’une situation qui mettrait sa santé physique et mentale à risque n’est pas créée.

Maintenant plus que jamais, les gestionnaires doivent faire preuve de souplesse et de compréhension. Lorsque vous discutez avec vos employés, assurez-vous d’être vraiment à l’écoute : essayez de comprendre leurs préoccupations et abstenez-vous de juger.

Il importe de noter que les conseils que nous recevons des organismes centraux changent en même temps que la situation se poursuit et évolue. Vous devez donc consulter le guide des gestionnaires de façon régulière et porter attention aux courriels pour vous assurer d’être au fait des plus récentes directives.

Guide de discussion sur les situations personnelles

Il est important de reconnaître que les employés peuvent avoir des obligations familiales ou une situation personnelle qui pourraient nuire à leur capacité de retourner dans le milieu de travail. Votre rôle de gestionnaire consiste à discuter avec chacun de vos employés de leur situation personnelle.

Il est également impératif de rester transparent dans les discussions avec vos employés à tout moment et de les soutenir en toute conscience en tenant compte de tous les facteurs qui affectent la situation.

L’arbre de décision ci-dessous est conçu comme un guide et illustre les considérations dont vous devriez tenir compte et les avenues possibles. Il peut également vous aider à cerner certains aspects préoccupants. Au besoin, veuillez communiquer avec l’équipe des relations de travail pour de plus amples conseils et orientations.

  • Version texte

    Commencez par la question « Présentez-vous des symptômes de la COVID-19? »

    Si oui, travaillez à distance si vous êtes en mesure de le faire.

    Sinon, avez-vous des affections sous-jacentes?

    Si oui, travaillez à distance si possible.

    Si vous n’avez pas de conditions sous-jacentes, vivez-vous avec quelqu’un ou êtes-vous responsable des soins d’une personne qui a une affection sous-jacente?

    Si oui, travaillez à distance si possible.

    Si vous ne vivez pas avec quelqu’un ou êtes responsable des soins d’une personne qui a une affection sous-jacente, avez-vous des enfants?

    Sinon, le transport en commun est-il votre seule option pour vous rendre au travail?

    Si oui, travaillez à distance si possible.

    Si vous avez des enfants, devez-vous demeurer à la maison pour en prendre soin?

    Si oui, travaillez à distance si possible.

    Si vous n’avez pas d’enfants, le transport en commun est-il votre seule option pour vous rendre au travail?

    Sinon, exercez-vous des fonctions essentielles?

    Sinon, travaillez à distance si possible.

    Si oui, êtes-vous en mesure d’exercer vos fonctions à distance?

    Si oui, travaillez à distance.

    Sinon, des mesures ont-elles été mises en place dans le milieu de travail pour assurer la santé et la sécurité?

    Celles-ci comprennent :

    - Des protocoles de nettoyage améliorés

    - Des mesures de distanciation physique (équipe partielle sur place, protocoles pour les réunions)

    - De l’équipement de protection individuel

    - Des mesures de surveillance de la santé

    Si ces mesures ont été mises en place, vous pouvez travailler au bureau tant que vous respectiez toutes les mesures prises pour assurer la santé et la sécurité et si vous consentez à vous isoler dans le cas où vous-même ou une personne avec qui vous êtes entré en contact présentez des symptômes de la COVID-19.

    Sinon, discutez des « Autres congés payés » (code 699).

Gérer à distance et établir les attentes

Nous travaillons à distance depuis plus d’un an maintenant et il se peut que certains de vos employés fonctionnent plutôt bien dans ce nouvel environnement alors que d’autres continuent d’éprouver des difficultés. La première chose à faire pour résoudre ce problème est d’identifier les difficultés rencontrées par l’employé.

Voici certaines des raisons qui peuvent rendre difficile de travailler à distance que ce soit à temps plein ou à temps partiel :

  • Ils ont de jeunes enfants à la maison
  • Leur environnement de travail à la maison n’est pas optimal :
  • Ils ont un mauvais service Internet qui affecte leur connectivité.
  • Ils prennent soin d’un parent ou d’un autre membre de leur famille
  • Leur santé mentale est affectée par la pandémie et l’isolement
  • Ils ne savent pas ce qu’ils doivent faire parce que les priorités et les objectifs de travail ne sont pas clairement définis
  • Ou encore il peut s’agir d’un problème de rendement

Quel est votre rôle?

Votre rôle, comme gestionnaire, est de faire preuve de flexibilité lorsque vos employés sont incapables de travailler pour des raisons liées à la pandémie, et de gérer leur rendement.

Si la productivité d’un de vos employés est affectée par quelque chose hors de son contrôle, vous pouvez ajuster vos attentes en conséquence, discuter de la possibilité d’adopter un horaire flexible ou encore recourir au code de congé 699 au besoin. Veuillez consulter la section Tenir compte de la situation personnelle des employés pour plus de précisions.

Si un employé ne travaille pas de façon sérieuse, parlez-lui en – précisez vos attentes et les échéanciers. Même si certains de vos employés pourraient être appelés à retourner dans le milieu de travail à un moment donné, toute l’équipe ne retournera pas en même temps. Vous pourriez devoir agir comme gestionnaire à distance pendant une période prolongée.

Comment faciliter la gestion à distance pour tous

Un certain nombre de choses pourraient faciliter la gestion du rendement à distance (tout en étant également applicables dans le cadre de rencontres en personne) :

  • Précisez les exigences de travail et les produits livrables
    • Définissez clairement les jalons et les échéances.
    • Fournissez des détails sur le travail à effectuer (objectif, destinataires, format, etc.).
    • Expliquez clairement les indicateurs de rendement.
  • Mettez en œuvre un plan de communication entre vous et les membres de votre équipe.
    • Dites-leur comment vous allez communiquer (Microsoft Teams, téléphone, clavardage, etc.).
    • Dites-leur quand et à quelle fréquence vous allez communiquer. Réservez du temps dans votre horaire à l’avance. Essayez de choisir des moments où vous avez plus de contrôle sur votre emploi du temps et où vous pouvez être constamment disponible (si vous devez souvent participer de façon impromptue à des discussions en fin d’après-midi, choisissez un autre moment pour tenir vos réunions avec les membres de votre équipe).
  • Partagez votre horaire de travail afin que vos employés connaissent votre disponibilité pour une séance de clavardage rapide.
  • Prévoyez à votre horaire des contacts réguliers. Ils peuvent être individuels ou avec toute l’équipe mais il est important qu’ils demeurent informels.

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