Audit continu des mesures de contrôle de base - Rapport annuel de 2012-2013

Introduction

Le présent rapport contient les résultats des activités d’audit continu réalisées par la Direction de l’audit (DA) de Ressources naturelles Canada (RNCan) pour les transactions de 2012‑2013. Il s’agit du premier rapport annuel de certification des activités d’audit continu des mesures de contrôle de base réalisées par la DA.

Pourquoi cela est important

L’audit continu est une méthode ou un cadre basé sur l’utilisation d’outils automatisés (pour l’extraction et l’analyse des données) et de procédures de contrôle, qui vise à donner, en temps réel ou quasi réel, une certitude quant aux données financières et non financières d’une organisation en réduisant la portée dans un domaine spécifique.

L’audit continu permet aux auditeurs de faire des rapports sur des sujets dans un délai beaucoup plus court que le modèle d’audit traditionnel. La capacité de fournir à la direction un audit en temps réel sur l’efficacité des mesures de contrôle de base et les transactions financières peut améliorer considérablement les mesures de contrôle interne.

Réalisations de cette année

Avec l’aide du sous-­ministre, de la haute direction et du Comité ministériel de vérification (CMV), la DA a commencé, en 2012-2013Note de bas de page1 , la mise en place d’une capacité efficace et durable pour l’audit continu à RNCan. La capacité en cette matière sera maintenue, et la nature et la portée du contrôle évolueront au fil du temps.

Les activités liées aux transactions de 2012-2013 ont consisté à repérer les éventuels problèmes de contrôle pour les processus comportant un risque financier élevé et à introduire graduellement le contrôle permanent des transactions liées à ces processus. En conséquence, le Plan de vérification axé sur les risques du Ministère pour 2013-2016 prévoit l’évaluation de cinq processus à l’aide de l’audit continu : cartes d’achat, versement des paiements aux fournisseurs, passation de marchés, voyages et accueil, et paye.

Le contrôle d’audit continu a été utilisé pour trois de ces cinq processus importants en 2012-2013 : cartes d’achat, versement des paiements aux fournisseurs et passation de marchés. Les constatations et observations issues de ces contrôles ont été transmises à la direction, afin de l’aider à améliorer les mécanismes de contrôle actuels. Elles ont aussi été présentées au CMV, accompagnées de la réponse de la direction et des plans d’action pour régler les problèmes.

En vue de compléter directement les activités d’audit continu entreprises par la DA, la direction a réalisé, pendant l’année, des activités de surveillance continue pour ces processus. Les efforts combinés de la DA et de la direction permettront d’améliorer les processus de contrôle et de corriger toutes les erreurs détectées rapidement.

Principales constatations et recommandations

Selon les audits, la plupart des mesures de contrôle interne associées à ces trois processus (cartes d’achat, versement des paiements aux fournisseurs et passation de marchés) fonctionnent comme prévu. Certains domaines à améliorer ont été cernés. Voici un résumé des principales constatations et des conclusions pour chaque processus qui a fait l’objet d’un audit.

Passation de marchés

Dans l’ensemble, les transactions examinées sont conformes aux politiques et aux procédures du Conseil du Trésor (CT) et de RNCan. Les aspects suivants des activités de surveillance et de déclaration pourraient être améliorés : la saisie et le codage des données aux fins du processus d’invitation à soumissionner pour les contrats d’une valeur de 5 000 $ à 25 000 $; et les procédures d’extraction des données du SAP à des fins de production de rapports. La documentation des dossiers de contrat pourrait être améliorée par l’utilisation de procédures documentées et l’offre d’une formation supplémentaire.

Cartes d’achat

La plupart des transactions examinées sont conformes aux politiques du CT et de RNCan sur les cartes d’achat et font l’objet de mesures de contrôle adéquates visant à surveiller les transactions des cartes d’achat. Les mesures de contrôle de l’utilisation des cartes d’achat pourraient être améliorées par le respect accru des délais prévus pour l’attestation à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Versement des paiements aux fournisseurs

Des mesures de contrôle importantes pour la gestion des paiements versés aux fournisseurs ont été mises en place et documentées par la direction. La documentation concernant le processus de vérification des comptes prévu à l’article 33 de la LGFP pourrait être améliorée par l’intégration des pratiques actuelles au Plan d’assurance de la qualité et d’échantillonnage statistique. La direction doit veiller à ce que les procédures soient bien comprises et respectées. Le processus d’assurance de la qualité pour les transactions à risque élevé devrait être surveillé.

Dans le cadre des activités d’audit continu, la DA a transmis régulièrement à la direction des recommandations détaillées concernant l’amélioration des mesures de contrôle interne.

Réponse de la direction

La direction a élaboré des plans d’action pour donner suite aux recommandations détaillées. La DA continuera de faire le suivi de la mise en oeuvre des plans d’action de la direction.

En outre, la direction est déterminée à poursuivre ses propres activités de surveillance continue en temps opportun, afin de compléter les activités d’audit continu réalisées par la DA.

Conclusion

La DA peut donner une certitude raisonnable quant à la conformité aux politiques du CT et de RNCan de la majorité des transactions de 2012-2013 qui ont été examinées pour les trois processus retenus (cartes d’achat, versement des paiements aux fournisseurs et passation de marchés).

Comme la direction a rapidement élaboré des plans d’action pour régler les problèmes cernés dans ces trois processus et que dans la plupart des cas, les problèmes ont été réglés immédiatement, la Direction de l’audit considère les risques résiduels comme faibles.

Conformité aux normes professionnelles

Les trois projets d’audit continu qui font l’objet du présent rapport ont été réalisés conformément aux normes du gouvernement du Canada pour l’audit interne.

Orientation stratégique – L’avenir

La vision à long terme de la DA est de passer d’une pratique où l’on met l’accent sur des sondages à celle de fournir une certitude supplémentaire du fonctionnement des mesures de contrôle de base. D’ici deux ou trois ans, la gamme des mesures de contrôle de base sera élargie de façon à y intégrer les domaines opérationnels, qui s’ajouteront aux domaines financiers. Au bout du compte, la certitude que donnera la DA pour les mesures de contrôle de base aidera la haute direction à prendre des décisions.

En conclusion, cette vision à long terme est alignée sur la vision globale de la DA, qui consiste à être un partenaire opérationnel stratégique de la haute direction de RNCan tout en conservant son indépendance. En outre, j’aimerais remercier notre sous-­ministre, les membres du CMV et la haute direction pour leur soutien, ainsi que l’équipe de la DA pour ses réalisations.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit
Direction de l’audit, Ressources naturelles Canada