Vérification du programme investissements dans la transformation de l’industrie forestière (AU1207)

TABLE DES MATIÈRES


SOMMAIRE

CONTEXTE

Le Programme Investissements dans la transformation de l’industrie forestière (ITIF) appuie le secteur forestier du Canada en l’aidant à devenir plus concurrentiel sur le plan économique et plus durable sur le plan de l’environnement. Ce programme investit dans les technologies innovatrices qui permettent le développement d’un mélange de produits plus diversifiés et à valeur élevée, incluant la bioénergie et des énergies renouvelables, les biomatériaux, les produits biochimiques et les matériaux de construction de la prochaine génération.

Le programme a été annoncé dans le budget de 2010 avec un fonds de 100 millions de dollars répartis sur quatre ans qui prendra fin le 31 mars 2014. Deux appels de propositions ont été lancés : le premier en septembre 2010 et le deuxième en septembre 2011.

Au moment de la vérification, environ 25,9 millions de dollars en financement avaient été attribués à six projets (un projet par bénéficiaire). La valeur des accords de contribution allait de 2,1 millions à 6,8 millions de dollars. Une partie considérable de la valeur des accords a été versée à l’avance aux bénéficiaires admis afin de favoriser l’innovation dans le secteur forestier et de maximiser la probabilité de la réalisation des objectifs du programme.

La vérification du Programme ITIF a été approuvée initialement par le sous-ministre au titre du Plan de vérification axé sur le risque de 2011-2014. Elle devait être effectuée au cours de l’exercice 2011-2012 mais, en raison d’exigences opérationnelles du Service canadien des forêts, la vérification a été reportée à l’exercice 2012-2013.

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

La présente vérification visait à fournir une assurance raisonnable que les éléments clés du cadre de contrôle de la gestion du programme ITIF fonctionnent comme prévu et sont conformes aux modalités du programme. Plus précisément, les objectifs étaient de déterminer dans quelle mesure :

  • Le programme ITIF avait des processus de gouvernance efficaces;
  • Le programme ITIF était administré avec diligence raisonnable et transparence conformément aux modalités approuvées;
  • Le programme ITIF effectuait des activités de contrôle, de surveillance et de supervision axées sur les risques.

PORTÉE

La vérification portait sur les aspects principaux du cadre de contrôle de la gestion pour les contributions, les projets et les paiements depuis le lancement du programme jusqu’au 31 mars 2012.

POINTS FORTS

Il a été déterminé que le Programme ITIF se conformait aux modalités approuvées. La direction a mis en place un cadre de contrôle efficace pour la conception et la prestation de livraison des programmes de contributions. En particulier, le plan de communication élaboré et mis en œuvre par la direction a permis aux bénéficiaires potentiels d’avoir accès à l’information d’une manière équitable au programme. De plus, il existe une séparation des tâches entre les responsables de l’évaluation et de l’approbation des demandes de projet. Ce contrôle était renforcé par des évaluations des risques financiers effectuées par des tierces parties indépendantes, un examen détaillé obligatoire de la première demande de remboursement présentée par chaque bénéficiaire et en veillant à ce qu’une autorité compétente approuve les changements apportés au programme ou aux accords de contribution. Finalement, les dirigeants du Programme ITIF ont réussi à mettre en place un processus de gouvernance efficace malgré le nombre limité d’employés (quatre employés au moment de la vérification).

DOMAINES À AMÉLIORER

Il est nécessaire de s’assurer que des contrôles de gestion visant la surveillance et la supervision des projets fonctionnent comme prévu. Plus précisément, des améliorations sont requises dans le domaine de la surveillance des bénéficiaires axée sur le risque afin d’atteindre un bon équilibre entre les vérifications des bénéficiaires, les visites des sites et les examens détaillés des demandes de remboursement.

L’évaluation de risques du bénéficiaire et la stratégie d’atténuation des risques ne prennent pas en compte les risques associés aux avances de fonds lorsque le profil de risque des bénéficiaires d’avances de fonds est établi. De plus, aucune révision du niveau de surveillance de ces bénéficiaires recevant les avances de fonds n’est effectuée.

CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION ET OPINION

En général, la vérification peut fournir une assurance raisonnable que le Programme ITIF a mis en place un cadre de gouvernance efficace et qu’il est administré avec diligence raisonnable et transparence conformément aux modalités approuvées.

À mon avis, la mise en œuvre de mesures de surveillance améliorées des bénéficiaires recevant des avances de fonds permettrait de renforcer encore davantage le Programme ITIF. Cela donnerait au Ministère un niveau d’assurance plus élevé quant à l’utilisation du financement de RNCan conformément aux modalités approuvées du programme.

L’opinion repose sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification et de critères de vérification préétablis que la direction a approuvés. L’opinion ne concerne que l’entité vérifiée.

La Direction de la vérification confirme que les réponses et le plan d’action de la direction sont acceptables et devraient permettre de résoudre les problèmes identifiés.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que Dirigeant principal de la vérification, je suis d’avis que la vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification


INTRODUCTION

Le Programme Investissements dans la transformation de l’industrie forestière (ITIF) appuie le secteur forestier du Canada en l’aidant à devenir plus concurrentiel sur le plan économique et plus durable sur le plan de l’environnement. Ce programme investit dans les technologies innovatrices qui permettent le développement d’un mélange de produits plus diversifiés et à valeur élevée, incluant la bioénergie et des énergies renouvelables, les biomatériaux, les produits biochimiques et les matériaux de construction de la prochaine génération.

Le programme a été annoncé dans le budget de 2010 incluant un fonds de 100 millions de dollars répartis sur quatre ans qui prendra fin le 31 mars 2014. Deux appels de propositions ont été lancés : le premier en septembre 2010 et le deuxième en septembre 2011.

Le Programme ITIF est ouvert aux entreprises du secteur forestier qui possèdent au moins une installation existante de fabrication de produits forestiers située au Canada. Les projets peuvent être à la phase pilote ou commerciale, mais ils doivent faire progresser davantage la technologie vers la pleine commercialisation que cela n’a été le cas dans le secteur forestier du Canada. Les fonds du programme ne peuvent pas être utilisés pour financer des projets associés à des technologies qui en sont à l’étape de la recherche, du développement ou de l’expérimentation, ou encore la production de produits de bois d’œuvre résineux et les investissements connexes en capital.

Le montant maximal payable par le programme est 50 % du coût total d’un projet admissible. Le montant maximal qui peut être versé à un bénéficiaire pendant la durée du programme s’élève à 20 millions de dollars. Pour le deuxième appel de proposition, les dirigeants du programme ont fixé un plafond de 10 millions de dollars par projet afin de produire de plus grandes retombées grâce au versement élargi de fonds à des bénéficiaires multiples.

Tous les accords de contribution conclus avec des organisations bénéficiaires sont non remboursables car les avantages découlant de la contribution profiteront à plusieurs parties, y compris une augmentation de l’efficacité énergétique et de la production d’énergie renouvelable, ce qui profitera à l’ensemble de la population canadienne. Les avantages compétitifs découlant du programme contribueront aussi à accroître la durabilité des emplois dans l’industrie forestière et, à long terme, les retombées économiques pour les collectivités forestières.

Au moment de la vérification, environ 25,9 millions de dollars en financement avaient été attribués à six projets (un projet par bénéficiaire). La valeur des accords de contribution allait de 2,1 millions à 6,8 millions de dollars. Une partie considérable de la valeur des accords de contribution a été versée à l’avance aux bénéficiaires admis afin de favoriser l’innovation dans le secteur forestier et de maximiser la probabilité de la réalisation des objectifs du programme.

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

La présente vérification visait à fournir une assurance raisonnable que les éléments clés du cadre de contrôle de la gestion du Programme ITIF donnent les résultats attendus et sont conformes aux modalités du programme. Plus précisément, ses objectifs étaient de déterminer dans quelle mesure :

  • Le Programme ITIF avait des processus de gouvernance efficaces;
  • Le Programme ITIF était administré avec diligence raisonnable et transparence conformément aux modalités approuvées;
  • Le Programme ITIF effectuait des activités de contrôle, de surveillance et de supervision axées sur les risques.

RISQUES MINISTÉRIELS

La vérification du Programme ITIF a été approuvée initialement par le sous-ministre au titre du Plan de vérification axé sur les risques de 2011-2014. Elle devait être effectuée au cours de l’exercice 2011-2012 mais, en raison d’exigences opérationnelles, la vérification a été reportée à l’exercice 2012-2013.

PORTÉE ET MÉTHODE

La vérification portait sur les aspects principaux du cadre de contrôle de la gestion pour les contributions, les projets et les paiements depuis le lancement du programme jusqu’au 31 mars 2012.

La méthode de vérification était fondée sur les lignes directrices du Conseil du Trésor sur la vérification interne et les normes définies par l’Institut des vérificateurs internes. Elle comprenait les tâches suivantes :

  • un examen des principaux documents et de la documentation de base pertinente, y compris les politiques, les directives et les normes;
  • des entrevues auprès du personnel clé du Ministère et du programme;
  • un examen des dossiers ministériels, des dossiers du programme et des autres documents connexes (pour déterminer si des mesures de contrôle ont été élaborées et mises en place pour les finances et le programme).

CRITÈRES

Les critères de vérification utilisés pour évaluer les contrôles de gestion appliqués au processus des ITIF sont établis selon les principaux contrôles énoncés dans les contrôles de base du Conseil du Trésor du Canada, ainsi que dans les politiques, procédures et directives pertinentes, et ont été approuvés par la direction avant le début de la vérification. Veuillez consulter les critères de vérification à l’Annexe B.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

ACTIVITÉS DE CONTRÔLE, DE SURVEILLANCE ET DE SUIVI FONDÉES SUR LES RISQUES

Constatations sommaires

Dans le cadre des procédures d’évaluation des risques liés aux projets et aux bénéficiaires, le Programme ITIF fait appel à l’expertise de tiers pour évaluer les risques financiers. Le programme fait aussi preuve de diligence raisonnable lors des examens détaillés des premières réclamations soumises par les bénéficiaires.

Toutefois, l’évaluation des risques des bénéficiaires et la stratégie d’atténuation des risques ne prend pas en compte les risques associés aux avances de fonds lorsque le profil de risque des bénéficiaires d’avances de fonds est établi. De plus, aucune révision du niveau de surveillance de ces bénéficiaires n’est effectuée. Par conséquent, les paiements de transfert ne sont pas gérés en tenant compte des risques et en maintenant un bon équilibre entre le contrôle et la souplesse.

Observations connexes

Évaluation des risques associés aux bénéficiaires

Avant de signer chaque accord de contribution (AC), le programme a résumé les résultats des évaluations techniques et financières pour établir le niveau de risque inhérent lié au bénéficiaire et au projet en utilisant un modèle normalisé développé par le Centre d’expertise (CE), qui constitue une partie obligatoire de la documentation pour tous les paiements de transfert examinés par le CE. La liste de contrôle inclut les facteurs de risque dont la capacité financière, technique et administrative. Chacun de ces facteurs a un poids équivalent dans le niveau global de risque lié au bénéficiaire et au projet.

Le Programme ITIF a signé des protocoles d’entente avec des organisations tierces pour mener des évaluations des risques financiers liés à des projets et à des bénéficiaires, à l’appui du processus décisionnel relatif au programme. L’équipe de vérification a examiné tous les dossiers d’AC en place au moment de la vérification afin de déterminer comment les résultats des évaluations des risques financiers liés aux bénéficiaires effectuées par ces tierces parties avaient été incorporés dans la stratégie de gestion du risque du programme. Le programme fait preuve de discrétion lors de la poursuite des recommandations formulées dans les évaluations des risques financiers. Dans la majorité des cas, toutes les recommandations ont été prises en considération avant d’accorder des fonds. Dans un cas seulement, le programme a décidé de ne pas poursuivre une recommandation en raison du faible niveau de risque global du bénéficiaire.

Examen détaillé des premières demandes de remboursement (vérification sur place)

Dans le cadre de contrôle axé sur les risques liés aux bénéficiaires qui régit la vérification des dépenses relatives aux projets, le Programme ITIF a instauré un examen documentaire approfondi de la première demande de remboursement des dépenses soumises par les bénéficiaires. Durant cet exercice, l’agent financier du programme vérifie l’admissibilité de toutes les dépenses incluses dans la première demande de remboursement en traçant les pièces justificatives (factures) fournies par le bénéficiaire. Il remplit une feuille de travail de vérification sur place pour chaque examen, qui est signée par l’agent du programme et vérifiée par le gestionnaire du programme.

Au moment de la vérification, le programme avait effectué des vérifications approfondies des premières demandes de remboursement relatives à deux des six AC signées avant le 31 mars 2012 (pour une valeur totale de 863 000 $ ou 12 % du total des coûts admissibles engagés par les promoteurs au 31 mars 2012) et n’avait pas relevé de dépenses non admissibles.

L’équipe de vérification a examiné toutes les deux premières demandes de remboursement présentées par les bénéficiaires et a relevé seulement 234 $ (0,03 %) de dépenses non admissibles. Cela confirme que le programme fait preuve d’un niveau adéquat de diligence et de rigueur en examinant la documentation à l’appui pour les dépenses engagées.

De plus, en vertu des modalités des AC, les bénéficiaires doivent présenter leurs demandes de remboursement sur une base trimestrielle, sous la forme de rapports trimestriels sur les flux de trésorerie et la comptabilité, certifiés par le chef des finances ou le représentant dûment autorisé du bénéficiaire. Ces rapports ont été présentés par tous les bénéficiaires en temps opportun, comme l’a confirmé l’examen de vérification. À moins que les dirigeants du programme n’en fassent expressément la demande (comme dans le cas d’un examen documentaire approfondi des premières demandes de remboursement), les bénéficiaires ne sont pas tenus de joindre des pièces justificatives (factures des fournisseurs, etc.) à leurs demandes de remboursement. Cependant, toutes les demandes examinées par l’équipe de vérification incluaient des pièces justificatives, que les bénéficiaires avaient fournies volontairement.

Avances de fonds

Selon la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, les avances de fondsNote de bas de page 1 « sont versées avant la concrétisation des obligations de rendement stipulées dans l’entente de financement qui prouvent que les critères de versement de la contribution sont satisfaits ». Les avances de fonds peuvent être utilisées « lorsqu’elles sont essentielles à la réalisation des objectifs », lorsqu’elles sont expressément définies dans l’entente de financement et « tiennent compte des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie ».

Les six AC signées à la date de la vérification renfermaient une clause autorisant l’accès de tous les bénéficiaires à des avances de fonds pour les dépenses admissibles engagées au cours des six mois suivants, ce qui démontre que les dirigeants du programme traitent tous les bénéficiaires avec équité et cohérence.

Les dirigeants du programme ont informé l’équipe de vérification que des avances de fonds étaient requises pour favoriser l’innovation dans l’industrie. Tous les bénéficiaires ont exercé la clause d’avance de fonds. Un total de 19 millions de dollars a été versé en avances aux bénéficiaires depuis le lancement du programme, le 31 mars 2012, ce qui représentait environ 73 % du financement total des ITIF pour ceux-ci.

L’équipe de vérification a examiné la documentation à l’appui présentée par les bénéficiaires pour justifier le besoin d’avances de fonds. La documentation comprenait une demande officielle d’avances et une déclaration des coûts admissibles prévus pour la période de l’avance demandée, ventilée par postes budgétaires et tâches, et certifiée par l’autorité financière appropriée du bénéficiaire. L’équipe de vérification s’attendait à ce que des preuves de documentation démontrant les besoins en trésorerie du bénéficiaire soient disponibles pour la période pour laquelle l’avance de fonds a été demandée, mais une telle documentation n’était pas dans les dossiers. De plus, les dirigeants du programme ont informé l’équipe de vérification que le fait de ne pas autoriser des avances de fonds pourrait compromettre l’atteinte des objectifs du programme.

L’évaluation de risques des bénéficiaires et la stratégie d’atténuation des risques liés aux bénéficiaires ne prennent pas en compte les risques associés aux avances de fonds lorsque le profil de risque des bénéficiaires de ces avances est établi. De plus, aucune révision du niveau de surveillance des bénéficiaires d’avances de fonds n’est effectuée.

Plan de vérification des bénéficiaires

Les agents des programmes doivent planifier la vérification des bénéficiaires conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (Politique du CT) et plus précisément « en tenant compte des risques, en maintenant un bon équilibre entre le contrôle et la souplesse, et en regroupant une combinaison appropriée de bonnes pratiques de gestion, d'administration simplifiée et d'exigences claires en matière de rendement ».

Selon le protocole de sélection des vérifications des bénéficiaires, les dirigeants du programme s’attendaient à effectuer des vérifications des bénéficiaires sur une période de deux exercices, soit 2012-2013 et 2013-2014. Un protocole de sélection des vérifications et des outils de soutien pour la vérification ont été préparés mais, au moment de la vérification du Programme ITIF, il n’y avait pas un plan officiel de vérification des bénéficiaires pour déterminer le moment et le nombre de vérifications à effectuer (à part un déclencheur automatique d’une vérification de toutes les contributions de 10 millions de dollars), les coûts estimatifs et le fournisseur de service de vérification.

Conformément au cadre de gouvernance du programme, des vérifications techniques peuvent être effectuées lorsqu’un projet est complètement achevé. Deux projets devraient être achevés au cours de l’exercice 2012-2013, mais aucun calendrier officiel pour effectuer des vérifications techniques n’a été établi et aucune preuve que des visites de site ont été menées ou planifiées au moment de la présente vérification.

Des vérifications des bénéficiaires et des vérifications techniques provisoires aideraient à atténuer les risques associés aux importants versements d’avances de fonds à tous les bénéficiaires.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Ce risque en matière de surveillance est considéré comme modéré car les contraintes imposées par la combinaison de la surveillance des vérifications des bénéficiaires, des visites de sites et des examens détaillés des demandes de remboursement en temps opportun peuvent résulter en la perte de l’occasion de déceler et de régler rapidement les problèmes. La non-conformité à la Politique du CT concernant la gestion du risque pourrait mener au remboursement de dépenses inadmissibles.

La séparation actuelle des tâches, ainsi que la pratique d’examens documentaires approfondis de la première demande de remboursement, servent de moyens de contrôle compensatoires, mais ils n’éliminent pas totalement le risque associé à cette constatation.

RECOMMANDATION

En accord avec l’objectif de réduire le fardeau administratif des bénéficiaires et du Ministère, le directeur général de la Direction de la politique, de l’économie et de l’industrie devrait élaborer et mettre à jour régulièrement un plan de surveillance officiel axé sur les risques qui inclut des méthodes de sélection des bénéficiaires qui feront l’objet d’une vérification, d’une visite de sites et/ou d’examens détaillés additionnels de leurs demandes de remboursement.

PLAN D’ACTION ET ÉCHÉANCIER

Le Programme ITIF convient d’améliorer encore davantage leurs excellents processus de surveillance axés sur les risques. Les répercussions des risques liés aux avances de fonds seront ajoutées au protocole de sélection des vérifications en place, et un plan additionnel de surveillance axée sur les risques comprenant une série adaptée de mesures supplémentaires d’atténuation des risques sera fourni là où le fardeau administratif est proportionnel au profil de risque lié au projet et au bénéficiaire.

Poste responsable : Directeur général, Direction de la politique, de l’économie et de l’industrie Service canadien des forêts.

Calendrier :
Élaboration d’un plan de surveillance axée sur les risques : 31 janvier 2013.
Mise en œuvre du plan de surveillance axée sur les risques : de façon continue à partir du 1er février 2013 à mars 2014.

ADMINISTRATION DU PROGRAMME

Constatations sommaires

Le Programme ITIF est administré avec diligence raisonnable. Ses dirigeants ont élaboré un plan stratégique de communication pour assurer la sensibilisation des bénéficiaires. Il y a en place des contrôles pour assurer l’uniformité de l’évaluation et de l’approbation des projets.

Observations connexes

La promotion du programme et les demandes des bénéficiaires sont justes et accessibles

Dans le cadre du plan stratégique de communication élaboré par les dirigeants du Programme ITIF, les bénéficiaires potentiels disposaient d’un accès à l’information relative au programme par le site Web public du Ministère. Ceci a été démontré par une annonce affichée par le Ministère sur son site Web après que le programme ait été annoncé dans le budget de 2010, en plus des Webinaires et des exposés dans le cadre de conférences présentés après le lancement des appels de demandes. Le Ministère a fourni de la documentation détaillée par le biais du Guide du demandeur fournissant des renseignements supplémentaires sur le programme.

Des outils de soutien ont été élaborés et fournis à tous les demandeurs, comme des formulaires de demande normalisés, des listes de vérification relatives à l’évaluation environnementale, des outils d’évaluation des risques et des modèles de présentation de rapports, pour soutenir l’administration efficace du programme et assurer que tous les critères d’admissibilité ont été pris en compte.

Processus de demande et d’évaluation transparent et cohérent

L’équipe de vérification a examiné les projets approuvés et a déterminé que le programme dispose de contrôles pour assurer l’évaluation et l’approbation cohérentes des projets. Un processus de contrôle transparent est en place afin d’assurer la répartition des tâches entre les individus responsables de la réception, de l’évaluation et de l’approbation des projets. Les dirigeants du programme ont mis en œuvre avec succès un processus d’évaluation concurrentielle des projets à deux volets :

  • Au cours de la première étape, le personnel du programme fait un examen préalable de toutes les demandes pour déterminer si elles satisfont aux critères obligatoires. Les critères obligatoires sont les suivants : entreprises du secteur forestier qui possèdent au moins une installation existante de fabrication de produits forestiers située au Canada, technologie de pointe, projet situé au Canada et intégré à l’industrie forestière, et projet porté sur la fibre de bois. Les projets retenus à l’examen préalable sont évalués en fonction des critères cotés par un groupe d’experts composé d’employés de RNCan et d’experts externes, qui doivent arriver à un consensus sur la cote attribuée. Les projets les mieux cotés sont ensuite inscrits sur la liste restreinte du programme.

  • Les demandeurs de la liste restreinte doivent faire preuve de diligence raisonnable. Les dirigeants du programme ont signé des protocoles d’entente avec des organisations tierces pour effectuer des évaluations des risques financiers liés aux projets et aux bénéficiaires. Ces évaluations ajoutent expertise et crédibilité additionnelle au processus de sélection et contribuent à la répartition des tâches d’administration du programme. Une évaluation environnementale est effectuée, au besoin, par un ingénieur du programme et elle est passée en revue par le Secteur de l’intégration des sciences et des politiques de RNCan. Une entente a été conclue avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international pour qu’il se penche sur les projets qui ont lieu dans des scieries afin de s’assurer qu’ils respectent les obligations du Canada dans le cadre des Accords sur le bois d’œuvre résineux.

Les éléments de vérification probants recueillis ont permis d’établir que les évaluations de projet étaient effectuées conformément aux critères d’admissibilité approuvés du programme. Les décisions de financement se sont révélées justes, transparentes, impartiales et cohérentes.

Les Services juridiques et le CE ont examiné les six AC et les modifications subséquentes en place au moment de l’évaluation avant de les transmettre au Comité d’examen des paiements de transfert (CEPT) aux fins d’examen et d’approbation par l’autorité désignée. Les dirigeants du Programme ITIF maintiennent une documentation rigoureuse à l’appui de toute modification à des AC et des niveaux de financement.

Divulgation proactive de modifications importantes

L’exigence de divulgation proactive des AC a été introduite en 2006. Elle illustre l’engagement plus vaste du gouvernement à l’égard de la transparence et de plus grande responsabilité au sein de la fonction publique. Les ministères et agences sont responsables d’assurer que les subventions et les contributions de plus de 25 000 $ sont divulguées proactivement sur leur site Web et que l’information à leur sujet est exacte et actuelleNote de bas de page 2.

Les secteurs de responsabilité du processus de divulgation proactive à RNCan sont définis comme suit :

  1. les dirigeants du programme sont responsables de la saisie de l’information sur les AC dans l’application ministérielle Module des ententes et interfaces SAP (AMI);
  2. une fois qu’ils ont saisi l’information dans le système AMI, le CE est responsable d’afficher cette information sur Internet.

L’équipe de vérification a examiné six accords exigeant une divulgation proactive sur le site Web de RNCan et a constaté ce qui suit :

  • tous les montants initiaux dans les AC ont été divulgués en temps opportun sur le site Web de la divulgation proactive;
  • deux modifications importantes à des AC (représentant une augmentation totale du financement de RNCan de 1,5 million de dollars) n’ont pas été divulguées.

Les dirigeants du programme avaient mis le système AMI à jour afin d’y inclure les modifications apportées aux deux AC. Toutefois, en raison de la confusion entourant l’interprétation de l’avis du Secrétariat du Conseil du Trésor, le CE n’a pas téléchargé cette information sur le site Web de la divulgation proactive de RNCan. L’avis du SCT a depuis été clarifié, et toutes les modifications importantes seront proactivement divulguées. En réponse à cette clarification, l’équipe de vérification a noté que le CE travaille avec Systèmes financiers (Bureau des services partagés) pour incorporer une fonction automatique dans le système AMI, ce qui facilitera l’affichage en temps opportun des modifications importantes avant la période de divulgation proactive allant d’octobre à décembre 2012. Ceci doit être en place en février 2013.

L’équipe de vérification a confirmé que les deux modifications importantes susmentionnées ont été divulguées au moment de la préparation du présent rapport.

RECOMMANDATION

Aucune

GOUVERNANCE DU PROGRAMME

Constatations sommaires

Le Programme ITIF dispose d’un cadre de contrôle efficace pour la conception et la prestation du programme. Le cadre est étayé par une structure de gouvernance clairement définie et communiquée, y compris les rôles et les responsabilités de tous les intervenants. Le programme a utilisé avec succès un nombre limité d’employés (quatre employés au moment de la vérification) pour assurer l’efficacité du processus de gouvernance.

Observations connexes

Documentation et autorisation des modifications au programme

La Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert exige que les modifications apportées aux modalités des programmes existants de paiements de transfert soient autorisées au niveau de responsabilité approprié. D’après les éléments de vérification probants recueillis, aucune modification majeure des modalités du programme n’est intervenue depuis son lancement, mais deux modifications mineures ont été apportées lors du deuxième appel de demandes lancé en septembre 2011. Ces deux modifications, énoncées ci-dessous, ont été approuvées par le directeur général de la Direction de la politique, de l’économie et de l’industrie (Service canadien des forêts).

  • Deux catégories de financement ont été établies, soit les projets pour lesquels est demandé un financement de plus de 2 millions de dollars et les projets pour lesquels est demandé un financement de moins de 2 millions de dollars. Tous les projets ont été évalués en utilisant les mêmes formulaires et listes de contrôle. Toutefois, les promoteurs qui demandaient 2 millions de dollars ou moins dans le cadre du Programme ITIF n’étaient pas obligés de soumettre un plan d’affaires détaillé et des documents techniques justificatifs avec la trousse de demande initiale. Cette modification a eu l’avantage de réduire le fardeau administratif imposé aux demandeurs.

  • Un plafond de financement des ITIF de 10 millions de dollars par projet a été fixé, mais la limite de cumul de l’aide de 50 % n’a pas été modifiée. Les modalités initiales du programme précisaient seulement une limite maximale de 20 millions de dollars par promoteur. La nouvelle limite a été introduite par suite de la préférence à l’effet que le programme produise plus d’avantages provenant du versement de fonds à des récipiendaires multiples et couvre une plus grande aire géographique. Étant donné que le premier appel de demandes n’a pas produit de projets de plus de 10 millions de dollars, cette modification n’a pas compromis l’impartialité de la conception du programme.

Rôles et responsabilités

Un plan de gestion des ressources humaines a été conçu et mis en œuvre. Une formation a été offerte au personnel pour répondre aux besoins du programme. Des rôles et des responsabilités clairs, y compris les pouvoirs délégués qui sont appropriés relativement à l'affectation des tâches, aux compétences des ressources humaines et au niveau de risque, qui sont conformes aux pratiques ministérielles ont été communiqués de manière officielle à tout le personnel du programme. Les agents de programme ont été formés quant aux procédures du programme pour assurer l’uniformité de l’application des pouvoirs relatifs au programme et des autres exigences stratégiques pertinentes.

RECOMMANDATION

Aucune

ANNEXE A – TYPES DE RISQUE STANDARD ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Types de risque standard

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSONote de bas de page 3 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient.

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Contrôle – Évaluations précises des activités.

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

Notation standard de risque de vérification

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou que les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement aux contrôles compensatoires et/ou assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

ANNEXE B – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Les critères de vérification sont dérivés de modèles de contrôle reconnus (p. ex. Critères de contrôle du CCC - ICCA), ainsi que des politiques et directives du SCT. Le rendement réel a été évalué en fonction de ces critères, ayant pour résultat une observation positive ou la détermination d’un élément à améliorer.

La présente vérification vise à fournir une assurance raisonnable que les éléments clés du cadre de contrôle de la gestion du Programme ITIF donnent les résultats attendus et sont conformes aux modalités du programme.

Les sous-objectifs et critères utilisés pour effectuer la vérification
Sous-objectifs de la vérification Critères
1. Le Ministère a mis en place des processus de gouvernance efficaces pour les programmes de subventions et de contributions.

L’organisation a une orientation et des objectifs stratégiques axés sur son mandat, clairement définis et communiqués.

1.1 La direction a mis en place un cadre de contrôle efficace pour la conception et la prestation des programmes de subventions et de contributions.
1.2 Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et communiqués.
2. Les programmes sont administrés avec diligence raisonnable et transparence conformément à leurs modalités. 2.1 La promotion du programme et le processus de demande des bénéficiaires sont mis en œuvre d’une façon équitable et accessible.
2.2 Des processus de contrôle transparents sont en place pour garantir l’évaluation et l’approbation uniformes des projets en vue d’atteindre les objectifs du programme.
2.3 Les accords avec les bénéficiaires sont élaborés de façon uniforme par le biais d’un processus destiné à prendre en compte les risques et les exigences des bénéficiaires.
2.4 Les subventions et les contributions dépassant 25 000 $ sont divulguées conformément aux exigences en matière de divulgation proactive.
3. Le Ministère exerce des activités de contrôle, de surveillance et de supervision des programmes de subventions et de contributions fondées sur les risques.

Les options en matière de politiques et de conception des programmes font l’objet d’un suivi périodique en temps utile.

3.1 Les paiements aux bénéficiaires sont versés conformément aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Directive sur les paiements de transfert.
3.2 La surveillance, la production de rapports et la vérification, pour chaque bénéficiaire, sont effectuées proportionnellement à leur niveau de risque et conformément aux modalités du programme.
3.3 Des processus de surveillance et de production de rapports ont été mis en place pour appuyer l’examen des programmes et la stratégie de mesure du rendement du Ministère.