Vérification du projet de déménagement du Laboratoire de la technologie des matériaux de CANMET Projet AU1206

SOMMAIRE

INTRODUCTION

Le mandat de CanmetMATÉRIAUX (CMAT) est d’élaborer et de diffuser des technologies qui amélioreront tous les aspects de la production et de l’utilisation des produits à valeur ajoutée dérivés des métaux et des minéraux, notamment les alliages de métaux, les composites métalliques et d’autres matériaux de pointe. Il consiste aussi à élaborer des technologies et des matériaux qui peuvent être utilisés dans des applications qui amélioreront l’efficacité énergétique, réduiront les émissions de gaz à effet de serre et augmenteront la solidité, la durabilité, la fiabilité et la sécurité des produits industriels et d’autres produits.

En juillet 2005, Ressources naturelles Canada (RNCan) a annoncé la modernisation de CMAT et de l’éventuel déménagement de ses activités de laboratoire dans une nouvelle installation qui fait partie intégrante du Parc d’innovation McMaster à Hamilton (Ontario). L’objectif de ce déménagement était d’installer CMAT dans un nouveau bâtiment qui répondrait aux besoins scientifiques actuels et futurs des programmes tout en limitant les coûts à des niveaux acceptables. En 2006, un budget total de 40 millions de dollars a été alloué par le Conseil du Trésor (CT) pour les coûts non récurrents tels que l’acquisition de biens d’équipement et les frais de déménagement pour le projet de relocalisation, et en 2007, un financement de 6 millions de dollars par an a été alloué pour les coûts d’exploitation de location de construction (y compris les coûts du programme scientifique).

Au moment de la vérification, le laboratoire vivait son plus grand changement transformateur en 66 ans d’histoire. En 2010 la plupart des employés ainsi que l’équipement avaient déménagé du laboratoire historique de la rue Booth à Ottawa, vers un nouveau laboratoire ultra-moderne à Hamilton, Ontario, afin d’aider à promouvoir et soutenir la recherche et le développement des matériaux à haute performance et de nouveaux procédés innovateurs, et par le fait même, permettre au Canada de devenir plus compétitif sur le marché mondial.

La vérification du déménagement de CMAT a été approuvée par le sous-ministre dans le Plan de vérification basé sur le risque 2011‑2013.

OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

L’objectif global de cette vérification était de donner une assurance raisonnable quant à la pertinence des mesures de contrôle de gestion qui ont été mises en place pour le déménagement de CMAT.

PORTÉE

La portée de la vérification englobe tous les plans, activités et dépenses qui ont été réalisés à partir de 2007‑2008 jusqu’en mars 2012 et relatif au budget total de 40 millions de dollars alloué par le Conseil du Trésor (CT) pour les coûts non récurrents, tels que les biens d'équipement et les frais de déménagement, pour la relocalisation du laboratoire de CMAT.

La vérification n’incluait pas la façon dont les options en matière de déménagement ont été élaborées et évaluées, ni les retombées du déménagement sur les activités de CMAT.

POINTS FORTS

Le projet de déménagement de CMAT s’est révélé conforme aux plans approuvés et aux exigences liées à la gestion du projet telles qu’énoncées dans le plan du projet, les procédures et les ententes. Ces documents ont servi à définir les tâches détaillées à réaliser, les mesures de contrôles financiers, les collaborations et les dispositions liées à la mesure de performance et aux normes concernant les rapports.

Le projet avait bien défini les objectifs dans un cadre de responsabilisation global. En ce qui a trait au transfert du travail, des ressources, des biens et des documents, l’équipe de vérification a constaté que CMAT a réussi à réduire au minimum l’interruption du service pendant le déménagement et qu’il a respecté les échéances et le budget.

POINTS À AMÉLIORER

L’équipe de vérification a constaté que les mesures de contrôle mises en place pour la gestion des biens comportaient des lacunes. De plus, alors que l'équipe de vérification a observé que CMAT avait les mécanisme de contrôle en place pour respecter le budget, CMAT devrait documenter son plan formel d’acquisition avec des dates butoirs, des engagements fermes, et des dates probables de livraisons pour assurer l’acquisition des équipements de laboratoire essentiels qui sont en suspens.

CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION ET OPINION

Les résultats de la vérification donnent une certitude raisonnable à l’égard des aspects suivants : les activités de déménagement de CMAT sont conformes aux plans approuvés du CT; des mesures de contrôle de gestion appropriées ont été mises en place pour le projet; et le CMAT a eu recours à de sains principes et pratiques de gestion de projet.

À mon avis, la gestion du déménagement de CMAT n’a pas de faiblesse significative relative au processus de gouvernance. Il y a un risque modéré relatif à la gestion de biens et un risque mineur relatif à l’acquisition des équipements de laboratoire essentiels en suspens pour que CMAT rencontre ses objectifs stratégiques.

ÉNONCÉ D’ASSURANCE

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédés de vérification suffisants et appropriés ont été effectués et les données probantes ont été recueillies pour étayer l'exactitude de la conclusion fournie et contenue dans le présent rapport. La conclusion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification préétablis avec lesquels la direction était en accord. La conclusion est applicable uniquement à l'entité examinée.

Christian Asselin, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification
Direction de la vérification

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

En juillet 2005, Ressources naturelles Canada (RNCan) a annoncé la modernisation du Laboratoire de la technologie de l’énergie de CANMET (LTM‑CANMET) et de l’éventuel déménagement des activités dans une nouvelle installation qui fait partie intégrante du Parc d’innovation McMaster situé à Hamilton (Ontario). L’objectif était d’installer le CMAT dans un nouveau bâtiment qui répondrait aux besoins des programmes scientifiques tout en faisant la promotion du développement durable grâce à la conception et à la construction responsables d’une installation conforme à la norme « Leadership in Energy and Environmental Design (LEED) Note de bas de page 1 Platinum (norme LEED Platine) », ainsi qu’en limitant les coûts à des niveaux acceptables. En 2006, un budget total de 40 millions de dollars a été attribué pour des coûts ponctuels tels que les biens d’équipement et les dépenses du projet de déménagement.

Au moment de la vérification, le laboratoire vivait son plus grand changement transformateur en 66 ans d’histoire. En 2010 la plupart des employés ainsi que l’équipement avaient déménagé du laboratoire historique de la rue Booth à Ottawa, vers un nouveau laboratoire ultra-moderne à Hamilton, Ontario, afin d’aider à promouvoir et soutenir la recherche et le développement des matériaux à haute performance et de nouveaux procédés innovateurs, et par le fait même, permettre au Canada de devenir plus compétitif sur le marché mondial.

Les activités de recherche réalisées par CMAT visent à trouver des solutions en matières de matériaux pour les secteurs canadiens de l’énergie, du transport et de la fabrication de produits métalliques, qui emploient plus de 450 000 canadiens. Pour atteindre cet objectif, des activités de recrutement visant à trouver environ 23 personnes pour occuper les postes devenus vacants en raison du déménagement sont en cours. Au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux employés, le laboratoire pourra de plus en plus assumer son rôle d’accroître la compétitivité de l’industrie canadienne grâce à ses activités de recherche et de développement (R‑D) sur les métaux, les alliages, les composites métalliques, les poudres métalliques et les technologies d’exécution – par exemple les technologies de production, de revêtements et de soudage – qui appuient la fabrication de produits.

En outre, le déménagement du laboratoire augmentera la capacité technologique du Canada dans des domaines essentiels de la recherche sur les nouveaux matériaux. Ainsi, grâce à un équipement plus moderne, CMAT pourra concentrer ses travaux de recherche sur les éco-matériaux qui ont peu d’effet sur l’environnement et qui peuvent permettre de conserver la productivité des entreprises. Enfin, CMAT continuera d’offrir la gamme complète des programmes de soutien opérationnel.

OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Le but global de la présente vérification est de donner une certitude raisonnable que des mesures de contrôle de gestion ont été mises en place pour le déménagement de CMAT. Plus précisément, la vérification visait à déterminer si :

  • les activités de déménagement de CMAT étaient conformes aux plans approuvés du Conseil du Trésor (CT) et à d’autres politiques et procédures pertinentes;
  • CMAT avait adéquatement géré les fonds prévus pour le déménagement en mettant en place des pratiques de gestion appropriées et en fournissant des rapports en temps opportun aux unités chargées de faire le suivi; et
  • CMAT avait mis en place des pratiques adéquates pour gérer de façon efficace et efficiente les biens, les partenariats, les collaborations, les communications avec les employés et le réaménagement des effectifs.

RISQUE POUR LE MINISTÈRE

Le profil de risque ministériel de RNCan 2010-11 a évalué le risque associé aux activités scientifiques de RNCan et les résultats comme étant importants car il se peut qu’ils ne ciblent pas adéquatement ou ne répondent pas aux questions clés des ressources naturelles de demain. La relocalisation et le rajeunissement du Laboratoire CMAT ont été destinés à répondre, en partie, à ce risque.

La vérification de la relocalisation de CMAT a été classée comme étant une « haute priorité de vérification » et approuvée par le sous-ministre dans le cadre du Plan 2011-2014 de vérification axé sur les risques.

PORTÉE ET MÉTHODE

La vérification a englobé tous les plans, activités et dépenses liés au déménagement de CMAT d’Ottawa à Hamilton pour la période allant de l’exercice 2007‑2008 jusqu’en mars 2012 et relatif au budget total de 40 millions de dollars alloué par le Conseil du Trésor (CT) pour les coûts non récurrents, tels que les biens d'équipement et les frais de déménagement, pour la relocalisation du laboratoire CMAT.

La méthode de vérification est basée sur des lignes directrices du CT, sur la vérification interne et des normes définies par l’Institut des vérificateurs internes (IVI). Elle prévoyait les activités suivantes :

  • l’examen de la documentation contextuelle pertinente;
  • des entrevues avec des employés clés du Ministère et des programmes; et
  • l’examen de documents ministériels, de documents de programmes, de transactions et de dossiers financiers ainsi que de la documentation à l’appui (pour déterminer si des mesures de contrôle efficaces ont été élaborées et mises en œuvre).

La vérification n’a pas examiné la façon dont les options en matière de déménagement ont été élaborées et évaluées, ni l’effet de la décision de déménager et de moderniser le CMAT sur l’atteinte globale des objectifs opérationnels stratégiques du laboratoire.

CRITÈRES

Les critères de vérification qui ont été utilisés pour évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion prévu pour le déménagement de CMAT ont été approuvés par le CMAT avant le début de la vérification. Prière de se référer à l’annexe A pour les critères de vérification.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

FONDS DE DÉMÉNAGEMENT

Constatation sommaire

Le CMAT a géré de façon adéquate les fonds de déménagement en mettant en place des pratiques de gestion appropriées et en remettant en temps opportun des rapports aux organismes de surveillance. Cependant, il existe un risque mineur par rapport à l'acquisition de matériel de laboratoire essentiel en suspens pour que le CMAT réponde à ses objectifs stratégiques.

Constatations connexes

Fonds de déménagement

Le CMAT a reçu du CT des fonds de 40 millions de dollars pour payer des coûts ponctuels liés au projet de déménagement. La plus grande partie de ces fonds (22,7 millions de dollars) a été consacrée à l’achat de nouvel équipement de pointe considéré comme essentiel à la modernisation de CMAT et au soutien des activités de recherche et développement sur les matériaux de pointe et les procédés innovateurs. Le reste des fonds (17,3 millions de dollars) a servi à l’aménagement de la nouvelle installation, à la planification du projet, au déménagement des ressources humaines, au soutien de la transition, au recrutement de nouveaux employés, aux financements éventuels et aux coûts liés à l’interruption des programmes.

Pendant la phase de planification du projet de déménagement, le CMAT avait prévu que les activités de déménagement interrompraient les activités réalisées en laboratoire et que les coûts d’interruption se chiffreraient à 8,47 millions de dollars. Cependant, parce que le recrutement a été plus lent que prévu et que les revenus extérieurs n’ont pas baissé autant que prévu, le déficit d’exploitation de CMAT a été beaucoup plus modeste que les prévisions initiales au cours de la période de déménagement. Quarante-cinq (45) employés seulement ont décidé de déménager à Hamilton; laissant ainsi cinquante-sept (57) postes vacants (auxquels vingt-trois (23) postes ont été comblés au moment de la vérification). Le CMAT a indiqué à l’équipe de vérification que la perte des recettes découlant de l’interruption des programmes scientifiques a été compensée par la réduction des coûts d’exploitation et qu’il s’est retrouvé avec un surplus global de 6,4 millions de dollars pour atteindre ses objectifs de déménagement. Il lui a aussi indiqué que cela lui a donné la possibilité de modifier ses décisions initiales en matière d’achat d’équipement.

Les décisions initiales concernant les besoins du nouveau laboratoire en matière d’équipement ont été prises au moment où le CMAT demandait des fonds au CT – soit en 2007‑2008. Les projections initiales faites pendant cette phase de planification prévoyaient un total de vingt-huit (28) articles dont le coût était estimé à 22,7 millions de dollars. Cependant, au fur et à mesure de la progression du projet de déménagement, comme les circonstances le permettaient, le CMAT a revu la liste de l’équipement en collaboration avec des universités et l’industrie. À partir de mars 2012, cette liste contenait cent quatre-vingt-onze (191) articles d’une valeur totale de 31,3 Note de bas de page 2 millions de dollars, soit 9,3 millions de dollars de plus que les estimations originales. L’équipe de vérification a examiné le cadre de gouvernance du projet de déménagement et a constaté qu’il prévoyait le suivi et la présentation de rapports sur le rendement, ainsi que la création d’un comité d’achat d’équipement. À chaque exercice, ce comité en a comptabilisé les coûts et fait des rapports à ce sujet, notamment sur les budgets originaux, les estimations révisées, les soumissions réelles, les engagements et les paiements finaux. Une liste prioritaire permanente a été établie pour l’achat de l’équipement et utilisée pour coordonner les achats globaux d’équipement. Les décisions au sujet de l’équipement prioritaire ont été prises avec les scientifiques et la direction de CMAT et ont nécessité l’approbation finale du Directeur général.

Au moment de la vérification, une pièce essentielle d’équipement de laboratoire n’avait pas encore été achetée dans le cadre du déménagement. Il s’agit plus précisément d’un laminoir d’une valeur de 4,9 millions de dollars, ce qui représente 12 p. 100 du budget global de déménagement de 40 millions de dollars. Cette pièce d’équipement est considérée comme essentielle à la modernisation du laboratoire. Les options concernant le choix des fournisseurs de cet équipement ont été explorées. L’équipe de vérification a appris que le CMAT utilise le laminoir actuellement installé sur la rue Booth à Ottawa en attendant qu’une décision finale soit prise.

En mars 2012, CMAT avait dépensé ou engagé au total 27,6 millions de dollars du budget de 40 millions de dollars alloué par le Conseil de Trésor pour les coûts non récurrents relatifs à la relocalisation de CMAT.

L'équipe de vérification a également noté qu'en raison d'un léger retard (soit 6 mois) à l'achèvement de la nouvelle installation, CMAT n'était pas encore en mesure d’occuper entièrement les installations avant novembre 2010. CMAT était cependant en mesure de garantir un espace transitoire à un coût de 200 000 $ au sein de la nouvelle installation entre avril 2010 et novembre 2010, et ce, dans le but d'assurer la continuité de ses opérations et pour répondre aux besoins des employés qui déménagent au cours des mois d'été. En conséquence, CMAT n'a pas effectué de paiements de location Note de bas de page 3 jusqu'en novembre 2010. Ceci a permis à CMAT de mettre de côté un montant supplémentaire de 3.6 millions de dollars de son budget d’exploitation et d'entretien. Ces fonds ne font pas partie du budget de relocalisation de 40 millions de dollars qui fait l’objet de l’examen en cours, mais ils offrent une source de financement afin de compléter ses activités de réinstallation et d'achat d'équipement. La gestion de CMAT a également avisé l'équipe de vérification que les partenaires de recherche ont fourni 3,8 millions de dollars provenant d'autres sources pour des équipements supplémentaires.

Dans l'ensemble, la vérification a révélé que les mécanismes de contrôle pour respecter le budget étaient en place et fonctionnaient comme prévus. Plus précisément, l'équipe de vérification a noté que l'équipe de gestion supérieure de CMAT se réunit chaque semaine pour examiner la situation financière actuelle, y compris des projections actualisées sur les coûts et les dates de livraison pour tous les équipements achetés et les autres coûts liés à la délocalisation. L'équipe de gestion est entièrement informée au moins une fois par mois à la réunion « Capital Management Review ». Cette réunion fournit une mise à jour sur l'état du plan d'immobilisations, et fournit également un forum de discussion sur l'achat de priorités.

Des ingénieurs spécialisés et d'autres consultants sont utilisés au besoin pour s'assurer que les questions liées à la construction sont abordées d'une manière pratique et rentable, et que les coûts sont exacts. Si les coûts réels sont supérieurs aux coûts projetés, CMAT a la possibilité de retarder certains achats jusqu'à ce que les fonds soient disponibles grâce à la génération de revenus externes. Le report des fonds destinés aux dépenses des années précédentes a permis à CMAT de transférer des fonds dans les deux prochains exercices afin de couvrir les coûts prévus.

L'équipe de vérification a toutefois noté que la réconciliation des budgets de travail de CMAT était difficile. Cela était dû en partie, à la transition entre le système de Gestion de projet et d’information du Secteur et de la mise en œuvre du nouveau système d'information de gestion financière du Ministère, SAP, et aussi, en partie, à la suite du roulement de personnel dû à la délocalisation.

Transactions financières

Dans le cadre de la vérification, l’équipe de vérification a examiné un échantillon aléatoire de soixante (60) transactions financières liées aux activités de déménagement pour déterminer si le CMAT s’était conformé à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Plus précisément, selon l’article 34 de la LGFP, avant qu’un paiement ne soit effectué pour des biens ou des services reçus, l’agent ministériel responsable doit attester que la réalisation des travaux, la réception des biens ou la prestation des services s’est déroulée conformément aux modalités du contrat et que le prix facturé est conforme au contrat, ou qu’en l’absence d’un contrat, le prix soit raisonnable. Malgré que les certifications de la Section 34 par les agents autorisés du Ministère étaient évidentes, un (1) des soixante (60) dossiers de transactions examinés ne contenait pas de preuve dans les dossiers pour démontrer que les travaux avaient été réalisés ou que les biens ou les services avaient été reçus comme par exemple les reçus, un connaissement, un bordereau d’expédition, un courrier ou une note, comme il est requis par la Directive sur la vérification des comptes du Secrétariat du CT. De plus, le CMAT a été incapable de retracer un dossier de transaction. L’équipe de vérification a constaté que quatre-vingt-dix-huit pour cent (98 p. 100) des transactions examinées sont conformes à l’article 34 de la LGFP, ainsi qu’aux politiques et procédures connexes de RNCan et du CT.

RISQUE ET RETOMBÉES

Il y a un risque mineur par rapport à l'acquisition de matériel de laboratoire essentiel en suspens et que CMAT répond à ses objectifs stratégiques.

Ce risque stratégique est considéré comme mineur Note de bas de page 4 car les mécanismes de contrôle sont en place pour respecter le budget.

RECOMMANDATION

1. Le Directeur général de CMAT devrait documenter son plan formel d'acquisition avec les principales dates butoirs, les engagements fermes, et les dates de livraison prévues pour assurer l'acquisition de matériel de laboratoire essentiel en suspens pour garantir la prestation efficace du mandat de CMAT.

PLAN D‘ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

La direction accepte.

L’équipe de direction de CMAT a un plan pour l'acquisition d’équipement pour les 2 prochains exercices financiers qui est actuellement articulé à travers des documents de gestion de projet et est suivi par des réunions hebdomadaires avec le Directeur général, le Directeur de la Transition de réinstallation, le Gestionnaire des Finances et de l'Administration et le Directeur des Opérations. Nous ne voyons aucune difficulté à articuler celui-ci comme un plan d'acquisition. Par conséquent, CMAT documentera son plan formel d'acquisition, y compris la justification, les principales dates butoirs, des engagements fermes, et les dates de livraison prévues.

Position Responsable : Le Directeur général de CMAT

Échéancier : Juin 2012

GESTION DES BIENS ET DES DOCUMENTS

Constatation sommaire

Le dénombrement des biens de CMAT n’a pas été fait avant le déménagement à Hamilton comme l’exige la politique de RNCan, et le rapport de rapprochement des biens n’était pas finalisé au moment de la vérification.

Constatations connexes

Gestion des biens

Selon la politique de RNCan, les gestionnaires qui ont la garde des biens doivent veiller à ce qu’un inventaire soit fait lorsqu’il y a un déménagement ou un réaménagement Note de bas de page 5. Le dernier décompte des biens de CMAT remontait à 1999. La direction a reconnu que les données concernant l’inventaire des biens, qui sont conservées sous forme électronique dans la base de données du Ministère, sont fort probablement périmées et qu’elles ne rendent pas compte de façon exacte des biens que détient actuellement CMAT. Un compte des biens a été fait dans le cadre du déménagement, mais seulement après celui-ci, ce qui est contraire à la politique de RNCan.

En novembre 2008, la direction de CMAT a décidé de choisir les biens qui devaient être déménagés à Hamilton et, sur l’avis du Services de gestion des biens du Bureau des services partagés (BSP SGB), de laisser les autres biens à Ottawa pour qu’ils soient comptés plus tard et déclarés excédentaires. L’équipe de vérification a appris que cette décision avait été prise en raison du manque de ressources disponibles dans l’équipe de gestion des biens du BSP SGB, qui était incapable de réaliser le décompte avant le déménagement. Ce n’est qu’en septembre 2011 que cette équipe a fait le dénombrement des biens de CMAT et mis à jour la base de données du Ministère en fonction des biens actuellement détenus par CMAT.

Au moment de la vérification, l’équipe de gestion des biens du BSP SGB avait réalisé un rapprochement préliminaire des biens qui indiquait que quarante-sept (47) biens, autres qu’une immobilisation et deux cent trente-trois (233) biens immobiliers, dont la valeur comptable nette après amortissement se chiffre à 50 000 $ et à 659 000 $ respectivement, n’avaient pas été inventoriés. Les coûts historiques des quarante-sept (47) biens autres qu’une immobilisation et des deux cent trente-trois (233) biens immobiliers étaient de 657 000 $ et de 18,9 millions de dollars respectivement, et ce qui représente neuf pour cent (9 p. 100) de la valeur nette comptable (VNC) Note de bas de page 6 attribuée dans les livres de CMAT et de deux pour cent (2 p. 100) de RNCan valeur comptable nette globale des actifs. Il a également été noté que la moyenne globale de leur durée de vie utile restante était de 10 ans. Comme le compte des biens n’a pas été fait avant le déménagement, l’équipe de vérification n’a pas pu déterminer si la situation de ces biens résultait directement des données périmées qui ont été utilisées pour faire le décompte ou si elle résultait du déménagement.

L’équipe de vérification a choisi un échantillon statistique aléatoire de cinquante (50) biens parmi les biens de CMAT qui avaient été déménagés à Hamilton et qui avaient fait l’objet du plus récent compte pour vérifier leur existence et déterminer si la direction avait mis en place des pratiques adéquates pour le déménagement des biens. Le déménagement des biens immobiliers a été contrôlé de façon efficace, et tous les biens qui faisaient partie de l’échantillon se trouvaient dans la nouvelle installation de CMAT.

Documents physiques

L’équipe de vérification a tenté de déterminer si les documents de CMAT avaient été gérés de façon efficace et efficiente pendant les activités de déménagement. Avant le déménagement de CMAT à Hamilton, les dossiers physiques de CMAT étaient en grande partie gérés à l’extérieur du système de gestion des documents du Secteur des minéraux et des métaux (SMM). Après le déménagement, des efforts ont été déployés pour harmoniser le système de gestion des documents de CMAT avec le système global de gestion des documents du Ministère.

En mars 2007, le CMAT a commencé à transférer les documents inactifs au bureau des archives du SMM. Les listes de tous les dossiers officiels ont été saisies pour permettre de donner suite aux demandes d’accès à l’information, ainsi que de protéger et de suivre les renseignements personnels, les renseignements opérationnels et les connaissances ministérielles et historiques tout au long du déménagement.

Au début de 2009, un plan a été élaboré pour la gestion et le déménagement des documents actifs et des documents de bibliothèque. En outre, l’équipe de gestion des archives de RNCan a commencé à travailler avec l’équipe des communications de CMAT pour créer un document de directives à l’intention de tous les employés. En octobre 2009, un bulletin a été distribué et une réunion de tous les employés a été organisée pour assurer la conformité du système de gestion des documents de CMAT au système global de gestion des documents du Ministère.

Les documents ont été inventoriés et enregistrés avant le déménagement. Les documents ont été expédiés et protégés en fonction de leur classification. Ils sont maintenant entreposés dans le nouveau bureau des archives à Hamilton.

RISQUE ET RETOMBÉES

Il existe un risque modéré que sans la réconciliation appropriée des actifs, le compte d'actif de CMAT peut être erroné et les biens du gouvernement peuvent être perdus, volés ou détruits.

Ce risque de conformité est considéré comme modéré Note de bas de page 7 étant donné qu’un inventaire physique des actifs de CMAT n'a pas eu lieu avant leur déménagement à Hamilton, tel que requis par la politique de RNCan et un rapport de rapprochement des actifs n'avait pas été finalisé au moment de la vérification.

RECOMMANDATION

2. Le Directeur général de CMAT doit, en collaboration avec le Directeur du Bureau des services partagés, Services de gestion d’actifs, finaliser et signer le rapport de rapprochement requis et présenter des formulaires de radiation au besoin, afin d’assurer l’exactitude des documents financiers du Ministère.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

La direction accepte.

Le Directeur général de CMAT en collaboration avec le Directeur du Bureau des services partagés, Services de gestion d'actifs, finaliseront et signeront le rapport de réconciliation requis.

Le CMAT a déjà retracé tous les articles qui se trouvaient sur la liste des actifs non comptabilisés en avril 2012.

Le Bureau des services partagés, les Services de gestion d’actifs, effectuera l'exercice d'inventaire et de la réconciliation. De plus, il finalisera les inventaires et complétera les actions requises pour la gestion d'actifs d’ici le 31 août 2012. Ce calendrier permettra au Bureau des services partagés d’exercer une diligence convenable et exacte de la gestion du matériel.

Des mesures formelles d'aliénation des actifs seront prises (par exemple, la présentation des formes de radiation) tel que requis pour maintenir l'intégrité des documents ministériels financiers. Plus précisément, le processus de réconciliation d'inventaire sera complet en adressant toutes les étapes du cycle de vie de gestion d’actifs pour tous les biens dans le cadre du déménagement. Ces mesures feront en sorte que les postes d'actif sous la garde physique de CMAT sont correctement enregistrés et rapportés.

Position responsable : Le Directeur général de CMAT en collaboration avec le Directeur du Bureau des services partagés, Services de gestion d'actifs

Échéancier : 31 août 2012

AUTORISATION, PLANS, POLITIQUES ET PROCÉDURES

Constatation sommaire

Les activités de déménagement du CMAT se sont déroulées conformément aux plans approuvés par le Conseil du Trésor et à d’autres politiques et procédures pertinentes. Le CMAT a planifié et réalisé les activités de déménagement conformément aux principes et aux pratiques de gestion de projet du gouvernement du Canada. Bien que le CMAT a rencontré quelques activités de réinstallation qui ont exigé un niveau plus élevé que prévu d’effort et de financement, l’équipe de vérification a constaté que le projet s’est déroulé dans le délai prévu.

Constatations connexes

Planification du projet

L’équipe de vérification a observé qu’un cadre de gouvernance avait été établi conformément à la présentation au Conseil du Trésor approuvée, afin d’assurer la réalisation du déménagement selon le délai et le budget prévus. Onze (11) comités majeurs ont été mis en place et les principaux documents de planification ont été élaborés pour orienter les activités de déménagement et de modernisation, par exemple : charte du projet; plan de gestion du risque; et procédures de gestion du projet.

L’équipe de vérification a examiné la charte du projet et constaté qu’elle a été élaborée et signée en novembre 2007. La charte a constitué le cadre de la relation entre RNCan et le Parc d’innovation McMaster, défini les exigences de conception, le financement, les rôles et les responsabilités et orienté le partage des coûts des activités de planification et de construction. L’équipe de vérification a noté que selon la charte du projet, il faut réaliser une étude des leçons apprises dans les phases finales du projet, qui sera utile et pertinente pour d’autres initiatives de déménagement entreprises par le gouvernement.

Un plan officiel de gestion du risque a été élaboré en fonction de l’évaluation du risque réalisée par la haute direction de CMAT et l’équipe de coordination du projet. Il indiquait les mesures de contrôle détaillées et les responsables de ces mesures en vue de gérer efficacement les risques cernés. Aux fins de l’élaboration du plan de gestion du risque, le CMAT a consulté notamment les services suivants : centre d’expertise en gestion du risque (CEGR); service de gestion des biens immobiliers, service des ressources humaines et service de gestion financière. L’évaluation a porté notamment sur les questions directes liées aux finances et aux ressources humaines. Cependant, l’équipe de vérification a observé que le plan de gestion du risque a été mis à jour périodiquement jusqu’à mars 2010, mais qu’il n’a pas été officiellement utilisé après cette date. À partir de ce moment, les risques ont plutôt été surveillés par l’entremise de rapports (tableau de bord pour la haute direction) qui ont été régulièrement remis à la haute direction pour faire le point sur les activités cruciales.

Un document de procédures de gestion du projet a été élaboré à l’appui de la coordination du projet. Ces procédures ont assuré la transparence tout au long du projet et réduit les possibilités de conflit, donnant ainsi une certitude supplémentaire quant à l’atteinte des objectifs stratégiques globaux – en particulier celui de respecter le délai et le budget prévus. Ainsi, elles décrivent les pouvoirs d’approuver les ordres de modification en fonction de seuils monétaires spécifiques. L’équipe de vérification a examiné toutes les demandes d’ordre de modification qui avaient été faites pour le projet au moment de la vérification et établi que le total des dépenses de RNCan liées aux ordres de modification se chiffrait à 1,5 million de dollars, ce qui représente moins de 5 p. 100 du budget total et est conforme aux autorisations approuvées.

L’équipe de vérification a également noté que CMAT a dû faire face à des activités qui ont exigé un niveau plus élevé d’effort et de financement dont le déménagement et l’élimination de déchets de laboratoires, la rénovation de l’équipement, l’assainissement des lieux, l’aménagement spécialisé et la formation. Le coût associé à ces activités s’est chiffré à 1,8 million de dollars. De ce montant, 570 000 $ seront dépensés en 2012‑2013 pour notamment l’installation spécialisée de systèmes de ventilation du laboratoire. Certaines activités ont un coût plus faible que prévu, comme la relocalisation des employés et des coûts pour l’interruption des activités.

Suivi du rendement

Le CMAT a établi quinze (15) mesures du rendement pour surveiller les activités de déménagement. Ces mesures prévoyaient des résultats attendus et des cibles quantifiées. La surveillance de ces mesures a été réalisée par l’entremise des comités et des rapports (tableau de bord pour la haute direction) qui ont été régulièrement remis à la haute direction pour faire le point sur la situation des activités cruciales. La surveillance du rendement comprenait toutes les fonctions associées aux activités de déménagement, notamment la santé et sécurité, les finances, l’approvisionnement, les ressources humaines, les services à la clientèle, la gestion de projet, la gestion du risque et les préoccupations en matière de TI.

Au nombre des comités formés pour le projet de déménagement mentionnons le comité consultatif stratégique, le comité d’achat de l’équipement et le comité directeur du déménagement. Ces comités visaient à assurer la consultation et l’information des intervenants pour que des décisions appropriées au sujet de l’équipement et d’autres activités de déménagement soient prises et consignées dans un rapport.

La surveillance du rendement a été réalisée par les comités et la haute direction, ce qui a assuré une gouvernance et une surveillance appropriées. Au moment de la vérification, la direction de CMAT a transmis à l’équipe de vérification de l’information sur la situation des activités de déménagement en fonction des quinze (15) mesures du rendement qui avaient été établies au début des activités de déménagement. L’équipe de vérification a constaté que le projet se déroule selon le délai prévu et qu’il a pleinement atteint soixante pour cent (60 p. 100) de ses objectifs et cibles en matière de rendement. Il y a du retard pour treize pour cent (13 p. 100) des cibles, et vingt sept pour cent (27 p. 100) des cibles sont sur la bonne voie d’être atteintes dans le délai prévu. L’annexe B présente la situation de chaque mesure du rendement du projet de déménagement.

Activités liées au réaménagement de l’effectif

Conscient des retombées qu’un tel changement pouvait avoir sur le personnel, le CMAT a déployé beaucoup d’effort aux fins de la planification des ressources humaines pendant la période de transition et à long terme. Il était important non seulement d’attirer et de garder les employés, mais aussi de répondre aux besoins des employés de CMAT qui ne voulaient pas déménager à Hamilton. Pour gérer le volet des ressources humaines, le CMAT s’est basé sur la Directive du Conseil national mixte sur la réinstallation et les sections des conventions collectives qui traitent du réaménagement de l’effectif. Même si la période de transition a été longue, elle a été gérée efficacement grâce au soutien de la haute direction, à l’entière participation de l’équipe de gestion et à l’aide donnée par les services corporatifs intégrés de RNCan. Le CMAT a élaboré un plan pour les ressources humaines qui devait faciliter la transition aux « activités normales ». Ce plan a été élaboré conformément aux activités liées au réaménagement de l’effectif et aux directives en matière de déménagement pertinentes.

Quarante-cinq (45) employés ont décidé de déménager à Hamilton et l’ont fait avant le 22 novembre 2011. Au moment de la vérification, le CMAT avait recruté 34 employés et a été activement dans le processus de recrutement pour combler les vingt-trois (23) postes vacants représentant vingt-deux pour cent (22 p. 100) de l’effectif de CMAT (c.-à.-d. 23 sur 102).

Partenariats, collaborations et communications

Le CMAT a géré efficacement les partenariats et les collaborations. Plus précisément, il a établi des partenariats et des collaborations pour appuyer son orientation stratégique. Ainsi, il a conclu des accords internes pour les services partagés, afin d’assurer la réalisation des tâches administratives et des pratiques requises à RNCan. Des accords de collaboration externe ont été mis en place, notamment cinq accords avec des partenaires universitaires, par exemple les suivants : Collège Mohawk, Université de Waterloo, Université McMaster, Université de l’Alberta et Université de Calgary. Enfin, une entente a été conclue avec une entreprise du secteur privé.

Le CMAT a élaboré et mis en œuvre un plan de communication pour informer tous les intervenants des activités de déménagement. Plusieurs comités chargés du déménagement ont coordonné la planification des divers aspects liés au déménagement de CMAT. Mentionnons au nombre de ces comités le comité chargé des communications sur le déménagement, qui s’est employé à garder les employés au courant de la situation du déménagement. Un site Web interne a été créé, et les documents qui avaient déjà été distribués aux employés (y compris des pages Web traitant des RH, des foires aux questions, des liens vers des organisations non gouvernementales de Hamilton et des régions voisines, des présentations faites pendant les réunions et les bulletins de mise à jour sur le déménagement de CMAT) y ont été diffusés.

Santé et sécurité au travail

Le CMAT a mis en œuvre un cadre officiel pour la gestion de son programme de santé et de sécurité au travail, assurant ainsi sa conformité à la politique de RNCan, à la partie II du Code canadien du travail et à ses règlements, ainsi qu’aux politiques, normes et procédures du Conseil du Trésor.

Sécurité

L’équipe de vérification a aussi constaté que le personnel ministériel chargé de la sécurité avait participé à la planification et à la conception de la nouvelle installation de CMAT, comme l’exige la politique de RNCan en matière de sécurité. Cependant, cette participation n’a commencé qu’après la mise en œuvre du projet, ce qui n’est pas conforme à la politique. C’est pourquoi les spécifications en matière de sécurité qui avaient été élaborées à l’origine par un entrepreneur externe ont dû être modifiées pour satisfaire aux exigences spécifiques de RNCan en matière de sécurité des sites.

L’organisme des secours de l’immeuble (OSI) et les plans d’intervention d’urgence pour le bâtiment ont été mis en place et sont maintenus dans la nouvelle installation de CMAT, conformément aux exigences de la partie II du Code canadien du travail et de la politique de RNCan en matière de sécurité.

RISQUE ET RETOMBÉES

Il ya un risque que RNCan pourrait perdre des informations précieuses pour les initiatives de relocalisation des installations futures, si une étude des leçons apprises n’est pas exécutée comme prévu par la charte de projet pendant les phases finales du projet.

Ce risque est évalué comme mineur Note de bas de page 8étant donné qu’une étude des leçons apprises est requise par la charte du projet, dans le cadre des phases finales de la relocalisation et de rénovation, afin que RNCan puisse bénéficier de l'expérience de ses chefs de projet et miser sur les améliorations au processus.

RECOMMANDATION

3. Le Directeur général de CMAT doit officiellement produire une étude sur les leçons apprises dans le cadre des phases finales du projet de déménagement et de modernisation, comme l’exige la charte du projet, afin que RNCan puisse profiter de l’expérience des chefs de projet et miser sur les améliorations au processus.

PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

La direction accepte.

La date finale prévue pour l'achèvement de l'ensemble du projet est 2014. Le Directeur général de CanmetMATÉRIAUX documentera formellement, dans un référentiel ministériel partagé, une étude des leçons apprises dans le cadre des phases finales de la relocalisation et de renouvellement.

Deux objectifs restants seront atteints, mais avec un délai plus long que prévu initialement. Cela comprend l'exercice de recrutement, ce qui a été difficile en raison de l'effort nécessaire pour recruter des scientifiques de haut niveau. La majorité des actions de recrutement sont en cours, nous avons quatre autres postes de chercheurs qui nécessitent un effort particulier pour obtenir l'expertise nécessaire.

L'autre objectif est relié à l’achèvement final de l'immeuble. La date prévue pour l'achèvement final a été reportée afin de faciliter l'installation et la mise en service de nouveaux équipements, dont les exigences de l'installation n'ont pas été entièrement connues lorsque le bâtiment a été initialement conçu. Le processus de parachèvement de l'immeuble est géré par des réunions hebdomadaires entre la gestion de CMAT et McMaster Innovation Park (MIP). Le MIP a engagé un gestionnaire de projet compétent pour le suivi de toutes les insuffisances nécessaires, y compris les exigences pour les nouveaux équipements.

Position Responsable : Le Directeur général de CMAT

Échéancier : Décembre 2012

ANNEXE A – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Objectifs de la vérification Critères de vérification
1. Déterminer si les activités de déménagement de CMAT étaient conformes aux plans approuvés du Conseil du Trésor (CT) et à d’autres politiques et procédures pertinentes. 1.1 CMAT a exécuté sa relocalisation conformément aux plans approuvés par le Conseil du Trésor et leur autorité en alignement avec l'orientation stratégique globale.

1.2 Déterminer si CMAT a élaboré un plan de ressources humaines qui est en conformité avec les directives de réaménagement de réinstallation des effectifs, et qui permet de réussir une transition vers « des opérations normales ».

1.3 Déterminer si les plans et activités de réinstallation de CMAT sont conformes aux Conseil du Trésor et les politiques pertinentes du Ministère.
2. Déterminer si CMAT avait adéquatement géré les fonds prévus pour le déménagement en mettant en place des pratiques de gestion appropriées et en fournissant des rapports en temps opportun aux unités chargé de faire le suivi. 2.1 Déterminer si CMAT a géré efficacement son budget et les fonds disponibles et si CMAT a fait rapport selon les exigences financières pertinentes.
3. Déterminer si CMAT avait mis en place des pratiques adéquates pour gérer de façon efficace et efficiente les biens, les partenariats, les collaborations, les communications avec les employés et le réaménagement des effectifs. 3.1 Déterminer si CMAT peut démontrer qu'il a géré ses biens d'une manière qui tient compte de l'approche du cycle de vie (actifs, des biens immobiliers, les installations et les bâtiments et le matériel scientifique).

3.2 Pour déterminer si CMAT a géré efficacement les activités du projet de réinstallation, des partenariats et des collaborations pour atteindre son orientation stratégique (défini des objectifs clairs, des responsabilités et des mesures alignés avec le plan de réinstallation et de suivi afin de rester au sein de budget-temps.)

ANNEXE B – TYPES DE RISQUE STANDARD ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Types de risque standard

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSO Note de bas de page 9 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient.

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Contrôle – Évaluations précises des activités.

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

Notation standard de risque de vérification

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement des contrôles compensatoires et/ou assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.


ANNEXE C – MESURES DU RENDEMENT DU PROJET DE DÉMÉNAGEMENT

Mesures spécifiques à la gestion du projet de déménagement
Mesures démontrant la gestion efficace du déménagement du LTM au PIM à Hamilton
Voici les résultats auxquels s’attend RNCan dans une situation de gestion efficace du déménagement à Hamilton
Point Résultat Cibles Situation – Décembre 2011
1.1 Les coûts du projet de déménagement sont conformes aux prévisions. 1.1.1 L’écart entre les coûts finaux du projet et les coûts prévus dans la présentation au Conseil du Trésor donnant l’autorisation de conclure un contrat de location est d’au plus 10 p. 100. Coûts ponctuels : en cours
1.2 Le plan de gestion du risque est mis en œuvre. 1.2.1 90 p. 100 des mesures de contrôle sont mises en œuvre conformément au plan de gestion du risque. Il y a 117 mesures de contrôle; 90 p. 100 correspond à 105. Atteint
1.3 L’interruption des programmes est réduite au minimum. 1.3.1 Les recettes générées au fil des ans ne sont pas inférieures à 80 p. 100 des recettes prévues. En cours
1.3.2 80 p. 100 des projets de recherche sont réalisés selon les plans compte tenu des interruptions possibles. En cours
1.3.3 Tous les employés chargés des essais non destructifs (END) ont une certification pour répondre aux attentes habituelles, indépendamment du déménagement. Atteint
1.3.4 80 p. 100 de l’équipement scientifique est acheté et installé dans les délais prévus et est conforme aux spécifications de rendement. Atteint
1.4 Le transfert a été réalisé en temps opportun. 1.4.1 Il a été possible d’occuper le bâtiment dans les deux mois suivant la date prévue au début de la construction. Atteint
1.4.2 90 p. 100 de l’équipement scientifique a été livré dans les 12 mois suivant la date de disponibilité du bâtiment. Atteint
1.4.3 90 p. 100 des employés réinstallés sont arrivés dans les 12 mois suivant la date de disponibilité du bâtiment. Atteint
1.5 Les employés reçoivent un soutien efficace. 1.5.1 80 p. 100 des employés qui n’ont pas déménagé ont trouvé un autre emploi dans les 12 mois suivant le début de leur recherche d’emploi. Atteint
1.5.2 80 p. 100 des employés réinstallés ont pu faire déménager leur famille dans les neuf mois suivant la date de disponibilité du nouveau bâtiment. Atteint
1.5.3 Les scientifiques et les techniciens sont recrutés en temps opportun, soit dans les 12 mois suivant la date de départ des employés essentiels qui n’ont pas déménagé. Non Atteint
1.6 Les objectifs techniques liés à la construction du bâtiment sont atteints. 1.6.1 Le nouveau bâtiment a reçu la norme LEED Platine. En cours
1.6.2 Les coûts opérationnels du nouveau bâtiment ne dépassent pas 10 p. 100 des estimations fournies par le Parc d’innovation McMaster au début de la construction. Non Atteint
1.6.3 Les employés du LTM sont satisfaits de leur nouveau milieu de travail. Atteint