Programme de géocartographie de l'énergie et des minéraux (GEM) AU1205

Rapports 2012

SOMMAIRE

Introduction

Le gouvernement du Canada investit 100 millions de dollars sur cinq ans (2008-2013) dans son programme de Géocartographie de l'énergie et des minéraux (GEM). 

Les priorités du programme sont les suivantes :

  1. Cartographier l’Arctique à l’aide de méthodes et de normes géologiques modernes afin d’en établir le potentiel énergétique et minéral;
  2. Mettre l'accent sur la formation de la prochaine génération de géoscientifiques du Canada pour combler l’écart de capacité future; et
  3. Encourager la stimulation économique afin d’accroître la prospérité du Nord canadien et au mieux-être de sa population.

La vérification du programme de GEM avait été approuvée par le sous-ministre dans le cadre du Plan de vérification basé sur le risque 2011-2013.

L’objectif global de cette vérification est de fournir une assurance raisonnable que le programme avait :

  • Mis en place un cadre de gouvernance et de responsabilité efficace et efficient;
  • Géré d’une manière efficace et efficiente ses projets, ses partenariats et ses collaborations afin d’atteindre les objectifs du programme conformément aux termes et conditions du programme; et
  • Mis en œuvre des activités de contrôle et de suivi axées sur les risques pour les projets et les paiements.

La portée de la vérification a couvert les activités de contrôle liées à l’exécution du programme et comprenait les projets, les subventions et les paiements pour la période du 6 mai 2008 au 14 avril 2011.

Points forts

La vérification a noté qu’il y avait un comité consultatif qui a examiné la conformité des projets sélectionnés avec le modèle élaboré pour le programme. Les projets ont été sélectionnés au moyen d’un processus consultatif mené auprès des partenaires provinciaux et territoriaux. Le programme de GEM a mis en place des processus de gestion des risques, une stratégie de mesure du rendement et une communication continue avec les parties prenantes appropriées. Il a été noté que la santé et la sécurité de employés est une priorité claire dans le cadre de ce programme.

Points à améliorer

Malgré l’adhésion à un processus d'évaluation des propositions sain, la documentation dans ce domaine devrait être améliorée afin de maintenir des justifications claires et écrites pour la sélection des projets. En outre, des accords de collaboration ont été rédigés pour toutes les activités de collaboration examinées. Cependant, ils ont été signés par les deux parties si l'accord de collaboration avait des obligations financières. La Direction de la vérification considère que tous les accords devraient être signés, même s'il n'y a pas d'obligations financières associées. Enfin, certains problèmes ont été identifiés en ce qui concerne le respect des exigences financières.

Conclusion

En général, la Direction de la vérification peut fournir l’assurance raisonnable que le programme de GEM a mis en place de pratiques de gestion saines et processus. Cependant, des améliorations dans certains domaines, tels que la documentation du processus de décision, contribuerait à améliorer l’administration pour la gestion de projet ainsi que le suivi et la conformité relativement aux transactions financières.

Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel, en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédés de vérification suffisants et appropriés ont été effectués et les données probantes ont été recueillies pour étayer l'exactitude de la conclusion fournie et contenue dans le présent rapport. La conclusion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification préétablis avec lesquels la direction était en accord. La conclusion est applicable uniquement à l'entité examinée.

Christian Asselin, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification
Direction de la vérification

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

Le gouvernement du Canada investit 100 millions de dollars sur cinq ans (2008-2013) dans son programme de Géo cartographie de l'énergie et des minéraux (GEM). Le programme vise à fournir les connaissances géoscientifiques nécessaires aux sociétés d’exploration privées pour orienter les décisions d'investissement ainsi qu’aux gouvernements et des collectivités du Nord et pour prendre leurs décisions relatives à l’aménagement du territoire, par exemple pour la création de parcs et autres aires protégées. 

Le programme de GEM se concentrera plus particulièrement sur la cartographie de l'Arctique à l’aide des méthodes modernes et selon les normes de la géologie pour identifier le potentiel des ressources énergétique et minérales. Environ 75 p. 100 des fonds fédéraux de ce programme du gouvernement fédéral seront dépensés dans les territoires et les 25 p. 100 restant dans les provinces. En outre, le programme de GEM mettra l'accent sur la formation de la prochaine génération de géoscientifiques canadiens pour combler l’écart de capacité future dans le domaine des géosciences. Finalement, le programme encouragera la stimulation économique afin d’accroître la prospérité du Nord canadien et au mieux-être de sa population.

Trois stratégies visent l’atteinte des objectifs du programme de GEM : 

  • GEM Énergie;
  • GEM Minéraux;
  • GEM Gestion des connaissances. 

Après une vaste consultation des organismes géoscientifiques provinciaux et territoriaux, des portefeuilles de projets en partenariat ont été mis en place au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et dans la plupart des provinces.

La vérification du programme de GEM a été approuvée par le sous-ministre dans le cadre du Plan de vérification basé sur le risque 2011-2013. 

But et objectifs de la vérification

L’objectif global de cette vérification est de fournir une assurance raisonnable que le programme avait :

  • Mis en place un cadre de gouvernance et de responsabilité efficace et efficient;
  • Géré d’une manière efficace et efficiente ses projets, ses partenariats et ses collaborations afin d’atteindre les objectifs du programme conformément aux termes et conditions du programme; et
  • Mis en œuvre des activités de contrôle et de suivi axées sur les risques pour les projets et les paiements.

Portée et méthode

La portée de la vérification a couvert les activités de contrôle liées à l’exécution du programme et comprenait les projets, les subventions et les paiements pour la période du 6 mai 2008 au 14 avril 2011.

La méthode de vérification a été fondée sur les lignes directrices du Conseil du Trésor (CT) sur la vérification interne et des normes définies par l’Institut des vérificateurs internes (IVI) et inclut :

  • Examen des documents pertinents du programme;
  • Entrevues avec le personnel clé du Ministère et du programme;
  • Examen des dossiers du programme et du Ministère; et
  • Examen approfondi des transactions et des projets.

Plus particulièrement, la vérification comportait les éléments suivants :

  • Examen de huit projets scientifiques dont les dépenses totales s’élevaient à plus de 23 millions de dollars;
  • Un échantillonnage statistique aléatoire de 113 transactions financières qui inclut des paiements pour des dépenses liées à des biens et services, des demandes de remboursement de frais de voyages, des paiements de subventions et de contributions et des transactions réalisées par carte d'achat.

Il convient de souligner que l’évaluation des attentes et des résultats du programme et des projets sélectionnés ne faisait pas partie de la vérification. Le Ministère évalue actuellement ces aspects du programme.

Critères

Ces critères ont été élaborés à partir des contrôles de gestion de base ainsi que des politiques, des procédures et des directives pertinentes du Conseil du Trésor du Canada. Le travail de vérification sur place et la conclusion globale de la vérification sont basés sur ces critères. Prière se référer à l'annexe B pour les critères de vérification.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

Documentation sur la sélection et le suivi des projets

Constatation sommaire

Les aspects suivants du programme ont été bien administrés :

  • L’élaboration de plans stratégiques et opérationnels. La vérification a permis de constater que des plans avaient été élaborés pour tous les projets scientifiques, et comprenaient les considérations relatives au budget et aux ressources humaines. Les livrables du projet ont été définis au début de chaque projet.
  • Le développement et la mise en œuvre de stratégies de gestion du risque. Cet élément a pu être relevé tout au long de la vérification. Parmi les exemples mentionnons, la réaffectation des budgets, la communication régulière et la formation en santé et sécurité.
  • La formation appropriée du personnel. La vérification a permis de constater que des mécanismes de contrôle ont été mis en place pour veiller à ce que tout le personnel allant sur le terrain reçoive la formation requise.
  • La communication de l’information liée au projet, à la fois interne et externe. Les résultats des projets ont été communiqués aux intervenants par le truchement de publications de revues et de présentations lors de conférences. Les résultats de travaux de terrain sont disponibles en consultant les diverses bases de données mises à la disposition du public, telles que GeoScan et GeoPub.

Le programme de GEM comporte un processus de gestion de projet. Toutefois, les processus de sélection de projet et la supervision scientifique n’ont pas été bien documentés. En l’absence de documentation adéquate, les décisions liées à la gestion de projet sont difficiles à comprendre et il n’est pas possible de déterminer si les critères établis pour supporter la justification du processus décisionnel ont été démontrés.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONSNote de bas de page 1
Type de risque Niveau du risque Répercussions
Opérations Mineur En l’absence de documentation à l’appui du processus décisionnel, la capacité de démontrer que des mécanismes de contrôle efficaces ont été appliqués est réduite.

Constatations connexes

Sélection des projets

La vérification a évalué si la sélection des projets de GEM avait été faite d’une manière démontrant leurs alignements avec les termes et conditions du programme. La vérification s’attendait qu’un processus de sélection documenté qui soutient la justification et l’établissement des priorités pour le portefeuille du projet serait disponible. Un total de huit projets du programme de GEM ont été étudiés pour une valeur totale d’environ 23 millions de dollars. Au cours d’entretiens et de l’examen des documents fournis, il a été confirmé que l’équipe de direction du programme de GEM avait évalué les propositions de projets. Ces évaluations étaient fondées sur un modèle logique conçu pour le programme qui tenait compte des activités admissibles. Toutefois, la documentation concernant le processus d’évaluation était cependant incomplète et aurait dû fournir davantage de détails sur la logique derrière l’approbation ou le rejet d’un projet. L’absence d’un processus de sélection dûment documenté fait en sorte qu’il est difficile de déterminer si la sélection des projets scientifiques était ou non fondée sur des critères définis ainsi que des priorités scientifiques précises et cohérentes.

L’équipe de vérification a noté de nombreux exemples de planification de projets pluriannuels qui incluaient des considérations relatives aux ressources financières et aux ressources humaines. Des entretiens ont permis de montrer que les plans des projets étaient étudiés chaque année. Afin d’atténuer les risques liés au financement, un processus de réaffectation budgétaire a été établi, afin d’assurer que les fonds non dépensés puissent être réaffectés à de nouveaux projets ou à des projets existants.

Rôles et responsabilités

Afin de produire des réalisations scientifiques d’une manière efficace, il est nécessaire d’avoir un soutien administratif solide. Au début du programme, les chefs des projets scientifiques étaient responsables de nombreuses tâches non scientifiques, notamment la gestion des relations avec les intervenants extérieurs, l’approvisionnement et les questions en lien aux ressources humaines. Remplir ces fonctions leur laissait moins de temps pour gérer les projets scientifiques. La direction du programme de GEM a donc mis en œuvre des changements positifs en introduisant des responsables des affaires pour offrir le soutien administratif aux projets scientifiques.

Gestion de projet

Afin d’évaluer si la gestion du projet était efficace, l’équipe de vérification s’attendait à constater la présence de contrôle, de suivi et de production de rapports. Des nombreux exemples de contrôle des projets et de production de rapports étaient évidents. Conformément aux exigences requises pour obtenir l’approbation du Conseil du Trésor, les responsables du programme devraient exercer un contrôle et produire des rapports sur différentes mesures de rendement financières et non financières, dont :

  • l’absorption du secteur privé;
  • les résultats produits;
  • les fonds investis dans le Nord; et
  • le développement du personnel hautement qualifié.

Des réunions régulières avec la direction du projet afin de discuter des ressources humaines et du personnel, de la gestion des finances et des stratégies de communication ont permis de démontrer que la direction exerçait bien un suivi. Divers mécanismes étaient en place pour veiller à ce que les résultats des projets soient communiqués, comme des plans de marketing et des stratégies de communication. La direction de la Commission géologique du Canada (CGC) avait mis en place des contrôles efficaces pour faire en sorte que le personnel reçoive les formations en santé et sécurité dont il avait besoin avant de commencer le travail de terrain. Les rapports de ces suivis ont été livrés régulièrement par des rapports intermédiaires et de fin d'année (rapports parfois livrés directement à la SMA du SST ou livrés au Comité de gestion de la CGC). L'équipe de vérification a noté que la gestion de la CGC a effectué des exercices annuels d'évaluation du programme en mars 2010 et le programme de GEM a été évalué en mai 2011 et janvier 2012 pour renforcer le suivi scientifique et stratégique.

Les vérificateurs ont observé que de nombreux systèmes de gestion de projet avaient été utilisés en raison de l’évolution du milieu et des changements en matière de gestion du programme de GEM. Pendant la première année du programme, le Système de projets du Secteur (SPS) avait servi à saisir et à stocker l’information relative au projet. La direction de la CGC avait interrompu l’utilisation de ce système en raison de la mise sur pied d’un nouveau système financier intégré : le système SAP. Ce dernier n’est cependant pas encore doté des capacités nécessaires à la gestion de projet. Entre temps, la direction s’est fiée à différents outils et modèles pour saisir et stocker l’information relative au projet. Pendant la vérification, des preuves documentées de suivi scientifique ont été relevées. Ces dernières n’étaient toutefois pas documentées de manière constante. En effet, cette surveillance semble avoir été faite d’une manière formelle et informelle. L’absence d’un suivi scientifique bien documenté diminue la capacité de la direction de montrer que le processus décisionnel est approprié et de justifier la modification des objectifs scientifiques ou la réaffectation des fonds entre les projets.

La vérification a noté que pour répondre à la gestion des défis au bureau de coordination, le GEM a été créé en octobre 2010. En conséquence, la gouvernance a été confirmée et des lignes claires de rapports ont été établis. La gouvernance de GEM révisée est jointe. Pour aider à améliorer la communication dans la gestion du programme et assurer une surveillance adéquate, des réunions hebdomadaires de gestion de GEM ont été créés en octobre 2010. Les principales activités, les questions et les progrès sont discutés et les décisions consignées dans le Registre des décisions.

Un examen des projets et des activités du GEM a été réalisé par le bureau de la Coordination de GEM au début de 2011. Projets et activités ont été évalués par rapport aux objectifs énoncés du programme, rendre compte à la CGC comité de gestion et CNCB DG en mai 2011. Cet exercice a identifié la nécessité et la possibilité d'étendre les activités de GEM qui ont abouti à l'élaboration d'un nouveau projet : l’opération de GEM. Ce projet a été mis en place pour évaluer et augmenter l'état des connaissances géoscientifiques dans des zones sélectionnées à l'extérieur des zones de projet en cours. Les résultats géoscientifiques seront utilisés pour aider à la prise de décision guide et la planification future de la géo-cartographie des projets. Au cours de cet exercice, un processus a été établi afin de mieux définir et documenter les objectifs du projet, les critères de sélection et de prise de décision. Ce processus comprenait des dialogues documentant avec des collaborateurs provinciaux et territoriaux.

Recommandations

1. Le directeur général de la Direction du Centre et du Nord du Canada, CGC, doit veiller à ce qu’un processus documenté soit en place pour la gestion de projet afin d’étayer clairement la sélection de projets ainsi que la surveillance et la présentation de rapports relativement aux projets scientifiques.

Plan d’action de la direction et échéancier

1. La Direction accepte.

Actions correctives complémentaires / Surveillance : Afin d'établir une approche plus structurée pour le futur, et ayant appris sur la prise de décision utilisée pour l'opération de GEM, les critères de sélection et des mesures contre ses critères seront utilisés pour créer et mettre en œuvre un processus standardisé de sélection et d’établissement de rapports en mettant l’accent sur la documentation repérable. Ce processus de présentation de l’information sera mis en œuvre en utilisant le système SAP du projet (PS) module (décrites ci-dessous).

Suivi / Rapport : le GEM commence sa dernière année d'un programme de 5 ans. Pour cet exercice le budget définitif (2012-13), informations sur le projet est en cours de compilation et seront intégrées dans le module SAP Project System ministériel une fois disponible (lancement prévu du module SAP en avril 2012). En outre, le Bureau de coordination a élaborer un nouveau tableau de bord pour signaler la hausse sur le GEM. Le développement du tableau de bord a commencé (le 1 février 2012) et sera validé par le comité de gestion de la CGC et ESS ADM. Comme d'autres du tableau de bord qui ont été développés au sein du secteur, le tableau de bord de GEM sera inclus dans les rapports de mi-exercices et fin de l'année.

Position de responsabilité : Directeur général (DG), CGC centrale et du Nord Canada

Échéancier : Pour répondre à cette recommandation, les deux actions suivantes seront entreprises :

  1. Les informations sur le projet de GEM seront intégrées et suivies dans le module SAP PS.
  2. Le développement du tableau de bord rapportera sur les progrès du programme de GEM et métrique.

Février 2012

  • Compilation des informations sur le projet.
  • Développement d'une version préliminaire du tableau de bord de GEM.

1 mars 2012

  • Première version du tableau de bord présenté au comité de gestion de la CGC pour la validation initiale.

31 mars 2012

  • Toutes les informations et les décisions doivent être documentées.

30 juin 2012

  • En supposant que toutes les fonctionnalités du nouveau module SAP PS fonctionnent et l’entrée de toutes les informations du projet.
  • Tableau de bord de GEM final remis au comité de gestion de la CGC.

Octobre 2012

  • Rapport du premier tableau de bord d'abord livré à la mi-année.

Mars 2013

  • Rapport du deuxième tableau de bord livré en fin d'année.

Établissement d’ententes de collaboration

Constatation sommaire

Un processus de collaboration a été établi avec les partenaires provinciaux et territoriaux afin d’aider à définir les priorités de recherches. Des ententes de recherche concertée ont été rédigées incluant des clauses telles que la propriété intellectuelle, la limitation des obligations et l’étendue des travaux à exécuter. Cependant, six ententes étudiées sur neuf n’ont pas été officiellement signées. Des ententes dûment complétées permettent de minimiser les risques dans le cas des projets où il y a partage de gouvernance et de responsabilisation.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS Note de bas de page 2
Type de risque Niveau du risque Répercussions
Opérations Mineur En l’absence d’ententes signées, le Ministère s’expose à des risques plus élevés.

Constatations connexes

Établissement d’ententes de collaboration

RNCan a reconnu l’importance d’élaborer des accords de collaboration efficaces en matière de science et de technologie (S&T) et cette collaboration figure parmi les domaines prioritaires et les orientations clés dans la Stratégie de Ressources naturelles Canada en matière de science et de technologie de 2010. Cette orientation est consistante aux exigences des organismes centraux. La politique du Conseil du Trésor sur la gestion de projet exige des chefs de projet la création d’un cadre de gestion de projet adéquat. Des ententes écrites devraient définir en détail les tâches à accomplir ainsi que les arrangements financiers et à la présentation de rapports.

La vérification a noté qu’un cadre de collaboration est en place avec les provinces et les territoires (P/T) à travers l'Accord géoscientifique intergouvernemental (AGI). Le Comité national des études géologiques (CNCG) est l'organisme responsable de la mise en œuvre de l'AGI. L’AGI décrit comment le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux / territoriaux travaillent ensemble et partagent l'information. La présentation au CT de GEM précise que RNCan doit adhérer aux principes de l'AGI. La CGC a entamé un processus de consultation avec ses partenaires provinciaux et territoriaux afin de déterminer quelles étaient les priorités. Par la suite, les propositions de projets de recherche scientifique ont été soumises par les provinces et les territoires. Ces propositions ont constitué la base pour établir les ententes de recherche collaborative. Au moment de la vérification, des ententes avaient été établies, néanmoins six (6) ententes étudiées sur neuf (9) n’avaient pas été signées. Cet accord est une entente de coopération générale entre le gouvernement fédéral, provincial et territorial et demande que la collaboration des activités géoscientifiques soient couvertes par des accords avec la province ou le territoireNote de bas de page 3. L’AGI ne comprend pas un accord spécifique pour la portée des activités, le traitement de la propriété intellectuelle ou de responsabilité pour les pertes potentielles. La direction du programme de GEM et ses partenaires ont décidé que comme l’objectif de ces ententes de collaboration était d’échanger des plans opérationnels entre différents organismes, la signature d’entente n’était pas nécessaire. En outre, l’équipe de vérification a été informée que les partenaires considéraient ces ententes comme trop restrictives. 

La direction du programme a expliqué à l’équipe de vérification que cette question a été portée à la CNCG par le responsable de la DG de la CGC pour discussion en mars 2011. Le comité a suggéré que le mot " Accord " soit remplacé par le mot " Entente " dans l’en-tête des documents de collaboration qui n’incluent pas les obligations financières. Ceci permettrait d’utiliser la signature au niveau du directeur, des Provinces et Territoires.

Des ententes efficaces peuvent fournir la structure nécessaire pour aider à préciser les objectifs, la raison d’être et la portée des projets de recherche concertée. Les ententes peuvent aussi minimiser les risques relativement aux projets où il y a partage des cadres de gouvernance et de responsabilisation. Des risques opérationnels et financiers peuvent se concrétiser si les priorités du gouvernement changent, ce qui aurait comme résultat l’annulation ou le report de projets. En cas d’incident en milieu de travail, des considérations, comme des clauses de limitation de la responsabilité et d’indemnisation, peuvent aider à préciser les obligations. La probabilité de ce type de risques augmente en raison des conditions de travail imprévisibles dans le Nord. Des clauses importantes concernant des questions comme la propriété intellectuelle peuvent aider à prévenir les malentendus ainsi qu’à veiller à la présence d’une vision commune et à l’atteinte des objectifs.

Recommandations

2. Pour les projets futurs, le directeur général de la Direction du Centre et du Nord du Canada, CGC, doit veiller à ce que les ententes appropriées soient établies pour tous les accords de collaboration. Ces ententes devraient être signées par toutes les parties concernées.

Plan d’action de la direction et échéancier

2. La Direction accepte.

Actions correctives complémentaires / Surveillance : GEM débute sa dernière année. Bien que les accords signés n'ont pas été finalisées, les collaborations des Provinces et Territoires ont été très fructueuses. Pour valider le niveau de risque lié aux obligations juridiques et financières involontaires, le bureau de coordination de GEM va effectuer une analyse détaillée de tous les engagements de P / T identifiés dans les annexes des projets de recherche collaborative. Un rapport sera produit décrivant et comparant les engagements convenus à ce qui a été complété. Les résultats de cet exercice seront livrés à la DG de la CNCB par le vendredi 17 février 2012.

Suivi / Rapport : Le DG de CNCB évaluera la nécessité de poursuivre la signature des accords de recherche collaborative pour la dernière année de GEM sur la base des résultats de l'exercice de validation. La gestion de la CGC continuera dans l'avenir à travailler avec le P / Ts à travers la CNCG à établir un mécanisme de collaboration de documents. Les résultats de ce rapport et des discussions avec le comité de la CNCG seront présentés dans le tableau de bord de GEM.

Position de responsabilité : le DG, CGC centrale et du Nord Canada

Échéancier : Pour répondre à cette recommandation, les deux actions suivantes seront prises :

  1. Le niveau de risque en relation avec les ententes non signées sera validé et la direction de la CNCB en sera informée. 
  2. Les résultats seront présentés dans le tableau de bord de GEM.

17 février 2012

  • L’évaluation des engagements des P / T, le rapport sera remis au DG de la CNCB.

1 mars 2012

  • Décision finale relative à la signature d'accords de collaboration.

8 mars 2012

  • Lors de la réunion de la CNCG du 8 mars 2012, ils ont convenu d’élaborer un modèle de l’annexe du projet (charte) qui permettra l’obtention de signature à un niveau approprié pour les futures ententes de recherche concertée.

Conformité aux exigences financières

Constatation sommaire

L’équipe de vérification a sélectionné un échantillon statistique aléatoire de 113 transactions financières à des fins d’examen. Ces transactions comprenaient des dépenses liées à des biens et des services, des demandes de remboursement de frais de déplacement, des paiements de subventions et de contributions ainsi que des transactions effectuées par carte d’achat. Au cours de l’examen de l’information financière, la vérification a révélé plusieurs exemples où les exigences financières n’étaient pas respectées, en particulier relativement à l’article 34Note de bas de page 4 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Niveau du risque Répercussions
Conformité Modéré Le non-respect de l’article 34 de la LGFP et les transactions non documentées augmentent le risque que des paiements soient approuvés pour des transactions pour lesquelles les biens n’ont pas été reçus ou les services n’ont pas été rendus.

Constatations connexes

Conformité aux exigences financières

L’équipe de vérification a sélectionné un échantillon statistique aléatoire de 113 transactions financières pour un total de 1,4 million de dollars à des fins d’examen. Ces transactions comprenaient des dépenses liées à des biens et des services, des demandes de remboursement de frais de déplacement, des paiements de subventions et de contributions ainsi que des transactions effectuées par carte d’achat.

L’équipe de vérification a noté qu’effectuer de la recherche dans le Nord présente des défis uniques. Le Nord du Canada est dépourvu d’une bonne partie de l’infrastructure moderne qui est disponible dans les autres régions du pays. Souvent, il n’y a pas d’institution financière et les commerçants locaux n’ont pas la capacité de produire des reçus officiels. Sur le terrain, les dépenses doivent être faites en argent liquide, parfois sans autre facture que des reçus écrits à la main. Ces circonstances ont été prises en considération pour l’examen de l’information financière.

En date du 22 décembre 2011, 7 transactions pour un total de 21 349 $ n’ont pas été trouvé par les employés du programme. Du lot des transactions examinées, 12 p. 100 (soit 14 sur 113) ont été effectuées sans toutes les pièces justificatives telles que reçus ou factures. L’absence de documentation et de pièces justificatives incomplètes augmentent les probabilités d’achats inadmissibles, puisque ces derniers ont été attestés sans preuve de réception des biens et services.

En plus des documents manquants et dossiers mentionnés ci-dessus, 12 cas de non-conformité à l’article 34 de la LGFP ont été relevés :

  • Quatre cas totalisant 1 662 $, où l’approbation de la section 34 de la LGFP n’apparaissait pas (sans signature);
  • Cinq cas totalisant 11 016 $ où l’approbation de la LGFP de l'article 34 a été obtenue sans la délégation de pouvoir appropriée où l’individu n'a jamais reçu la délégation de pouvoir ou celle-ci était bien expirée;
  • Deux cas totalisant 933 $ où l'article 34 de la LGFP a été approuvé pour un voyage par les voyageurs eux-mêmes;
  • Un des cas où le gestionnaire du CR a approuvé son propre formulaire de délégation de pouvoir et par la suite a certifié la section de l’article 34 de la LGFP pour une transaction d'une valeur de 263 $.

La non-conformité à l’article 34 de la LGFP augmente le risque que les paiements effectués pour des transactions pour des biens qui n’ont pas été reçus ou des services qui n’ont pas été rendus.

La direction du programme a informé l’équipe de vérification que des problèmes avec la non-conformité des exigences financières en vertu de la LGFP ont été identifiés suite à la mise en place du bureau de coordination de GEM en octobre 2010. Le Bureau de coordination a travaillé avec le Bureau de services partagés (BSP) pour que ces problèmes soient résolus et que cette collaboration continue. En outre, des réunions hebdomadaires de gestion de GEM sont utilisées pour communiquer les leçons apprises. Tous les gestionnaires de centre de coût ont la formation obligatoire en gestion financière. En plus, le bureau de coordination a confirmé en janvier 2012 que 16 des 17 gestionnaires ont terminé ou mis à jour leur formation obligatoire au cours des derniers vingt-quatre mois.

Recommandations

3. En collaboration avec le Bureau des services partagés (BSP), le Directeur général de le Direction du Centre et du Nord du Canada, CGC, devrait s’assurer de la conformité aux exigences financières en demandant à ce que les gestionnaires de CR fournissent toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses, et que le remboursement de ces derniers soit traité en toute conformité à l’article 34 de la LGFP par des personnes autorisées.

Plan d'action de la direction et échéancier

3. La Direction accepte.

Actions correctives complémentaires / Surveillance : Pour s'assurer que la solution décrite ci-dessus a conduit à une conformité totale, le Bureau de coordination a lancé (1 février 2012) un processus d’auto-surveillance pour respect de l'article 34 de la FAA. Un échantillon aléatoire de 50 transactions sera tiré à la fin de chaque mois pour les six prochains mois. Sous réserve du respect intégral, la surveillance sera alors faite sur une base trimestrielle jusqu'à la fin de GEM.

Suivi / Rapport : Comme indiqué ci-dessus, le bureau de coordination est à développer un nouveau tableau de bord pour signaler la hausse sur les GEM et inclura les résultats de cette surveillance. Si nécessaire, des mesures correctives seront mises en place dès que les problèmes seront identifiés. Les résultats de cette surveillance seront mis d’avant comme une leçon apprise, ce qui aidera à la surveillance de tout programme futur.

Position de responsabilité : DG, CGC Centre et Nord du Canada

Échéancier : Pour répondre à cette recommandation, les deux actions suivantes seront prises :

  1. Bureau de coordination de GEM veillera au respect de la LGFP dans le programme.
  2. Résultats de l'exercice de suivi seront présentés dans le tableau de bord de GEM.

Février à juillet 2012

  • Examen des échantillons de transactions à la fin de chaque mois par le Bureau de coordination de GEM.

Août 2012 à mars 2013

  • Surveillance sur une base trimestrielle.

Octobre 2012

  • Les résultats de la surveillance seront livrés dans le rapport de tableau de bord en milieu d'année.

Mars 2013

  • Les résultats de la surveillance seront livrés dans le rapport de tableau de bord en fin d'année.

MISE EN ŒUVRE DU PLAN DES RESSOURCES HUMAINES

Constatation sommaire

Afin de répondre aux besoins du programme, un plan de ressources humaines a été mis en place et le personnel a été formé. La formation comprenait un cours de secourisme en milieu sauvage, un programme de sensibilisation aux ours, une formation en matière de sécurité des hélicoptères et un cours de port d’armes. La préparation du personnel appelé à travailler en région éloignée s’est révélée un moyen efficace pour amenuiser les risques pour la santé et la sécurité. Les responsables du programme ont réussi à pourvoir les postes vacants, mais la difficulté à pourvoir certains postes de scientifiques et d’administrateurs peut avoir eu des répercussions sur la planification des activités. 

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Niveau du risque Répercussions
Opérations Mineur Le manque de personnel sur place en temps opportun risque de diminuer les chances de mener le projet à terme.

Constatations connexes

Exécution du plan de ressources humaines

Le programme de GEM requiert l’embauche de nombreux professionnels scientifiques, et cela dans un court délai. Les responsables du programme ont examiné les compétences scientifiques et administratives nécessaires et ont mis sur pied un plan prioritaire de recrutement de professionnels devant détenir les dites compétences, afin de compléter les ressources internes déjà existantes. Des plans à court et à long terme ont été envisagés pour combler les lacunes. Mentionnons, entre autres :

  • Dotation visant des postes pour une période indéterminée;
  • Dotation visant des postes de durée déterminée;
  • Embauche d’étudiants;
  • Partenariat avec le secteur de l’industrie;
  • Partenariat avec le milieu universitaire. 

Afin de développer une capacité scientifique et technologique de calibre mondial, RNCan a bonifié sa stratégie des sciences et de la technologie en 2010 en accentuant l’importance de se prévaloir de professionnels hautement qualifiés. La portée, la nature et la qualité des réalisations du programme de GEM sont grandement reliées aux ressources humaines compétentes disponibles. Toutefois, l’embauche de professionnels visant à pourvoir certains postes scientifiques n’a pas été possible étant donné la forte concurrence du secteur privé.

Au cours de la vérification, il a été constaté que le poste de coordonnateur du programme de GEM était inoccupé pendant environ un an. Le taux de roulement à ce poste stratégique de gestion a nui au déroulement des activités prévues pour le recrutement de personnel. En raison de ce retard, l’embauche de personnel pour certains postes de durée déterminée a été annulée, alors que le programme tirait à sa fin. Au moment de la vérification, trois postes de scientifiques pour une durée indéterminée restaient à pourvoir. Selon la direction du programme de GEM, la vacance de ces postes ne devrait pas compromettre l’atteinte des objectifs du programme. Cependant, il a fallu mettre un frein à certaines réalisations scientifiques en raison du manque de personnel qualifié.

Recommandation

Il n’y a aucune recommandation à propos de cette constatation.

ANNEXE A – TYPES DE RISQUE STANDARD ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Types de risque standard

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSONote de bas de page 5 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient.
Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.
Contrôle – Évaluations précises des activités.
Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.
Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

Notation standard de risque de vérification

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement des contrôles compensatoires et/ou assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

ANNEXE B – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Objectifs Critères de vérification
Objectif de la vérification # 1 : S’assurer que le programme de GEM était bien géré par le biais d’un cadre de gouvernance et de responsabilité. 1.1 Nous nous attendions à ce que la direction ait un cadre de contrôle efficace pour la conception et la prestation du programme.

1.2 Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités des instances de gouvernance, la gestion du programme et le personnel ont été clairement définis et communiqués.
Objectif de la vérification # 2 : Déterminer si GEM a géré ses projets, partenariats et collaborations avec efficacité et efficience pour atteindre les objectifs du programme conformément aux termes et conditions de la présentation au CT. 2.1 Nous nous attendions à ce que la gestion du programme GEM a développé et documenté un processus de planification stratégique qui est aligné avec les termes et conditions du programme.

2.2 Nous nous attendions à ce que la gestion du programme de GEM ait géré efficacement les projets scientifiques, de partenariats et G & C de manière à se conformer à toutes les législations, les politiques et procédures.

2.3 Nous nous attendions à ce que la gestion du programme ait mis au point une stratégie de communication pour communiquer des informations aux parties prenantes concernées du programme.
Objectif de la vérification # 3 : S'assurer que les contrôles fondés sur les risques existaient et que le suivi et la surveillance étaient en place pour les projets et les paiements. 3.1 Nous nous attendions à ce que la gestion du programme de GEM ait enregistré l'information financière d’une manière complète, précise et efficace et en conformité avec les politiques pertinentes et la législation financière.

3.2 Nous nous attendions à ce que la gestion du programme de GEM ait développé un procédé pour faire des suivis systématiquement et faire rapport sur l'avancement des projets de GEM (l'information financière et non financière) et apporter les ajustements nécessaires.

3.3 Nous nous attendions à ce que les actifs du programme GEM soient gérés conformément aux politiques ministérielles.