Vérification du processus de conversion des soldes d'ouverture dans le système SAP Projet AU1303

RÉSUMÉ

Dans le cadre d'une initiative de renouvellement des systèmes financiers mise de l’avant en 2008, une analyse de rentabilisation a été effectuée puis approuvée par la haute direction en 2009. Celle-ci recommandait le remplacement du Système financier du gouvernement (SFG) par le truchement d'un partenariat avec Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). Ce partenariat prévoit que les ministères partagent un système SAP unique, de même que des processus opérationnels communs.

RNCan a lancé un projet intitulé « Felix » en vue d'assurer l'implantation du nouveau système. RNCan et AAC ont signé un protocole d'entente, et le projet Felix a obtenu une approbation définitive de projet de la part du Conseil du Trésor le 25 mars 2010.

RNCan a procédé au lancement ou à la « mise en service » du système le 4 avril 2011. Le SAP remplace depuis le SFG ainsi que certains autres systèmes de gestion de projet.

Lorsqu'un nouveau système est lancé, les données de l'ancien système doivent être transférées vers le nouveau. La conversion modifie grandement les méthodes de traitement de l'information. Dans le cas présent, les deux systèmes utilisaient les mêmes comptes de rapports financiers (CRF), ce qui assurait une certaine uniformité. Les comptes du grand livre auxiliaire de l'ancien et du nouveau système n'avaient toutefois pas été uniformisés, et le Bureau du vérificateur général a demandé que l’on réalise un rapprochement avec les données du grand livre auxiliaire dans le cadre de la vérification.

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Au moment où RNCan a entrepris le projet Felix en 2010-2011, la Direction de la vérification de RNCan a réalisé en parallèle une vérification des systèmes en cours de développement relative au projet Felix. La vérification visait à évaluer l'état du projet au regard de la production des livrables par rapport aux plans initiaux (c.-à-d. les coûts, la fonctionnalité et les délais) et à fournir une rétroaction au Ministère au sujet des questions et des préoccupations susceptibles d'avoir une incidence sur la réussite de l'exécution du projet.

Après la vérification de système en cours de développement, le Bureau du vérificateur général a demandé à ce que les soldes d'ouverture du système SAP concordent bien avec les balances de vérification après fermeture dans le SFG et à ce que les grands livres auxiliaires liés aux balances de vérification après fermeture soient transférés dans le SAP et soient conformes aux soldes de fermeture des grands livres auxiliaires dans le SFG.

La présente vérification visait à fournir une assurance raisonnable que le processus de conversion des soldes de l'ancien système financier (SFG) dans le système nouvellement implanté (SAP) s'était révélé efficace, exact et complet. Pour confirmer l'efficacité, la vérification devait démontrer que le processus de conversion avait fait l'objet d'une documentation, d'essais et d'un suivi adéquats.

PORTÉE

La vérification a porté sur les soldes de clôture de l'exercice financier 2010-2011 provenant du SFG et les soldes d'ouverture de l’exercice financier 2011-2012 figurant dans le système SAP. Elle s'est appuyée en partie sur le travail effectué dans le cadre de la vérification du projet Felix et s'est achevée en juillet 2012.

POINTS FORTS

En ce qui concerne le projet Felix, une vérification des systèmes en cours de développement a été effectuée. La Division de la vérification interne de RNCan a participé à l'examen précédant la mise en œuvre (contrôles) ainsi qu'à la conversion (à titre d'exemple, l'équipe de vérification a examiné les résultats de plusieurs tests et rapprochements).

L'équipe du projet Felix et la Direction de la gestion financière (DGF) ont suivi un processus structuré pour la conversion des données.

La DGF a établi une feuille de calcul détaillée pour toute opération de conversion visant plusieurs livres auxiliaires. Ces feuilles de calcul ont été utilisées dans le cadre de la conversion des données de l'ancien système financier dans le système SAP.

POINTS À AMÉLIORER

Aucun

CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION ET OPINION

La vérification du projet Felix a permis de constater que bien que l'épuration des données et le rapprochement des soldes avant de terminer le travail sur les données financières de fin d’exercice dans le SFG se soient révélés complexes en raison des contraintes de temps liées à l’exécution de ces travaux, l'intégralité et l'intégrité des données chargées dans le système SAP ont été jugées satisfaisantes. La Direction de la vérification est à même de fournir une assurance raisonnable que la conversion des soldes de l'ancien système financier dans le système SAP a été efficace, exacte et complète.

À mon avis, le processus de conversion des soldes d'ouverture du système SAP a été documenté, testé et suivi comme prévu et a abouti à des renseignements exacts et complets dans le nouveau système SAP.

ÉNONCÉ D'ASSURANCE

Selon mon avis professionnel à titre de Dirigeant principal de la vérification, j’estime que des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et que des données ont été collectées pour confirmer l’exactitude de l’opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion est basée sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification et des critères de vérification préétablis et convenus par la Direction. Elle ne s’applique qu’à l’entité examinée.

Christian Asselin, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

Cette vérification ne donne lieu à aucune recommandation. Par conséquent, aucun plan d’action n'est requis de la part de la direction.

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

En 2002, RNCan a entrepris le Projet d’information de gestion intégrée, qui a permis de conclure que le système ministériel de gestion financière, le Système financier du gouvernement (SFG), ne répondait plus aux besoins en matière d’information de gestion. De plus, il était de plus en plus difficile de répondre aux exigences de l'organisme central, car aucun autre ministère n'utilisait le SFG et le fournisseur n'offrait plus de soutien pour ce produit. Il a ainsi été convenu que RNCan avait besoin d’un nouveau système financier ministériel.

Dans le cadre d'une initiative de renouvellement des systèmes financiers mise de l’avant en 2008, une analyse de rentabilisation a été effectuée puis approuvée par la haute direction en 2009. Celle-ci recommandait le remplacement du Système financier du gouvernement (SFG) par le truchement d'un partenariat avec Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). Ce partenariat prévoit que les ministères partagent un système SAP unique, de même que des processus opérationnels communs.

RNCan a lancé un projet intitulé « Felix » en vue d'assurer l'implantation du nouveau système. RNCan et AAC ont signé un protocole d'entente, et le projet Felix a obtenu une approbation définitive de projet de la part des ministres du Conseil du Trésor le 25 mars 2010.

RNCan a procédé au lancement ou à la « mise en service » du système le 4 avril 2011, et le SAP remplace depuis le SFG ainsi que certains autres systèmes de gestion de projet.

Lorsqu'un nouveau système est lancé, les données de l'ancien système doivent être transférées vers le nouveau. La conversion modifie grandement les méthodes de traitement de l'information. Dans le cas présent, les deux systèmes utilisaient les mêmes comptes de rapports financiers (CRF), ce qui assurait une certaine uniformité. Les comptes du grand livre auxiliaire de l'ancien et du nouveau système n'avaient toutefois pas été uniformisés, et le Bureau du vérificateur général a demandé que l’on réalise un rapprochement avec les données du grand livre auxiliaire dans le cadre de la vérification.

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

La Direction de la vérification de RNCan a réalisé une vérification des systèmes en cours de développement relative au projet Felix en 2010-2011Note de bas de page 1. La vérification visait à évaluer l'état du projet au regard de la production des livrables par rapport aux plans initiaux (c.-à-d. les coûts, la fonctionnalité et les délais) et à fournir une rétroaction au Ministère au sujet des questions et des préoccupations susceptibles d'avoir une incidence sur la réussite de l'exécution du projet.

Après la vérification de système en cours de développement, le Bureau du vérificateur général a demandé à ce que les soldes d'ouverture du système SAP concordent bien avec les balances de vérification après fermeture dans le SFG et à ce que les grands livres auxiliaires liés aux balances de vérification après fermeture soient transférés dans le SAP et soient conformes aux soldes de fermeture des grands livres auxiliaires dans le SFG.

La présente vérification visait à fournir une assurance raisonnable que le processus de conversion des soldes de l'ancien système financier (SFG) dans le système nouvellement implanté (SAP) s'était révélé efficace, exact et complet. Pour en confirmer l'efficacité, la vérification devait démontrer que le processus avait fait l'objet d'une documentation, d'essais et d'un suivi adéquats.

RISQUES MINISTÉRIELS

L'équipe de vérification a identifié les risques suivants :

  • les outils de conversion des soldes d'ouverture n'ont pas été utilisés efficacement;
  • les renseignements et les soldes financiers transférés vers le système SAP à partir du SFG n'étaient ni exacts, ni complets.

PORTÉE ET MÉTHODOLOGIE

La vérification a porté sur les soldes de clôture de l'année financière 2010-2011 provenant du SFG et les soldes d'ouverture de l'année financière 2011-2012 figurant dans le système SAP. Seuls les soldes d'ouverture des livres auxiliaires ont été examinés en détail. On a examiné les soldes d’ouverture qui n’étaient pas liés aux grands livres auxiliaires afin de confirmer que les soldes de fermeture dans le SFG concordaient avec les soldes d’ouverture dans le SAP.

Comme le Bureau du vérificateur général avait déjà examiné les ajustements effectués avant l’établissement de la balance de vérification après fermeture dans le SFG, ces ajustements ont été exclus de la présente vérification.

La méthode de vérification a inclus les tâches suivantes :

  • examiner les principaux documents et la documentation de référence pertinente;
  • mener des entrevues avec le personnel clé;
  • effectuer de l'observation directe en fonction de l'information recueillie, au besoin.

Elle s'est appuyée sur certains travaux effectués précédemment dans le cadre de la vérification du projet Felix.

La vérification du projet Felix a porté sur les éléments suivants :

  • les rapports sur le projet fournis à la haute direction (p. ex. sur les coûts, la fonctionnalité et les délais);
  • l'assurance de la qualité (p. ex. plans d'exécution du projet, gestion des risques et évaluation des livrables);
  • la gestion du changement (p. ex. soutien à la gestion et modification des processus opérationnels);
  • la formation (p. ex. mise en parallèle des changements opérationnels avec la fonctionnalité du système, documents de formation et formation des formateurs et des utilisateurs finaux);
  • les rapports ministériels (p. ex. établissement des exigences en matière de production de rapports, capacité de production de rapports);
  • les rapports des utilisateurs finaux (p. ex. répondre aux besoins opérationnels);
  • les interfaces du système (p. ex. planification, configuration, mise à l'essai et validation);
  • la sécurité du développement du système;
  • la répartition des tâches au sein du système (c.-à-d. rôles professionnels et autorisations dans le SAP);
  • la sécurité du réseau et de l'infrastructure (p. ex. détermination des risques, correction, surveillance et rapports);
  • la mise en œuvre du projet, de même que la stratégie et le plan en vue du lancement (p. ex. exhaustifs, intégrés, financés);
  • le soutien en service (p. ex. gouvernance, modèle de gestion, protocole d'entente et accords sur les niveaux de service, rôles et responsabilités, détermination des priorités, satisfaction des besoins prévus des utilisateurs, embauche et formation).

La Division de la vérification interne de RNCan a pris part à l'examen précédant la mise en œuvre (c.-à-d. examen de la sécurité, de la conversion et de l'épuration des données).

La vérification s'est achevée en juillet 2012.

CRITÈRES

Le travail de vérification sur le terrain et la conclusion globale de la vérification sont basés sur les critères ci-dessous :

  1. Les processus de conversion ont été documentés, testés et ont fait l’objet d’un suivi conformément à ce qui était prévu.
  2. L'information et les soldes financiers transférés du SFG vers le SAP ont été examinés dans le but d'en assurer l'exactitude et l'intégralité.
  3. Des mesures adéquates ont été adoptées pour corriger les anomalies.
  4. Les autorisations appropriées ont été obtenues, au besoin.  

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

CONVERSION

CONSTATATION SOMMAIRE

Selon les travaux effectués par l'équipe de vérification du projet Felix, le processus de conversion exécuté en vue du transfert des soldes de l'ancien vers le nouveau système financier s'est avéré efficace en cela qu'il a été documenté, testé et suivi comme prévu.

OBSERVATIONS CONNEXES

La vérification du projet Felix a permis de constater que bien que l'épuration des données et le rapprochement des soldes avant de terminer le travail sur les données financières de fin d’exercice dans le SFG se soient révélés complexes en raison des contraintes de temps liées à la mise en œuvre, la conversion des données a progressé de sorte que l’intégralité et l’intégrité des données chargées dans le système SAP ont été jugées satisfaisantes.

L'équipe de vérification du projet Felix a confirmé que le processus de mise à l'essai de la conversion a été exécuté conformément à la stratégie de transfert documentée. L'équipe de vérification a obtenu le document détaillant la stratégie de transfert, a assisté aux réunions du groupe de travail et a confirmé que l'équipe du projet Felix avait eu recours à une liste de vérification pour assurer l'exécution du transfert conformément à la stratégie dans le cadre de la conversion.

Les stratégies de mise en œuvre et de déploiement du projet Felix étaient complètes et intégrées aux autres stratégies ministérielles, de même qu'à celles des partenaires. Elles ont fait l'objet de rapports exhaustifs à la haute direction et ont obtenu son aval. Le déploiement s’est déroulé alors que les anciens systèmes étaient encore en fonction. Le nouveau système a été utilisé pour traiter les opérations du nouvel exercice, tandis que les anciens systèmes ont servi au traitement des opérations de fin d’exercice et à l’établissement de soldes de fin d’exercice.

La vérification des systèmes en cours de développement relative au projet Felix s'est penchée sur plusieurs éléments de la conversion des données, y compris la structure organisationnelle du grand livre général, les plans comptables, les données principales, de même que les soldes de clôture et d’ouverture.

La conversion de données se réfère au processus par lequel des données sont extraites de l'ancien système et sont chargées dans le SAP de manière à assurer leur intégralité et intégrité, soit par la conversion automatisée ou manuelle des données ou par le chargement des données principales.

Une stratégie de conversion des soldes d’ouverture a été établie, approuvée et mise en œuvre en février 2011. Les rôles et les responsabilités des principaux intervenants (la DGF, l'équipe du projet Felix/SAP, le Bureau des services partagés et Agriculture et Agroalimentaire Canada) ont été définis dans ce document.

L'équipe de vérification du projet Felix a réalisé des entrevues avec des représentants de la DGF et a examiné la documentation, les rapports d'état de la conversion et les activités de surveillance de la direction (p. ex. méthodes et stratégie de conversion, plan directeur, liste de vérification du transfert, liste de vérification des activités de conversion/d'interface, tableau de bord du promoteur du projet au niveau des SMA) afin de détecter tout problème éventuel.

RECOMMANDATION

Aucune

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

Non requis

RAPPROCHEMENT

CONSTATATION SOMMAIRE

Au niveau des comptes de rapports financiers (CRF), les soldes du SFG et du SAP concordent. Ceci a été confirmé de manière indépendante par le Receveur général. Les rapprochements des livres auxiliaires transférés du SFG vers le nouveau système financier SAP ont été examinés par l’équipe de vérification et se sont avérés exacts et complets.

OBSERVATIONS CONNEXES

Le Receveur général a confirmé au terme de son examen que les soldes de clôture de 2010-2011 et les soldes d'ouverture de 2011-2012 correspondaient à l’échelle des CRF.

Au total, 94 de CRF ont été convertis et téléchargés dans le nouveau système financier. De ce nombre, 37 étaient associés à de grands livres auxiliaires. L'équipe de vérification a examiné 100 p. 100 des CRF liés à des livres auxiliaires et a constaté que les soldes transférés étaient à la fois exacts et complets. La DGF a fourni à la Direction de la vérification l’information téléchargée de l'ancien système financier ainsi que les soldes d’ouverture du système SAP. L'équipe de vérification a examiné le travail de rapprochement réalisé par la DGF et a effectué une analyse supplémentaire dans le but de garantir que les montants inscrits dans les livres auxiliaires du SFG correspondaient aux soldes d’ouverture figurant dans ceux du système SAP. La DGF a travaillé d'arrache-pied pour produire une liste détaillée des livres auxiliaires du SFG en vue de confirmer les sommes des CRF. La Direction de la vérification a effectué le travail nécessaire afin d'assurer la fiabilité des listes détaillées chargées dans le SAP et de confirmer la réalisation adéquate des téléchargements. Le processus de conversion a nécessité la préparation d'un bilan pour chaque CRF. Bien que ces bilans aient été établis au début, la DGF ne les a pas mis à jour après l'achèvement des travaux. Ceci ne semble pas avoir entraîné de répercussions négatives sur le processus de conversion ni sur l’exactitude de la conversion.

RECOMMANDATION

Aucune

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

Non requis