Audit des prévisions budgétaires Projet AU1318

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

Au cours des dernières années, nous avons accordé une plus grande importance à l’optimisation des budgets dont nous disposons de façon à administrer les fonds publics avec prudence et probité et d’utiliser nos ressources dans un souci d’économie et d’efficacité, afin d’atteindre les objectifs du Ministère et du gouvernement. Le gouvernement fédéral a mis en place des politiques et directives connexes auxquelles les ministères doivent se soumettre pour administrer les pouvoirs de dépenser d’une façon qui garantit un contrôle efficace des engagements et l’utilisation appropriée des ressources financières, en fonction des bonnes autorisations.Note de bas de page1

Le sous-­ministre a approuvé l’audit des prévisions budgétaires de RNCan dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques pour 2013-2014. Le Bureau du Contrôleur général (BCG) avait également prévu un audit horizontal des prévisions budgétaires dans le cadre de son plan de vérification pluriannuel qui visait RNCan, ainsi que seize autres ministères. Afin de limiter le dédoublement des activités, RNCan et le BCG se sont entendus sur une méthode et une portée communes afin que le BCG puisse utiliser les résultats de l’audit de RNCan pour alimenter son audit horizontal.

BUTS ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif du présent audit est de déterminer si RNCan parvient à effectuer des prévisions budgétaires appropriées, de façon à étayer la prise des décisions. Pour atteindre cet objectif, l’audit mesure l’efficacité des processus d’établissement des prévisions de RNCan et sa conformité aux exigences connexes précisées dans la Politique sur la gestion financière des ressources, l’information et les rapports financiers et la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière.

PORTÉE

La portée du présent audit comprend la série de politiques, directives et processus collectifs mis en place au cours de l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2013, afin d’aider le Ministère à établir des prévisions budgétaires efficaces et à se conformer aux exigences connexes de la Politique sur la gestion financière des ressources, l’information et les rapports financiers et de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière.

POINTS FORTS

L’audit révèle qu’il existe une structure de gouvernance solide pour garantir un niveau d’examen et d’approbation approprié des prévisions, ainsi qu’un contrôle de la conformité aux politiques grâce à des audits périodiques et à d’autres examens. Les attentes des gestionnaires des centres de responsabilité (GCR) quant à l’exactitude des prévisions sont établies par le dirigeant principal des finances (DPF) et l’administrateur général (AG) et sont intégrées aux directives encadrant les ententes de rendement. Les GCR ont réussi à mettre en œuvre des pratiques de prévision qui étayent la prise des décisions. Les prévisions globales du Ministère relatives aux coûts de fonctionnement et aux dépenses en immobilisations pour les deuxième et troisième trimestres reflètent un pourcentage raisonnable des dépenses en fin d’exercice.    

DOMAINES À AMÉLIORER

Il faudrait mieux préciser le rôle du conseiller financier sectoriel (CFS) en ce qui a trait aux prévisions. En outre, il serait également utile d’élaborer des procédures, outils et avis uniformes pour soutenir les processus d’établissement des prévisions. Lorsque les besoins opérationnels et les exigences ministérielles en matière de production de rapports sont satisfaits hors des fonctions normalisées de SAP, il faut l’indiquer et des solutions pour produire des rapports normalisés doivent être entreprises. La transmission d’une rétroaction plus opportune sur les prévisions permettrait de contenir le problème des crédits périmés et favoriserait une meilleure utilisation des fonds entre les secteurs pour ainsi respecter les priorités du Ministère. 

CONCLUSION DE L’AUDIT ET OPINION

En règle générale, la Direction de l’audit peut fournir l’assurance raisonnable que les prévisions budgétaires de RNCan sont appropriées pour étayer la prise des décisions. Cependant, certaines améliorations se révèlent nécessaires, notamment l’élaboration de procédures, outils et avis uniformes, pour améliorer les processus d’établissement des prévisions.

à mon avis, plusieurs possibilités s’offrent à RNCan pour améliorer le soutien et l’aide fournis aux secteurs lors des processus d’établissement des prévisions.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, tel qu’appuyé par les résultats du programme interne d’assurance de la qualité et de l’amélioration.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit tient à remercier les personnes qui ont participé au projet et, plus particulièrement, les employés qui ont présenté leurs points de vue et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

Tel que décrit dans la Loi sur la gestion des finances publiques, l’administrateur général doit endosser le rôle d’administrateur des comptes2 et il lui incombe de gérer les ressources du ministère. Le Dirigeant principal des finances appuie l’administrateur général et, à cet égard, dispose des pouvoirs délégués nécessaires pour élaborer un processus de gestion financière approprié. Ce dernier fait partie du processus d’allocation des ressources du Ministère, qui comprend généralement ce qui suit : 

  • établissement des priorités;
  • planification opérationnelle;
  • établissement du budget;
  • gestion et contrôle (incluant le processus d’établissement des prévisions);
  • production de rapports.

Les processus d’établissement des prévisions déterminent les principaux outils nécessaires pour gérer et contrôler le budget. Les prévisions budgétaires décrivent le processus par lequel les ministères planifient l’avenir et s’y préparent. Ce processus consiste à allouer les ressources financières de façon à atteindre des buts et objectifs stratégiques, tout en tenant compte de la gestion du risque. Il permet également aux ministères de préciser leurs besoins en financement. Le travail de prévision, dont le but est de prédire les futurs besoins financiers, repose souvent sur des liens déjà établis et sur des données historiques existantes, combinées à la connaissance des indicateurs internes et externes.

Chaque année, le Ministère mène de nombreuses activités en prévision d’un examen détaillé du budget ministériel et des prévisions internes, en fonction des autorisations votées pour l’exercice. Tout au long du processus, les plans et les prévisions sont préparés et consolidés à différents niveaux au sein de l’organisation. Les prévisions sont ensuite regroupées, examinées, révisées et enfin, approuvées.3

Au fur et à mesure que l’année progresse, des prévisions et examens cumulatifs intégrés sont préparés, menant à la détermination des étapes nécessaires pour concrétiser les mandats de l’organisation. Ces étapes peuvent inclure l’élaboration de stratégies d’atténuation des risques pour les déficits prévus, la mise à jour des plans et la réaffectation des budgets internes, ainsi que la modification du financement ministériel en vue de nouvelles initiatives, en réponse à des demandes externes. Ce processus est généralement enclenché sur une base trimestrielle, mais la fréquence peut varier selon la taille et l’environnement de l’organisation.4

En 2012, la Direction de la gestion financière (DGF) de RNCan a engagé un consultant externe pour évaluer les processus d’établissement des prévisions et du budget du Ministère. Cet examen a permis de dégager cinq recommandations, qui ont été communiquées au Ministère en février 2013. La DGF a depuis élaboré un plan d’action de gestion afin de mettre ces recommandations en œuvre et apporte actuellement des améliorations.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif du présent audit est de déterminer si RNCan parvient à effectuer des prévisions budgétaires appropriées, de façon à étayer la prise des décisions. Pour atteindre cet objectif, l’audit mesure l’efficacité des processus d’établissement des prévisions de RNCan et sa conformité aux exigences connexes précisées dans la Politique sur la gestion financière des ressources, l’information et les rapports financiers et la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière.

RISQUE POUR LE MINISTÈRE

Compte tenu de l’importance des prévisions dans le cadre du travail de planification et de reddition nécessaire pour atteindre les objectifs du gouvernement, l’incapacité à produire des prévisions appropriées peut comporter de nombreux risques. En ce qui a trait aux risques sous-jacents associés à des prévisions inexactes ou en dehors des délais prescrits, nous nous sommes essentiellement intéressés aux facteurs liés à l’information nécessaire à la prise des décisions, à la gestion financière, aux tierces parties, aux systèmes d’information et aux ressources humaines.

PORTÉE

La portée du présent audit comprend la série de politiques, directives et processus collectifs mis en place au cours de l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2013, afin d’aider le Ministère à établir des prévisions budgétaires efficaces et à se conformer aux exigences connexes de la Politique sur la gestion financière des ressources, l’information et les rapports financiers et de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière.

Le présent audit ne porte pas sur la conformité aux exigences de la Politique de planification des investissements. Même si cette politique est importante aux fins d’établissement de budgets et de planification, elle dépasse la portée prévue du présent audit. L’audit exclut également la conformité aux exigences de la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats, car cette politique a récemment fait l’objet d’un audit horizontal dans les petits et grands ministères.

L’audit vise les processus d’établissement des prévisions de RNCan, en mettant particulièrement l’accent sur les activités en cours d’exercice, ainsi que sur le soutien aux analyses et aux décisions, l’opportunité et l’exactitude des résultats. Il comprend la prévision des dépenses, des revenus disponibles (la base des dépenses dans certaines organisations), des paiements de transfert aux gouvernements provinciaux et des subventions et contributions. L’audit exclut la prévision des revenus non disponibles et les processus liés à la préparation des budgets et des rapports financiers aux fins de production des rapports externes.

APPROCHE ET MÉTHODE

L’approche et la méthode respectent les Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada, qui intègrent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et effectué de façon à obtenir l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit sont atteints. 

L’audit comportait diverses épreuves, jugées nécessaires pour offrir une telle garantie. Les auditeurs internes ont procédé à l’audit de façon indépendante et objective, tel que défini dans les Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada.

La méthode de l’audit était fondée sur les lignes directrices d’audit interne et comprenait les éléments suivants :

  • entrevues auprès des employés clés chargés des processus d’établissement des prévisions et de leur contrôle;
  • examen des documents clés et des documents d’information pertinents;
  • examen du processus et des pratiques liés aux mesures de contrôle déjà en place;
  • présentation des résultats et conclusions.

CRITÈRES

Les critères utilisés dans le présent audit découlent des politiques pertinentes du BCG. Les critères ont été approuvés par la direction avant le début de l’audit. Ils sont précisés à l’annexe A.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

Gouvernance

Constatation sommaire

Au niveau supérieur de l’organisation, il existe une structure de gouvernance solide pour garantir un niveau d’examen et d’approbation approprié des prévisions. Puisque les rôles et les responsabilités n’ont pas été documentés, les attentes divergentes des gestionnaires des centres de responsabilité (GCR) à l’égard des services fournis par les conseillers financiers sectoriels (CFS) et les incohérences observées quant à l’exécution de leur rôle dans le cadre des processus d’établissement des prévisions ont alimenté la confusion entourant les responsabilités des CFS.

Observations connexes

Reddition de comptes et surveillance

L’audit révèle que le Ministère a fait bonne impression au niveau de la haute direction en ce qui a trait aux discussions ouvertes et à la reddition de comptes relativement au budget. Il existe deux paliers d’examen des prévisions aux niveaux supérieurs. Le niveau d’examen et d’approbation le plus élevé est celui du Comité exécutif, qui est présidé par le sous-ministre et formé de tous les sous-ministres adjoints (SMA) du Ministère. Le Comité exécutif bénéficie également du soutien du comité de la planification et de la production des rapports, un comité consultatif au niveau du directeur général qui supervise l’élaboration des principaux cadres et documents ministériels liés à la planification et à la production des rapports. Les rapports de gestion financière (RGF) mensuels sont soumis à l’examen du Comité exécutif et chaque trimestre, les prévisions font l’objet d’un point permanent à l’ordre du jour.

Les attentes quant à l’exactitude des prévisions sont établies au niveau ministériel par l’administrateur général. Selon les pratiques exemplaires mises de l’avant dans la directive exécutive encadrant les ententes sur le rendement, l’écart entre les dépenses annuelles réelles rapportées à la fin de l’exercice et les dépenses prévues à la mi-année ne doit pas dépasser 5 %.

Rôles et responsabilités

Pour soutenir les activités d’établissement de prévisions, un conseiller financier sectoriel, qui relève directement de la DGF, est assigné à chaque secteur de RNCan. Cette approche a été adoptée afin de transmettre certains dossiers plus complexes au niveau approprié, le cas échéant. Actuellement, les CFS peuvent fournir des conseils et un soutien de nature financière aux dirigeants du secteur ou de la direction quant à la planification opérationnelle et stratégique, à la préparation et à la gestion des budgets ainsi qu’à d’autres questions financières. Cependant, comme la plupart des secteurs ont mis sur pied leurs propres fonctions de planification internes, les services fournis par les CFS se limitent parfois à la transmission et à la consolidation de données financières lors de la préparation des RGF mensuels.

Tous les secteurs rapportent qu’ils se sont dotés d’excellents services de soutien pour l’établissement des prévisions à l’interne et qu’ils s’appuient fortement sur ces ressources lorsqu’ils ne parviennent pas à recevoir une aide des groupes responsables des finances ministérielles. Nous avons constaté que de plus grands secteurs ont leur propre CFS, alors que d’autres, plus petits, se partagent les services d’un seul conseiller. Des 15 GCR interrogés, 6 ont mentionné qu’ils n’obtenaient pas le soutien dont ils ont besoin pour établir leurs prévisions, ou qu’ils ne l’obtenaient pas à temps.    

L’efficacité du travail des CFS est parfois limitée pour les raisons suivantes :

  • Les CFS ne participent pas toujours à l’établissement des prévisions, mais ils possèdent une formation et une expérience dans ce domaine qui pourraient se révéler précieuses. Les CFS pourraient mettre en question des prévisions de la gestion qui leur paraissent trop optimistes ou trop conservatrices.
  • Les CFS ont possiblement une connaissance limitée des intrants nécessaires à l’établissement des prévisions en raison de leur participation réduite aux activités du secteur (p. ex. participation aux principales réunions de gestion). Ils ont également une connaissance limitée des types de dépenses et de revenus (p. ex. recettes tirées de crédits nets) et ne sont donc pas nécessairement en mesure de formuler les hypothèses générales sur lesquelles reposent les scénarios budgétaires.
  • Les CFS ont un apport limité aux transferts budgétaires et aux réaffectations qui pourraient être effectués entre les secteurs, et qui permettraient ainsi d’améliorer le bilan du Ministère en matière de péremption des fonds.

INITIATIVE DE LA DIRECTION

La direction consulte actuellement les groupes responsables des finances ministérielles (y compris le Bureau du conseiller financier sectoriel (BCFS)) au sujet des rôles et des responsabilités du personnel de ce bureau. Une version préliminaire des rôles et responsabilités proposés a été examinée lors de l’audit et devrait suffire à préciser les attentes des GCR et à résoudre les incohérences quant à la façon dont les CFS s’acquittent de ce rôle.

RISQUES ET INCIDENCES

L’efficacité des CFS, dont le travail consiste à conseiller leurs clients, peut être limitée car ils ont une connaissance limitée des activités du secteur qui ont une incidence sur les budgets et les prévisions.

RECOMMANDATIONS

1. a. La Direction de la gestion financière (DGF) devrait finaliser et instaurer la version révisée des rôles et responsabilités des groupes responsables des finances ministérielles (y compris les conseillers financiers sectoriels (CFS)), qui fait actuellement l’objet de consultations. Dans le cadre de ce processus, la DGF devrait également examiner la capacité du Bureau du conseiller financier sectoriel (BCFS) de fournir des services aux secteurs.
1. b. Les gestionnaires des centres de responsabilité (GCR) devraient fournir aux CFS des renseignements plus étoffés que le sommaire actuellement produit en appui à la production des rapports de gestion financière (RGF) (conjointement avec la recommandation no 3). En outre, les CFS devraient assister aux réunions de gestion sur une base régulière pour se tenir au courant des enjeux qui risquent d’avoir une incidence sur les prévisions de leurs GCR.

RÉPONSE DE LA DIRECTION, PLAN D’ACTION ET ÉCHÉANCE

1. a. La direction accepte cette recommandation. Nous travaillons actuellement à mieux définir les rôles et les responsabilités des principaux intervenants dans les processus d’établissement des prévisions et des budgets, y compris les CFS. La capacité du BCFS de fournir des services sera étudiée dans le cadre de cet exercice.

Responsables: Directeur principal, Renouvellement des finances & renforcement des capacités et Directeur général, Direction de la gestion financière

Échéancier: 28 mars 2014

1. b. La direction accepte cette recommandation. Un avis officiel sera communiqué aux GCR sur l’information qu’ils doivent fournir aux CFS et aux responsables des finances ministérielles dans le cadre du processus de production des RGF. Le sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion des services intégrés (SMA, SGSI) recommandera que tous les SMA convoquent les CFS aux réunions de gestion.

Responsables: Directeur, Planification financière et gestion des ressources ministérielles, Directeur général, Direction de la gestion financière et sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion des services intégrés

Échéancier: 28 mars 2014

PROCESSUS D’ÉTABLISSEMENT DES PRÉVISIONS

Constatation sommaire

La DGF établit les dates d’échéance des prévisions et fournit des modèles. Les gestionnaires des centres de responsabilité (GCR) ont réussi à mettre en place des pratiques de prévision qui étayent la prise des décisions. Cependant, des procédures, outils et avis uniformes devraient être élaborés pour appuyer et renforcer les processus d’établissement des prévisions.      

Observations connexes

Directives et appui

Le rapport de gestion financière (RGF) est un document de haut niveau à l’intention de la haute direction qui contient les données anticipées, les dépenses réelles et des explications des écarts quant aux dépenses prévues. Un modèle normalisé a été créé pour la saisie des données dans le RGF mensuel. Ce modèle est transmis par courriel chaque mois, une fois le processus de production du RGF enclenché. Ce courriel contient des conseils de base destinés aux secteurs sur l’information qu’il faut inclure dans le RGF. Hormis la lettre d’appel concernant le RGF, le processus ou l’ensemble des procédures qui étayent la documentation des prévisions ministérielles ne sont pas documentés, plus particulièrement en ce qui a trait au type et au niveau d’analyse qu’il faudrait effectuer pour soutenir celle du secteur.

Transferts budgétaires et réaffectations

Le Ministère a recours aux transferts budgétaires et réaffectations pour déplacer les fonds en fonction des besoins et ainsi respecter les priorités du gouvernement. Conformément à la Politique sur la gestion financière des ressources, l’information et les rapports financiers du Conseil du Trésor, le processus doit être adéquatement autorisé, selon la nature de la transaction. Lors des entrevues avec divers CFS et GCR, il nous est apparu évident que les rôles et responsabilités relativement au déclenchement, à l’autorisation et à l’exécution des transferts budgétaires et des réaffectations sont généralement bien compris. Cependant, le processus et les pouvoirs requis pour approuver les transferts aux différents niveaux budgétaires ne sont pas officiellement documentés, ce qui pourrait augmenter le risque d’ajustements invalides et non autorisés des données budgétaires. 

Outils de prévision

L’équipe de l’audit a examiné toutes les étapes du processus d’établissement des prévisions avec les 15 GCR et constaté qu’ils observent non seulement les procédures recommandées par le Ministère pour produire le RGF mensuel, mais qu’ils dépassent les exigences minimales établies pour produire des prévisions détaillées qui seront utilisées au niveau de la direction ou de la division. Tous les secteurs se sont dotés de ressources internes qui établissent des prévisions détaillées et agissent à titre d’agents de liaison avec la DGF et le BCFS. Des réunions de gestion où les prévisions font l’objet d’un point permanent à l’ordre du jour sont convoquées sur une base hebdomadaire et mensuelle.

Le système de gestion financière (SGF) SAP contient un module de gestion financière qui permet de générer des données en prévision du RGF mensuel. Le RGF sert de registre des budgets, des dépenses réelles et des engagements. Diverses bases de données et feuilles de calcul ont été créées hors du SGF pour effectuer un suivi des prévisions. Les données requises sont versées dans le SGF, au besoin.   

Une formation obligatoire liée à l’utilisation du SGF et aux processus pangouvernementaux d’établissement des budgets est actuellement offerte par l’école de la fonction publique du Canada (EFPC) à tous les agents financiers et GCR ayant moins de cinq années d’expérience au sein de la fonction publique fédérale. Cependant, cette formation ne porte pas précisément sur les techniques et outils de prévision de RNCan et il n’existe pas de stratégie officielle pour répondre à l’évolution des besoins en formation des utilisateurs du système SAP à RNCan. Par conséquent, il est possible que le personnel de RNCan n’exploite pas les pleines capacités du système SAP. Une utilisation optimale du système permettrait d’alléger la charge de travail quotidienne des employés du Ministère et d’améliorer la prise des décisions.

Suivi et établissement de rapports

Le contrôle de la conformité aux politiques est effectué par le truchement d’audits périodiques et d’autres examens. Une évaluation externe a été menée au cours de l’exercice 2011-2012 et a donné lieu à cinq grandes recommandations, dont la mise en œuvre est en cours. L’audit interne le plus récent du processus d’établissement des prévisions a été effectué en 2009.

Les administrateurs généraux et leurs délégués veillent à ce que toutes les exigences en matière de production de rapports de la Politique sur la gestion financière des ressources, l’information et les rapports financiers et de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière soient respectées. À cet égard, aucun problème grave n’a été signalé par l’équipe de l’audit interne ou par la direction.

L’audit a permis de constater que les prévisions sont contrôlées et mises à jour à différents niveaux, sur une base régulière, en fonction des paliers de gestion appropriés du secteur. Chaque secteur doit assurer un suivi des engagements et des dépenses et fournir des prévisions à la DGF relativement aux données demandées. Pour sa part, la DGF a la responsabilité de fournir une aide fonctionnelle, une orientation et des conseils aux gestionnaires.

INITIATIVE DE LA DIRECTION

La direction a rédigé une directive sur les transferts budgétaires et les réaffectations, qui fait actuellement l’objet de consultations.

La direction s’attache actuellement à cerner les besoins opérationnels et les exigences ministérielles en matière de rapports afin de remédier aux problèmes associés à la production des rapports dans SAP. 

RISQUES ET INCIDENCES

Les réaffectations budgétaires non autorisées représentent un risque accru et les transferts de fonds d’un budget à un autre risquent d’être moins visibles. Le RGF pourrait présenter un aperçu financier incomplet si le même processus n’est pas observé par tous les secteurs. En outre, ce manque d’uniformité fait en sorte qu’il est plus difficile d’établir des comparaisons et de dégager des tendances pour étayer la prise des décisions. également, la consolidation manuelle de l’information hors de SAP peut entraîner une perte d’efficacité et accroître le risque d’erreurs ou d’omissions. En effet, le personnel risque de passer plus de temps à compiler des données qu’à les analyser ou à les réviser.

RECOMMANDATIONS

2. La Direction de la gestion financière (DGF) devrait finaliser la directive (actuellement à l’étape des consultations) qui précisera le processus et les approbations requises pour procéder aux transferts budgétaires et aux réaffectations.
3. La DGF devrait finaliser les procédures et processus ministériels d’établissement des prévisions, qui englobent l’analyse des risques, les stratégies d’atténuation et les décisions liées aux demandes budgétaires pressantes traitées centralement.

Le problème concernant l’utilisation d’outils comme SAP a été cerné lors de l’audit sur les fonctions de SAP. Par conséquent, les recommandations connexes seront formulées dans le cadre de cet audit.

RÉPONSE DE LA DIRECTION, PLAN D’ACTION ET ÉCHÉANCE

2. La direction est d’accord et la directive, qui fait actuellement l’objet de consultations, sera finalisée et approuvée.

Responsables: Directeur, Planification financière et gestion des ressources ministérielles, et Directeur général, Direction de la gestion financière

Échéancier : 28 mars 2014

3. La direction accepte cette recommandation. Un avis officiel sur les procédures et processus d’établissement des prévisions sera élaboré et communiqué aux gestionnaires des centres de responsabilité (GCR). Les fonctions de SAP seront utilisées lors de l’élaboration de cet avis et, lorsque ces fonctions se révéleront insuffisantes, une autre solution sera recherchée.

Responsables: Directeur, Planification financière et gestion des ressources ministérielles, et Directeur général, Direction de la gestion financière

Échéancier : 28 mars 2014

ANALYSE DES PRÉVISIONS

Constatation sommaire

Les prévisions globales du Ministère relatives aux coûts de fonctionnement et aux dépenses en immobilisations pour les deuxième et troisième trimestres reflètent un pourcentage raisonnable des dépenses en fin d’exercice. Cependant, une fonction d’examen des prévisions enclenchée plus rapidement et une analyse plus solide contribueraient à contenir le problème des fonds périmés et permettraient une meilleure utilisation des fonds d’un secteur à un autre pour respecter les priorités du Ministère.

Observations connexes

Analyse des prévisions

Des processus d’établissement des prévisions solides sont essentiels pour respecter l’obligation « d’assurer la surveillance efficace du plan financier du ministère, de son budget ainsi que des affectations connexes des ressources, et de veiller à ce que les décisions soient appuyées par une analyse solide reposant sur une information fiable 5». Certaines demandes pressantes ou certains risques peuvent donner lieu à des ajustements budgétaires au sein du Ministère, notamment le report des fonds d’un exercice à un autre, le transfert de fonds entre différents crédits, etc. Le travail de prévision repose généralement sur des consultations et la validation des faits auprès des principaux intervenants. 

Les prévisions ministérielles générales, excluant les paiements législatifs, pour les deuxième et troisième trimestres représentent un pourcentage raisonnable des dépenses en fin d’exercice. La prévision de ces paiements comporte des difficultés particulières attribuables à des facteurs externes, comme la volatilité des marchés et l’industrie. En comparant les dépenses réelles aux prévisions, en excluant les paiements législatifs, l’équipe de l’audit a dégagé ce qui suit (voir annexe B pour plus de détails):

  • les dépenses réelles en fin d’exercice représentaient 95 % des prévisions ministérielles au deuxième trimestre;
  • les dépenses réelles en fin d’exercice représentaient 97 % des prévisions ministérielles au troisième trimestre.

Les écarts relatifs aux dépenses en immobilisations et aux coûts de fonctionnement étaient raisonnables. Cependant, il est encore possible d’améliorer les prévisions, puisque les GCR exercent un plus grand contrôle sur ces types de dépenses. Tel qu’indiqué lors des entrevues avec les GCR, les CFS révisent plus souvent les prévisions vers la fin de l’exercice, soit à partir de décembre. Si les excédents étaient dégagés plus tôt au cours de l’année, ils pourraient être transférés vers d’autres secteurs afin d’aider le Ministère à atteindre ses objectifs.

Lorsque la fonction de révision du CFS est exercée plus fréquemment, d’importants changements sont apportés aux prévisions au cours du dernier trimestre de l’exercice (p. ex. demandes de report de fonds). Le processus serait normalement effectué au moins une fois par trimestre et peut-être plus souvent, selon les types de transactions.

L’équipe de l’audit a constaté que les écarts les plus importants entre les dépenses prévues et réelles se trouvent dans les catégories de financement pour les subventions et contributions et les paiements de transfert, qui sont intrinsèquement plus difficiles à prévoir avec exactitude en raison de facteurs externes. La probabilité que les paiements de transfert soient entièrement versés pendant l’année dépend d’autres facteurs, comme la volatilité des marchés et l’industrie. En outre, le moment où sont versées les subventions et contributions dépend en grande partie de la capacité des demandeurs d’atteindre les jalons de leur projet en cours d’année. Lors des entrevues avec les GCR responsables des programmes de S et C, nous avons constaté que les niveaux de financement approuvés sont fixes et ne reflètent pas exactement les tendances quant aux dépenses réelles (la courbe qui illustre cette tendance monte graduellement, atteint un sommet, pour ensuite redescendre de façon marquée). La capacité de reporter les fonds d’une année à l’autre constitue un outil auquel les GCR ont recours pour atteindre les objectifs du programme.

INITIATIVE DE LA DIRECTION

La direction a lancé un projet visant à documenter le processus de RGF et à préciser les rôles et responsabilités du BCFS.

RISQUES ET INCIDENCES

L’incapacité de reporter les fonds en temps opportun pourrait empêcher le Ministère de faire une meilleure utilisation de son financement.

RECOMMANDATIONS

4. La Direction de la gestion financière (DGF) devrait finaliser le modèle de prévision et les instructions afin d’y inclure les principales analyses de prévisions, fournir une formation spécifique sur les processus et outils d’établissement des prévisions du Ministère et demander aux secteurs de mettre à jour les grands changements budgétaires le plus rapidement possible. Cela pourrait également inclure un processus de planification financière intégré prévoyant des scénarios « hypothétiques » (p. ex. subventions et contributions (S et C)).

RÉPONSE DE LA DIRECTION, PLAN D’ACTION ET ÉCHÉANCE

4. La direction accepte les grandes lignes de cette recommandation. La DGF finalisera le modèle d’établissement des prévisions et les instructions.

Responsables : Directeur, planification financière et gestion des ressources ministérielles, Directeur général, Direction de la gestion

Échéancier : 28 mars 2014

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Les critères d’audit sont tirés de modèles de contrôle généralement reconnus (p. ex. Cadre de responsabilisation de gestion, critères de contrôle [CoCo] de l’ICCA) et des politiques, lois et mesures législatives pertinentes. Le rendement réel a été évalué par rapport aux critères d’audit, entraînant soit une évaluation positive, soit la détermination d’un point à améliorer. Les critères suivants ont été utilisés pour effectuer l’audit.

Le but de cet audit est de fournir l’assurance raisonnable que les processus d’établissement de prévisions de RNCan sont efficaces et conformes aux exigences connexes de la Politique sur la gestion financière des ressources, l’information et les rapports financiers et de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière.

Critères d’audit employés
Sous-objectifs de l’audit Critères de l’audit
Sous-objectif 1 : Gouvernance
RNCan a clairement défini les rôles et les responsabilités, s’est doté de mesures de reddition précises et dispose des outils nécessaires pour établir efficacement ses prévisions financières.

 

1.1    RNCan a mis en place des mécanismes de reddition et de surveillance clairs pour l’examen et l’approbation des prévisions financières par la haute direction.

1.2    RNCan a clairement défini les rôles et les responsabilités des gestionnaires des centres de responsabilité relativement à l’examen et à l’approbation des prévisions financières.

1.3    RNCan a mis en place des outils pour soutenir le processus d’établissement des prévisions.
Sous-objectif 2 : Processus de prévision
RNCan prend ses décisions en fonction des résultats issus de prévisions saines, étayées par des mécanismes d’aide et de soutien adéquats.
2.1    RNCan a établi des lignes directrices (politiques, directives ou guides) et offre une aide pour permettre aux centres de responsabilité d’établir leurs prévisions financières et de mener des activités connexes, comme l’établissement des coûts.

2.2    RNCan s’est doté de pratiques efficaces en matière d’établissement des prévisions afin de produire une information financière exacte et opportune qui étaye la prise des décisions au Ministère.

2.3    RNCan a mis en place des pratiques de prévision efficaces de façon à produire une information financière exacte et opportune qui étaye la prise des décisions au niveau des centres de responsabilité.
Sous-objectif 3 : Contrôle et production de rapports
RNCan a mis en place des procédures adéquates pour assurer un contrôle constant et produire des rapports sur la conformité aux exigences précisées dans la Politique sur la gestion financière des ressources, l’information et les rapports financiers (PGFRIRF) et la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière (PGGF).
3.1    L’administrateur général ou son délégué s’assure que le contrôle de la conformité avec la PGFRIRF et la PGGF est effectué.

3.2    L’administrateur général ou son délégué s’assure que toutes les exigences de la PGFRIRF et de la PGGF en matière de production de rapports sont observées.

 

ANNEXE B – ANALYSE DES ÉCARTS ENTRE LA PÉRIODE 6 ET LA PÉRIODE 9 POUR L'EXERCICE 2012-2013

  Crédit 1 Fonctionnement et entretien Crédit 5 Immobilisations Crédit 10 Subventions et contributions Sous-total pour le Ministère (excluant les paiements de transfert aux provinces) Paiements législatifs (y compris les paiements de transfert aux provinces)* Total pour le Ministère (y compris les paiements de transfert aux provinces)
(A) Chiffres réels fin d’exercice 738 134 884 $ 29 045 488 $ 423 456 774 $ 1 190 637 146 $ 748 547 299 $ 1 939 184 445 $
(B) Prévision P6 761 223 383 $ 31 305 127 $ 458 239 173 $ 1 250 767 683 $ 993 382 448 $ 2 244 150 131 $
Écart par rapport aux dépenses réelles (A-B) - 23 088 499 $ - 2 259 639 $ - 34 782 399 $ - 60 130 537 $ - 244 835 149 $ - 304 965 686 $
Écart % -3.13% -7.78% -8.21% -5.05% -32.71% -15.73%
(C) Prévision P9 754 578 604 $ 30 362 728 $ 445 784 739 $ 1 230 726 071 $ 860 466 823 $ 2 091 192 894 $
Écart par rapport aux dépenses réelles (A-C) - 16 443 720 $ - 1 317 240 $ - 22 327 965 $ - 40 088 925 $ - 111 919 524 $ - 152 008 449 $
Écart % -2.23% -4.54% -5.27% -3.37% -14.95% -7.84%

*    Il importe de souligner que les paiements législatifs (y compris les paiements de transfert aux provinces) ont été présentés séparément, compte tenu de leur apport considérable aux résultats totaux. La prévision de ces dépenses présente des difficultés particulières attribuables à des facteurs externes, comme la volatilité des marchés et l’industrie.