Audit du Programme du plateau continental polaire Projet AU1412

TABLE DES MATIÈRES

RÉSUMÉ

Le Programme du plateau continental polaire (PPCP) a été créé en 1958. L’organisation a évolué au cours des 55 dernières années pour devenir le service essentiel de soutien logistique du gouvernement du Canada. Le Programme appuie un large éventail de travaux scientifiques et d’efforts liés à la souveraineté dans l’Arctique et dans l’ensemble du territoire canadien. Administré et coordonné par Ressources naturelles Canada (RNCan), le Programme offre aux scientifiques canadiens et étrangers, ainsi qu’aux équipes de recherche, des conseils et des services de soutien logistique sûrs et d’un coût avantageux.

En moyenne, le PPCP fournit des services de soutien logistique à 950 chercheurs qui mènent 144 projets pour le compte de ministères et d’organismes fédéraux, de gouvernements territoriaux, d’établissements universitaires, d’organisations non gouvernementales (ONG) et de collectivités du Nord. Les dépenses de fonctionnement moyennes du Programme ont atteint 18,0 millions de dollars environ par année au cours des 5 dernières années.

Les chercheurs qui travaillent dans l’Arctique canadien mènent des projets de recherche sur le terrain dans l’ensemble des domaines des sciences de la nature. Leurs recherches fournissent des renseignements qui aident les Canadiens à :

  • comprendre les changements climatiques;
  • protéger l’environnement de l’Arctique grâce à des décisions éclairées sur l’utilisation des terres;
  • produire des cartes géologiques pour attirer l’investissement et aider les Canadiens à gérer les ressources;
  • cartographier le plateau continental polaire pour délimiter les droits extracôtiers (off-shore) du Canada;
  • appuyer la souveraineté du Canada;
  • recueillir les connaissances traditionnelles des Inuits et des données archéologiques.

Selon le Plan de vérification axé sur les risques de 2013-2016 du Ministère, le PPCP constitue une « priorité d’audit élevée ». Le présent projet a été retenu pour plusieurs raisons, notamment l’importance stratégique de l’Arctique dans les plans et les priorités du gouvernement du Canada et un investissement non renouvelable du Fonds pour l’infrastructure de recherche dans l’Arctique (FIRA).

L’objectif général de l’audit était de fournir une assurance raisonnable que le PPCP dispose d’un cadre de contrôle de gestion adéquat qui appuie le programme et que les activités du Programme sont conformes aux politiques du Conseil du Trésor et de RNCan.

POINTS FORTS

Le PPCP dispose d’un cadre de contrôle de gestion. Des processus de gouvernance ont été mis en place pour assurer l’équité et la transparence de la sélection des projets sur la base des besoins en soutien logistique. Le Programme utilise une série standard de critères pour sélectionner les projets, et les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont clairement définis, communiqués et compris.

Le Programme a démontré sa conformité aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Le Programme peut s’adapter aux changements en fonction des ressources. Des évaluations des ressources humaines (RH) et des exercices de planification des RH sont menés périodiquement. Les responsables du Programme utilisent la planification axée sur les risques, plus particulièrement dans les domaines des finances et de la logistique, et ils contrôlent les besoins en ressources pour s’assurer que le PPCP peut atteindre ses objectifs.

POINTS À AMÉLIORER

Même si la direction a amélioré les processus administratifs du PPCP, d’autres efforts sont nécessaires pour garantir la conformité du Programme aux politiques de RNCan et du Conseil du Trésor. Les domaines à améliorer sont la gestion de l’approvisionnement, les cartes d’achat et le processus de recouvrement des dépenses.

On pourrait également améliorer certaines fonctions administratives, la gestion du savoir et la planification de la relève.

CONCLUSION DE L’AUDIT ET OPINION

L’audit peut donner une assurance raisonnable que le PPCP dispose d’un cadre de contrôle de gestion qui appuie le programme. Plus précisément, le PPCP a mis en place un processus de gouvernance qui assure la sélection équitable et transparente des projets sur la base des besoins en soutien logistique. Le Programme respecte aussi les articles 32 et 34 de la LGFP relativement aux principaux processus administratifs et possède la capacité de s’adapter aux changements en fonction des ressources.

À mon avis, des améliorations pourraient être apportées aux processus du Programme relatifs à l’approvisionnement, aux cartes d’achat et à la facturation des clients.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, tel qu’appuyé par les résultats du programme interne de l’assurance de la qualité et de l’amélioration.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

INTRODUCTION

Le Programme du plateau continental polaire (PPCP) a été créé en 1958. L’organisation a évolué au cours des 55 dernières années pour devenir le service essentiel de soutien logistique du gouvernement du Canada. Le Programme appuie un large éventail de travaux scientifiques et d’efforts liés à la souveraineté dans l’Arctique et dans l’ensemble du territoire canadien. Administré et coordonné par Ressources naturelles Canada (RNCan), le Programme offre aux scientifiques canadiens et étrangers, ainsi qu’aux équipes de recherche, des conseils et des services de soutien logistique sûrs et d’un coût avantageux.

Compte tenu du coût extrêmement élevé des recherches sur le terrain dans l’Arctique, les chercheurs se tournent vers le PPCP pour obtenir une solution efficiente à leurs besoins en matière de logistique. Chaque année, le PPCP fournit des services de soutien logistique à quelque 950 chercheurs qui mènent 144 projets de recherche pour le compte de ministères et d’organismes fédéraux, de gouvernements territoriaux, d’établissements universitaires, d’organisations non gouvernementales (ONG) et de collectivités du Nord. Les clients demandent également des conseils aux spécialistes compétents du PPCP qui connaissent bien l’Arctique. Les dépenses de fonctionnement moyennes du Programme ont atteint 18,0 millions de dollars environ par année au cours des 5 dernières années.

Les chercheurs qui travaillent dans l’Arctique canadien mènent des projets de recherche sur le terrain dans l’ensemble des domaines des sciences de la nature. Leurs recherches fournissent des renseignements qui aident les Canadiens à :

  • comprendre les changements climatiques;
  • protéger l’environnement de l’Arctique grâce à des décisions éclairées sur l’utilisation des terres;
  • produire des cartes géologiques pour attirer l’investissement et aider les Canadiens à gérer les ressources;
  • cartographier le plateau continental polaire pour délimiter les droits extracôtiers (off-shore) du Canada;
  • appuyer la souveraineté du Canada;
  • recueillir les connaissances traditionnelles des Inuits et des données archéologiques.

Les responsables du PPCP évaluent les projets de recherche proposés en fonction de leur faisabilité sur le plan logistique. Les projets considérés comme faisables sont ensuite classés en ordre de priorité par le Comité de coordination des DG ou par le Comité d’examen des projets qui fournissent des renseignements au PPCP sur les projets provenant d’autres ministères fédéraux et d’intervenants externes, notamment des chercheurs universitaires.

Par ailleurs, le Conseil consultatif du PPCP fournit des directives et des conseils à la haute direction, notamment sur les besoins logistiques et la prestation des sciences de l’Arctique, le processus de sélection des propositions et la prise en compte des connaissances traditionnelles et des intérêts de collectivités de l’Arctique. Le Conseil consultatif du PPCP est composé de représentants d’autres ministères fédéraux, du milieu universitaire, des gouvernements et organismes territoriaux et des organisations autochtones.

L’aide fournie aux projets varie du soutien logistique direct en nature (dans lequel les coûts du soutien logistique sont entièrement assumés par le PPCP) au soutien logistique intégralement recouvrable (dans lequel le promoteur du projet de recherche assume les dépenses liées au soutien logistique, mais le PPCP fournit une aide directe en nature). La sélection des projets commence environ six mois avant le début de la saison de recherche sur le terrain.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif général de l’audit était de fournir une assurance raisonnable que le PPCP dispose d’un cadre de contrôle de gestion adéquat qui appuie le Programme et que les activités du Programme sont conformes aux politiques du Conseil du Trésor et de RNCan.

Plus particulièrement, l’audit visait à déterminer si :

  1. RNCan dispose d’un cadre de gouvernance qui assure un processus équitable et transparent de sélection systématique des projets en vue d’un soutien logistique;
  2. les principaux processus administratifs du Programme, en particulier ceux qui sont liés à l’approvisionnement, à l’utilisation des cartes d’achat, au paiement des heures supplémentaires, au remboursement des frais de déplacement et au recouvrement des dépenses, sont conformes aux politiques, aux normes et aux procédures de RNCan et du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  3. le Programme peut s’adapter aux changements en fonction des ressources.

RISQUE POUR LE MINISTÈRE

Compte tenu de l’importance de l’Arctique dans les plans et les priorités du gouvernement du Canada, le PPCP revêt une grande importance pour le Ministère. Il existe donc un risque inhérent lié à la réputation du Ministère qui s’ajoute aux risques de gestion normalement associés à la prestation d’un programme ministériel qui répond aux besoins des intervenants.

PORTÉE

Le présent audit porte sur les principaux aspects du cadre de gouvernance du Programme pour la sélection et le soutien des projets, les principaux processus administratifs et la gestion des capacités pour la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013. Même si l’audit vise principalement l’exercice 2012-2013, les processus d’exercices antérieurs et postérieurs sont inclus dans certains cas afin de permettre l’examen d’un cycle complet des activités du Programme.

Certains domaines liés à la santé et à la sécurité au travail et aux dangers naturels sont exclus de l’audit, puisqu’ils ont été examinés dans le cadre de l’audit de 2012 et de l’évaluation de la menace et des risques effectuée par le Bureau de la sécurité du Ministère.

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

L’audit a été réalisé conformément aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, qui incluent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne publiées par l’Institut des auditeurs internes. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à donner l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit seront atteints.

Divers tests ont été effectués, selon les besoins, pour obtenir les assurances requises. Les auditeurs internes ont mené l’audit de façon indépendante et impartiale, conformément aux Normes relatives à l’audit interne du gouvernement du Canada.

La méthode d’audit était fondée sur les lignes directrices de l’audit interne et comprenait les éléments suivants :

  1. Entretiens avec le personnel et la direction du PPCP et d’autres intervenants concernés.
  2. Examen des documents clés et des documents contextuels pertinents liés à l’audit.
  3. Examen des politiques et des procédures applicables du Conseil du Trésor et du Ministère relatives à l’approvisionnement, à la passation de marchés et à l’utilisation des cartes d’achat, ainsi qu’à la rémunération et aux avantages sociaux.
  4. Examen d’un échantillon discrétionnaire de paiements pour vérifier la conformité avec les politiques du Conseil du Trésor et du Ministère.
  5. Examen d’un échantillon discrétionnaire de projets pour évaluer l’équité et la transparence des décisions relatives au soutien logistique.

CRITÈRES

Les critères de vérification sont tirés du document du Bureau du contrôleur général intitulé Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes et d’autres politiques pertinentes du Secrétariat du Conseil du Trésor et de RNCan. Les critères ont été approuvés par la direction avant le début de l’audit; ils sont énumérés à l’Annexe A.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE

Résumé des constatations

Le Programme du plateau continental polaire (PPCP) dispose d’un cadre de gouvernance qui assure un processus équitable et transparent pour la sélection systématique des projets de recherche en fonction des besoins en soutien logistique. Nous avons constaté une occasion de confirmer que l’information présentée sur le site Web du Programme demeure à jour.

Constatations connexes

En raison des ressources limitées, le PPCP n’a pas le budget nécessaire pour aider tous les projets qui demandent des services de soutien et de coordination logistiques. Il faut donc donner priorité aux projets faisables sur le plan logistique. Dans ce contexte, il est important que le processus utilisé pour sélectionner les projets qui reçoivent un soutien logistique soit équitable et transparent.

Les auditeurs ont constaté que deux mécanismes étaient en place pour sélectionner les projets qui reçoivent un soutien du PPCP :

  1. le Comité de coordination des DG;
  2. le Comité d’examen des projets.

Le Comité de coordination des DG fournit des directives sur l’établissement de la priorité des projets du gouvernement fédéral. Il est composé de directeurs généraux de RNCan, d’Environnement Canada, du ministère des Pêches et des Océans, de Parcs Canada et d’autres ministères fédéraux qui ont recours aux services du PPCP. Ce comité supervise la hiérarchisation des projets aux fins du soutien logistique seulement pour les ministères et organismes fédéraux qui relèvent de leurs compétences respectives. Un membre du personnel du PPCP fournit des avis aux DG au nom du Programme, par exemple sur les projets faisables sur le plan du soutien logistique et sur les coûts potentiels des projets.

Le Comité d’examen des projets fournit des directives et des conseils sur l’établissement de la priorité des projets universitaires. Ce nouveau processus a été mis en œuvre en 2012, et le Comité a terminé seulement un cycle de hiérarchisation des projets aux fins du soutien logistique en utilisant ce nouveau processus. Le directeur du PPCP, suivant les conseils du coordinateur de la liaison scientifique et du chef du Centre de soutien logistique dans l’Arctique, nomme les membres du Comité d’examen des projets pour trois ans. Puisque le Comité a pour mandat de déterminer la faisabilité et la priorité des projets liés aux intervenants externes, le processus de sélection des projets doit être équitable et transparent.

Le Comité d’examen des projets est régi par un mandat bien défini. La sélection des projets s’appuie sur une série de critères clairement établis pour favoriser l’uniformité du processus d’évaluation. Les membres du Comité doivent signer une entente de confidentialité et de non-divulgation afin de réduire au minimum les risques de conflit d’intérêts.

Les auditeurs ont constaté que le processus de sélection des projets en fonction du soutien logistique est équitable et transparent. Le Comité d’examen des projets a utilisé systématiquement les critères établis pour déterminer la priorité des projets qui ont reçu un soutien du PPCP. En 2012, 71 propositions de projet ont été acheminées au Comité d’examen des projets. De ce nombre, 48 projets ont reçu une certaine forme de soutien, 10 projets ont été jugés admissibles à bénéficier d’un soutien intégralement recouvrable, 12 projets ont été classés dans la catégorie « soutien impossible » et un projet a été retiré par le demandeur.

Cependant, les auditeurs ont constaté que certains renseignements sur le site Web du Programme étaient périmés. Par exemple, le site Web du PPCP incluait des références au Comité d’évaluation scientifique du PPCP, un mécanisme de gouvernance qui a été aboli. Ce comité a été remplacé en 2012 par le Comité d’examen des projets.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

L’information périmée contenue sur le site Web du Programme pourrait causer de la confusion chez les visiteurs et nuire à sa crédibilité.

RECOMMANDATIONS

  1. Le Directeur général de la Direction de la politique stratégique et des opérations, devrait réaliser un examen périodique du site Web du Programme afin de veiller à ce que le contenu soit à jour.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

  1. La direction est d’accord avec cette recommandation.
    • Le contenu du site Web du Programme du plateau continental polaire (PPCP) a été mis à jour et il est prêt à être téléchargé, sous réserve de l’approbation du comité de gouvernance des sites Web de Ressources naturelles Canada (RNCan). Le contenu actualisé devrait normalement être disponible en décembre, conformément au calendrier actuel du comité de gouvernance des sites Web de RNCan.
       
    • Le PPCP a une procédure normale d’exploitation (PNE) sur le maintien à jour et la gestion de son contenu en ligne. La PNE pourrait être modifiée en raison de la politique du gouvernement du Canada et de la mise en œuvre de cette politique par RNCan.

Responsable : Directeur, Programme du plateau continental polaire

Échéance : 31 décembre 2013

CONFORMITÉ AVEC LES PRINCIPAUX PROCESSUS ADMINISTRATIFS

Résumé des constatations

La direction a démontré que des mesures ont été prises pour améliorer la conformité. Toutefois, des efforts supplémentaires devront être déployés pour assurer la conformité entière du Programme aux politiques et aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de RNCan relativement à l’approvisionnement, aux cartes d’achat et au recouvrement des dépenses.

Constatations connexes

Conformité avec les politiques sur l’approvisionnement

Pour fournir un soutien logistique efficace et rentable, le PPCP obtient les biens et les services dont il a besoin pour soutenir les chercheurs sur le terrain et bien administrer le Programme.

Du 1er avril 2012 au 31 mars 2013, les responsables du Programme ont signé des contrats d’une valeur de près de 18 millions de dollars. Les auditeurs ont cherché à déterminer si ces contrats avaient été traités conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et si les paiements effectués dans le cadre de ces contrats étaient conformes aux articles 32 et de 34 de la LGFP. L’équipe d’audit a examiné un échantillon discrétionnaire de 20 marchés d’approvisionnement (14 marchés concurrentiels et 6 marchés non concurrentiels) et a mené des entretiens avec des membres du personnel clé.

Sur les 14 marchés concurrentiels visés par l’examen, 11 étaient des commandes subséquentes à une offre à commandes. Un examen approfondi des dossiers a révélé que des services avaient été fournis avant la signature d’un contrat dans 6 des 11 commandes subséquentes traitées. En outre, les auditeurs ont constaté que 2 des 11 commandes subséquentes constituaient des cas de fractionnement d’un marché – dans ces cas, les responsables du Programme avaient outrepassé leur pouvoir de passation des marchés. En plus, les auditeurs ont remarqué que 8 des 20 dossiers contractuels examinés n’étaient pas suffisamment documentés aux termes de la Politique sur les marchés.

Nous avons noté que la direction a apporté plusieurs améliorations au processus d’approvisionnement. Par exemple, des ententes pluriannuelles et des mécanismes de suivi ont été mis en place en vue de réduire le fractionnement des marchés; le temps consacré à l’administration des marchés pourrait donner lieu à des économies de coût. Les auditeurs ont également constaté que le Programme s’affairait à mettre en œuvre un processus pour améliorer la conformité avec les exigences relatives à l’approvisionnement énoncées dans les lois canadiennes sur les revendications territoriales.

Pour déterminer la conformité avec les articles 32 et 34 de la LGFP, 30 paiements contractuels ont été examinés. Les auditeurs ont constaté une excellente conformité à toutes ces exigences. Les transactions avaient été divulguées de façon proactive au besoin.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Même si la direction a récemment apporté des changements pour améliorer les processus, il y a encore des risques liés à la conformité avec la Politique sur les marchés. Obtenir des biens ou des services sans contrat est associé à un risque plus grand de payer un prix plus élevé que dans le cadre d’un marché concurrentiel ou de n’obtenir aucune garantie ou assurance.

Conformité des transactions par cartes d’achat

Les cartes d’achat permettent d’obtenir les biens et les services à prix moindre dont le Programme a besoin. Au total, 1 095 achats ont été faits au moyen des cartes d’achat entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013. Un échantillon statistique de 64 transactions a été examiné pour déterminer si l’utilisation des cartes d’achat était conforme aux exigences de la Directive sur les cartes d’achat et de l’article 34 de la LGFP.

Les auditeurs ont constaté que les autorisations exigées à l’article 34 de la LGFP avaient été obtenues pour 96 % des transactions examinées. Cependant, dans 13 % des cas examinés, la Directive sur les cartes d’achat n’avait pas été respectée. Les cas de non-conformité comprennent le paiement de chambres d’hôtel pour des entrepreneurs en déplacement, ainsi que des transactions fractionnées.

Les cartes d’achat délivrées aux titulaires sont assorties d’une limite de transaction de 5 000 $. Les achats d’un montant supérieur à 5 000 $ doivent être approuvés par le dirigeant principal des finances. Des employés du PPCP ont régulièrement utilisé leurs cartes d’achat pour des effectuer des transactions dépassant la limite de 5 000 $. Ces transactions étaient souvent fractionnées en montants inférieurs à 5 000 $ pour obtenir les biens sans délai.

Les auditeurs ont noté que la direction a pris des mesures récemment pour améliorer la conformité en réduisant le nombre de cartes d’achat et en élaborant des PNE sur l’utilisation de ces cartes. Par ailleurs, on a établi des contrats pluriannuels qui précisent la modalité de remboursement des frais de déplacement des fournisseurs de services de vols nolisés. La direction travaille également avec le Bureau des services partagés et la Direction de la gestion financière en vue de modifier la limite de transaction des cartes d’achat afin que le montant réponde mieux aux besoins du PPCP.

Conformité du remboursement des frais de déplacement et du paiement des heures supplémentaires

Le personnel du PPCP effectue souvent des heures supplémentaires et des déplacements pour répondre aux exigences opérationnelles. Les auditeurs ont examiné un échantillon discrétionnaire de remboursement des frais de déplacement et de paiement des heures supplémentaires du personnel du PPCP. Les frais de déplacement et les heures supplémentaires avaient clairement été expliqués au début de la saison sur le terrain. Des PNE ont été établies pour ces deux postes de dépense. Toutes les transactions ont été dûment approuvées en application des articles 32 et 34 de la LGFP.

Exactitude et respect des délais du processus de recouvrement des dépenses

Les dépenses engagées au nom des clients sont recouvrées après l’achèvement des projets. Sur les 28 projets évalués, un seul ne comprenait pas d’entente. Ces ententes, signées par le représentant du Programme et le chercheur avant le début du projet, indiquaient la valeur des services qui seront fournis par le Programme et le montant estimatif des coûts qui seraient recouvrés auprès du client. En 2012-2013, le coût total des projets du PPCP s’est élevé à près de 11 millions de dollars; environ 7 millions de dollars étaient récupérables auprès des clients, y compris d’autres ministères fédéraux et des chercheurs externes (gouvernements territoriaux et universités). Le montant total recouvrable auprès des chercheurs externes s’élevait à environ 4,9 millions de dollars.

Les auditeurs ont vérifié si les dépenses avaient été recouvrées auprès des tierces parties avec exactitude et en temps opportun.

Bien que le Programme utilise SAP pour générer une facture finale au client afin de recouvrer les dépenses engagées pour eux relativement au soutien logistique demandé, un rapport sommaire est créé préalablement à l’intention du client. Avant de produire la facture finale dans SAP, les responsables du Programme attendent que les clients confirment l’exactitude de toutes les demandes de soutien logistique énumérées dans le rapport sommaire. Un examen des factures provisoires préparées dans le cadre du Programme a révélé que les clients avaient corrigé des inexactitudes sur les factures pour 15 des 28 projets. Les erreurs sur les factures provisoires, incluant la surfacturation et la sous-facturation, étaient imputables à divers problèmes, par exemple la saisie de données inexactes, une documentation incomplète et des défaillances de communication entre Resolute et Ottawa.

Le PPCP utilise un système de projets, situé à Resolute, pour faire le suivi des projets, imputer les coûts et générer des factures provisoires. Les problèmes de communication étaient imputables en partie au fait que certains fournisseurs envoient leurs factures directement à Resolute, où elles sont entrées dans le système, tandis que d’autres les envoient à Ottawa. En raison des problèmes de connectivité de la TI à ce moment, il était impossible d’avoir accès au système en temps réel à partir d’Ottawa. Le personnel ne pouvait donc pas saisir les factures dans le système de projets. En conséquence, il a fallu réacheminer les factures reçues à Ottawa à Resolute afin qu’elles soient saisies dans le système de projets. Cette exigence de réacheminement est l’un des problèmes à l’origine des erreurs sur les factures provisoires. La direction a indiqué que les modifications apportées récemment au réseau TI ont permis d’améliorer la connectivité entre Resolute et Ottawa. Ces améliorations contribueront pour beaucoup à réduire les défaillances de communication et à améliorer le processus de recouvrement des dépenses. En outre, la direction a précisé qu’on s’affairait à réaffecter les rôles et les responsabilités du recouvrement des dépenses afin que cette tâche soit exécutée à Ottawa, où se trouve la majorité des spécialistes de l’administration.

Les auditeurs ont examiné le calendrier du recouvrement des dépenses en calculant le nombre de jours requis en moyenne pour facturer les chercheurs après la fin des projets. Pour les 28 projets examinés, dont 16 faisaient intervenir des clients externes, le traitement des factures provisoires a pris en moyenne 141 jours; après la production de la facture finale, 29 jours de plus ont été nécessaires pour recevoir le paiement. Les auditeurs ont noté que le processus de facturation était plus long pour certains projets pour lesquels les entrepreneurs n’avaient pas encore envoyé de factures incluant tous les coûts réels. Ce retard a contribué à l’augmentation du nombre de jours requis pour émettre la facture provisoire.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

La dépendance à l’égard des clients pour confirmer l’exactitude des dépenses recouvrées et les problèmes liés au processus de facturation accroissent le risque que certains fonds payables à RNCan ne soient pas récupérés intégralement.

RECOMMANDATIONS

  1. Le Directeur général de la Direction de la politique stratégique et des opérations, doit veiller :
    1. à ce qu’une formation appropriée en matière d’approvisionnement soit fournie au personnel du Programme du plateau continental polaire (PPCP), au besoin, y compris la formation connexe sur le SAP;
    2. à ce que les responsables du PPCP élaborent une liste d’audit en consultation avec les Services de l’approvisionnement du BSP pour faire en sorte que les dossiers d’approvisionnement sont suffisamment documentés.
  2. Le Directeur général de la Direction de la politique stratégique et des opérations, doit veiller à ce que les rôles et les responsabilités pour le recouvrement des dépenses entre Ottawa et Resolute soient clairement documentés et communiqués.
     
  3. Le Directeur général de la Direction de la politique stratégique et des opérations, doit mettre en place des procédures suffisantes pour améliorer l’efficacité de la facturation.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

  1. La direction est d’accord avec cette recommandation.
    1. Les responsables du PPCP s’affairent à rédiger et mettre à jour la procédure normale d’exploitation (PNE) sur les activités d’approvisionnement. Par ailleurs, le PPCP a établi une relation de travail avec l’équipe d’approvisionnement du Bureau des services partagés pour régler les problèmes liés au travail dans l’Arctique et s’assurer que sa formation et ses PNE cadrent avec les processus de RNCan (et du gouvernement). Les membres du personnel du PPCP qui utilisent le système SAP vont définir la formation relative à l’approvisionnement dans leurs plans d’apprentissage, au besoin.
    2. En collaboration avec l’équipe d’approvisionnement du Bureau des services partagés, le PPCP élaborera une liste de vérification pour améliorer les dossiers d’approvisionnement et faire en sorte qu’ils soient dûment documentés.

Responsable : Directeur, Programme du plateau continental polaire

Échéance : 31 mars 2014

  1. La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le recouvrement des dépenses relève de la responsabilité de l’unité de gestion du PPCP. Cette unité a des PNE détaillées sur le recouvrement des dépenses, qui fait appel à l’outil SAP pour la facturation.

Grâce aux améliorations clés apportées à l’infrastructure de technologie de gestion de l’information (TGI) du PPCP à Resolute, tous les employés pourront surveiller ce qui se déroule dans l’Arctique. Par contre, l’enregistrement de cette information par projet relève de la responsabilité du personnel du Centre de soutien logistique dans l’Arctique. Aucun autre groupe du PPCP n’a suivi de formation ou n’assume de responsabilité à cet égard. Le projet de modernisation de TGI du Programme (mise à jour et synchronisation des logiciels) a pour but d’harmoniser la terminologie et la responsabilité avec les outils en ligne du PPCP. Cela permettra d’entrer un jeu de données de projet dans un seul système, d’y avoir accès partout et de l’exporter du système SAP aux fins de facturation, avec les contrôles et les communications nécessaires.

Échéance : La modernisation de la TGI sera terminée d’ici le 31 mars 2015.

  1. La prestation du soutien logistique dans l’Arctique (y compris le partage d’aéronefs) est un processus complexe et long – le cycle d’activités du PPCP est de 18 mois. Il est essentiel d’optimaliser l’efficience de ce processus complexe. La direction a pris plusieurs mesures au cours des deux dernières années pour régler cette situation :
    • L’initiative de modernisation de la TGI du Programme (soutenue par la Direction du dirigeant principal de l’information) permettra de simplifier la saisie de données, la vérification et la production de rapports et contribuera à la production de factures exactes dans SAP. La première étape de la mise en œuvre doit être terminée d’ici octobre 2014.
    • Une PNE est maintenant en place; elle fournit au personnel des directives claires et cohérentes.
    • Le PPCP embauchera un agent d’administration subalterne qui sera chargé d’entrer les données, de faire le suivi et de produire les rapports. Début : 1er avril 2014.
    • Le PPCP a sollicité les conseils de spécialistes des finances et de l’approvisionnement à propos des défis particuliers que posent les saisons sur le terrain dans l’Arctique. Les responsables du Programme ont rencontré et continuent de rencontrer des représentants des Services d’approvisionnement du Bureau des services partagés, et ils prévoient rencontrer des membres de la Direction de la gestion financière en novembre 2013.

Échéance : octobre 2014 (en raison du projet de TGI)

Note : Dans le cadre du processus de suivi de la Direction de l’audit, nous ferons un suivi complet de ce plan d’action de la direction dans deux ans, ce qui laisse du temps pour la mise en œuvre.

CAPACITÉ DE S’ADAPTER AU CHANGEMENT

Résumé des constatations

Le Programme peut s’adapter aux changements en fonction des ressources. Il existe des possibilités d’amélioration dans les domaines de la gestion des connaissances et de la planification de la relève.

Constatations connexes

Les auditeurs ont voulu déterminer si le PPCP avait la capacité de s’adapter aux changements. Plus précisément, ils ont examiné dans quelle mesure la direction considère la capacité du Programme en matière de RH, la planification axée sur les risques et le suivi des besoins en logistique et en ressources des projets de recherche, ainsi que les mécanismes de gestion des connaissances et de planification de la relève du PPCP.

Dans l’ensemble, la direction examine les exigences liées à la capacité des RH, au recrutement et aux compétences pour s’assurer que le Programme peut atteindre ses objectifs. Des évaluations sont menées périodiquement pour déterminer les lacunes à combler. Compte tenu des compressions budgétaires, certains postes n’ont pas encore été pourvus; cependant, la direction a l’intention de les pourvoir d’ici le 1er avril 2014. La direction du Programme fait preuve d’une certaine souplesse, au besoin, en embauchant du personnel temporaire pour garantir l’atteinte des objectifs du PPCP.

Les auditeurs ont également constaté que la direction du Programme effectue une planification axée sur les risques exhaustive, particulièrement dans les domaines des finances et de la logistique. Par exemple, il y a un cycle de planification de 18 mois pour atténuer les risques liés aux finances et aux objectifs du Programme. En raison de la complexité des activités dans l’Arctique, les risques opérationnels et fonctionnels sont régulièrement évalués et gérés par le personnel. La direction fait également le suivi des besoins en logistique et en ressources et elle apporte les changements nécessaires pour s’assurer que les objectifs sont atteints. Le chef du Centre de soutien logistique dans l’Arctique, par exemple, fournit directement des avis et des conseils sur la faisabilité du soutien logistique et pour le processus d’établissement de la priorité du Comité d’examen des projets et du Comité de coordination des DG. Cela permet de garantir que seuls les projets pouvant être soutenus sont sélectionnés par le Programme.

Pour ce qui est de la gestion de la saison sur le terrain, le PPCP utilise une base de données Access pour enregistrer les activités de projet prévues et réelles. Le plan logistique proposé, les coûts estimatifs et la contribution prévue, directe et en nature, fournie par le PPCP sont entrés dans la base de données. Cet outil aide également à déterminer les besoins d’approvisionnement. La gestion financière est assurée par l’unité de gestion. Les besoins logistiques sur le terrain sont transmis à l’unité de gestion aux fins d’établissement du budget, d’approvisionnement et de facturation.

Les auditeurs ont constaté l’absence d’une série complète de PNE et de diagrammes des processus, ainsi que des études de cas potentielles et des leçons apprises, du transfert des pratiques exemplaires, de répertoires permettant de contacter rapidement des spécialistes afin d’obtenir de l’information et des technologies facilitant la collaboration. Les responsables du PPCP s’affairent à concevoir des PNE et des diagrammes des processus. En raison de la dispersion géographique, de la nature singulière et de la complexité du PPCP, il est impératif de mettre en place ces mécanismes pour garantir l’atteinte des objectifs du PPCP en cas de départ soudain du personnel clé.

Le PPCP n’a pas de processus officiel pour l’identification et le perfectionnement des membres du personnel qui peuvent pourvoir des postes clés dans l’organisation. Certains efforts informels ont été menés à cet égard, mais ils n’ont pas été documentés.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Compte tenu du niveau élevé de connaissances spécialisées requis pour l’exécution d’un programme complexe doté de caractéristiques aussi particulières, l’absence de procédures bien définies et d’un plan complet de relève représente un risque pour le Programme en ce qui concerne le respect de ses réalisations attendues.

RECOMMANDATION

  1. Le Directeur général de la Direction de la politique stratégique et des opérations, doit faire en sorte que des procédures, des diagrammes des processus et un plan de relève exhaustif soient en place pour assurer la viabilité du Programme en cas de départ du personnel important.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

  1. La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le Programme du plateau continental polaire (PPCP) a élaboré des procédures normales d’exploitation (PNE) pour garantir sa conformité et obtenir de l’aide en cas de départ du personnel important. Les procédures sont mises à jour régulièrement et de nouvelles procédures sont rédigées au besoin. Par ailleurs, le PPCP s’affaire à élaborer et à mettre en œuvre un plan des ressources humaines (RH) qui inclura la planification de la relève pour identifier les postes clés à pourvoir, ainsi qu’un plan à l’appui du transfert continu des connaissances entre les employés pour garantir la continuité et la capacité du PPCP à atteindre ses objectifs.

Responsable : Directeur, Programme du plateau continental polaire

Échéance : 31 mars 2014

ANNEXE A – OBJECTIFS ET CRITÈRES DE L’AUDIT

Les critères ont été élaborés à l’aide des principaux contrôles énoncés dans le document Contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor, le cadre de responsabilisation de gestion et les politiques, les procédures et les directives connexes pertinentes. Le rendement réel est évalué en fonction des critères d’audit, et les conclusions sur l’atteinte des objectifs sont énoncées.

L’objectif général de l’audit était de fournir une assurance raisonnable que le PPCP dispose d’un cadre de contrôle de gestion adéquat qui appuie le programme et que les activités du Programme sont conformes aux politiques du Conseil du Trésor et de RNCan. La conformité a été évaluée par rapport aux divers articles des exigences du Conseil du Trésor et des lois pertinentes, dont la Politique sur les marchés et la Directive sur les cartes d’achat et les articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Critères d’audit utilisés pour réaliser l’audit
Sous-objectifs de l’audit Critères d’audit
Sous-objectif 1 : Le Programme du plateau continental polaire dispose d’un cadre de gouvernance qui assure un processus équitable et transparent pour la sélection systématique des projets de recherche. 1.1 Des processus de bonne gouvernance sont en place pour assurer la sélection équitable et transparente des projets de recherche admissibles au soutien logistique.
1.2 Le PPCP utilise un processus juste et transparent pour sélectionner les projets de recherche qui bénéficient d’un soutien logistique.
1.3 Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et communiqués.
Sous-objectif 2 : Les principaux processus administratifs du PPCP, plus précisément ceux qui sont liés à l’approvisionnement, à l’utilisation des cartes d’achat, au paiement des heures supplémentaires, au remboursement des frais de déplacement et au recouvrement des dépenses sont conformes aux politiques, aux normes et aux procédures de RNCan et du Conseil du Trésor. 2.1 L’approvisionnement du PPCP est conforme aux politiques et aux procédures pertinentes.
2.2 L’utilisation des cartes d’achat au PPCP est conforme aux politiques et aux procédures pertinentes.
2.3 Les avantages liés aux heures supplémentaires au sein du PPCP sont conformes aux politiques et aux procédures pertinentes.
2.4 Le remboursement des frais de déplacement au sein du PPCP est conforme aux politiques et aux procédures pertinentes.
2.5 Les dépenses engagées au nom de tierces parties sont recouvrées avec exactitude et en temps opportun.
Sous-objectif 3 : Dans l’ensemble, le PPCP possède la capacité de s’adapter aux changements en fonction des ressources. 3.1 La direction tient compte des capacités en RH et des besoins en matière de recrutement et de compétences, surveille le rendement réel par rapport aux résultats prévus et modifie le plan d’action au besoin.
3.2 La direction a des mécanismes bien définis de gestion des connaissances et de planification de la relève pour gérer les complexités du PPCP et favoriser l’atteinte des objectifs du Programme.
3.3 La direction effectue une planification axée sur les risques, fait le suivi des besoins en matière de logistique et de ressources des projets de recherche et apporte les changements nécessaires.