Vérification des biens immobiliers Projet AU1212

SOMMAIRE

À titre de propriétaire des bâtiments et des propriétés de Ressources naturelles Canada (RNCan), la Division de la gestion des biens immobiliers et de l’environnement (DGBIE) est responsable d’assurer l’intégrité matérielle des biens immobiliers du Ministère; d’offrir des milieux de travail sûrs et productifs; d’analyser et établir la priorité des investissements dans les biens immobiliers; d’assurer la conformité avec le cadre législatif des biens immobiliers du gouvernement fédéral; et de gérer les risques inhérents à la gestion d’un portefeuille national de biens immobiliers.

Le portefeuille des biens immobiliers de RNCan compte 228 bâtiments, des terrains d’une superficie totale de 41 370 hectares et des locaux d’une superficie totale de 242 876 mètres carrés, ce qui représente des actifs dont la valeur de remplacement se chiffre à 1,1 milliard de dollarsNote de bas de page 1. Environ 70 p. 100 des biens immobiliers du portefeuille de RNCan sont situés dans les régions. Les secteurs de RNCan qui ont la garde de biens régionaux sont : Service canadien des forêts (SCF), Secteur des sciences de la Terre (SST), Secteur des minéraux et des métaux (SMM) et Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SITE). Tous les intérêts de propriété sont inscrits au Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF).

OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Le but de la présente vérification était d’évaluer les pratiques de gestion des biens immobiliers. Plus précisément, elle visait à donner une certitude quant à l’aspect suivant :

  • à RNCan, la gestion des biens immobiliers est conforme aux principes de saine gestion, ainsi qu’aux politiques et aux lignes directrices de RNCan et du Conseil du Trésor (CT).

PORTÉE

La vérification s’est limitée à la gestion des biens immobiliers (terrains et bâtiments) situés dans la région de la capitale nationale (RCN) et dans l’ensemble du Canada, dont RNCan est le propriétaire. Les locaux loués ont été exclus de la vérification. Même si l’équipe de vérification a examiné le plan d’investissement de RNCan pour confirmer qu’il englobe les biens immobiliers, le financement du plan d’investissement et particulièrement des immobilisations importantes ne faisait pas partie de la portée de la présente vérification. Une évaluation sur l’utilisation efficace et adéquate des biens immobiliers n’a pas été effectuée.

POINTS FORTS

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) évalue chaque année le rendement en matière de gestion dans l’ensemble du gouvernement fédéral. Les organisations sont évaluées en fonction de domaines de gestion liés à chacun des dix éléments du cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Elles reçoivent une note en fonction d’une échelle d’évaluation. Au cours des deux derniers exercices, la DGBIE a reçu une note élevée pour la gestion des biens immobiliers. Elle a maintenu un rendement qui dépasse les attentes du SCT. Cela laisse à penser que son rendement a aussi été élevé dans des domaines tels que la gouvernance, le leadership et l’amélioration continue. La présente vérification confirme cette évaluation.

DOMAINES À AMÉLIORER

Même s’il y a des processus en place pour la gestion de l’exploitation, de la réparation et de l’amélioration des bâtiments, il existe des lacunes dans la gestion des documents. Le système de gestion de l’information de la DGBIE doit contenir une meilleure documentation afin d’assurer l’intégralité, l’exactitude et l’intégrité du portefeuille des biens immobiliers de RNCan.

CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION ET OPINION

Les résultats de la vérification donnent une certitude raisonnable quant au fait que la gestion des biens immobiliers à RNCan est conforme aux principes d’une saine gestion et aux politiques et lignes directrices de RNCan et du CT. Des stratégies sont en place pour assurer l’efficacité de la gestion du cycle de vie, par exemple l’aliénation des biens excédentaires et l’amélioration de l’efficacité énergétique (grâce à l’Initiative de réduction des émissions de carbone). Afin que les rares ressources ministérielles soient attribuées aux plus grandes priorités, le Ministère, sous la direction de la DGBIE, devrait explorer les avantages d’autres modèles de financement. La DGBIE a pris des mesures proactives pour assurer la transition en douceur vers le nouveau système financier. Cependant, il y aurait lieu d’améliorer la gestion de l’information pour assurer l’intégralité, l’exactitude et l’intégrité des données sur les biens immobiliers.

Selon moi, la gestion des biens immobiliers ne comporte pas de points faibles importants liés aux processus de gouvernance. Il existe un risque mineur en matière d’exploitation, et il faudrait explorer des modèles de financement.

ÉNONCÉ DE CERTITUDE

Selon mon avis professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, j’estime que des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et que des données ont été collectées pour confirmer l’exactitude de l’opinion formulée dans le présent rapport. L’opinion est basée sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification et des critères de vérification préétablis et convenus par la direction. Elle ne s’applique qu’à l’organisation examinée.


Christian Asselin, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

Selon la définition donnée dans la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux, les « biens réels » (ou biens immobiliers) sont les biens-fonds et les intérêts afférents, y compris les mines et minéraux, les bâtiments et autres ouvrages, les accessoires fixes ou améliorations de surface, de sous-sol ou en surplomb.

Le portefeuille de biens immobiliers de Ressources naturelles Canada (RNCan) comprend 228 bâtiments, des terrains d’une superficie totale de 41 370 hectares et des locaux d’une superficie totale de 242 876 mètres carrés, ce qui représente des actifs dont la valeur de remplacement se chiffre à 1,1 milliard de dollarsNote de bas de page 2. Environ 70 p. 100 des biens immobiliers du portefeuille de RNCan sont situés dans les régions. Les secteurs de RNCan qui ont la garde de biens régionaux sont : Service canadien des forêts (SCF), Secteur des sciences de la Terre (SST), Secteur des minéraux et des métaux (SMM) et Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SITE). Tous les intérêts de propriété sont inscrits au Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF).

La Division de la gestion des biens immobiliers et de l’environnement (DGBIE) joue le rôle de propriétaire-investisseur et de gardien national; à ce titre, elle gère les biens immobiliers du Ministère en élaborant une stratégie, des politiques et des orientations ministérielles pour les biens immobiliers. L’Unité de consultation sur les biens immobiliers (UCBI) représente un « guichet unique » pour les secteurs et les fournisseurs de services, parce qu’elle travaille avec les secteurs à la détermination et à la compréhension de leurs besoins stratégiques en matière de biens immobiliers et de locaux. La DGBIE est aussi responsable d’assurer la communication avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les organismes centraux, ainsi que de produire les rapports requisNote de bas de page 3.

Le Bureau des services partagés (BSP) offre à la DGBIE et aux secteurs des services de gestion des biens, des installations et des projets dans le cadre d’ententes sur les niveaux de service. Il le fait à l’aide de ses ressources internes et de contrats conclus avec d’autres organisations (p. ex. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, d’autres ministères ou le secteur privé)Note de bas de page 4.

Les secteurs de RNCan utilisent les biens immobiliers et les locaux pour réaliser leurs activités de programme. Leur principal objectif est de réaliser le mandat du Ministère à l’aide d’activités scientifiques et stratégiquesNote de bas de page 5.

OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

La vérification visait à évaluer les pratiques de gestion des biens immobiliers. Plus précisément, elle visait à donner une certitude raisonnable quant à l’aspect suivant :

  • à RNCan, la gestion des biens immobiliers est conforme aux principes de saine gestion et aux politiques et lignes directrices de RNCan et du Conseil du Trésor (CT).

RISQUES POUR LE MINISTÈRE

Selon le profil du risque ministériel de RNCan pour 2010-2011, le risque associé aux biens immobiliers est moyen. Le Plan de vérification basé sur le risque 2010-2011 de RNCan prévoyait une vérification interne de la gestion des biens – biens immobiliers et parc automobile – et lui attribuait une priorité élevée. Cette vérification a ensuite été divisée en deux vérifications distinctes, et la vérification des biens immobiliers a été reportée à l’exercice 2011-2012.

PORTÉE ET MÉTHODE

La vérification s’est limitée à la gestion des biens immobiliers (terrains et bâtiments) situés dans la région de la capitale nationale (RCN) et dans l’ensemble du Canada, dont RNCan est le propriétaire. Les locaux loués ont été exclus de la vérification, parce qu’au bout du compte, le Ministère n’en est pas responsable.

La méthode de vérification prévoyait notamment les activités suivantes :

  • un examen des principaux documents et de la documentation contextuelle pertinente, notamment les politiques, les directives et les normes;
  • des entrevues avec les principaux employés;
  • des inspections matérielles basées sur l’information collectée, au besoin;
  • la constitution d’un échantillon discrétionnaire dirigé de biens immobiliers pour examiner l’exploitation, l’utilisation et la comptabilisation des biens immobiliers à RNCan.

Même si l’équipe de vérification a examiné le plan d’investissement de RNCan pour confirmer qu’il englobe les biens immobiliers, le financement du plan d’investissement et particulièrement des immobilisations importantes ne faisait pas partie de la portée de la présente vérification.

CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Voir l’annexe B qui présente les critères de vérification détaillés. Ces critères ont été élaborés à partir des principales mesures de contrôle décrites dans les contrôles de gestion de base du CT, ainsi que dans les politiques, les procédures et les directives pertinentes pour les biens immobiliers. Le travail de vérification sur place et la conclusion globale de la vérification sont basés sur ces critères.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE ET ORIENTATION STRATÉGIQUE

CONSTATATION SOMMAIRE

Les pouvoirs, les responsabilités liés à la gestion des biens immobiliers sont clairement définis. Le plan de gestion des bâtiments décrit les besoins du Ministère et donne un aperçu stratégique des biens immobiliers. Même s’il y a eu certaines discussions sur le modèle de financement actuel des biens immobiliers, il n’y a pas eu d’examen officiel pour s’assurer que les projets prioritaires sont réalisés.

OBSERVATIONS CONNEXES

La Division de la gestion des biens immobiliers et de l’environnement (DGBIE) du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) a élaboré un cadre de gestion des biens immobiliers afin de gérer le processus décisionnel et le risque, de faire en sorte que le portefeuille des biens immobiliers de RNCan réponde aux besoins des programmes et qu’il soit durable à long terme, ainsi que d’assurer la conformité aux politiques sur les biens immobiliers du CT. Cela est conforme à la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CTNote de bas de page 6.

Cadre de responsabilisation de gestion

Le cadre de responsabilisation de gestion (CRG) établit les normes de gestion au gouvernement du Canada et constitue le fondement de la répartition de la responsabilité en matière de gestion entre les ministères et organismes, d’une part, et le portefeuille du CT (Secrétariat du Conseil du Trésor [SCT] et Agence de la fonction publique du Canada [AFPC]), d’autre part. Chaque année, le SCT évalue le rendement des ministères du gouvernement fédéral en matière de gestion en examinant dixNote de bas de page 8 éléments intégrés qui sont décrits dans le CRG et attribue une note en fonction d’une échelle d’évaluation. L’équipe de vérification a examiné les résultats obtenus par la DGBIE pour les exercices 2009-2010 et 2010-2011 et constaté qu’elle a reçu une note élevée pour son domaine de gestion (biens immobiliers) pour ces deux exercices.

Voici des points saillants qui ressortent des résultats :

  • Les structures de gouvernance, les processus d’approbation et les limites d’autorisation sont documentés et communiqués;
  • Les politiques internes sont mises à jour et documentées;
  • L’organisation met en place des pratiques innovatrices et remarquables ou fait preuve d’excellence dans la gestion des biens immobiliers;
  • L’organisation fait preuve de leadership dans la communauté fédérale des biens immobiliers;
  • Une culture d’amélioration continue est en place;
  • La condition de la plupart des biens essentiels est connue. La gestion des sites contaminés est conforme aux politiques et aux directives des programmes;
  • L’attestation de l’information contenue dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) et l’Inventaire des sites contaminés fédéraux (ISCF) est acceptée.
Responsabilités liées aux biens immobiliers

En sa qualité de propriétaire-investisseur et de gardien national des biens immobiliers, la DGBIE est responsable de gérer les biens immobiliers, la politique connexe et la stratégie des biens immobiliers. Elle doit rendre des comptes pour les aspects suivants : délégations des pouvoirs liés aux biens immobiliers; exécution des transactions; avis et orientation pour les questions liées aux biens immobiliers; et mise en œuvre du cadre de gestion des biens immobiliers, notamment la conformité à la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux et à la politique du CT. Elle gère le budget d’exploitation et des services publics pour les installations de la région de la capitale nationale (RCN).

À titre d’occupants ou d’utilisateurs des locaux et des biens immobiliers, les secteurs scientifiques se concentrent sur l’exécution des programmes et des activités scientifiques et travaillent avec la DGBIE à la définition de leurs besoins en matière de biens immobiliers. Ils sont responsables de déterminer les besoins des programmes et des secteurs en matière de biens immobiliers, notamment les besoins en acquisition et en aliénation de biens immobiliers. Dans les régions, la responsabilité du budget d’exploitation et de services publics demeure avec les programmes scientifiques régionaux.

Le Comité consultatif des biens immobiliers (CCBI), qui est présidé par le directeur exécutif de la DGBIE, représente le principal moyen de communication du plan d’investissement et des stratégies en matière de biens immobiliers. Il tient compte du portefeuille actuel, ainsi que des intérêts et des besoins des secteurs et des régions. Cela permet d’établir les priorités de façon harmonisée. Mentionnons au nombre des membres de ce comité le directeur exécutif du BSP, le directeur général de la Direction de la gestion financière et les représentants des secteurs scientifiques.

Planification de la gestion des bâtiments

La planification et l’investissement sont basés sur les données annuelles collectées dans le cadre du processus de planification de la gestion des bâtiments. Le plan a été mis à l’essai en 2008-2009 dans neuf bâtiments et s’applique maintenant à tous les bâtiments du Ministère qui sont considérés comme des biens.

Chaque plan de gestion du bâtiment (PGB) est un plan complet qui vise à gérer l’exploitation, la réparation et l’amélioration du bâtiment. Il indique les priorités et les options nationales en matière d’investissement dans les biens immobiliers à des fins d’examen par le gardien du bâtiment. Tous ces plans sont essentiels à la détermination des besoins en financement des biens immobiliers et à l’attribution des fonds dans l’ensemble du portefeuille national des biens immobiliers de RNCan. Voici des intrants qui contribuent aux PGB : rapports sur la gestion des biens; rapports sur la condition du bâtiment (produits aux cinq ans); données sectorielles; et préoccupations en matière de santé, de sécurité et d’environnement. Voici des extrants du PGB : plans d’exploitation et d’entretien (qui décrivent en détail les ressources requises pour l’exploitation quotidienne du bâtiment); analyse de gestion (qui fait ressortir les principales questions liées à la gestion des biens); et plan de projets (liste des projets d’immobilisations et de réparation recommandés pour l’installation).

La planification nationale de la gestion des bâtiments est lancée par une lettre d’appels qui est envoyée aux gestionnaires immobiliers en septembre. Le comité d’examen comprend des représentants de la DGBIE, des secteurs et des fournisseurs de services. Il évalue les besoins spécifiques des secteurs à court terme et à long terme en matière de biens immobiliers, examine les priorités et vérifie la disponibilité des fonds pour les projets retenus par les clients. Un système de classement des priorités permet de tenir compte des priorités tant des projets que des bâtiments. Le comité rédige et examine le PGB afin de produire un plan de travail national, c.-à-d. une liste détaillée des projets d’immobilisations et de réparation et des fonds attribués. Ce plan doit être rédigé en février ou en mars chaque année.

La DGBIE gère la distribution du budget d’immobilisations et de réparation dans la RCN par l’entremise du processus de planification de la gestion des bâtiments et tient compte des programmes spéciaux tels que le Programme accéléré d’infrastructure de 2010-2011.

Le processus de planification de la gestion des bâtiments apporte les avantages suivants :

  • la conformité à la politique du CT et aux exigences du gouvernement en matière d’accessibilité, de protection du patrimoine, de sécurité, de bonne condition et d’environnement;
  • une stratégie nationale de gestion du risque (les rares fonds étant attribués aux plus grandes priorités);
  • une stratégie nationale uniforme pour contribuer à limiter les flux de trésorerie;
  • une stratégie pour établir la priorité des projets qui est transparente, justifiable et appliquée uniformément d’un océan à l’autre;
  • l’enregistrement de renseignements pour solidifier le processus ministériel de planification des immobilisations à long terme;
  • des prévisions sur les coûts d’exploitation et d’entretien.
Modèle de financement des biens immobiliers

Même si le processus de planification de la gestion des bâtiments de RNCan porte sur l’ensemble du portefeuille des biens immobiliers de RNCan et que le pouvoir fonctionnel en matière de biens immobiliers est centralisé, il ne permet pas toujours d’assurer que les investissements dans les biens immobiliers sont attribués aux priorités qui représentent le risque le plus élevé pour l’ensemble du Ministère. Cela est dû au fait que le pouvoir financier de RNCan en matière de biens immobiliers est décentralisé, c.-à-d. que la DGBIE finance les projets réalisés dans la RCN, alors que les secteurs financent les projets réalisés dans les régions. Ce modèle représente un défi pour la DGBIE, étant donné que les travaux réalisés dans les régions sont entièrement choisis et financés par les secteurs. La DGBIE n’a aucun mot à dire quant aux fonds investis dans les bâtiments qui se trouvent à l’extérieur de la RCN. En conséquence, elle ne peut que recommander les projets ou initiatives que les secteurs devraient financer.

Compte tenu de ce modèle de financement décentralisé, l’équipe de vérification a constaté que des projets de plus faible priorité d’un secteur peuvent être financés au lieu des projets de plus grande priorité d’un autre secteur, selon la disponibilité des fonds dans chaque secteur. Voici un exemple pour l’exercice 2011-2012.

  • Un projet de faible priorité d’un secteur, d’une valeur estimée à 241 000 $, a été financé, alors que six projets de plus grande priorité de deux autres secteurs, d’une valeur estimée à 213 000 $, ne l’ont pas été. Compte tenu du système de cotation de la priorité des projets de la DGBIE, il y a un risque que ces six projets soient encore plus prioritaires s’ils ne sont pas réalisés au cours du prochain exercice. Cinq de ces six projets ont été reportés au processus de planification de la gestion des bâtiments de l’exercice suivant.

Au cours de l’exercice 2008-2009, afin d’assurer « l’utilisation maximale des fonds limités », la DGBIE s’est engagée à examiner, « avec l’intention de regrouper les fonds », le modèle de financement actuel Note de bas de page 9. Outre les discussions tenues par le CCBI sur le modèle de financement, cet examen n’a pas été terminé, et aucun autre modèle de financement n’a été proposé.

Malgré l’injection récente, en 2010-2011, de 84 millions de dollars pour améliorer l’infrastructure de RNCan dans le cadre du Programme accéléré d’infrastructure, de nombreux biens de RNCan nécessitent d’autres travaux. Selon les responsables de la gestion des biens immobiliers, RNCan est incapable de financer adéquatement le coût permanent associé aux biens immobiliers dont il est propriétaire. Les fonds requis pour entretenir certains des plus anciens bâtiments ne sont pas suffisants. En 2011-2012, il manquait environ 4 millions de dollars pour faire les investissements annuels requis dans les bâtiments et d’ici 2013-2014, ce déficit devrait se chiffrer à environ 75 millions de dollarsNote de bas de page 10.

Même si l’adoption d’un autre modèle de financement n’éliminait pas ce déficit, elle pourrait permettre de mieux répartir les fonds actuels.

Aliénation des biens immobiliers

La stratégie actuelle de la DGBIE pour gérer l’insuffisance des investissements dans les biens immobiliers est d’aliéner les bâtiments excédentaires et de réduire les coûts des services publics.

Les biens immobiliers « courants » excédentaires sont habituellement des biens ou des portefeuilles de biens de moins grande valeur qui peuvent être facilement vendus sans nécessiter d’investissement important. Les biens immobiliers « stratégiques » excédentaires sont des biens ou des portefeuilles de biens dont la valeur peut être accrue de manière appréciable, qui sont de nature très délicate ou qui présentent un ensemble de ces caractéristiquesNote de bas de page 11. L’équipe de vérification a examiné un exemple d’aliénation de chaque type de biens à différentes étapes du processus. Neuf bâtiments du complexe de la rue Booth à Ottawa feront l’objet d’un processus d’aliénation, et une roulotte installée au Centre de foresterie des Grands Lacs à Sault-Ste-Marie fera l’objet d’un autre processus d’aliénation.

Pour ce qui est de l’aliénation des bâtiments du complexe de la rue Booth, les mesures appropriées ont été prises et sont conformes au processus d’aliénation stratégique décrit dans le Guide de la gestion des biens immobiliers du CT, notamment les suivantes :

  • le Comité interministériel des SMA a considéré le processus comme une aliénation stratégique;
  • la DGBIE a réalisé les activités préliminaires de diligence raisonnable, notamment les évaluations, l’évaluation environnementale, l’examen patrimonial et l’évaluation du risque autochtone;
  • les études préliminaires réalisées par la Société immobilière du Canada étaient en cours;
  • la notification des Premières Nations et d’autres ministères était en cours.

Les produits de la vente seront réinvestis dans le portefeuille des biens immobiliers du Ministère par l’entremise du processus d’examen des prévisions budgétaires établi par le CTNote de bas de page 12.

En 2011-2012, un processus d’aliénation courante de biens immobiliers s’est déroulé. Il s’agissait de la démolition d’une roulotte (appelée le bâtiment C de PG04) installée au Centre de foresterie des Grands Lacs. Ce bien a été supprimé du système financier le 4 janvier 2012. Sa valeur comptable nette était nulle (0 $), parce qu’il était entièrement amorti. Le Ministère n’a engagé aucun coût d’aliénation car le coût a été assumé par la tierce partie qui voulait construire un bâtiment sur ce site. L’équipe de vérification a confirmé que ce bâtiment ne fait plus partie de la base de données.

Initiative de réduction des émissions de carbone de RNCan

La stratégie actuelle de la DGBIE pour réduire les coûts d’entretien du portefeuille des biens immobiliers de RNCan consiste à poursuivre la mise en œuvre de l’Initiative de réduction des émissions de carbone (IREC), dont la vision à long terme est la suivante :

  • faire de RNCan un chef de file gouvernemental de la mise en œuvre de programmes d’efficacité énergétique de pointe dans tous ses principaux bâtiments;
  • utiliser certains de ces bâtiments comme des laboratoires vivants pour démontrer des pratiques et des technologies éconergétiques;
  • d’ici 2020, réduire de 17 p. 100 les émissions de gaz à effet de serre (GES) nettes du Ministère (par rapport aux niveaux de 2005-2006). Cette réduction visera 17 bâtiments qui produisent environ 94 p. 100 des émissions de GES de RNCan.

Certains projets axés sur la réduction de la consommation d’énergie dans les bâtiments de RNCan prévoient des rénovations et la mise en œuvre d’un projet pilote d’application de la norme de gestion de l’énergie ISO 50001. L’écologisation des installations de RNCan réduira à long terme le coût des services publics. En 2011-2012, le financement de dix projets a été approuvé dans le cadre de l’IREC, pour un coût total estimé à 358 000 $.

RISQUE ET RETOMBÉES

Le modèle de financement décentralisé actuel permet de réaliser des projets moins prioritaires plutôt que des projets de grande priorité. Les rares fonds disponibles ne sont donc pas nécessairement attribués aux projets de plus grande priorité. De plus, le fait de reporter continuellement les projets de grande priorité pourrait représenter une infraction au règlement ou poser un risque pour la santé humaine, la sécurité ou l’environnement.

Ce risque opérationnel est considéré comme mineurNote de bas de page 13, parce que le report des projets de grande priorité ne représente pas une menace immédiate pour les employés. La grande partie de ces projets seront pris en compte dans le processus de planification de la gestion des bâtiments du présent exercice.

Recommandation

1. Sous la direction du directeur exécutif de la DGBIE, le Ministère doit examiner les modèles de financement des biens immobiliers de RNCan. Cet examen doit porter au minimum sur les points forts et les points faibles du modèle de financement actuel, ainsi que sur les points forts, les points faibles, les risques et les retombées d’un modèle de financement centralisé et assurer le financement de tous les projets de grande priorité. Un modèle de financement devrait être recommandé au Comité exécutif pour approbation.

Plan d’action de la direction

Approbation de la direction.

Une stratégie en deux étapes est proposée.

Phase 1 : Afin d’assurer la réalisation des projets ministériels de grande priorité, la Division de la gestion des biens immobiliers et de l’environnement demandera au Comité consultatif des biens immobiliers de s’engager à financer tous les projets de grande priorité de la RCN et les régions au cours du prochain exercice. Le plan recommandé sera présenté au Comité exécutif du ministère pour approbation. Un examen de mi-année sera présenté au Comité exécutif pour examiner les projets entrepris et si nécessaire revoir les priorités pour de nouveaux projets émergents. Le financement des autres projets sera à la discrétion du secteur. La prochaine réunion du Comité consultatif des biens immobiliers est prévue pour la semaine du 23 avril.

Date de fin : Phase 1 : terminée

Phase 2 : La Division de la gestion des biens immobiliers et de l’environnement préparera un rapport qui décrit les points forts et les points faibles du modèle de financement actuel et d’un éventuel autre modèle de financement. Elle consultera le Comité consultatif des biens immobiliers. Le rapport et le modèle de financement recommandé seront présentés au Comité exécutif.

Date de fin : Phase 2 : automne 2012

GESTION DE L’INFORMATION

CONSTATATION SOMMAIRE

La DGBIE a pris des mesures proactives pour assurer une transition en douceur vers le nouveau système financier. Cependant, la documentation à l’appui des décisions ou du suivi des projets n’est pas toujours présente.

OBSERVATIONS CONNEXES

Transition vers le nouveau système financier

RNCan a adopté un nouveau système financier le 1er avril 2011. L’équipe de vérification a fait le rapprochement des données comptables sur les bâtiments contenues dans les deux systèmes (l’ancien et le nouveau) et constaté une différence de moins de 10 000 $ dans la valeur comptable nette totale des bâtiments de RNCan. Ce montant a été considéré comme négligeable.

Pour aider à faire la transition, la DGBIE a remis un guide d’aide et d’orientation aux employés chargés du codage financier des biens immobiliers. Voici des exemples de renseignements donnés dans ce guide :

  • le codage des engagements et des dépenses liés aux biens immobiliers dans le nouveau système financier;
  • des extraits du manuel de codage – comptes du grand livre général pour les biens immobiliers;
  • les éléments de la structure de répartition du travail selon le bâtiment et le bien;
  • les codes du bâtiment.

En outre, la DGBIE a offert une formation sur les exigences en matière de codage des transactions liées aux biens immobiliers, par exemple les projets de l’IREC et des PGB réalisés à l’automne 2011 et à l’hiver 2012.

La DGBIE a collaboré avec la Direction de la gestion financière à la création d’une méthode de déclaration de toutes les données sur le coût d’un bien immobilier. Elle est responsable de créer des codes de projet uniques à chaque bâtiment dans le module du système de projet du nouveau système financier. Afin d’associer une transaction à un bâtiment particulier, il faut lui attribuer un code de projet unique.

L’examen de la documentation a permis à l’équipe de vérification de constater que la DGBIE a attribué des codes de projet uniques à tous les bâtiments de RNCan.

L’exécution du Programme accéléré d’infrastructure a fait l’objet d’une vérification à l’automne 2010. Cette vérification indiquait que le système avait une limitation en ce qui a trait à l’enregistrement des améliorationsNote de bas de page 14. À ce moment-là, il était impossible de prolonger la durée de vie utile d’un bien existant. La présente équipe de vérification a vérifié si cette limitation sera supprimée dans le nouveau système financier.

En examinant le projet du bâtiment pour les espèces envahissantes, qui était financé par le Programme accéléré d’infrastructure, l’équipe de vérification a constaté que l’amélioration a été traitée dans un sous-écran distinct de l’écran du bien original et qu’elle a été capitalisée et amortie séparément, en fonction de la durée de vie utile qui lui avait été attribuée. Le nouveau système financier permet de prolonger la durée de vie utile d’un bien sans modifier les périodes précédentes, conformément aux normes de comptabilisation des immobilisations de RNCan. Les discussions tenues avec la Direction de la gestion financière indiquent qu’il a été décidé de ne pas prolonger la durée de vie utile du bien original, mais de la comptabiliser séparément. Cette méthode de comptabilisation est conforme à la norme.

Base de données d’information

Le groupe de la gestion de l’information de la DGBIE est responsable de créer et de tenir à jour des systèmes d’information à l’appui des besoins nationaux et régionaux en matière de biens immobiliers. Il s’occupe notamment des aspects suivants : qualité et intégrité des données; information sur demande; et données historiques et prévisionnelles à l’appui de la gestion du portefeuilleNote de bas de page 15. La DGBIE utilise la base de données centrale Web ARCHIBUS pour enregistrer les renseignements requis sur les projets (études ou activités proposées à des fins d’amélioration, de réparation ou de remplacement d’éléments de bâtiment) à l’aide de numéros uniques.

Depuis novembre 2011, les gestionnaires régionaux du BSP ont accès à la base de données à des fins de mise à jour et de vérification. À l’automne 2011 et à l’hiver 2012, la DGBIE a offert une formation et un guide à jour aux utilisateurs des régions.

L’équipe de vérification a examiné 63 activitésNote de bas de page 16 liées à l’échantillon discrétionnaire (six bâtiments), afin de vérifier si elles étaient enregistrées dans la base de données. La DGBIE a confirmé que huit des 63 activités n’étaient pas enregistrées dans la base de données et qu’elles avaient été supprimées pour les raisons suivantes :

  • l’activité n’était plus requise en raison de travaux réalisés dans le cadre d’un autre projet;
  • l’activité était financée dans le cadre d’un autre projet;
  • l’activité avait été intégrée à un autre projet et donc enregistrée sous un autre numéro.

Même si les activités ne sont supprimées de la base de données que sur la recommandation d’experts qualifiés tels que les gestionnaires d’installation régionaux ou la DGBIE, quand il manque de l’information, il est difficile de suivre, de surveiller et de déclarer ces activités. De plus, l’absence, dans la base de données, de renseignements et de justifications pour une activité ou l’absence de documentation sur la fusion de deux activités, qui empêche de les repérer, peut avoir des retombées sur l’efficacité opérationnelle et le processus décisionnel.

Rapports sur la condition du bâtiment

Le rendement global (fonctionnalité, utilisation, aspect matériel, finances) des biens immobiliers est régulièrement et systématiquement évaluéNote de bas de page 17. Les rapports sur la condition du bâtiment (RCB) contiennent les descriptions et les évaluations de la condition matérielle de chaque élément du bâtiment, ainsi que les réparations et les projets de travaux recommandésNote de bas de page 18. Les RCB doivent être élaborés aux cinq ansNote de bas de page 19.

Les derniers RCB ont été élaborés en 2007, où environ 54 des principaux bâtiments de RNCan ont été évalués. Cette opération a coûté 1 million de dollars et englobé 90 p. 100 (en mètres carrés) du portefeuille des biens immobiliers de RNCanNote de bas de page 20.

L’équipe de vérification a constaté qu’un RCB a été élaboré pour cinq des six bâtiments de l’échantillonNote de bas de page 21. Il n’y a pas eu de RCB pour un bâtiment qui, à ce moment, ne présentait pas un grand intérêt. Selon la DGBIE, les RCB sont utilisés comme point de référence pour déterminer les travaux à recommander pour un bien donné. Chaque année, les gestionnaires d’installation et les représentants des occupants fournissent des données aux fins du RCB. Selon Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le fournisseur de services qu’il engage à contrat, SNC Lavalin, environ la moitié des travaux annuels réels sont basés sur le RCB et la moitié résulte des données fournies par les occupants et le gestionnaire de l’installation.

Après avoir examiné le RCB des cinq bâtiments, l’équipe de vérification a cerné huit projets de grande priorité et constaté que l’un de ces projets n’était pas terminé. Le dossier ne contenait pas suffisamment de renseignements pour justifier pourquoi ce projet n’était pas terminé. Il s’agissait de nettoyer le réseau de gaines et de rééquilibrer les systèmes de ventilation en 2028, à un coût estimé de 30 000 $, si le réseau de gaines était remplacé en 2008. Le réseau de gaines n’a jamais été remplacé, ni nettoyé. Selon une évaluation de la qualité de l’air intérieurNote de bas de page 22 réalisée en 2011, il n’y avait aucun problème lié à la qualité de l’air intérieur dans le bâtiment; c’est pourquoi aucune autre mesure n’était requise. Au moment de la vérification, le dossier ne contenait pas cette information. La DGBIE l’a ajoutée par la suite.

Les RCB représentent un coût important pour le Ministère, car ils sont élaborés par une équipe multidisciplinaire d’experts techniques. Si des projets hautement prioritaires cernés dans les RCB ne sont pas réalisés, le dossier devrait contenir une justification et une approbation documentées qui appuient clairement la décision de ne pas réaliser le projet. Cette documentation aiderait les décideurs immobiliers à comprendre et à évaluer pourquoi certains projets hautement prioritaires n’ont pas été réalisés, ce qui contribuerait au processus décisionnel qui concerne les investissements et solidifierait le processus de gestion du cycle de vie. Il serait utile d’avoir une documentation appropriée pour surveiller et déclarer les projets hautement prioritaires et solidifier le processus global de planification de la gestion des bâtiments.

RISQUE ET RETOMBÉES

Le fait d’avoir supprimé des activités liées aux bâtiments de la base de données crée des lacunes en matière d’information sur les biens immobiliers. Cela pourrait mener à l’inefficacité des processus de suivi, de surveillance et de déclaration du portefeuille des biens immobiliers de RNCan.

L’absence de justifications documentées pour les décisions de ne pas réaliser les projets peut faire douter de la transparence et du bien-fondé de ces décisions.

Ce risque est considéré comme mineurNote de bas de page 23, parce que la haute direction a depuis documenté le cas soulevé par l’équipe de vérification.

Recommandations

2. La DGBIE doit veiller à ne pas supprimer les projets de bâtiment du système de gestion de l’information sans fournir une documentation suffisante pour assurer l’intégralité, l’exactitude et l’intégrité des données sur les biens immobiliers.

3. Lorsque des projets hautement prioritaires cernés dans les RCB ne sont pas réalisés, la DGBIE doit, en plus de mettre en œuvre ses processus administratifs actuels, veiller à ce qu’une justification documentée soit systématiquement ajoutée au dossier.

Plan d’action de la direction

Approbation de la direction.

Des pratiques d’information ont déjà été mises en œuvre pour donner suite aux deuxième et troisième recommandations. Les projets ne seront plus supprimés du système d’information de la Division de la gestion des biens immobiliers et de l’environnement, même s’il n’est plus nécessaire qu’ils y soient inscrits. Une balise sera plutôt ajoutée au projet pour indiquer qu’il n’est plus requis, et il faudra remplir le champ de la justification.

De même, il faudra remplir le champ de la justification pour les projets de grande priorité qui ne seront pas financés.

De nouveaux rapports sur l’intégrité des données ont été créés afin de permettre de repérer les projets dont le dossier ne contient pas de justification. L’examen des rapports sur l’intégrité des données fait partie du processus annuel de planification de la gestion des bâtiments.

Date de fin : terminée

ANNEXE A – TYPES DE RISQUES STANDARDS ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Types de risque standard

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSONote de bas de page 24 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient.

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Contrôle – Évaluations précises des activités.

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

Notation standard de risque de vérification

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement aux contrôles compensatoires et/ou assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

ANNEXE B – CRITÈRES DE VÉRIFICATIONNote de bas de page 25

1.1 La gestion efficace des biens immobiliers est basée sur l’autorisation et la responsabilisation.

1.2 Les processus de planification et d’attribution des ressources tiennent compte de l’information sur le risque.

1.3 Les biens sont gérés en fonction du cycle de vie.

1.4 Les transactions sont codées et enregistrées de façon exacte et opportune afin de favoriser le traitement exact et opportun de l’information.