Audit de l’Initiative géoscientifique ciblée 4 (AU1501)

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

INTRODUCTION

Les 30 dernières années ont été marquées par un déclin constant des réserves minérales canadiennes prouvées et probables de tous les principaux métaux communs. Une exploration plus en profondeur visant à découvrir de nouvelles ressources est nécessaire en raison de la rareté croissante des découvertes en surface. Le Programme de l’Initiative géoscientifique ciblée (IGC) est conçu pour fournir à l’industrie de l’exploration minérale les connaissances géoscientifiques et les techniques novatrices de prochaine génération qui permettront un ciblage plus efficace des gisements de minéraux profondément enfouis.

Le Programme de l’IGC est exécuté par la Commission géologique du Canada (CGC), Secteur des sciences de la Terre (SST). Il a été lancé pour la première fois en 2000 en tant que programme triennal visant à accroître le niveau et le rapport coût-efficacité de l’exploration des ressources minérales par le secteur privé. Le Programme a subséquemment été renouvelé trois fois. Le quatrième renouvellement de l’Initiative (IGC-4) a été approuvé pour une période quinquennale débutant en 2010-2011 moyennant un coût total de 25 000 000 $ et se veut l’élément central du présent audit.

L’audit de l’IGC-4 a été intégré au Plan de vérification axé sur les risques du Ministère, approuvé par le sous-ministre le 27 février 2014.

L’audit a pour objectif de fournir l’assurance raisonnable quant à la pertinence et à l’efficacité globale des contrôles de gestion sur lesquels reposent les activités de l’IGC-4.

POINTS FORTS

Les rôles, responsabilités et mécanismes de responsabilisation sont définis au niveau de la direction et le Programme cadre avec les priorités du gouvernement et de RNCan. Qui plus est, le Programme comporte des mécanismes de contrôle visant à assurer la surveillance de ses activités, et fait partie d’une initiative touchant l’ensemble du Ministère visant à créer des indicateurs d’efficacité au sein de RNCan.

DOMAINES À AMÉLIORER

L’audit a permis de dégager des possibilités d’amélioration touchant l’atténuation de l’exposition aux risques posés par les conflits d’intérêts potentiels ou perçus; la gestion de l’information; la garantie entourant la cohérence dans la gestion des subventions et des contributions (S et C); et le renforcement accru de la conformité à la Politique sur les paiements de transfert de RNCan.

CONCLUSION DE L’AUDIT ET OPINION

À mon avis, dans l’ensemble, le Programme cadre avec les priorités du gouvernement et de RNCan et comporte des mécanismes de gouvernance et de contrôle visant à assurer la surveillance. Il existe des possibilités d’améliorer la pertinence et l’efficacité des contrôles de gestion dans les domaines des S et C, de même que les mesures d’atténuation relatives aux conflits d’intérêts.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, tel qu’appuyé par les résultats du programme d’assurance de la qualité et de l’amélioration.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit tient à remercier tous ceux et celles qui ont contribué à ce projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et de leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

Les 30 dernières années ont été marquées par un déclin constant des réserves minérales canadiennes prouvées et probables de tous les principaux métaux communs. Une exploration plus en profondeur visant à découvrir de nouvelles ressources est nécessaire en raison de la rareté croissante des découvertes en surface. Le Programme de l’Initiative géoscientifique ciblée (IGC) est conçu pour fournir à l’industrie de l’exploration minérale les connaissances géoscientifiques et les techniques novatrices de prochaine génération qui permettront un ciblage plus efficace des gisements minéraux profondément enfouis.

Le Programme de l’IGC est exécuté par la Commission géologique du Canada (CGC), Secteur des sciences de la Terre (SST). Il a été pour la première fois lancé en 2000 en tant que programme triennal visant à accroître le niveau et le rapport coût-efficacité de l’exploration des ressources minérales par le secteur privé. Le Programme a subséquemment été renouvelé trois fois. Le quatrième renouvellement de l’Initiative (IGC-4) a été approuvé pour une période quinquennale débutant en 2010-2011 et se veut l’élément central du présent audit.

Le financement total prévu de l’IGC-4 de 2010-2011 à 2014-2015 est de 25 000 000 $ Note de bas de page1 , la grande majorité des coûts étant affectée au fonctionnement et à l’entretien (F et E), soit environ 19,9 M$, lesquels englobent principalement les frais de voyage, les services de laboratoire et de consultation, les locations de machinerie ainsi que l’achat d’équipement et de fournitures. Les fonds supplémentaires prévus touchent le personnel, environ 3,3 M$ et les S et C, 1,8 M$.

L’IGC-4 exécute des projets visant à obtenir des fonds et à exercer un impact maximal sur l’atteinte des objectifs suivants du Programme :

  • fournir à l’industrie des connaissances géoscientifiques et des techniques novatrices de prochaine génération pour mieux modéliser et détecter les gisements minéraux enfouis;
  • réduire le risque lié aux investissements et aux coûts grâce à un ciblage plus intelligent;
  • former et encadrer des étudiants pour accroître le nombre d’employés hautement qualifiés, ce qui permettra de répondre aux besoins de l’industrie minière.

Contrairement aux cycles antérieurs du Programme de l’IGC, qui portaient essentiellement sur certaines zones géographiques, l’IGC-4 utilise une approche thématique, en définissant les projets en termes de systèmes minéralisés Note de bas de page2 à l’échelle du pays. Le Programme comprend sept projets de corps de minerai et un projet de méthodologie qui sont axés sur des partenariats avec les provinces, les universités et l’industrie des minéraux qui fonctionnent aux termes de l’Accord géoscientifique intergouvernemental.

Les intervenants directs touchés par le Programme de l’IGC-4 font partie des groupes suivants :

  • les commissions géologiques provinciales-territoriales;
  • l’industrie;
  • les universités;
  • d’autres intervenants, dont des groupes autochtones, des communautés minières et d’autres intervenants de régions où l’exploration en profondeur pourrait permettre des découvertes élargies ou nouvelles de gisements de minerai commerciaux.

L’audit de l’IGC-4 était inclus dans le Plan de vérification axé sur les risques du Ministère, approuvé par le sous-ministre le 27 février 2014.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’audit avait pour objectif de fournir l’assurance raisonnable quant à la pertinence et à l’efficacité globales des contrôles de gestion sur lesquels reposent les activités de l’IGC-4. Plus particulièrement, l’audit visait à évaluer :

  • les mécanismes de gouvernance et de responsabilisation;
  • l’administration du Programme et des projets;
  • le contrôle et la surveillance.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Une approche fondée sur les risques a servi à établir les objectifs, la délimitation et l’approche de cette mission d’audit. Voici un sommaire des risques sous-jacents qui ont été cernés durant l’audit.

  • Les situations où un conflit d’intérêts existe ou est perçu comme existant peuvent exercer une incidence négative sur la réputation du Programme.
  • L’information nécessaire à la prise de décisions à l’interne et à la production de rapports peut ne pas être disponible ou fournie à la direction de RNCan en temps opportun.
  • Une perception de manque d’équité et de transparence dans la répartition des S et C pourrait exercer une incidence négative sur la réputation du Programme.
  • Les ressources, processus et cadres de contrôle connexes peuvent ne pas être en place pour assurer la gestion efficace des activités du Programme.

PORTÉE

La délimitation de l’audit couvrait les principaux aspects du cadre de contrôle de gestion, y compris les activités et les paiements entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2014. L’audit servira aussi d’outil pour le SST et la direction de RNCan en fournissant des observations sur la mise en œuvre en cours des nouveaux indicateurs d’efficacité liés à l’IGC-4 dans le cadre de l’un des projets pilotes de RNCan.

De plus, la Division de l’évaluation stratégique de RNCan a récemment procédé à une évaluation de l’IGC-4, dans le cadre du Plan d’évaluation stratégique 2014-2018. La Direction de l’audit a consulté la Division de l’évaluation stratégique et a exclu les domaines couverts par l’évaluation pour réduire au minimum les chevauchements, le cas échéant, entre nos deux fonctions.

APPROCHE ET MÉTHODE

L’approche et la méthode respectent les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui intègrent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de façon à obtenir l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit sont atteints.

L’audit comprenait des tests jugés nécessaires pour fournir ladite assurance. Des auditeurs internes ont procédé à l’audit de façon indépendante et impartiale conformément aux Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada.

L’approche de l’équipe d’audit englobait les tâches suivantes :

  1. l’examen des documents d’information pertinents;
  2. des entrevues auprès de membres du personnel clés du Ministère et des programmes;
  3. l’examen des dossiers ministériels et de programme et d’autres documents à l’appui.

CRITÈRES

Les critères ont été élaborés à partir des contrôles clés décrits dans les contrôles de gestion de base, les politiques, procédures et directives connexes du Conseil du Trésor du Canada. Ces critères ont guidé le travail d’audit sur place et constitué la base de la conclusion globale de l’audit. À l’Annexe A se trouve un résumé des critères d’audit.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE ET RESPONSABILISATION

Constatation générale

Dans l’ensemble, les rôles, responsabilités et mécanismes de responsabilisation de la direction sont définis et le Programme cadre avec les priorités du gouvernement et de RNCan. Des possibilités d’amélioration existent sur le plan de l’atténuation de l’exposition aux risques que posent les conflits d’intérêts.

Observations pertinentes

Harmonisation avec les priorités du gouvernement

Un élément essentiel d’une gouvernance efficace entourant un programme de longue date consiste à s’assurer qu’il demeure conforme aux priorités du Ministère et du gouvernement du Canada dans son ensemble. Le Programme de l’IGC-4 a été lancé en 2000 en tant que programme triennal visant à accroître le niveau et le rapport coût-efficacité de l’exploration des ressources minérales par le secteur privé. Le Programme a subséquemment été renouvelé trois fois. Quatorze années plus tard, au beau milieu de son quatrième renouvellement, l’audit a cherché à déterminer si le Programme cadrait toujours avec les priorités de RNCan.

Une évaluation du Programme de l’IGC-4 a été récemment achevée en octobre 2014. Conformément aux constatations préliminaires de l’évaluation, l’audit a également révélé que l’IGC-4 est demeurée bien alignée sur les objectifs et les priorités du gouvernement et de RNCan. Plus précisément, le Programme continue de soutenir et de collaborer avec l’industrie grâce à son programme de recherche visant à trouver des moyens plus efficaces de mieux détecter les gisements minéraux.

Qui plus est, les objectifs du Programme ont également été établis et documentés dans le cadre d’une activité de planification stratégique formelle qui tient compte des objectifs et des priorités stratégiques du Ministère et d’autres intervenants concernés, et qui cadre avec ceux-ci.

Rôles, responsabilités et mécanismes de responsabilisation

Un autre élément essentiel de la gouvernance exige que les rôles et les responsabilités d’un programme donné soient clairement établis et communiqués. Cela facilite la prise de décisions éclairées, la responsabilisation entourant le financement et les décisions touchant le Programme, ainsi que la conformité aux politiques et aux dispositions législatives pertinentes.

L’audit a révélé que, dans l’ensemble, le Programme de l’IGC-4 dispose d’une structure de gouvernance établie dotée de rôles, de responsabilités et de mécanismes de responsabilisation de gestion établis. En outre, l’audit a aussi noté que les responsables du Programme ont fait des efforts pour séparer les fonctions de gestion des projets de la portion de recherche scientifique réelle du Programme.

Conflit d’intérêts

Les efforts de collaboration auprès des intervenants externes, tels que l’industrie et le milieu universitaire, sont communs au niveau des programmes à l’échelle du Ministère, car la nature de la recherche scientifique exigera toujours de tels partenariats. Ces activités de collaboration posent toutefois des risques inhérents de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels. Dans ce contexte, les employés de RNCan concernés par l’IGC-4 font face à de tels défis concernant les efforts de collaboration en raison des S et C distribuées par le Programme. Bien que l’audit n’ait pas relevé de cas spécifiques d’actes répréhensibles à l’égard de la répartition des subventions, plusieurs circonstances semblent poser un risque de conflit d’intérêts potentiel. Mentionnons notamment les situations où des scientifiques de RNCan agissaient aussi à titre de professeurs auxiliaires dans des établissements universitaires ayant bénéficié d’un financement de S et C de RNCan. Bien qu’ils puissent n’avoir aucune influence sur la répartition des subventions, ces deux rôles représentent, de façon intrinsèque, des situations qui pourraient être perçues comme source de conflit d’intérêts.

Dans les situations où les employés peuvent être confrontés à des conflits d’intérêts personnels, ils sont tenus de prendre les mesures qui s’imposent, notamment déclarer formellement ces conflits à leurs gestionnaires, les gestionnaires de programme devant alors remplir l’attestation de conflit d’intérêts lié aux S et C pour s’assurer que le conflit d’intérêts a été examiné, réglé et correctement documenté. Aucune divulgation ou évaluation des risques touchant les conflits d’intérêts n’avait été effectuée dans les dossiers examinés.

Bien qu’aucune divulgation ou évaluation des risques n’ait été effectuée, il convient de souligner que le Centre d’expertise des valeurs et de l’éthique de RNCan a récemment élaboré une formation et des outils, tels que le Rapport confidentiel des employés 2013. Dans ce contexte, le Centre d’expertise s’affaire actuellement à donner la formation connexe au sein du Ministère afin d’aider le personnel à reconnaître et à documenter les questions de valeurs et d’éthique, y compris les conflits d’intérêts.

RISQUE ET INCIDENCE

Les situations où un conflit d’intérêts existe ou est perçu comme existant peuvent exercer une incidence négative sur le Programme et la réputation du Ministère, en influant peut-être sur sa capacité à bien gérer les relations avec les intervenants et l’atteinte des objectifs du Programme.

RECOMMANDATIONS

1. Il est recommandé que le Sous-ministre adjoint du Secteur des sciences et de la Terre (SMA du SST) :

  1. veille à ce que tous les programmes futurs du SST documentent les conflits et mettent en place des mesures d’atténuation, en consultation avec le Centre d’expertise des valeurs et de l’éthique, le cas échéant, et à ce que le gestionnaire de programme remplisse les attestations de conflit d’intérêts entourant les subventions et les contributions (S et C);
  2. demande formellement que le Centre d’expertise des valeurs et de l’éthique de RNCan donne de la formation sur les conflits d’intérêts à tous les employés participant aux activités du Programme le plus tôt possible.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 1, le SST a consulté le Centre d’expertise des valeurs et de l’éthique concernant les activités futures potentielles de géoscience ciblée. De plus, le SST collaborera avec le Centre d’expertise des valeurs et de l’éthique de RNCan pour améliorer encore davantage, d’ici le 31 mars 2015, la gestion des risques associés aux conflits d’intérêts :

  1. en maintenant un dialogue étroit et en tenant une consultation avec le Centre d’expertise des valeurs et de l’éthique et en mettant en œuvre la politique de RNCan sur les conflits d’intérêts, y compris les attestations de conflit d’intérêts liées aux subventions et aux contributions.
  2. en s’assurant que tous les employés du SST ont suivi la formation ou bénéficient dans leurs plans d’apprentissage (2015-2016 et apprentissage continu pour les nouveaux employés) de la formation sur les conflits d’intérêts dispensée par le Centre d’expertise des valeurs et de l’éthique de Ressources naturelles Canada (RNCan).

Poste responsable : Sous-ministre adjoint du Secteur des sciences et de la Terre (SMA du SST)

GESTION DU PROGRAMME

Constatation générale

En ce qui concerne les dépenses du Programme, la direction a généralement démontré qu’elle se conforme aux politiques pertinentes du SCT et de RNCan. Des possibilités d’amélioration existent relativement au fait de s’assurer que l’on possède la documentation adéquate à l’appui de la prise de décisions relatives au Programme.

Pour ce qui est de la gestion des S et C, l’IGC-4 s’articule autour d’une approche de sollicitation et de communication, ainsi que d’un processus d’évaluation qui fournit un cadre qui favorise l’équité et la transparence du processus de sélection. L’audit a révélé toutefois, que ces processus ne sont pas toujours appliqués de manière cohérente. De plus, l’équipe d’audit a aussi observé des possibilités de s’assurer que les engagements des dépenses sont constamment approuvés par la personne à laquelle ce pouvoir a été délégué; des possibilités d’améliorer la conformité à la Politique sur les paiements de transfert, et d’établissement d’un système détaillé de gestion de l’information pour la gestion des subventions.

Observations pertinentes

Financement du Programme - Contexte

Le Programme de l’IGC-4 dispose d’un financement prévu total de 25 M$ réparti sur cinq années financières (2010-2011 à 2014-2015), dont environ 23,2 M$ sont affectés aux salaires et aux dépenses de fonctionnement, et 1,8 M$ aux S et C.

Gestion des dépenses du Programme

Gestion des dépenses de fonctionnement et d’entretien

L’équipe d’audit s’est penchée sur les contrôles relatifs à l’enregistrement des opérations financières, les délégations de pouvoirs financiers appropriés et les contrôles budgétaires. Une attention particulière a été accordée à la catégorie F et E car elle représente une composante importante du financement total du Programme.

En ce qui concerne l’enregistrement des opérations concernant la catégorie F et E (à l’exclusion des voyages), l’auditeur s’attendait à ce qu’elles soient comptabilisées dans l’année financière appropriée, conformément aux Normes comptables du secteur public. Dans l’ensemble, l’audit a noté que les opérations examinées étaient complètes, exactes et enregistrées dans l’année financière appropriée.

L’audit a également cherché à déterminer si les opérations financières ont été approuvées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, en particulier pour ce qui est de l’application de l’article 32. Pour la grande majorité des opérations examinées, l’audit a révélé que l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques a été approuvé par l’autorité déléguée appropriée.

Pour les pratiques d’établissement de budget, l’audit a révélé que le Programme de l’IGC-4 dispose de mécanismes de contrôle servant à examiner le caractère raisonnable des dépenses de F et E encourues. Plus précisément, les responsables du Programme procèdent à une analyse formelle trimestrielle du budget, dans le cadre des examens semestriels et de fin d’exercice de la CGC. Cela dit, l’audit a constaté que les écarts entre les montants initialement prévus au budget et les montants réellement dépensés n’ont pas été formellement expliqués ni documentés lors de ces examens.

D’autres questions similaires ont été dégagées en lien avec l’information étant facilement accessible à l’appui des décisions prises par la direction.

Gestion des subventions et des contributions

Les S et C représentent 1,8 M$ des 25 M$ affectés au Programme de l’IGC-4. Ce financement est réparti entre des promoteurs externes, principalement des établissements d’enseignement menant des projets de recherche pertinents. Bien que le montant représente moins de 10 % du financement global affecté au Programme, la gestion de ces fonds pose un risque inhérent en raison de leur transfert à des organisations partenaires externes.

Dans ce contexte, l’audit visait à déterminer si ces fonds avaient été gérés de façon efficace en vue d’assurer un processus équitable et transparent d’attribution des S et C; ainsi qu’à confirmer si les fonds avaient été gérés conformément aux politiques pertinentes de RNCan et du SCT.

Équité et transparence

Afin de s’assurer qu’un processus de répartition des fonds limités à de multiples parties est exécuté de manière équitable et transparente, chaque promoteur potentiel doit être traité d’une manière cohérente. Il faut faire preuve de cohérence aux nivaux des règles et des outils appliqués à tous les promoteurs tout au long des processus de sollicitation, de proposition et d’évaluation, ainsi qu’à l’égard de tous les autres aspects du processus de gestion des S et C.

L’audit a révélé que le Programme de l’IGC-4 dispose de stratégies de communication pour inviter les promoteurs à soumettre des propositions de financement, d’outils d’évaluation pour noter et classer les propositions soumises, et de processus d’approbation qui fournissent un cadre permettant de soutenir l’équité et la transparence du processus de sélection.

L’audit a révélé cependant, plusieurs incohérences dans l’application de ces outils. Plus précisément, des incohérences ont été relevées dans la communication avec les promoteurs potentiels, les méthodes d’évaluation des propositions et le processus d’approbation en soi.

Pour ce qui est de la communication avec les bénéficiaires de subventions potentiels, l’audit a révélé que le Programme avait reçu des propositions de financement des promoteurs dans le cadre de communications sollicitées et non sollicitées. Cela aurait pu mener à une perception de traitement préférentiel, et il est recommandé que des mesures soient prises pour éviter de telles situations à l’avenir.

Des incohérences ont aussi été observées dans le processus d’évaluation des propositions. Plus précisément, la direction de l’IGC-4 s’est servie de divers mécanismes et outils d’évaluation pour évaluer les propositions. Par exemple, l’annonce du site web concernant les S et C de l’IGC-4 faisait état du pourcentage d’importance qui serait attribué à chaque critère d’évaluation. Les dossiers examinés, pour la plupart, ont été évalués à l’aide d’une évaluation non numérique, tandis que l’un des dossiers examinés contenait une évaluation numérique compatible avec les données figurant sur le site Web.

Conformité à la Politique sur les paiements de transfert de RNCan

RNCan dispose d’une politique ministérielle sur les paiements de transfert à l’appui de conformité du Programme aux politiques connexes du SCT, et fait la promotion de la cohérence dans la gestion des programmes de S et C à l’échelle du Ministère. RNCan assure le maintien d’un Centre d’expertise sur les S et C afin de fournir soutien et directives aux gestionnaires du Programme dans l’ensemble du Ministère.

Une différence fondamentale entre les subventions et les contributions réside dans le fait que les paiements liés aux accords de contribution sont assortis de conditions, tandis que les paiements liés aux subventions ne sont généralement pas pourvus de telles conditions. En tant que telles, les subventions nécessitent moins de supervision administrative pour le promoteur et le Programme par rapport aux contributions.

L’IGC-4 a reçu 1,8 M$ en autorisation de paiements de transfert pour les années financières 2011-2012 à 2014-2015, sous forme de subventions. Le Programme de l’IGC-4 a utilisé les subventions en tant que principal mécanisme de répartition des fonds aux promoteurs à l’exception d’un cas où un accord de contribution de 40 000 $ a été attribué. L’audit a révélé cependant, que les paiements liés aux accords de subvention étaient souvent conditionnels à la réalisation de livrables et de jalons particuliers, nécessitant des rapports d’étape et des rapports financiers. Ces exigences conditionnelles ont été demandées afin de maintenir un contrôle sur l’avancement des projets de subvention; toutefois, les exigences conditionnelles relatives aux paiements sont des caractéristiques des accords de contribution plutôt que des subventions. En conséquence, le Programme pourrait avoir augmenté son propre fardeau administratif et celui des bénéficiaires.

Indépendamment du fait que des subventions ou des contributions ont été utilisées, l’audit visait à déterminer si le Programme respectait les composantes critiques de la Politique sur les paiements de transfert de RNCan (la politique de RNCan). Celles-ci engloberaient une surveillance adéquate des subventions de valeurs supérieures à 100 000 $; la répartition efficace des tâches entre l’examen des propositions et la signature des accords; et une documentation complète de l’information essentielle à l’appui de la prise de décisions.

En ce qui concerne la surveillance, la politique de RNCan exige que les accords d’un montant de 100 000 $ ou plus doivent être envoyés aux Services juridiques et au Centre d’expertise des S et C à des fins d’examen officiel. Bien que le Programme de l’IGC-4 n’ait pas été visé par un accord de subvention unique dépassant 100 000 $ pour toute année donnée, l’audit a révélé que plusieurs promoteurs ont reçu des subventions qui ont été renouvelées pour une année ultérieure, dépassant du même coup la limite prescrite.

La Politique exige également qu’il y ait séparation des fonctions d’approbation entre l’examen d’une demande/proposition et l’approbation/la signature d’un accord de financement. Toutefois, l’audit a observé, pour 4 des 7 accords de subvention examinés, que le gestionnaire du Programme avait approuvé en signant, dans les deux cas, les accords de subvention après qu’ils aient aussi fait l’objet du processus d’examen et d’évaluation des propositions de subventions. En outre, l’audit a constaté, pour 3 des 7 subventions examinés, que l’autorisation n’avait pas été fournie par l’autorité déléguée appropriée conformément à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Dans l’ensemble, l’audit a relevé des problèmes importants au niveau de la disponibilité de la documentation sur les subventions. Dans le cadre de l’audit, on s’attendait à ce que des renseignements essentiels sur la gestion des subventions soient bien documentés et facilement disponibles. L’audit a révélé cependant, que souvent ces renseignements n’étaient pas toujours facilement disponibles. Par exemple, la justification documentée entourant le rejet ou l’acceptation des propositions de projet ne figurait pas dans les dossiers des subventions. La direction a pu en fin de compte récupérer ces renseignements en effectuant une recherche dans les boîtes aux lettres individuelles des employés concernés par l’IGC-4. De même, souvent a‑t‑on observé des retards importants dans la capacité de la direction à récupérer d’autres renseignements liés aux dossiers des subventions.

La direction nous a informés que les renseignements sur les S et C, pour la grande majorité de ceux-ci, diffusés par le Programme étaient en format papier et n’étaient pas stockés sur support électronique. Cette réalité, aggravée par le fait que les renseignements étaient conservés sur des disques personnels ou des boîtes aux lettres, a occasionné des difficultés à localiser et à fournir les renseignements en temps opportun.

Il convient de noter que RNCan s’affaire actuellement à mettre en œuvre GCDOCS comme nouvelle solution détaillée de gestion de l’information pour le Ministère. Si le nouveau système est utilisé de façon efficace, il pourrait grandement améliorer la gestion de l’information à l’échelle du Ministère, y compris la tenue à jour des dossiers adéquats et des documents connexes associés à un Programme comme celui de l’IGC-4.

RISQUE ET RETOMBÉES

Les incohérences touchant l’approche adoptée pour communiquer avec les intervenants ou évaluer les propositions de projets pourraient être perçues comme un traitement préférentiel, en particulier par le promoteur dont les propositions ont été rejetées, ce qui aurait des répercussions sur le Programme et la réputation du Ministère.

L’absence de contrôles visant à assurer la conformité aux politiques pertinentes et de renseignements facilement accessibles pour soutenir les décisions d’accorder des subventions pourrait également exercer une incidence négative sur la gestion efficace du Programme.

RECOMMANDATIONS

2. Il est recommandé que le directeur général de la Commission géologique du Canada du Secteur des sciences de la Terre (CGC-SST) s’assure, pour tous les futurs programmes des subventions et des contributions (S et C), qu’une approche cohérente est utilisée pour communiquer avec les promoteurs et évaluer les propositions de projets.

3. Il est recommandé que le directeur général, CGC-SST s’assure de demander des conseils formels sur le financement futur du Programme au Centre d’expertise des S et C pour garantir la conformité à la Politique sur les paiements de transfert.

4. Il est recommandé que le Sous-ministre adjoint (SMA) du SST - veille à ce qu’une structure de dossier électronique standard soit établie et mise en œuvre à l’aide de GCDOCS pour gérer toutes les renseignements du Programme d’une manière globale et cohérente, et ce, pour tous les futurs programmes de S et C du SST.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 2, le SST a déjà modifié ses processus de S et C pour la deuxième phase du Programme de géocartographie de l’énergie et des minéraux (GEM) afin d’assurer des communications plus complètes avec les bénéficiaires potentiels, et l’évaluation des propositions, et le Programme de l’Initiative géoscientifique ciblée (IGC) suivra le même processus à l’avenir. Le SST continuera de collaborer avec le Centre d’expertise des paiements de transfert pour élaborer encore davantage et mettre en œuvre d’ici le 31 mars 2015 des procédures qui assureront la mise en place d’un processus de S et C robuste et transparent qui comprend :

  1. la communication avec les bénéficiaires de financement potentiels et leur sollicitation;
  2. l’évaluation des propositions de projet pour déterminer si des fonds sont consentis;
  3. l’assurance qu’une évaluation globale et qu’une analyse comparative de toutes les propositions reçues sont effectuées et documentées afin de justifier la sélection des projets.

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 3, le SST a demandé conseil au Centre d’expertise des paiements de transfert de Ressources naturelles Canada (RNCan) et au Comité d’examen tout au long du cycle du Programme concernant les futures affectations potentielles liées aux S et C.

Le SST continuera de collaborer avec le Centre d’expertise des S et C et les services juridiques pour s’assurer que les décisions de la direction cadrent avec les politiques à jour sur les paiements de transfert de RNCan.

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 4, le SST a amorcé la mise en œuvre et l’utilisation de GCDOCS pour l’IGC lancé en septembre 2014 et elle :

parachèvera l’archivage des documents à valeur opérationnelle de l’IGC-4 dans GCDOCS d’ici le 31 mars 2015 et mettra en œuvre la pratique exemplaire élaborée touchant les futures activités.

Poste responsable : Directeur général de la Commission géologique du Canada-Direction du Centre et du Nord du Canada

CONTRÔLE ET MESURE DU RENDEMENT

Constatation générale

Dans l’ensemble, le Programme dispose de mécanismes de contrôle pour assurer la surveillance de ses activités. De plus, il fait partie d’un projet touchant l’ensemble du Ministère visant à créer des indicateurs d’efficacité pour RNCan.

Observations pertinentes

L’audit a révélé que le Programme de l’IGC-4 dispose de mécanismes de contrôle qui permettent de régulièrement examiner les dépenses du Programme et d’en assurer le suivi. Par exemple, les gestionnaires du Programme tiennent des réunions hebdomadaires avec les gestionnaires de projets pour discuter des projets en cours et des budgets qui s’y rattachent.

En outre, l’audit a permis de constater que la CGC dispose d’un comité de gestion intermédiaire grâce auquel des discussions se tiennent souvent sur les programmes à l’échelle de la Division. Au nombre des exemples de sujets abordés, mentionnons l’échange de pratiques exemplaires et les possibilités de collaboration entre les programmes. Spécifique à l’IGC-4, l’audit a indiqué qu’il y a échange des leçons apprises. Par exemple, les responsables du Programme ont élaboré un processus standard pour coordonner et normaliser les processus lorsqu’il faut communiquer avec des intervenants particuliers. Ce processus a été communiqué aux homologues de la CGC et est actuellement mis en œuvre par les responsables d’autres programmes au sein de la Division. Parallèlement, l’audit a observé que des mécanismes sectoriels étaient également en place pour échanger les pratiques exemplaires et les leçons apprises.

En ce qui concerne la mesure du rendement, le Programme fait actuellement partie d’un projet pilote touchant l’ensemble du Ministère concernant la mise en œuvre d’indicateurs d’efficacité. Le SCT a récemment introduit de nouvelles exigences voulant que les ministères mettent en œuvre des mesures d’efficacité des programmes pour l’ensemble de leurs programmes. En réponse, RNCan s’est employé à élaborer des mesures significatives et cohérentes, en exigeant notamment que chaque sous-programme, comme l’IGC-4, procède à la création et au suivi de renseignements en fonction d’une mesure du coût par extrant. Collectivement, ces mesures visent à fournir des indicateurs d’efficacité pour le Ministère dans son ensemble.

Propre à l’IGC-4, le Programme a permis de mettre en place un indicateur pilote pour mesurer le « coût par produit de connaissance ». Le Programme a pu fournir à l’équipe d’audit son pilote, lequel a été utilisé pour déterminer la pertinence de l’indicateur. Cet indicateur pilote a été établi par la direction afin de déterminer si la base de calcul est solide et si les données requises pour la mesure seront disponibles et accessibles d’ici la fin de l’année. Après avoir examiné l’indicateur, l’équipe d’audit a conclu que les principaux coûts étaient pris en compte dans l’indicateur en plus de fournir à la direction des observations mineures aux fins de leur examen.

La direction a avisé l’équipe d’audit qu’elle s’affaire actuellement à recueillir l’information nécessaire, et qu’elle est convaincue que l’information nécessaire pour répondre à ses obligations sera facilement disponible d’ici la fin de l’année.

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Les critères ont été élaborés à l’aide des principales mesures de contrôle énoncées dans les mesures de contrôle de gestion de base du Conseil du Trésor, le cadre de responsabilisation de gestion et les politiques, procédures et directives connexes pertinentes.

L’audit vise à fournir l’assurance raisonnable quant à la pertinence et l’efficacité globales des contrôles de gestion sur lesquels reposent les activités de l’Initiative géoscientifique ciblée – Phase 4 (IGC-4).

Les critères suivants ont été utilisés pour effectuer l’audit.

Sous-objectifs de l’audit Critères

Sous-objectif 1 : Le Programme de l’IGC-4 dispose d’un cadre efficace de gouvernance et de responsabilisation.

1.1 On s’attend à ce que les objectifs, les activités et les ressources du Programme cadrent avec les objectifs et les priorités stratégiques du Ministère.
1.2 On s’attend à ce que le Programme définisse et communique clairement l’autorité, la responsabilité et le mécanisme de responsabilisation pour s’assurer que le Programme est appliqué et exécuté de façon cohérente.

Sous-objectif 2 : Les responsables du Programme communiquent avec les promoteurs et sélectionnent les projets de manière équitable, transparente et en temps opportun.

2.1 On s’attend à ce que le Programme prévoie un processus à la fois équitable et transparent aux fins de la sélection systématique et en temps opportun des projets/partenaires.
2.2 On s’attend à ce que des mécanismes efficaces soient en place pour assurer le respect des exigences ministérielles inhérentes aux valeurs et à l’éthique s’appliquant aux divulgations des conflits d’intérêts.

Sous-objectif 3 : Le Programme permet l’exercice d’un contrôle, d’un suivi et d’une surveillance fondés sur les risques de ses activités.

3.1 On s’attend à ce que le Programme ait mis en place des contrôles efficaces fondés sur les risques de ses activités, pour assurer la fourniture de renseignements financiers opportuns, exacts et complets.
3.2 On s’attend à ce que le Programme ait établi des processus de contrôle et d’établissement de rapports appropriés à l’appui de l’examen et de la mesure du rendement du Programme, y compris les nouveaux indicateurs d’efficacité.
3.3 On s’attend à ce qu’il y ait un processus permettant d’échanger les pratiques exemplaires et les leçons apprises avec d’autres programmes pertinents au sein du Secteur des sciences de la Terre.

ANNEXE B – FINANCEMENT DE L’INITIATIVE GÉOSCIENTIFIQUE
CIBLÉE – PHASE 4

Le coût total de l’Initiative géoscientifique ciblée – Phase 4 sur cinq ans, soit de 2010-2011 à 2014-2015, est de 25 000 000 $, comme en fait foi le tableau détaillé suivant. Note de bas de page3 :

 

2010-2011

2011-2012

2012-2013

2013-2014

2014-2015

TOTAL

Personnel

160 000 $

625 000 $

643 750 $

663 062 $

682 955 $

2 774 767 $

RASE @ 20%

32 000 $

125 000 $

128 750 $

132 613 $

136 591 $

554 954 $

F ET E

3 308 000 $

6 750 000 $

5 227 500 $

3 504 325 $

1 080 454 $

19 870 279 $

Total du crédit 1 (F et E)

3 500 000 $

7 500 000 $

6 000 000 $

4 300 000 $

1 900 000 $

23 200 000 $

Crédit 10 (S et C)

-

500 000 $

500 000 $

500 000 $

300 000 $

1 800 000 $

FINANCEMENT TOTAL

3 500 000 $

8 000 000 $

6 500 000 $

4 800 000 $

2 200 000 $

25 000 000 $