Audit continu des principales mesures de contrôle – Rapport annuel de 2013-2014

Introduction

Le présent document est le rapport annuel de certification par la Direction de l’audit (DA) de Ressources naturelles Canada sur les principales mesures de contrôle évaluées par un audit continu. Il présente les résultats des activités d’audit continu entreprises par la DA pour les transactions enregistrées durant l’exercice 2013-2014.

Pourquoi cela est-il important

L’audit continu est l’utilisation de méthodes d’audit, allant des évaluations des mesures de contrôle en cours aux évaluations continues des risques sur une base plus fréquente ou continue afin de donner, en temps quasi réel, une certitude quant aux données financières et non financières d’une organisation dans un domaine spécifique, vu d’un angle étroit.

L’audit continu permet aux auditeurs de faire des rapports sur des sujets dans un délai beaucoup plus court que le modèle d’audit classique. La capacité de fournir à la direction un audit en temps quasi réel sur l’efficacité des principales mesures de contrôle financières et sur les transactions financières peut améliorer considérablement les mesures de contrôle interne.

Réalisations de cette année

Avec l’aide du sous-ministre, de la haute direction et du Comité ministériel de vérification (CMV), la DA a continué, en 2013-2014, la mise en place d’une capacité efficace et durable pour l’audit continu à Ressources naturelles Canada (RNCan). La capacité en cette matière sera maintenue, et la nature et la portée des tests évolueront au fil du temps.

Les activités d’audit continu effectuées en 2013-2014 ont consisté à repérer les éventuels problèmes de contrôle pour les processus comportant un risque financier élevé et à utiliser le contrôle permanent des transactions liées à ces processus. En conséquence, en 2013-2014, les trois domaines suivants ont été évalués au moyen d’un audit continu :

  • Utilisation des cartes d’achat
  • Dépenses d’accueil
  • Passation de marchés et paiements aux fournisseurs

Grâce à l’audit continu réalisé en 2013-2014, la DA a été en mesure de fournir régulièrement des renseignements à la haute direction et au CMV sur l’efficacité des principales mesures de contrôle financières associées à ces trois domaines. Les constatations et recommandations issues de ces audits continus ont été transmises à la direction, afin de l’aider à améliorer les mécanismes de contrôle actuels. Ces constatations et recommandations ont aussi été présentées au CMV, accompagnées de la réponse de la direction et de plans d’action.

En vue de compléter directement les activités d’audit continu entreprises par la DA, la direction a réalisé des activités de surveillance continue de ces processus (conformément à la politique du CT sur les mesures de contrôle interne). Les efforts conjugués de la DA et de la direction ont permis d’améliorer les processus de contrôle et de corriger toutes les erreurs détectées. Il convient de mentionner que, dans sa deuxième année d’activités d’audit continu, la DA a constaté des améliorations aux contrôles ministériels.

Objectif

L’objectif global était de fournir une assurance raisonnable que des mesures de contrôle importantes sont en place pour les cartes d’achat, les dépenses d’accueil, et la passation de marchés et les paiements aux fournisseurs, et qu’elles donnent les résultats attendus.

Portée

La portée des trois cycles d’activités d’audit continu était comme suit :

  • Pour l’utilisation des cartes d’achat, la période visée par l’examen était du 1er juin 2013 au 31 août 2013.
  • Pour les dépenses d’accueil, la période visée par l’examen était du 1er juillet 2013 au 30 septembre 2013.
  • Pour la passation de marchés et les paiements aux fournisseurs, la période visée par l’examen était du 1er octobre 2013 au 28 février 2014.

Les critères d’audit utilisés pour chaque cycle figurent à l’annexe A.

Principales constatations et recommandations

L’audit a constaté que les principales mesures de contrôle associées aux trois processus (utilisation des cartes d’achat, dépenses d’accueil, et passation de marchés et paiements aux fournisseurs) étaient en place.

Ces trois processus ont été choisis en raison des risques inhérents associés à la nature des transactions qui leur sont associées. Les points suivants ont été retenus pour examen :

  • Risque de non-conformité possible avec les lois, politiques et directives du gouvernement, qui pourrait se traduire par la révocation de certains pouvoirs financiers ministériels délégués par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Risque de perte de fonds publics ou de la confiance du public : les dépenses contractuelles, d’accueil et de cartes d’achat deviennent souvent des indicateurs de la prudence et de la probité d’un ministère dans la gestion des fonds publics.
  • Erreurs, problèmes ou omissions possibles liés à certaines catégories de dépenses faites par carte d’achat, parce que ces achats ne sont pas systématiquement effectués par carte d’achat (tels que les frais de déplacement) ou qu’ils exigent des preuves spécifiques pour justifier les dépenses (telles que les dépenses d’accueil).

Pour la période visée par l’examen, on a conclu que, dans la plupart des cas, les principaux contrôles fonctionnent comme prévu pour les processus de l’utilisation des cartes d’achat et de la passation de marchés et de paiements aux fournisseurs. Toutefois, l’audit a révélé que certains contrôles vérifiés ne fonctionnent pas toujours comme prévu, par exemple pour les transactions relatives aux dépenses d’accueil. Néanmoins, il est important de souligner que l’audit n’a déterminé, en aucun cas, que des dépenses d’accueil ont été attribuées à des activités non gouvernementales. Toutes les constatations et recommandations issues des activités d’audit continu étaient approuvées par la direction. Les réponses et les plans d’action étaient préparés par la direction et fournis au CMV pour donner suite rapidement aux recommandations.

La section suivante du rapport résume les constatations et conclusions pour chaque cycle d’audit continu achevé en 2013-2014.

Utilisation des cartes d’achat

Dans l’ensemble, les principales mesures de contrôle étaient en place et, pour la plupart, donnent les résultats attendus. L’audit a conclu qu’une surveillance centrale du processus d’émission et de mise à jour des cartes est en place. En outre, l’audit a permis de constater que des activités de surveillance sont en cours pour examiner l’utilisation de ces cartes par les utilisateurs du Ministère.

La DA a également relevé deux possibilités de renforcer davantage le cadre de contrôle relatif à l’utilisation des cartes d’achat à RNCan. Tout d’abord, il a été constaté que certains détenteurs de carte n’ont pas gardé les pièces justificatives, comme il se doit, permettant d’approuver la transaction en vertu de l’article 34 de la LGFP. Deuxièmement, l’audit a aussi constaté que certains détenteurs de carte avaient utilisé leurs cartes d’achat pour acheter des articles légitimes, mais réglementés (comme les dépenses d’hébergement et de véhicules). Dans ces cas, la carte d’achat n’était pas la méthode ou le mécanisme approprié pour acquérir ces biens ou services. Il fallait plutôt utiliser une carte-voyages du gouvernement, la carte de crédit de véhicule ou un mécanisme de paiement interministériel.

La Direction générale des finances et de l’approvisionnement de RNCan a récemment mis en place un programme amélioré de surveillance continue de toute utilisation de cartes d’achat ministérielles. Cette nouvelle méthode est actuellement mise en œuvre pour l’exercice 2014-2015 et elle comprendra un examen de toutes les cartes d’achat actives de RNCan.

En outre, chaque mois, les dix premiers relevés de compte ayant le plus grand nombre de types de transactions sensibles (p. ex., de possibles transactions fractionnées, en double ou effectuées pendant une fin de semaine) seront examinés, peu importe si les détenteurs de carte avaient déjà fait l’objet d’un examen. La sensibilisation et la conformité aux exigences des politiques et des procédures devraient être renforcées avec l’augmentation du nombre de cartes faisant l’objet d’examen. Cette mesure est une indication supplémentaire que la direction s’engage à maintenir et à améliorer davantage le cadre de contrôle de gestion de l’utilisation des cartes d’achat.

Dépenses d’accueil

L’audit réalisé a fourni une assurance raisonnable que les principales mesures de contrôle pour la gestion des paiements relatifs à l’accueil ont été établies et consignées par la direction. Toutefois, on a constaté que certains contrôles vérifiés ne fonctionnent pas toujours comme prévu, par exemple pour les transactions relatives aux dépenses d’accueil. Même si on n’a révélé aucun cas de dépenses d’accueil non liées à une activité gouvernementale, il y a eu des cas où les documents requis n’ont pas été remplis et signés par une personne autorisée avant l’engagement de la dépense d’accueil. Ainsi, les principales mesures de contrôle doivent être renforcées spécifiquement pour obtenir des approbations appropriées avant d’engager la dépense.

L’audit a révélé que la politique de vérification du Ministère n’a pas été appliquée de façon uniforme. Alors que les transactions relatives à l’accueil effectuées par chèque ou par dépôt direct étaient examinées conformément à la politique, les transactions effectuées par une carte d’achat faisaient l’objet d’un examen moins rigoureux.

Pour résoudre ce problème, la direction a approuvé une nouvelle méthode de surveillance des dépenses d’accueil. Cette méthode garantit que lorsque les cartes d’achat sont utilisées pour effectuer des achats, les dépenses codées sous accueil seront examinées de la même manière que les transactions effectuées par chèque ou par dépôt direct.

Passation de marchés et paiements aux fournisseurs

Dans l’ensemble, les principales mesures de contrôle étaient en place et, pour la plupart, donnent les résultats attendus par rapport aux marchés examinés et leurs paiements connexes. L’audit a révélé que les factures étaient examinées et approuvées par des personnes ayant un pouvoir délégué approprié (conformément à l’article 34 de la LGFP) et que les transactions étaient approuvées par des personnes ayant un pouvoir délégué approprié (conformément à l’article 33 de la LGFP). L’audit a aussi permis de constater qu’un programme de surveillance continue est en place, qui examine périodiquement des échantillons de contrats passés.

La direction de RNCan a mis en place une bonne pratique, sous la forme d’une Commission de révision des marchés publics (CRMP). La CRMP joue un rôle clé dans l’évaluation et l’atténuation des risques liés aux activités d’approvisionnement et de passation de marchés de RNCan. La responsabilité de la CRMP d’examiner, pour recommandation ou modification, toute stratégie d’approvisionnement pour tous les besoins non concurrentiels (fournisseur unique) de biens ou de services de plus de 25 000 $ est d’intérêt pour cet audit continu.

Une autre bonne pratique en place est le système d’approvisionnement en ligne qui est utilisé pour lancer le processus de toutes les passations de marchés de RNCan à l’exception de quelques secteurs au sein de RNCan. Cet outil d’approvisionnement en ligne permet d’effectuer des achats et d’en faire un suivi en ligne à partir de n’importe où. Une fois les formulaires appropriés d’approbation remplis en ligne, un spécialiste en approvisionnement donne suite à la demande après avoir examiné les documents qui y sont joints. Cet outil réduit les erreurs de saisie de données et constitue un dépôt de documents importants, ce qui est indispensable avant toute passation de marchés.

Cependant, les principales mesures de contrôle du lancement du processus de passation de marchés peuvent être renforcées davantage. Au moment du lancement de ce processus, la valeur prévue du contrat est saisie dans le système. L’article 32 de la LGFP est en vigueur pour ce montant. Si la valeur finale du contrat est supérieure de 10 % du montant initial ou le dépasse de 1 000 $, il faut obtenir une autre autorisation pour l’augmentation de la valeur estimée du marché. Dans certains cas, les documents démontrant l’approbation supplémentaire en vertu de l’article 32 n’étaient pas toujours au dossier.

En outre, le Groupe d’approvisionnement, de passation des marchés et de gestion des biens au sein de la Direction générale des finances et de l’approvisionnement de RNCan a créé une sous-délégation de son pouvoir de passation des marchés. Cela permet aux agents subalternes d’approvisionnement d’acquérir une expérience avec des contrats plus complexes. Dans ces cas, un agent d’approvisionnement de niveau supérieur doit examiner et approuver le travail. Dans certains cas, il a été établi que des agents subalternes d’approvisionnement ont signé des contrats en dehors de leur pouvoir sous-délégué de passation des marchés. Il est important de noter ici que, pour toutes les transactions examinées, les contrats étaient à des fins légitimes et qu’il n’y avait aucune incidence financière sur le Ministère.

Chaque trimestre, les ministères sont tenus de divulguer sur leur site Web la liste des contrats signés dont la valeur est supérieure à 10 000 $. L’audit a révélé que, pour la période visée par l’examen, la liste des contrats divulgués sur le site Web pour le deuxième trimestre de 2013-2014 était incorrecte. Alors que la liste a été correctement préparée et compilée, une mauvaise version de celle-ci a été publiée en raison d’une erreur administrative. L’erreur a été corrigée par la direction dès qu’elle a été détectée.

En conclusion

La Direction de l’audit peut fournir une assurance raisonnable que des mesures de contrôle importantes sont en place en se fondant sur l’examen de transactions sélectionnées de ces trois processus : utilisation des cartes d’achat, dépenses d’accueil, et passation de marchés et paiements aux fournisseurs.

Pour la période visée par l’examen, dans la plupart des cas, les principaux contrôles fonctionnent comme prévu pour les processus d’utilisation des cartes d’achat, de passation de marchés et de paiements aux fournisseurs. Toutefois, il a été établi que certains contrôles vérifiés ne fonctionnent pas toujours comme prévu, par exemple pour les transactions relatives aux dépenses d’accueil. Néanmoins, il est important de souligner que l’audit n’a déterminé, en aucun cas, que des dépenses d’accueil ont été attribuées à des activités non gouvernementales.

Réponse de la direction

La direction a rapidement élaboré des plans d’action pour régler les problèmes cernés dans ces trois cycles d’activités d’audit continu et, dans la plupart des cas, les problèmes ont été réglés immédiatement. Par conséquent, la Direction de l’audit considère les risques résiduels comme faibles. La DA continuera de faire le suivi de la mise en œuvre de ces plans d’action de la direction.

Remerciements

La Direction de l’audit aimerait remercier tous ceux qui ont contribué à ces audits continus et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et de leurs commentaires.

Conformité aux normes professionnelles

Selon mon jugement professionnel de dirigeant principal de la vérification, les activités d’audit continu et le présent rapport annuel sont conformes aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT CONTINU

UTILISATION DES CARTES D’ACHAT

L’objectif général de cet audit continu était de fournir une assurance raisonnable que des mesures de contrôle importantes sont en place pour les cartes d’achat (CA) et qu’elles donnent les résultats attendus. Plus précisément, le document a évalué la mesure dans laquelle :

  • L’utilisation des CA était conforme à l’article 9.2 (Achats autorisés) de la Politique de RNCan sur les cartes d’achat; à l’article 10 (Restrictions) et à l’article 9.4.a (article 34 de la LGFP et autorisation);
  • Les chèques de dépannage ont été utilisés de façon appropriée. L’utilisation des CA était surveillée.

Sous­objectif

Critère

Sous-objectif 1

Les cartes d’achat ne sont utilisées que pour acheter des biens et des services gouvernementaux qui sont en conformité avec la politique de RNCan sur les cartes d’achat.

Les cartes d’achat sont utilisées exclusivement pour des achats gouvernementaux autorisés (instruments de politique relatifs aux cartes d’achat).

Sous-objectif 2

Les transactions effectuées par carte d’achat sont accompagnées des pièces justificatives requises des dépenses.

Les transactions effectuées par carte d’achat sont appuyées par les documents appropriés (factures/autorisation de dépenses d’accueil, etc.).

Sous-objectif 3

Les gestionnaires de CR qui attestent l’application de l’article 34 de la LGFP ont le pouvoir de signature pour ledit article.

Seul le personnel ayant un pouvoir de signature en vertu de l’article 34 de la LGFP pour le centre de coûts a approuvé les transactions.

Sous-objectif 4

Le pouvoir approprié de dépenser est en place et les transactions sont consignées.

Les limites appropriées de transactions et de dépenses mensuelles ont été établies et les dépenses supérieures à 5 000 $ ont été dûment autorisées et consignées.

Sous-objectif 5

L’utilisation des cartes d’achat est surveillée.

La surveillance est effectuée pour détecter les cartes d’achat qui ne sont pas utilisées pendant une certaine période, et des mesures appropriées sont prises.

La vérification des comptes se fait régulièrement pour les cartes d’achat selon les politiques et lignes directrices en vigueur. 

DÉPENSES D’ACCUEIL

Cet audit continu visait à fournir une assurance raisonnable que des contrôles importants étaient en place relativement aux dépenses d’accueil et qu’ils fonctionnent comme prévu. Plus précisément, le document a évalué la mesure dans laquelle :

  • Les activités d’accueil et les dépenses connexes étaient conformes aux politiques et aux procédures du Conseil du Trésor et de RNCan;
  • Les activités d’accueil étaient surveillées et ont fait l’objet d’une divulgation proactive, au besoin.

Sous-objectif

Critère

Sous-objectif 1

Vérifier si les dépenses d’accueil sont gérées conformément aux politiques et aux procédures du Conseil du Trésor et du Ministère.

Les dépenses d’accueil sont engagées aux fins du bon déroulement des activités du gouvernement ainsi que pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

Les approbations appropriées sont obtenues avant d’engager des dépenses d’accueil.

Les dépenses d’accueil sont étayées par les pièces justificatives appropriées.

Les demandes de remboursement relatives à l’accueil sont examinées en vertu des articles appropriés 34 et 33 de la LGFP.

Sous-objectif 2

Pour évaluer si la surveillance des activités d’accueil est entreprise.

La surveillance des activités a lieu et donne les résultats attendus. Des mesures sont prises pour pallier les insuffisances. Les problèmes ont diminué au fil du temps.

Les dépenses d’accueil pour certains responsables gouvernementaux sont divulguées de façon proactive.

PASSATION DE MARCHÉS ET PAIEMENTS AUX FOURNISSEURS

L’activité d’audit continu vise à offrir une assurance raisonnable que des contrôles importants ont été mis en œuvre et qu’ils ont les effets escomptés en ce qui a trait au processus d’approvisionnement (du lancement du processus de passation de marchés ou de l’attribution du contrat, au versement du paiement au fournisseur). Plus précisément, l’audit a permis d’évaluer :

  • Si les contrats étaient mis en place conformément aux politiques et procédures du Conseil du Trésor et du Ministère;
  • Si le versement des paiements aux fournisseurs était conforme aux politiques et procédures du Conseil du Trésor et du Ministère;
  • L’efficacité des activités de suivi et de compte rendu relatives au lancement du processus de passation de marchés et à la vérification des dépenses.

Sous-objectif

Critère

Sous-objectif 1

Vérifier si les contrats sont gérés conformément aux politiques et procédures du Conseil du Trésor et du Ministère.

Le processus de gestion des contrats du Ministère est conforme à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.

Le montant des seuils des marchés est respecté.

L’examen et l’approbation des transactions contractuelles, qui sont effectués par les pouvoirs de signature délégués appropriés, sont étayés par des pièces justificatives; l’article 32 de la LGFP est correctement appliqué.

Les raisons et la justification des transactions contractuelles par les autorités compétentes sont étayées par des pièces justificatives (p. ex., piste d’audit complète, justification du fournisseur unique, justification des modifications).

Sous-objectif 2

Évaluer si les paiements aux fournisseurs sont vérifiés conformément aux politiques et procédures du Conseil du Trésor et du Ministère.

Le processus de vérification des comptes des paiements aux fournisseurs du Ministère est mis en œuvre, de façon efficace et conforme à la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor.

Il existe suffisamment de pièces justificatives appuyant l’examen et l’approbation des paiements aux fournisseurs par les pouvoirs de signature délégués appropriés; les articles 33 et 34 de la LGFP sont correctement appliqués.

Aucun paiement en double n’est traité.

Sous-objectif 3

Évaluer l’efficacité des activités de suivi et de compte rendu de l’administration des contrats.

Le Ministère a mis en place des processus efficaces pour suivre régulièrement les activités de passation de marchés et les paiements aux fournisseurs. Les problèmes et anomalies sont traités et corrigés rapidement.

Les renseignements à communiquer pour les prévisions et les états financiers sont complets et exacts (les transactions sont codées de façon appropriée).

Les contrats de plus de 10 000 $ sont divulgués rapidement et de façon proactive, y compris ceux avec d’anciens fonctionnaires.