Audit du cadre de valeurs et d’éthique de RNCan (AU1506)

Table des matières

Sommaire

Introduction

Un cadre d’éthique solide fait en sorte que la culture organisationnelle de la fonction publique favorise chez tous les employés des comportements éthiques qui sont basés sur les valeurs du secteur public. Il reconnaît et adresse les conflits d’intérêts réels, apparents et potentiels, en plus d’atténuer les risques de conflits d’intérêts, de conflits de responsabilités et de problèmes liés au devoir de loyauté. Le cadre contribue également à conserver la confiance du public envers les institutions gouvernementales et à faire en sorte que l’argent des contribuables soit utilisé de façon optimale et avec probité.

Dans ce contexte, chaque employé de Ressources naturelles Canada (RNCan) a la responsabilité de s’assurer que ses gestes correspondent aux valeurs et à l’éthique des codes de RNCan et du Conseil du Trésor (CT). En outre, tout employé doit être conscient des conflits d’intérêts réels, apparents (ou perçus) et potentiels, les signaler à l’organisation et, le cas échéant, collaborer aux mesures d’atténuation établies.

À l’automne 2010, le Bureau du vérificateur général (BVG) a présenté un rapport d’audit, dont le chapitre 4 portait sur « La gestion des conflits d’intérêts ». RNCan était l’un des cinq ministères faisant l’objet d’un examen. À la suite de l’audit, le BVG a recommandé que tous les ministères, dont RNCan, mettent en œuvre des normes de service, de la formation,  des procédures de déclaration, des évaluations de risques ainsi que des mesures d’atténuation des risques. Depuis cet audit, RNCan a réalisé d’importants progrès en mettant en œuvre diverses initiatives concernant les valeurs et l’éthique.

Conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR), le CT a mis en place le Code de valeurs et d’éthique du secteur public (le code du CT) et RNCan a élaboré le Code de valeurs et d’éthique de RNCan (code de RNCan). Ce dernier vise à appuyer la culture et les exigences opérationnelles du Ministère et adresse les risques éthiques, les conflits d’intérêts, les conflits de responsabilités et les problèmes liés au devoir de loyauté auxquels les employés peuvent être confrontés dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Ces deux codes sont entrés en vigueur le 2 avril 2012.

De plus, grâce à son Centre d’expertise en valeurs et éthique (CE VE), RNCan a adopté un Cadre de valeurs et d’éthique, a nommé un champion des valeurs et de l’éthique à l’échelon du SMA et a établi divers comités sur les valeurs et l’éthique. RNCan a aussi élaboré un profil ministériel des risques liés à l’éthique, organisé des séances de formation sur les conflits d’intérêts pour tous les employés et mis au point des outils liés aux conflits d’intérêts, comme le Rapport confidentiel des employés (RCE).

Le CE VE fait partie du portefeuille du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) de RNCan, qui fournit un leadership stratégique et fonctionnel sur le programme de valeurs et d’éthique du Ministère. L’audit du cadre de valeurs et d’éthique de RNCan a été inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques du Ministère, approuvé le 27 février 2014 par le sous‑ministre.

L’objectif de l’audit est de fournir une assurance raisonnable que le cadre de valeurs et d’éthique du Ministère et les pratiques connexes sont adéquats et qu’ils sont mis en œuvre.

Points forts

Dans l’ensemble, la structure de gouvernance des valeurs et de l’éthique de RNCan est adéquate et elle est bien appuyée par la culture et le leadership de la haute direction. Un CE VE existe et constitue un point de contact central de valeurs et d’éthique du Ministère. Le cadre de valeurs et d’éthique du Ministère et les pratiques connexes fournissent les éléments fondamentaux requis pour supporter une culture promouvant des valeurs et une éthique saines dans la conduite des activités de RNCan. Le CE VE, en plus de fournir les outils et les principes directeurs, a entrepris de fournir de la formation à l’ensemble des employés du Ministère et de veiller à ce que les employés de RNCan complètent leur RCE. Les politiques, les lignes directrices, les outils et les processus de RNCan en matière de valeurs et d’éthique sont documentés et communiqués. De plus, les résultats de RNCan à chacune des questions de la section « Milieu de travail respectueux » du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) 2014 étaient équivalents ou supérieurs à ceux de l’ensemble de la fonction publique. L’audit a également révélé que les employés sondés étaient généralement satisfaits de l’engagement de la direction à favoriser un environnement axé sur les valeurs et l’éthique.

Domaines à améliorer

Il existe des possibilités d’amélioration quant à la clarification des rôles et des responsabilités des comités et du champion de valeurs et d’éthique; au renforcement de la formation sur le Rapport confidentiel des employés (RCE) et les conflits d’intérêts et de l’application d’outils connexes en utilisant une approche fondée sur le risque et en clarifiant les exigences obligatoires du RCE; et au renforcement des mécanismes de surveillance, de mesure du rendement et d’établissement de rapports.

Conclusion de l’audit interne et opinion

À mon avis, les pratiques et le cadre de valeurs et d’éthique du Ministère sont adéquats et sont en cours de mise en œuvre. Des possibilités d’amélioration ont été identifiées afin de renforcer les processus existants et d’améliorer la surveillance et l’établissement de rapports dans le but de mieux renseigner la haute direction.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, je suis d’avis que l’audit est conforme aux normes d’audit du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

Remerciements

L’équipe d’audit aimerait remercier tous ceux qui ont contribué à ce projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et de leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

Introduction

Sous l’autorité du gouvernement élu et en vertu de la loi, les fonctionnaires fédéraux jouent un rôle fondamental pour servir la population canadienne, les collectivités et l’intérêt public. À titre de professionnels dont le travail est essentiel au bien-être du Canada et à la viabilité de la démocratie canadienne, ils sont garants de la confiance publique. Ils sont tenus d’agir et de prendre des décisions en conformité avec les valeurs et les normes éthiques de la fonction publique.

Un cadre d’éthique solide fait en sorte que la culture organisationnelle de la fonction publique favorise chez tous les employés des comportements éthiques qui sont basés sur les valeurs du secteur public. Il reconnaît et adresse les conflits d’intérêts réels, apparents et potentiels, en plus d’atténuer les risques de conflits d’intérêts, de conflits de responsabilités et de problèmes liés au devoir de loyauté. Le cadre contribue également à conserver la confiance du public envers les institutions gouvernementales et à faire en sorte que l’argent des contribuables soit utilisé de façon optimale et avec probité.

À l’automne 2010, le Bureau du vérificateur général (BVG) a présenté un rapport d’audit, dont le chapitre 4 portait sur « La gestion des conflits d’intérêts ». RNCan était l’un des cinq ministères faisant l’objet d’un examen. À la suite de l’audit, le BVG a recommandé que tous les ministères, dont RNCan, mettent en œuvre des normes de service, de la formation,  des procédures de déclaration, des évaluations de risques ainsi que des mesures d’atténuation des risques.

Dans ce contexte, les administrateurs généraux des organisations du secteur public assujettis à la LPFDAR ont des responsabilités précises, y compris l’établissement de codes de conduite pour leur organisation, ainsi qu’une responsabilité générale à l’égard de la promotion d’une culture positive fondée sur les valeurs et l’éthique. Pour qu’une culture conforme aux valeurs et à l’éthique du secteur public puisse être établie, les employés doivent connaître leurs obligations aux termes du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, de même que le code de conduite de leur organisme.

Conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR), le CT a mis en place le Code de valeurs et d’éthique du secteur public (le code du CT) et RNCan a élaboré le Code de valeurs et d’éthique de RNCan (code de RNCan). Ce dernier vise à appuyer la culture et les exigences opérationnelles du Ministère et adresse les risques éthiques, les conflits d’intérêts, les conflits de responsabilités et les problèmes liés au devoir de loyauté auxquels les employés peuvent être confrontés dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Ces deux codes sont entrés en vigueur le 2 avril 2012.

Depuis l’audit du BVG en 2010, RNCan a réalisé des progrès et mis en œuvre diverses initiatives concernant les valeurs et l’éthique grâce à l’instauration d’un Centre d’expertise en valeurs et éthique (CE VE). Entre autres, le CE VE a élaboré le code de RNCan approuvé par le sous‑ministre; élaboré le cadre de valeurs et d’éthique (voir annexe B) composé de cinq domaines d’activités clés (leadership; partenariat et sensibilisation pour la réussite éthique; politiques, procédures et processus; conseils et orientation; et surveillance et application de la loi); adopté des normes de service pour donner suite aux déclarations; nommé un champion des valeurs et de l’éthique; et établi divers comités de valeurs et d’éthique. RNCan a en outre élaboré un profil ministériel des risques liés à l’éthique et mis sur pied des séances de formation sur les conflits d’intérêts à l’appui du lancement des formulaires de déclaration de conflits d’intérêts de RNCan (le Rapport confidentiel des employés).

Le code du CT, ses instruments et le code de RNCan font partie des conditions d’emploi de tous les employés de RNCan, incluant les employés nommés pour une période indéterminée et déterminée, les cadres, les étudiants qui participent aux programmes d’emploi pour étudiants, les travailleurs occasionnels, saisonniers et à temps partiel, ainsi que les scientifiques émérites. Les employés en congé, y compris les congés sans solde, continuent d’être assujettis à ces instruments.

Par conséquent, chaque employé de Ressources naturelles Canada (RNCan) a la responsabilité de s’assurer que ses gestes correspondent aux valeurs et à l’éthique des codes de RNCan et du Conseil du Trésor (CT). En outre, tout employé doit être conscient des conflits d’intérêts réels, apparents (ou perçus) et potentiels, les signaler à l’Organisation et, le cas échéant, collaborer aux mesures d’atténuation établies.

Le CE VE fait partie du portefeuille du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) de RNCan, qui fournit un leadership stratégique et fonctionnel sur le programme de valeurs et d’éthique du Ministère. L’audit du cadre de valeurs et d’éthique de RNCan a été inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques du Ministère, approuvé le 27 février 2014 par le sous‑ministre. Cela comprend la prestation de documents de directives, d’outils et de formation, ainsi que d’autres activités ou mesures de soutien connexes pour faciliter les comportements axés sur les valeurs et l’éthique dans l’ensemble de RNCan.

But et objectifs de l’audit

L’objectif de l’audit est de fournir une assurance raisonnable que le cadre de valeurs et d’éthique du Ministère et les pratiques connexes sont adéquats et qu’ils sont mis en œuvre.

Plus précisément, l’audit a mis l’accent sur le cadre mis en place par RNCan et a examiné :

• si les structures de gouvernance favorisent le leadership et une culture fondée sur le code de RNCan;
• si les politiques, les lignes directrices, les outils et les processus sont clairement documentés et communiqués;
• si le cadre et les politiques font l’objet d’une surveillance pour en assurer la mise en œuvre dans l’ensemble du Ministère.

Facteurs pris en considération lors de l’audit

Une approche fondée sur les risques a été utilisée pour établir les objectifs, la portée et la démarche de cette mission d’audit. Les principaux risques sous-jacents potentiels susceptibles de toucher la gestion efficace des valeurs et de l’éthique, y compris les conflits d’intérêts réels, perçus ou potentiels ainsi que les risques connexes pour la réputation du Ministère, comprennent ce qui suit :

• les processus et la structure de gouvernance, y compris les rôles et les responsabilités, peuvent ne pas appuyer une culture fondée sur les valeurs et l’éthique dans l’ensemble du Ministère;
• le cadre de contrôle de RNCan appuyant les valeurs et l’éthique peut ne pas être pleinement mis en place tel que conçu;
• les directives et les outils supportant un climat axé sur les valeurs et l’éthique peuvent être inaccessibles ou communiqués d’une façon ne sensibilisant pas les intervenants concernés aux attentes;
• le suivi et la surveillance du cadre de contrôle du Ministère en matière de valeurs et d’éthique peuvent ne pas être adéquats pour soutenir la prise de décisions de la haute direction.

Portée

L’audit englobait les activités pertinentes du cadre de valeurs et d’éthique de RNCan, y compris le code de RNCan, les systèmes, les processus et les pratiques connexes utilisés pour gérer, communiquer et favoriser la sensibilisation à la culture ministérielle en matière de valeurs et d’éthique. L’audit a mis l’accent sur la période commençant à la date d’entrée en vigueur du code de RNCan, soit le 2 avril 2012, et se terminant le 31 janvier 2015.

Approche et méthodologie

L’approche et la méthodologie utilisées lors de cet audit sont conformes aux Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, définies par l’Institut des auditeurs internes (normes de l’IIA). Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à donner l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit seront atteints.

L’audit comportait divers tests jugés nécessaires pour offrir une telle assurance. Les auditeurs internes ont fait preuve d’impartialité et d’objectivité, comme l’exigent les Normes de l’audit interne du gouvernement du Canada.

L’approche d’audit incluait les tâches clés suivantes :

• acquérir une compréhension suffisante du cadre de valeurs et d’éthique de RNCan;
• évaluer la mesure dans laquelle le cadre de valeurs et d’éthique de RNCan a été mis en œuvre;
• examiner les documents clés et les documents de référence pertinents concernant les valeurs et l’éthique à RNCan;
• réaliser des entrevues avec le personnel, les responsables de processus d’affaires et les employés clés;
• examiner les contrôles et les pratiques de suivi et de surveillance.

Critères

Les critères ont été élaborés essentiellement à partir du cadre de valeurs et d’éthique de RNCan et des politiques sur les valeurs et l’éthique relatives à RNCan et au gouvernement du Canada. Le travail d’audit sur place et la conclusion globale de l’audit reposent sur ces critères. L’annexe A contient les critères d’audit détaillés.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

Structure de gouvernance et leadership

Constatation générale

Globalement, il y a une structure de gouvernance en place pour favoriser un leadership et une culture reposant sur le Code de valeurs et d’éthique de RNCan. Toutefois, l’audit a souligné qu’il semble y avoir un chevauchement entre les responsabilités et le mandat de deux groupes de travail en ce qui a trait aux valeurs et à l’éthique et qu’il serait possible d’approuver officiellement le cadre de référence des groupes de valeurs et d’éthique, ainsi que de clarifier ce que l’on attend du champion des valeurs et de l’éthique.

Observations pertinentes

L’intégration des valeurs et de l’éthique dans la culture d’un organisme dépend du leadership de celui-ci, qui doit adopter et démontrer les comportements attendus, en plus d’établir un sain cadre de gouvernance à l’appui de ce programme. Cela constitue le fondement d’une culture organisationnelle incitant tous les employés à agir conformément à l’éthique, ce qui rend possible la reconnaissance et la capacité d'adresser les conflits d’intérêts réels, apparents et potentiels, ainsi que l’atténuation des risques liés aux conflits d’intérêts, aux conflits de responsabilités ou aux problèmes liés au devoir de loyauté. Des valeurs et une éthique saines sont essentielles pour conserver la confiance du public envers toute institution et à faire en sorte que l’argent des contribuables soit utilisé de façon optimale et avec probité.

Gouvernance

L’audit visait à déterminer si la structure de gouvernance de RNCan est en place pour favoriser un leadership et une culture fondés sur les valeurs et l’éthique. L’audit a révélé que les éléments fondamentaux étaient en place, notamment l’élaboration du code de RNCan qui a été approuvé en 2012 par le sous-ministre. Le code de RNCan comprend les éléments clés du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et décrit clairement les valeurs et les comportements que devraient manifester tous les employés de RNCan. Par exemple, il traite des risques éthiques et des situations de conflits d’intérêts potentiels auxquels le Ministère et ses employés sont confrontés dans leurs activités quotidiennes et appuie la culture organisationnelle et les exigences opérationnelles de RNCan. De plus, il précise les responsabilités et les exigences des employés en ce qui concerne la déclaration de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels. Un outil adapté à RNCan a été élaboré afin d’aider les employés à effectuer cette déclaration : le Rapport confidentiel des employés (RCE).

De plus, l’audit a constaté que les rôles, les responsabilités et l’obligation de reddition des comptes du CE VE étaient clairement documentés et communiqués. Ainsi, l’information sur les services et les directives fournis par le CE VE de même que les coordonnées du CE VE sont communiquées aux employés par l’intermédiaire du Portail wiki du Ministère. En plus des employés du centre d’expertise, d’autres postes clés appuyant une culture fondée sur les valeurs et l’éthique comprennent par exemple un officier principal responsable des valeurs et de l’éthique dans le SGSI, un officier principal de la divulgation et un gestionnaire des valeurs et de l’éthique. Les responsabilités de l’administrateur des mesures sur les conflits d’intérêts, des activités politiques et du règlement des questions de harcèlement appuient également cette culture.

RNCan compte en outre trois groupes principaux qui appuient les valeurs et l’éthique au sein du Ministère : le Comité consultatif sur les valeurs et l’éthique (CCVE), le groupe de travail sur les conflits d’intérêts en sciences et en technologie (GTCIST) et le récent Réseau des ambassadeurs des valeurs et de l’éthique (RAVE). Le CCVE, présidé par le champion des valeurs et de l’éthique de RNCan, est un comité de directeurs généraux dont le mandat consiste à fournir des conseils de haut niveau au comité exécutif, au champion et au CE VE. Il permet la communication des questions clés aux gestionnaires et aux employés, au sein de leur secteur respectif.

Le GTCIST est un groupe de travail, coprésidé par le Bureau de l’expert scientifique en chef (BESC) et l’administrateur des mesures sur les conflits d’intérêts. Il comprend des représentants des sciences et technologies de la plupart des secteurs du Ministère. Ce groupe de travail met l’accent sur les risques de conflits d’intérêts relativement aux activités de sciences et technologies, ainsi que sur l’identification d’outils pour aider les employés à cerner ces risques et à en tenir compte. Le RAVE a été créé en juin 2013 pour accroître la sensibilisation aux codes de RNCan et du CT de 2012, et la compréhension de ceux-ci, au sein des secteurs. Il rassemble des représentants de la direction de tous les secteurs du Ministère, y compris des bureaux régionaux de RNCan. Le RAVE a été créé en premier lieu pour que les employés régionaux puissent discuter des questions de valeurs et d’éthique à l’échelle locale et établir le lien avec le centre d’expertise. La direction a indiqué que le RAVE a pour objectif d’aider le CE VE à reconnaître les tendances émergentes dans ses secteurs ou directions générales, à mettre des outils à l’essai, à élaborer des études de cas et à participer à l’organisation de la formation sur les valeurs et l’éthique. L’audit a révélé que le RAVE ne s’était réuni que deux fois depuis sa création en 2013.

L’audit reconnaît que ces groupes sont importants pour mobiliser aussi bien les hauts dirigeants que les employés pour l’adoption d’une culture fondée sur les valeurs et l’éthique au sein de l’organisme. Il semble toutefois y avoir un chevauchement des responsabilités et des mandats des deux groupes de travail. On pourrait réduire ce chevauchement en rationalisant le mandat du GTCIST et en élargissant la composition de ses membres afin d’inclure les régions, plutôt qu’en conservant un troisième groupe (le RAVE). Il convient de noter que les cadres de référence du CCVE et du GTCIST n’ont pas été officiellement approuvés et que la finalisation de ces documents pourrait renforcer davantage le cadre de gouvernance.

En plus d’une saine gouvernance, le leadership est une pierre angulaire de la création d’un milieu de travail dont la culture est fondée sur les valeurs et l’éthique. D’après l’audit, la haute direction est mobilisée et appuie une telle culture au sein de RNCan. En plus du code de conduite approuvé par le sous-ministre et du comité au niveau des directeurs généraux (DG) susmentionnés, le sous-ministre et la haute direction s’investissent activement dans ce portefeuille. À titre d’exemple, durant les séances de discussion ouverte à l’échelle du Ministère, le sous-ministre a souvent abordé l’importance des valeurs et de l’éthique au sein de l’organisme. En outre, la direction a indiqué que le sous-ministre exigeait que tous les employés du Ministère suivent une formation sur les conflits d’intérêts.

L’existence d’un champion des valeurs et de l’éthique au niveau du sous-ministre adjoint nommé par le sous-ministre constitue un autre exemple de leadership supportant les valeurs et l’éthique. Le champion est responsable d’accroître la visibilité des valeurs et de l’éthique et d’en souligner l’importance au Ministère, en plus de faire preuve de leadership en engageant une discussion et en suscitant des réflexions sur les questions de valeurs et d’éthique. Par exemple, en 2013, les cochampions des valeurs et de l’éthique de l’époque (l’expert scientifique en chef et SMA SITE et l’avocat général) ont présenté aux employés des points de vue opposés sur une question de valeurs et d’éthique lors d’un débat (les conflits d’intérêts par rapport à la collaboration et aux sciences). Durant les entrevues, le nouveau champion et son prédécesseur, tous deux avocats généraux, ont confirmé qu’ils comprenaient, d’une façon générale, leur rôle de champion. La nomination récente d’un nouveau champion des valeurs et de l’éthique à RNCan représente toutefois l’occasion de clarifier davantage ce rôle.

Résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux – Le climat à RNCan

Conformément au code de RNCan, les employés doivent incarner les valeurs du secteur public dans leurs décisions, actions, processus et systèmes quotidiens. De même, les employés peuvent s’attendre à ce que les politiques et procédures de RNCan respectent ces valeurs et à être traités conformément à celles-ci par leurs gestionnaires et leurs collègues. Dans ce contexte, le respect envers les personnes est l’une des valeurs fondamentales du secteur public qui touche directement le climat des valeurs et de l’éthique d’un organisme.

Depuis 1999, tous les trois ans, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) collabore avec Statistique Canada pour effectuer le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF). Ce sondage évalue l’avis des employés sur la mobilisation, le leadership, l’effectif et le milieu de travail. Les résultats sont compilés par ministères, ce qui permet à chacun de les analyser et de préparer des plans d’action, au besoin, pour régler tout problème. Le dernier SAFF a été mené en 2014.

L’audit s’est penché sur les résultats du sondage, tout particulièrement sur le respect envers les personnes. Voici ce qui a été constaté :

• 80 % des employés de RNCan qui ont répondu au SAFF de 2014 estimaient que le Ministère les traitait avec respect, comparativement à 76 % en 2011;
• 82 % des répondants de RNCan étaient d’avis que les employés de leur unité de travail se comportaient respectueusement;
• 81 % des répondants de RNCan jugeaient que le Ministère mettait en œuvre des activités et des pratiques favorisant la diversité dans le milieu de travail;
• 73 % des répondants de RNCan estimaient que chaque membre de leur unité de travail était accepté à titre d’égal au sein de l’équipe;
• 84 % des répondants de RNCan ont affirmé ne pas avoir été victimes de harcèlement au travail durant les deux dernières années.

Soulignons que les résultats de RNCan à l’ensemble des questions de la section « Milieu de travail respectueux » du SAFF de 2014 étaient équivalents ou supérieurs à ceux de l’ensemble de la fonction publique.

En ce qui a trait au leadership, les résultats du SAFF de 2014 ont démontré que la majorité des répondants faisaient confiance à la haute direction et que celle-ci donnait l’exemple en matière de comportement éthique. Ces résultats concordaient avec les entrevues réalisées durant l’audit et au cours desquelles des employés de tous les niveaux ont soutenu que, globalement, ils estimaient que RNCan soutenait une culture éthique. Plus précisément, les employés ont généralement exprimé une satisfaction envers l’engagement de la direction à favoriser un milieu fondé sur les valeurs et l’éthique et la démonstration des valeurs éthiques et d’intégrité par ses gestes.

RISQUE ET INCIDENCE

Le chevauchement possible des mandats des comités responsables des activités de valeurs et d’éthique peut causer une duplication des efforts et possiblement nuire à la clarté des mandats en question.

RECOMMANDATIONS

1. Il est recommandé que le directeur général et dirigeant principal des ressources humaines, en collaboration avec d’autres membres du Comité consultatif sur les valeurs et l’éthique (CCVE), réévalue les rôles, les responsabilités et ce que l’on attend des différents comités appuyant les activités de valeurs et d’éthique au Ministère. Il est également recommandé qu’il les officialise en mettant à jour et en approuvant les cadres de référence de ces comités.
2. Il est recommandé que le champion des valeurs et de l’éthique, en collaboration avec le sous-ministre, évalue son rôle et établisse des mesures pour soutenir le plus efficacement possible les activités de valeurs et d’éthique au sein du Ministère.

RÉPONSE ET PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 1, les cadres de référence des deux comités ont été élaborés et seront approuvés par les parties appropriées.

Responsables : Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, et dirigeant principal des ressources humaines/expert scientifique en chef/champion des valeurs et de l’éthique

Échéancier : 31 mars 2015

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 2, le champion des valeurs et de l’éthique, en collaboration avec l’Unité des valeurs et de l’éthique, précisera son rôle en définissant des livrables précis pour l’exercice financier 2015-2016 afin de favoriser davantage la sensibilisation aux valeurs et à l’éthique au sein du Ministère.

Responsable : Champion des valeurs et de l’éthique

Échéancier : 31 mai 2015

Politiques, lignes directrices, outils et processus

Constatation générale

Globalement, les politiques, les lignes directrices, les outils et les processus du CE VE de RNCan sont documentés et communiqués. Il existe des possibilités d’améliorer davantage la prestation de la formation obligatoire sur le RCE et les conflits d’intérêts et la finalisation des RCE en adoptant une approche fondée sur le risque, en précisant les exigences obligatoires et en améliorant le suivi et la surveillance pour évaluer les progrès.

Observations pertinentes

L’un des éléments clés pour entretenir une culture fondée sur les valeurs à RNCan consiste à former et à renseigner adéquatement les employés du Ministère sur les questions touchant les valeurs et l’éthique. À cette fin, l’audit s’attendait à ce que les codes, les politiques, les lignes directrices, les outils et les séances de formation soient établis et communiqués de manière à promouvoir au sein du Ministère une culture fondée sur les valeurs et à faire connaître à tous les employés de RNCan les comportements attendus.

Politiques, lignes directrices, outils et processus

L’audit a révélé que les employés ont accès à une grande quantité de renseignements sur le site intranet du Ministère. Cela comprend le code de RNCan, de même que d’autres politiques, lignes directrices et outils mis à leur disposition grâce à la page wiki du CE VE dans l’intranet du Ministère. De plus, cette page contient des renseignements et des outils pour aider les employés à gérer les conflits d’intérêts, les cas de harcèlement et d’intimidation, le devoir de loyauté, l’évaluation des activités politiques et la divulgation d’actes fautifs. Elle présente aussi les coordonnées permettant aux employés de trouver réponse à leurs questions, au besoin. Des voies de communication efficaces de RNCan permettent aux employés de signaler à l’officier principal de la divulgation des actes fautifs ou de la fraude au travail en toute confidentialité, conformément à la LPFDAR. L’audit a aussi permis d’apprendre que, tous les trois mois, les employés qui ouvrent une session dans le réseau de RNCan sont redirigés vers la page du code de RNCan et doivent reconnaître qu’ils ont lu le code et qu’ils s’engagent à le respecter.

En ce qui concerne les communications et la formation plus officielles et directes, le centre d’expertise fournit actuellement une formation obligatoire à tous les employés du Ministère, sous la forme de multiples séances dans chaque secteur de RNCan. Le but est d`informer davantage les employés sur les conflits d’intérêts et sur leur obligation de les signaler au moyen du RCE. Ce sujet est particulièrement important pour RNCan, un ministère scientifique, car la recherche scientifique exige des collaborations avec des intervenants externes, comme l’industrie ou le milieu universitaire. De telles activités collaboratives présentent des risques inhérents de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels. Par exemple, il pourrait arriver que des scientifiques de RNCan travaillant sur un programme soient également professeurs auxiliaires dans les institutions universitaires recevant un financement de RNCan.

Tel que mentionné ci-dessus, le sous-ministre a exigé que le CE VE fournisse une formation sur les conflits d’intérêts à tous les employés de RNCan. Cette stratégie procure au Ministère une approche globale de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique, au code de RNCan et à d’autres exigences. Elle permet également aux employés de participer à des discussions sur les valeurs et l’éthique relativement aux conflits d’intérêts. Ces discussions s’appuient sur des exemples basés sur des faits réels auxquels les participants peuvent être régulièrement confrontés au travail.

La formation sur les conflits d’intérêts et l’initiative connexe de finalisation des RCE ont commencé en juin 2013. Dans un premier temps, la fin était prévue pour l’été 2014. En rétrospective, la direction admet que la date initiale était optimiste et n’était pas raisonnable compte tenu des ressources disponibles.

Formation

Au 1^er novembre 2014, environ 25 % des 4 033 employés de RNCan avaient reçu la formation obligatoire sur le RCE et les conflits d’intérêts. En règle générale, les employés et les gestionnaires sondés durant l’audit avaient une opinion favorable de la formation fournie et trouvaient qu’elle avait permis de souligner leurs responsabilités en matière de conflits d’intérêts. Les participants à l’entrevue, incluant plusieurs directeurs généraux et de multiples groupes de travail au niveau des employés, ont indiqué que la formation les avait aidés à saisir les nuances entre les conflits d’intérêts réels, apparents et potentiels et les aidera à repérer, signaler et atténuer de tels conflits dans l’exercice de leurs fonctions. En fait, la majorité d’entre eux ont mentionné l’importance de suivre de telles séances de formation sur une base régulière. Toutefois, les employés comme les gestionnaires ont indiqué que la partie sur la finalisation des RCE pouvait être améliorée en fournissant des instructions et des directives supplémentaires.

Le CE VE fournit la formation sur le RCE et les conflits d’intérêts à tous les employés, un secteur à la fois. Une fois que les séances de formation au sein d’un secteur sont terminées, le CE VE passe au secteur suivant. Bien que cette formation soit obligatoire pour tous les employés de RNCan et que le centre d’expertise dispose d’un mécanisme pour vérifier les présences, il n’y a ni suivi ni surveillance des employés qui n’ont pas participé à ces séances de formation.

Rapport confidentiel des employés

Dans le cadre de l’audit de 2010 du Bureau du vérificateur général sur les conflits d’intérêts, il a été noté que RNCan ne rappelait pas à ses employés qu’ils devaient compléter un rapport confidentiel sur les conflits d’intérêts s’ils se trouvaient dans une telle situation. Depuis, le Ministère a élaboré le Rapport confidentiel des employés (RCE) et en a commencé la mise en œuvre. Cette initiative a été lancée conjointement avec la formation obligatoire sur les conflits d’intérêts et rend possible l’identification systémique de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels.

Grâce à cet outil, les employés peuvent prendre en considération leur niveau d’influence et de pouvoir décisionnel, ainsi que l’incidence des renseignements auxquels ils ont accès. Ils sont en outre tenus de signaler toute activité externe ou tout investissement autogéré liés aux mandats et/ou aux activités de RNCan. De plus, le RCE permet aux employés d’établir des mesures pour atténuer les risques liés aux conflits d’intérêts. Le formulaire protège aussi bien les intérêts des employés que ceux du Ministère, en veillant à ce que les conflits d’intérêts soient efficacement pris en charge.

Conjointement avec la formation sur les conflits d’intérêts, le centre d’expertise a entrepris de s’assurer que tous les employés de RNCan complètent aussi un RCE. Au moment de l’audit, environ 25 % des employés de RNCan avaient rempli et soumis leur RCE, ce qui concorde avec le nombre d’employés ayant suivi la formation obligatoire connexe. Le CE avait évalué la plupart des RCE soumis.

Compte tenu du roulement et des autres priorités utilisant les ressources limitées du centre d’expertise, de même que du nombre élevé d’employés de RNCan qui doivent encore suivre la formation obligatoire et remplir leur RCE, le lancement de cette initiative à l’échelle du Ministère a connu un retard considérable.

Comme environ 75 % des employés du Ministère doivent encore remplir leur RCE, RNCan pourrait à l’avenir envisager une approche fondée sur le risque. Même s’il est certainement conseillé de viser 100 %, cet objectif est ambitieux en raison de la disponibilité des ressources du centre d’expertise. Une approche fondée sur le risque pourrait cependant être plus raisonnable, tout en respectant le Rapport sur les structures de gouvernance des valeurs et de l’éthique du SCT.

Ainsi, les séances de formation pourraient se poursuivre pour tous les employés de RNCan. Toutefois, seuls les employés occupant des postes ayant un risque inhérent plus élevé de conflit d’intérêts réel ou apparent seraient tenus de remplir le RCE. De cette façon, seuls les employés à risque plus élevé, comme les cadres et certains gestionnaires responsables de la dotation et de la gestion des contrats, de même que les postes de scientifiques interagissant régulièrement avec des intervenants externes, auraient à répondre à ce formulaire.

Pour qu’une pratique obligatoire puisse être mise en œuvre efficacement, la haute direction doit posséder des renseignements suffisants pour assurer la conformité. Dans ce contexte, l’audit a dévoilé que les membres de la direction ne disposent pas de rapports de progrès détaillés sur la finalisation des RCE au sein de leur secteur. Ces renseignements permettraient aux SMA de faire le suivi des employés n’ayant pas rempli et remis leur RCE conformément aux exigences.

L’audit a aussi révélé que les employés sont informés que la déclaration de conflits d’intérêts est obligatoire et qu’un refus est une infraction aux conditions d’emploi, mais que le centre d’expertise n’a fixé aucune échéance ferme de remise du RCE. Il convient en outre de noter que les employés sont encouragés à revoir annuellement leur RCE, tandis qu’aucun processus ne permet de s’assurer que les déclarations sont officiellement revues.

Enfin, l’audit a également noté des incohérences en ce qui a trait à l’obligation des nouveaux employés de remplir un RCE. Plus précisément, dans les récentes lettres d’offre signées par de nouveaux employés, une condition prévoit qu’ils doivent remplir un RCE dans un délai de 60 jours s’ils pensent être en situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Le RCE, de son côté, indique que tous les employés doivent remplir le formulaire dans un délai de 60 jours après leur embauche et à la suite de tout changement de leur situation personnelle ou professionnelle.

RISQUE ET INCIDENCE

Il y a un risque que les initiatives de valeurs et d’éthique et les objectifs connexes ne soient pas totalement atteints si les ressources limitées ne sont pas axées sur les secteurs présentant un risque plus élevé de conflits d’intérêts potentiels et si la haute direction ne dispose pas en temps opportun de rapports de progrès lui permettant d’effectuer le suivi avec le personnel concerné pour supporter les initiatives ministérielles.

RECOMMANDATIONS

3. Il est recommandé que le directeur général et dirigeant principal des ressources humaines s’assure :
   1. qu’une approche fondée sur le risque soit utilisée pour déterminer quels employés de Ressources naturelles Canada (RNCan) sont tenus de remplir un Rapport confidentiel des employés (RCE) et que ces formulaires soient révisés annuellement;
   2. que le RCE et les conditions d’emploi présentées dans les lettres d’offre à propos de la déclaration obligatoire de conflits d’intérêts dans un délai de 60 jours soient cohérents;
   3. que l’on adopte des mesures de surveillance et de suivi plus solides pour suivre le progrès de la formation sur le RCE et les conflits d’intérêts et de la finalisation connexe des RCE, y compris l’établissement d’échéances fermes pour les employés et la présentation de rapports de progrès à la haute direction;
   4. que les messages communiqués durant les séances de formation soient clarifiés en ce qui concerne la finalisation du RCE, y compris fournir des précisions sur les directives disponibles.

RÉPONSE ET PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 3a, tous les employés recevront une formation et les RCE seront triés selon le niveau de risque aux fins d’évaluation. Nous continuerons à travailler stratégiquement une fois la mise en œuvre totale terminée en priorisant les nouveaux employés et les postes et situations à risque élevé (p. ex. activités des employés durant les congés sans solde ou après l’emploi). Après la mise en œuvre, des rappels annuels seront envoyés aux employés à risque élevé afin qu’ils révisent et confirment leur situation.

Responsables : Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, et dirigeant principal des ressources humaines

Échéancier : Automne 2015 (vers la date de l’examen en milieu d’exercice)

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 3b, le CE VE collaborera avec Dotation ministérielle et Ressourcement des cadres pour assurer l’uniformité de la formulation entre le code de RNCan, le RCE et les lettres d’offre.

Responsables : Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, et dirigeant principal des ressources humaines

Échéancier : 30 juin 2015

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 3c, un processus a été élaboré pour surveiller les taux de finalisation et pour assurer le suivi en temps plus opportun à la suite des séances de formation.

Responsables : Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, et dirigeant principal des ressources humaines

Échéancier : Automne 2015

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 3d, toutes les présentations liées au RCE comprendront des renseignements sur les échéances et les coordonnées relativement au soutien additionnel.

Responsables : Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, et dirigeant principal des ressources humaines

Échéancier : Terminé

Surveillance et rendement

Constatation générale

Des mécanismes sont en place pour assurer le suivi des activités du cadre de valeurs et d’éthique et faire rapport régulièrement à la haute direction. Il est possible de renforcer le processus d’évaluation des risques liés aux valeurs et à l’éthique et d’améliorer la surveillance et l’établissement de rapports dans le but de mieux renseigner la haute direction.

Observations pertinentes

L’ensemble de processus et de pratiques mis en place pour surveiller et mesurer le rendement fait partie intégrante de tout programme ou de toute fonction. Il permet à la direction de déterminer si le programme ou la fonction atteint les objectifs fixés et les résultats visés. La surveillance et la mesure du rendement en matière de valeurs et d’éthique permettent à la haute direction d’établir si le cadre est mis en place, en plus de donner un aperçu du climat des valeurs et de l’éthique au sein de l’organisme.

Par conséquent, l’audit visait à déterminer si le centre d’expertise surveillait le rendement dans le but d’assurer la mise en œuvre des activités de valeurs et d’éthique à l’échelle du Ministère. Plus précisément, l’audit visait à déterminer si l’on surveillait le cadre de valeurs et d’éthique et les politiques pour en assurer la mise en œuvre dans tout le Ministère. Cela comprenait l’examen : du processus d’évaluation des risques liés aux valeurs et à l’éthique; de la formation obligatoire sur les conflits d’intérêts; de l’initiative des RCE; et des mécanismes en place pour mesurer de façon générale les activités de valeurs et d’éthique à RNCan et produire des rapports connexes.

Processus d’évaluation des risques liés aux valeurs et à l’éthique

En ce qui concerne l’évaluation et l’atténuation des risques liés aux valeurs et à l’éthique, l’audit a permis d’apprendre que le centre d’expertise possède un processus officiel d’évaluation des risques au moyen du profil des risques liés à l’éthique de RNCan (PRE). Celui-ci dresse la liste d’expositions aux risques potentiels de RNCan relativement aux valeurs et à l’éthique, ainsi que des stratégies existantes d’atténuation des risques, des risques résiduels et des conséquences possibles. Il a été élaboré par le CE VE en collaboration avec la direction de divers comités dans le but de cerner les scénarios potentiels dans plusieurs catégories et d’en atténuer les risques. De plus, le PRE permet de gérer les risques liés aux valeurs et à l’éthique susceptibles d’avoir une incidence négative sur la réalisation des objectifs de RNCan ainsi que sur la conformité au code. Les catégories de risque comprennent notamment le devoir de loyauté, l’utilisation inappropriée des ressources du ministère ou des heures de travail, les pots de vin et la corruption.

Le PRE est un précieux outil d’évaluation des risques liés aux valeurs et à l’éthique. L’audit a toutefois noté qu’il n’avait pas été mis à jour depuis 2011. La mise à jour périodique du PRE pourrait constituer un outil de formation et de sensibilisation pour les comités à l’échelle du Ministère, comme le CCVE (au niveau des DG) et les groupes de travail.

Surveillance et rendement

En ce qui concerne la surveillance, l’audit a révélé que le Ministère a divers mécanismes en place pour surveiller et mesurer les progrès liés à la mise en œuvre des exigences en matière de valeurs et d’éthique. RNCan exige entre autres que ses employés s’engagent périodiquement à respecter le code de RNCan. Plus précisément, le système de TI du Ministère exige automatiquement que les employés s’engagent à respecter le code de RNCan tous les trois mois pour qu’ils puissent ouvrir une session sur le réseau. Un refus ferait en sorte que l’employé n’aurait pas accès au système du Ministère. Le fait que le centre d’expertise a fait le suivi de l’initiative de RCE, même si, comme susmentionné, des possibilités d’amélioration existent à ce sujet constitue un autre exemple. L’audit a cependant souligné que le centre d’expertise n’a pas mis au point de mécanisme permettant à la haute direction d’évaluer périodiquement le climat éthique au sein de l’organisme.

Bien que le Ministère dispose de plusieurs indicateurs pouvant fournir de l’information sur les valeurs et l’éthique dans l’organisme, ces derniers ne font pas l’objet d’un suivi officiel dans un rapport du CE VE et sont plutôt suivis par des responsables fonctionnels dans d’autres secteurs au sein du SGSI. Cela comprend entre autres le suivi et l’établissement de rapports réguliers concernant les nominations non annoncées, les marchés non concurrentiels de plus de 25 000 $ et d’autres indicateurs grâce à des activités relatives aux ressources humaines, aux relations de travail ou à la gestion financière. De même, diverses fonctions établissent des rapports relativement à ces indicateurs; cependant, ils ne sont pas rassemblés en un seul rapport à l’intention de la haute direction.

En ce qui a trait à la mesure du rendement du CE VE, l’audit a révélé qu’une norme de service veille à ce que les RCE soumis soient examinés dans un délai de 60 jours. Cependant, le rendement par rapport à cette norme n’est pas officiellement mesuré et ne fait pas l’objet d’un rapport à la haute direction. Un autre élément clé de la fonction de CE VE consiste à fournir aux employés de RNCan un mécanisme pour demander en toute confidentialité des conseils en matière de valeurs et d’éthique. Les employés de RNCan peuvent aussi demander conseil à l’officier principal de la divulgation. Il convient de noter que, durant nos entrevues, les employés et les gestionnaires qui avaient demandé conseil au CE VE étaient généralement satisfaits des services fournis. Cela dit, il n’y a aucune norme de service en vigueur concernant les services consultatifs fournis par le centre d’expertise aux employés, bien que la direction affirme qu’elle a entrepris de préparer une base de données pour effectuer le suivi des demandes, des problèmes et de la conclusion des problèmes.

La haute direction reçoit régulièrement des rapports sur le rendement global des activités de valeurs et d’éthique. Cela comprend des présentations au comité exécutif, au Comité de consultation des relations de travail et au Comité ministériel de vérification (CMV). Il serait possible d`améliorer ce processus en faisant rapport sur les activités de valeurs et d’éthique de façon générale (p. ex. formation et utilisation des RCE requis), en fusionnant des indicateurs de valeurs et d’éthique de différents secteurs fonctionnels et en comparant le rendement du CE VE à des normes de service.

La fusion de ces renseignements en un tableau de bord présenté régulièrement à la haute direction pourrait éclairer la prise de décisions et donner un aperçu du climat des valeurs et de l’éthique. Cela éclairerait également le CMV lorsqu’il doit fournir des conseils sur les valeurs et l’éthique au sous-ministre.

RISQUE ET INCIDENCE

L’absence de mesures exhaustives du rendement et d’établissement de rapports peut limiter la valeur des renseignements fournis à la haute direction à l’appui d’une prise de décisions éclairée. En outre, le fait que le PRE ne soit pas régulièrement mis à jour peut limiter la capacité du Ministère à gérer efficacement les risques de valeurs et d’éthique.

RECOMMANDATIONS

4. Il est recommandé que le directeur général et dirigeant principal des ressources humaines s’assure que :
   1. Le profil des risques liés à l’éthique soit régulièrement examiné et mis à jour, ce qui permettrait à RNCan de mieux cerner les risques de valeurs et d’éthique en évolution et de se servir, lorsque possible, du PRE comme outil de formation.
   2. Les services consultatifs et les directives fournis aux employés de RNCan fassent officiellement l’objet d’un suivi et soient documentés. En outre, ces activités seraient évaluées et suivies par rapport à des normes de services consultatifs et directives en matière de valeurs et d’éthique établies.
   3. Une stratégie plus exhaustive d’établissement périodique de rapports en matière de valeurs et d’éthique soit fournie à la haute direction. Elle comprendrait un aperçu du rendement des activités ainsi que du climat des valeurs et de l’éthique au sein de l’organisme.

RÉPONSE ET PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 4a, le profil des risques liés à l’éthique fera l’objet de mises à jour régulières (tous les quatre ans) et ponctuelles, si des problèmes émergents le justifient.

Responsables : Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, et dirigeant principal des ressources humaines

Échéancier : 30 juin 2015

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 4b, ce point a déjà été élaboré et est en cours de mise en œuvre. Les documents pertinents sont conservés, au besoin, pour fournir des renseignements officialisés sur les questions de valeurs et d’éthique.

Responsables : Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, et dirigeant principal des ressources humaines

Échéancier : Septembre 2015 et en cours

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 4c, des rapports trimestriels sur le nombre d’employés formés et de RCE reçus et évalués seront fournis par l’intermédiaire de l’outil de suivi du sous-ministre. Les résultats du SAFF donneront un aperçu du climat éthique au sein de l’organisme.

Responsables : Directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, et dirigeant principal des ressources humaines

Échéancier : 30 juin 2015

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Les critères ont été élaborés essentiellement à partir du cadre de valeurs et d’éthique de RNCan et des politiques sur les valeurs et l’éthique relatives à RNCan et au gouvernement du Canada.

L’objectif de l’audit est de fournir une assurance raisonnable que le cadre de valeurs et d’éthique du Ministère et les pratiques connexes sont adéquats et qu’ils sont mis en œuvre. L’annexe B présente le cadre de valeurs et d’éthique de RNCan.

Plus précisément, l’audit a mis l’accent sur le cadre mis en place par RNCan et a examiné :

Sous-objectifs de l’audit	Critères d’audit
Sous-objectif 1 : Déterminer si les structures de gouvernance sont en place pour favoriser un leadership et une culture fondés sur le code de RNCan.	1.1 Il est attendu que les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition des comptes soient clairement documentés et appuient les exigences du Ministère en ce qui concerne les valeurs et l’éthique.
	1.2 Il est attendu que le cadre de valeurs et d’éthique de RNCan soit supporté par le leadership de la haute direction.
Sous-objectif 2 : Déterminer si les politiques, les lignes directrices, les outils et les processus sont clairement documentés et communiqués.	2.1 Il est attendu que le cadre de contrôle de RNCan en matière de valeurs et d’éthique comprenne les éléments clés mentionnés dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public.
	2.2 Il est attendu que le Code de valeurs et d’éthique de RNCan, les politiques, les outils et les procédures soient clairement documentés et communiqués.
	2.3 Il est attendu que les employés de RNCan reconnaissent officiellement et régulièrement qu’ils ont pris connaissance du Code de valeurs et d’éthique de RNCan.
	2.4 Il est attendu que les employés reçoivent une formation et des renseignements adéquats sur les valeurs et l’éthique, les conflits d’intérêts, le harcèlement et la fraude.
	2.5 Il est attendu que les services consultatifs et les directives soient fournis conformément aux normes de service établies par la fonction de valeurs et d’éthique.
Sous-objectif 3 : Déterminer si le cadre et les politiques font l’objet d’une surveillance pour en assurer la mise en œuvre dans l’ensemble du Ministère.	3.1 Il est attendu que les risques et les problèmes liés aux valeurs et à l’éthique soient officiellement et régulièrement évalués et à ce que des mesures correctives soient prises pour atténuer les nouveaux risques identifiés.
	3.2 Il est attendu que des voies de communication anonymes permettent aux personnes de signaler les irrégularités suspectées et que ces voies fonctionnent efficacement.
	3.3 Il est attendu que des processus soient établis pour prévenir, détecter et gérer les conflits d’intérêts et qu’ils fonctionnent efficacement.
	3.4 Il est attendu que la direction dispose d’indicateurs de rendement lui permettant d’évaluer globalement la culture fondée sur les valeurs et l’éthique à RNCan et que les résultats fassent régulièrement l’objet d’un rapport officiel à la haute direction.

ANNEXE B – CADRE DE VALEURS ET D’ÉTHIQUE DE RNCAN

L’annexe B présente le cadre de valeurs et d’éthique de RNCan.

Version textuelle

Annexe B : Cadre de valeurs et d’éthique de RNCan

Cette figure souligne les principaux domaines d’activités du Cadre du programme de valeurs et éthique de RNCan, les principaux extrants étant classés selon le domaine et les résultats clés. Ces domaines comprennent le Leadership, Sensibilisation/Partenariat pour la réussite éthique, Politiques, procédures et processus, Directives et conseils, Surveillance et Exécution.

Les résultats clés classés selon le domaine comprennent la structure de gouvernance, la communication du programme, l’information et l’éducation, le guide et les outils à l’intention des gestionnaires, les conseils concernant le Code de V & É et les rapports à l’intention des cadres.

Le tableau fait également la description des résultats immédiats et intermédiaires, notamment de la sensibilisation et de la compréhension accrues des questions de valeurs et éthique à l’échelle de RNCan; un rapport annuel et précis sur les domaines présentant un risque élevé, assurer un milieu de travail inclusif, solidaire et respectueux ainsi qu’une conformité aux politiques, aux règlements et aux lois.

Enfin, le tableau fait état du résultat final de ce cadre, qui est de s’assurer que le travail et le milieu de travail soient gérés efficacement conformément aux valeurs et à l’éthique, ainsi que le tout s’harmonise aux résultats stratégiques de RNCan.