Audit de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AU1422)

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

INTRODUCTION

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) est entrée en vigueur en juillet 1983. Fondée sur les principes de la transparence, la LAI établit le cadre juridique qui régit l’accès aux renseignements contenus dans les documents relevant des institutions fédérales. En vertu de cette loi, les renseignements du gouvernement doivent être accessibles au public et les exceptions nécessaires à leur droit d’accès doivent être précises et limitées. Elle confère à chaque citoyen et résident permanent du Canada et à toute personne ou société présente au Canada le droit d’accéder aux renseignements du gouvernement.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), qui est également entrée en vigueur en juillet 1983, régit la collecte, la conservation, l’usage, la protection, la communication et le retrait des renseignements personnels par le gouvernement fédéral. Elle accorde également aux individus le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent.

Au Ministère, le mandat du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) consiste à mettre en œuvre et à administrer la LAI et la LPRP et à s’assurer que les dispositions législatives et les politiques et les procédures des organismes centraux sont respectées. Dans le cadre de ses responsabilités, le Secrétariat conseille les fonctionnaires du Ministère sur l’exécution des Lois, favorise la sensibilisation aux Lois et aux responsabilités du Ministère ainsi que fournit des directives et offre une formation, au besoin, pour s’assurer que les demandes d’AIPRP sont traitées de façon appropriée et dans les délais prescrits par la loi. Les secteurs du Ministère jouent également un rôle important dans le processus d’AIPRP. De pair avec le Secrétariat de l’AIPRP, ils se partagent la responsabilité d’extraire les renseignements nécessaires pour répondre aux demandes conformément aux exigences prescrites par les Lois ainsi qu’aux politiques et aux procédures.

Le sous‑ministre a approuvé l’audit de l’AIPRP dans le Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) pour 2014‑2015.

L’objectif du présent audit est de fournir une assurance raisonnable quant à l’efficacité et à l’efficience du cadre de gestion lié à la fonction d’AIPRP.

POINTS FORTS

Le Secrétariat de l’AIPRP dispose d’un cadre de gouvernance solide pour appuyer la fonction d’AIPRP. Un comité des directeurs généraux (DG) est formé pour appuyer la surveillance des demandes d’accès à l’information (AI), des questions touchant la protection des renseignements personnels (PRP)Note de bas de page1 et des plaintes et pour intervenir, au besoin, afin de s’assurer du traitement et de la diffusion des demandes dans les délais prévus. La haute direction est informée toutes les semaines de l’état des demandes d’AI par l’entremise de son Comité des opérations, lequel dispose d’un mécanisme de surveillance efficace. Au cours des exercices financiers 2012‑2013 et 2013‑2014, le Secrétariat de l’AIPRP a affiché des taux de présomption de refusNote de bas de page2 de 3,49 % et de 2,04 % respectivement. Ces taux sont considérablement moins élevés que le taux de présomption de refus moyen dans l’ensemble de l’administration publique, lequel s’est établi à 10,67 % en 2012‑2013. En outre, le Secrétariat communique de façon efficace avec les intervenants externes pour leur fournir des renseignements sur le processus d’AIPRP et des demandes déjà publiées sur le site Internet du Ministère.

DOMAINES À AMÉLIORER

L’audit a permis de déterminer des possibilités d’amélioration dans les domaines suivants :

  • fourniture d’une formation supplémentaire au personnel du Ministère qui privilégie en particulier l’importance du respect des délais et de l’exhaustivité des renseignements durant le processus d’extraction des documents;
  • amélioration de la communication interne sur l’AIPRP destinée aux agents de liaison des secteurs (ALS) et aux autres membres du personnel qui participent au processus;
  • amélioration de l’efficacité des processus opérationnels, en mettant à profit les capacités de recherche et d’extraction du système de gestion de l’information (GI), qui sera bientôt mis en œuvre, ainsi qu’examen des solutions technologiques disponibles qui éliminent l’impression obligatoire de grandes quantités de documents pendant le traitement de certaines demandes.

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

À mon avis, Ressources naturelles Canada (RNCan) dispose d’un cadre de contrôle de la gestion efficace sur lequel repose la fonction d’AIPRP. L’audit a permis de déterminer des possibilités d’amélioration en ce qui concerne la formation et la communication ainsi que l’efficacité des processus opérationnels.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, je suis d’avis que l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit souhaite remercier les personnes qui ont participé au projet et, plus particulièrement, les employés qui ont présenté leurs points de vue et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

La LAI est entrée en vigueur en juillet 1983. Elle établit le cadre juridique qui régit l’accès aux renseignements contenus dans les documents relevant des institutions fédérales, conformément aux principes de la transparence selon lesquels les renseignements du gouvernement doivent être accessibles au public et les exceptions nécessaires à leur droit d’accès doivent être précises et limitées. La LAI confère à chaque citoyen et résident permanent du Canada et à toute personne ou société présente au Canada le droit d’accès.

La LPRP, qui est également entrée en vigueur en juillet 1983, régit la collecte, la conservation, l’usage, la protection, la communication et le retrait des renseignements personnels par le gouvernement fédéral. Elle accorde également aux individus le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent.

Le ministre des Ressources naturelles, en tant qu’administrateur général de la LAI et de la LPRP, est responsable de l’administration des Lois au sein du ministère des Ressources naturelles du Canada (le Ministère). Dans ce contexte, le mandat du Secrétariat de l’AIPRP, lequel fait partie de la Direction de la gestion du portefeuille et du secrétariat ministériel, consiste à mettre en œuvre et à administrer la LAI et la LPRP et à s’assurer que les dispositions législatives et les politiques et les procédures des organismes centraux sont respectées. Faisant partie de la structure de la direction, les cadres supérieurs des secteurs se partagent la responsabilité de s’assurer que les demandes sont traitées conformément aux exigences prescrites par les Lois et aux politiques et procédures connexes.

Le Secrétariat de l’AIPRP doit conseiller les fonctionnaires du Ministère sur l’exécution des Lois et s’assurer que les demandes présentées en vertu de celles‑ci sont traitées dans les délais qui y sont prescrits. En outre, il doit favoriser la sensibilisation aux Lois afin que le Ministère s’acquitte des obligations qui incombent aux institutions fédérales et informer les employés des répercussions de ces mêmes Lois ainsi que des politiques et des procédures ministérielles qui leur sont relatives.

Le Ministère reçoit des centaines de demandes d’AI tous les ans. Au cours de l’exercice financier 2013‑2014, par exemple, le Ministère a reçu 689 nouvelles demandes en vertu de la LAI, en plus de reporter prospectivement 190 demandes de l’exercice financier précédent. La quantité de demandes que RNCan a reçues au cours des six dernières années a presque doublé. Cela dit, seulement 14 des 685 demandes complétées au cours de 2013‑2014 ont dépassé l’échéance prescrite par la loi, ce qui représente un taux de présomption de refus de 2,04 %. Il s’agit d’une amélioration comparativement à l’exercice financier 2012‑2013, au cours duquel le Ministère a affiché un taux de présomption de refus de 3,49 %. En comparaison, le gouvernement du Canada a affiché en 2012‑2013 un taux de présomption de refus général de 10,67 %. Pendant la même période, le Ministère a reçu 44 demandes d’accès à des renseignements personnels en vertu de la LPRP et a reporté prospectivement une demande de l’exercice financier précédent. Au nombre des demandes reçues, 41 ont été complétées au cours du même exercice financier et quatre d’entre elles ont été reportées prospectivement au prochain exercice financier. Il s’agit d’une hausse comparativement à l’exercice financier 2012‑2013, au cours duquel le Ministère a reçu 13 demandes de PRP, reporté prospectivement deux demandes de l’exercice financier précédent et complété 14 demandes.

En ce qui concerne l’exercice financier 2013‑2014, le Secrétariat de l’AIPRP comptait 11,5 employés à temps plein à l’appui de l’AI et un employé à temps plein à l’appui de la PRP. Le Secrétariat fait également appel aux services de consultants, d’étudiants et d’employés occasionnels, au besoin, pour s’assurer d’obtenir les résultats visés.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif du présent audit est de fournir une assurance quant à l'efficacité et à l’efficience du cadre de gestion lié à la fonction d’AIPRP. De façon plus précise, l’audit visait à évaluer la mesure dans laquelle :

  • le cadre de gouvernance appuie adéquatement le processus d’AIPRP;
  • les renseignements liés au processus d’AIPRP sont communiqués efficacement;
  • les demandes d’accès sont traitées efficacement et en temps opportun au sein du Ministère.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Dans le PVAR pour 2013‑2016, une « priorité d’audit élevée » est accordée à la gestion et à l’administration du processus d’AIPRP de RNCan.

Une approche axée sur les risques a servi à établir les objectifs, la portée, la démarche et les critères utilisés pour cette mission d’audit. Voici un résumé des principaux risques sous‑jacents qui ont été pris en considération.

  • Les processus de gouvernance, de communication, de gestion des risques et de gérance de RNCan liés à la gestion et à l’administration de la LAI et de la LPRP, y compris le traitement des demandes d’accès, peuvent être inadéquats ou inefficaces.
  • Les principaux processus opérationnels liés à la gestion et à l’administration de la fonction d’AIPRP peuvent ne pas être conformes aux politiques, aux normes et aux procédures du Ministère et du Conseil du Trésor.
  • Les ressources et la capacité peuvent ne pas être harmonisées pour atteindre efficacement les résultats visés pour le processus d’AIPRP.

PORTÉE

La portée du présent audit englobe les principaux aspects du cadre de contrôle de la gestion du processus d’AIPRP.

L’audit comprend les activités relevant du Ministère entre le 1er avril 2013 et la fin d’avril 2014 qui sont liées à l’AIPRP.

Il comprend également un examen de la gouvernance et des processus en place qui servent à gérer les demandes de PRP; cependant, comme le Ministère a reçu très peu de demandes en la matière, la composante d’analyse de l’audit met l’accent exclusivement sur les demandes d’AI.

Étant donné que le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée surveillent la conformité aux Lois, l’audit porte principalement sur les processus de réponse aux demandes en vigueur au Ministère.

La portée n’englobait pas la gestion des renseignements gouvernementaux, puisque cet aspect est géré séparément du Secrétariat et du processus d’AIPRP; il se limite donc aux pratiques de GI qui ont une incidence directe sur les demandes d’AIPRP.

APPROCHE ET MÉTHODE

La méthode d’audit est fondée sur la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Elle comprend les tâches suivantes :

  • réaliser des entrevues sur la gestion de l’AIPRP et les activités connexes auprès des principaux employés;
  • examiner les instruments et les procédures stratégiques applicables du Conseil du Trésor et du Ministère à l’égard de la gestion et de l’administration de la fonction d’AIPRP;
  • examiner un échantillon discrétionnaire de demandes d’AI pour déterminer si celles‑ci respectent les échéances internes, et cerner des possibilités d’obtenir des gains d’efficacité, dans la mesure du possible;
  • consulter un spécialiste en AIPRP au sujet des pratiques exemplaires reconnues.

CRITÈRES

Veuillez consulter l’annexe A pour connaître les critères d’audit détaillés. Le travail d’audit sur place et la conclusion globale de l’audit sont basés sur ces critères.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE ET CONSEIL

Constatation générale

Dans l’ensemble, l’audit a permis de déterminer que le Secrétariat de l’AIPRP dispose d’un cadre de gouvernance solide. Un comité des DG et le Comité des opérations de la haute direction surveillent la fonction d’AIPRP lorsqu’ils examinent toutes les semaines l’état des dossiers en cours. En outre, diverses formations et ressources sont offertes à l’ensemble du personnel du Ministère; cependant, l’audit a permis de relever la possibilité d’offrir une formation supplémentaire qui privilégie l’importance du respect des délais et de l’exhaustivité des renseignements durant le processus d’extraction des documents.

Observations pertinentes

Délégation de pouvoirs

Le ministre des Ressources naturelles, en tant qu’administrateur général de la LAI et de la LPRP, est responsable de l’administration des Lois au sein du Ministère. Le ministre a délégué des pouvoirs au directeur du Secrétariat de l’AIPRP, pour qu’il exerce, au sein du ministère des Ressources naturelles, les pouvoirs et fonctions qui incombent au chef de l’institution en vertu des Lois, et ce directeur a la responsabilité opérationnelle de l’application de ces Lois. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a déterminé que cette structure de délégation constitue une pratique exemplaire qui contribue à un cadre de gouvernance solide pour les fonctions d’AIPRP.Note de bas de page3

Formation, outils et ressources à la disposition du Ministère

En 2013‑2014, le Secrétariat de l’AIPRP a offert onze séances de sensibilisation sur l’AIPRP à l’échelle du Ministère. Il a également collaboré avec la Direction de la gestion de l’information pour offrir des séances de formation en classe virtuelle sur l’AIPRP aux employés du Ministère. Ceux‑ci avaient la possibilité de s’inscrire à l’une des séances mensuelles sur le site intranet ministériel.

En outre, chaque secteur du Ministère a officiellement nommé un ALS pour traiter les demandes d’AIPRP qui le concerne. L’ALS assure la liaison entre le Secrétariat de l’AIPRP et son secteur en répondant aux demandes d’AIPRP et sert de principal point de contact lorsqu’il s’agit de répondre à des questions ou de faire un suivi auprès du Secrétariat de l’AIPRP, au besoin. Il coordonne les réponses de son secteur au Secrétariat. Ces fonctions sont souvent exercées au niveau opérationnel et peuvent être ajoutées aux responsabilités et aux rôles d’un employé, selon les besoins en matière d’AIPRP de son secteur.

L’audit a permis de déterminer qu’une formation supplémentaire s’impose pour les employés des secteurs qui doivent répondre aux demandes d’AIPRP et sont directement concernés par le processus. Des entrevues ont permis de constater de façon générale que ces employés ne comprennent peut‑être pas très bien le processus d’AIPRP, ce qui peut parfois entraîner des retards dans le temps de traitement des demandes. Certains ALS ont pris l’initiative de demander à suivre une formation auprès du Secrétariat de l’AIPRP, ou encore de former directement le personnel de leur secteur respectif.

L’audit a également permis de constater que, dans certains cas, des employés des secteurs signalent au Secrétariat de l’AIPRP qu’ils ont fourni tous les renseignements exigés et l’informent ultérieurement dans le processus de l’existence de renseignements supplémentaires relatifs à la demande. Cela explique pourquoi la préparation de la réponse finale pour le demandeur dans les délais prescrits par la loi s’est révélée difficile dans le cas de ces dossiers.

En ce qui concerne les ALS, l’audit a révélé que plusieurs d’entre eux occupent leur poste depuis longtemps (au moins cinq ans). L’équipe d’audit a appris dans le cadre d’entrevues que les ALS estiment généralement avoir une connaissance suffisante du processus et des exemptions courantes. Des entrevues réalisées auprès du personnel du Secrétariat de l’AIPRP ont permis de corroborer ce point de vue. L’audit a également révélé qu’il n’existe aucun programme de formation officiel à l’intention des ALS et que la plupart d’entre eux seraient heureux de pouvoir suivre une formation supplémentaire, puisqu’ils n’ont suivi aucune formation officielle dans les cinq dernières années.

Formation, outils et ressources à la disposition du Secrétariat de l’AIPRP

Les agents du Secrétariat de l’AIPRP ont accès à tous les processus et documents en matière d’AIPRP sur le lecteur réseau partagé intitulé « Procédures et outils ». Les agents de l’AIPRP sont également soutenus dans leurs rôles par des réunions hebdomadaires où ils discutent des dossiers traités pendant la semaine et des dossiers reçus. Un logiciel de rédaction aide également les agents dans leur travail; il permet d’assurer le suivi des décisions clés, ainsi que des communications et des documents.

À l’heure actuelle, il n’existe aucun programme de perfectionnement professionnel en AIPRP; cependant, il est prévu d’en créer un. Les agents de l’AIPRP sont incités à saisir les possibilités d’apprentissage et de perfectionnement disponibles en externe, tels les programmes universitaires, la formation sur l’AIPRP du SCT et les cours de l’École de la fonction publique du Canada.

Outils de planification et de surveillance axés sur les risques

Les cadres supérieurs des secteurs font partie de la structure de la direction et, à ce titre, ils doivent s’assurer que les demandes sont traitées conformément aux exigences prescrites par la loi. Un comité des DG, auquel siègent des représentants de tous les secteurs du Ministère, se réunit toutes les semaines pour examiner l’état des demandes et des plaintes. Il examine toutes les demandes d’AI nouvelles et actives et les questions touchant la PRPNote de bas de page4 afin de s’assurer qu’elles font l’objet d’une surveillance efficace et de communications fréquentes pour que les dossiers de nature délicate soient portés, au besoin, à l’attention de la haute direction. Dans ce contexte, tout membre du comité peut soulever les questions relatives à certains dossiers, et ces questions peuvent ensuite être réglées ou faire l’objet d’une mesure de suivi, selon les besoins. Les conclusions des réunions du comité des DG sont inscrites en tant que point permanent régulier à l’ordre du jour des réunions hebdomadaires du Comité des opérations des sous‑ministre adjoints, qui est présidé par le sous‑ministre.

En outre, les responsabilités des cadres en matière de traitement des demandes d’AIPRP en temps opportun sont intégrées dans les directives encadrant les ententes de rendement du Ministère, et l’audit a révélé qu’il s’agit d’une bonne pratique. Plus particulièrement, les cadres doivent s’assurer qu’au moins 95 % des documents extraits sont retournés à la section de l’AIPRP dans les cinq jours ouvrables, et qu’ils sont accompagnés d’un « Énoncé sur l’intégralité » signé.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONS

Le Secrétariat de l’AIPRP est hautement tributaire du personnel du Ministère pour la fourniture des documents et des recommandations exigés. Une formation générale sur ces responsabilités et une sensibilisation à celles‑ci permettra aux employés de donner des réponses complètes et opportunes aux demandes d’AIPRP et de respecter les délais prescrits par la loi. En effet, si une formation adéquate n’est pas offerte au personnel, le Ministère peut éventuellement s’exposer à des risques susceptibles de réduire sa capacité de répondre aux demandes d’AIPRP en temps opportun et de manière efficace.

RECOMMANDATIONS

1. Le directeur général de la Direction de la gestion du portefeuille et du secrétariat ministériel doit s’assurer que les renseignements appropriés relatifs à l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont communiqués au personnel du Ministère :

  1. en offrant aux agents de liaison des secteurs (ALS) et au personnel qui participe de façon régulière au processus d’extraction plus de possibilités de formation approfondie qui privilégie en particulier l’importance du respect des délais et de l’exhaustivité des renseignements durant le processus d’extraction des documents;
  2. en examinant les possibilités de mettre à profit les séances de formation ministérielle en vigueur pour offrir une formation générale sur l’AIPRP au personnel du Ministère.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 1a., le Secrétariat de l’AIPRP prend des mesures supplémentaires pour appuyer les agents de liaison de l’AIPRP et le personnel qui participe au processus d’extraction relatif à l’AIPRP. Pendant l’exercice financier en cours, le Secrétariat doit s’assurer que les agents de liaison de l’AIPRP reçoivent une formation appropriée, au besoin. Depuis juin 2014, le coordonnateur de l’AIPRP tient des réunions bimensuelles auxquelles assistent les agents de liaison de l’AIPRP, pour discuter de diverses questions et préoccupations relatives au processus d’AIPRP. Le directeur adjoint du Secrétariat de l’AIPRP tient également des réunions hebdomadaires régulières auxquelles assistent les principaux représentants des secteurs, pour mieux les informer des principaux dossiers et processus et les sensibiliser à ceux‑ci. Le Secrétariat doit continuer de collaborer avec ses agents de liaison de l’AIPRP pour déterminer quels sont les employés et les divisions qui pourraient profiter le plus d’une formation approfondie sur l’AIPRP, et d’offrir des documents ciblés de formation et de sensibilisation aux responsables des programmes.

En réponse à la recommandation 1b., le Secrétariat de l’AIPRP doit continuer de collaborer avec la Division de la gestion de l’information pour déterminer les possibilités d’inclure la formation sur l’AIPRP. Le Secrétariat de l’AIPRP doit également rencontrer d’autres secteurs connexes du Ministère qui offrent une formation obligatoire (c.‑à‑d. sécurité) pour discuter des possibilités d’inclure la sensibilisation à l’AIPRP. En outre, le Secrétariat de l’AIPRP doit élaborer des documents de formation et améliorer les documents de formation actuels (c.‑à‑d. présentations, manuels, etc.) et continuer d’améliorer son espace wiki afin de fournir des documents de référence et des guides pertinents qui font mieux comprendre les Lois et facilitent le processus d’AIPRP de RNCan.

Responsable : Coordonnateur, Secrétariat de l’AIPRP

Échéance : Le Secrétariat de l’AIPRP doit relancer des séances de sensibilisation entre l’automne 2014 et mars 2015 et continuer d’examiner et d’améliorer son programme de formation en 2015‑2016, y compris fournir des directives plus précises sur sa page wiki.

COMMUNICATIONS INTERNES ET EXTERNES

Constatation générale

L’audit a permis de déterminer que les renseignements sur le processus d’AIPRP et ses résultats sont communiqués efficacement aux intervenants externes, tels les demandeurs, le Commissariat à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée et les parlementaires. La communication interne avec les ALS et les autres membres du personnel ministériel qui prennent part au processus pourrait être améliorée.

Observations pertinentes

Rôles et responsabilités

Les personnes qui prennent part au processus d’AIPRP doivent bien comprendre leurs rôles et responsabilités afin de s’assurer de répondre aux demandes d’AIPRP de façon efficace et en temps opportun. Un résumé affiché sur l’intranet du Ministère permet de combler les besoins en matière de documentation des rôles et des responsabilités. Les ALS et le personnel du Secrétariat de l’AIPRP détiennent des rôles clés au sein du processus.

Dans ce contexte, l’ALS assigné à un secteur assure la liaison entre le Secrétariat de l’AIPRP et ce secteur. Son rôle consiste à répondre aux demandes d’AIPRP et à servir de principal point de contact avec les analystes du Secrétariat de l’AIPRP pour répondre à toute question ou faire un suivi, au besoin. L’ALS coordonne les réponses du secteur au Secrétariat de l’AIPRP. Il s’agit d’une fonction importante dans le processus d’AIPRP, puisqu’elle permet de soutenir l’extraction de renseignements aux fins des demandes d’AIPRP dans les secteurs.

Le personnel du Secrétariat de l’AIPRP doit veiller à l’application des exceptions et des exclusions qui sont mentionnées dans les Lois, aider les secteurs en formulant des recommandations sur la communication de renseignements, fournir des conseils sur la collecte, l’usage et la communication des renseignements personnels, répondre au demandeur et déterminer les besoins en matière de consultations internes ou externes. Un résumé affiché sur l’intranet du Ministère permet de combler de façon claire les besoins en matière de documentation et de détermination des rôles et responsabilités de tout le personnel du Ministère en ce qui concerne le processus d’AIPRP. Quant au personnel du Secrétariat de l’AIPRP, leurs rôles et responsabilités sont définis dans leurs descriptions de travail. Il convient également de mentionner que RNCan participe présentement à un projet pangouvernemental visant l’élaboration de descriptions de travail génériques pour les agents de l’AIPRP, dont les rôles sont généralement comparables dans l’ensemble des ministères.

Relations avec les demandeurs

En avril 2014, RNCan a joint ses efforts à ceux d’autres ministères fédéraux pour la mise en place d’un projet pilote pangouvernemental de services d’achat en ligne pour les demandes d’AIPRP. Grâce au portail de demande d’AIPRP en ligne, les demandeurs peuvent maintenant soumettre leurs demandes de façon plus rapide, plus facile et plus pratique.

Deux types de demandes peuvent être présentées en vertu de la LAI et de la LPRP, respectivement : 1) les demandes d’AI, pour les demandes de renseignements de nature non personnelle et 2) les demandes d’accès à des renseignements personnels, pour les demandes de renseignements de nature personnelle. Les demandes d’AI peuvent être présentées de manière officielle ou officieuse. La demande officielle est transmise par écrit, en vertu de la Loi, à l’institution fédérale qui détient l’information recherchée. La demande officieuse est présentée sans référence au droit d’accès prévu par la Loi; elle n’est soumise à aucun délai ou frais. Par ailleurs, on ne peut obtenir d’examen indépendant des décisions concernant ce type de demande.

Les demandeurs peuvent déposer une plainte au Commissariat à l’information du Canada ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada s’ils ne sont pas satisfaits du traitement d’une demande officielle par le Ministère en vertu de la LAI ou de la LPRP, respectivement. La façon de procéder pour déposer une plainte est affichée sur le site Web du Ministère.

En 2013‑2014, RNCan a reçu 35 nouvelles plaintes en vertu de la LAI, comparativement à 21 plaintes en 2012‑2013. La plupart de ces plaintes étaient de nature administrative et concernaient des délais de réponse aux demandes et des prorogations de délai. En 2013-2014, RNCan a reçu une plainte en vertu de la LPRP, comparativement à aucune en 2012‑2013. L’examen des dossiers a permis de constater que le Bureau de l’AIPRP répond généralement de façon rapide aux demandeurs ainsi qu’au Commissariat à l’information du Canada et au Commissariat à la protection de la vie privée lors de leurs enquêtes sur les plaintes. Tous les dossiers examinés permettent de souligner le fait que le Secrétariat de l’AIPRP s’est conformé à son « obligation de prêter assistance ».Note de bas de page5

Communication aux intervenants externes

Outre les demandeurs, les autres « intervenants externes » comprennent le Commissariat à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée et le SCT. Le Ministère produit des rapports pour ces trois organismes de façon régulière. L’audit a permis de constater que la Division de l’AIPRP a satisfait aux exigences en matière de production de rapports annuels au Parlement ainsi qu’en matière de production de rapports au SCT. Ainsi, tels que requis par le SCT, le sommaire des demandes d’AI complétées est affiché sur le site Internet du Ministère chaque mois, et des rapports annuels sur l’application des deux Lois sont déposés au Parlement chaque année.

Communication aux intervenants internes

Le site intranet du Ministère fournit au personnel des renseignements généraux sur le processus, les lignes directrices et les procédures liés à l’AIPRP. Cependant, au moment de l’audit, certains renseignements ne figuraient pas sur la page Web de l’AIPRP et une partie du contenu n’avait pas été mise à jour. Par exemple, le lien vers le Guide sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, qui décrit les procédures à suivre pour le traitement des demandes, n’était pas disponible sur la page wiki de l’AIPRP et peu de membres du personnel connaissaient son existence. En outre, le site ne contenait aucun renseignement sur les séances de formation en classe virtuelle offertes par le Secrétariat de l’AIPRP.

Des entrevues réalisées auprès d’ALS ont permis de constater que la communication et la collaboration avec le Secrétariat de l’AIPRP étaient généralement satisfaisantes, bien qu’elles puissent encore être renforcées. Les ALS ont également mentionné qu’on ne les informait pas toujours de l’état des demandes, tel que la suspension ou le retrait de suspension. Les secteurs ont mentionné qu’on leur fournissait auparavant des renseignements plus détaillés sur l’état courant des demandes et les nouveaux développements, et également que des rencontres périodiques avaient lieu avec le Secrétariat de l’AIPRP à cet égard. Une bonne part du défi que représente la production de mises à jour plus détaillées pour les secteurs consiste à produire des rapports de façon à réduire le plus possible le niveau d’efforts requis. Le Secrétariat de l’AIPRP a avisé l’équipe d’audit qu’il explore présentement la faisabilité d’une solution qui permettra de communiquer aux secteurs des renseignements plus détaillés sur les mises à jour de l’état des demandes tout en ayant le moins de répercussions possibles sur les délais et les ressources nécessaires.

Présentation de rapports aux organismes de surveillance

Tel qu’il a été mentionné précédemment, des rapports sont fournis chaque semaine au comité des DG. En outre, comme tous les ministères, RNCan doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur la LAI, qui comporte des renseignements statistiques détaillés sur ses activités relatives à sa fonction d’AIPRP. Le rapport vise également à informer les hauts fonctionnaires du Ministère, y compris le personnel du bureau d’administration du Ministre, de la LAI au sein de RNCan.

INITIATIVE DE LA DIRECTION

La direction se penche actuellement sur différentes solutions logicielles qui lui permettraient de produire des rapports personnalisés contenant des renseignements plus détaillés sans toutefois accroître le fardeau administratif pour le personnel du Secrétariat de l’AIPRP.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONS

Le personnel du Secrétariat de l’AIPRP et celui du Ministère dépendent beaucoup de l’un et de l’autre lors du traitement des demandes. La communication interne est importante si l’on veut être certain que les parties impliquées sont conscientes des processus internes et des échéances à respecter pour satisfaire aux délais prescrits par la loi et qu’elles concentrent leurs efforts de façon plus efficace.

RECOMMANDATIONS

2. Le directeur général de la Direction de la gestion du portefeuille et du secrétariat ministériel doit examiner les processus actuels de communication de renseignements entre le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et le personnel du Ministère afin de :

  1. s’assurer que les renseignements pertinents, tel le changement d’état d’une demande (ex. suspension ou prorogation d’une demande) ou de la capacité de respecter les délais établis pour la collecte de renseignements, font l’objet de communications régulières entre les agents de liaison des secteurs (ALS) et le Secrétariat de l’AIPRP, de façon à ce que chaque groupe puisse exercer ses responsabilités collectives plus efficacement lors du traitement des demandes;
  2. restaurer la disponibilité des renseignements relatifs à l’AIPRP sur l’intranet du Ministère, y compris les processus, les lignes directrices et les procédures.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 2a., le Secrétariat de l’AIPRP fournit maintenant chaque semaine des rapports écrits mentionnant l’état de toutes les demandes d’AI complétées, en suspens ou actives. Afin d’améliorer ses communications avec les secteurs, le Secrétariat de l’AIPRP dispose à présent d’un accès à une solution technique qui facilitera la production de rapports détaillés et personnalisés en temps opportun et permettra de communiquer des renseignements pertinents à temps, notamment l’information sur le rendement des secteurs. Le Secrétariat de l’AIPRP a également simplifié le processus d’extraction pour permettre aux agents de liaison de l’AIPRP d’exercer leurs responsabilités plus efficacement lors du traitement des demandes à l’étape de l’extraction.

En réponse à la recommandation 2b., le Secrétariat de l’AIPRP s’occupe activement de son intranet et de son site wiki dans le cadre du projet plus vaste de renouvellement de l’intranet. Par exemple, le Secrétariat de l’AIPRP a archivé et éliminé du contenu ancien dans le cadre de l’exercice ministériel visant à éliminer du contenu. Il entend également élaborer et afficher des outils et des guides pratiques pour promouvoir une meilleure compréhension des Lois et faciliter le processus d’AIPRP de RNCan.

Responsable : Coordonnateur, Secrétariat de l’AIPRP

Échéance : De l’automne 2014 jusqu’au 31 mars 2015

PROCESSUS OPÉRATIONNELS

Constatation générale

L’audit a permis de déterminer que les demandes d’accès sont effectivement traitées en temps opportun au sein du Ministère, conformément à un ensemble de procédures prescrites qui sont généralement bien comprises. On estime que le rapport de suivi des DG constitue un outil utile pour le suivi des nouvelles demandes actives au niveau de la haute direction. La mise à profit des capacités de recherche et d’extraction du système de GI « GCDOCS », qui sera bientôt mis en œuvre, ainsi que l’examen de nouvelles solutions technologiques disponibles qui éliminent l’impression obligatoire de grandes quantités de documents pendant le traitement de certaines demandes, permettraient d’accroître encore plus l’efficience.

Observations pertinentes

Lignes directrices et procédures

Le Secrétariat de l’AIPRP a élaboré un ensemble de procédures et de lignes directrices, disponibles pour les membres du personnel, qui sont conservées sur un lecteur réseau partagé. Le personnel pouvait auparavant consulter, sur le site intranet du Ministère, un Guide sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, qui établissait le processus de traitement des demandes d’AI et de PRP. Le Guide a été retiré du site intranet au cours du présent audit; on nous a informés qu’il fait l’objet d’une mise à jour. (Veuillez consulter la recommandation 2b.)

Le risque que les renseignements extraits soient incomplets ou inexacts fait partie intégrante du processus d’AI. Plusieurs pratiques exemplaires ont été mises en œuvre à RNCan afin d’atténuer un tel risque. Mentionnons entre autres la création d’un comité des DG dont les membres se réunissent chaque semaine pour examiner l’état des demandes et des plaintes. Les DG apposent également leur signature sur l’« Énoncé sur l’intégralité », document que les secteurs retournent au Secrétariat de l’AIPRP avec les documents extraits. Cependant, l’audit a permis de constater que le Ministère ne dispose pas d’un système global de gestion de l’information. Le processus de recherche et d’extraction repose donc largement sur le savoir collectif du personnel, en plus d’être très long puisqu’il nécessite de consulter les nombreux lecteurs réseau personnels et partagés où sont conservés les documents. Il convient de noter que le Ministère est présentement en voie d’implanter le système GCDOCS en tant que solution globale de GI, ce qui améliorera peut‑être l’efficacité du processus de recherche et d’extraction pour les demandes d’AIPRP.

L’audit a également permis de constater, lors de l’examen d’une demande d’extraction de fichiers sélectionnés, que les processus actuels nécessitent l’impression d’une quantité considérable de documents créés numériquement, qui sont par la suite numérisés dans le logiciel de gestion de cas. Le personnel associé à ce processus s’est dit préoccupé par les limites inhérentes à ce logiciel, dont l’utilisation nécessite l’impression de documents numériques qui doivent par la suite être numérisés de nouveau.

Mécanismes de suivi

Tel qu’il a été mentionné précédemment, compte tenu du fait que les cadres supérieurs des secteurs se partagent la responsabilité du respect des lois, un comité des DG regroupant des représentants de tous les secteurs du Ministère tient des rencontres hebdomadaires pour examiner l’état des demandes et des plaintes. Les rencontres du comité des DG permettent aux DG d’intervenir tôt dans le processus et de déterminer si d’autres secteurs doivent collaborer au traitement des nouvelles demandes. Le rapport de suivi des DG représente un mécanisme de suivi essentiel pour faire le suivi des demandes d’AIPRP en suspens. Produit de façon hebdomadaire, il fournit des renseignements pertinents, tels l’état des demandes et les dates de réponse prescrites par la loi, ce qui permet à la direction de suivre et de surveiller les progrès. L’audit a également permis de constater que certains ALS ont élaboré leur propre système de suivi pour répondre à certains besoins particuliers dans leur secteur, notamment le suivi des demandes dans leur secteur respectif.

Protection des renseignements de nature sensible

Le Secrétariat de l’AIPRP a mis en place des contrôles et des mécanismes appropriés pour protéger les renseignements de nature délicate. Les documents que reçoit le Secrétariat de l’AIPRP peuvent comporter des renseignements assujettis aux exceptions et exclusions prévues par la LAI et la LPRP, et qui doivent être protégés. Les politiques courantes du Ministère ainsi que les processus de traitement propres aux demandes d’AIPRP sont documentés officiellement. En outre, le logiciel de rédaction qui est utilisé pour enregistrer les demandes d’AIPRP est isolé sur un réseau séparé et le bureau où il se trouve est également isolé physiquement du reste de l’étage par une porte dont l’accès est surveillé.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONS

La création d’une quantité considérable de dossiers papier redondants, de même que l’impression et la numérisation de documents, accroît le fardeau administratif pour le personnel du Secrétariat de l’AIPRP, ce qui se traduit par de l’inefficacité et une augmentation de la pression qui existe déjà en ce qui concerne les délais prescrits par la loi. L’absence d’un système global de GI peut aussi entraîner des inefficacités liées à la recherche et à l’extraction de documents pour traiter les demandes d’AIPRP.

RECOMMANDATIONS

3. Le directeur général de la Direction de la gestion du portefeuille et du secrétariat ministériel doit évaluer la faisabilité de mettre en place des solutions technologiques pour améliorer les processus opérationnels liés à la fonction du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de façon à :

  1. déterminer les possibilités de mettre pleinement à profit les capacités de recherche de GCDOCS pour réaliser des gains d’efficacité;
  2. mettre en place une solution technologique pour réduire la redondance au niveau des documents papier ainsi que le fardeau administratif associé pour le personnel.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 3a., le Secrétariat de l’AIPRP de RNCan a examiné le processus et les défis liés à la progression vers un processus d’AIPRP électronique. Il a déjà consulté un ministère ayant adopté un processus électronique et établira un dialogue avec d’autres ministères ayant déjà adopté le GCDOCS pour en tirer d’autres leçons. Le Secrétariat de l’AIPRP poursuivra également sa collaboration avec l’équipe de mise en place du GCDOCS pour s’assurer de tirer pleinement profit de l’examen des gains d’efficacité.

En réponse à la recommandation 3b., un représentant du Secrétariat de l’AIPRP participe activement au groupe de travail sur le système de GI « GCDOCS » depuis sa création en octobre 2012, et ce afin de s’assurer du respect des exigences liées au processus d’AIPRP en ce qui concerne la structure de base du système GCDOCS et sa mise en place. Le Secrétariat de l’AIPRP poursuivra sa collaboration avec la Division de la GI concernant l’élaboration de processus opérationnels pouvant être intégrés au système GCDOCS. L’accent sera mis sur la détermination des gains d’efficacité de façon à mettre à profit les capacités du système GCDOCS de simplifier le processus à l’étape de l’extraction. Le Secrétariat de l’AIPRP met également à l’essai une solution technique qui permettra d’aider à l’importation de documents électroniques directement dans le logiciel de gestion de cas. On s’attend à ce que l’utilisation de ce logiciel réduise les processus papier.

Responsable : Coordonnateur, Secrétariat de l’AIPRP

Échéance : Mars 2015

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Les critères d’audit ont été élaborés à partir de modèles de contrôle généralement reconnus, par exemple celui du Cadre de responsabilisation de gestion et celui du Conseil sur les critères de contrôle (CCC) de l’ICCA, et de politiques et lois pertinentes. Le rendement réel a été évalué en fonction de ces critères, ayant pour résultat une observation positive ou la détermination d’un élément à améliorer.

L’objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable quant à l’efficacité du cadre de gestion lié à la fonction d’AIPRP.

L’audit s’est effectué en fonction des critères suivants.

Sous-objectifs de l’audit

Critères d’audit

Sous‑objectif 1 : Le cadre de gouvernance appuie adéquatement la fonction d’AIPRP.

1.1 Les pouvoirs qui s’imposent ont été délégués et appliqués pendant le processus d’AI et de PRP afin d’appuyer un cadre de gouvernance solide.

1.2 La Division de l’AIPRP fournit au personnel du Ministère la formation, les outils et les ressources nécessaires à l’appui de son rôle à l’égard de l’application des Lois.

1.3  Le personnel de la Division de l’AIPRP a accès à des outils et à une formation appropriés sur les Lois.

1.4  La Division de l’AIPRP a mis en place des outils de planification, des plans opérationnels et des procédures axés sur les risques pour aider à l’atteinte de ses objectifs stratégiques.

Sous‑objectif 2 : Les renseignements liés à l’AIPRP sont communiqués de façon efficace.

2.1  Les rôles et responsabilités liés au processus d’AIPRP ont été communiqués de façon claire à tout le personnel du Ministère.

2.2  Les plaintes et les préoccupations des demandeurs sont traitées, et l’apport de modifications aux processus d’AI et de PRP est communiqué de façon précise et adéquate au personnel du Ministère et aux intervenants externes.

2.3  Les renseignements liés aux processus d’AI et de PRP sont communiqués de façon précise et adéquate au personnel du Ministère et aux intervenants externes.

2.4  Les rapports établis à l’intention de la direction et des organismes de surveillance, tels que le Commissariat à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée, le Parlement (rapport annuel au Parlement) et le SCT, sont appropriés.

Sous‑objectif 3 : Les demandes d’AI sont traitées de façon appropriée.

3.1  La Division de l’AIPRP dispose de lignes directrices et de procédures appropriées qui sont mises en œuvre lors du traitement des demandes d’AI et de PRP.

3.2  La Division de l’AIPRP a mis en place un mécanisme de suivi des demandes pour s’assurer que le traitement interne est fait en temps opportun.

3.3  La Division de l’AIPRP a mis en place des mesures de contrôle et des mécanismes appropriés pour protéger les renseignements de nature délicate.