Audit de la santé et la sécurité au travail (AU1609)

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

INTRODUCTION

En vertu de la loi, le gouvernement fédéral doit veiller à ce que tous les employés travaillent dans un milieu sain et sécuritaire. La partie II intitulée « Santé et sécurité au travail » du Code canadien du travail (CCT Partie II) établit le cadre législatif et souligne les rôles et responsabilités de l’employeur et des employés en ce qui concerne la santé et la sécurité au travail (SST). Le CCT Partie II exige que tous les ministères du gouvernement fédéral établissent des programmes de santé et sécurité afin d’aborder les enjeux liés au travail comme la prévention des accidents et les enquêtes sur ces accidents, ainsi que l’élimination et la prévention des risques. Le CCT est appuyé en outre par le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, la directive du Conseil national mixte sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que les politiques ministérielles et les procédures opérationnelles normalisées, lesquelles prévoient des obligations professionnelles précises. L’établissement de comités et représentants en SST et la prestation de formation sont également des exigences fondamentales.

Le mandat de Ressources naturelles Canada (RNCan) exige que les employés participent à une grande variété d’activités qui peuvent entraîner des risques éventuels sur la santé et la sécurité. La Politique ministérielle de santé et sécurité au travail de RNCan souligne que la santé et la sécurité des employés sont d’une très grande importance et stipule que RNCan s’engage à fournir un environnement de travail sain et sécuritaire à tous ses employés. Cette politique intègre également les directives, les politiques et les procédures liées à la SST dans la planification globale des activités de RNCan.

RNCan effectue des recherches liées aux secteurs des ressources naturelles du Canada dans plusieurs bureaux régionaux à travers le pays. Les employés accomplissent leurs tâches dans différents types d’environnement de travail : des laboratoires, sur le terrain, des bureaux et des entrepôts afin d’entreposer de l’équipement spécialisé. Les environnements de laboratoire et sur le terrain varient en termes des activités effectuées selon la nature du laboratoire et les programmes financés. Ces environnements de travail pourraient éventuellement exposer les employés à, par exemple, des produits chimiques, des rayonnements, des outils et de l’équipement tranchants, des animaux sauvages, des conditions météorologiques difficiles, des explosifs, et des matières combustibles et corrosives. Les environnements de travail en laboratoire et sur le terrain possèdent donc des risques inhérents pour la santé et la sécurité supérieurs à ceux d’un environnement de travail dans un bureau.

La Politique ministérielle de santé et sécurité au travail reconnaît que les employeurs et les employés ont des rôles et responsabilités conjoints afin d’établir et maintenir un environnement de travail sain et sécuritaire, et qu’ils sont responsables de s’acquitter de responsabilités définies en matière de santé et sécurité. Le Bureau ministériel de la santé et de la sécurité au travail (BMSST) au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) est le chef fonctionnel du programme de SST du Ministère, tandis que les secteurs établissent l’orientation et offrent un soutien aux gestionnaires, aux divers comités de SST et aux groupes de travail afin d’élaborer et fournir des programmes et activités liés à la SST pour répondre aux exigences particulières dans leurs domaines de responsabilité.

L’objectif de l’audit était d’évaluer l’efficacité du programme de la santé et la sécurité au travail de RNCan. L’audit de la santé et la sécurité au travail à RNCan a été inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques pour 2015-2016 en tenant compte des risques inhérents pour la santé et la sécurité des employés travaillant dans des laboratoires spécialisés et sur le terrain. Le Plan de vérification axé sur les risques a été approuvé par le sous-ministre le 12 mars 2015.

POINTS FORTS

Dans l’ensemble, l’audit a révélé que le Ministère possède la structure de gouvernance pour soutenir l’administration des activités liées à la SST. Les secteurs et les bureaux régionaux ont établi de solides systèmes de responsabilité internes qui mettent l’accent sur l’implication des employés grâce à la mise en œuvre de comités de SST, des formations, des procédures de prévention des risques, et des directives et outils connexes sur la santé et la sécurité des employés au travail.

DOMAINES À AMÉLIORER

L’audit a identifié des occasions d’améliorer l’encadrement global et la coordination du programme de SST afin d’assurer la mise en œuvre efficace et uniforme de programmes de prévention des risques, ainsi qu’une surveillance et un signalement centralisés des activités liées à la SST par le BMSST. De plus, des occasions ont été identifiées pour mettre à jour les politiques, les directives et les procédures ministérielles, et encourager une plus grande collaboration et un plus grand partage de renseignements et de pratiques exemplaires entre les différents comités de SST, les secteurs et les bureaux régionaux afin de réduire le chevauchement des efforts et accroître l’efficacité.    

CONCLUSION DE L'AUDIT INTERNE ET OPINION

À mon avis, en général, RNCan dispose des principaux éléments en place pour soutenir le programme de la santé et la sécurité au travail (SST), bien que le caractère décentralisé de la SST ait une incidence sur l’efficacité de la coordination centrale, ce qui entraîne des pratiques non efficientes et un dédoublement des efforts à travers le Ministère. En l’absence de coordination centrale, les secteurs ont mis en place plusieurs contrôles compensatoires, notamment : l’établissement de comités de SST; l’élaboration de formations, d’outils et d’encadrement; et la mise en œuvre de procédures de prévention des risques et des mesures liées à la santé et la sécurité au travail. De plus, l’absence de mécanismes de surveillance et de signalement centralisés limite la capacité du Ministère à identifier les lacunes qui pourraient exposer RNCan à des problèmes potentiels de non-conformité.

J’encourage le Ministère à poursuivre ses efforts afin de renforcer son programme de SST au moyen de l’élaboration et la mise en œuvre d’un système de gestion de SST, ainsi que son engagement continu envers la santé et la sécurité de son personnel, ses agents contractuels et ses visiteurs.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE

Dirigeant principal de l’audit

23 juin 2016

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit aimerait remercier les personnes qui ont participé au projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

Au cours des dix dernières années, au sein des compétences fédérales et provinciales, environ 1 000 travailleurs canadiens sont décédés chaque année en raison d’accidents du travail ou de maladies professionnelles comme une chute, un contact accidentel avec un objet tranchant, un outil ou une machine, ou heurtés accidentellement par un objet. Bien que le nombre d’accidents soit en baisse, le coût annuel des indemnisations des travailleurs canadiens blessés s’élève à plusieurs milliards de dollars.

En vertu de la loi, le gouvernement fédéral doit veiller à ce que tous les employés travaillent dans un milieu sain et sécuritaire. La partie II du Code canadien du travail (CCT Partie II) établit le cadre législatif et souligne les rôles et responsabilités de l’employeur et des employés en ce qui concerne la santé et la sécurité au travail (SST). Le CCT est appuyé en outre par un bon nombre de politiques et de procédures opérationnelles normalisées qui prévoient des obligations professionnelles précises. Le CCT Partie II exige que tous les ministères du gouvernement fédéral établissent des programmes de santé et sécurité afin d’aborder les enjeux liés au travail comme la prévention des accidents et les enquêtes sur ces accidents, ainsi que l’élimination et la prévention des risques. L’établissement de comités et représentants en SST et la prestation de formation sont également des exigences fondamentales.

Le mandat de Ressources naturelles Canada (RNCan) exige que les employés participent à une grande variété d’activités qui peuvent entraîner des risques potentiels sur la santé et la sécurité. La Politique ministérielle de santé et sécurité au travail de RNCan souligne que la santé et la sécurité des employés sont d’une très grande importance et stipule que RNCan s’engage à fournir un environnement de travail sain et sécuritaire à tous ses employés. Cette politique intègre les directives, les politiques et les procédures liées à la SST dans la planification globale des activités de RNCan.

RNCan est un ministère de taille moyenne qui emploie environ 4 200 employés (y compris des employés occasionnels et des étudiants). La majorité des employés travaillent dans la région de la capitale nationale, mais il y a également des employés qui travaillent dans diverses régions à travers le pays. La diversité des groupes professionnels employés au sein du Ministère reflète la dépendance de RNCan envers une vaste gamme de compétences en sciences, politiques, administration du programme et exploitation. Les employés de RNCan accomplissent leurs tâches dans différents types d’environnement de travail : des laboratoires, sur le terrain, des bureaux et des entrepôts afin d’entreposer de l’équipement spécialisé.

Les environnements de laboratoire et sur le terrain varient en termes des activités effectuées selon la nature du laboratoire et les programmes financés. Ces environnements de travail pourraient éventuellement exposer les employés à, par exemple, des produits chimiques, des rayonnements, des outils et de l’équipement tranchant, des animaux sauvages, des conditions météorologiques difficiles, des explosifs, et des matières combustibles et corrosives. Les environnements de travail en laboratoire et sur le terrain possèdent donc des risques inhérents pour la santé et la sécurité supérieurs à ceux d’un environnement de travail dans un bureau.

La Politique ministérielle de santé et sécurité au travail reconnaît que les employeurs et les employés ont des rôles et responsabilités conjoints afin d’établir et maintenir un environnement de travail sain et sécuritaire, et qu’ils ont la responsabilité de s’acquitter de responsabilités définies liées à la santé et la sécurité. Le Bureau ministériel de la santé et de la sécurité au travail (BMSST) au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) est le chef fonctionnel du programme ministériel de SST, alors que les secteurs établissent l’orientation et offrent un soutien aux gestionnaires, aux divers comités de SST et aux groupes de travail afin d’élaborer et fournir des programmes et activités liés à la SST pour répondre aux exigences particulières dans leurs domaines de responsabilité.

La haute direction, les gestionnaires et les superviseurs de RNCan ont des tâches et des responsabilités particulières en matière de SST, lesquelles ils doivent accomplir directement afin d’assurer la sécurité du personnel, des visiteurs et des agents contractuels dans leurs domaines de responsabilité. Les comités de SST et les coordonnateurs de SST des secteurs possèdent également des responsabilités de surveillance et de contrôle en plus de leur rôle de soutien auprès de la direction. Les employés doivent respecter les procédures de SST établies dans le milieu de travail et prendre des précautions pour aider à assurer leur propre santé et sécurité ainsi que celles de leurs collègues.

Au cours de 2014, le Secteur des sciences de la Terre et le Secteur des minéraux et des métaux ont commandé des projets de consultation afin d’examiner leurs activités actuelles et les principaux écarts en matière de SST. De plus, en février 2015, un examen complet et intégré de la gestion et du programme de SST de RNCan, à l’aide de la norme CSA Z100-06 de l’Association canadienne de normalisation (CSA), soit le Système de gestion en santé et sécurité au travail (SGSST), a été commandé par le BMSST et effectué par des conseillers externes.

L’audit de la santé et la sécurité au travail de RNCan a été inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2015-2016 en tenant compte des risques inhérents pour la santé et la sécurité des employés travaillant dans des laboratoires spécialisés et sur le terrain. Le Plan de vérification axé sur les risques a été approuvé par le sous-ministre le 12 mars 2015.

BUT ET OBJECTIFS DE L'AUDIT

L’objectif de l’audit était d’évaluer l’efficacité du programme de la santé et la sécurité au travail de RNCan.

L’audit a particulièrement évalué si :

  • un cadre de gouvernance adéquat a été établi en ce qui concerne la santé et la sécurité au travail;
  • des processus de planification opérationnelle et de gestion adéquats relatifs à la SST ont été établis;
  • un cadre de surveillance et de signalement adéquat a été établi pour s’assurer que le programme de SST est administré conformément aux obligations juridiques, qu’il permet de réagir de façon appropriée aux problèmes qui surviennent et qu’il permet de prendre des décisions.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L'AUDIT

Une approche axée sur le risque a été utilisée afin d’établir les objectifs, la portée et la démarche pour cette mission d’audit. Voici un résumé des principaux risques sous-jacents qui ont été pris en considération :

  • le cadre de gouvernance, y compris les rôles et responsabilités documentés, l’uniformité lors de la gestion des activités liées à la SST au sein du Ministère, et la promotion d’un milieu de travail sain et sécuritaire pour les employés de RNCan pourraient ne pas soutenir la prestation réussie des activités liées à la SST;
  • la formation, l’encadrement et les outils liés à la SST pourraient ne pas fournir les connaissances et les compétences requises chez les parties intéressées pour comprendre et s’acquitter de leurs responsabilités désignées en matière de SST;
  • un programme de prévention des risques pourrait ne pas être établi et surveillé pour soutenir l’identification et la gestion appropriées des risques liés à la SST;
  • la conformité aux lois fédérales, aux règlements, aux instructions et aux politiques ministérielles pourrait ne pas être surveillée pour permettre d’atténuer les incidents potentiels de blessures ou de maladies professionnelles, et soutenir une prise de décisions fondée sur des faits;
  • les incidents liés à la SST pourraient ne pas être documentés et transmis aux pouvoirs délégués en temps opportun pour s’assurer que des mesures correctives sont prises, au besoin.

PORTÉE

La portée du présent audit englobe le programme de SST de RNCan, particulièrement la gouvernance, la gestion et la surveillance des processus, ainsi que les activités de surveillance pour la période allant d’avril 2014 à février 2016. L’audit comportait également des visites de plusieurs bureaux régionaux. L’audit ne portait pas sur un examen technique de la SST (c.-à-d. la manipulation et l’entreposage des substances dangereuses, et l’inspection des outils et de l’équipement).

Étant donné qu’un audit de la sécurité physique était réalisé par la Direction de l’audit au cours de la même période, toutes les activités liées à la sécurité physique (c.-à-d. les plans d’évacuation) ont été exclues de la portée du présent audit. Nous avons coordonné nos efforts avec l’équipe d’audit de la sécurité physique afin de réduire les chevauchements dans la mesure du possible, y compris lors des entrevues, du partage des documents et de la coordination des déplacements.

APPROCHE ET MÉTHODE

L’audit a été effectué conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Il comprenait les tâches suivantes :

  • examiner les instruments de politique et les processus opérationnels pertinents;
  • examiner les principaux documents et les renseignements de base pertinents, y compris les rapports d’audit antérieurs portant sur la SST et les trois analyses d’écart de la SST entreprises par des conseillers externes;
  • réaliser des entrevues et des sondages auprès des principaux employés et des comités de SST;
  • participer aux audits pertinents menés par d’autres ministères fédéraux, et les considérer;
  • visiter des installations locales et régionales.

La phase de réalisation de cet audit a été essentiellement terminée en mars 2016.

CRITÈRES

Les critères ont été élaborés principalement à partir de la partie II du Code canadien du travail. Les critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit.

Veuillez consulter l’annexe A afin d’obtenir des détails sur les critères de l’audit.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

Structure de gouvernance et surveillance

Constatation générale

Le Ministère a établi plusieurs comités de santé et de sécurité au travail (SST) qui fournissent du leadership et démontrent clairement leur engagement à s’assurer que les employés travaillent dans un environnement sain et sécuritaire.

Avec des bureaux régionaux et des laboratoires à travers le Canada, la gestion de la santé et la sécurité à RNCan est basée sur l’encadrement central par le Bureau ministériel de la santé et de la sécurité au travail (BMSST) et la mise en œuvre décentralisée par les secteurs et les régions, ce qui entraîne une plus grande obligation de rendre compte au niveau du secteur. L’absence d’encadrement global et de coordination a entraîné des ambiguïtés au sujet des rôles du Bureau ministériel de la santé et de la sécurité au travail et des coordonnateurs de SST des secteurs et des régions, respectivement.

De plus, le caractère décentralisé de la SST a limité la capacité de RNCan de surveiller et signaler de façon efficace aux cadres supérieurs les principaux aspects du programme de SST à l’échelle du Ministère, y compris d’identifier les lacunes éventuelles qui pourraient entraîner des situations de non-conformité. Dans certains cas, le Bureau ministériel de la santé et de la sécurité au travail n’était pas au courant de certains renseignements liés aux activités de SST au sein des secteurs, y compris le signalement des incidents et la nomination de représentants en santé et en sécurité dans certains bureaux régionaux.

Observations pertinentes

Une structure de gouvernance adéquate permet à la direction de surveiller et d’atteindre les objectifs et priorités du programme. L’audit vise à déterminer : si la structure de surveillance répond aux critères du CCT Partie II et aux règlements connexes, si les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte sont clairs, et si le Bureau ministériel de la santé et de la sécurité au travail (BMSST) fournit des lignes directrices centralisées et coordonne le programme de SST. L’audit a également examiné si un cadre de surveillance et de signalement adéquat a été établi pour s’assurer que le programme de SST est administré conformément aux obligations juridiques, qu’il permet de réagir de façon appropriée aux problèmes qui surviennent, et permet de prendre des décisions.

Structure de surveillance

Le Ministère a établi les comités suivants conformément au CCT Partie II et autres lois fédérales :

  • Comité d’orientation en matière de santé et sécurité (COSS) – le comité ministériel de surveillance en matière de SST; se compose de représentants des employés et des cadres supérieurs de chaque secteur. L’objectif du comité est d’élaborer et d’aborder des questions liées aux politiques en lien avec la SST, s’assurer qu’il y a des programmes en place pour prévenir les risques, ainsi que fournir un leadership national, un encadrement stratégique, et soutenir les comités des secteurs et des régions.
  • Comité de la radioprotection – le comité ministériel de surveillance en ce qui concerne le programme de radioprotection; se compose du responsable de la radioprotection, d’un cadre supérieur du secteur et d’un responsable de la radioprotection du site. Le Comité de la radioprotection examine la création de mesures d’urgence radiologiques au sein des installations de RNCan, et donne des conseils à ce sujet, et s’occupe de la coopération et l’intégration avec d’autres programmes. RNCan effectue des travaux de recherche dans plusieurs installations utilisant de l’équipement à rayons X, des lasers ou des matières radioactives.
  • Comité local de santé et sécurité au travail – un comité établit dans chaque milieu de travail ayant plus de 20 employés; se compose de représentants des employés et des cadres supérieurs dont l’objectif est de résoudre les problèmes de sécurité dans le milieu de travail, entreprendre des procédures de travail plus sécuritaire, faire fonction de forum afin de discuter des risques et des accidents dans le milieu de travail, surveiller le milieu de travail, et, dans la mesure du possible, améliorer la santé et la sécurité de l’environnement de travail.
  • Représentants en santé et en sécurité – des employés désignés par un agent de négociation au sein de chaque milieu de travail ayant moins de 20 employés et qui ont la responsabilité d’aborder les problèmes liés à la SST.

L’audit a permis de découvrir que la structure de gouvernance du Ministère est conforme aux exigences du CCT Partie II et autres lois fédérales concernant l’établissement du COSS, du Comité de la radioprotection et des comités local de SST.

En plus des comités obligatoires décrits ci-haut, le Ministère a également établi un Groupe consultatif en matière de santé et sécurité au travail, qui se compose de tous les coordonnateurs de SST des régions et des secteurs. L’objectif de ce groupe est d’offrir un forum ministériel pour pouvoir discuter des composantes horizontales en matière de SST, partager des pratiques exemplaires, ainsi que d’élaborer des programmes, des procédures, des lignes directrices et des directives liés à la SST aux fins de recommandation à la haute direction et au COSS. Le Secteur des minéraux et des métaux, le Secteur des sciences de la Terre et le Service canadien des forêts ont également établi leurs propres comités de SST afin de fournir un forum sectoriel pour partager des renseignements et des pratiques exemplaires, souligner des problèmes sectoriels liés à la SST aux fins de discussion et de résolution, et encadrer l’élaboration de chaque programme de SST des secteurs, y compris les directives, les procédures et les lignes directrices.

Les procès-verbaux des réunions des comités et les résultats des entrevues d’audit auprès des différents comités de SST indiquent que les membres font preuve de beaucoup de dévouement et d’engagement pour aborder les problèmes de santé et de sécurité dans leur milieu de travail; par contre, la majorité des comités ne mènent pas leurs activités conformément à leur mandat ou ne remplissent pas leurs obligations légales. Par exemple, au cours de plusieurs réunions du COSS, des enjeux de santé et de sécurité non liés aux politiques étaient discutés alors qu’ils auraient dû être abordés par le comité local de SST pertinent. De plus, il a été observé que le COSS ne surveillait pas les données liées aux accidents, aux blessures, aux incidents et aux risques pour la santé, ni le fonctionnement des comités local de SST, comme l’exige le CCT Partie II; c’était plutôt les comités de SST des régions qui surveillaient les données sur les accidents et les situations dangereuses. Un autre exemple porte sur le Groupe consultatif en matière de santé et sécurité au travail, où l’examen des procès-verbaux illustre qu’il n’y avait aucun partage de pratiques exemplaires, et les problèmes relatifs à la SST provenant des secteurs et des activités opérationnelles aux fins de discussion et de résolution n’étaient pas abordés.

La collaboration et les interactions entre les divers comités sont critiques afin de partager des pratiques exemplaires et des renseignements, identifier et résoudre des problèmes, coordonner la prise de décisions, et réduire le chevauchement des efforts. L’audit démontre qu’il n’y a aucune relation d’établie entre les différents comités de SST, ce qui signifie que les comités travaillent de façon isolée. Lors des entrevues d’audit, plusieurs membres des comités ont énoncé qu’ils n’étaient pas au courant de l’existence ni de l’objectif de plusieurs des autres comités instaurés. L’examen de procès-verbaux des réunions de plusieurs comités a confirmé que les enjeux liés à la SST des secteurs ou des activités opérationnelles n’étaient pas transmis aux autres organismes de surveillance.    

Rôles, responsabilités et obligations de rendre compte

Dans l’ensemble, l’audit a identifié que les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte concernant la gestion et la coordination du programme de SST n’étaient pas toujours clairement définis ni communiqués. Les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte relativement à la SST sont communiqués par le biais de divers documents stratégiques, y compris les mandats des comités, le Cadre de responsabilisation de la gestion de la sécurité, de la santé et des urgences, la Politique ministérielle de santé et sécurité au travail, et diverses directives. Le BMSST a récemment élaboré la Directive en matière de SST de RNCan, qui souligne les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte; par contre, cette directive était à la phase de consultation et en attente d’une approbation au moment de l’audit.

Conformément au Cadre de responsabilisation et à la Politique ministérielle de santé et sécurité au travail, les coordonnateurs de SST des secteurs et des régions ont la responsabilité de fournir un soutien aux gestionnaires, aux comités de sécurité, et aux représentants de SST dans leurs domaines respectifs, d’effectuer la liaison avec le BMSST, et de surveiller la mise en œuvre du programme de SST au sein de leurs domaines de responsabilité. De plus, ils élaborent des programmes, des lignes directrices et des procédures pour répondre aux exigences particulières dans leurs domaines de responsabilité. Les entrevues d’audit ont confirmé que les coordonnateurs de SST des régions comprennent très bien leurs rôles et leurs responsabilités, et qu’ils s’acquittent de ces tâches particulières; par contre, il n’est pas clair si les coordonnateurs de SST sont des administrateurs ou des conseillers techniques. Certains coordonnateurs de SST n’étaient pas toujours à l’aise de fournir des conseils techniques, alors que d’autres étaient des membres du personnel ayant des compétences techniques et leurs conseils spécialisés étaient très précieux.

Encadrement et coordination centralisés du programme de SST

Avec des bureaux régionaux et des laboratoires à travers le Canada, la gestion de la santé et la sécurité à RNCan est basée sur l’encadrement central par le Bureau ministériel de la santé et de la sécurité au travail (BMSST) et la mise en œuvre décentralisée par les secteurs et les régions, ce qui entraîne une plus grande obligation de rendre compte au niveau du secteur. Le BMSST est le chef fonctionnel du programme ministériel de SST. Il est responsable de : fournir un encadrement clair et en temps opportun concernant les enjeux de santé et sécurité auprès des principaux intervenants, collaborer auprès des secteurs et des bureaux régionaux afin d’échanger des renseignements et d’identifier des pratiques exemplaires, et effectuer la coordination et la surveillance officielles du programme de SST.

En tant que chef fonctionnel du programme ministériel de SST, il était prévu que les rôles et les responsabilités du BMSST incluraient la prestation de conseils en lien avec les lois, l’administration et les enjeux techniques liés à la santé et la sécurité, l’élaboration du programme ministériel de SST, y compris les politiques, les directives et les procédures, ainsi que la surveillance et le signalement, à l’interne et à l’externe, du rendement du programme ministériel de SST. Les résultats des entrevues de l’audit indiquent que le BMSST ne possède pas le pouvoir d’inciter les secteurs à mettre en œuvre les outils et programmes élaborés par le Ministère. En conséquence, le BMSST a adopté un rôle de coordination, plutôt que celui de joueur principal, pour établir, communiquer, offrir et surveiller les activités en matière de SST, et cela a entraîné un décalage de ces activités à travers les secteurs et le Ministère.

Les coordonnateurs et les divers membres des comités ont également indiqué que le BMSST n’offre pas un encadrement et les outils adéquats pour leur permettre de s’acquitter de leurs responsabilités. Par exemple, lorsque des conseils techniques étaient demandés au BMSST, plusieurs ont signalé qu’’historiquement, ce dernier ne répondait pas en temps opportun et que les réponses comportaient habituellement un extrait des règlements accompagné d’une interprétation limitée. Il y a un manque de collaboration et de consultation entre le BMSST et les coordonnateurs de SST des secteurs et des régions qui leur permettraient de capter les pratiques exemplaires et obtenir de la rétroaction concernant les documents (politiques et directives) et outils importants en lien avec la SST, entraînant des approches diffuses et d’éventuelles pratiques non efficientes (budgétaires et en matière de ressources humaines).  

De plus, le caractère décentralisé de la SST a limité la capacité de RNCan de surveiller et de signaler de façon efficace aux cadres supérieurs les principaux aspects du programme de SST à l’échelle du Ministère, y compris identifier les lacunes éventuelles qui pourraient entraîner des situations de non-conformité. Dans certains cas, le BMSST n’était pas au courant de certains renseignements liés aux activités de SST au sein des secteurs, y compris le signalement des incidents et la nomination de représentants en santé et en sécurité dans certains bureaux régionaux.

Surveillance et rapports

Des rapports réguliers sur le programme soutiendraient les cadres supérieurs pour leur permettre d’identifier de façon proactive les domaines problématiques afin de prendre des décisions, ainsi que surveiller l’efficacité opérationnelle du programme de SST et sa conformité aux lois. L’audit a permis de découvrir que les rapports actuels aux cadres supérieurs se limitent à : le nombre de situations comportant des risques, le nombre de réunions des comités local de SST, et les résultats de certaines inspections en milieu de travail selon un niveau de conformité de base. L’audit a indiqué qu’aucune mesure ni aucun indicateur de rendement n’avait été établi, que ce soit au niveau du Ministère ou des secteurs, pour appuyer les rapports.

Il est à noter qu’afin d’aborder ce défi, certains secteurs (Secteur des minéraux et des métaux et Secteur des sciences de la Terre) ainsi que le BMSST ont élaboré, de façon indépendante, des tableaux de bord trimestriels qui fournissent des renseignements pertinents supplémentaires liés à la SST, y compris : des détails sur la formation, ainsi que les inspections et les enquêtes sur les lieux dans le cadre du programme de radioprotection. Les tableaux de bord en SST du Secteur des minéraux et des métaux et du Ministère n’ont pas été présentés au Comité de gestion du secteur, au COSS, ni au Comité exécutif.

Le suivi des situations comportant des risques est accompli par le biais du Rapport d’enquête de situation comportant des risques à partir de la base de données centralisée de l’application du programme de santé et de sécurité (APSS). Le Rapport d’enquête de situation comportant des risques est un rapport qui inclut une description de l’incident, une enquête des causes profondes, et les mesures correctives entreprises. Il est très important de remplir un Rapport d’enquête de situation comportant des risques de façon constante afin d’identifier les causes profondes et recommander des mesures correctives appropriées, d’empêcher ces situations de se reproduire, et de suivre les tendances de façon précise. Bien qu’il y ait un processus bien établi pour le signalement et la consignation des incidents que la majorité des employés connaissent et utilisent de façon globale, l’examen d’un échantillon de Rapport d’enquête de situation comportant des risques provenant de différents bureaux régionaux a démontré que les Rapports d’enquête de situation comportant des risques ne sont pas documentés de façon constante et que les renseignements fournis ne sont pas assez détaillés. Il a été observé qu’au sein d’une des régions examinées, un rapport interne avait été élaboré et les incidents n’étaient pas consignés dans l’APSS, alors que dans une autre région, plusieurs incidents comportant des risques avaient été consignés à l’aide d’un Rapport d’infraction à la sécurité. Les résultats des entrevues d’audit confirment qu’il y a un manque de suivi en général à tous les niveaux afin d’identifier les tendances et les procédures concernant les mesures préventives/correctives dans le but de combler les écarts des risques mal contrôlés.

En raison de la capacité limitée de l’APSS et son manque de convivialité, l’application pour le signalement des incidents a été mise hors service à la fin décembre 2015, avant la mise en œuvre d’un nouveau système. Le BMSST examine présentement la possibilité d’utiliser le module de SST dans PeopleSoft, et la mise en œuvre du nouveau processus devrait avoir lieu à l’automne 2016. Entre-temps, les incidents sont consignés à l’aide du Rapport d’enquête de situation comportant des risques dans InfoForm. Les commentaires lors des entrevues d’audit ont également indiqué que le processus provisoire de signalement des incidents n’avait pas été clairement communiqué.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Les ambiguïtés au sein de la structure de gouvernance et l’absence d’une fonction intégrée et coordonnée en matière de SST peuvent entraîner des pratiques non efficientes et un chevauchement des efforts à travers les secteurs du Ministère. De plus, un manque de surveillance et de signalement peut limiter la capacité du Ministère d’identifier les écarts possibles dans son programme de SST, ce qui peut éventuellement entraîner des problèmes de non-conformité au sein de RNCan.

RECOMMANDATIONS

  1. Il est recommandé que le directeur général et le dirigeant principal des ressources humaines, en collaboration avec les représentants de secteur du COSS et les coordonnateurs de SST des secteurs et des régions, améliorent la coordination du programme de SST de RNCan en :
    1. définissant et en communiquant clairement les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte de tout le personnel, et en particulier des ressources clés en matière de SST;
    2. améliorant la collaboration et la consultation auprès des coordonnateurs des secteurs et des régions ainsi que des membres des comités.
  2. Il est recommandé que le directeur général et le dirigeant principal des ressources humaines, en collaboration avec les représentants de secteur du COSS et les coordonnateurs de SST des secteurs et des régions, tirent parti des pratiques exemplaires existantes afin :
    1. d’élaborer un cadre de mesure du rendement qui assure l’uniformité et permet un signalement complet périodique au COSS et au Comité exécutif concernant le rendement et l’efficacité globale du programme de SST et sa conformité aux lois;
    2. d’examiner et de réviser les processus actuels de signalement des situations dangereuses aux fins d’uniformité dans l’identification, l’évaluation et la prévention des risques, et de mettre en œuvre un dépôt central qui recueille tous les incidents afin de présenter des rapports complets, au besoin.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 1 :

1a. Les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte de l’ensemble du personnel, y compris les ressources principales de santé et de sécurité au travail (SST), seront clairement définis et communiqués à l’aide de la version révisée de la Politique ministérielle de santé et de sécurité au travail ainsi que de la nouvelle Directive sur la SST. La Politique, la Directive et le Système de gestion relatifs à la SST établiront la structure de gouvernance du programme ministériel de SST.
 

Échéancier : Décembre 2016 – Version préliminaire
Mars 2017 – Mise en œuvre

Les secteurs devront s’assurer que les rôles et les responsabilités des groupes/comités et programmes de SST du secteur sont clairement définis, établis et communiqués au Bureau ministériel de la santé et de la sécurité au travail (BMSST) pour leur intégration dans les politiques et les directives ministérielles.  

Échéancier : Septembre 2016

1b. Tirer profit des groupes/comités de secteurs et du personnel principal de SST existants à l’aide d’une structure de gouvernance clairement établie pour renforcer la collaboration et se doter de mécanismes permettant d’améliorer le flux d’informations au sein du Ministère.

Le BMSST et les secteurs collaboreront davantage et s’échangeront les plans de travail annuels en matière de SST afin de s’assurer que les plans sont alignés avec les initiatives ministérielles et de permettre au BMSST de renforcer son soutien aux exigences du secteur.

Échéancier : Mars 2017

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 2 :

2a. Dans le cadre du système de gestion de la SST du Ministère, une mesure du rendement et un cadre de présentation des rapports seront élaborés en collaboration avec les secteurs afin d’assurer la cohérence des rapports destinés au Comité d’orientation en matière de santé et de sécurité (COSS) et au comité de direction (annuels); rapports portant sur l’efficacité globale du Programme ministériel de SST et le respect des exigences législatives par ce dernier.

Le Tableau de bord ministériel de SST servira d’outil de mesure et de suivi qui permettra de collecter des indicateurs précurseurs et tardifs du système de gestion du BMSST.

Échéancier : Juillet 2016 (rapport sur le 1er trimestre)

Informer annuellement le comité de direction des mises à jour du Programme ministériel de SST et solliciter l’avis de la haute direction.

Échéancier : Avril 2017

2b. Le module SST du système PeopleSoft est un dépôt central de données permettant la production de rapports ainsi que l’enregistrement et le suivi de situations comportant des risques. Il sera mis en œuvre intégralement au sein de RNCan.

PeopleSoft est le système de gestion officiel et uniformisé du personnel du gouvernement du Canada.

Échéancier : Automne 2016 – Essai

1er janvier 2017 – mise en œuvre totale

Processus de gestion

Constatation générale

Bien que divers politiques, lignes directrices et outils aient été élaborés pour fournir un encadrement uniforme en SST à travers le Ministère, ils ne sont pas à jour et il n’y a aucun mécanisme pour s’assurer que les principaux éléments des programmes de SST du Ministère ont été mis en œuvre.

Un programme ministériel complet sur la prévention des risques n’a pas été finalisé pour identifier, évaluer et prévenir les risques de façon coordonnée et uniforme. En l’absence d’encadrement global et d’outils centralisés, les secteurs et les bureaux régionaux ont élaboré indépendamment divers contrôles compensatoires, y compris : une formation localisée, une analyse des risques liés aux tâches et des inspections du milieu de travail. Cela a entraîné un dédoublement des efforts et des pratiques non efficientes puisque chaque bureau développe ses propres procédures et modèles.

De plus, bien que la formation soit élaborée et fournie, le Ministère ne possède aucun mécanisme en place pour identifier la formation requise en vertu des lois, ou la formation selon les besoins identifiés des employés, des gestionnaires, des membres de comités et de la haute direction.

De plus, le spectre de la SST a historiquement mis l’accent sur la santé et la sécurité « physiques », mais a récemment été élargi pour inclure le concept de santé psychologique ou « mentale ». Des efforts récents ont été entrepris à l’échelle ministérielle pour sensibiliser davantage; par contre, des occasions existent pour insister davantage sur la santé psychologique et mentale par le biais des comités de SST des secteurs et des régions.

Observations pertinentes

L’audit visait à déterminer si les politiques, les outils, l’encadrement et la formation ont été élaborés et mis en œuvre pour soutenir la prestation efficace des activités liées à la SST. L’audit visait également à déterminer si le Ministère avait établi une approche constante et systématique de gestion des risques afin d’identifier et de prévenir les problèmes liés à la santé et la sécurité, et qu’il y avait des mécanismes en place pour s’assurer que les éléments clés du programme de SST étaient mis en œuvre.

Politiques, directives et procédures liées à la santé et à la sécurité

Un ensemble à jour, robuste et complet de politiques, directives et procédures harmonisées aux obligations juridiques est essentiel pour fournir un encadrement global aux mesures que le Ministère doit prendre pour assurer la santé et la sécurité du milieu de travail. RNCan a mis en œuvre la Politique ministérielle de santé et sécurité au travail ainsi que diverses directives relatives à la santé et la sécurité; par contre, les dates d’entrée en vigueur de ces documents varient de janvier 2004 à mars 2010, et les entrevues d’audit indiquent que jusqu’à récemment, ils n’avaient jamais été examinés par le BMSST. Bien que les politiques et les directives semblent avoir été élaborées conformément au CCT Partie II et aux règlements connexes, l’audit a permis de découvrir qu’il n’y a aucune méthode particulière pour documenter, surveiller et aborder les obligations juridiques. Pour aborder ces problèmes, le BMSST travaille présentement à mettre à jour et à moderniser la politique en matière de SST et les directives connexes, dont la date d’entrée en vigueur est prévue pour avril 2016. De plus, un registre législatif pertinent aux différentes activités de SST a été créé récemment, lequel identifie les lois, les règlements et autres obligations, comme les engagements volontaires. Par contre, certains renseignements importants sont absents comme les dates d’entrée en vigueur et les dates de révision des lois et des règlements, ainsi que les preuves de conformité.  

Les dispositions législatives, les règlements et les politiques et directives ministérielles en matière de SST sont énumérés sur le portail de SST de RNCan, mais l’audit a permis de découvrir que les liens vers plusieurs de ces documents n’étaient pas fonctionnels, tout comme les liens vers ce portail à partir des sites intranet des secteurs et des bureaux régionaux.

La plupart des documents en matière de SST (politiques, directives, procédures, etc.) des secteurs et des bureaux régionaux sont conservés sur des serveurs internes ou sur leurs propres pages intranet de SST afin d’être facilement accessibles et utilisés. Une pratique exemplaire a été observée au sein de plusieurs bureaux régionaux du Service canadien des forêts, où tous les documents relatifs à la SST de ces installations étaient fusionnés et organisés sur leur site intranet respectif, y compris des liens utiles vers les lois, les politiques, les procédures, les modèles, les procès-verbaux, etc. De plus, lors des visites à ces diverses installations, il a été observé que des reliures renfermant des procédures propres à un laboratoire étaient comprises dans chaque laboratoire.

Identification et gestion des risques, et mesures préventives

L’identification et l’évaluation des risques sont parmi les activités les plus importantes de la SST; elles permettent d’identifier, d’évaluer, d’atténuer et de surveiller les risques connexes dans le but de réduire l’exposition des employés aux risques de blessures, d’accidents ou de maladies à des niveaux acceptables. On s’attend que de telles composantes soient soulignées dans un programme de prévention des risques, conformément au CCT Partie II et en vertu du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail – Partie XIX.

L’audit a permis de découvrir que le Ministère n’a toujours pas élaboré et mis en œuvre un programme ministériel de prévention des risques détaillé; par contre, une ébauche du programme a été préparée par le BMSST, et les consultations auprès des secteurs devraient avoir lieu au cours du printemps 2016.

En l’absence d’un programme officiel de prévention des risques, l’identification des risques liés aux emplois, tâches ou emplacements particuliers a été effectuée au sein des bureaux régionaux grâce à l’utilisation de procédures d’exploitation sécuritaires et une analyse des risques liés aux tâches. Une directive sur l’analyse des risques liés aux tâches existe au niveau ministériel, ainsi que différentes procédures d’évaluation des risques au niveau des régions et des secteurs. La plupart des analyses de risques liés aux tâches examinées par l’équipe d’audit incluaient une courte description de la tâche, l’identification des dangers et des risques potentiels, et les mesures de contrôle pour réduire les risques; par contre, elles n’incluaient pas toujours l’évaluation des risques (gravité et probabilité), ni l’établissement de priorité pour les mesures préventives. Une pratique exemplaire a été observée au sein du cadre de travail en santé et sécurité du Secteur des sciences de la Terre, lequel inclut une « méthode de gestion et d’identification des risques » détaillée ainsi qu’un modèle pour recueillir tous les renseignements requis. Étant donné la similitude des tâches effectuées dans différents domaines de travail ayant des fonctions ou des buts précis (c.-à-d. les laboratoires, les entrepôts, le travail sur le terrain et les bureaux), nous nous attendions que les analyses des risques liés aux tâches soient partagées entre les bureaux régionaux et les secteurs pour éviter le chevauchement des efforts et des frais financiers (c.-à-d. où les analyses des risques liés aux tâches sont élaborées par des conseillers externes). Les résultats des entrevues d’audit ont indiqué que le Ministère ne possède présentement aucun dépôt central des risques identifiés et évalués.

Des risques potentiels ont également été identifiés lors d’inspections rigoureuses des milieux de travail. Comme souligné dans le CCT Partie II, les comités de SST et les représentants de SST doivent inspecter, chaque mois, une partie ou l’ensemble du milieu de travail afin que chaque partie du milieu de travail soit inspectée au moins une fois par année. Bien que les inspections du milieu de travail soient régulièrement effectuées à travers les installations par le comité local de SST, plusieurs méthodes et formulaires sont utilisés et il n’y a présentement aucune directive ministérielle sur l’inspection du milieu de travail, ni aucune formation officielle donnée. Les entrevues d’audit ont indiqué que la décision d’entreprendre une inspection n’était pas toujours fondée sur les risques, ce qui veut dire que certains laboratoires dangereux sont inspectés seulement une fois par année.  

À la suite de l’identification des risques, des mesures préventives et de protection ont été mises en œuvre pour réduire l’exposition des employés aux risques. Le Ministère respecte la hiérarchie du concept de contrôle pour la prévention des risques : élimination ou substitution, mesures d’ingénierie, mesures administratives comme la formation et des procédures, et de l’équipement de protection individuelle. Lors des visites sur les lieux, des mesures de contrôle ont été observées et semblaient être opérationnelles, y compris l’utilisation de l’équipement de protection individuelle requis.

Étant donné que plusieurs composantes du programme de SST sont coordonnées au niveau de l’installation, nous nous attendions que des mécanismes soient en place pour s’assurer que tous les éléments et risques pertinents à la SST aient été identifiés et abordés. Comme pratique exemplaire, le Secteur des sciences de la Terre a élaboré une liste de vérification pour le programme de SST, laquelle est utilisée pour évaluer dans l’ensemble si les composantes du programme de SST, certaines obligatoires en vertu de la loi, sont mises en œuvre. Par exemple, les résultats des entrevues d’audit au sein du BMSST et des coordonnateurs de SST des secteurs et des régions ont indiqué que plusieurs installations de RNCan étaient gérées par une tierce partie et que les inspections n’étaient pas toujours effectuées dans les limites de temps prescrites par la loi. 

Formation et sensibilisation

La prestation de séances d’éducation et de formation aux employés est une composante importante du programme de SST, car elle permet aux gestionnaires, aux employés et aux membres des comités de bien comprendre et de s’acquitter de leurs responsabilités liées à la SST en vertu du CCT Partie II et autres règlements connexes. L’audit a observé que les employés et les gestionnaires recevaient différents cours de formation, notamment sur : le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), les premiers soins et la réanimation cardiopulmonaire, l’utilisation des extincteurs, et la sensibilisation des gestionnaires. Par contre, les commentaires lors des entrevues d’audit ont indiqué que très peu de membres des comités avaient reçu une formation officielle ou des cours d’appoint, et la plupart avaient appris au fil du temps et en demandant des conseils auprès de leur coordonnateur régional de SST.

Le Ministère ne possède présentement aucun programme d’éducation normalisé qui identifie la formation prescrite par la loi ou la formation requise selon les besoins identifiés des employés, des gestionnaires/superviseurs, des membres des comités et de la haute direction. Les secteurs et les bureaux régionaux ont élaboré, de façon indépendante, leur propre matrice de formation, ce qui entraîne un manque de cohérence et des chevauchements d’efforts à travers le Ministère, particulièrement en ce qui concerne les séances d’orientation en SST des nouveaux employés. Plusieurs bureaux régionaux ont élaboré leurs propres « listes de vérification pour l’orientation des nouveaux employés », lesquelles demandent aux employés et aux superviseurs de signer certaines exigences, y compris l’existence du manuel sur la santé et la sécurité, les procédures liées à la santé et à la sécurité, les analyses des risques liés aux tâches, l’équipement de protection individuelle, et les préparatifs d’urgence.

Surveiller la formation reçue des employés, des gestionnaires/superviseurs et des membres des comités est une activité critique pour une planification et une surveillance efficaces, et pour s’assurer que les attestations des employés demeurent à jour. La méthode pour surveiller la formation variait entre les secteurs et au sein des secteurs, allant d’un système de gestion du personnel intégré, dans un endroit, à des tableaux Excel dans un autre. Nous avons également observé qu’il y avait un manque de connaissances concernant la propriété des dossiers de formation, et ces derniers étaient conservés soit par le coordonnateur de SST, les ressources humaines ou le superviseur du laboratoire. L’incohérence dans la surveillance de la formation reçue complique la tâche du Ministère pour suivre et effectuer des rapports sur son programme de formation, ce qui pourrait entraîner des renseignements inexacts ou incomplets lors de la prise de décisions.

L’audit a indiqué qu’afin d’aborder ces défis, le BMSST a créé les « exigences de formation en matière de SST de RNCan », lesquelles identifient la formation générale obligatoire des employés, des gestionnaires/superviseurs et de la haute direction. De plus, un groupe de travail qui se compose de coordonnateurs de SST des secteurs et des régions a élaboré un concepteur de profil pour la formation sur la SST des employés du Ministère. Cet outil pose des questions au sujet des activités des employés, lesquelles sont inscrites dans un tableur Excel, et les besoins en formation sont générés par l’ordinateur en fonction des réponses. Ce concepteur de profil sera également utilisé pour identifier les besoins en formation des membres des comités, des représentants de SST, du personnel des mesures d’urgence de l’immeuble, et de l’équipe d’intervention d’urgence. Le BMSST explore également l’utilisation de PeopleSoft pour aborder le problème de surveillance incohérente de la formation reçue au sein du Ministère. Bien que plusieurs initiatives ont été prises par le BMSST pour aborder les différents problèmes de formation, elles doivent à ce jour être approuvées et mises en œuvre.  

Santé psychologique

Le spectre de la SST a historiquement mis l’accent sur la santé et la sécurité « physiques », mais a récemment été élargi pour inclure le concept de santé psychologique ou « mentale ». Des efforts récents dans ce domaine ont été effectués au niveau du Ministère, avec la nomination d’un champion en santé mentale pour RNCan et la réinstauration du Comité du conditionnement physique et du mieux-être (un forum où le représentant du secteur considère les initiatives de mieux-être des employés).

Les organismes de gouvernance en matière de SST, à ce jour, portaient peu d’attention à la santé psychologique. L’examen des procès-verbaux de réunions des comités a confirmé que la santé psychologique n’était pas abordée lors des réunions, et les commentaires lors des entrevues d’audit illustrent que plusieurs membres n’ont jamais considéré aborder la santé psychologique dans le cadre de leurs rôles et responsabilités, mais concèdent que cela devrait être un point régulier à l’ordre du jour. Le Secteur des sciences de la Terre a pris l’initiative de demander une analyse du système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques du secteur. L’audit a également indiqué que des efforts récents avaient été effectués au sein des bureaux régionaux pour sensibiliser les employés, y compris des midi-causeries portant sur des sujets comme la gestion du stress et l’équilibre entre le travail et la vie personnelle. Dans le Vingt-deuxième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada, daté du 31 mars 2015, le greffier du Conseil privé indiquait que sensibiliser davantage et éliminer les préjugés entourant les problèmes de santé mentale étaient essentiels pour appuyer un environnement de travail sain et sécuritaire.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

L’absence d’un ensemble de politiques, directives et procédures à jour, robuste et complet en matière de SST qui s’harmonise aux obligations juridiques pourrait entraîner un manque d’encadrement et de soutien global envers la structure de gouvernance du programme de SST. De plus, l’absence d’un programme ministériel de prévention des risques officiel et d’outils détaillés pour s’assurer que les composantes du programme de SST sont mises en œuvre pourrait entraîner des incohérences dans l’identification, l’évaluation et le contrôle des risques, et exposer le Ministère à des risques éventuels de non-conformité. Lorsque les besoins en formation ne sont pas évalués et surveillés de façon cohérente au sein du Ministère, il y a un risque que les employés et les membres des comités ne reçoivent pas toute la formation en temps opportun pour leur permettre de s’acquitter de leurs responsabilités en lien avec la SST.

RECOMMANDATIONS

  1. Il est recommandé que le directeur général et le dirigeant principal des ressources humaines, en consultation avec les représentants de secteur du COSS et les coordonnateurs de SST des secteurs et des régions, tirent parti des pratiques exemplaires existantes afin :
    1. d’examiner, de mettre à jour et de moderniser la Politique ministérielle de santé et sécurité au travail et les diverses directives;
    2. d’examiner et de mettre à jour le registre législatif afin d’inclure les dates d’entrée en vigueur et de révision des lois et règlements, et de démontrer la conformité du Ministère;  
    3. d’élaborer et de mettre en œuvre des mécanismes et des outils détaillés pour s’assurer que toutes les composantes du programme de SST sont mises en œuvre et s’harmonisent aux exigences des dispositions législatives applicables et des règlements connexes.
  2. Il est recommandé que le directeur général et le dirigeant principal des ressources humaines, en collaboration avec les représentants de secteur du COSS et les coordonnateurs de SST des secteurs et des régions, tirent parti des pratiques exemplaires existantes afin :
    1. d’élaborer et de mettre en œuvre un programme ministériel de prévention des risques plus complet afin de soutenir pleinement les obligations juridiques, notamment en tirant avantage des pratiques exemplaires existantes au sein des secteurs;
    2. d’élaborer et de mettre en œuvre une approche commune pour identifier les besoins en formation et retracer la formation reçue par les membres des comités de SST, les représentants de SST et les employés du Ministère afin de s’assurer qu’ils reçoivent une formation en santé et sécurité, comme l’exige le CCT Partie II.
  3. Il est recommandé que le directeur général et le dirigeant principal des ressources humaines élabore des lignes directrices et des outils afin de créer une plus grande sensibilisation dans l’ensemble du Ministère à l’égard de la santé mentale par l’entremise des comités existants de SST, ou d’autres comités pertinents, s’il y a lieu.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 3 :

3a. Conformément au point 1a, la Politique ministérielle de santé et de sécurité au travail et la Directive sur la santé et la sécurité au travail sont actuellement mises à jour et renforcées afin de normaliser et de rationaliser les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte, et ce, dans le but de garantir la cohérence des procédures de STT au sein du Ministère.

Échéancier : Décembre 2016 – Version préliminaire

Mars 2017 – Mise en œuvre

D’autres directives sur la SST sont révisées et mises à jour ou traduites sous forme de procédures lorsque cela s’avère nécessaire. Les versions préliminaires seront transmises au COSS et aux secteurs aux fins d’examen et de discussion préalablement à leurs mises en œuvre.

Échéancier : Mars 2018 

3b. La version préliminaire d’un registre légal a été rédigée (tel que recommandé dans l’Analyse de l’écart réalisée en 2015) afin de définir les exigences législatives en matière de SST. Elle sera intégrée au système de gestion de la STT. Le BMSST sollicitera l’avis du secteur et l’approbation du COSS préalablement à sa mise en œuvre.

Échéancier : Décembre 2016

3c. Un cadre de travail intégral du système de gestion de la SST est en cours d’élaboration. Ce cadre, qui comprend la Politique, la Directive et des IPO relatives à la SST et comporte plusieurs outils, vise à mettre en œuvre le programme global de SST respectant les exigences des lois en vigueur et des règlements y afférents.

Échéancier : Mars 2017 – version préliminaire
(mise en œuvre totale du SGSST en mars 2019)

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 4 :

4a. Le BMSST emploiera les pratiques exemplaires existantes, communiquera la version préliminaire du Programme de prévention des risques (PPR) aux secteurs et sollicitera l’avis du personnel clé dans le domaine de la SST. Il présentera par la suite le PPR au COSS aux fins d’approbation.

Échéancier : Octobre 2016 – Version préliminaire

Les secteurs mettent en œuvre le PPR dans leur domaine respectif (réalisation d’inventaires des tâches considérées dangereuses, mise en place d’évaluations du risque, analyse du risque des tâches, mise en œuvre de pratiques de travail sécuritaires, offre de formations, etc.).

Échéancier : Mars 2019 (mise en œuvre sur 3 ans). Les secteurs incluront un PPR dans leurs plans de travail annuels.

4b. Le BMSST a fait appel à une société d’expertise externe pour procéder à l’examen du programme de formation actuel du Ministère dans le but de normaliser la formation et d’élaborer un système de suivi centralisé et des outils de formation.

En collaboration avec les conseillers en SST de chaque secteur, le BMSST a utilisé les pratiques exemplaires et les outils existants afin d’améliorer une série d’outils de formation qui permettent d’aider les secteurs à respecter leurs exigences de formation (liste des exigences de formation obligatoires, outil d’évaluation d’une formation, accès au cours en ligne sur la SST et une liste des cours). Les secteurs ont établi des mécanismes et des outils qui respectent leurs exigences.

Le Module d’apprentissage en entreprise de PeopleSoft est le dépôt ministériel central qui détermine, enregistre et contrôle les exigences de formation afin de s’assurer que celles-ci respectent la législation.

Les secteurs doivent s’assurer que toutes les données relatives à la formation sont enregistrées et centralisées dans le système PeopleSoft afin de permettre au BMSST de contrôler, mesurer et produire efficacement des rapports sur les résultats du programme ministériel de formation en SST.

Échéancier : Septembre 2016 – version 8.9 actuelle
Version 9.1 – À déterminer

La direction est d’accord. En réponse à la recommandation 5, l’Unité des valeurs, de l’éthique et du mieux-être en milieu de travail a élaboré une Stratégie ministérielle sur la santé mentale et le mieux-être en milieu de travail pour traiter les problèmes de santé et de sécurité psychologiques dans le milieu de travail. Le BMSST et le SST travaillent sur cette initiative avec l’Unité des valeurs, de l’éthique et du mieux-être dans le milieu de travail. La version préliminaire de la Stratégie sera mise en œuvre en fonction des axes suivants au cours des trois prochaines années :

  • Mise en œuvre de la norme nationale sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail;
  • Sensibilisation et amélioration de la compréhension des troubles de santé mentale et de l’importance d’une intervention;
  • Élaboration de mécanismes de soutien pour encourager la bonne santé mentaleNote de bas de page 1 et le mieux-être;
  • RNCan a désigné des Champions de santé mentale, de santé physique et de mieux-être qui seront responsables de promouvoir les programmes ministériels et de sensibiliser les employés sur les thèmes de la santé mentale et physique ainsi que le mieux-être. La communication est déjà entreprise avec les Champions;
  • RNCan a déjà assuré l’attribution d’un certificat de Leadership en santé mentale aux employés occupant des postes de « premier intervenant », tels que ceux liés à la SST, aux Relations de travail et à la Sécurité. Le certificat a été rempli par environ 25 employés.

Échéancier : Mise en œuvre du plan sur 3 ans
terminé d’ici mars 2019

ANNEXE A – CRITÈRES D'AUDIT

Les critères ont été élaborés principalement à partir de la partie II du Code canadien du travail. Les critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit.

L’objectif de l’audit était d’évaluer l’efficacité du programme de la santé et la sécurité au travail de RNCan.

L’audit s’est effectué en fonction des critères suivants :