Audit de la mise en œuvre à RNCan du Plan d’action économique de 2012 Projet AU1302

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

En 2011-2012, les ministères et organismes fédéraux devaient réaliser un examen complet de leurs dépenses dans le but de trouver des possibilités d’accroître l’efficience et l’efficacité de leurs activités, services et programmes et de réaliser des économies.

Ressources naturelles Canada (RNCan) a participé à cet examen et à ce processus d’économie, dont les résultats ont été intégrés et approuvés dans le budget de 2012. Dans le cadre de ce budget, des économies de 107 millions de dollarsNote de bas de page 1 ont été approuvées pour RNCan, ce qui équivaut à environ 10 p. 100 de l’assiette des dépenses visée par l’examen. Les économies doivent être réalisées sur une période de trois ans. Au total, 15 projets généraux qui englobent 55 initiatives d’économie pour tous les secteurs dans les domaines du personnel et des avantages sociaux, du fonctionnement et de l’entretien (F et E), ainsi que des subventions et des contributions (S et C) ont été approuvés dans le cadre du plan de réduction du budget de 2012.

Pour procéder à la réduction du personnel, RNCan a eu recours à la directive de réaménagement des effectifs du gouvernement du Canada, une procédure qui permet à l’administrateur général de décider que les services d’employés engagés pour une durée indéterminée ne seront plus requis après une date précise.

Dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2012-2015 de RNCan, qui a été approuvé par le Comité ministériel de vérification le 12 avril 2012, l’audit de la mise en œuvre du plan d’action économique de 2012 (PAE 2012) est considéré comme une « priorité élevée ». Cet audit a été choisi pour plusieurs raisons, notamment les risques associés à la mise en œuvre des réductions ministérielles pour se conformer aux directives du gouvernement fédéral et atteindre les objectifs établis.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

Le but global de l’audit est de donner une certitude raisonnable quant à l’atteinte des deux objectifs suivants :

  • le cadre global de gestion de RNCan (plans, communications, surveillance, gouvernance et rapports) a appuyé la mise en œuvre du PAE 2012 au Ministère;
  • les initiatives présentées dans le plan de mise en œuvre du PAE 2012 à RNCan ont été réalisées conformément à la contribution de RNCan au PAE du gouvernement du Canada (budget de 2012), ainsi qu’aux lignes directrices et politiques appropriées.

PORTÉE

L’audit a consisté à examiner la mise en œuvre des initiatives de réduction des coûts liées au PAE de 2012 à RNCan, ainsi que le cadre de contrôle de gestion connexe. L’audit est axé sur les activités qui devaient être réduites en 2012 et a aussi englobé les mécanismes de surveillance qui demeureront pertinents.

POINTS FORTS

RNCan a mis en place un cadre de gestion global pour appuyer la mise en œuvre du PAE 2012 au Ministère. Des plans qui comprenaient des objectifs et des cibles ont été élaborés, les mesures et les ressources ont été communiquées au personnel; un cadre de gouvernance a été élaboré pour assurer la surveillance; et les rapports requis sont présentés à la haute direction et au Conseil du Trésor.

Les initiatives de réduction des coûts ont été mises en œuvre conformément à la contribution de RNCan au PAE du gouvernement du Canada (budget de 2012), ainsi qu’aux lignes directrices et politiques appropriées. Le processus global de réaménagement des effectifs, y compris les communications et la transmission des ressources et des outils nécessaires aux employés touchés, a été bien géré. Toutes les mesures de réaménagement des effectifs examinées sont conformes aux activités qui avaient été approuvées dans les plans de mise en œuvre et indiquent que les employés ont été avertis à temps.

POINTS À AMÉLIORER

Il faut améliorer la présentation des rapports trimestriels en temps opportun. La transmission opportune de l’information améliore la communication et les rapports sur les résultats de la mise en œuvre des initiatives liées au PAE de 2012. L’amélioration de cet aspect permettra à la haute direction de réagir rapidement aux problèmes, au fur et à mesure qu’ils se présentent.

CONCLUSION DE L’AUDIT ET OPINION

Une certitude raisonnable peut être donnée quant au fait que RNCan a élaboré et mis en œuvre un cadre de contrôle de gestion adéquat, notamment la planification, la communication et la surveillance de la mise en œuvre du PAE de 2012 au Ministère. En outre, il y a suffisamment de preuves pour confirmer que les initiatives de réduction des coûts sont réalisées conformément au budget de 2012, ainsi qu’aux lignes directrices et politiques appropriées.

Selon moi, la mise en œuvre du PAE 2012 à RNCan respecte les engagements prévus pour le Ministère dans le budget de 2012; cependant, il serait possible de renforcer le processus interne de rapports en améliorant la présentation en temps opportun des rapports trimestriels internes. Cela contribuera à assurer la fiabilité et l’intégralité des futurs rapports sur la mise en œuvre du PAE 2012.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel de dirigeant principal de l’audit, l’audit est conforme aux normes de d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme interne d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit

INTRODUCTION

En 2011-2012, les ministères et organismes fédéraux devaient réaliser un examen complet de leurs dépenses dans le but de trouver des possibilités d’améliorer l’efficience et l’efficacité de leurs activités, services et programmes afin de réaliser des économies.

Des économies de 5,2 milliards de dollars ont été repérées parmi les dépenses directes de programme, d’une valeur de 75,3 milliards de dollars, qui ont été examinées dans l’ensemble du gouvernement, ce qui représente 6,9 p. 100 de l’assiette des dépenses visée par l’examenNote de bas de page 2 . Ressources naturelles Canada (RNCan) a été assujetti à cet examen et à ce processus d’économie. À la suite de son examen interne et de la décision prise par le Conseil du Trésor, les mesures d’économie ont été intégrées et approuvées dans le budget de 2012.

Dans le budget de 2012, des économies de 107 millions de dollars* ont été approuvées, ce qui correspond à environ 10 p. 100 de l’assiette des dépenses ministérielles visées par l’examen. Au total, 15 projets généraux qui englobent 55 initiatives de réduction des coûts de tous les secteurs dans les domaines du personnel et des avantages sociaux, du fonctionnement et de l’entretien (F et E) et des subventions et contributions (S et C) ont été approuvés dans le cadre du plan de réduction du budget de 2012. Voici le pourcentage du total des économies annuelles de 107 millions de dollars que représente chacune de ces catégories : personnel et avantages sociaux – 23 p. 100, F et E – 25 p. 100 et S et C – 52 p. 100.

Les réductions de financement associées aux contributions de RNCan au PAE seront étalées sur trois ans comme suit.

Tableau 1 : Total des réductions budgétaires annuelles
Réductions annuelles
(en millions de $)
Le 1er avril 2012 67,8
Le 1er avril 2013 84,7
Le 1er avril 2014 107*
Réductions annuelles permanentes 107*

*Ce montant ne comprend pas le montant de 5 millions de dollars qui découle de l’examen horizontal de l’enveloppe de l’aide internationale.

Pour procéder à la réduction du personnel, RNCan a eu recours à la directive sur le réaménagement des effectifs du gouvernement du Canada, une procédure qui permet à l’administrateur général de décider que les services d’employés engagés pour une durée indéterminée ne seront plus requis après une date précise pour l’une des raisons suivantes :

  • manque de travail;
  • abolition de la fonction;
  • déménagement de l’unité de travail non souhaité par l’employé;
  • recours à un autre mode d’exécutionNote de bas de page 3 .

En avril 2012, 394 employés de RNCan au total ont reçu un avis leur indiquant que leur poste était visé par le processus de réduction budgétaire. Cela signifiait l’une des deux choses suivantes :

  1. les postes étaient éliminés, et les employés touchés seraient intégrés au programme de réaménagement des effectifs;
  2. le nombre total de postes était réduit, et les employés qui occupaient ces postes seraient assujettis à un processus de sélection aux fins de maintien en poste. Les employés qui ne réussiraient pas ce processus seraient intégrés au programme de réaménagement des effectifs.

Tous les employés touchés par le réaménagement des effectifs ont été avisés; en conséquence, RNCan ne prévoit pas faire d’autres réductions de personnel au cours des deux dernières années du processus de mise en œuvre du budget de 2012. Lorsque c’était possible, le gouvernement du Canada a offert aux employés qui n’ont pas réussi le processus de sélection aux fins de maintien en poste un poste équivalent au Ministère ou dans la fonction publique. Ce processus s’appelle l’« échange de postes ». Il permet aux employés qui veulent quitter la fonction publique d’échanger leur poste avec un employé touché par le réaménagement des effectifs qui souhaite rester dans la fonction publique.

Dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2012-2015, qui a été approuvé par le Comité ministériel de vérification le 12 avril 2012, l’audit de la mise en œuvre du PAE 2012 à RNCan est considéré comme une « priorité élevée ». Ce projet a été choisi pour plusieurs raisons, notamment les risques associés à la mise en œuvre des réductions ministérielles en vue de se conformer aux directives du gouvernement fédéral et d’atteindre les objectifs établis.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

Le but global de l’audit est de donner une certitude raisonnable quant à l’atteinte des deux objectifs suivants :

  • le cadre de gestion global de RNCan (plans, communications, surveillance, gouvernance et rapports) a appuyé la mise en œuvre du PAE 2012 au Ministère;
  • des initiatives prévues pour la mise en œuvre du PAE 2012 à RNCan ont été réalisées conformément à la contribution de RNCan au PAE du gouvernement du Canada (budget de 2012), ainsi qu’aux lignes directrices et politiques appropriées.

PORTÉE ET MÉTHODE

L’audit a consisté à examiner la mise en œuvre à RNCan des initiatives de réduction des coûts liées au PAE 2012, ainsi que le cadre de contrôle de gestion connexe. Il était axé sur les activités qui devaient être réduites en 2012 et a aussi englobé les mécanismes de surveillance qui resteront pertinents. La réalisation de l’audit s’est terminée en mai 2013.

La méthode d’audit était basée sur les lignes directrices internes concernant l’audit et a englobé notamment les tâches suivantes :

  • examiner les principaux documents et la documentation connexe pertinente, notamment les plans de mise en œuvre, les rapports du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ainsi que les outils et les ressources offerts pour contribuer au réaménagement des effectifs;
  • examiner les plans d’activités et les plans opérationnels;
  • réaliser des entrevues avec les principaux employés responsables de la surveillance et des rapports;
  • examiner les dossiers de la rémunération et des avantages sociaux et les processus de ressources humaines (RH) liés au réaménagement des effectifs;
  • examiner les communications internes et externes;
  • examiner les processus et les résultats des rapports financiers et non financiers.

Un échantillon discrétionnaire de 12 initiatives de réduction des coûts a été sélectionné parmi un total de 55 initiatives en fonction des facteurs suivants :

  • importance;
  • évaluations du risque réalisées par le Secteur de l’intégration des sciences et des politiques (ISP);
  • représentation sectorielle;
  • domaines de réduction des coûts (personnel et avantages sociaux, subventions et contributions, fonctionnement et entretien);
  • type de projet (afin que toutes les principales catégories d’initiatives soient représentées).
Tableau 2 : Sommaire des initiatives examinées
2012-2013
(en milliers $)
Nombre de postes touchés par le réaménagement des effectifs
Total de 12 initiatives de réduction des coûts examinées 47 482 100

De plus, un échantillon discrétionnaire des paiements versés à 18 employés touchés par le réaménagement des effectifs a servi à examiner l’exactitude du calcul des indemnités de cessation d’emploi et des mesures de soutien à la transition (MST).

CRITÈRES

L’élaboration des critères d’audit choisis pour cette mission est basée sur les normes de rendement et de contrôle généralement acceptées et raisonnables, les principales mesures de contrôle de gestion du Conseil du Trésor et les politiques connexes pertinentes. Les critères ont été approuvés par la direction avant le début de l’audit. Voir l’annexe B.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

MISE EN PLACE D’UN CADRE DE CONTRÔLE DE GESTION

Constatation sommaire

RNCan a élaboré et mis en œuvre un cadre de contrôle de gestion adéquat pour appuyer la planification, la communication et la surveillance des réductions budgétaires liées au PAE 2012. Les secteurs ne présentent pas tous les rapports trimestriels internes en temps opportun, ce qui pourrait nuire à la fiabilité et à l’intégrité des futurs rapports sur la mise en œuvre du PAE 2012.

Constatations connexes

Mise en place de plans et d’objectifs opérationnels

L’équipe chargée de l’audit a examiné le processus de planification de la mise en œuvre du PAE 2012 à l’échelle ministérielle et à l’échelle sectorielle. Elle a réalisé des entrevues auprès des principaux employés responsables d’élaborer les plans et les objectifs opérationnels et d’approuver les initiatives de réduction des coûts qui faisaient partie de son échantillon.

Divers comités ont joué un rôle important dans la planification du PAE 2012. L’ISP était chargé de gérer le processus de planification global des initiatives de réduction des coûts de RNCan. Il a travaillé avec les secteurs à l’élaboration et à l’examen des propositions et aidé le secrétariat de l’examen stratégique et fonctionnel (ESF) qui donnait au ministre de l’information sur les initiatives de réduction des coûts.

Chaque secteur devait planifier et présenter des propositions d’économies à réaliser à l’interne. Ces propositions ont été finalisées avec l’aide du Comité exécutif et approuvées. Ensuite, des décisions indiquant où les fonds seraient réduits, ainsi que le montant et la date des réductions ont été prises.

L’examen de la documentation indique que des plans de mise en œuvre détaillés ont été élaborés pour toutes les initiatives de réduction des coûts. Ces plans contiennent les renseignements suivants : domaines visés par les réductions, stratégies d’atténuation du risque, stratégies de communication, objectifs de réduction, échéances et responsables.

L’équipe chargée de l’audit a examiné la documentation et réalisé plusieurs entrevues avant d’arriver à la conclusion que le processus de planification a été bien élaboré et appuyé par divers comités et cadres supérieurs.

Communication des plans et des objectifs

Le 29 mars 2012, le gouvernement du Canada déposait son budget : le Plan d’action économique de 2012. Le 10 avril 2012, le sous-ministre de RNCan a diffusé une webémission dans l’ensemble du Ministère pour présenter les retombées du PAE 2012 sur RNCan. Il a indiqué dans cette annonce qu’il fallait procéder à un réaménagement des effectifs et réduire les dépenses de RNCan; il a aussi décrit le processus de réaménagement et présenté les possibilités qui seraient offertes aux employés touchés. Après cette annonce, chaque secteur a tenu une réunion avec le personnel pour donner des renseignements précis sur la façon dont il serait touché par les initiatives de réduction des coûts.

Après l’annonce du sous-ministre, l’information a été communiquée au personnel de RNCan sur les pages Web du site intranet ministériel, appelé La Source, ainsi que dans le wiki des ressources de RNCan, un site Web de collaboration. L’information a aussi été communiquée par courriel et en personne.

Une page sur le budget de 2012 a été créée dans La Source pour tenir les employés de RNCan au courant du PAE 2012 et de ses retombées sur RNCan. Les employés avaient accès aux documents du budget de 2012, au discours du sous-ministre, aux messages du sous-ministre envoyés par courriel, aux fiches d’information et aux foires aux questions. En outre, la page contenait des liens vers les pages wiki de RNCan qui traitaient du réaménagement des effectifs et de l’échange de postes, où les employés pouvaient trouver d’autres documents, questions et réponses sur ces sujets.

De nombreux outils et ressources concernant le réaménagement des effectifs et l’échange de postes ont été offerts aux employés dans le wiki, notamment les suivants : une description du réaménagement des effectifs, des ententes de réaménagement des effectifs, la stratégie de RNCan, des services d’orientation professionnelle, des ressources et le nom des principales personnes-ressources. Des listes de vérification et des lignes directrices ont également été transmises aux employés et aux gestionnaires pour les aider à mettre en œuvre le processus de réaménagement des effectifs.

En plus d’avoir accès à des ressources en ligne, les employés touchés par le réaménagement des effectifs ont été invités à participer en personne à des séances d’information et de formation et ont eu la possibilité de rencontrer un membre de la haute direction pour discuter de leur poste. En mai et en juin 2012, le sous-ministre et le sous-ministre adjoint ont organisé une série de séances de discussion avec les employés touchés et ont visité tous les principaux bureaux régionaux de RNCan. Ils ont rencontré les employés de l’ensemble du pays pour répondre à leurs questions et parler de l’avenir de l’organisation en cette période de transition.

L’examen de l’échantillon discrétionnaire des 12 initiatives de réduction des coûts réalisé dans le cadre de l’audit du PAE 2012 a montré que les communications internes et externes ont été appropriées. En outre, les plans de communication et les mesures spécifiques ont été bien documentés, le cas échéant, dans les plans de mise en œuvre.

Les entrevues réalisées et la documentation examinée montrent que la mise en œuvre du PAE 2012 et les ressources offertes aux employés touchés par le réaménagement des effectifs ont été communiquées régulièrement aux employés de RNCan.

Mise en place d’un cadre de gouvernance pour la surveillance

L’ISP était responsable de gérer le processus de planification global lié au PAE 2012. Après l’approbation des plans, il devait aussi faire la surveillance et rédiger des rapports sur les initiatives de réduction des coûts. Il a créé des outils et des modèles pour contribuer à la surveillance et aux rapports à l’échelle sectorielle et à l’échelle ministérielle.

Le Comité directeur de la mise en œuvre (CDMO) et le Comité de réaménagement des effectifs (CRE) avaient aussi un rôle important à jouer dans la surveillance des plans de mise en œuvre. Ils avaient clairement défini les objectifs, les activités, les rôles et les responsabilités dans un document relatif au mandat.

Le CDMO a été créé pour exercer un leadership et une surveillance dans le cadre d’un certain nombre d’initiatives qui avaient des retombées sur l’effectif de RNCan, ainsi que pour assurer la mise en œuvre efficace des changements connexes.

Le CRE a été créé pour aider le Comité exécutif et les agents négociateurs à adopter et à appliquer de vastes principes ministériels cohérents pour la gestion du réaménagement des effectifs à RNCan (p. ex. décisions découlant de l’examen des dépenses, budgets fédéraux, etc.). Cette stratégie visait à réduire au minimum et à gérer les situations de réaménagement des effectifs de façon à favoriser les possibilités d’emploi continu et la réorientation professionnelle du plus grand nombre d’employés possible.

Les mesures prises par les comités ont été enregistrées dans des comptes rendus de réunion datés. L’équipe chargée de l’audit a examiné un échantillon de ces comptes rendus pour chaque comité, ainsi que la documentation à l’appui des mesures requises. Cet examen a démontré les mesures qui ont été prises pour exercer un leadership en matière de ressources humaines, de gestion du risque et de surveillance.

Les entrevues réalisées et la documentation examinée indiquent qu’un cadre de gouvernance a été mis en place pour assurer la surveillance de la mise en œuvre du PAE 2012. Il y avait des preuves qui montraient que les comités responsables de la gouvernance du PAE 2012 ont assumé leurs rôles et responsabilités en matière de gouvernance.

Rapports sur la mise en œuvre du PAE 2012

La haute direction a reçu régulièrement des rapports sur la mise en œuvre du PAE 2012, y compris le réaménagement des effectifs. Le CDMO a élaboré des modèles pour le plan de mise en œuvre et les rapports trimestriels que les secteurs devaient remplir. Ceux-ci devaient rendre compte de leur plan individuel, en indiquant si la mise en œuvre était terminée, si elle était en cours ou si elle nécessitait une attention particulière. Ils devaient aussi indiquer si l’évaluation du risque associé au plan de mise en œuvre avait changé depuis le rapport précédent. L’information collectée dans les rapports était présentée au CDMO et au Comité exécutif.

Le CDMO a créé et tenu à jour une base de données sur le réaménagement des effectifs, afin de suivre et de surveiller la situation de tous les employés touchés. Cette base de données a permis de produire régulièrement des rapports de situation sur le réaménagement des effectifs et de les présenter à la haute direction et au CRE. Celui-ci a présenté à ses membres des mises à jour sur les mesures de réaménagement des effectifs et réglé les problèmes au fur et à mesure qu’ils se sont présentés.

Les rapports externes sont remis au SCT tel que prescrit. La Direction de la gestion financière (DGF) était chargée de remettre au SCT des rapports semestriels sur la situation de la mise en œuvre du PAE 2012 et un rapport annuel sur le réaménagement des effectifs. Ce rapport n’avait pas encore été remis au moment de l’audit, mais il contiendra de l’information sur les coûts engagés par le Ministère pour le réaménagement des effectifs, c’est-à-dire les coûts liés aux indemnités de départ, aux déménagements, aux indemnités de formation, aux sommes forfaitaires, etc.

Les entrevues réalisées auprès des membres du personnel de la Direction des ressources humaines et de la DGF, ainsi qu’auprès des membres du CDMO et du CRE, et la documentation examinée montrent que des rapports sur la mise en œuvre du PAE 2012 ont été régulièrement remis à la haute direction et au SCT.

Les secteurs doivent produire un rapport à chaque trimestre. Une analyse des dates de remise des rapports trimestriels a été réalisée pour l’échantillon des 12 initiatives de réduction des coûts. L’ISP a envoyé des avis pour demander d’élaborer et de mettre à jour les plans de mise en œuvre et les rapports trimestriels en donnant des échéances claires. Le modèle du rapport trimestriel et le guide ont été adaptés à chaque initiative pour aider les secteurs à mettre à jour les rapports. L’analyse des rapports examinés indique que les données du rapport n’ont pas été toujours collectées à temps et qu’un grand nombre de rapports sont remis en retard.

Tableau 3 : Analyse de la présentation opportune des rapports
1er trimestre 2e trimestre 3e trimestre
Rapports présentés à temps 50 % 33 % 17 %

Des preuves indiquent que le ISP a avisé les secteurs qui n’avaient pas présenté leur rapport à temps, mais ceux-ci ont indiqué que les avis n’avaient pas été directement envoyés aux personnes responsables de faire ces rapports. Cela semble être un facteur du retard des rapports. L’absence de rapports complets et opportuns pourrait créer des problèmes au moment de la communication des résultats des initiatives de mise en œuvre du PAE 2012.

RISQUE ET RETOMBÉES

Le retard des rapports pourrait réduire la fiabilité et l’intégrité de l’information sur le rendement et nuire à la mise en œuvre de mesures pour régler les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.

RECOMMANDATION

Les secteurs, sauf le Service canadien des forêts (SCF) et le Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), doivent renforcer les processus des rapports, afin de respecter les échéances prévues pour la présentation des rapports.

RÉPONSE DE LA DIRECTION, PLAN D’ACTION ET ÉCHÉANCE

La direction est d’accord.

Les secteurs feront tous les efforts possibles pour remettre les rapports finaux qui auront été approuvés par le DG et le SMA (copies électroniques et copies imprimées portant des signatures manuscrites) à la Direction de la planification, de la gestion du rendement et de la production de rapports du ISP au plus tard à la date d’échéance fixée, mais pas plus de 10 jours ouvrables après cette échéance.

Les SMA sectoriels responsables devront assurer la surveillance et faire en sorte que les exigences liées aux rapports sur la mise en œuvre des mesures d’économie du budget de 2012 soient respectées.

Responsable : SMA du SE, du SST, du SITE, du SMM, du SGAPP et du ISP

Échéance : Chaque trimestre jusqu’au 31 mars 2014

MISE EN ŒUVRE DES INITIATIVES DE RÉDUCTION DES COÛTS

Constatation sommaire

Les initiatives prévues pour la mise en œuvre du PAE 2012 à RNCan sont réalisées tel que prévu dans la contribution de RNCan au PAE du gouvernement du Canada (budget de 2012), ainsi qu’aux lignes directrices et politiques appropriées.

Constatations connexes

Initiatives de réduction des coûts

RNCan a prévu économiser 107 millions de dollarsNote de bas de page4 dans le cadre du budget de 2012. Les réductions seront réalisées grâce à 15 projets généraux qui englobent 55 initiatives de réduction des coûts dans tous les secteurs.

Un échantillon discrétionnaire de 12 initiatives de réduction des coûts a été choisi à des fins d’examen. Des entrevues ont été réalisées pour chacune des 12 initiatives, et de nombreux documents ont été analysés pour déterminer si les réductions financières et non financières avaient été mises en œuvre tel que prévu et conformément aux lignes directrices et politiques appropriées. L’équipe chargée de l’audit a examiné les plans de mise en œuvre approuvés et les rapports trimestriels liés à chaque initiative pour déterminer si des objectifs et des indicateurs avaient été mis en place et si les livrables avaient été définis. Elle a aussi collecté des données pour déterminer si les livrables avaient été atteints. L’importance de la documentation connexe variait en fonction de l’initiative et de l’activité de réduction des coûts, mais elle a pu confirmer que les réductions financières et non financières avaient été mises en œuvre tel que prévu.

Réaménagement des effectifs

Au total, 394 employés de RNCan avaient reçu en avril 2012 un avis leur indiquant que leur poste était touché par le processus de réduction budgétaire. Grâce au processus de maintien en poste, 169 des 394 employés touchés ont conservé leur poste. Les 225 employés restants ont été visés par le processus de réaménagement des effectifs. Tous les employés visés par ce processus ont été avisés et ont reçu une gamme de ressources pour les aider à prendre leur décision.

Parmi les 12 initiatives examinées, sept comportaient un volet axé sur le personnel et les avantages sociaux. L’équipe chargée de l’audit a examiné le processus de réaménagement des effectifs de façon générale et certains éléments des sept initiatives, par exemple la notification en temps opportun des employés touchés et l’exactitude du calcul des paiements versés aux employés qui ont quitté la fonction publique. Les employés touchés ont été avisés à temps que leur poste était visé et ont reçu les outils nécessaires pour les aider à prendre une décision.

Les employés visés par le réaménagement des effectifs qui ont décidé de quitter la fonction publique avaient droit à l’un ou à plusieurs des paiements suivants, selon l’option qu’ils avaient choisie :

  • mesure de soutien à la transition;
  • indemnités d’études;
  • indemnités de départ;
  • rémunération en remplacement.

Un échantillon discrétionnaire des paiements versés à 18 employés du Ministère touchés par le réaménagement des effectifs a servi à examiner l’exactitude du calcul de ces paiements. Un calculateur a été remis à l’Unité de la rémunération et des avantages sociaux pour l’aider à calculer les indemnités de départ et les paiements liés aux mesures de soutien à la transition destinés aux employés touchés par le réaménagement des effectifs. Des directives sur la façon d’utiliser l’outil ont été fournies à tous les employés du Ministère chargés des RH. Après avoir examiné la documentation connexe et confirmé les calculs, l’équipe chargée de l’audit a conclu que les interventions de paye étaient exactes et conformes aux lignes directrices données par le SCT.

RECOMMANDATION

Aucune recommandation n’est requise.

ANNEXE A – TYPES DE RISQUE STANDARD ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE L’AUDIT

Types de risque standard

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSONote de bas de page5 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient.

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Contrôle – Évaluations précises des activités.

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

Notation standard de risque de l’audit

Les conclusions de l’audit sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçue ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement aux contrôles compensatoires et/ou assurer les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

ANNEXE B – OBJECTIFS ET CRITÈRES DE L’AUDIT

Les critères ont été élaborés à l’aide des principales mesures de contrôle présentées dans les mesures de contrôle de gestion de base du Conseil du Trésor, le cadre de responsabilisation de gestion et les politiques, procédures et directives connexes pertinentes. Le rendement réel est évalué en fonction des critères d’audit, et les conclusions sur l’atteinte des objectifs sont énoncées.

L’objectif global de l’audit était de donner une certitude raisonnable quant à la mise en place par RNCan d’un cadre de contrôle de gestion à l’appui de la mise en œuvre des réductions prévues dans le budget de 2012 et des initiatives requises, conformément à la politique.

Critères d’audit utilisés
Sous-objectif de l’audit Critères d’audit
Sous-objectif 1 : Veiller à ce que le cadre de gestion, qui comprend des plans, des communications, de la surveillance et des rapports, appuie la mise en œuvre des réductions budgétaires du PAE 2012. 1.1 Il est prévu que les plans et objectifs opérationnels soient mis en place pour atteindre les objectifs stratégiques du PAE 2012.

1.2 Il est prévu que les plans et les mesures de réallocation du PAE 2012 soient communiqués en continu aux employés et à d’autres intervenants, le cas échéant.

1.3 Il est prévu que la direction ait mis en place un cadre de gouvernance qui comprend des outils, des modèles et des processus documentés pour la surveillance des réductions budgétaires.

1.4 Il est prévu que les rapports soient présentés au besoin à la haute direction et au Conseil du Trésor.
Sous-objectif 2 : Assurer la mise en œuvre au besoin des initiatives approuvées dans le PAE 2012 et, le cas échéant, leur conformité à la politique. 2.1 Il est prévu que les réallocations financières et non financières approuvées aient été établies et mises en œuvre.
  • Lorsque le personnel et le régime d’avantages sociaux des employés représentent 75 p. 100 ou plus du total des coûts d’une initiative, le processus de réaménagement des effectifs fera l’objet d’un audit.
  • La mise en œuvre des initiatives qui prévoient une réduction des coûts de fonctionnement et d’entretien fera l’objet d’un audit.
  • La mise en œuvre des initiatives qui prévoient une réduction des coûts de subventions et de contributions fera l’objet d’un audit.