Audit des contrôles internes à l’appui des rapports financiers trimestriels AU1306

Table des matières

SOMMAIRE

Le gouvernement du Canada a récemment apporté des changements aux politiques relatives aux exigences en matière de production de rapports financiers et de contrôles internes visant les ministères.

Premièrement, les modifications à la Loi sur la gestion des finances publiques exigeaient que les ministères présentent au Parlement des rapports financiers trimestriels (RFT) des trois premiers trimestres de chaque exercice financier dans les 60 jours de la fin de chaque trimestre. Ces rapports doivent être établis conformément à une nouvelle ligne directrice du Conseil du Trésor : la Norme comptable 1.3 du Conseil du Trésor (NCCT 1.3). L’objectif de la NCCT 1.3 est de fournir aux parties intéressées de l’information fiable, à temps opportun, sur les dépenses de fonds publics.

Deuxièmement, les ministères doivent démontrer les mesures prises pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de  rapports financiers (CIRF). Au titre de la Politique sur le contrôle interne, RNCan doit réaliser des évaluations annuelles du système de CIRF et établir des plans d’action pour régler les problèmes relevés. Ce processus aide à améliorer l’exactitude et la fiabilité de l’information financière. Le maintien d’un système efficace de CIRF est un processus continu qui oblige les ministères à déterminer les principaux risques et contrôles, à évaluer leur conception et l’efficacité de leur fonctionnement, à les modifier, au besoin et aussi de faire un suivi de leur rendement dans le but de favoriser une amélioration continue.

Cet audit était axé sur les processus utilisés par RNCan pour élaborer ses rapports financiers trimestriels pour le premier et le deuxième trimestre de l’exercice 2012-2013 et sur les contrôles internes pertinents au contrôle de l’information et la production des RFT.

En ce qui concerne les changements apportés aux politiques présentés plus haut, RNCan a dû composer avec plusieurs changements qui ont eu des répercussions directes sur la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne (PIC). La mise en œuvre d’un nouveau système de gestion financière (SAP) a obligé la Direction de la gestion financière (DGF) à mettre à jour la documentation des contrôles internes pour tous les processus opérationnels. Depuis la mise en œuvre du SAP, tous les documents de contrôle ont été mis à jour afin de tenir compte des changements apportés aux processus. Cependant, la consolidation des services de la rémunération à l’échelle du gouvernement a entraîné des changements importants aux procédures opérationnelles liées au processus de rémunération et d’avantages sociaux de RNCan. Ces changements influenceront la manière dont ce processus est géré et contrôlé. De plus, des changements mineurs seront apportés aux documents de la Politique sur le contrôle interne en ce qui concerne les processus régissant les redevances d’exploitation extracôtière et les paiements de transfert législatifs connexes, afin de tenir compte de la mise en œuvre de nouvelles activités de contrôle. Ces facteurs ont entraîné de petits changements à l’approche initiale de l'audit. 

But et objectifs de l’audit

Le but général de l'audit était de fournir une assurance que Ressources naturelles Canada respecte les exigences liées à l’établissement des rapports financiers trimestriels. Ces exigences ont été définies dans la Norme comptable 1.3 du Conseil du Trésor et sont complétées par une autre directive fournie par le Bureau du contrôleur général. En plus, la vérification visait à s’assurer que les principaux contrôles internes à l’appui des rapports financiers trimestriels étaient documentés, appliqués et surveillés, afin d’assurer l’exactitude et la fiabilité de l’information financière trimestrielle.

Portée

L'audit a porté sur les rapports financiers trimestriels de RNCan de juin 2012 (T1) et de septembre 2012 (T2), ainsi que les processus et les contrôles utilisés pour produire ces rapports. Ces rapports financiers trimestriels ont été choisis, car il s’agissait des plus récents au moment de l'audit.

Limitation de la portée

L’équipe d’audit avait prévu évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles internes en utilisant les documents et les résultats des essais obtenus auprès de la DGF. Au cours de cet audit, l’équipe d’audit a constaté que les révisions de la documentation de CIRP pour le processus de paye et d’avantages sociaux étaient planifiées mais elles n’étaient pas encore terminées. Des mises à jour mineures étaient également prévues pour le processus régissant les redevances d’exploitation extracôtière. De plus, les auditeurs ont constaté que les tests réalisés sur les contrôles internes du processus concernant les dépenses de fonctionnement étaient en cours et que le ministère travaillait à corriger certaines lacunes dans les contrôles internes. Par conséquent, l’équipe d’audit n’a pas pu faire des tests pour fournir une opinion sur l’efficacité opérationnelle des contrôles internes à ce moment précis. Une stratégie pour réaliser ce volet du travail d’audit est comprise dans le rapport et fera partie d’une étape subséquente de l’audit. Toutefois, l’audit a permis de tirer des conclusions sur le processus global de production de RFT de RNCan, les documents connexes et la surveillance des mesures correctives pour les principaux contrôles.

Points forts

De nombreux points forts ont été observés au cours de l’audit, y compris un processus structuré pour la production du rapport financier trimestriel. Par conséquent, RNCan respecte, dans l’ensemble, les normes établies dans les principaux éléments de la Norme comptable 1.3 du Conseil du Trésor.

La DGF a mis en œuvre des processus pour s’assurer que les principaux contrôles internes soient documentés afin de tenir compte de l’environnement de contrôle actuel, et les documents de contrôle internes ont respecté tous les critères évalués.

La DGF a créé et a mis en œuvre des plans visant à tester les contrôles internes. L’audit a permis de conclure que les procédures de tests étaient suffisantes pour gérer les principales activités de contrôle et les principaux risques. Une stratégie de surveillance continue est planifiée pour s’assurer que les principaux contrôles internes sont continuellement testés par la DGF en fonction des risques.

Points à améliorer

Des améliorations doivent être apportées au processus d’analyse des écarts pour les RFT, afin de s’assurer que tous les écarts importants soient adéquatement identifiés et expliqués. La communication de la méthode utilisée pour produire les informations financières aux fins de l’analyse de l’écart et la formation des conseillers financiers des secteurs responsables de l’analyse favorisera l’amélioration du processus. Les améliorations apportées assureront un niveau élevé de conformité avec la Norme comptable 1.3 du Conseil du Trésor.

De plus, il serait possible d’améliorer l’approche de suivi des mesures correctives pour les contrôles internes, qui se résume à des examens continus, afin d’offrir également une certitude qui confirme que ces contrôles internes fonctionnent efficacement.

Conclusion de l’audit et opinion

L’audit peut fournir une assurance raisonnable que la DGF de RNCan a mis en œuvre un processus adéquat pour l’établissement des rapports financiers trimestriels et qu’il est conforme à la Norme comptable 1.3 du Conseil du Trésor. RNCan a également mis en œuvre un processus adéquat pour documenter et tester les principales activités de contrôle. Une stratégie de tests axée sur les risques contribuera à faire en sorte que les contrôles internes soient surveillés de façon continue.

Dans le cadre de l'audit, aucun test n’a été réalisé dans le but de fournir une opinion sur l’efficacité opérationnelle des contrôles internes relatifs aux rapports financiers trimestriels, car la modification des documents et des mesures de contrôle internes visant à gérer les mesures correctives n’étaient pas encore terminées. Un plan pour compléter ce volet du travail d’évaluation fera partie d’une étape subséquente de tests des contrôles internes.

Selon moi, le processus d’établissement des rapports financiers trimestriels de RNCan respecte la majorité des exigences en matière de production de rapports. Cependant, une amélioration du processus d’analyse de l’écart contribuerait à améliorer la fiabilité et l’intégralité des informations rapportées dans les rapports financiers trimestriels. Il existe également des possibilités d’amélioration pour accroître la rigueur dans l’approche de suivi concernant certaines mesures correctives.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que Dirigeant principal de l'audit, je suis d’avis que l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l'audit

INTRODUCTION

En décembre 2009, le Parlement a approuvé des modifications à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), selon lesquelles les ministères fédéraux devaient présenter au Parlement des rapports financiers trimestriels (RFT) dans les 60 jours suivant la fin des trois premiers trimestres de chaque exercice financier. Ce changement a été apporté pour donner suite à la demande des parlementaires, qui désiraient recevoir plus de renseignements financiers, en temps opportun, sur l’utilisation des crédits parlementaires à l’échelle des ministères. Auparavant, les renseignements sur les dépenses de fonds publics étaient uniquement accessibles au moment du dépôt des Comptes publics, à l’automne, soit 18 mois après la présentation au Parlement des prévisions de dépenses.

Les modifications apportées à la LGFP exigent que les renseignements financiers soient présentés selon un format prescrit par le Conseil du Trésor. Ce format est présenté dans la Norme comptable 1.3 du Conseil du Trésor – Rapport financier trimestriel des ministères et des organismes (NCCT 1.3). La norme a été approuvée en mars 2010.

Conformément à la NCCT 1.3, RNCan doit établir des rapports financiers trimestriels (RFT) en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses, pour les trois premiers trimestres de chaque exercice financier. Cette méthode de présentation diffère de celle utilisée pour produire les états financiers annuels. Les rapports présentent en détail l’utilisation des crédits parlementaires et des dépenses pour le trimestre et le cumul annuel. Ils contiennent également des figures qui comparent ces données avec les données du trimestre équivalent et le cumul de l’exercice précédent. De plus, ces énoncés doivent être accompagnés de renseignements qui soulignent les activités importantes qui ont influencé les résultats trimestriels et cumulatifs, ainsi que les risques et les incertitudes financiers qui pourraient avoir des répercussions sur le plan financier de l’exercice en cours.

D’autres mesures ont été aussi introduites pour améliorer le cadre de présentation de rapports et de contrôles financiers. Ces exigences sont présentées dans la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor. Depuis le 1er avril 2009, les ministères sont tenus de présenter les mesures qu’ils ont prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de la politique, il est attendu que RNCan réalisera des évaluations annuelles de son système de CIRF et établira des plans d’action pour régler les problèmes relevés. Un résumé des résultats et des plans d’action de l’évaluation annuelle est incorporé à titre d’annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction, y compris un contrôle interne de la production de rapports financiers dans les états financiers ministériels annuels.

L’audit visait à évaluer les progrès réalisés par RNCan dans la mise en œuvre de ces nouvelles politiques. L’audit était axé sur les principaux contrôles internes liés aux rapports financiers trimestriels du Ministère. Historiquement, dans 7 des 8 derniers trimestres, les processus opérationnels suivants et les principaux contrôles connexes ont représenté plus de 90 % des dépenses et des paiements trimestriels :

  • Redevances d’exploitation extracôtière et paiements de transfert législatifs connexes;
  • Subventions et contributions;
  • Paye et avantages sociaux;
  • Dépenses de fonctionnement.

Outre les défis liés à la mise en œuvre des changements aux politiques présentés plus haut, RNCan a dû composer avec des changements financiers et pangouvernementaux qui ont eu des répercussions directes sur la mise en œuvre de ces nouvelles politiques. La mise en œuvre du système SAP a obligé la Direction de la gestion financière (DGF) à mettre à jour les documents de contrôle pour tous les principaux processus opérationnels. Depuis la mise en œuvre du système SAP, tous les documents de contrôle ont été mis à jour pour tenir compte des changements apportés aux processus. La consolidation des services de la rémunération à l’échelle du gouvernement a entraîné des changements importants aux procédures opérationnelles liées au processus de rémunération et d’avantages sociaux. En effet, cette consolidation a modifié la façon dont ce processus est géré et contrôlé. De plus, des changements mineurs seront apportés aux documents de la Politique sur le contrôle interne en ce qui concerne les processus régissant les redevances d’exploitation extracôtière et les paiements de transfert législatifs connexes, afin de tenir compte de la mise en œuvre de nouvelles activités de contrôle. Ces changements sont inclus dans le plan de la DGF pour l’exercice 2013-2014.

Le système de CIRF vise à améliorer l’exactitude et la fiabilité de l’information financière. Le maintien d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers est un processus continu qui oblige les ministères à identifier les principaux risques et contrôles, à évaluer l’efficacité de leur conception et de leur fonctionnement, à les modifier, au besoin, et à évaluer leur rendement dans le but de maintenir une amélioration continue.

Le Plan d’audit axé sur les risques de 2012-2015 a déterminé que les contrôles internes à l’appui des rapports financiers trimestriels étaient une « priorité d’audit élevée ». Ce projet a été choisi pour plusieurs raisons, notamment les lacunes dans la portée des audits visant les rapports financiers de RNCan et les nouveaux risques liés à la mise en œuvre des exigences ministérielles en matière de contrôles internes et de rapports financiers trimestriels.

But et objectifs de l’audit

Le but premier de cet audit est de fournir une assurance raisonnable relativement à l’atteinte des deux objectifs suivants :

  • RNCan possède un processus adéquat d’établissement des rapports financiers trimestriels en conformité avec les exigences définies dans la NCCT 1.3 et les directives additionnelles fournies par le Bureau du contrôleur général (BCG);
  • RNCan a documenté, a mis en œuvre et surveille les principaux contrôles internes à l’appui des rapports financiers trimestriels.

Portée et méthode

L’audit a examiné les rapports financiers trimestriels de RNCan de juin 2012 (T1) et de septembre 2012 (T2), ainsi que les processus et les contrôles utilisés pour produire ces rapports. Ces deux rapports financiers trimestriels ont été choisis, car il s’agissait des plus récents au moment de l'audit.

La méthode d’audit était basée sur les lignes directrices d’audit interne et comprenait les éléments suivants :

  • Examen des documents clés et des documents d’information pertinents, y compris la NCCT 1.3, la PCI et la Politique sur la gestion des ressources financières, l’information et les rapports;
  • Examen des plans d’activités et des plans opérationnels;
  • Entrevues auprès des employés clés chargés de documenter et de tester les principaux contrôles et auprès de ceux qui participent à l’établissement des RFT;
  • Examen de la documentation des contrôles internes et des tests de contrôles internes réalisés par la Direction de la gestion financière (DGF);
  • Examen des processus et des extrants relatifs aux rapports financiers.

Limitation de la portée

Au cours de l'audit, l’équipe d’audit a constaté que plusieurs procédures et systèmes de contrôle relatifs aux processus de paye et d’avantages sociaux étaient en cours de révision. Des mises à jour étaient également prévues pour le processus régissant les redevances d’exploitation extracôtière, et les essais réalisés sur les contrôles internes pour le processus concernant les dépenses de fonctionnement étaient en cours. Enfin, l’équipe a constaté que le ministère travaillait à corriger certaines lacunes dans les contrôles internes qui avaient été cernées auparavant. Par conséquent, les auditeurs n’ont pas été en mesure de réaliser les tests sur les contrôles internes prévus au début de l'audit. La portée de l'audit a donc été revue afin de l’adapter à l’évolution de l’environnement opérationnel.

L’équipe d’audit n’a pas réalisé des tests en vue de fournir une opinion sur l’efficacité opérationnelle des contrôles internes relatifs aux RFT. Une stratégie pour réaliser ce volet du travail d’audit est comprise dans le rapport et fera partie d’une étape subséquente de l'audit. 

Critères

Les critères de vérification utilisés ont été établis selon les principaux contrôles énoncés dans les contrôles de base du Conseil du Trésor du Canada, ainsi que dans les politiques connexes pertinentes, notamment la NCCT 1.3 et la PCI. Les critères ont été approuvés par la gestion avant le début de l’audit. Pour les consulter, veuillez vous reporter à l’annexe B.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

PRÉPARATION DU RAPPORT FINANCIER TRIMESTRIEL

Constatation sommaire

Le processus d’élaboration du RFT a été suffisamment documenté pour démontrer que toutes les étapes clés ont satisfait aux exigences de la NCCT 1.3. Bien que la majorité des écarts aient été bien expliqués, il existe une possibilité d’amélioration dans le processus d’analyse de l’écart.

Observations connexes

Le processus de présentation de rapports financiers trimestriels

L’équipe d’audit a examiné le processus de RFT pour l’établissement des RFT du premier et du deuxième trimestre de l’exercice 2012-2013. Des entrevues ont été réalisées auprès des personnes clés chargées de fournir des renseignements et des analyses pour les principales sections des RFT et de comprendre les étapes clés impliquées. Les auditeurs ont constaté qu’il existait un processus qui prenait en considération les activités clés, les délais et les personnes chargées de mener à bien les activités clés. Le processus comprenait la coordination des renseignements et des analyses préparées par des employés à travers le Ministère et il comportait les éléments suivants :

  • Risques et incertitudes du Secteur de l’intégration des sciences et des politiques;
  • Renseignements financiers de la Division des rapports ministériels de la DGF;
  • Analyse des écarts préparés par les conseillers financiers du secteur;
  • Examen du rapport par la Direction des communications;
  • Examen et approbations par le Dirigeant principal des finances et le cabinet du sous-ministre.

L’examen de la documentation a montré que l’information contenue dans le rapport était appuyée sur l’analyse effectuée par des personnes qui possèdent l’expertise requise. L’équipe d’audit a examiné suffisamment de documents pour conclure que le processus avait été systématiquement appliqué pour le premier et le deuxième trimestre de l’exercice 2012-2013.

Déclaration des renseignements financiers

L’analyse des renseignements financiers a montré que les données déclarées pour le premier et le deuxième trimestre de l’exercice 2012-2013 contenaient des totaux exacts pour les autorisations budgétaires. Ces totaux comprenaient les totaux rapportés pour les frais de fonctionnement, les frais d’immobilisations, et les subventions et les contributions. De plus, l’équipe d’audit a confirmé qu’un processus documenté était en place pour réconcilier les données sur les dépenses et la balance de vérification. Ce processus a contribué à faire en sorte que les données financières étaient rapportées de façon précise. Les processus d’obtention de l’information financière rapportée ont été documentés uniformément d’un trimestre à l’autre, tel que prévu dans la NCCT 1.3.

Examen de l’analyse de l’écart

Tel que prévu dans la NCCT 1.3, les rapports financiers trimestriels présentent et expliquent l’utilisation des crédits parlementaires et des dépenses pour le trimestre et le cumul annuel. Ils contiennent également des figures qui comparent ces données avec les données du trimestre équivalent et le cumul de l’exercice précédent et expliquent les changements importants relatifs aux crédits parlementaires et aux dépenses. Les écarts ont été expliqués pour les changements concernant les autorisations, les dépenses relatives au personnel, les services professionnels et spéciaux et les paiements de transfert.  

Les conseillers financiers du secteur de RNCan qui sont chargés de préparer l’analyse des écarts ont indiqué qu’ils avaient de la difficulté à obtenir les renseignements financiers exacts nécessaires pour produire les rapports sur les écarts. Certains conseillers financiers du secteur ne connaissaient pas totalement les paramètres du système qui sont nécessaires pour reproduire les renseignements requis. Ces obstacles peuvent avoir un impact sur la qualité et l’efficacité du processus d’établissement des écarts. Bien que le processus ait gagné en maturité, il existe des possibilités d’amélioration du processus d’analyse par l’amélioration des communications et la formation.

Les auditeurs ont examiné un échantillon discrétionnaire de 20 écarts rapportés dans le RFT du premier et du deuxième trimestre de l’exercice 2012-2013, et ils ont constaté que 15 écarts ou 75 pour cent, étaient adéquatement expliqués. Des cinq écarts pour lesquels le pourcentage de l’écart expliqué était inférieur à 10 pour cent de l’écart réel, la portion totale de l’écart non expliqué a été d’environ 86 millions de dollars. Lors de l’examen du processus d’analyse de l’écart, l’équipe d’audit a constaté que la DGF n’avait pas encore établi de seuil au-delà desquels les écarts doivent être expliqués. Cette situation pourrait entraîner des défis dans le processus d’analyse de l’écart.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Les parties intéressées qui se fient à l’analyse contenue dans les RFT de RNCan ne disposent pas de renseignements entiers et fiables.

RECOMMANDATIONS

1. La DGF devrait améliorer le processus d’analyse de l’écart, en prenant les mesures suivantes :

  1. Déterminer les seuils acceptables au-delà desquels des explications doivent être fournies.
  2. Inclure un contrôle de rapprochement pour veiller à ce que l’analyse respecte les seuils acceptables et que les écarts importants soient adéquatement expliqués.

2. La DGF doit communiquer aux conseillers financiers du secteur la méthode utilisée pour extraire les renseignements du système financier et offrir de la formation aux personnes chargées de préparer l’analyse de l’écart. 

RÉPONSE, PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET CALENDRIER

1. La gestion accepte la recommandation.

  1. La DGF déterminera les seuils acceptables au-delà desquels des explications doivent être fournies. Ces seuils seront mis en œuvre en les communiquant aux parties intéressées et s’assurant qu’ils sont respectés lors de l’établissement de chaque RFT. La DGF sera responsable de leur mise en œuvre. Les seuils seront mis en œuvre lors du premier RFT de 2013-2014. Chaque RFT sera surveillé pour veiller à ce que les seuils soient respectés.
  2. La DGF élaborera, en consultation avec les parties intéressées, un outil de contrôle de rapprochement qui servira à faire en sorte que les seuils soient respectés. Pour chaque RFT, l’outil sera rempli et l’exemplaire final sera conservé par la DGF, à des fins d’audit. Un exemplaire de l’outil sera fourni au dirigeant principal des finances au moment où il sera appelé à signer le RFT. De plus, la note de service destinée au sous-ministre, dans laquelle ce dernier sera invité à signer le RFT, comprendra une référence que les seuils ont été respectés.

Délai : Premier RFT de 2013-2014

2. La gestion accepte la recommandation.

La DGF organisera une séance de formation à l’intention des conseillers financiers du secteur afin de leur expliquer la méthode utilisée pour extraire les renseignements du système financier.

La formation sera offerte aux personnes chargées de préparer l’analyse de l’écart, en fonction des besoins.

Délai : En cours

DOCUMENTATION DES PRINCIPAUX CONTRÔLES INTERNES

Constatation sommaire

L’examen de la documentation des contrôles internes réalisé par la DGF a montré que les principaux processus opérationnels et les principaux contrôles internes connexes sont bien documentés. La DGF met en œuvre un plan pour mettre à jour les documents afin qu’ils tiennent compte de l’évolution de l’environnement opérationnel de RNCan.

Observations connexes

Documentation des contrôles internes

Tel que prévu dans la Politique sur le contrôle interne, RNCan doit établir et maintenir un système de contrôles internes pour assurer l’efficacité des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, la fiabilité des rapports financiers, et la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les principes de la délégation des pouvoirs. Le système de contrôles internes est pris en considération dans le cadre de la documentation des processus opérationnels et des principales activités de contrôle connexes. Des entrevues réalisées auprès du personnel de la DGF ont confirmé que les principaux processus opérationnels ont été identifiés, en fonction du degré d’importance, et les principaux contrôles connexes ont été documentés. Afin de prendre en considération les principaux risques, des cadres établis de gestion des risques ont été utilisés pour documenter les principaux contrôles.

L’équipe d’audit a confirmé que tous les processus opérationnels liés à l’établissement des RFT étaient adéquatement documentés pour tenir compte des changements qu’ont subis les processus à la suite de la mise en œuvre du nouveau système de gestion financière en avril 2011. 

La documentation des processus opérationnels et des principaux contrôles connexes constitue un effort continu, compte tenu de l’évolution constante de l’environnement opérationnel. Par exemple, le changement d’orientation du gouvernement visant à consolider les services de la rémunération obligera RNCan à mettre à jour la documentation liée au processus de la paie et avantages sociaux. De plus, des changements mineurs seront apportés aux exigences de la PCI relatives à la documentation des processus de redevances d’exploitation extracôtière et de paiements de transfert législatifs, afin de tenir compte de la mise en œuvre des nouvelles activités de contrôle. Le plan opérationnel de la DGF indique que les mises à jour nécessaires seront terminées au cours de l’exercice 2013-2014.

Évaluation de la documentation des contrôles internes

Lors de l’examen de la documentation des contrôles internes, l’équipe d’audit a évalué si la documentation comportait les éléments clés nécessaires pour tester les contrôles internes et évaluer l’efficacité opérationnelle. Les auditeurs ont constaté que des contrôles internes étaient en place pour gérer les risques identifiés au sein des principaux processus opérationnels. En examinant les rôles et les responsabilités, les auditeurs ont conclu que les rôles et les responsabilités étaient bien définis pour les activités de contrôle. Des responsables des contrôles ont été désignés pour les activités du processus opérationnel par conséquent le processus de responsabilisation était en place. 

RECOMMANDATION

Aucune recommandation requise.

RÉPONSE, PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET CALENDRIER

Non requis.

MISE À L’ESSAI DES CONTRÔLES INTERNES

Constatation sommaire

Basé sur les entrevues réalisées auprès de la direction, l’examen des plans opérationnels et les résultats des tests sur les contrôles internes réalisés par la DGF de RNCan ont montré qu’un processus est en place pour veiller à ce que les principaux contrôles soient examinés de façon continue. La portée initiale de l'audit comprenait la réalisation des tests sur les contrôles internes. Cependant, en raison des mises à jour prévues de la documentation des contrôles internes et des mesures correctives en suspens, l’équipe d’audit a décidé pour le moment de ne pas réaliser ces tests pour vérifier l’efficacité opérationnelle des contrôles internes à l’appui des RFT. Un plan pour compléter ce volet du travail d’évaluation fera partie d’une étape subséquente de tests des contrôles internes.

Observations connexes

Examen du processus de planification des essais sur les contrôles internes

Les entrevues auprès de la DGF et l’examen des plans opérationnels ont montré que des plans avaient été établis pour tester les contrôles internes. Les entrevues auprès des employés de la DGF ont confirmé que le processus de planification avait été réalisé en fonction des ressources disponibles. Lorsque les livrables ont été examinés en fonction des activités prévues, les auditeurs ont conclu que la DGF était en mesure d’obtenir les résultats prévus pour les tests visant à vérifier l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle.

Depuis la mise en œuvre de la PCI, la DGF a terminé les tests sur l’efficacité de la conception de tous les processus opérationnels. Les tests sur l’efficacité de la conception visaient à vérifier que les contrôles internes fonctionnent conformément à la documentation et qu’ils atténuent efficacement les risques. La DGF travaillait à terminer les tests sur l’efficacité opérationnelle de tous les processus avant la fin mars 2013. Les tests sur l’efficacité opérationnelle ont examiné un échantillon de contrôles internes pour déterminer si les contrôles fonctionnent comme prévu durant une période définie. Au moment de l’audit, la DGF avait terminé ses tests sur l’efficacité opérationnelle de la majorité des processus opérationnels et certains tests étaient en cours pour les processus opérationnels suivants :

  • Immobilisations;
  • Revenus et comptes débiteurs;
  • Dépenses de fonctionnement.

Les auditeurs ont examiné la stratégie à long terme pour la surveillance et les tests de manière continue des principaux contrôles internes. L’examen du processus a montré qu’il était axé sur les risques. La stratégie de surveillance vise à permettre à la DGF d’établir un ordre de priorité basé sur les contrôles internes et les processus opérationnels qui représentent les risques les plus élevés.

Efficacité opérationnelle des contrôles internes

L’audit était axé sur les principaux contrôles internes liés aux RFT. Pour sept des huit derniers trimestres, les processus opérationnels suivants ainsi que les principaux contrôles connexes ont représenté plus de 90 % des dépenses et des paiements trimestriels :

  • Redevances d’exploitation extracôtière et paiements de transfert législatifs connexes;
  • Subventions et contributions;
  • Paie et avantages sociaux;
  • Dépenses opérationnelles.

Pour évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles internes, les auditeurs ont prévu évaluer un échantillon de contrôles qui ont été cruciaux pour les RFT. Cependant, l’examen de la documentation a révélé qu’il y avait eu des changements importants aux principaux contrôles du processus de la paie et d’avantages sociaux en raison de la consolidation des services de la rémunération à l’échelle du gouvernement. En outre, des changements mineurs seront apportés au processus de redevances d’exploitation extracôtière et de paiements de transfert législatifs connexes. Au moment de l’évaluation, il était impossible de faire des tests sur ces processus en utilisant la documentation des RFT, car l’évaluation a eu lieu avant que ces changements soient apportés aux processus; des mises à jour de la documentation sont prévues pour le prochain exercice.

Les plus récents résultats de l’évaluation de l’efficacité opérationnelle du système de contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF) réalisés par la DGF ont indiqué que, pour les processus évalués, la majorité des contrôles étaient en place et fonctionnaient efficacement. Des lacunes en matière de contrôles ont été comblées dans bon nombre de secteurs qui avaient précédemment été désignés à titre de points à améliorer. Bien que des progrès importants aient été réalisés, certaines mesures correctives étaient encore en suspens.

En raison des mises à jour prévues de la documentation des contrôles internes et des mesures correctives en suspens, l’équipe de vérification a décidé pour le moment de ne pas réaliser d’essais sur l’efficacité opérationnelle des contrôles internes liés aux RFT. Un plan pour terminer ce volet des travaux de vérification fera partie d’une étape subséquente des essais sur les contrôles internes. Ce plan comprendra les essais que la Direction de l’évaluation réalisera sur les principaux contrôles internes liés aux RFT lorsque la DGF aura terminé les mises à jour de la documentation au cours de l’exercice 2013-2014.

RECOMMANDATION

Aucune recommandation n’est requise.

RÉPONSE, PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET CALENDRIER

Non requis.

SURVEILLANCE DES MESURES CORRECTIVES

Constatation sommaire

L’audit a trouvé qu’un processus permettant de s’assurer que les mesures correctives recommandées sont prises et menées à terme est en place. Cette approche a montré que les preuves pour les mesures correctives sont versées aux dossiers. L’approche de suivi en vue de combler les lacunes des contrôles internes requis en cas d’examen continu pourrait être améliorée afin de garantir l’efficacité des contrôles internes.

Observations connexes

Conformément aux exigences de la PCI, la DGF assure régulièrement un suivi des recommandations faites sur les lacunes des contrôles internes relevées lors des tests effectués sur les contrôles internes des processus opérationnels. Elle assure un suivi de l’état des recommandations chaque trimestre, afin d’évaluer si le ministère a pris les mesures correctives pour corriger les contrôles internes inefficaces.

Les auditeurs ont examiné un échantillon discrétionnaire de 25 recommandations relatives à des mesures correctives désignées comme étant « terminées » pour évaluer si les mesures prises par le ministère étaient suffisantes pour démontrer que les contrôles internes désignés comme étant « inefficaces » fonctionnaient désormais comme prévu. Lors de l’examen des preuves versées au dossier, les auditeurs ont constaté que pour 5 des 25 cas, soit 20 %, les preuves versées au dossier n’étaient pas suffisantes pour conclure que les contrôles internes fonctionnaient comme prévu.

Bien que la DGF possède un processus de suivi adéquat pour surveiller les mesures correctives, une plus grande rigueur améliorerait le processus pour certaines mesures correctives et fournirait un plus haut degré de certitude que les contrôles internes fonctionnent comme prévu. Par exemple, lorsqu’ils ont vérifié si les mesures correctives prises pour combler une lacune dans les contrôles internes liés à la surveillance mensuelle étaient « terminées », les auditeurs s’attendaient à ce que la DGF examine un nombre adéquat de dossiers et vérifie que des examens continus sont effectués. Toutefois, lors de l’examen des mesures de suivi, seul un mois a été examiné afin de vérifier que la mesure corrective était « terminée ». Dans quatre des cinq cas où il était recommandé de faire preuve de plus de rigueur, aucune preuve selon laquelle les mesures seraient « terminées » n’a permis de montrer que des examens continus étaient réalisés, bien que ces examens soient requis conformément aux contrôles internes. Il faudrait mettre davantage l’accent sur les mesures correctives qui exigent l’établissement d’un processus d’examen continu. Au besoin, le calendrier des activités de suivi devrait comprendre un délai préalable suffisant pour permettre aux responsables des contrôles de montrer que les activités de contrôle ont été mises en œuvre et fonctionnent efficacement. Ce processus amélioré pourrait offrir un degré de certitude plus élevé selon lequel le système de contrôle interne fonctionne comme prévu.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Certains dossiers ne contenaient pas suffisamment de preuves pour démontrer que les contrôles internes fonctionnaient efficacement. Il existe un risque que certains contrôles internes désignés comme étant « terminés » ne fonctionnent pas comme prévu. Le contrôle sera testé conformément au plan de surveillance pluriannuelle continue, qui examine les processus opérationnels selon des cycles de 2 à 4 ans. Il peut y avoir des lacunes dans les contrôles au cours de cette période si les mesures de suivi n’offrent pas un degré de certitude suffisant confirmant que les contrôles fonctionnent comme prévu.

RECOMMANDATION

3.  La DGF devrait s’assurer que la documentation pertinente est versée aux dossiers afin de démontrer que les mesures qualifiées de « terminées » ont été pleinement mises en œuvre. 

RÉPONSE, PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET CALENDRIER

3.   La gestion accepte la recommandation.

Actuellement, la DGF exige une preuve que les mesures correctives sont prises, au moment de la mise en œuvre. Elle effectue des tests sur l’efficacité opérationnelle (EO) de ces mesures dans le cadre des tests du processus opérationnel connexe, conformément au plan préétabli de surveillance pluriannuel axé sur les risques.

La DGF consolidera l’approche de suivi des mesures correctives mises en œuvre, approche qui consiste à réaliser un test sur l’EO de ces mesures correctives, sous réserve d’exceptions durant l’exercice qui suit immédiatement celui durant lequel les mesures ont été mises en œuvre (tests en 2013-2014 d’une mesure corrective mise en œuvre en 2012-2013).

Audit interne et la haute direction peuvent assurer le suivi de la mise en œuvre de ce plan d’action de gestion par l’examen de l’Annexe de la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapport financier qui accompagne chaque année les énoncés financiers du Ministère. L’annexe représente le mécanisme de rapport existant de l’évaluation annuelle du système de contrôle interne en matière de rapport financier.

Délai : À compter du 1er avril 2013

ANNEXE A – TYPES DE RISQUE STANDARD ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE L’AUDIT

Types de risque standard

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSO[1] :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l’appuient.

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Surveillance – Évaluations précises des activités.

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

Cotes de risque d’audit standard

Les conclusions de l'audit sont évaluées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement des contrôles compensatoires et/ou assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d’un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.


ANNEXE B – OBJECTIFS ET CRITÈRES DE L’AUDIT

Les critères d’audit sont tirés de modèles de contrôle généralement reconnus (p. ex. Cadre de responsabilisation de gestion, critères de contrôle [CoCo] de l’ICCA) et des politiques, lois et mesures législatives pertinentes. Le rendement réel a été évalué par rapport aux critères d’audit, entraînant soit une évaluation positive, soit la détermination d’un point à améliorer.

L’objectif général de l'audit était de fournir une assurance raisonnable que Ressources naturelles Canada respecte les exigences liées à l’établissement des RFT et que les principaux contrôles internes à l’appui des rapports financiers trimestriels étaient documentés, appliqués et surveillés.

Critères utilisés pour effectuer l'audit
Sous-objectifs de l'audit Critères d’audit

Sous-objectif 1 : Veiller à ce qu’un système de contrôles internes clés (processus opérationnels clés, contrôles à l’échelle de l’organisation, contrôles informatiques généraux) soit établi, documenté, exploité et surveillé.

1.1 Il est attendu que les processus opérationnels « clés » auront été documentés pour tenir compte de l’environnement de contrôle actuel et des principales activités de contrôle liées aux états financiers annuels du ministère.

1.2 Il est attendu que les contrôles internes clés fonctionneront efficacement à l’échelle des activités et de l’organisation, afin de réduire les risques à un niveau acceptable.

1.3 Il est attendu que la direction aura établi et mis en œuvre des plans pour surveiller et mettre à l’essai les contrôles à  l’échelle des activités et de l’organisation de façon continue.

1.4 Il est attendu que les lacunes auront été cernées et que des plans d’action auront été établis pour combler ces lacunes.

Sous-objectif 2 : Veiller à ce qu’un processus adéquat d’établissement de rapports financiers trimestriels soit en place et soit conforme à la NCCT 1.3 et aux autres directives fournies par le BCG. 

2.1 Il est attendu que la direction aura établi et documenté des outils, des modèles et des processus adéquats pour  l’établissement de rapports financiers trimestriels.

2.2  Il est attendu que les renseignements financiers et non financiers contenus dans les rapports financiers trimestriels seront appuyés par des documents pertinents.

2.3  Il est attendu que le rapport financier trimestriel sera présenté conformément à la NCCT 1.3 et aux autres directives fournies par le BCG.

[1] Selon le COSO, une mesure de contrôle interne est un processus mis en œuvre par le conseil d'administration, la direction et d'autres employés d'une organisation. Ce processus vise à donner une certitude raisonnable quant à l'atteinte des objectifs d'efficience et d'efficacité des activités, à la fiabilité des rapports financiers et à la conformité aux lois et aux règlements applicables.

Source : http://www.coso.org/resources.htm