Vérification des services partagés dans les bureaux régionaux AU1204

SOMMAIRE

INTRODUCTION

Le Bureau des services partagés (BSP) de Ressources naturelles Canada (RNCan) exécute certaines fonctions centrales, notamment les finances, l’approvisionnement, les services de soutien des ressources humaines, les services de soutien de la technologie de l’information et les services liés à la gestion des activités opérationnelles, par exemple les services pour le parc automobile et les bâtiments. Ces services sont offerts dans la région de la capitale nationale (RCN), ainsi que dans cinq régions du Canada – Pacifique, Prairies et Nord, Centre, Québec et Atlantique. Chaque organisation régionale est gérée par un gestionnaire régional. L’orientation fonctionnelle des services exécutés dans les régions est donnée par les directeurs des services suivants du BSP : Services en ressources humaines et systèmes; Services de la technologie de l’information; Services liés aux finances et à l’approvisionnement; et Services liés à la gestion des activités opérationnelles. Ces directeurs fonctionnels travaillent dans la RCN. Un organigramme de BSP dans les bureaux régionaux est présenté à l’annexe A.

L’objectif global de la présente vérification était d’évaluer les pratiques de gestion liées aux services de soutien interne offerts dans les bureaux régionaux. Plus précisément, elle visait à donner une certitude raisonnable quant aux aspects suivants :

  • les services de soutien du BSP offerts dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques et aux procédures du Conseil du Trésor (CT) et de RNCan;
  • les services de soutien du BSP offerts dans les bureaux régionaux sont efficaces;
  • les services de soutien des bureaux régionaux sont conformes aux indicateurs de rendement clés (IRC) établis par le BSP.

La portée de la vérification incluait les activités que le BSP est responsable de réaliser dans les bureaux régionaux. Elle n’englobait pas l’examen des ressources transférées au BSP par les régions et les secteurs. Elle était axée sur les services actuellement offerts par le BSP dans les régions. L’échantillon des transactions provient de l’exercice 2010-2011. Les biens acquis après 1999 ont également été intégrés à l’échantillon de vérification.

Alors que le montant total des paiements traités pour RNCan en 2010-2011 était de 4,5 G$, cela a été effectué par 262,613 transactions. Les bureaux régionaux traitent des paiements représentant 0,8 % ou 36 M$, cela a été effectué par 8,435 transactions.

POINTS FORTS

Les employés du BSP dans les régions font partie intégrante des équipes de gestion régionales. Ils rencontrent régulièrement la direction. Ils donnent un service réactif au personnel sectoriel, et dans toutes les régions, le délai de traitement est beaucoup plus court que les normes établies. Les régions semblent travailler en collaboration de façon à ce qu’une charge de travail trop lourde dans une région soit partagée avec les autres régions.

DOMAINES À AMÉLIORER

Même si des processus avaient été mis en place pour les biens, l’approvisionnement et les comptes créditeurs, les régions ne les appliquaient pas systématiquement. Les dossiers de contrats doivent être mieux documentés afin que le suivi de la documentation soit complet.

CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION INTERNE

La Direction de la vérification peut donner une certitude raisonnable quant aux aspects suivants : les services de soutien du BSP offerts dans deux des cinq bureaux régionaux sont conformes aux politiques et aux procédures du CT et de RNCan, ils sont efficaces et ils satisfont aux IRC établis pour les comptes créditeurs. Trois bureaux régionaux ne suivent pas systématiquement le processus de vérification des comptes établi par le Ministère; plus précisément, ils ne remplissent pas la liste de vérification des comptes requise pour certains paiements. Deux bureaux régionaux ne font pas la délégation appropriée des pouvoirs liés à la confirmation de la réception des biens et des services et à la passation de marchés. La base de données concernant l’aliénation des biens n’est pas mise à jour. En ce qui concerne l'efficacité, toutes les régions répondaient aux indicateurs de rendements clés établis par le ministère. Toutefois, une région n'a pas suivi les processus normalisés et a par le fait même créé des inefficacités dans le processus d'approvisionnement.

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

SGI Fournit à RNCan une approche systématique et directionnelle et qui donne des repères afin d’atteindre ses objectifs stratégiques et opérationnels en faisant preuve de leadership dans les domaines de la finance, des ressources humaines, de la santé, de la sécurité et de la gestion des urgences, de la gestion de l'information, des technologies de l'information, de l'accès à l'information et à la protection de la vie privée et des biens immobiliers tout en assumant les quatre rôles suivants : (1) Veiller à ce que les obligations liées aux lois, aux règlements et aux politiques soient identifiées, comprises et respectées; (2) Assumer un leadership et une orientation dans les domaines stratégiques et fonctionnels; (3) Maintenir des fonctions de surveillance et de conformité et préparer les rapports redditionnels; et (4) Améliorer la prise de décisions et les pratiques de gestion en réponse aux besoins opérationnels de RNCan.

Le Bureau des services partagés (BSP) du SGSI a été créé en janvier 2005. Certaines fonctions centrales, par exemple les finances, l’approvisionnement, les services de soutien des ressources humaines, les services de soutien de la technologie de l’information et les services liés à la gestion des activités opérationnelles comme les services du parc automobile et des bâtiments, qui étaient auparavant effectuées par chaque secteur ont été regroupées pour former le BSP. De plus, les régions du BSP sont l’agent d’exécution de certaines directions stratégiques du SGSI, notamment la Division de la gestion des biens immobiliers et de l’environnement et la direction responsable de la sécurité qui n’ont aucune capacité dans les régions. Les secteurs ont transféré des ressources financières et humaines au BSP pour couvrir les coûts des activités des services partagés.

Cinq organisations régionales qui relèvent du directeur exécutif adjoint ont été créées au sein du BSP – Pacifique, Prairies et Nord, Centre, Québec et Atlantique. Chaque organisation régionale est gérée par un gestionnaire régional. L’orientation fonctionnelle des services offerts dans les régions est donnée par les directeurs suivants du BSP : Services en ressources humaines et systèmes; Services de la technologie de l’information; Services liés aux finances et à l’approvisionnement. Le directeur exécutif adjoint du BSP donne l’orientation fonctionnelle pour les services liés à la gestion des activités opérationnelles. Un organigramme de BSP dans les bureaux régionaux est présenté à l’annexe A.

Lorsque le BSP a été créé, des ententes de services ont été négociées entre le BSP et les secteurs. Ces ententes ont expiré en 2008 et n’ont pas été renégociées. Le BSP est en train d’établir des indicateurs de rendement clés (IRC) pour faire des rapports sur les délais de traitement et de service liés à certaines activités. Le cas échéant, ces IRC engloberont les activités réalisées dans les régions.

Même si le nombre de transactions traitées et de services offerts par le BSP a augmenté, les secteurs n’ont transféré aucune ressource supplémentaire. Le BSP a reçu un financement supplémentaire pour quelques activités nouvelles ou brèves. Grâce aux innovations amenées par le BSP, certaines activités ont été simplifiées dans les régions pour compenser les réductions budgétaires, notamment celles qui sont liées à l’examen stratégique, et d’autres réductions budgétaires globales. Au moment de la vérification, le BSP comptait approximativement 600 employés à temps plein, dont 179 dans les régions.

Alors que le montant total des paiements traités pour RNCan en 2010-2011 était de 4,5 G$, cela a été effectué par 262,613 transactions. Les bureaux régionaux traitent des paiements représentant 0,8 % ou 36 M$, cela a été effectué par 8,435 transactions.

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Le but global de la présente vérification était d’évaluer les pratiques de gestion liées aux services de soutien interne donnés dans les bureaux régionaux. Plus précisément, elle visait à donner une certitude raisonnable quant aux aspects suivants :

  • les services de soutien du BSP offerts dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques et aux procédures du Conseil du Trésor (CT) et de RNCan;
  • les services de soutien du BSP offerts dans les bureaux régionaux sont efficaces;
  • les services de soutien des bureaux régionaux sont conformes aux indicateurs de rendement clés (IRC) établis par le BSP.

PORTÉE ET MÉTHODE

La méthode utilisée pour la vérification est inspirée de la Politique sur la vérification interne du CT et des normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes. Elle prévoyait notamment les tâches suivantes :

  • un examen de la documentation contextuelle pertinente;
  • des entrevues avec des employés importants;
  • l’utilisation d’échantillons statistiques et discrétionnaires pour l’examen des comptes créditeurs, des cartes d’achat, de l’approvisionnement et des biens.

La portée de la vérification englobait les activités que le BSP est responsable de réaliser dans les bureaux régionaux. Les activités qui avaient fait l’objet d’une vérification récente ont été exclues. Ainsi, les services du parc automobile et de la dotation n’ont pas été intégrés à la vérification. Les activités qui sont réalisées à l’administration centrale et qui ne concernent pas uniquement les bureaux régionaux ont aussi été exclues, par exemple le paiement électronique.

La vérification n’incluait pas l’examen des ressources transférées au BSP par les régions et les secteurs. L’accent était mis sur les services déjà existants fournis par le BSP dans les régions.

Les échantillons de transactions proviennent de l’exercice 2010-2011. Les biens qui ont été acquis après 1999 ont été intégrés à l’échantillon de vérification.

Il est à noter que la vérification a été principalement axée sur les services du BSP offerts dans le plus vaste site de traitement de chaque région. Voici précisément où ont eu lieu les visites de sites.

Région Visite sur place
Pacifique Centre de foresterie du Pacifique (Victoria)
Prairies et Nord Centre de foresterie du Nord (Edmonton) et Commission géologique (Edmonton)
Centre Centre de foresterie des Grands Lacs (Sault-Ste-Marie)
Québec Centre de foresterie des Laurentides (Sainte-Foy) et Commission géologique du Canada (Québec)
Atlantique Centre de foresterie de l’Atlantique (Fredericton)

CRITÈRES

Les critères ont été établis en fonction des divers types d’activités opérationnelles du BSP. Lorsque c’était possible, on a utilisé les critères établis pour des vérifications similaires d’activités opérationnelles qui avaient été réalisées dans la RCN. Le travail de vérification sur place et la conclusion globale de la vérification sont basés sur ces critères. Des critères de vérification détaillés sont présentés à l’annexe B.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

CONFORMITÉ

Constatation sommaire

Les travaux de vérification ont consisté à examiner la conformité des processus liés aux comptes créditeurs, aux cartes d’achat, aux biens et à l’approvisionnement aux politiques et aux procédures du CT et de RNCan. Aucun fait n’indique que des achats ou des paiements ont été effectués sans factures et/ou reçus, mais il y a, dans une région, des cas de non-conformité à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Trois régions ne suivent pas toujours le processus de vérification des comptes établi par le Ministère; plus précisément, elles ne remplissent pas toujours la liste de vérification requise pour certains paiements. De plus, la base de données des biens n’a pas été mise à jour pour tenir compte des aliénations.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONSNote de bas de page 1
Type de risque Niveau du risque lié à la vérification Répercussions
Conformité ModéréNote de bas de page 2 La non-conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques peut mener au versement de paiements qui ne sont pas autorisés.
Surveillance Modéré Selon le Plan d’assurance de la qualité et d’échantillonnage statistique de RNCan pour la vérification des comptes, les transactions à risque élevé doivent être examinées en détail. Si ce n’est pas le cas, ces transactions ne sont pas surveillées adéquatement.
Rapports Modéré Si de l’information erronée est entrée dans le module des biens, les outils de rapport seront inefficaces, ce qui peut mener à des décisions mal documentées.
Constatations connexes
COMPTES FOURNISSEURS

Le processus de traitement d’une facture à des fins de paiement exige qu’un gestionnaire responsable atteste, en signant la facture, que les biens ou les services ont été reçus et que les prix étaient justes. Cette exigence prévue à l’article 34 de la LGFP est appelée « attestation prévue à l’article 34 de la LGFP ». Chaque gestionnaire est responsable de l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP, mais les membres du personnel du BSP sont responsables de veiller à ce que la transaction soit signée avant d’effectuer le paiement. Dans le cas d’un paiement de plus de 25 000 $, les membres du personnel du BSP sont responsables de veiller à ce que la personne qui fait l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP en ait l’autorité par le biais du processus de vérification des comptes. Dans trois des cinq régions examinées, il n’y avait aucun problème lié à l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP. Toutes les transactions examinées avaient été attestées de façon adéquate.

Il y avait des problèmes dans une région : soit que l’attestation n’avait pas été faite ou que la personne qui avait fait l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP n’avait pas le pouvoir de la faire. Des problèmes liés à l’attestation représentaient 10 % des 47 transactions aléatoire examinées, dont les transactions suivantes :

  • quatre transactions ont été traitées pour paiement sans l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP; Le BSP est responsable de veiller à ce que toutes les factures soient certifiées avec une signature pour section 34 de la LGFP. Le montant total de ces 4 transactions était approximativement de 9 725 $; et
  • dans le cas d’une cinquième transaction, une personne n’ayant pas l’autorité a fait l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP. Il s’agissait d’une transaction de 30 000 $ qui aurait dû être signalée lors du processus de vérification des comptes.

Dans une région, l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP avait été rédigée au début de l’année pour certains services réguliers et contractuels, par exemple la gestion des déchets. La Région les considérait comme des “approbations en gros”. Au début de l’année, le gestionnaire avait autorisé les dépenses jusqu’à un certain montant estimé. Chaque mois, la facture reçue était payée en fonction de l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP qui avait été faite au début de l’année. L’objectif de cette attestation est de confirmer que les biens ou les services ont été reçus et que les prix sont justes. Dans certains cas, surtout en raison d’exigences contractuelles, l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP et le paiement peuvent être faits avant que les biens et les services ne soient reçus. Ces paiements n’avaient pas été faits avant la réception des biens et des services, et aucune exigence contractuelle ne nécessitait un paiement à l’avance. La région n’a choisi que des vendeurs qui demandaient des paiements mensuels réguliers et avec lesquels RNCan faisait affaire. La politique du CT énonce certains critères qui permettent de faire les paiements avant que l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP ne soit faite. Ces vendeurs pourraient satisfaire à ces critères. Même si cette région peut faire des paiements à ces vendeurs avant d’avoir fait l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP, elle ne peut pas faire cette attestation avant d’avoir reçu les biens ou les services.

Voici ce qu’énonce la directive du CT pour le traitement des paiements.

La dépense des fonds publics exige le maintien de normes élevées en matière d’intégrité, de responsabilisation et de transparence. Pour ce faire, il est nécessaire d’instaurer des processus de vérification des comptes fiables qui assurent la saine gérance des ressources financières. Dans le cadre du processus de vérification des comptes, il faut examiner l’exactitude des opérations en veillant notamment à ce que les paiements ne soient pas effectués en double, que les remises aient été déduites, que les charges qui ne sont pas exigibles aient été supprimées et que les montants aient été calculés correctementNote de bas de page 3.

RNCan a élaboré le Plan d’assurance de la qualité et d’échantillonnage statistique pour la vérification des comptes. Ce plan décrit trois niveaux de risque pour les transactions. Un échantillon de transactions à risque faible et moyen peut être examiné en détail après le versement du paiement afin d’en vérifier l’exactitude, mais les transactions à risque élevé doivent être examinées avant le versement du paiement afin d’en vérifier l’exactitude. Pour faciliter ce processus, une liste de vérification des comptes a été dressée pour l’examen des transactions à risque élevé. Celles-ci comprennent les paiements supérieurs à 25 000 $, les frais de voyage à l’étranger et les frais de conférence. La liste de vérification énonce les mesures que l’examinateur a prises avant de faire le paiement, notamment confirmer que l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP a été faite par l’autorité pertinente et que la documentation accompagne la facture à l’appui du paiement. Comme ces paiements ne font pas partie de l’échantillonnage statistique utilisé pour la vérification des comptes, la liste de vérification représente une mesure de contrôle importante, parce qu’elle empêche de faire un paiement en l’absence de la documentation et du pouvoir approprié.

Les employés de BSP dans trois régions n’utilisent pas systématiquement la liste de vérification pour examiner les transactions à risque élevé.

  • une région ne l’utilise pas pour les transactions d’une valeur supérieure à 25 000 $ et pour les frais de conférence;
  • une région ne l’utilise pas pour les frais de conférence; et
  • une région ne l’utilise pas pour les frais de voyage à l’étranger.

Si la liste de vérification n’est pas remplie, il est difficile de confirmer que la vérification des comptes a bien eu lieu.

CARTES D’ACHAT

Les cartes d’achat sont des cartes de crédit qui représentent une méthode commode et pratique d’acheter et de payer des biens et des services tout en assurant un contrôle financier. Elles simplifient le processus d’achat et de paiement des biens et des services, réduisant ainsi le coût du processus d’achat et de dépenseNote de bas de page 4. Le personnel de RNCan ne peut traiter les paiements d’une valeur supérieure à 5 000 $ avec la carte d’achat.

L’échantillonnage de vérification comprenait seulement les transactions faites au moyen de cartes d’achat tenues par des membres du personnel du BSP dans les régions. Les employés de BSP dans les régions se servent des cartes d’achat pour les transactions de faible valeur monétaire. Dans tous les cas, il a été facile d’avoir accès à la documentation connexe, qui avait été jointe à la facture ou classée par le vendeur.

RNCan reçoit une facture pour l’ensemble du Ministère, qui est payée par le BSP à Ottawa. Ce paiement est versé avant que l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP ne soit faite. Cela satisfait au critère du CT, qui permet de verser certains paiements avant que cette attestation ne soit faite. Chaque détenteur d’une carte d’achat reçoit une facture électronique et doit regrouper toutes les factures connexes et vérifier si l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP a été obtenue. Une région n’avait pas mis en place un processus adéquat pour assurer l’obtention de cette attestation. Sur les 48 transactions examinées dans cette région,

  • 12 p. 100 de l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP n’avait pas été signée; et
  • 44 p. 100 étaient accompagnées de signatures et bien que l’on suppose que celles-ci représentaient l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP, on ne savait pas clairement si elles confirmaient que les biens et les services avaient été reçus et que les prix étaient justes.

Quatre régions avaient mis en place un processus efficace pour obtenir l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP aux fins des transactions réalisées avec une carte d’achat, et une région avait adopté une bonne pratique pour ce faire. Tout au long du mois, les achats étaient enregistrés sur une feuille de calcul, et le gestionnaire responsable donnait l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP sur cette feuille de calcul au fur et à mesure que les biens ou les services et les factures étaient reçus.

BIENS

RNCan utilise une base de données pour enregistrer et suivre tous les biens d’une valeur supérieure à 1 000 $. Un nouveau système financier a été mis en œuvre en avril 2011, et seuls les biens acquis après 1999 y ont été transférés. Pour constituer l’échantillonnage de vérification et réaliser l’examen des biens, l’équipe de vérification n’a tenu compte que des biens acquis après 1999. De 6 p. 100 à 39 p. 100 des biens compris dans les échantillons de vérification n’ont pu être matériellement vérifiés pour l’ensemble des régions. La principale raison qui explique cette incapacité à retrouver les biens est que les employés de BSP ne mettent pas le système à jour lorsque les biens sont aliénés. Dans de nombreux cas le BSP avait la documentation disposition au dossier, mais n'avait pas mis à jour la base de données. Dans d'autres cas les employés de BSP ne savaient pas que le secteur avait disposé de l'actif. En outre, l’équipe de vérification s’est aperçue que dans certains cas, le matériel n’était pas sur place et que la base de données n’avait pas été mise à jour pour indiquer le changement de lieu ou de gardien.

Il est à noter que seul un bien d’une valeur supérieure à 10 000 $ n’a pu être localisé. La valeur de tous les autres biens qui n’ont pas été localisés est inférieure à 10 000 $.

Valeurs en dollars des biens pas localisés Nombre des biens
0 $ - 999.99 $ 1
1 000 $ - 4 999.99 $ 25
5 000 $ - 9 999.99 $ 3
10 000 $ et Plus 1
APPROVISIONNEMENT

Toutes les régions ont recours au système d’approvisionnement électronique. Il s’agit d’une exigence qui semble être bien respectée. Avant le début du processus d’approvisionnement, le gestionnaire responsable doit confirmer qu’il y a suffisamment de fonds pour payer les biens ou les services achetés. Cela est conforme aux exigences de l’article 32 de la LGFP (attestation prévue à l’article 32 de la LGFP). Le système d’approvisionnement électronique n’envoie une demande d’approvisionnement au personnel du BSP chargé de l’approvisionnement que si un document d’engagement des dépenses a été fourni.

Comme la Direction de la vérification venait de terminer deux vérifications de l’approvisionnement qui englobaient les régions, l’équipe de vérification n’a choisi qu’un petit échantillon de transactions d’approvisionnement dans chaque région. Les constatations de cette vérification étaient consistent avec les constatations des vérifications précédentes. Aucune recommandation ne sera formulée pour la documentation manquante, parce qu’une telle recommandation a déjà été faite dans le cadre de la Vérification de la passation de marchés des services professionnelsNote de bas de page 5.

Des exigences spécifiques ont été établies pour la personne autorisée à signer un marché au nom du gouvernement du Canada. Bien que certains postes ont des pouvoirs délégués qui leur sont confiées, ces autorités sont basées sur leur fiche de spécimen de signatureNote de bas de page 6. Seuls les employés qui ont un pouvoir de passation de marchés délégué et approuvé peuvent signer les contrats, et même ces personnes ont des restrictions quant au montant qu’elles peuvent autoriser.

Dans une région, deux personnes signent les marchés sans avoir le pouvoir délégué requis. Les deux personnes du personnel ont travaillé dans un poste d’entrepreneur qui a été approuvé à autoriser les contrats mais le pouvoir adjudicateur formel n'avait pas été délégué par la fiche de spécimen de signature. L’équipe de vérification a examiné 34 transactions d’approvisionnement dans cette région et constaté que 18 p. 100 de ces contrats avaient été signés avant que les employés ne détiennent des pouvoirs délégués de passation de marché.

RECOMMANDATIONS
  1. Les régions de l’Atlantique, du Pacifique et des Prairies et du Nord doivent veiller à utiliser la liste de vérification des comptes, comme il est requis pour les transactions à risque élevé.
  2. La région du Pacifique doit suivre des politiques de RNCan pour veiller à ce que :
    1. tous les paiements ont l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP;
    2. l'autorité déléguée de la personne qui atteste Section 34 de la LGFP est confirmée avant que le paiement est émis pour les transactions à risque élevé.
  3. Dans la région du Pacifique, il faut arrêter de donner l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP pour les services réguliers et contractuels avant la réception des services.
  4. La direction du BSP doit veiller à ce que toutes les régions suivent systématiquement les politiques et les procédures de RNCan prévues pour l’aliénation des biens.
  5. La direction du BSP doit s’assurer que les contrats d’acquisition émis par le BSP ne sont autorisés que par les employés qui ont le pouvoir délégué formel.
PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

1. La direction souscrit aux conclusions.

Les agents financiers régionaux ont examiné les procédures concernant les listes de vérification et les politiques connexes, et s’assureront que la liste de vérification appropriée et courante des comptes est jointe aux documents relatifs aux paiements, au besoin.

Terminé le 31 octobre 2011

Le BSP a centralisé (au Centre de paiement des factures, à Sherbrooke) le paiement de toutes les factures de fournisseurs liées à un bon de commande.

Terminé le 30 avril 2011

Le paiement de toutes les demandes d’indemnité de déplacement sera centralisé d’ici le 30 avril 2012. La transition vers le paiement centralisé a déjà commencé avec l’annonce du nouveau processus normal de paiement en janvier 2012.

30 avril 2012

Tous les autres paiements, comme les subventions et les contributions, les paiements aux fournisseurs non liés à des bons de commande et les autres remboursements aux employés, seront centralisés et normalisés d’ici le 29 juin 2012.

29 juin 2012

2. La direction souscrit aux conclusions.

a) Les gestionnaires des finances régionaux retourneront au gestionnaire du budget, ou à un niveau supérieur, toute facture ne présentant aucune signature manuscrite ou date ou mention de conformité à l’article 34 de la LGFP.

31 octobre 2011

b) Les gestionnaires des finances régionaux ont avisé le personnel financier concerné d’effectuer la vérification manuelle obligatoire du module Fiche de spécimen de signature (FSS) pour s’assurer que les personnes qui donnent l’attestation prévue à l’article 34 possèdent le pouvoir délégué approprié pour les transactions qui ne sont pas réalisées par l’entremise de Paiement en ligne.

30 septembre 2011

Les Services financiers du BSP enverront une communication d’ici le 15 mai 2012 aux gestionnaires des niveaux 3 à 5 de la délégation du pouvoir de signer des documents financiers, pour leur rappeler qu’ils doivent s’assurer :

  • qu’ils disposent du pouvoir approprié et valide de signature prévue à l’article 34 de la LGFP avant d’autoriser des demandes de paiement en vertu de l’article 34 de la LGFP; et
  • que leur FSS valide est remplie et activée (c.-à-d. délégation officielle du pouvoir de signer des documents financiers).

30 avril 2012

Les Services financiers du BSP feront un suivi auprès des gestionnaires en cas de non-conformité et prendront les mesures appropriées (ex. : le retrait des pouvoirs délégués).

15 mai 2012

3. La direction souscrit aux conclusions.

L’utilisation de formulaires généraux selon l’article 34 a cessé depuis le 23 septembre 2011. Tous les paiements mensuels ou récurrents devront avoir une signature manuscrite et une date en vertu de l’article 34. On a informé le personnel financier de tous les bureaux de la région du Pacifique par écrit, et on lui a demandé d’en confirmer sa compréhension.

30 septembre 2012

4. La direction souscrit aux conclusions.

Le BSP mettra en œuvre des processus et des procédures pour s’assurer, par exemple, que l’aliénation des biens est adéquatement documentée (incluant les régions). Le BSP a élaboré des processus et des procédures détaillées de gestion des biens de RNCan pour fournir des protocoles uniformes à tous les gestionnaires de biens de BSP dans l’ensemble du Ministère (notamment dans les régions). Tous les employés responsables de la gestion des biens devront confirmer par écrit qu’ils comprennent les processus et les procédures.

30 mars 2012

Les procédures sur le site intranet et la carte des processus opérationnels liée seront également mises à jour afin d’assurer que les gestionnaires de RNCan comprennent leurs responsabilités dans le cadre du processus d’aliénation des biens.

30 avril 2012

5. La direction souscrit aux conclusions.

Un processus a été mis en œuvre le 1er avril 2011 pour empêcher les employés de l’approvisionnement de BSP qui ne possèdent pas le pouvoir délégué approprié d’approuver des contrats d’approvisionnement. Ce processus du SAP a été examiné au cours de la vérification de la mise en œuvre de Félix. À compter du 7 février 2012, tous les employés de l’approvisionnement de BSP doivent, dans le cadre de ce processus, reconnaître leurs responsabilités afin d’être des personnes officiellement désignées pour exercer les pouvoirs de passation des marchés.

Terminé le 7 février 2012

EFFICACITÉ

Constatation sommaire

Les régions se servent des outils qui sont à leur disposition pour faire en sorte que les activités soient réalisées avec efficacité. Une région était inefficace, car elle exige l’utilisation de bons de commande locaux (BCL) pour acheter des articles peu dispendieux avec la carte d’achat.

Constatations connexes
APPROVISIONNEMENT

Toutes les régions se servent du système d’approvisionnement en ligne pour simplifier les demandes d’achat. Les régions utilisent les cartes d’achat plutôt que les BCL. Elles ont collaboré pour rattraper les retards dans les achats dus au volume ou aux absences.

En 2010-2011, quatre régions avaient une moyenne de 175 transactions d’approvisionnement d’une valeur inférieure à 25 000 $. Cette même année, une région a eu 1 191 transactions d’approvisionnement d’une valeur inférieure à 25 000 $. Les employés de BSP approvionnement dans cette région exigent un BCL pour toutes les transactions d’approvisionnement, même celles qui sont réalisées à l’aide de la carte d’achat. Cela n’est pas conforme aux politiques de RNCan et du CT qui encouragent l’utilisation des cartes d’achat, car elles représentent un moyen commode et pratique d’acheter des articles bon marché.

Un BCL avait été émis pour 51 p. 100 des transactions faites avec la carte d’achat qui ont été examinées. Pour utiliser un BCL, le gestionnaire doit en faire la demande à l’aide du système d’approvisionnement électronique. Cela nécessite une importante documentation à l’appui de l’achat. En outre, un employé chargé de l’approvisionnement doit créer le BCL et le signer. L’émission d’un BCL pour un article de faible valeur nécessite le même temps que l’émission d’un BCL pour les articles de plus grande valeur.

Un niveau système financier a été mis en œuvre le 1er avril 2011 pour garantir que les transactions sont effectuées soit par BCL ou par carte d’achat (c.-à-d. l’une ou l’autre, mais pas les deux).

TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION

Les employés des régions ont recours au service de dépannage du BSP pour la technologie de l’information (TI). Le recours à ce service a augmenté de façon constante au cours des deux dernières années. Bien que certains employés chargés de la TI continuent de recevoir directement les demandes de service, ils encouragent les employés à enregistrer officiellement leur demande d’aide par la suite. Dans certaines situations, ils font eux-mêmes cet enregistrement.

L’organisation Services partagés Canada a été créée pour gérer plus efficacement les ressources de TI, éliminer le double emploi et permettre au gouvernement de trouver un moyen plus efficient et rentable de fournir les services tout en offrant le meilleur rapport qualité-prix aux contribuables canadiens. En outre, cette organisation permet aux ministères et aux organismes de se concentrer sur leurs programmes de base plutôt que sur la gestion de leur infrastructure de la TINote de bas de page 7. Comme la planification de cette initiative a débuté au moment de la présente vérification, nous avons décidé de limiter l’examen des services de TI dans les régions et de recourir aux services de dépannage et de tenter de mieux comprendre le partage des responsabilités entre les employés TI du BSP et les employés TI des secteurs.

Dans les régions, il y a autant d’employés TI provenant du BSP, que des secteurs, à l’exception d’une région où il n’y a que des employés TI du BSP. Les tâches semblent être divisées entre ces deux catégories d’employés, mais pas toujours de la même façon dans chaque région. Dans les entrevues, les employés n’ont pas manifesté de préoccupations à l’égard de la différence dans les responsabilités. Il semble qu’ensemble, les employés de ces deux catégories assurent la satisfaction des besoins régionaux en matière de TI.

COMMUNICATION
  • La communication entre un emplacement central et des bureaux régionaux est souvent problématique, et cela ne fait pas exception à RNCan. Les employés régionaux du BSP se sont efforcés d’établir un contact avec les employés des domaines fonctionnels (c.-à-d. RH, Finances, TI) situés dans la RCN. Ils ont souvent l’impression que l’information ne leur est pas communiquée en temps opportun.
  • Le BSP a mis en place des groupes de travail régionaux qui ont contribué à la résolution des problèmes et à la recherche de moyens de travailler plus efficacement. Il existe des groupes de travail pour les installations, la TI, l’approvisionnement, les ressources humaines et les finances. Chaque groupe de travail est dirigé par un gestionnaire régional du BSP différent.
AUCUNE RECOMMANDATION

INDICATEURS DE RENDEMENT CLÉS

Constatation sommaire

À titre d’indicateur de rendement clé (IRC), le BSP a établi un objectif de 10 jours pour le versement des paiements aux fournisseurs et le remboursement des frais de déplacement. Toutes les régions traitent les transactions en beaucoup moins de temps, en moyenne 5,2 jours. L’IRC pour les achats simples est de 7 jours. La moyenne des IRC pour les transactions échantillonnées dans les régions a été établie à 6,3 jours.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Niveau du risque lié à la vérification Répercussions
Surveillance Mineur La non-surveillance des IRC peut retarder les travaux réalisés dans les régions et donc nuire à l’atteinte des objectifs d’un programme.
Constatations connexes

Voici l’une des principales recommandations qui étaient formulées dans la Vérification des pratiques de gestion du Bureau des services partagés qui a été réalisée en 2008-2009 : « examiner les normes de service actuelles afin de déterminer si elles demeurent applicables et, le cas échéant, prendre des mesures appropriées pour garantir que les normes centrales sont faciles à comprendre et mesurables et que le rendement réel à l’égard des normes est surveillé et communiqué »Note de bas de page 8.

Le BSP a mis en œuvre plusieurs IRC, notamment un pour les comptes créditeurs et un pour l’approvisionnement. Les transactions réalisées dans la RCN ont été évaluées en fonction de ces indicateurs, mais aucune évaluation n’a été réalisée dans les régions à cet effet. L’équipe de vérification a été en mesure de calculer l’IRC pour les comptes créditeurs de chaque région. En moyenne, l’IRC est de 5,2 jours, variant de 2,1 jours à 7,3 jours.

Pour l’approvisionnement, l’IRC est calculé à partir de la date à laquelle le gestionnaire a autorisé l’achat (qui est considérée comme la date de réception) jusqu’à la date à laquelle le BSP attribue le contrat. Voici ce qui est considéré comme un achat simple :

  • les services d’une valeur inférieure à 5 000 $;
  • les biens d’une valeur inférieure à 25 000 $;
  • les commandes subséquentes liées aux offres à commandes existantes.

Pour les achats simples, l’IRC est de 7 jours. La moyenne des IRC liés aux transactions échantillonnées dans les régions a été établie à 6,3 jours; cependant, toutes les dates de réception n’étaient pas indiquées. Le BSP a déjà calculé l’IRC pour l’approvisionnement dans la RCN, mais il ne l’a pas fait pour les régions.

Même si le BSP n’a pas calculé les IRC, il a surveillé la charge de travail et fait au besoin des transferts entre les régions et la RCN afin que le travail soit fait en temps opportun. L’établissement d’IRC et leur surveillance régulière représenteraient une méthode plus proactive et assureraient l’objectivité du transfert des tâches.

RECOMMANDATION

6. Le BSP de la RCN doit calculer des IRC pour les régions et s’en servir pour surveiller objectivement la charge de travail et faire les ajustements au besoin.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

6. La direction souscrit aux conclusions.

Dans le cadre de l’engagement que le BSP a pris pour s’assurer que les IRC sont respectés, les données sur les employés seront utilisées pour surveiller la productivité individuelle par région.

Le BSP communiquera régulièrement les données sur les IRC à son personnel des régions, à titre de protocole de fonctionnement normal.

30 mars 2012

ANNEXE A – ORGANIGRAMME DU BSP

Annexe A – ORGANIGRAMME DU BSP

version textuelle - Annexe A – ORGANIGRAMME DU BSP

ANNEXE A – BUREAU DES SERVICES PARTAGÉS – L'INNOVATION DANS LE SERVICE

L'Annexe A est un diagramme du Bureau des services partagés (BSP) tel qu'il est mis en œuvre dans les régions. Le diagramme montre les cinq régions : Pacifique, Prairies et Nord, Centre, Québec et Atlantique. Chaque directeur régional travaille sous l'autorité du directeur exécutif associé du BSP qui, à son tour, travaille avec les secteurs ministériels du SGSI et les directeurs fonctionnels du BSP pour s'occuper des questions régionales.
De plus, chaque directeur régional est considéré comme le chef fonctionnel régional d'un secteur précis d'activité :

  • Le directeur régional du Pacifique est le chef fonctionnel des Services d'approvisionnement et de gestion;
  • Le directeur régional des Prairies et du Nord est le chef fonctionnel des Services de gestion des ressources humaines;
  • Le directeur régional du Centre est le chef fonctionnel des Services de gestion des immeubles et des installations;
  • Le directeur régional du Québec est le chef fonctionnel des Services de gestion financière;
  • Le directeur régional de l'Atlantique est le chef fonctionnel des Services de gestion des technologies de l'information;

Le diagramme indique que chaque région se compose de plusieurs bureaux et que chaque bureau offre divers services fonctionnels.
La région du Pacifique a les bureaux et les services suivants :

  • Victoria offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information;
    • Les Services de gestion de la santé, de la sûreté, de la sécurité et de l'environnement.
  • Sidney offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.
  • Vancouver offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.
  • La région du Nord et des Prairies a les bureaux et les services suivants :
  • Edmonton offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.
  • Calgary offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.
  • Devon offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion financière.
  • Le Nord offre :
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.

La région du Centre a les bureaux et les services suivants :

  • Sault Ste Marie offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information;
    • Les Services de gestion de la santé, de la sûreté, de la sécurité et de l'environnement.
  • Les services Hamilton sont à déterminer.

La région du Québec a les bureaux et les services suivants :

  • Ste-Foy offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information;
    • Les Services de gestion de la santé, de la sûreté, de la sécurité et de l'environnement.
  • La ville de Québec offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.
  • Sherbrooke offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.
  • Varennes offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.

La région de l'Atlantique a les bureaux et les services suivants :

  • Fredericton offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion des immeubles et des installations;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information;
    • Les Services de gestion de la santé, de la sûreté, de la sécurité et de l'environnement.
  • Dartmouth offre :
    • Les Services d'approvisionnement et de gestion;
    • Les Services de gestion des ressources humaines;
    • Les Services de gestion financière;
    • Les Services de gestion des technologies de l'information.
  • Les services de Corner Brooke sont offerts par l'entremise de Fredericton.

ANNEXE B – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Objectif Critère
Les services de soutien du BSP offerts dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques et aux procédures du Conseil du Trésor (CT) et de RNCan.
Comptes créditeurs Il y a répartition des tâches entre la personne qui traite la facture et la personne responsable de l’article 33 de la LGFP. Aucune facture n’est traitée sans l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP. Aucun paiement n’est traité sans être accompagné de la documentation connexe.
Biens Les articles en stock sont consignés et surveillés. Lors de l’aliénation des biens, les systèmes pertinents sont mis à jour.
Cartes d’achat Lorsque le BSP utilise des cartes d’achat comme méthode de paiement, la documentation connexe est versée au dossier. Lorsque le BSP utilise la carte d’achat comme méthode d’approvisionnement, la documentation connexe est versée au dossier. Le personnel du BSP effectue le rapprochement des cartes d’achat mensuellement.
Approvisionnement L’outil d’approvisionnement approprié est employé pour l’approvisionnement.
Les services de soutien du BSP offerts dans les bureaux régionaux sont efficaces.
La charge de travail liée aux comptes créditeurs/à l’approvisionnement et aux TI est répartie de manière égale entre les membres du personnel des bureaux régionaux. Aucun chevauchement n’a lieu dans la fourniture de services de soutien, surtout en ce qui concerne les TI (le Secteur par rapport au personnel responsable des TI du BSP) et l’approvisionnement. Le personnel du bâtiment surveille et gère les situations pour s’assurer de la santé et la sécurité des occupants. Lorsque l’élimination de déchets dangereux est nécessaire, les politiques et procédures qui s’imposent sont en place. Les dossiers financiers sont conservés convenablement et facilement accessibles.
Les services de soutien des bureaux régionaux sont conformes aux indicateurs de rendement clés (IRC) établis par le BSP.
Finances Le délai de traitement pour le paiement des fournisseurs est conforme aux IRC.
Approvisionnement Le délai moyen de traitement des demandes simples est conforme aux IRC.

ANNEXE C – TYPES DE RISQUE STANDARD ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Types de risque standard

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSONote de bas de page 9 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient.
Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.
Contrôle – Évaluations précises des activités.
Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.
Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

Notation standard de risque de vérification

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement aux contrôles compensatoires et/ou assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.