Vérification de la mise en œuvre de l’examen stratégique de 2009 Projet AU1208

SOMMAIRE

CONTEXTE

En 2007, le gouvernement du Canada a mis en place un nouveau système de gestion des dépenses pour assurer l’optimisation de toutes les dépenses gouvernementales. L’examen stratégique est un élément important de ce système, qui vise à donner au Cabinet des avis continus au sujet de l’alignement des dépenses sur les priorités du gouvernement, du rendement et de l’optimisation des ressources. Chaque ministère doit réaliser aux quatre ans un examen stratégique de toutes ses dépenses de programme directes.

Ressources naturelles Canada (RNCan) a terminé son premier examen stratégique à l’automne de 2009 après avoir fait pendant cinq mois une évaluation complète de ses programmes. Le rapport final a été remis au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en octobre 2009. La mise en œuvre de 23 initiatives a été approuvée, et ces initiatives ont été intégrées au budget de 2010. En conséquence, le Ministère a lancé en 2010‑2011 un programme triennal de mise en œuvre, qui devrait être terminé d’ici la fin de 2012‑2013. Lorsque la mise en œuvre de l’examen stratégique sera terminée, ces initiatives permettront de réduire de 43,3 millions de dollars les coûts annuels permanents.

Même si les économies de 43,3 millions de dollars n’ont pas été directement réinvesties, RNCan a reçu de nouveaux fonds dans le budget de 2010, qui prévoyait plus précisément le financement des programmes suivants.

  • Initiative des énergies renouvelables de la prochaine génération 100 millions de dollars
  • Production d’isotopes 35 millions de dollars
  • GéoConnexions 11 millions de dollars
  • Initiative géoscientifique ciblée 12 millions de dollars

OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Le but de la présente vérification était de donner une certitude raisonnable quant à la mise en œuvre, à la surveillance et à la déclaration opportunes des mesures de réallocation financière et non financière.

PORTÉE

Les 23 initiatives d’une valeur de 43,3 millions de dollars qui ont été approuvées à la suite de l’examen stratégique de 2009 ont toutes été assujetties à la présente vérification. La période de mise en œuvre visée débute le 1er avril 2010 et se termine le 31 mars 2012.

POINTS FORTS

Le plan de mise en œuvre de l’examen stratégique contient un cadre de gestion complet qui a été communiqué aux divers intervenants à l’appui des activités de mise en œuvre.

Il est évident que toutes les réductions budgétaires ont été appliquées dans les secteurs de RNCan.

DOMAINES À AMÉLIORER

La mise en œuvre de l’examen stratégique était basée sur un cadre de gestion détaillé qui prévoyait des processus, des principes, des rôles, des responsabilités, des activités de communication, une stratégie pour les ressources humaines (RH) et des exigences en matière de surveillance et de déclaration. Le rendement de ces exigences aurait été plus élevé si les rapports sur les résultats financiers et non financiers réels obtenus en fonction du plan de réduction de 43,3 millions de dollars avaient été plus détaillés.

CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION ET OPINION

Même si la Direction de la vérification peut donner une certitude raisonnable quant à la mise en œuvre de toutes les réductions financières liées à l’examen stratégique à l’échelle des programmes, elle ne peut donner une certitude raisonnable quant à l’obtention des économies spécifiques indiquées dans le plan approuvé.

Selon moi, RNCan pourrait améliorer la surveillance et la déclaration des futures réductions de dépenses.

ÉNONCÉ ET CERTITUDE

Selon mon avis professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, j’estime que des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et que des données ont été collectées pour confirmer l’exactitude de l’opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion est basée sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification et des critères de vérification préétablis et convenus par la Direction. Elle ne s’applique qu’à l’organisation examinée.

Christian Asselin, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification
Direction de la vérification

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

CONTEXTE

En 2007, le gouvernement du Canada a mis en place un nouveau système de gestion des dépenses pour assurer l’optimisation de toutes les dépenses gouvernementales. L’examen stratégique est un élément important de ce système, qui vise à donner au Cabinet des avis continus au sujet de l’alignement des dépenses sur les priorités du gouvernement, du rendement et de l’optimisation des ressources. Chaque ministère doit réaliser aux quatre ans un examen stratégique de toutes ces dépenses de programme directes.

Les examens stratégiques visent à assurer que chaque programme du gouvernement donne des résultats pour les Canadiens. Ce processus permet de démontrer que tous les programmes sont efficaces et efficients, qu’ils sont axés sur les rôles fondamentaux du gouvernement fédéral et qu’ils correspondent aux besoins changeants des Canadiens. Il se révèle un outil efficace pour contribuer à limiter la croissance des dépenses grâce à l’examen du rendement et de la pertinence des programmes existants et à leur alignement sur les priorités gouvernementales Note de bas de page 1.

Dans le but de s’acquitter de son obligation, Ressources naturelles Canada (RNCan) a entrepris pendant cinq mois une évaluation complète de ses programmes et une planification stratégique. Il a ensuite remis le rapport final de l’examen stratégique au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en octobre 2009. Il proposait dans ce rapport 24 initiatives d’une valeur de 55,4 millions de dollars, qui devaient être réalisées en trois ans. Les réallocations représentent les changements opérationnels requis pour obtenir des réductions de dépenses, éliminer des activités ou améliorer l’efficience.

Vingt-trois initiatives ont été mises en oeuvre dans le budget 2010. L’annexe B présente les faits saillants de ces réductions selon l’exercice, le type de dépenses et le secteur. Le Ministère a donc entrepris en 2010-2011 un programme triennal de mise en œuvre, qui devrait être terminé d’ici la fin de 2012-2013. À cette date, RNCan devrait avoir terminé la mise en œuvre de ces initiatives, ce qui lui permettra de réduire de 43,3 millions de dollars les coûts annuels permanents.

Même si les économies de 43,3 millions de dollars n’ont pas été directement réinvesties, RNCan a reçu de nouveaux fonds dans le budget de 2010, qui prévoyait plus précisément le financement des programmes suivants.

  • Initiative des énergies renouvelables de la prochaine génération 100 millions de dollars
  • Production d’isotopes 35 millions de dollars
  • GéoConnexions 11 millions de dollars
  • Initiative géoscientifique ciblée 12 millions de dollars

OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

Le Plan de vérification basé sur le risque de 2011-2012 de RNCan prévoit la vérification de la mise en œuvre de l’examen stratégique.

Plus précisément, la présente vérification visait à donner une certitude raisonnable quant à la mise en œuvre, à la surveillance et à la déclaration opportunes des mesures de réallocation financière et non financière requises.

RISQUES POUR LE MINISTÈRE

Les principaux risques suivants pour l’obtention des livrables du processus de mise en œuvre de l’examen stratégique ont été cernés grâce à l’analyse de ce processus :

  • le risque qu’il n’y ait pas de déclaration et de surveillance de l’information opérationnelle et financière requise pour assurer la fiabilité et l’intégrité des données financières et opérationnelles;
  • le risque inhérent ou la probabilité que le cadre de contrôle de gestion comporte des points faibles en raison de la complexité du processus et de la multiplicité des secteurs touchés;
  • le risque inhérent ou la probabilité qu’un ou plusieurs secteurs ne se conforment pas aux exigences en matière de réallocation;
  • le risque inhérent ou la probabilité que les dates limites prévues ne soient pas respectées.

PORTÉE ET MÉTHODE

La planification et la réalisation de la vérification ont été basées sur des normes professionnelles afin d’assurer la pertinence des constatations et des conclusions de la vérification et leur conformité avec les données collectées. Le processus de vérification interne comportait trois grandes phases – planification, réalisation et déclaration – qui ont toutes été assujetties à un examen d’assurance de la qualité par des pairs.

La portée de la vérification englobait les 23 initiatives d’une valeur de 43,3 millions de dollars qui avaient été approuvées au terme de l’examen stratégique de 2009. La vérification vise la période de mise en œuvre qui débute le 1er avril 2010 et qui se termine le 31 mars 2012.

La méthode a consisté à examiner l’objectif énoncé en fonction des critères de vérification élaborés pendant la phase de la planification. Les observations, les évaluations et les conclusions ont été élaborées à l’aide d’un programme de vérification détaillé visant à réaliser des tests pour cette vérification. Des entrevues avec des membres de la direction et les responsables du processus ont été réalisées, et les principaux processus et mesures de contrôle, les objectifs de ces activités en matière de contrôle, les responsables des principales mesures de contrôle et les risques liés à ces activités ont été déterminés et documentés. Il a fallu évaluer la conception des contrôles et assurer l’efficacité des mesures de contrôle en vérifiant les résultats obtenus.

CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Les critères de vérification sont des normes raisonnables de rendement et de contrôle qui sont utilisées par la Direction de la vérification pour évaluer le caractère adéquat du processus et des pratiques de mise en œuvre de l’examen stratégique de RNCan. Ils visent à orienter la réalisation de la vérification et à constituer le fondement de l’élaboration des activités de contrôle, de la conclusion globale de la vérification et du rapport de vérification.

Voici les critères de vérification spécifiques qui ont été élaborés pour la présente vérification.

  1. L’organisation a mis en place des plans et des objectifs opérationnels en vue d’atteindre les objectifs de la mise en œuvre de l’examen stratégique.
  2. Les réallocations financières et non financières approuvées ont été mises en œuvre.
  3. La mise en œuvre des réallocations est surveillée.
  4. Les rapports sont remis à la haute direction tel que requis.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

MISE EN PLACE DES PLANS OPÉRATIONNELS

Constatation sommaire

Dans l’ensemble, RNCan a mis en place les plans opérationnels requis pour atteindre les objectifs de mise en œuvre de l’examen stratégique. Il est déterminé à respecter l’esprit et l’intention des engagements qu’il a pris en matière de réallocation dans le cadre de l’examen stratégique de 2009. Le CT a approuvé les réallocations annoncées dans le budget de 2010. RNCan est en train de mettre en œuvre les réductions, qui s’échelonneront sur une période de trois ans débutant le 1er avril 2010 et se terminant le 31 mars 2013.

Observations connexes

Le cadre de gestion documenté qui a été élaboré à l’appui des plans de mise en œuvre qui sont exécutés pour les 23 initiatives approuvées témoigne de l’engagement pris par RNCan à l’égard de l’examen stratégique. Il décrit les processus, les principes, les rôles, les responsabilités, les activités de communication, la stratégie pour les RH, les risques, les exigences en matière de surveillance et de déclaration, ainsi que les plans opérationnels détaillés pour la mise en œuvre de chacune des initiatives. Chaque Plan de mise en œuvre des réallocations contient des renseignements au sujet des réductions quantitatives prévues, ainsi que certaines mesures qualitatives requises pour que le Ministère respecte son engagement de réaliser les économies. Les sous-ministres adjoints (SMA) des secteurs touchés (Service canadien des forêts, Secteur de l’énergie, Secteur des sciences de la Terre, Secteur des minéraux et des métaux et Secteur de l’innovation et de la technologie de l’énergie) ont demandé aux directeurs généraux (DG) d’être responsables de la mise en œuvre, de la gestion et de la surveillance des réallocations spécifiques de leur secteur. L’annexe A contient un aperçu du cadre de gestion qui s’applique à l’examen stratégique.

Le plan opérationnel contenu dans le cadre de gestion est entré en vigueur le 1er avril 2010 et montre, pour chaque réallocation, les changements opérationnels spécifiques requis pour réaliser les réductions, éliminer des activités ou améliorer l’efficacité sur une période triennale. Ces plans détaillés indiquent, pour chaque réallocation, comment les objectifs financiers et non financiers seront atteints et qui en est responsable, afin que RNCan ait terminé la mise en œuvre de l’ensemble des réallocations d’ici 2012‑2013.

Le cadre de gestion comprend une stratégie ministérielle de mise en œuvre pour les RH, qui donne des orientations sur les moyens offerts pour s’occuper des 178 employés touchés par l’examen stratégique, notamment les suivants.

  • Placement – Les employés touchés par l’examen stratégique pourraient être placés dans un poste vacant équivalent dont les exigences sont similaires.
  • Attrition – De nombreux plans de réallocation prévoient que les réductions seront réalisées à cause des départs à la retraite ou des démissions.
  • Cessation des emplois de durée déterminée – Le poste des employés engagés pour une durée déterminée pourrait être supprimé s’il n’est plus nécessaire.
  • Réaménagement de l’effectif – Ce programme énonce les obligations de l’employeur à l’égard d’un employé engagé pour une durée indéterminée lorsqu’il a été décidé que les services de cet employé ne seront plus requis après une date précise.

Le plan initial des RH indiquait que 66 employés touchés pourraient être assujettis au programme de réaménagement de l’effectif, mais, de fait, seulement 14 l’ont été. Cela correspond à l’engagement du Ministère d’aider les employés et de réduire au minimum le nombre d’employés touchés par l’examen stratégique.

MISE EN ŒUVRE DES RÉALLOCATIONS

Constatation sommaire

Selon le Plan de mise en œuvre, à la fin de la période triennale de mise en œuvre, soit en 2012-2013, RNCan doit avoir entièrement mis en œuvre l’ensemble des réallocations approuvées dans le budget de 2010, ce qui lui permettra de réduire ses coûts de 43,3 millions de dollars. L’équipe de vérification a confirmé que les budgets sectoriels ont réellement été réduits des montants indiqués dans le plan.

Observations connexes

Selon le volet du cadre de gestion de la mise en œuvre de l’examen stratégique qui concerne la gouvernance, les SMA sont responsables de mettre en œuvre les engagements de réallocation financière et non financière dans leur secteur respectif. En outre, les DG de secteurs avaient la tâche de veiller à la progression de la mise en œuvre des réallocations indiquées dans le plan de l’examen stratégique et approuvées.

L’équipe de vérification a confirmé que le financement des programmes visés a été éliminé ou réduit au début de chaque exercice, conformément à l’échéancier de réallocation et n’a constaté aucun écart. Les objectifs financiers sont présentés à l’annexe B selon l’exercice, le secteur et le type de dépenses. Le contrôle du financement a été la principale mesure de contrôle préventif qui a permis de supprimer ou de réduire le budget disponible pour l’activité de programme. Cette mesure a forcé les secteurs à gérer leurs activités avec moins de fonds. En raison de cette pression financière, ceux-ci devaient, à chaque exercice, réduire ou éliminer les activités indiquées dans le Plan de mise en œuvre. Le contrôle du financement a été mis en place par le Secteur de la gestion et des services intégrés qui avait reçu moins de fonds pour l’activité de programme visée par chaque réallocation. Ensuite, les agents des programmes visés de chaque secteur ont élaboré leur mesure de contrôle budgétaire pour les domaines de responsabilité spécifiques liés à chaque réallocation.

SURVEILLANCE DE LA MISE EN ŒUVRE

Constatation sommaire

Même si les budgets ont été diminués conformément aux réductions approuvées, il y a eu peu d’analyse de l’information financière et non financière concernant les réductions de dépenses détaillées qui ont été réalisées en fonction du plan de l’examen stratégique approuvé.

Observations connexes

Le Secteur de l’intégration des sciences et des politiques (SISP) a élaboré un modèle standard d’un rapport d’autoévaluation qui est envoyé deux fois par année aux SMA et aux DG des secteurs. L’objectif de ce rapport est de surveiller les activités réelles de mise en œuvre. L’information et les résultats obtenus sont analysés, résumés et présentés deux fois par année au Comité exécutif de la haute direction dans le cadre de l’examen financier ministériel.

Au moment de la vérification, il existait peu de données financières ou non financières officielles qui permettaient de confirmer que les réductions des dépenses avaient eu lieu conformément au plan de réduction de base. Aucun rapport financier spécifique ne permettait de vérifier que les réductions de 43,3 millions de dollars étaient réalisées conformément aux objectifs du plan financier triennal de base lié à la mise en œuvre. Il existait des données détaillées sur les employés assujettis au programme de réaménagement de l’effectifNote de bas de page 2, mais peu d’information sur les employés visés par les autres moyens décrits dans la stratégie pour les RH, c.-à-d. l’attrition et le placement. En août 2011, le Ministère a commencé à donner de l’information au sujet des employés qui étaient placés dans un autre poste ou qui quittaient leur emploi en raison d’un départ à la retraite ou d’une démission.

Selon les exigences en matière de rapports liées à l’examen stratégique, il suffit de confirmer que les plans ont été mis en œuvre. Il n’est pas nécessaire de confirmer que des coûts spécifiques ne sont plus engagés. Le plan ne prévoit pas de mesures de rendement sur lesquelles baser la surveillance. Il était évident pour l’équipe de vérification que la promotion de certains programmes avait cessé ou que les coûts des subventions et des contributions avaient été réduits ou éliminés. Par contre, elle a eu plus de difficulté à savoir si les coûts de fonctionnement et d’entretien avaient été réduits, parce que ces coûts ne sont pas nécessairement liés à un seul centre de coût. Les entrevues faites avec des employés de la Direction de la gestion financière et les DG des secteurs touchés ont confirmé que le suivi de ces réductions spécifiques n’était pas fait, étant donné que les budgets respectifs étaient amputés de ces fonds à l’avance. Les réductions requises étaient donc faites dans l’ensemble des dépenses de fonctionnement et d’entretien.

Plus particulièrement, il était très difficile de faire le suivi des réductions des salaires et des effectifs. Les secteurs ont confirmé que la mise en œuvre en temps opportun des réallocations qui concernaient les RH a été plus difficile que prévu. Les réductions des RH étaient indiquées dans les plans de mise en œuvre, et les fonds ont été réduits le premier jour de chaque exercice. Cependant, dans certains cas, les réductions n’ont été faites qu’à la fin de l’exercice ou dans les exercices subséquents. Les secteurs ont essayé de gérer les postes en fonction du risque et de trouver des postes vacants pour les employés touchés. Sur les 178 postes éliminés à la suite de l’examen stratégique, seulement 14 ont été assujettis au programme de réaménagement de l’effectif. La suppression des coûts a été retardée, parce que RNCan devait continuer d’engager des coûts salariaux pendant la durée de ce programme, soit environ 12 mois.

Il ne fait aucun doute que toutes les réductions budgétaires proposées ont été faites à l’avance, au début de chaque exercice. Néanmoins, il est difficile d’évaluer si les activités qui devaient être associées à ces réductions ont aussi été réduites ou éliminées.

Le montant total des réductions attribuables à l’examen stratégique représente une très petite portion du budget global de RNCan. Pendant cette période, le Ministère a dû réaliser d’autres réductions : les dépenses d’exploitation et d’entretien étaient gelées, les fonds étaient transférés à Services partagés Canada dans le cadre de cette initiative, plusieurs programmes qui étaient financés pour une période fixe approchaient de leur date d’achèvement et le CT avait annoncé que le budget de 2012 exigerait d’autres réductions des dépenses.

Risque et retombées

Il y a un risque que les réductions des programmes ou des activités approuvés liées à l’examen stratégique ne soient pas entièrement réalisées.

Il est utile de mesurer et de documenter les résultats réels obtenus en fonction des objectifs de base. Il est nécessaire de faire une bonne analyse financière et non financière aux fins du processus décisionnel. Cette analyse permettrait d’obtenir des données de surveillance et de déclaration sur la véritable réduction des ressources financières par rapport aux résultats financiers de base du budget initial. Cependant, l’équipe de vérification admet qu’il ne s’agit pas d’une exigence de la mise en œuvre de l’examen stratégique et qu’en raison d’autres restrictions imposées au même moment, cette analyse aurait nécessité beaucoup de temps. En outre, il n’aurait pas nécessairement été utile de retourner en arrière et d’essayer de trouver et de documenter où ont été réalisées spécifiquement les réductions des dépenses de fonctionnement et d’entretien. Comme les budgets sectoriels ont été réduits, l’équipe de vérification estime qu’il s’agit d’un risque mineur; cependant, le Ministère a besoin de mesures et d’outils appropriés pour mieux surveiller et gérer les futures réductions de dépenses.

Recommandation

1. Le dirigeant principal des finances (DPF) doit, en partenariat avec le SISP et les secteurs, assurer la mise en place des mesures de contrôle et des mécanismes nécessaires pour confirmer que les futures initiatives liées à l’examen des dépenses soient mises en œuvre conformément au plan approuvé. Cela signifie qu’il doit fournir les outils et les modèles requis pour collecter les données réelles concernant les réductions ciblées et présenter régulièrement des rapports à la haute direction aux fins du processus décisionnel.

Plan d’action de la direction

La direction est d’accord avec les deux recommandations.

Le SMA du SISP et le DPF établiront un cadre de planification, de surveillance et de déclaration qui englobera l’information financière et non financière, afin de suivre la progression de la mise en œuvre des futures réductions de dépenses, y compris celles qui sont annoncées dans le budget de 2012. Ils travailleront avec des collègues (p. ex. le DG des RH pour le réaménagement de l’effectif) à la mise en place des mesures de contrôle, des mécanismes, des outils et des modèles nécessaires pour assurer la mise en œuvre des réductions des dépenses conformément aux plans approuvés. De plus, ils collaboreront avec les SMA sectoriels à la coordination des rapports trimestriels sur les indicateurs financiers et non financiers, respectivement, qui doivent être remis au Comité exécutif de RNCan. Ainsi, le Ministère pourra fournir en temps opportun l’information requise pour le processus décisionnel et satisfaire aux exigences externes en matière de rapports.

Dates d’échéance :

Cadre – Juin 2012

Mesures de contrôle, mécanismes, outils et modèles – Juin 2012

À partir de l’été 2012, des rapports trimestriels internes à l’intention du Comité exécutif, des rapports trimestriels externes à l’intention du SCT et des rapports fournis sur demande

RAPPORTS À LA HAUTE DIRECTION

Constatation sommaire

Dans l’ensemble, la situation de la mise en œuvre de l’examen stratégique est transmise en temps opportun à la haute direction de RNCan; cependant, cette information ne contient pas suffisamment d’indicateurs de rendement importants qui permettraient de mesurer les résultats réels obtenus en fonction du Plan de mise en œuvre proposé.

Observations connexes

La situation de la mise en œuvre de l’examen stratégique est communiquée au Comité exécutif deux fois par année. Le processus commence avec l’envoi par le SISP d’un modèle de rapport standard qui est rempli par le secteur touché pour chacune des réallocations approuvées. La haute direction du secteur examine et approuve ce rapport d’autoévaluation avant qu’il ne soit transmis au SISP.

Le SISP examine les résultats présentés par chaque secteur. Le rendement est résumé en fonction de ces autoévaluations et présenté au Comité exécutif. Les résultats en matière de rendement pour l’exercice 2010‑2011 ont été présentés au Comité exécutif le 1er juin 2011, et les résultats les plus récents pour la mi-exercice 2011-2012 ont été présentés le 9 novembre 2011.

Les rapports de situation présentés au Comité exécutif présentent le rendement de la mise en œuvre de l’examen stratégique, ainsi que la situation des réductions des fonds des programmes en fonction des objectifs du plan de base. Ils indiquent aussi les changements d’orientation des programmes décrits dans le Plan de mise en œuvre et les aspects de la mise en œuvre qui nécessitent de l’attention.

Les plans initiaux contenaient des renseignements très précis sur le nombre d’employés qui seraient touchés; cependant, d’autres données non financières, par exemple la date de fin des programmes ou la date de suppression des activités, n’étaient pas toujours présentées.

L’équipe de vérification a confirmé que les rapports actuels sont conformes au cadre de gestion établi pour l’examen stratégique. Il serait utile que le Comité exécutif ait des renseignements plus détaillés, car cela permettrait de confirmer que les dépenses et les programmes sont réduits conformément au plan détaillé.

Risque et retombées

Il y a un risque que les réductions des programmes ou des activités approuvés liées à l’examen stratégique ne soient pas entièrement réalisées. Si elle ne reçoit pas de rapports détaillés sur les véritables réductions des dépenses et les principaux indicateurs de rendement pour les activités visées par les réductions, la haute direction pourrait manquer de renseignements pour prendre des décisions.

L’équipe de vérification admet que la mise en œuvre de l’examen stratégique ne comportait pas cette exigence, mais le fait de transmettre régulièrement cette information à la haute direction permettrait au Ministère de prendre des mesures correctives lorsque cela est nécessaire pour assurer la réalisation des réductions requises.

Recommandation

2. En partenariat avec le DPF et les secteurs, le SMA du SISP doit veiller à ce que toutes les futures cibles liées à l’examen des dépenses comprennent des indicateurs de rendement non financiers qui seront surveillés en fonction du rendement réel obtenu, afin de transmettre régulièrement des rapports à la haute direction.

Plan d'action de la gestion

Même réponse que pour la première recommandation.

La direction est d’accord avec les deux recommandations.

Le SMA du SISP et le DPF établiront un cadre de planification, de surveillance et de déclaration qui englobera l’information financière et non financière, afin de suivre la progression de la mise en œuvre des futures réductions de dépenses, y compris celles qui sont annoncées dans le budget de 2012. Ils travailleront avec des collègues (p. ex. le DG des RH pour le réaménagement de l’effectif) à la mise en place des mesures de contrôle, des mécanismes, des outils et des modèles nécessaires pour assurer la mise en œuvre des réductions des dépenses conformément aux plans approuvés. De plus, ils collaboreront avec les SMA sectoriels à la coordination des rapports trimestriels sur les indicateurs financiers et non financiers, respectivement, qui doivent être remis au Comité exécutif de RNCan. Ainsi, le Ministère pourra fournir en temps opportun l’information requise pour le processus décisionnel et satisfaire aux exigences externes en matière de rapports.

Dates d’échéance

Cadre – Juin 2012

Mesures de contrôle, mécanismes, outils et modèles – Juin 2012

À partir de l’été 2012, des rapports trimestriels internes à l’intention du Comité exécutif, des rapports trimestriels externes à l’intention du SCT et des rapports fournis sur demande.

ANNEXE A – APERÇU DU CADRE DE GESTION

APERÇU DU CADRE DE GESTION

Image agrandie

Version textuelle - annexe A

ANNEXE A : APERÇU DU CADRE DE GESTION

L’annexe A est constituée d’un tableau de 4 colonnes qui donnent un aperçu du cadre de gestion utilisé pour l’examen stratégique. La première colonne porte sur RNCan. Elle indique comment les réaffectations pour l’examen stratégique ont été approuvées par le Conseil du Trésor. Elle démontre également que RNCan a conçu et mis en œuvre un cadre de gestion propre au ministère comportant des processus et des principes, des rôles et des responsabilités, des communications, une stratégie en matière de ressources humaines ainsi que des plans de surveillance, de production de rapports et de mise en œuvre. Elle indique également que le Comité exécutif de RNCan examinera le progrès de la mise en œuvre deux fois par an. La deuxième colonne porte sur le Secteur de la gestion et des services intégrés, qui est responsable de la mise en œuvre des réductions des niveaux de référence de l’Architecture des activités de programme. La troisième colonne porte sur le Secteur de l’intégration des sciences et des politiques, qui assure la préparation des modèles de surveillance, l’examen et le regroupement de renseignements non financiers et la communication des résultats au Comité exécutif deux fois par an. La quatrième colonne indique la responsabilité pour chaque secteur, y compris la mise en œuvre de réductions budgétaires au niveau du centre de responsabilité/financement, la mise en œuvre d’activités non financières, et la préparation de modèles de rapports.

ANNEXE B – OBJECTIFS FINANCIERS DE L’EXAMEN STRATÉGIQUE

Réductions cumulatives selon l’exercice
Selon l’exercice Total
(en milliers $)
Total
(%)
2010-2011 22 615 52
2011-2012 37 353 86
2012-2013 43 288 100
Total pour 2012-2013 43 288 100


Réductions selon le secteur
Secteur Nombre d’initiatives Nombre d’équivalents temps plein Total
(en milliers $)
Total (%)
Service canadien des forêts 1 1 395 1
Énergie 8 36 14 168 33
Sciences de la Terre 6 77 13 714 32
Innovation et technologie de l’énergie 4 36 11 985 27
Minéraux et métaux 4 22 3 026 7
Services internes - 6Note de bas de page 3 - -
Total pour 2012‑2013 23 178 43 288 100


Réductions selon le type de dépenses
Type de dépenses Total
(en milliers $)
Total
(%)
Services internes 1 887 4
Fonctionnement et entretien et immobilisations 25 296 58
Subventions et contributions 16 105 37
Total pour 2012‑2013 43 288 100


ANNEXE C – TYPES DE RISQUES STANDARDS ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

TYPES DE RISQUE STANDARD

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSONote de bas de page 4 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient.

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Contrôle – Évaluations précises des activités.

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou que les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement aux contrôles compensatoires et/ou assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.