Audit sur le développement des marchés au SCF (AU1702)
Direction de l’audit
Ressources naturelles Canada
Présenté au Comité ministériel de vérification (CMV)
15 décembre 2016
TABLE DES MATIÈRES
SOMMAIRE
INTRODUCTION
Le budget 2012 a accordé 240 M$ sur cinq ans pour aider l’industrie forestière à innover, diversifier et développer des marchés. Un montant supplémentaire de 43 M$ a été mis à disposition dans le cadre du budget 2015, afin de prolonger le financement jusqu’à la fin de l’exercice financier (EF) 2017-2018. Pour mener à bien cette initiative, deux programmes du Service canadien des forêts (SCF) de Ressources naturelles Canada (RNCan) ont été sélectionnés : le Programme de développement des marchés (PDM, le Programme) et le Programme d’innovation forestière. L’audit visait le PDM.
Les objectifs du PDM sont de diversifier les marchés d’exportation des produits forestiers canadiens; promouvoir l’utilisation du bois dans la construction de bâtiments non résidentiels et de hauteur moyenne en Amérique du Nord; et faire du Canada une source privilégiée de produits forestiers durables. Le résultat escompté du Programme est d’accroître les possibilités économiques pour le secteur forestier canadien.
Le PDM aide à accroître et à diversifier les marchés pour le secteur forestier canadien en permettant aux intervenants de mener à bien des activités qui encouragent une plus grande utilisation des produits du bois canadien. Les activités, qui desservent un grand nombre d’intervenants dans les marchés outre-mer et nord-américains, comprennent des formations techniques axées sur la pratique, des démonstrations de techniques de construction à ossature en bois canadien, des stratégies de marque, de la sensibilisation, ainsi que du soutien technique visant à régler les questions de réglementation et d’accès aux marchés limitant le commerce des produits du bois canadien. Le Programme soutient également une présence de l’industrie dans les marchés clés outre-mer à Shanghai, Beijing, Tokyo, Séoul, Londres, et Toulouse. De plus, le PDM soutient la présence d’un délégué commercial au Moyen-Orient et partage les frais des activités de développement des marchés en Inde avec le gouvernement de la Colombie-Britannique. Dans le cadre du volet nord-américain du Programme, le PDM a contribué à la construction de deux grands bâtiments en bois (comptant plus de dix étages) et à la recherche connexe grâce à l’Initiative de démonstration des bâtiments en bois de grande hauteur. Le Programme soutient également le programme WoodWORKS! en offrant des activités d’éducation et de sensibilisation ainsi que du soutien technique visant à promouvoir l’utilisation du bois dans les applications non résidentielles.
Les dépenses annuelles du Programme sont passées de 19,2 M$ pour l’EF 2012-2013 à 13,5 M$ pour l’EF 2015-2016. La majorité du financement du PDM sert à allouer des ententes de contribution aux promoteurs du Programme. Les récipiendaires admissibles comprennent les associations de produits forestiers sans but lucratif, les associations de l’habitation usinée, les provinces, les sociétés d’État provinciales, et les organismes sans but lucratif engagés dans la recherche sur les produits forestiers.
L’objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable sur le caractère adéquat des processus de gestion soutenant les opérations du PDM, de façon générale, selon les modalités du Programme et conformément aux aspects pertinents de la Politique sur les paiements de transfert du SCT, de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et des exigences ministérielles pertinentes.
POINTS FORTS
En général, la direction assure une surveillance afin de permettre l’atteinte des objectifs et des priorités du PDM par l’entremise des comités d’évaluation du Programme, ainsi que du leadership de la direction et de la haute direction du Programme. Des processus de contrôle ont été mis en œuvre pour veiller au traitement uniforme et équitable des participants au Programme pour la sollicitation, l’évaluation et l’approbation des demandes de projet. Le PDM a également établi des processus normalisés pour la gestion du Programme, la mesure du rendement et la production de rapports.
DOMAINE À AMÉLIORER
Il est possible de revoir les mesures qui sont actuellement en place en ce qui concerne l’identification et la gestion des conflits d’intérêts potentiels ou perçus, de renforcer le processus de planification pour les modifications significatives aux ententes de contribution, ainsi que de simplifier et d’améliorer la mesure du rendement de la production de rapports du Programme et le suivi des normes de service. De plus, le Programme devrait collaborer avec la Direction du dirigeant principal de l’information et de la sécurité (DDPIS) afin d’assurer la conformité aux exigences de gestion de l’information et de technologie de l’information de RNCan et du gouvernement du Canada.
CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION
À mon avis, dans l’ensemble, le Programme a établi des processus de gestion afin de soutenir sa prestation. Il est possible de renforcer certains éléments des processus de planification, de suivi et de production de rapports du Programme.
ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ
Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.
Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit
15 décembre 2016
REMERCIEMENTS
L’équipe d’audit aimerait remercier les personnes qui ont participé au projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et de leurs commentaires dans le cadre du présent audit.
INTRODUCTION
Le budget 2012 a accordé 240 M$ sur cinq ans pour aider l’industrie forestière à innover, diversifier et développer des marchés. Un montant supplémentaire de 43 M$ a été mis à disposition dans le cadre du budget 2015, afin de prolonger le financement jusqu’à la fin de l’exercice financier (EF) 2017-2018. Pour mener à bien cette initiative, deux programmes du Service canadien des forêts (SCF) de Ressources naturelles Canada (RNCan) ont été sélectionnés : le Programme de développement des marchés (PDM, le Programme) et le Programme d’innovation forestière. L’audit visait le PDM.
Les objectifs du PDM sont de diversifier les marchés d’exportation des produits forestiers canadiens; promouvoir l’utilisation du bois dans la construction de bâtiments non résidentiels et de hauteur moyenne en Amérique du Nord; et faire du Canada une source privilégiée de produits forestiers durables. Le résultat escompté du Programme est d’accroître les possibilités économiques pour le secteur forestier canadien.
Le Programme comprend les deux volets suivants :
- Le volet outre-mer (environ 58 % des dépenses du PDM);
- Le volet nord-américain (environ 42 % des dépenses du PDM). Cela comprend les produits de recherche et d’information pour combler les écarts relatifs à la science et à l’information en ce qui concerne l’Entente sur la forêt boréale canadienne (EFBC) (environ 9 % des dépenses du PDM).
Le volet outre-mer du PDM vise à aider les producteurs de bois canadiens à diversifier et accroître les possibilités d’exportation pour leurs produits dans des marchés outre-mer traditionnels et émergents tels que l’Europe, le Japon, la Chine, la Corée du Sud, l’Inde et le Moyen-Orient. Les activités financées dans ce volet comprennent la provision de bureaux et de personnel à l’intérieur de ces marchés, de bâtiments prototypes, la participation à des salons professionnels, des missions promotionnelles et éducatives, ainsi qu’un soutien technique afin de résoudre les problèmes d’accès aux marchés, de code de bâtiment et de réglementation dans les marchés outre-mer.
Le volet nord-américain du PDM soutient les activités visant à sensibiliser les gens aux avantages des produits et des technologies du bois dans les applications non résidentielles telles que les écoles, les centres d’achat et les hôpitaux. Le Programme finance des initiatives visant à promouvoir l’application de produits du bois dans la construction moderne et la commercialisation de solutions innovatrices de construction à base de bois pour les structures de plus de 10 étages, afin d’accroître les marchés nord-américains.
L’EFBC, signée en 2010, a pour but de sécuriser la santé et le futur à long terme du secteur forestier canadien en trouvant un équilibre entre la responsabilité environnementale et les intérêts économiques. Le volet du PDM relatifs aux produits de recherche et d’information visant à combler les écarts liés à la science et à l’information concernant l’EFBC offre un soutien financier pour la mise en œuvre de programmes scientifiques et de sensibilisation du public à l’EFBC, et pour les travaux de recherche et de science complémentaires.
La majorité du financement du PDM est fournie par l’entremise d’ententes de contribution, avec des ententes à frais partagés qui financent jusqu’à 50 % des coûts des projets admissibles (jusqu’à 100 % pour les contributions aux études de marché, aux projets de démonstration et à l’EFBC). Les récipiendaires admissibles comprennent les associations de produits forestiers sans but lucratif, les associations de l’habitation usinée, les provinces, les sociétés d’État provinciales, et les organismes sans but lucratif engagés dans la recherche sur les produits forestiers.
Les dépenses annuelles du Programme sont passées de 19,2 M$ pour l’EF 2012-2013 à 13,5 M$ pour l’EF 2015-2016. Au cours de l’EF 2015-2016, les dépenses du PDM comprenaient 11,5 M$ en subventions et contributions. Les 2 M$ restants comprenaient le salaire et le régime de prestations aux employés (1,2 M$) et les dépenses de fonctionnement et d’entretien (0,8 M$).
BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT
L’objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable sur le caractère adéquat des processus de gestion soutenant les opérations du PDM, de façon générale, selon les modalités du Programme et conformément aux aspects pertinents de la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et des exigences ministérielles pertinentes.
Spécifiquement, l’audit a évalué si :
- des processus de gouvernance adéquats ont été établis pour le PDM;
- la conception et la prestation du PDM sont adéquates, selon les modalités du Programme, et conformément aux principaux aspects des politiques de RNCan et du SCT au sujet des paiements de transfert, et de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
- les processus de planification, de suivi et de production de rapports du PDM ont été établis et fonctionnent comme prévu afin d’éclairer la prise de décision de la haute direction.
FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT
Une approche axée sur le risque a été utilisée afin d’établir les objectifs, la portée et la démarche pour cette mission d’audit. Un sommaire des principaux risques sous-jacents pris en considération est présenté ci-dessous :
- La structure de gouvernance du PDM, incluant les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre des comptes, pourrait ne pas offrir un soutien adéquat au Programme afin d’atteindre ses objectifs;
- Des processus adéquats pourraient ne pas être en place pour soutenir la gestion des activités du Programme;
- La perception d’un manque d’impartialité et de transparence dans l’administration du Programme pourrait avoir un effet négatif sur le Programme;
- L’information nécessaire à la prise de décisions éclairées et à la production de rapports pourrait ne pas être disponible ou fournie à la haute direction de RNCan en temps opportun.
PORTÉE
L’audit visait les activités et les processus pertinents du PDM, incluant la gouvernance et la surveillance; la gestion de programme; et le suivi et la production de rapports. L’audit visait la période comprise entre le 1er janvier 2014 et le 30 septembre 2016.
L’Audit sur le développement des marchés a été approuvé par le sous-ministre dans le cadre du Plan d’audit axé sur les risques 2016-2017.
APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE
La méthodologie de l’audit était fondée sur la Politique sur la vérification interne du SCT et les normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada. Elle comprenait les éléments suivants :
- Entrevues avec des membres clés du personnel au sujet de la gestion du PDM et des activités connexes;
- Examen des principaux documents, notamment les documents des autorités du programme, les politiques, les directives, les orientations, les ententes de contribution, les renseignements sur la planification, le suivi et la production de rapports, ainsi que les données de mesure du rendement;
- Examen détaillé d’un échantillon d’ententes de contribution, incluant les processus de gestion et de gouvernance liés à ces ententes;
- Examen de l’Évaluation des accès aux marchés des produits forestiers et développement de ces marchés récemment réalisée par la Division de l’évaluation stratégique et exclusion des domaines couverts par l’Évaluation afin de minimiser la duplication des efforts, si possible, entre les fonctions d’audit et d’évaluation.
La phase d’examen de l’audit était achevée de façon substantielle en septembre 2016.
CRITÈRES
Veuillez consulter l’annexe A pour prendre connaissance des critères d’audit détaillés. Le travail d’audit sur place et la conclusion globale de l’audit sont basés sur ces critères.
CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS
GOUVERNANCE DU PROGRAMME
Constatation générale
La direction assure une surveillance afin de permettre l’atteinte des objectifs et des priorités du PDM, principalement par l’entremise des comités d’évaluation du Programme ainsi que du leadership de la direction et de la haute direction du Programme. Il est possible de préciser la durée du mandat des nominations et les exigences de déclaration des CI pour les membres externes des comités d’évaluation; et d’assurer la bonne ségrégation des rôles, conformément à la politique ministérielle sur les paiements de transfert de RNCan.
Observations pertinentes
Des processus de gouvernance efficaces permettent à la direction d’assurer une surveillance ainsi que d’atteindre les objectifs et de réaliser les priorités d’un programme. Les organismes de gouvernance assurent un leadership et une surveillance, tout en faisant le suivi de l’état global d’un programme, notamment le respect de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (SCT) et des politiques de RNCan pertinentes. Le PDM fournit principalement des fonds aux promoteurs de projet au moyen d’ententes de contribution, afin que ces promoteurs de projet exécutent le travail permettant d’atteindre les objectifs et les priorités du PDM. Le PDM a créé deux comités de gouvernance régionaux pour évaluer les demandes de projet pour l’est et l’ouest du Canada. Ces comités, qui incluent des experts en la matière, examinent les coûts et les activités des propositions et présentent ultimement leurs recommandations et leurs conseils à la direction du Programme afin qu’elle puisse choisir les activités à financer pour un exercice financier spécifique. La direction du Programme examine alors les suggestions des comités. À la suite de cet examen, la direction du Programme recommande les activités des promoteurs de projet et le financement total au sous-ministre adjoint, Service canadien des forêts (SMA SCF), qui signe la note de service à titre d’approbation. Lorsque le SMA SCF a examiné et approuvé la note de service, les ententes de contribution sont signées par un représentant détenant les pouvoirs délégués appropriés. Au besoin, les ententes de contribution sont examinées et endossées par le Centre d’expertise sur les programmes de subventions et contributions, les Services juridiques de RNCan et le Comité d’examen des paiements de transfert avant d’être approuvées.
L’audit a constaté que des membres externes, tels que des conseillers de l’industrie, des représentants d’une société d’État provinciale et des membres provinciaux faisaient partie des comités d’évaluation du Programme. Il est fréquent de voir des efforts de collaboration avec des intervenants externes dans les programmes du Ministère afin de bénéficier de l’expertise et des perspectives supplémentaires que de tels partenaires peuvent offrir. Bien qu’elles soient bénéfiques, ces activités de collaboration peuvent présenter un risque inhérent de conflits d’intérêts (CI) réels, apparents ou potentiels. Les employés de RNCan doivent procéder à une évaluation afin d’identifier les CI réels, apparents ou potentiels dans l’exercice de leurs fonctions en lien avec toute activité externe au Ministère. De plus, ils doivent accepter de se conformer aux codes de valeurs et d’éthique du secteur public et de RNCan. L’audit a toutefois noté que, bien qu’il existe une clause de CI dans leurs contrats, les membres externes de comité ne sont pas obligés de procéder à une évaluation concernant les CI et que la durée de leur mandat à titre de membres n’est pas fixe. Dans un contexte où le nombre de promoteurs de projet potentiels est limité, cette situation pourrait augmenter le risque de familiarité avec les promoteurs, et pourrait ultimement entraîner un CI potentiel, perçu ou réel. Bien que l’audit n’a pas identifié de cas précis de méfait concernant la distribution des ententes de contribution, l’audit a noté un cas où il pourrait y avoir une apparence de CI.
RNCan a une politique ministérielle sur les paiements de transfert visant à supporter le respect des politiques connexes du SCT par les programmes, et veillant à l’uniformité de la gestion des programmes de subventions et contributions à travers le Ministère. La Politique requiert la ségrégation des fonctions entre l’examen d’une demande/proposition de projet et l’approbation/la signature d’une entente de financement. Toutefois, l’audit a constaté que pour deux des 12 ententes de contribution examinées, le signataire de RNCan était également un membre du comité d’évaluation chargé de l’examen et de l’évaluation de la proposition. Cette pratique ne respecte pas la politique ministérielle sur les paiements de transfert de RNCan.
RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Des situations où il existe un CI réel ou perçu pourraient compromettre la relation entre des intervenants. De même, une ségrégation des rôles inadéquate pourrait entraîner le non-respect des politiques ministérielles par le Programme.
RECOMMANDATION
- Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Service canadien des forêts (SMA SCF) définisse formellement la durée du mandat des nominations et les exigences de déclaration de conflits d’intérêts (CI) pour les membres externes, et qu’il assure le respect de la politique ministérielle sur les paiements de transfert de RNCan en répartissant les fonctions d’examen et d’approbation.
RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION
La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 1 :
Le Programme élaborera et mettra en œuvre un mandat pour le comité d’évaluation. Celui-ci précisera la durée du mandat des nominations et les exigences de déclaration de conflits d’intérêts pour les membres externes du comité d’évaluation. Le Programme veillera également à la bonne répartition des fonctions d’examen et d’approbation.
Responsable : Directeur Général, Direction de la politique, de l’économie et de l’industrie, SCF
Échéancier : à mettre en œuvre d’ici les rencontres du Comité d’évaluation des projets 2017-2018 (janvier 2017)
PROCESSUS DE GESTION
Constatation générale
En général, des processus de gestion ont été mis en œuvre pour veiller au traitement uniforme et équitable des participants du Programme pour la sollicitation, l’évaluation et l’approbation des demandes de projet. Il est possible de renforcer les processus de planification pour les modifications significatives aux ententes de contribution; et de consulter la DDPIS pour obtenir des directives concernant l’utilisation du système de demande en ligne partagé actuel, afin d’assurer le respect des exigences de gestion de l’information et de technologie de l’information de RNCan et du gouvernement du Canada.
Observations pertinentes
L’audit visait à déterminer si des processus de contrôle étaient en place pour veiller au traitement uniforme et équitable des participants au Programme; à ce que les renseignements fournis dans la sollicitation, l’évaluation et l’approbation des demandes de projet soient correctement protégés; et à ce que les ententes de contribution soient élaborées uniformément au moyen d’un processus adapté pour répondre aux exigences du Ministère et des récipiendaires, selon les modalités du Programme, la Politique sur les paiements de transfert du SCT, la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et les politiques ministérielles pertinentes.
Ententes de contribution et modifications
L’équipe d’audit a sélectionné et examiné 12 ententes de contribution à partir d’une population de 54 ententes, couvrant ainsi les trois exercices financiers dans la portée de l’audit, afin de déterminer si les ententes ont été administrées conformément aux principaux aspects des politiques du gouvernement du Canada. En général, il a été déterminé que le Programme a mis en œuvre des processus de gestion pour veiller au traitement uniforme et équitable des participants du Programme pour la sollicitation, l’évaluation et l’approbation des demandes de projet, selon les principaux aspects des politiques du gouvernement du Canada. Cependant, l’audit a constaté un cas où une modification significative a été apportée dans le dernier trimestre de l’exercice financier afin de financer une plus grande part des coûts d’un projet qui avait déjà été approuvé. Des demandes de renseignements plus approfondies ont révélé que le but de la modification était d’offrir un financement supplémentaire qui couvrirait une plus grande partie des dépenses engagées au départ, permettant ainsi au promoteur de projet de préserver son financement provenant d’autres sources pour des dépenses prévues au-delà de l’horizon de financement de RNCan.
La modification a été examinée et appuyée par le Centre d’expertise sur les programmes de subventions et contributions et les Services juridiques de RNCan. Bien que cette pratique soit permise dans les modalités du Programme et de la Politique sur les paiements de transfert du SCT, il aurait été préférable de définir ces besoins plus tôt dans l’exercice du Programme afin d’allouer plus de temps à l’examen des options pour l’affectation de fonds supplémentaires aux promoteurs et de consulter des experts en la matière au besoin.
Ententes de financement pluriannuelles
L’audit a constaté qu’il existe un nombre limité de promoteurs ayant participé au Programme, et que ceux-ci sont des organisations de l’industrie du bâtiment et des associations de produits forestiers. Le travail de développement des marchés est long et complexe par nature; il s’étend généralement sur plusieurs années. La conception du Programme nécessite que les participants se préparent et soumettent des propositions chaque année pour ces projets à long terme. L’audit a constaté que les échéances pour la soumission, l’examen, l’évaluation et l’approbation des projets des promoteurs ont lieu dans une période de temps comprimée. Cette situation a des répercussions administratives sur le personnel du Programme et des promoteurs de projet. L’adoption d’ententes de financement pluriannuelles pourrait, lorsqu’appropriée, offrir un certain soulagement au personnel du Programme et aux promoteurs de projet face aux répercussions de cette conformité administrative. Cette observation est cohérente avec les constatations de l’Évaluation des accès aux marchés des produits forestiers et développement de ces marchés récemment réalisée par la Division de l’évaluation stratégique.
Entente de niveau de service avec un partenaire d’exécution du Programme
La grande majorité des demandes de financement du PDM sont reçues et gérées au moyen d’un système de demande de financement en ligne. Les fonctionnalités de ce système ont été reconnues par le Ministère comme étant une pratique exemplaire pour solidifier les partenariats. Ce système est également utilisé pour gérer la production des rapports d’avancement des promoteurs dont les projets sont approuvés au cours de chaque année de financement. La responsabilité de la gestion et de l’entretien de ce système en ligne est partagée avec un partenaire de prestation du Programme depuis l’exercice financier 2009-2010. À cette époque, RNCan et le partenaire de prestation du Programme avaient retenu les services d’un fournisseur de certification externe afin d’effectuer un examen et une évaluation indépendante du système de demande de projet en ligne et de production de rapports. RNCan et le partenaire de prestation du Programme ont également signé une lettre d’entente pour officialiser leur entente concernant l’hébergement, l’entretien continu et le soutien du système en ligne. La contribution de RNCan pour les dépenses annuelles de l’entretien continu et du soutien du système de demande en ligne conjoint est couverte par une lettre d’entente séparée, qui est renouvelée chaque année.
La Direction du dirigeant principal de l’information et de la sécurité (DDPIS) au sein de RNCan est tenue d’effectuer une évaluation de la menace ainsi que des balayages de sécurité de tous les sites Web, tous les portails et toutes les applications de RNCan, notamment ceux qui sont hébergés et gérés par des fournisseurs de services externes. La DDPIS fournit des directives, du soutien et des services afin d’aider le Ministère à assumer ses responsabilités de gestion de l’information (GI) et de technologie de l’information (TI). L’équipe de l’audit s’attendait à ce que le PDM ait consulté la DDPIS avant de retenir les services d’un tiers pour l’examen du système en ligne. De plus, la DDPIS a l’expertise requise pour offrir des directives appropriées et examiner les lettres d’entente qui comprennent des volets sur la sécurité et l’entretien de la GI ou la TI. Cette pratique fournirait une plus grande assurance que de telles ententes respectent les exigences de GI ou de TI du Ministère et du gouvernement du Canada de manière adéquate et rentable. Cependant, l’audit a constaté que le PDM n’a pas consulté la DDPIS concernant l’examen du système en ligne ou les volets techniques des lettres d’entente.
RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Si les modifications significatives ne sont pas identifiées tôt dans l’exercice financier, les processus de sollicitation et de demandes de projet du Programme pourraient être affectés, ce qui pourrait ne pas accorder suffisamment de temps pour l’examen de toutes les options de financement.
Le fait de ne pas consulter la DDPIS en vue d’obtenir des directives sur les aspects techniques de GI ou de TI liés à la prestation du Programme pourrait entraîner l’utilisation de systèmes de TI qui ne satisfont pas aux exigences de GI ou de TI du Ministère et du gouvernement du Canada.
RECOMMANDATIONS
- Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Service canadien des forêts (SMA SCF) s’assure que des processus de planification et de suivi suffisants sont établis pour l’identification rapide et la gestion des modifications significatives aux ententes de contribution.
- Il est recommandé que le SMA SCF consulte la Direction du dirigeant principal de l’information et de la sécurité (DDPIS) pour obtenir des directives concernant l’utilisation du système de demande en ligne partagé actuel afin d’assurer le respect des exigences de gestion de l’information et de technologie de l’information de RNCan et du gouvernement du Canada.
RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION
La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 2 :
Le Programme élaborera des processus de planification et de suivi pour assurer l’identification rapide et la gestion des modifications significatives aux ententes de contribution.
Responsable : Directeur Général, Direction de la politique, de l’économie et de l’industrie, SCF
Échéancier : décembre 2017
La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 3 :
Le Programme consultera la DDPIS pour obtenir des directives concernant l’utilisation du système de gestion du financement en ligne.
Responsable : Directeur Général, Direction de la politique, de l’économie et de l’industrie, SCF
Échéancier : avant de signer la prochaine lettre d’entente pour l’entretien du système (juillet 2017)
PLANIFICATION, SUIVI ET PRODUCTION DE RAPPORTS DU PROGRAMME
Constatation générale
Le PDM a établi des processus pour la gestion du Programme, la mesure du rendement et la production de rapports. Il existe des opportunités de veiller à ce que les rapports du Programme soient fournis à la haute direction en temps opportun afin d’appuyer la prise de décisions éclairées; d’améliorer la fréquence de la production de rapports sur les normes de service du Programme pour la haute direction; et de renforcer et simplifier la mesure du rendement.
Observations pertinentes
Planification du Programme
L’audit visait à déterminer si le Ministère avait des contrôles efficaces et adéquats en place, incluant le suivi du rendement du Programme et la production de rapports en temps opportun pour la haute direction du Programme afin de faciliter la prise de décisions éclairées. L’équipe de l’audit a également examiné les activités du Programme afin de déterminer si elles étaient conformes aux instruments de politique pertinents du Ministère et du gouvernement du Canada.
L’audit a constaté que le PDM effectue une planification du Programme suffisante chaque année. Le personnel du Programme crée des séances d’information détaillées pour les deux volets du Programme, soit les volets outre-mer et nord-américain. Ces séances représentent une source d’information précieuse pour la haute direction quand vient le temps de prendre des décisions au sujet du financement annuel pour les candidats du Programme. Cependant, l’audit a constaté que le SMA SCF a approuvé les décisions relatives au financement annuel des participants avant de recevoir la documentation des séances d’information concernant les plans de travail annuels du Programme. La direction a avisé l’équipe de l’audit que le SMA SCF a reçu l’information nécessaire au moyen de séances d’information non officielles avant d’approuver les décisions relatives au financement annuel.
Mesure du rendement et productions de rapports du Programme
Fournir des informations fiables et précises sur le Programme à la haute direction du Programme est essentiel afin de faciliter la prise de décisions éclairées. La Politique sur les paiements de transfert du SCT exige que chaque programme de subventions et contributions conçoive un Cadre stratégique de gestion du programme (CSGP) afin de faciliter la mesure du rendement efficace de chaque programme. Ce Cadre est l’un des éléments de la Stratégie de gestion du risque du programme (SGRP). Le CSGP définit les indicateurs requis pour contrôler et mesurer le rendement d’un programme. Son but est de soutenir les gestionnaires de programme afin qu’ils contrôlent et évaluent constamment les résultats des programmes, de même que l’efficacité de leur gestion; prennent des décisions éclairées et des mesures appropriées en temps opportun selon les programmes; produisent des rapports ministériels pertinents et efficaces sur les programmes; et s’assurent que les renseignements recueillis seront appuyés et évalués de manière efficace. La Politique exige qu’une SGRP, nouvelle ou révisée, soit conçue et mise en œuvre au début de chaque cycle de financement pour tous les programmes de subventions et contributions administrés par le gouvernement fédéral.
L’équipe de l’audit a observé que le CSGP du PDM était incomplet. Le Cadre contenait 58 indicateurs de rendement; cependant, seulement trois de ces indicateurs comprenaient une cible de rendement afin d’évaluer le rendement réel du Programme. L’audit a également constaté que les 58 mesures de rendement dépassaient largement le nombre de mesures employées par d’autres programmes dans le Ministère, et que des améliorations étaient nécessaires pour l’utilisation du CSGP. Bien que des données sur le rendement aient été recueillies auprès des promoteurs de projet dans le système en ligne, ces données n’étaient pas toujours alignées avec le CSGP. De plus, il n’y avait pas d’évidence que les données sur le rendement recueillies auprès des promoteurs aient été synthétisées ou communiquées à la direction du Programme dans le but d’appuyer l’administration du Programme, conformément aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert du SCT. L’audit a noté que plusieurs autres indicateurs de rendement étaient communiqués au moyen de différents mécanismes servant une variété de besoins et d’intervenants ministériels internes. Cependant, ces indicateurs n’étaient pas alignés avec ceux des modalités du Programme et de la Stratégie de gestion du risque du Programme, ce qui représente une exigence selon la Politique sur les paiements de transfert du SCT. Lors d’audits précédents, des problèmes similaires ont été identifiés dans d’autres programmes du Ministère. Une attention supplémentaire pourrait être justifiée afin de renforcer ce domaine.
Normes de service et production de rapports du Programme
Les normes de service engagent le gouvernement du Canada à fournir des niveaux de service compréhensibles et constants aux participants et aux promoteurs de projet. Elles définissent le niveau de rendement auquel les promoteurs de programme peuvent raisonnablement s’attendre de la part des ministères fédéraux dans des circonstances normales. La Politique sur les paiements de transfert du SCT exige que les organismes fédéraux établissent des normes de service pour tous les programmes de subventions et contributions approuvés ou renouvelés après le 31 mars 2010, qu’ils soient nouveaux ou continus.
Le PDM a établi les trois normes de service suivantes :
- RNCan doit examiner les demandes reçues et informer le demandeur de la décision de financement dans les 75 jours civils suivant la réception de la demande ou suivant la date limite, selon la dernière de ces dates, 90 % du temps;
- RNCan doit avoir en sa possession l’entente ou les modifications signées dans les 75 jours civils suivant la notification de la décision de financement au demandeur, 90 % du temps;
- RNCan doit verser les paiements anticipés dans les 45 jours civils suivant la signature de l’entente de contribution ou la réception et l’approbation d’une réclamation de paiement valide, 90 % du temps.
Ces normes de service sont distribuées chaque année aux participants potentiels du Programme dans le Guide de demande du Programme qui accompagne la demande de propositions (DP).
L’audit a déterminé que le Programme n’a pas recueilli suffisamment de données précises afin de calculer et faire le suivi des trois normes de service pour deux des trois exercices financiers ayant été examinés. Dans l’exercice financier actuel, l’audit a constaté qu’un nombre suffisant de données précises sur les normes de service avaient été recueillies et mesurées, de manière appropriée. Toutefois, il n’y avait pas d’évidence que ces résultats aient été communiqués à la haute direction au moment de l’audit.
RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Il existe un risque que des décisions officielles relatives au financement du Programme soient prises sans le bénéfice de toute l’information pertinente et disponible.
Il existe un risque que l’information sur le rendement ne soit pas communiquée à la direction du Programme en temps opportun, compromettant ainsi la prestation efficace du Programme et pouvant entraîner le non-respect des instruments de politique du Ministère et du gouvernement du Canada.
RECOMMANDATION
- Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Service canadien des forêts (SMA SCF) s’assure qu’un mécanisme de production de rapports normalisé soit mis en œuvre; que la mesure du rendement du Programme soit alignée avec le Cadre de stratégie de mesure du rendement (CSMR); et que le CSMR soit simplifié pour les prochains cycles de financement du Programme.
RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION
La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 4 :
Le Programme introduira un mécanisme normalisé opportun pour présenter des rapports et des recommandations de financement à la haute direction.
Si le Programme est renouvelé au-delà de 2017-2018, le CSMR du Programme sera mis à jour et simplifié afin de renforcer la mesure du rendement du Programme. Cela comprendra l’alignement des mesures du rendement avec le CSMR, ainsi que l’élaboration d’une approche systématique afin d’assurer l’uniformité du calcul et de la comparaison par rapport aux mesures du rendement.
Responsable : Directeur Général, Direction de la politique, de l’économie et de l’industrie, SCF
Échéancier : mécanisme de production de rapports en place d’ici septembre 2017
ANNEXE A – CRITÈRES DE L’AUDIT
Les critères d’audit sont tirés de modèles de contrôle largement reconnus (p. ex., le Cadre de responsabilisation de gestion, les Critères de contrôle de l’ICCA) et de politiques, lois et règlements pertinents. Le rendement réel a été examiné par rapport aux critères d’audit, et le résultat de cet examen consiste soit en une constatation positive, ou en la description d’un domaine à améliorer.
L’objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable sur le caractère adéquat des processus de gestion soutenant les opérations du PDM, de façon générale, selon les modalités du Programme et conformément aux aspects pertinents de la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et des exigences ministérielles pertinentes.
Les critères d’audit suivants ont été utilisés pour réaliser l’audit :
| Sous-objectifs de l’audit | Critères d’audit |
|---|---|
| Sous-objectif 1: Déterminer si des processus de gouvernance adéquats ont été établis pour le PDM. |
1.1 La direction exerce une surveillance afin de permettre l’atteinte des objectifs et des priorités du Programme. |
| 1.2 Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre des comptes sont clairement définis, documentés et communiqués aux intervenants du Programme. | |
| Sous-objectif 2: Déterminer si la conception et la prestation du PDM sont adéquates, selon les modalités du Programme, et conformément aux principaux aspects des politiques de RNCan et du SCT au sujet des paiements de transfert, et de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). |
2.1 Des processus de contrôle sont en place pour veiller au traitement uniforme et équitable des participants, ainsi qu’à la protection adéquate des renseignements fournis lors de la sollicitation, l’évaluation et l’approbation des demandes de projet. |
| 2.2 Les ententes de financement sont élaborées uniformément au moyen d’un processus adapté pour répondre aux exigences clés du Ministère, du SCT et des récipiendaires. | |
| 2.3 Les ententes sont administrées selon les modalités du Programme, et conformément aux principaux aspects de la Politique sur les paiements de transfert du SCT et de la LGDP, notamment les modifications et les paiements aux promoteurs. | |
| Sous-objectif 3: Déterminer si les processus de planification, de suivi et de production de rapports du PDM ont été établis et fonctionnent comme prévu afin d’éclairer la prise de décisions de la haute direction. |
3.1 Des processus adéquats de planification, de suivi et de production de rapports sont en place pour le Programme et fonctionnent comme prévu. |
| 3.2 L’information nécessaire à la prise de décisions interne et à la production de rapports est disponible et fournie à la haute direction en temps opportun. | |
| 3.3 Des normes de service ont été élaborées et mises en œuvre par la direction du Programme. | |
| 3.4 Des processus adéquats de mesure du rendement du Programme sont en place et fonctionnent comme prévu. |
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