VÉRIFICATION DE LA GESTION DE L’INFORMATION PROJET AU1202

SOMMAIRE

INTRODUCTION

Conformément à la politique du gouvernement du Canada sur la gestion de l’information et aux instruments de politique connexes, Ressources naturelles Canada (RNCan) doit gérer l’information pendant tout son cycle de vie d’une manière qui appuie la prise de décisions judicieuses et opportunes tout en assurant la conformité aux exigences prévues par la loi. En 2010, RNCan a mis en œuvre sa politique sur la gestion de l’information afin de compléter et d’élargir la politique et les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la gestion de l’information en favorisant une culture d’échange de l’information. Cette politique ministérielle a pour principal objectif de rendre l’information accessible, échangeable et utile afin de faire progresser la science, les politiques, la prestation des programmes et la réalisation des priorités en matière de gestion, tout en respectant les exigences relatives à la confidentialité et à la sécurité de l’information.

Après les difficultés rencontrées avec l’extraction de l’information et les divers problèmes liés à la conformité, la haute direction a exprimé des préoccupations concernant les pratiques et les outils électroniques utilisés par le Ministère pour gérer l’information à toutes les étapes de son cycle de vie, notamment la classification, la conservation, l’extraction et la disposition de l’information.

La vérification a été réalisée entre août 2011 et mai 2012.

OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

La vérification a pour objectif de fournir une assurance raisonnable que la gouvernance, la capacité, l’architecture d’information, les outils électroniques et la prestation de services pour la gestion de l’information (GI) sont en place afin de fournir de l’information facilement accessible qui répond aux exigences des politiques et appuie la prise de décisions au Ministère.

PORTÉE

La présente vérification portait sur la gouvernance, les politiques, les pratiques en matière de GI et les outils électroniques utilisés à l’administration centrale et dans les régions. Elle examinait plus particulièrement toutes les étapes du cycle de vie de l’information afin d’évaluer la gestion continue de l’information à RNCan. Le Ministère a déjà effectué deux vérifications sur ce sujet : la vérification de la gestion de l’information de 2006 et une vérification de suivi de la gestion de l’information en 2009.

POINTS FORTS

Depuis la vérification de 2009, les spécialistes fonctionnels de la GI ont donné de la formation et des séances de sensibilisation et ont créé un site wiki de sensibilisation à la GI qui contient des ressources pour la formation en ligne. Après l’approbation de la politique ministérielle sur la GI en avril 2010, l’unité a établi un calendrier d’activités qui prévoyait des présentations, de la formation et des expositions. Le site wiki inclut aussi les thèmes suivants : Web 2.0, Recherche du savoir, Orientation sur SharePoint de RNCan, Bienvenue sur le wiki, Politique sur la GI de RNCan, Structure de classification de l’information et Conserver ou ne pas conserver.

Au Ministère, les dossiers administratifs sont traités dans des programmes de mise à jour qui utilisent un système informatique ministériel. Les bureaux centraux des documents ont des méthodes coordonnées pour le stockage et la disposition des documents qui sont basées sur des processus approuvés appelés Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents. La vérification a également relevé plusieurs initiatives entreprises par les secteurs, notamment des ateliers internes pour aider les membres du personnel à gérer leur charge de travail, par exemple le traitement des données non structurées (c.-à-d. les courriels), et un projet de numérisation des fonds documentaires sur support papier du Service canadien des forêts.

RNCan, en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada, a entrepris un projet sur la tenue des documents et l’autorisation d’en disposer. Un protocole d’entente avec Bibliothèque et Archives Canada décrit les résultats attendus de ce projet. Cette initiative permettra à RNCan d’obtenir de Bibliothèque et Archives Canada l’autorisation de disposer des ressources documentaires internes. Ainsi, le Ministère pourra assurer une meilleure surveillance de ses propres ressources documentaires.

POINTS À AMÉLIORER

Les résultats de la vérification indiquent qu’il est possible dans la gouvernance de la GI de renforcer le cadre stratégique du Ministère en actualisant les politiques et les lignes directrices connexes afin de tenir compte des nouvelles tendances dans la preuve électronique, l’infonuagique et l’utilisation croissante des médias sociaux. Il existe de grandes possibilités de sensibiliser davantage le personnel aux exigences de la GI en imposant une formation à tous les membres du personnel afin qu’ils comprennent mieux leurs responsabilités en ce qui concerne la surveillance de l’information traitée quotidiennement.

La présente vérification a utilisé les deux vérifications précédentes dans ce domaine comme base de référence et elle a également pris en considération les exigences relatives à la gestion de l’information qui seront imposées par la dernière version de la Directive sur la tenue des documents. Afin que RNCan soit en mesure de répondre aux exigences de la Directive d’ici 2014, le Programme de gestion de l’information doit inciter de manière proactive les secteurs à établir des mesures du rendement de la GI ainsi qu’un mécanisme de surveillance de la GI qui devra intégrer certains éléments de l’évaluation de la conformité.

La mise en œuvre d’un nouveau système de gestion des documents et des dossiers à RNCan, qui est prévue pendant l’exercice 2012–2013, sera l’occasion de mettre en place une technologie qui facilite l’amélioration de la conformité du traitement de l’information et qui renforce l’intégration aux processus opérationnels quotidiens. Selon les premières indications, les gestionnaires devront axer une partie de leurs efforts sur l’acceptation culturelle et l’adhésion des secteurs qui n’ont pas eu de formation structurée en GI et qui ne connaissent pas bien les exigences relatives au traitement de l’information et à la mesure du rendement de la GI. Par conséquent, le rapport de vérification recommande, en plus de déployer une nouvelle application pour la gestion des documents et des dossiers à RNCan, d’établir une stratégie de formation qui comprend la définition des besoins de formation en GI pour le personnel. Il recommande aussi que les gestionnaires étudient la possibilité de rendre obligatoire la formation en GI.

Poussée plus loin, la vérification a repéré quelques secteurs qui pourraient prendre les devants dans l’adoption du nouveau système de gestion des documents en partageant les tableaux de bord sectoriels internes sur les mesures de rendement déjà utilisées et en communiquant aux autres secteurs de RNCan les initiatives sectorielles en cours sur la GI.

CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION ET OPINION

Depuis la vérification de 2009, le Ministère a fait des progrès notables dans l’établissement d’un système de classification de l’information pour les secteurs et dans la démarche visant à rendre les outils en ligne accessibles au personnel. Pour ce qui est de la prestation de services de GI par les spécialistes fonctionnels, l’équipe de vérification a constaté que ces services sont en place, qu’ils aident les secteurs et qu’ils ont établi des processus pour le traitement des documents administratifs.

Il faut placer ces réalisations encourageantes dans le contexte où plusieurs problèmes requièrent l’attention des gestionnaires, parallèlement au déploiement d’un nouveau système de gestion des documents, afin d’optimiser l’utilisation du système. Par conséquent, la vérification ne peut pas fournir l’assurance que la gouvernance, la capacité, l’architecture d’information et les outils électroniques fonctionnent de manière à soutenir adéquatement les exigences opérationnelles du Ministère. La Direction de la vérification estime que le Plan d’action de la direction présenté pour la vérification traite adéquatement des problèmes cernés.

ÉNONCÉ D’ASSURANCE

Selon mon jugement professionnel, en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et adéquates ont été menées, et la preuve recueillie confirme l'exactitude de l’opinion donnée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur une comparaison des conditions qui existaient alors par rapport aux critères établis qui ont été approuvés par la direction. Cette opinion ne concerne que l’entité examinée.

Christian Asselin, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

Conformément à la politique du gouvernement du Canada sur la gestion de l’information et aux instruments de politique connexes, RNCan doit gérer l’information pendant tout son cycle de vie d’une manière qui appuie la prise de décisions judicieuses et opportunes tout en assurant la conformité aux exigences prévues par la loi. En 2010, RNCan a mis en œuvre sa politique sur la gestion de l’information afin de compléter et d’élargir la politique et les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la gestion de l’information en favorisant une culture d’échange de l’information. Cette politique ministérielle a pour principal objectif de rendre l’information accessible, échangeable et utile afin de faire progresser la science, les politiques, la prestation des programmes et la réalisation des priorités en matière de gestion, tout en respectant les exigences relatives à la confidentialité et à la sécurité de l’information.

Après les difficultés rencontrées avec l’extraction de l’information et les divers problèmes liés à la conformité, la haute direction a exprimé des préoccupations concernant les pratiques et les outils électroniques utilisés par le Ministère pour gérer l’information à toutes les étapes de son cycle de vie, notamment la classification, la conservation, l’extraction et la disposition de l’information.

La vérification a été réalisée entre août 2011 et mai 2012.

OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

La vérification a pour objectif de fournir une assurance raisonnable que la gouvernance, la capacité, l’architecture d’information, les outils électroniques et la prestation de services pour la gestion de l’information (GI) sont en place afin de fournir de l’information facilement accessible qui répond aux exigences des politiques et appuie la prise de décisions au Ministère.

RISQUES MINISTÉRIELS

La gestion de l’information à RNCan touche tous les secteurs d’activité et est un élément important de la prestation de services. En plus de l’information détenue actuellement dans tous les ministères, de l’information nouvelle est créée à un rythme sans précédent. Sans la capacité de gérer efficacement cette information, RNCan risque de ne plus être capable de repérer et d’extraire l’information requise pour prendre des décisions de manière organisée et opportune. Il pourrait aussi être incapable de répondre aux demandes d’information de la population canadienne et de suivre toutes les exigences prévues par la loi et d’autres exigences prescrites pour le traitement et la sauvegarde de l’information requise pour mener les opérations ministérielles.

PORTÉE ET MÉTHODE

La méthode utilisée pour la vérification était fondée sur les lignes directrices du Conseil du Trésor sur la vérification interne et les normes définies par l’Institut des vérificateurs internes.

Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et réalisée de manière à obtenir l’assurance raisonnable que les objectifs de la vérification ont été atteints. La vérification comprend diverses activités qui sont jugées nécessaires pour fournir cette assurance. Il s’agit notamment d’interviews aux bureaux régionaux et à l’administration centrale, d’une visite au Bureau central des documents et du Bureau des documents des hauts fonctionnaires pour examiner leurs processus, d’un examen de la documentation et d’un examen des opérations et des processus opérationnels du Ministère pour la gestion de l’information avec divers secteurs.

La portée de la vérification comprenait la gouvernance, la politique et les pratiques de la GI ainsi que les outils utilisés pour la GI à l’administration centrale et dans les régions. La vérification a examiné plus particulièrement le cycle de vie de l’information pour évaluer la gestion de l’information continue et efficace. Elle ne portait pas sur les opérations des bibliothèques, mais incluait l’élément des activités des bibliothèques qui a trait à l’orientation fonctionnelle du personnel de RNCan sur la disposition et la conservation des documents bibliographiques. La vérification incluait aussi un examen du protocole d’entente avec Bibliothèque et Archives Canada et les rapports d’état d’avancement connexes pour une initiative en cours sur la tenue des documents et la conservation des dépôts d’information ministériels.

La vérification n’a pas évalué les opérations du Secrétariat de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Toutefois, la portée de la vérification incluait l’accès à l’information du point de vue de la capacité ministérielle de répondre aux demandes de renseignements conformément à la loi.

La portée de la vérification a pris en considération la vérification des grands ministères et organismes réalisée en 2011 sous l’égide du Bureau du contrôleur général. La vérification du Bureau du contrôleur général n’a pas pris en compte les fonds documentaires sur support papier ni les dépôts de documents scientifiques, qui sont vastes à RNCan. Afin de fournir un contexte ministériel pour la GI, la vérification sur RNCan comprenait les ressources documentaires sur support papier et électronique fournies dans la Politique sur la gestion de l’information et la directive sur les rôles et les responsabilités en matière de GI du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Par définition, les ressources documentaires comprennent ce qui suit : Production documentaire sous forme publiée ou non, quelque soit la source de communication, le format, le mode de production ou le support d'enregistrement. Les ressources documentaires comprennent les documents textuels (notes de service, rapports, factures, marchés, etc.), les documents électroniques (courriels, banques de données, données Intranet ou Internet, etc.), les nouveaux médias (messages instantanés, wikis, blogues, balados, etc.), les publications (rapports, livres, revues), les films, les enregistrements sonores, les photographies, l'art documentaire, les graphiques, les cartes et les artéfacts.

Exclusions :

  • Solutions pour la gestion de contenu Web
  • Gestion des documents classifiés
  • Données structurées (c.-à-d. PeopleSoft, information financière du SAP, etc.)

La vérification comprenait les secteurs suivants : Gestion et services intégrés, Innovation et technologie de l’énergie, Gestion des affaires publiques et du portefeuille, Sciences de la Terre, Minéraux et métaux, Service canadien des forêts, Énergie, Bureau de gestion des grands projets, Intégration des sciences et des politiques, Restructuration d’Énergie atomique Canada Limitée et diverses régions (Atlantique, Grands Lacs, Centre et Pacifique).

CRITÈRES

Veuillez consulter l’annexe A pour voir les critères de vérification détaillés. Les champs d’enquête et les critères ont été élaborés à partir des politiques, des procédures et des directives pertinentes et des vérifications connexes, y compris celles réalisées en 2006 et en 2009. Les champs d’enquête ont guidé les travaux sur le terrain et ont formé la base de la conclusion générale de la vérification.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

CONFORMITÉ AUX POLITIQUES ET AUX DIRECTIVES

Constatation sommaire

En 2009, RNCan a effectué une vérification de suivi de la GI. Le rapport de cette vérification recommandait de mettre en place un mécanisme pour surveiller la conformité de RNCan à la Politique sur la gestion de l’information. Depuis, RNCan a lancé une campagne de sensibilisation à la GI, mais il n’a pas encore établi un mécanisme de surveillance du rendement des pratiques de GI. Sans ce mécanisme, il n’est pas possible de s’assurer que le Ministère se conforme à la Politique sur la gestion de l’information ni de confirmer qu’il remplit ses rôles et ses responsabilités à cet égard. L’équipe de la présente vérification a constaté que la politique ministérielle sur la GI devait être mise à jour. Cette politique s’applique au traitement de l’information sur un réseau du gouvernement. Cependant, il existe une lacune dans la politique, car elle ne traite pas de l’infonuagique, un domaine qui intéresse les secteurs, en particulier le traitement ou le stockage de l’information de RNCan sur une infrastructure non gouvernementale.

Constatations connexes

Surveillance du rendement

En 2009, il avait été noté que, mises à part les évaluations du Cadre de responsabilisation de gestionNote de bas de page 1, la recommandation de la vérification n’a pas encore été suivie complètement parce que le mécanisme de surveillance n’était pas encore en place et qu’il n’y avait pas de campagne de sensibilisation à la GI. Depuis 2009, le Ministère a lancé une campagne de sensibilisation, mais au moment de la présente vérification, il n’avait pas mis en place un mécanisme de surveillance du rendement des pratiques de GI.

Afin que RNCan soit en mesure de répondre aux exigences de la Directive sur la tenue des documents d’ici 2014, le Programme de GI doit inciter de manière proactive les secteurs à établir des mesures du rendement ainsi qu’un mécanisme de surveillance de la GI qui devra intégrer certains éléments de l’évaluation de la conformité.

Plusieurs indications laissent croire que quelques secteurs pourraient prendre les devants dans l’adoption du nouveau système de gestion des documents en partageant les tableaux de bord sectoriels internes sur les mesures de rendement déjà utilisées. Des exemples ont été obtenus et communiqués aux principaux intervenants de la GI pendant les séances de clôture pour la vérification.

Infonuagique

Pendant la vérification, plusieurs secteurs ont montré un intérêt à utiliser l’infonuagique pour répondre à leurs besoins en matière de traitement de la GI. La politique de RNCan sur la GI s’applique aux renseignements personnels et aux mémoires d’informations tenus, traités ou transférés sur un réseau du gouvernement. Actuellement, l’utilisation de l’infonuagique (sur une infrastructure non gouvernementale) n’est pas abordée dans la politique ministérielle sur la GI.

Le National Institute of Standards and Technology définit ainsi l’infonuagique : un modèle d'accès au réseau habilitant, pratique et sur demande comprenant un bassin partagé de ressources informatiques configurables (p. ex. réseaux, serveurs, stockage, applications et services) qui peut rapidement être activé et désactivé en réduisant au minimum les efforts de gestion ou les contacts avec le fournisseur de services. En termes simples, l’infonuagique a trait essentiellement aux services offerts en ligne par Internet.

L’introduction de l’infonuagique comme méthode possible de GI pour le stockage ou le traitement des données de RNCan présente un risque que la politique ministérielle ne s’applique pas au personnel qui utilise ce mécanisme. La politique ministérielle de GI s’applique aux renseignements personnels et aux mémoires d’informations tenus, traités ou transférés sur un réseau du gouvernement. Le recours aux fournisseurs de services externes d’infonuagique (c.-à-d. services non gouvernementaux) permet de se soustraire à l’application de la politique ministérielle parce que les données, par définition, ne sont pas stockées sur un réseau informatique de RNCan ou du gouvernement du Canada.

Au sujet de l’infonuagique, il importe de souligner qu’une infrastructure physique existe pour ces services en ligne. Les données sont stockées en ligne sur des serveurs physiques des fournisseurs de services d’infonuagique, et ces serveurs sont situés dans divers emplacements géographiques. Ces commentaires concernent tous les services acquis à l’extérieur du gouvernement du Canada.

La Directive sur la tenue des documentsNote de bas de page 2 exige que les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle soient protégées, c’est-à-dire qu’il faut déterminer et documenter le profil de risque des ressources documentaires, tenir compte des risques juridiques et réglementaires, de l'accès à l'information, de la sécurité de l'information et de la protection des renseignements personnels et prendre les mesures nécessaires face aux risques documentés qui se posent pour la protection des ressources documentaires, et les atténuer.

L’infonuagique présente plusieurs risques bien connus :

1) Risque contractuel : Les modalités de service établies avec les fournisseurs de services d’infonuagique sont habituellement des ententes standard et ne sont pas négociables. Les fournisseurs peuvent modifier les modalités ou confier la prestation des services à un tiers sans aviser les utilisateurs. Dans ces circonstances, l’information de RNCan pourrait être gérée par une organisation externe sans que les intervenants originaux de RNCan ne le sachent.

2) Propriété des données : La plupart des modalités de service pour les fournisseurs de services d’infonuagique ne sont pas claires en ce qui concerne l’utilisation des données par les fournisseurs, et ils ont généralement le droit, entre autres, de reproduire les données, de les transmettre à un tiers et de les publier.

3) Emplacement : Généralement, il existe une distinction entre le stockage de données (c.-à-d. le contenu) et le stockage des renseignements personnels des utilisateurs, lesquels peuvent aussi être recueillis et stockés par les fournisseurs de services d’infonuagique. Certains fournisseurs de services d’infonuagique indiquent dans leurs politiques sur la protection de la vie privée à quel endroit les renseignements personnels des utilisateurs seront stockés, mais ne précisent pas l’emplacement des données. Si un secteur de RNCan prévoit confier le stockage de renseignements personnels ou de l’information sur les clients à des fournisseurs de services d’infonuagique des États-Unis, la Patriot Act en vigueur dans ce pays s’appliquerait, ce qui permettrait à des autorités gouvernementales non canadiennes d’examiner et de stocker tous ces renseignements et toute cette information.

4) Sécurité et récupération des données : Les données stockées pour le compte de RNCan par des fournisseurs de services d’infonuagique ne sont peut-être pas sauvegardées adéquatement. Le ministère de la Justice a examiné six ententes de service standard conclues avec ces fournisseurs; il a constaté que la plupart déclinaient toute responsabilité et ne donnaient aucune garantie en ce qui concerne leurs services. Il a transmis les résultats de cet examen à RNCan.

L’infonuagique présenterait certains avantages en ce qui concerne les coûts, le rendement et la prestation des services technologiques; par conséquent, elle continuera de susciter l’intérêt des secteurs en raison des pressions budgétaires incessantes qu’ils subissent. Lorsque le recours à l’infonuagique est envisagé, il faudrait confier au Dirigeant principal de l’information un rôle qui lui permettrait d’exercer une surveillance rigoureuse pour :

  • s’assurer que les services sont autorisés au moyen d’un processus de certification et d’accréditation;
  • s’assurer qu’une entente d’utilisation de l’infonuagique a été conclue dans le respect des exigences de RNCan relatives à l’approbation de la TI et que les Services juridiques ont été consultés;
  • veiller à ce que les clauses de l’entente sur les modalités de service permettent le partage rentable des services dans l’ensemble de RNCan;
  • s’assurer que les rapports d’incidents, les investigations informatiques, les reprises après sinistre et la planification de la continuité des opérations sont traités dans les ententes de service avec les fournisseurs;
  • s’assurer que dans les cas où il faut conserver des renseignements sur des personnes (c.-à-d. subventions et contributions), il faudra suivre des procédures pour avoir accès aux renseignements protégés;
  • s’assurer que le cycle de vie (c.-à-d. classification, conservation, extraction et disposition) de l’information stockée dans le nuage respecte les exigences ministérielles et celles du gouvernement du Canada en matière de GI.

Un autre élément qui pourrait être pris en considération serait la désignation d’un fournisseur de services d’infonuagique préféré après avoir effectué une évaluation des fournisseurs et de leurs modalités de service pour confirmer qu’ils répondent aux exigences ministérielles.

RISQUE ET IMPACT

Sans un programme de surveillance du rendement en place, il y a un risque modéré que les évaluations de la conformité du Ministère à la politique sur la GI soient inexactes ou incomplètes. Si les secteurs ne reçoivent pas de directives précises pour l’utilisation de l’infonuagique, il existe un risque modéré que des aspects importants des politiques relatives au stockage des données ministérielles sur les réseaux gouvernementaux soient éludés. Cela limiterait la capacité de RNCan de respecter les exigences des diverses politiques et pourraient rendre vulnérables ces dépôts d’information ministériels.

RECOMMANDATIONS

1. Le Dirigeant principal de l’information consulte les secteurs afin de définir et d’établir les méthodes de mesure appropriées à inclure dans le mécanisme de surveillance du rendement de la GI et de fixer l’échéance pour le début de la surveillance.

2. Le Dirigeant principal de l’information examine la politique de RNCan sur la GI et y intègre les exigences relatives à l’infonuagique.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction accepte les recommandations du rapport de vérification et reconnaît aussi qu’il faut apporter des changements dans la façon dont RNCan fournit ses services de Gestion et technologie de l’information (GTI) et en mesure le rendement, en portant une attention particulière à la manière de les régir. Il faut faire des transformations importantes dans le paysage ministériel de la GI, lesquelles sont déterminées par les besoins et s’alignent sur les résultats stratégiques qui nous amènent à passer d’une organisation papier à une organisation numérique. Cette transition prendra quelques années et nécessitera une planification minutieuse qui sera bien décrite dans le Plan stratégique de la GTI. Compte tenu de la confluence de nouvelles technologies, combinée au besoin de définir et de créer une expertise et des partenariats pour les aspects techniques, les opérations et les services, il faudra établir un plan stratégique de la GTI à volets multiples qui reflétera une approche axée sur la collaboration et adaptée à un ensemble évolutif de besoins du Ministère et des utilisateurs.

Le Comité de transformation opérationnelle dirige actuellement un examen du Plan stratégique de GTI et de la gouvernance de la GTI et présentera des recommandations de changement au Comité exécutif du Ministère d’ici l’automne 2012. Quand il formulera ses recommandations, le Comité de transformation opérationnelle tiendra compte de toutes les constatations et les recommandations du rapport de la présente vérification. Pour appuyer le Plan d’action de la direction, le SMA-SGSI établira un plan de travail détaillé et surveillera sa réalisation. Ce plan contiendra les principales étapes de la mise en œuvre de GCDOCS, que le Comité de transformation opérationnelle surveillera.

ÉCHÉANCE

Fin d’ici mars 2013

Recommandation 1

La Direction du dirigeant principal de l’information consultera tous les secteurs afin de s’assurer que le cadre pour la mesure du rendement de la GTI et les méthodes de mesure sont utilisables au Ministère. La mise en œuvre du cadre pour la mesure du rendement se fera par étape, de sorte que certaines méthodes de mesure pourront être appliquées rapidement tandis que d’autres s’aligneront sur le déploiement final de la solution GCDOCS. La Direction du dirigeant principal de l’information établira avec les secteurs les indicateurs de rendement pour la présentation de rapports périodiques et la surveillance et les communiquera.

ÉCHÉANCE

MESURES : Début en avril 2013
Fin en avril 2014 avec l’achèvement du déploiement du GCDOCS pour tous les employés

Recommandation 2

La politique de RNCan sur la GI exige que les gestionnaires et les employés créent, classifient et stockent l’information sur les systèmes ministériels. La Direction du dirigeant principal de l’information élaborera un instrument de politique qui comprendra ces énoncés stratégiques (directives et lignes directrices) pour régir l’utilisation par les employés des systèmes externes basés sur l’infonuagique et d’autres types de dépôts externes. Suivra ensuite un processus de mobilisation pour assurer une sensibilisation aux nouveaux instruments de politique dans l’ensemble du Ministère.

Il faudrait souligner que RNCan est l’un des premiers utilisateurs de l’infonuagique au gouvernement fédéral; notre expertise et notre initiative serviront à examiner et à saisir les enjeux pour RNCan et le gouvernement du Canada, et nous travaillerons en étroite collaboration avec Justice Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor.

ÉCHÉANCE

INFONUAGIQUE : Début en octobre 2012
Fin d’ici décembre 2012

OUTILS ÉLECTRONIQUES À L’APPUI DE LA GESTION DE L’INFORMATION

Constatation sommaire

Les outils électroniques sont offerts uniformément dans tous les secteurs, mais leur utilisation est inégale et n’est pas axée sur les exigences des politiques sur la GI.

Constatations connexes

La vérification visait à déterminer si l’utilisation des outils et des applications pour la GI à RNCan respecte des mesures de contrôle appropriées et est conforme à l’architecture d’information ministérielle. Cela comprend, entre autres, une adhésion accrue aux politiques par le déploiement d’outils et d’applications conformesNote de bas de page 3. La vérification a évalué l’utilisation des outils électroniques visant à aider le personnel réparti dans l’ensemble du Canada.

Utilisation des outils pour la GI

Les résultats des interviews montrent que les membres du personnel de RNCan des différents secteurs et régions ont leurs propres dépôts d’information et outils électroniques. Pendant la vérification, les problèmes suivants avec les outils électroniques ont été relevés :

  • le personnel de la bibliothèque de RNCan a dit qu’il existe des répertoires électroniques des collections scientifiques, mais qu’il n’y avait pas de répertoire global qui permet de rechercher ces collections;
  • chaque collection peut employer un logiciel différent qui n’est pas nécessairement conforme ou compatible dans l’ensemble du Ministère;
  • certains outils électroniques arrivent à la fin de leur cycle de vie utile parce qu’ils sont en place depuis plus de 15 ans;
  • le Secteur des minéraux et des métaux garde des documents papier pendant dix ans et le volume de documents conservés est illimité;
  • pour ce qui est des outils élémentaires, certains secteurs ont eu des problèmes à extraire et à visionner des documents créés en Word Perfect.

Disposition et conservation et accès du public

En ce qui concerne la conservation et la disposition des documents, les lignes directrices et les processus actuels pour la conservation et la disposition des documents ayant une valeur opérationnelle et durable sont rédigés en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada.

Au moment de la vérification, l’équipe de vérification ne pouvait pas garantir que le traitement des documents était tout à fait conforme aux cycles de conservation et de disposition des documents ministériels.

INITIATIVE DE LA DIRECTION

Numérisation des documents papier : Le Service canadien des forêts a entrepris, avec un budget de 400 000 $, de numériser les actifs ayant une valeur nationale et d’autres petites activités de numérisation liées aux travaux de projets particuliers. Ces activités comprennent le balayage de photos, de diapositives, de cartes et de documents de recherche qui sont, pour la plupart, stockés dans les régions ou leurs propres dépôts d’information. Cette initiative porte sur des collections qui remontent à aussi loin que 1912.

RISQUE ET IMPACT

Il existe un risque opérationnel modéré que l’utilisation non uniforme des outils électroniques empêche la réalisation efficace des objectifs du Plan stratégique pour la GTI. Les outils électroniques devraient faciliter le cadre de gouvernance en aidant les employés à respecter les éléments plus normatifs qui sont requis pour la GI. Si on n’arrive pas à trouver un document, il ne peut être utilisé ou conservé. Si une ressource documentaire est difficile à trouver, elle coûte plus cher à extraire. Si une ressource documentaire est conservée après la fin de son cycle de vie, son stockage est une dépense inutile. Si une information n’est pas facilement accessible, cela peut contribuer à accroître les demandes d’accès à l’information de la part du public. En résumé, un cadre de gouvernance n’est pas très utile sans outils pour mettre en œuvre le modèle voulu.

RECOMMANDATION

Pendant les travaux visant à définir les exigences du nouveau système de GI, le Dirigeant principal de l’information vérifie s’il existe des fonctions pour faciliter la conformité aux politiques sur la GI et intègre, quand cela est possible, les exigences en matière de conservation et de disposition dans le système.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

Bibliothèque et Archives Canada espère fournir ses autorisations de disposer des documents à RNCan cette année, après notre projet conjoint de deux ans. La Direction du dirigeant principal de l’information, qui travaille avec l’équipe du projet de mise en œuvre du GCDOCS, veillera à ce que la mise en œuvre du système à RNCan intègre les exigences relatives à la conservation et à la disposition des documents pour assurer la conformité à la Directive sur la tenue des documents (2015) et à d’autres politiques du gouvernement du Canada et de RNCan. Le Comité de transformation opérationnelle examinera ces exigences afin de s’assurer qu’elles s’alignent sur les exigences opérationnelles de RNCan et les politiques du gouvernement du Canada.

Le projet du GCDOCS aura un plan de communication et une stratégie de mobilisation ciblés. La Direction du dirigeant principal de l’information veillera à ce que ces initiatives suivent les exigences de la politique de RNCan sur la GI.

ÉCHÉANCE

OUTILS : Achèvement d’ici avril 2014 avec le déploiement du GCDOCS pour les employés

PREUVE ÉLECTRONIQUE

Constatation sommaire

De nouvelles normes juridiques sont en voie d’être adoptées pour la recherche, l’extraction et la divulgation de l’information sur support électronique dans le processus de règlement des litiges. RNCan n’est pas bien équipé pour répondre à une demande de preuve électronique, car il ne peut pas informatiser la recherche d’informations sur support électronique ni valider efficacement que les documents produits sont complets et exacts. Les documents produits pour les médias sociaux posent tout un problème en raison du large éventail de bases de données qu’il faut repérer et consulter.

Constatations connexes

RNCan n’est pas bien placé pour répondre à une demande de preuve électronique juridique de manière rentable parce qu’il n’a pas de mécanisme de preuve électronique efficace. À l’heure actuelle, il n’existe aucun moyen de valider si le processus a obtenu tous les documents requis par le processus juridique. Sans mécanisme d’extraction efficace, le temps que l’employé consacre à l’extraction et les coûts connexes peuvent devenir excessifs. Il se peut que, après une recherche manuelle rigoureuse, une ordonnance de la cour exige des renseignements supplémentaires, et le coût de cette extraction supplémentaire n’est pas prévu au budget. Cette question est importante en raison des coûts liés à chaque demande et à l’extraction de l’information.

Les références importantes qui sont liées à la preuve électronique découlent de la Politique sur la gestion de l’information, qui prescrit ce qui suit : Toute l'information est gérée de manière à en garantir la pertinence, l'authenticité, la qualité et la rentabilité aussi longtemps qu'elle est requise pour satisfaire aux besoins opérationnels et aux obligations redditionnelles. De plus, la Directive sur la tenue des documents prescrit la documentation des pratiques de tenue de documents au sein du ministère, conformément, entre autres, aux exigences juridiques.

Facteurs de risque et problèmes

Les risques repérés et les contraintes actuelles entourant la preuve électronique à RNCan incluent les problèmes suivants :

  • Comme les bases de données sont très dispersées à RNCan, les tentatives de consulter toutes les bases de données pour répondre à une demande exigent beaucoup de temps et de ressources.
  • Le volume des activités de preuve électronique est difficile à prédire et peut grever considérablement les budgets. Selon une étude du ministère de la Justice, le coût d’une investigation se situe entre 30 $ et 50 $ par page de la version définitive communiquée. Une grande preuve électronique peut nécessiter l’extraction de 100 000 pages de documents et coûter entre 3 millions et 5 millions de dollars. Selon les volumes actuels, RNCan reçoit environ deux demandes de grande preuve électronique par année.
  • Si un tribunal estime qu’une preuve électronique menée par RNCan est insuffisante, il lui ordonnera de reprendre l’investigation de manière plus rigoureuse. Cela augmentera les coûts du litige pour RNCan.
  • Si un tribunal estime qu’une preuve électronique menée par certains ministères est insuffisante, il peut être dans l’obligation d’augmenter les normes juridiques pour les investigations informatiques. Cela entraînerait une augmentation des coûts du litige pour l’ensemble du gouvernement parce que la loi exigerait des investigations informatiques nécessitant plus de ressources.
  • Du point de vue de l’accès à l’information, il y a un risque juridique de ne pas communiquer la bonne information, c’est-à-dire qui ne répond pas à la demande d’accès à l’information. De plus, le Ministère peut être incapable de respecter les délais impartis pour communiquer l’information.
  • La modification de documents pose un risque juridique. La mise à jour constante des documents au moyen d’outils comme le wiki suscite des préoccupations. À partir du moment où un avis de litige est donné, la modification d’un document a un impact sur le litige. Quand un dossier fait l’objet d’une mise en suspens pour des motifs juridiques, les documents connexes ne doivent pas être modifiés. Sans processus pour « verrouiller » les dossiers, rien ne garantit que les conditions de la mise en suspens seront respectées.
  • Si divulgation de documents n’est pas fiable ou faite en temps voulu, RNCan risque d’être obligé de revoir les stratégies pour le règlement d’un litige, ce qui ébranlerait sa position juridique et entraînerait une augmentation des coûts juridiques.
Médias sociaux

Pendant le processus de preuve électronique, il est de plus en plus courant de demander des messages instantanés et d’afficher de l’information sur les médias sociaux. Les courriels et les documents électroniques ne sont plus la principale source d’information pour traiter une demande de preuve électronique. La nouvelle tendance est que les messages instantanés et les médias sociaux font partie de la diligence de preuve électronique. Le graphique présenté ci-après montre la complexité de la recherche et de l’extraction de l’information à RNCan au moment de la vérification et quand une demande de preuve électronique implique les multiples couches des mémoires d’informations illustrées dans le graphique.

figure 1

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version textuelle - figure 1

Le graphique illustre la complexité de la recherche et de l’extraction d’informations au sein de RNCan au moment de la vérification alors qu’une demande de preuve électronique nécessite la consultation de supports de mémoire multiples.

La base de connaissances intégrée représente une stratégie et un cadre pour l’organisation de l’information. Elle permet de lier les ressources de données et d’informations du Ministère afin de pouvoir trouver, échanger et utiliser toutes les informations antérieures et courantes de Ressources naturelles Canada (RNCan).

L’outil de recherche des connaissances de RNCan (le moteur de recherche interne du Ministère) est un point d’accès dynamique qui permet d’accéder à la base de connaissances intégrée. Pour RNCan, l’avantage de cette base de connaissances intégrée consiste en l’accès à l’information nécessaire pour que toutes les unités ministérielles collaborent de manière efficace, et que le travail et les réalisations des employés soient consignés dans un registre collectif.

Actuellement, l’outil de recherche des connaissances interroge le site Wiki des ressources de RNCan, les blogues de RNCan, les groupes de discussion de RNCan, RNTube, SharePoint de RNCan, le réseau d’expertise de RNCan, la Boussole quotidienne, l’intranet et l’Internet de RNCan ainsi que GCPédia, GCForums et GCConnex.

En ce qui concerne les plans pour l’outil de recherche des connaissances à long terme, on envisage l’accès à des sources d’information internes telles que le catalogue de la bibliothèque de RNCan, les disques partagés, les collections, les ensembles de données, les enregistrements, les systèmes de gestion de la diffusion électronique et le courrier électronique, ainsi que des sources d’information externe telles que Facebook, Google Earth, YouTube, Twitter et des blogues externes.

La base de connaissances intégrée ne se limite pas aux ressources courantes d’information numérique. L’un des principaux objectifs de la stratégie consiste à assurer qu’à mesure que les informations existantes sur papier et sous support numérique obsolète sont converties, l’outil de recherche des connaissances permettra d’accéder à ces informations à l’échelle du Ministère.

 

Pour le Ministère, sans méthode établie pour examiner les médias sociaux, il sera difficile de savoir où et quand le flux d’informations pertinentes peut être utile pour une demande de preuve électronique.

RISQUE ET IMPACT

Il existe des risques opérationnels modérés liés à l’utilisation efficace et efficiente des ressources pour la recherche et l’extraction des documents visés par une demande de preuve électronique. Cependant, tout aussi importants sont les risques liés à l’incapacité de respecter les lois, les règlements et les politiques inhérentes à tout processus de règlement des litiges.

RECOMMANDATION

Le Dirigeant principal de l’information, en collaboration avec les Services juridiques, intègre les modifications à la politique de RNCan sur la GI pour prendre en compte l’utilisation des médias sociaux afin de renforcer la capacité du Ministère de répondre efficacement à ces demandes.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La Direction du dirigeant principal de l’information, de concert avec les Services juridiques, créera ou améliorera les instruments de politique appropriés en ce qui concerne la conservation de tous les documents officiels et les documents créés et présentés dans les médias sociaux et la possibilité qu’offrent ces documents de découvrir la preuve.

La Ligne directrice sur l’usage externe du Web 2.0 (2011) du Secrétariat du Conseil du Trésor et les lignes directrices de RNCan pour l’utilisation responsable des médias sociaux seront le point de départ de l’examen et du renouvellement de la politique. La participation d’autres intervenants du gouvernement du Canada à la consultation (p. ex. le Commissariat à la protection de la vie privée Canada, Justice Canada et Secrétariat du Conseil du Trésor) aidera à faire en sorte que les nouveaux instruments de politique respectent l’orientation du gouvernement du Canada. Une fois terminés, les instruments de politiques nouveaux ou améliorés seront communiqués au personnel de RNCan au moyen d’un processus de mobilisation actif.

ÉCHÉANCE

Preuve électronique : Début en octobre 2012
Fin d’ici décembre 2012

FORMATION ET SENSIBILISATION

Constatation sommaire

Le personnel de RNCan n’a pas une compréhension commune des exigences des politiques sur la GI. Il y a peu de processus communs utilisés par le personnel pour la gestion de l’information (classification, conservation, extraction et disposition de l’information).

Constatations connexes

Un champ d’enquête important pour la vérification comprenait une évaluation de la formation offerte au personnel afin d’assurer l’utilisation d’un ensemble de connaissances commun et des bons outils pour le traitement de l’information sur support papier et électronique.

Il incombe à tous les employés du gouvernement du Canada de gérer leur propre information. Ils doivent, entre autres, documenter les décisions, stocker, protéger et conserver l’information et suivre les processus approuvés pour disposer de l’information à la fin de son cycle de vie utile.

Au moment de notre vérification, la formation en GI n’était pas obligatoire pour le personnel de RNCan. Nous avons interviewé des membres du personnel des secteurs suivants : Sciences de la Terre, Programme de partenariat stratégique, Innovation et technologie de l’énergie et Énergie. Ils ont dit qu’ils n’avaient suivi aucune formation sur les exigences de leur poste en ce qui concerne la GI et qu’à leur connaissance, aucune formation centralisée n’avait été donnée dans leur secteur respectif.

Les résultats de la vérification montrent que, mis à part les spécialistes de la GI, le personnel ne pouvait pas faire la différence entre les documents ayant une valeur opérationnelle Note de bas de page 4 et ceux qui sont éphémères Note de bas de page 5. Comme le personnel ne sait pas ce qu’il peut ou ne peut pas éliminer, parmi les secteurs visés par la vérification, certains gardent tout, tandis que d’autres ne conservent que la dernière version d’un document et éliminent toutes les autres. Dans ce dernier cas, cela pourrait limiter la capacité de RNCan de se conformer aux exigences de l’accès à l’information ou de répondre aux demandes de documents requis pour le règlement des litiges. Dans le premier cas, la conservation de tous les documents augmente le coût du stockage et rend la recherche de documents plus difficile et coûteuse quand une demande d’accès à l’information est présentée.

Les résultats de la vérification indiquent que le personnel n’a pas une compréhension commune des exigences de la Politique sur la GI. L’équipe de la vérification a appris que le groupe de l’administration centrale responsable de la GI avait tenu quelque 300 séances de formation et de sensibilisation au cours des deux dernières années et qu’il avait créé un site wiki de sensibilisation à la GI contenant des ressources didactiques en ligne. Malgré cette démarche proactive, ces ressources en ligne sont utilisées « à temps perdu » par le personnel et, par conséquent, seulement entre 10 p. 100 et 15 p. 100 de l’effectif ministériel les a consultées.

Comme il a été mentionné précédemment, les employés sont responsables de divers aspects de la GI à l’appui de la réalisation des résultats ministériels. La vérification a repéré deux secteurs qui ont intégré l’utilisation du Système de classification de l’information à leurs opérations. De plus, au Ministère, les dossiers administratifs sont traités dans des programmes de mise à jour appropriés qui utilisent un système informatique ministériel. Les bureaux centraux des documents ont des méthodes coordonnées pour le stockage et la disposition des documents qui sont basées sur des processus approuvés appelés Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents. Toutefois, il serait possible de cibler les sujets à inclure dans la formation avant la mise en œuvre d’une nouvelle application pour la gestion des documents ministériels.

PROGRAMME DE GESTION

Un point fort observé pendant la vérification est les ateliers internes que le Secteur des minéraux et des métaux offre à son personnel. Ces ateliers portent sur la gestion des données non structurées qui sont requises pour les processus d’approbation des projets par les gestionnaires, les conseils stratégiques, les études et les bulletins.

RISQUE ET IMPACT

Il existe un risque modéré en ce qui concerne les objectifs stratégiques, l’utilisation rentable des ressources opérationnelle et la conformité aux politiques. Sans une compréhension commune des principes et des pratiques de GI préconisés dans la formation offerte par le Ministère, RNCan pourrait avoir de la difficulté à respecter les exigences de sa politique sur la GI, à se conformer aux principaux volets du mandat du gouvernement du Canada, comme l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, et à se conformer aux exigences de la Directive sur la tenue des documents.

RECOMMANDATION

Le SMA–SGSI, en collaboration avec le Dirigeant principal de l’information, élabore des programmes de formation qui définissent les besoins en formation sur la GI, examine les obligations du personnel et des exigences des politiques en matière de GI et étudie les possibilités de rendre obligatoire la formation en vue de la surveillance prévue dans la Directive sur la tenue des documents.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

Le Dirigeant principal de l’information examinera et révisera le matériel et les outils de formation et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du projet de mise en œuvre du GCDOCS pour s’assurer que la stratégie de formation ciblée est appliquée et que tous les employés de RNCan disposent des outils et des ressources appropriés. Le Dirigeant principal de l’information et le SMA–SGSI détermineront la meilleure façon d’aligner la formation en GI sur les nouvelles exigences de la politique et étudieront la possibilité de la rendre obligatoire. Les secteurs prendront entièrement part à cette formation quand ils amèneront de nouveaux employés à RNCan. Si la formation obligatoire sur la GI est recommandée, le Dirigeant principal de l’information veillera à ce qu’une méthode de mesure du rendement soit définie par rapport au Cadre de responsabilisation de gestion.

ÉCHÉANCE

FORMATION : Début en décembre 2012
Achèvement d’ici décembre 2013 avant le déploiement du GCDOCS pour les employés

ANNEXE A – CRITÈRES DE LA VÉRIFICATION

Les critères de la vérification sont présentés ci-dessous par champ d’enquête.

Champ d’enquête Critères
1. Politiques et gouvernance
RNCan a des structures de gouvernance en place afin d’appuyer efficacement une stratégie pour la gestion de l’information et de favoriser l’obtention de résultats escomptés de la GI.
1.1 Des processus de surveillance et d'établissement de rapports sont en place pour la gestion de l'information.
1.2 RNCan participe et se conforme à l’orientation pangouvernementale en matière d’information et de tenue des documents.
2. Ressources humaines et capacité
RNCan veille au perfectionnement d'une main-d'œuvre hautement qualifiée afin de pouvoir obtenir les résultats escomptés sur le plan de la gestion de l'information.
2.1 Le ministère dispose d'un ensemble commun de connaissances et d'outils d'apprentissage et d'évaluation.
2.2 Les membres du personnel des ministères montrent une compréhension générale des instruments de politique et des outils d'évaluation communs.
3. Architecture d’information intégrée
RNCan élabore une architecture d'information et des processus connexes qui tiennent compte de leurs risques et mécanismes de contrôle en matière de gestion de l'information, ainsi que de leurs besoins opérationnels.
3.1 Les renseignements et les documents sont répertoriés et gérés de la même façon que le sont les ressources précieuses afin d'appuyer les résultats des programmes et des services, ainsi que les besoins opérationnels et les obligations redditionnelles.
3.2 Les programmes et services du gouvernement et de RNCan permettent un accès pratique à de l'information pertinente, fiable, complète et actuelle.
3.3 Les unités et les secteurs de RNCan qui jouent un rôle central dans la gestion de l’information aident RNCan à assurer l’échange de l’information au sein du Ministère et entre les ministères dans la plus grande mesure possible.
4. Outils et applications pour la gestion de l’information
Les outils de gestion de l'information mis au point et instaurés tiennent compte des exigences pertinentes de RNCan et des utilisateurs fonctionnels en matière de contrôle et de l'architecture d'information utilisée à l'intérieur et à l'extérieur du Ministère.
4.1 RNCan fournit des applications et des outils organisationnels communs qui sont utilisés par tous les secteurs.
5. Gestion de l’information et prestation des services
Les pratiques relatives à la tenue des documents font en sorte que l'information est opportune, exacte et accessible pour la prestation des programmes et des services.
5.1 Toute l'information est gérée de manière à en garantir la pertinence, l'authenticité, la qualité et la rentabilité aussi longtemps qu'elle est requise pour satisfaire aux besoins opérationnels et aux obligations redditionnelles.
5.2 Les autorisations de disposer des documents prévues à l’article 12 de la Loi constituant Bibliothèque et Archives du Canada permettent à RNCan d’appliquer ses plans de conservation et de disposition des documents.
5.3 Les programmes et services ministériels intègrent les exigences relatives à la gestion de l'information aux activités d'élaboration, de mise en œuvre et de présentation des rapports.
6. Directive sur la tenue des documents
Les pratiques de RNCan en matière de tenue des documents respectent les politiques, les directives, les normes, les lignes directrices et les procédures du Secrétariat du Conseil du Trésor et permettent au Ministère de créer, d’acquérir, de saisir et de gérer des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle et de protéger leur intégrité.
6.1.1 Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont répertoriées suivant une analyse des fonctions et des activités exécutées par le Ministère pour appliquer ou appuyer le mandat que lui confère la loi.
6.1.2 Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont protégées en déterminant et en documentant le profil de risque des ressources documentaires, en tenant compte des risques juridiques et réglementaires, de l'accès à l'information, de la sécurité de l'information et de la protection des renseignements personnels et en prenant les mesures nécessaires face aux risques documentés concernant la protection des ressources documentaires, et en atténuant ces risques.
6.1.3 Les principaux mécanismes, méthodes et outils visant à appuyer les exigences ministérielles pour la tenue des documents pendant tout le cycle de vie de l'information sont les suivants :
la détermination, l'établissement, la mise en œuvre et le maintien de dépôts où les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont stockées ou conservées, que ce soit dans un lieu physique ou dans un environnement électronique;
l'établissement, l'utilisation et la tenue à jour de taxonomies ou de structures de classification visant à faciliter le stockage, la recherche et l’extraction de ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, peu importe la forme;
l'établissement, la mise en œuvre et la tenue à jour des périodes de conservation des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, selon les besoins et la forme de ces ressources;
l'élaboration et la mise en œuvre d'un processus documenté de disposition s’appliquant à toutes les ressources documentaires;
l'exécution d'activités périodiques de disposition pour toutes les ressources documentaires.
6.1.4 Les mécanismes pour la documentation des pratiques ministérielles relatives à la tenue de documents sont en place et sont conformes aux activités opérationnelles et aux exigences juridiques et à celles relatives à la responsabilisation, à la gérance, à la mesure du rendement et à la reddition de comptes.
6.1.5 Une communication continue est établie avec les gestionnaires et les employés des ministères concernant les risques liés à une piètre tenue des documents et leurs responsabilités en matière de tenue de documents au sein du Ministère et du gouvernement du Canada et il y a une mobilisation des gestionnaires et des employés à cet égard.
6.2.1 Des mesures pour le suivi et la reddition de comptes sont établies et appliquées afin de tenir le sous-ministre au courant des difficultés importantes, des lacunes du rendement et des problèmes de conformité, et des propositions sont formulées pour les résoudre.

ANNEXE B – TYPES DE RISQUE STANDARD ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Types de risque standard

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSONote de bas de page 6 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient.

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Contrôle – Évaluations précises des activités.

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

Notation standard de risque de vérification

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou que les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement aux contrôles compensatoires et/ou assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.


ANNEXE C – STRUCTURE DE GOUVERNANCE

Voici les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs tels qu’ils sont définis par les politiques et les directives figurant dans la liste des textes faisant autorité et des documents de référence :

  • Le sous-ministre doit veiller à ce que la gestion de l’information soit efficace et bien coordonnée dans son ministère.
  • Les sous-ministres adjoints doivent s'assurer qu’une orientation de la gestion, des processus et des outils appropriés sont en place pour gérer efficacement l'information qui relève du Ministère afin de soutenir les opérations et de maintenir la qualité de l'information tout au long de son cycle de vie.
  • Le dirigeant principal de l’information est responsable de ce qui suit : l’élaboration d’instruments de politique qui intègrent les exigences du gouvernement du Canada et du Ministère en matière de gestion de l’information et qui donnent une orientation détaillée et des directives mesurables aux employés et aux gestionnaires; de l’établissement d’un plan de mise en œuvre de la Politique sur la gestion de l’information, qui fournit aux employées et aux gestionnaires des étapes réalisables; de la conception, de l’élaboration et de la présentation de séances de sensibilisation et de formation pour les employés et les gestionnaires afin de les aider à respecter leurs obligations prévues dans la Politique sur la gestion de l’information; de la surveillance de la conformité aux politiques et aux instruments de politique connexes du gouvernement du Canada et de RNCan en matière de gestion de l’information ainsi que de la reddition de comptes à ce sujet.
  • Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels établit des processus et des systèmes efficaces pour répondre aux demandes d’accès à l’information et documenter les délibérations et les décisions concernant chaque demande.
  • Les gestionnaires de programme ont pour rôle de gérer les ressources, les outils et les processus utilisés pour produire livrables et les résultats attendus. En ce qui concerne la classification de l’information, ils doivent :
    • favoriser une culture d’échange de l’information et des connaissances et promouvoir la contribution à la base de connaissances et son utilisation;
    • veiller à ce que de nouveaux outils comme SharePoint, les outils de gestion de projet et les bases de données scientifiques intègrent les structures de classification de l’information ministérielle.
  • Les employés doivent :
    • stocker les données, l’information et les connaissances qu’ils créent ou qu’ils reçoivent pour le compte du Ministère dans les dépôts ministériels communs comme SharePoint, le site Wiki RNCan et les utilitaires de base de données, lorsque cela est permis;
    • appliquer les modalités ministérielles communes pour la classification de l’information à toutes les ressources documentaires;
    • veiller à ce que les ressources documentaires créées sur les sites externes et de partenaires au nom du Ministère soient saisies dans les dépôts ministériels communs afin qu’elles soient accessibles et consultables.