"Vérification de système en cours de développement relative au projet Felix (AU1105)"

Rapports 2011


Table des matières


RÉSUMÉ

Introduction

Le présent rapport fournit un résumé des résultats d’une vérification interne entreprise dans le cadre de la mise en œuvre d’un nouveau système intégré de gestion financière et de gestion du matériel de Ressources naturelles Canada (RNCan), en 2011. La mise en œuvre du système était fondée sur un partenariat en matière de services convenu entre RNCan et Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) concernant la prestation, par AAC, de services relatifs au Système intégré des finances et du matériel (SIFM), de services de gestion de projet et d’un soutien informatique, à l’aide du logiciel de commerce Systèmes, applications et produits de traitement de données (SAP).

Ce résumé présente les questions clés cernées et communiquées à la haute direction dans le cadre de la vérification selon une stratégie et une méthodologie de vérification précises décrites comme une « vérification de système en cours de développement (SED) ». En ce qui concerne les prochaines étapes, un certain nombre de défis liés à la mise en œuvre du système SAP demeurent et exigeront l’exercice d’une diligence raisonnable continue jusqu’à la période postérieure à la mise en œuvre.

La vérification a été menée du 9 décembre 2010 au 4 avril 2011.

Contexte

En 2002, RNCan a mis en œuvre le projet d’information de gestion intégrée, qui a permis de conclure que le système ministériel de gestion financière, le Système financier du gouvernement canadien (SFGC), ne répondait plus aux besoins en matière d’information de gestion. En 2008, RNCan a engagé un nouvel examen de sa stratégie de renouvellement de systèmes dans le cadre de l’initiative de renouvellement des systèmes financiers (RSF). Cette initiative a entraîné l’exécution d’une analyse de rentabilisation qui recommandait le remplacement du Système financier du gouvernement (SFG) par le système SAP, en vertu d’un partenariat avec AAC. Selon ce partenariat, les ministères partagent un système SAP unique, de même que des processus opérationnels communs. L’analyse de rentabilisation qui a découlé de l’exercice a été approuvée par la haute direction des deux ministères en 2009. Le 20 août 2009, RNCan a lancé le projet Felix en vue de mettre en œuvre le système SAP. RNCan et AAC ont conclu un protocole d’entente.

La principale fonctionnalité du nouveau système intégré englobe la gestion financière, la gestion du matériel, la gestion de l’approvisionnement et la gestion de projets. En guise d’approche opérationnelle, RNCan a adopté les processus opérationnels existants d’AAC en ce qui a trait à la gestion financière et à la gestion du matériel, et devait élaborer la fonctionnalité de gestion de projets nécessaire pour répondre aux besoins de RNCan. RNCan avait prévu le lancement ou l’entrée en service du système le 4 avril 2011, selon un coût estimatif de mise en œuvre de 14 800 000 $. Tel qu’il est présenté dans la charte approuvée du projet Felix, le coût total du projet sur quatre ans, y compris les mesures d’urgence liées à celui-ci, était estimé à 14 788 000 $. 

La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes prescrites de l’Institute of Internal Auditors (IIA). Selon ces normes, la vérification doit être planifiée et exécutée de manière à obtenir une assurance raisonnable que les objectifs de la vérification ont été atteints. Par conséquent, la vérification comportait diverses mesures de contrôle et divers examens de documents, en fonction des besoins, visant à fournir cette assurance. Les mesures de contrôle touchaient, notamment, l’administration centrale et comprenaient, sans en exclure d’autres, l’examen de documents, des activités d’observation, l’examen de documents de planification de l’équipe de projet, un examen budgétaire et l’évaluation de la conformité aux autorités et aux références applicables (voir l’annexe C – Références).

Conclusion découlant de la vérification interne

La vérification visait à évaluer le projet Felix du point de vue de l’achèvement des éléments à réaliser liés au projet en regard des plans initiaux (c.-à-d. les coûts, la fonctionnalité et les délais) et à donner de la rétroaction au ministère au sujet des questions et des préoccupations susceptibles d’avoir une incidence sur la réussite de l’exécution du projet.

Dans l’ensemble, le projet Felix a été exécuté conformément au plan de projet officiel, dans le respect des délais et du budget. La vérification a révélé que des processus de gestion étaient en place en vue de gérer adéquatement et efficacement les risques liés aux jalons, aux coûts et à la portée du projet. Le lancement de l’application a eu lieu le 4 avril 2011, conformément à l’échéancier et selon le budget prévu pour sa mise en œuvre, soit 7 593 800 $ en 2010-2011. Le total des coûts directs du projet pour l’année en cours (c.-à-d. 2011-2012), la première année de fonctionnement de l’application d’entreprise, est évalué à 1 630 000 $, y compris des mesures d’urgence de 207 000 $ liées au projet. 

Cette réalisation positive doit être située dans un contexte où un certain nombre de défis persistent sur le plan de la mise en œuvre du système SAP, notamment en ce qui a trait à la mise en œuvre de nouvelles capacités de gestion financière et de production de rapports qui, initialement, ne relevaient pas de la portée du projet. Compte tenu de la quantité importante de travaux en cours au niveau du centre d’excellence relatif au système SAP issu de la fusion d’AAC et de RNCan, de la formation continue, des ajustements de matériel et de logiciels, de la transformation des activités, des efforts liés à la stabilité des applications et des activités et des communications connexes requises cette année, il semble que le montant de 1 630 000 $ prévu au budget en vue de la mise en œuvre du projet Felix en 2011-2012 ne pourra appuyer qu’une partie seulement des coûts totaux du ministère. Si les frais continus liés à l’élaboration du système SAP se révèlent importants, cela pourrait représenter un niveau d’effort imprévu que le ministère devra aborder dans un avenir prévisible au moyen d’un modèle de gouvernance bien conçu, d’un cadre de contrôle de gestion et d’une méthode de planification des ressources. 

Dans le contexte de limites financières continues, ces défis exigeront l’exercice d’une diligence raisonnable continue jusqu’à la période postérieure à la mise en œuvre.

Objectif de la vérification

Évaluer l’état d’avancement du projet Felix en ce qui a trait à l’achèvement des éléments à réaliser liés au projet en regard des plans initiaux (c.-à-d. les coûts, la fonctionnalité et les délais) et donner de la rétroaction au ministère au sujet des questions et des préoccupations susceptibles d’avoir une incidence sur la réussite de l’exécution du projet.

Méthodologie et approche

La méthodologie de vérification de systèmes en cours de développement (SED) exige que l’on applique une approche fondée sur le risque afin de déterminer les aspects d’un projet essentiels à la réussite ou à l’échec d’un projet. Selon diverses questions, notamment la gouvernance de projet, la planification, les ressources, la dotation, la gestion du risque et l’évolution d’un projet, l’équipe de vérification a choisi des sujets à examiner lorsque des défis cruciaux étaient prévues relativement au projet. Les ressources en matière de vérification ont ainsi été concentrées vers des secteurs à risque élevé. (Les secteurs d’intérêt utilisés dans le cadre de la vérification se trouvent à l’annexe A.)

Pendant la vérification de SED, les équipes de vérification assurent une présence continue dans le cadre du projet d’élaboration du système. La vérification a été exécutée selon des phases qui correspondaient aux étapes ou jalons clés de l’élaboration du projet. Pendant la vérification, l’équipe de vérification partageait les locaux des équipes d’élaboration du projet et travaillait aux côtés de celles-ci, afin de fournir une orientation et des conseils opportuns à mesure que le projet évoluait. En outre, le chef, ou directeur, de l’équipe de vérification assistait, à titre d’observateur, aux réunions hebdomadaires des chefs d’équipes d’élaboration, et le directeur de la vérification, ou dirigeant principal de la vérification, faisait de même lors des réunions du comité directeur supérieur du projet. Ainsi, la vérification de SED permettait de donner une rétroaction « en temps réel » à l’équipe de projet et à la haute direction en ce qui concerne les questions et les préoccupations susceptibles d’avoir une incidence sur la réussite du projet. Avant la date d’entrée en service, l’équipe de vérification faisait rapport à la direction concernant les éléments qui exigeaient une réponse ou une intervention à court terme de la part de la direction.

Pendant la vérification, l’équipe de vérification examinait les renseignements et les documents à mesure qu’ils étaient produits par l’équipe de développement, et utilisait des entrevues afin de comprendre et de confirmer la stratégie, les plans et les tâches de l’équipe de projet avant qu’ils ne soient mis en œuvre. Dans le cadre de la vérification, l’équipe de vérification a interrogé des membres de l’équipe de projet et d’autres intervenants clés (voir l’annexe B pour obtenir la liste des participants à la vérification).

L’équipe de vérification a examiné les éléments suivants (sans en exclure d’autres) :

  • les principaux éléments à réaliser et les documents de planification;
  • les registres des risques liés au projet;
  • la documentation relative aux essais liés au projet;
  • les diagrammes de cheminement des données de système et d’interface;
  • la documentation relative à la sécurité de système;
  • la documentation relative à l’assurance de la qualité du projet;
  • divers documents d’approbation des utilisateurs;
  • les plans directeurs détaillés;
  • l’établissement de rapports liés au tableau de bord de la direction.

Divers acronymes organisationnels sont utilisés dans l’ensemble du présent rapport. Pour obtenir une description complète de ces acronymes, voir l’annexe D.

Aperçu des secteurs d’intérêt et analyse

Présentation de rapports de projet à la direction

Résumé :   Le projet Felix a fait l’objet de rapports complets et opportuns destinés à la direction, ce qui a permis à la direction du ministère d’obtenir une perspective claire des progrès, des enjeux et des capacités liés au projet jusqu’à la date d’entrée en service du système SAP, le 4 avril 2011.

Tout au long de la mise en œuvre du projet, la haute direction du ministère a reçu de l’information complète et exacte concernant le projet. Le tableau de bord de projet et rapport de la direction destiné au sous-ministre adjoint était mis à jour sur une base hebdomadaire. Un tableau de bord au niveau de la direction était mis à jour mensuellement, à l’intention du comité directeur du projet Felix. Un rapport d’étape précisait les activités du projet en cours par catégorie et rendait compte de l’état de la situation ou des résultats, au besoin. L’évolution du projet et les modifications apportées aux plans, le cas échéant, faisaient l’objet d’un suivi en regard de l’échéancier du projet, et étaient signalées à la direction. Un registre des risques liés au projet était examiné chaque semaine et était mis à jour par le chef du bureau du projet Felix, en collaboration avec les chefs des équipes d’élaboration de l’application, et l’état des principaux risques liés au projet était inclus dans les rapports de la direction. Les décisions importantes relatives au projet et les mesures connexes faisaient l’objet d’un suivi et étaient signalées dans un registre des mesures et dans les rapports d’étape. Une question non réglée entraînait une inscription au registre des mesures, qui était examinée sur une base hebdomadaire et intégrée à un rapport mensuel destiné au comité directeur.

Tous les renseignements budgétaires et les renseignements relatifs aux dépenses, sous forme détaillée et sous forme sommaire, étaient inclus dans les rapports de la direction. Le budget était fondé sur des dates de fin réalistes concernant les jalons, et non pas sur des prévisions prometteuses. Les chiffres réels et les cumuls depuis le début de l’exercice, de même que les prévisions jusqu’à la fin de l’exercice ont été déclarés. Le bureau de projet surveillait les contrats qui devaient être prolongés selon les travaux supplémentaires définis à mesure que les projets évoluaient. Les réalisations et les activités à venir liées au projet, de même que les échéances étaient signalées. Au moment de la vérification, le bureau de projet tenait un relevé complet des rapports de la direction liés au projet Felix. Les plans de gestion des changements opérationnels, les enjeux et les progrès réalisés étaient également signalés à la haute direction, tout comme la carte de pointage relative à l’état de préparation sectoriel en vue de l’entrée en service prévue le 4 avril 2011. En outre, la mise à jour du modèle de partenariat entre AAC et RNCan a été présentée à la haute direction.

Conclusion

La vérification a permis de conclure que les responsables du projet Felix avaient produit des rapports d’une manière exhaustive et opportune à la haute direction. Les rapports traitaient de tous les principaux aspects des activités de projet, y compris les postes budgétaires et les postes de dépenses, l’échéancier et les progrès, les risques et l’atténuation des risques, les enjeux et la gestion des enjeux, les décisions et les mesures, les contrats et les prolongations, les réalisations et les activités à venir, les plans de gestion des changements opérationnels, les enjeux et les défis, les cartes de pointage relatives à l’état de préparation sectoriel et des renseignements concernant la mise à jour du modèle de partenariat entre AAC et RNCan.  

Exigences générales en matière de processus de sécurité et de sécurité du système

Résumé :   Les exigences générales en matière de processus de sécurité et de sécurité du système ont été suffisamment traitées, sauf un processus opportun de désactivation des comptes des employés qui avaient quitté le ministère ou qui avaient changé de fonctions de poste. Au moment de la vérification, on n’avait pas mis en place de plan exhaustif de reprise après sinistre relativement au système SAP; cependant, des mesures intérimaires en matière de récupération des données ont été prises par la haute direction. De plus, en ce qui a trait à la surveillance des incidents de sécurité, l’équipe de vérification a examiné l’entente sur les niveaux de service (ENS) en matière de « services de réseaux convergents » entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et AAC, et a constaté que l’ENS n’était pas suffisamment claire quant aux processus de surveillance et d’élaboration de rapports en place pour aviser RNCan en cas d’incidents de sécurité survenant au niveau du relais interministériel de télécommunication. Ces questions ont été examinées par la direction pendant la vérification.
 

Sécurité de l’élaboration et de la mise en œuvre du système

Conformément à la directive de RNCan sur l’élaboration de systèmes de TI et à la politique de RNCan sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, l’équipe de vérification a examiné l’achèvement de trois documents liés à la sécurité essentiels à la mise en œuvre de nouveaux systèmes : énoncé de sensibilité (EDS), évaluation de la menace et des risques (EMR) et évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) ou évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (ÉPFVP). 

En vertu de la directive de RNCan sur la certification et l’accréditation (C et A) des systèmes de TI, l’équipe de vérification a examiné la conformité aux exigences visant à fournir une assurance raisonnable que les nouveaux systèmes sont sûrs avant leur mise en œuvre dans l’environnement de production. Toutefois, le processus de certification et d’accréditation n’a pu être achevé avant la date d’entrée en service, soit le 4 avril 2011, car le plan d’action relatif aux recommandations découlant de l’évaluation de la menace et des risques (EMR) concernant la mise en œuvre du système SAP n’était pas terminé. (Remarque : On a achevé l’EMR le 1er juin 2011.) Par conséquent, le système SAP n’a pas été certifié, ni accrédité. Le coordonnateur ministériel de la sécurité de la TI a donc émis, à l’égard du système SAP, une autorisation d’exploitation provisoire (AEP) valide jusqu’au 1er février 2012. Les responsables de la vérification ont recommandé qu’un suivi relatif au processus de certification et d’accréditation soit effectué le 1er février 2012.

Répartition des tâches liées au système (autorisations et rôles professionnels relatifs au système SAP)

L’équipe de vérification a examiné des données probantes selon lesquelles des processus structurés et documentés ont été suivis pour concevoir et configurer les rôles des utilisateurs du système SAP, conformément aux exigences des processus opérationnels de RNCan, la répartition appropriée des tâches a été prise en compte et les propriétaires fonctionnels de RNCan responsables des divers modules du système SAP ont été consultés pendant le processus. L’équipe de vérification a également examiné des données probantes selon lesquelles un processus adéquat avait été conçu en ce qui concerne la demande et l’approbation de l’accès au système SAP et pour ce qui est de permettre aux utilisateurs d’y avoir accès. 

État de préparation et sécurité du réseau et de l’infrastructure

L’équipe de vérification a examiné des données probantes selon lesquelles les risques, les recours et les mécanismes de surveillance et de production de rapports concernant le réseau et l’infrastructure du ministère ont été définis, évalués, planifiés, dotés en ressources et vérifiés à l’appui de la mise en œuvre du système SAP.

Au moment de la vérification, on n’avait pas mis en place de plan exhaustif de reprise après sinistre relativement au système SAP; cependant, des mesures intérimaires en matière de récupération des données ont été prises par la haute direction. De plus, en ce qui a trait à la surveillance des incidents de sécurité, l’équipe de vérification a examiné l’entente sur les niveaux de service (ENS) en matière de « services de réseaux convergents » entre TPSGC et AAC, et a constaté que l’ENS n’était pas suffisamment claire quant aux processus de surveillance et d’élaboration de rapports en place pour aviser RNCan des incidents de sécurité qui surviennent au niveau du relais interministériel de télécommunication.

La Direction de la vérification a informé la direction de ces problèmes, et un plan de mesures correctives a été élaboré à l’égard de ces constatations.
 
En ce qui concerne le rendement du système et les tests de tension, l’équipe de vérification a souligné que le registre des risques liés au projet Felix mentionnait la « capacité d’infrastructure » à titre d’élément de risque, et des mesures de contingence connexes prévoyaient des tests de tension et une surveillance pendant le cycle d’essais. Toutefois, compte tenu de limites sur le plan des délais et des ressources, on n’a pas effectué de tests de tension relatifs au système SAP dans le cadre du cycle d’essais. Les tests de rendement et de tension constituent des mesures importantes dans le cadre de l’élaboration d’un système pour évaluer l’efficacité du fonctionnement du système en fonction d’une charge de travail particulière, de même que pour déterminer la robustesse de l’application en termes de charge extrême, ce qui aide les administrateurs de l’application à évaluer si celle-ci fournira un rendement suffisant si la charge dépasse largement le maximum prévu. Selon une stratégie et un plan documentés en matière de tension, des tests de rendement et de tension ont été menés pendant un jour, le 25 mars 2011, soit cinq jours ouvrables avant l’entrée en service du système SAP.   

Conclusion

La vérification a permis de conclure que les mesures de contrôle de la gestion de l’accès des utilisateurs au système SAP et les processus généraux de sécurité étaient suffisants au moment de la vérification, sauf un processus de désactivation des comptes utilisateur des employés qui ont quitté le ministère ou qui ont changé de fonctions de poste à RNCan. L’équipe de vérification a recommandé la mise en œuvre d’un processus visant à informer l’équipe chargée de la sécurité du système SAP lorsqu’un utilisateur du système quitte le ministère ou change de poste au sein de RNCan. La haute direction a répondu qu’un processus serait mis en place avant le 31 mars 2011.

Formation

Résumé :   La formation désignée du cycle 1, visant à préparer les utilisateurs initiaux du système SAP en vue de l’entrée en service du système en avril 2011, a été menée comme prévu et, d’une manière générale, à la satisfaction des stagiaires. Ceux-ci ont jugé qu’ils étaient « modérément prêts » à utiliser le système SAP, ce qui est courant chez les personnes qui utilisent le système pour la première fois. Cependant, les 13 % de stagiaires inscrits « défaillants » qui ne se sont pas présentés aux séances de formation suscitent une préoccupation.

L’examen lié à la vérification touchant un échantillon aléatoire de formulaires d’évaluation de la formation relative au projet Felix, pour la période de février et mars 2011, a révélé que même si les stagiaires du système SAP étaient généralement satisfaits du contenu et de la structure des cours de formation, et des instructeurs, ils se disaient « modérément » capables d’appliquer les nouveaux concepts opérationnels et leurs nouvelles compétences liées au système SAP (4,6 selon une échelle de 1 à 7). On se préoccupe du fait que l’incertitude de certains stagiaires du système SAP quant à leurs compétences opérationnelles et à leur capacité d’utiliser le système pourrait entraîner un accroissement de la fréquence des appels et des courriels au centre d’assistance du système SAP, après la mise en œuvre.

En outre, environ 13 % des stagiaires inscrits au cycle 1 (février et mars 2011) ne se sont pas présentés aux cours de formation. Il semblait y avoir une concentration de stagiaires « défaillants » pendant les « vacances du mois de mars » en Ontario et au Québec. L’absence de formation relative au système SAP concernant des employés clés pourrait avoir des conséquences sur l’acceptation du système et sur l’appui à l’égard de celui-ci de la part de la collectivité des utilisateurs au cours du nouvel exercice.

La Direction de la vérification a été avisée que la haute direction avait pris des mesures afin de veiller à ce que les employés qui ne s’étaient pas présentés aux cours de formation auxquels ils étaient inscrits soient identifiés et à ce qu’ils reçoivent la formation requise à une date ultérieure. En outre, l’accès au système n’était accordé aux employés que lorsque ceux-ci avaient terminé leur formation.

Conclusion

La vérification a permis de conclure que la formation relative au système SAP a été fournie efficacement, et en temps opportun, dans l’ensemble du ministère, et que la préoccupation la plus importante était liée au taux de « défaillance » de la part de stagiaires inscrits à la formation initiale préalable à l’entrée en service du système. (Remarque : Les travaux pratiques ont pris fin le 4 avril; l’examen portait donc principalement sur la formation préalable à l’entrée en service du système.)

Conversion de données et interfaces système

Résumé :   La conversion de données s’entend du processus selon lequel des données sont extraites de l’ancien système financier et chargées dans l’application SAP afin d’assurer l’intégralité et l’intégrité des données, au moyen de la conversion automatisée ou manuelle de données ou du chargement de données principales. Ce secteur présentait un certain nombre de défis et de problèmes en raison de contraintes de temps; cependant, au 4 avril 2011, la conversion de données était suffisamment complète pour être jugée satisfaisante. Un autre aspect dynamique d’élaboration du système comportait l’établissement et la vérification des interfaces système dans la nouvelle application et hors de celle-ci. Toutes les interfaces ont fait l’objet d’un processus documenté visant à décrire leurs exigences techniques, à préparer des estimations des coûts (en vue de leur élaboration) et à effectuer des essais préalables à la transition à l’environnement de production.

Conversion de données

On a examiné divers éléments d’activités de conversion de données. L’examen englobait la structure organisationnelle du grand livre général (GLG) et le plan comptable, le chargement de données principales et les soldes de clôture et d’ouverture.

La conversion de données s’entend du processus selon lequel des données sont extraites de l’ancien système financier et chargées dans l’application SAP (projet Felix) afin d’assurer l’intégralité et l’intégrité des données, au moyen de la conversion automatisée ou manuelle des données ou du chargement de données principales.

L’équipe de vérification a mené des entrevues auprès de membres du personnel de la Direction de la gestion financière (DGF) de RNCan, et a examiné des documents, l’état de la conversion continue de rapports d’étape et de tableaux de bord au niveau de la direction, ainsi que divers documents de contrôle afin de cerner les problèmes éventuels.

  • Grand livre général et plans comptables

    Le plan comptable fournit un cadre permettant d’identifier, de réunir et de présenter les opérations financières du ministère. Dans le cadre de la mise en œuvre du système SAP au sein du gouvernement, trois plans comptables sont utilisés aux fins de l’établissement de rapports internes et externes. Le grand livre général (GLG) constitue le registre exhaustif des transactions commerciales à RNCan.
    Il s’agit des trois plans comptables suivants :

    1. Plan comptable – Agriculture et Agroalimentaire Canada (CAGR);
    2. Codes financiers d’articles économiques (ECON);
    3. Compte de rapports financiers (CRF).

    Avant la conversion, le plan comptable opérationnel de RNCan contenait environ 1 100 comptes. On a reconnu que le ministère aurait besoin de comptes de recettes, de passif et de dépenses supplémentaires propres à ses besoins. Au moment de l’entrée en service, le 4 avril 2011, quelques-uns de ces comptes (15) n’avaient pas encore été établis. 

    Les comptes à fins déterminées (CFD), contrairement aux autorisations périmées, sont reportés chaque année. Au moment de la vérification, des travaux étaient en cours afin de repérer des écarts d’environ 220 000 $ entre le solde de passif et le solde de trésorerie au niveau du CRF. Ces travaux étaient nécessaires avant que la conversion prévue puisse avoir lieu.

  • Données principales

    Au moment de la vérification, des données de base étaient chargées dans le système SAP (projet Felix) selon les priorités prévues.

    Les données principales relatives aux fournisseurs, touchant quelque 21 000 comptes vendeurs, ont été converties avec succès et acceptées par les divers secteurs du ministère responsables du traitement et de la tenue de ces comptes.

    La conversion des données principales relatives aux clients, regroupant environ 8 700 entités auxquelles RNCan vend et facture des produits et des services en échange de paiements, se poursuivait tel que prévu. La date d’achèvement prévue était fixée en mai 2011.

    Information concernant les données principales liées au transfert des processus relatifs aux données des biens et valeur des biens (soldes d’ouverture) au 1er avril 2011. Les données des biens doivent être préparées et épurées avant le chargement du grand livre auxiliaire des biens. Au 19 avril 2011, le secteur du ministère responsable du traitement et de la tenue de l’inventaire des biens ministériels a déclaré que l’inventaire était terminé à environ 95 %, et que des questions étaient en suspens au niveau des cadres supérieurs, pour action. Il s’ensuivait des retards sur le plan du rapprochement de l’inventaire et de la mise au point des modules de comptabilité des immobilisations (AA) et de la maintenance (PM) du système SAP. La conversion des immobilisations était prévue à la mi-mai, et un rajustement au GLG devait être effectué au P12-2 ou au P12-3 au titre du SFG.  RNCan compte environ 55 000 éléments d’actif (dont 6 000 immobilisations et 10 000 éléments d’actif improductifs). Les immobilisations devaient être intégrées en priorité au module AA; les articles restants qui ne paraissaient pas à l’inventaire des immobilisations (éléments d’actif productifs de revenus) devaient être chargés dans le module de maintenance.

  • Soldes de clôture et d’ouverture

    Tous les comptes du grand livre général (GLG) qui doivent être appuyés par un grand livre auxiliaire et dont les soldes doivent être intégrés aux balances de vérification déclarées dans le Système central de gestion des rapports financiers lié au Système financier du gouvernement (SFG) (y compris les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, les éléments d’actif, etc.) doivent d’abord être rapprochés, puis convertis en soldes d’ouverture de l’exercice 2011‑2012 dans le système SAP.

    Des problèmes de longue date liés à des modifications apportées au CRF en 2002 ont été attribués à un écart d’environ 10 millions de dollars au niveau du solde du grand livre auxiliaire des biens immobiliers et des immobilisations corporelles à la mi‑avril. Ces problèmes ont été examinés et réglés avant la conversion, à la mi‑mai 2011. Des travaux ont été mis en œuvre afin d’éliminer un écart d’environ 500 000 $ dans le grand livre auxiliaire des biens non immobilisés.

    En règle générale, les soldes d’ouverture sont disponibles avant la fin de la période 12-2 (mai); cependant, on s’attendait à ce que les besoins en matière d’épuration et de conversion des données retardent la conversion. Une prolongation concernant la réalisation de l’information destinée au receveur général a été demandée par RNCan, et a été reconnue par le receveur général en mars 2011.

Les risques prévus relativement à la conversion de données ont été définis dans le cadre de la planification de l’équipe de projet, avant la mise en œuvre. La mise en œuvre du système SAP s’est terminée le 4 avril 2011, comme prévu.

Conclusion

Bien que l’épuration des données et le rapprochement des soldes se soient révélés complexes en raison des contraintes de temps liées à la mise en œuvre, la conversion des données a progressé de sorte que l’intégralité et l’intégrité des données chargées dans le système SAP ont été jugées satisfaisantes.

Interfaces du système

Au 30 mars 2011, les responsables du projet avaient défini six interfaces d’entrée et 24 interfaces de sortie. En outre, le plan directeur des opérations précisait quatre autres fichiers qui devaient être fournis au Bureau du vérificateur général du Canada.

Au 4 avril 2011, 18 interfaces étaient en cours de production et 12 autres interfaces devaient être intégrées à la production entre le 18 avril et le 15 mai 2011.

Les tests relatifs aux interfaces ont été effectués selon un processus documenté qui comportait deux aspects clés :

  • Premièrement, au début du projet, on a élaboré un document de procédures qui énonçait les rôles et les responsabilités des membres d’équipe et des propriétaires de données.
  • Deuxièmement, dans le cadre des tests, on tenait un registre à accès centralisé visant à assurer le suivi des tests et des résultats (c.-à-d. réussite ou échec) et l’approbation des propriétaires fonctionnels.
Conclusion

Toutes les interfaces faisaient l’objet d’un processus documenté pour décrire leurs exigences techniques, préparer des estimations des coûts et passer à un environnement de production. Après examen, l’équipe de vérification a conclu que les processus en place en vue de la gestion des interfaces du système, en termes de détermination, de préparation d’estimations des coûts et de tests avant l’accès à l’environnement de production, étaient adéquats.  

Stratégies de mise en œuvre et de déploiement du projet

Résumé :   La mise en œuvre et le déploiement ont été menés tel que prévu, et conformément au plan directeur du projet Felix. Un certain nombre de défis prévus et courants liés à la mise en œuvre du système SAP persistent, et exigeront l’exercice d’une diligence raisonnable continue jusqu’à la période postérieure à la mise en œuvre et d’ici la fin de l’exercice en cours.

Les stratégies de mise en œuvre et de déploiement du projet étaient complètes, intégrées aux autres stratégies ministérielles et aux stratégies des partenaires et appuyées au niveau de la haute direction. L’équipe de vérification a constaté que la stratégie de déploiement était conforme au plan directeur du projet Felix et qu’elle était intégrée aux plans et aux initiatives des directions, des régions et des organisations partenaires. La stratégie de déploiement comportait un mécanisme de gestion des risques et un processus de renvoi des questions aux échelons supérieurs, au besoin.

Les plans de mise en œuvre et de déploiement traitaient des ressources liées à la TI, notamment le matériel informatique, les logiciels, les installations et le matériel. Les plans précisaient les besoins en personnel, notamment les besoins en matière de dotation et de formation, les risques et les enjeux, l’incidence de la mise en œuvre, la surveillance du rendement et les plan de gestion de la configuration (p. ex. le déploiement et la mise à niveau des versions et des logiciels et du matériel de soutien étaient également pris en compte). En outre, la budgétisation et les coûts liés à la mise en œuvre et au déploiement du projet Felix étaient documentés. Les plans étaient officiellement documentés et approuvés à l’échelon approprié.

L’état d’avancement continu de la mise en œuvre et du déploiement du projet Felix faisait l’objet de rapports complets destinés à la haute direction dans le cadre de réunions hebdomadaires liées au tableau de bord du promoteur du projet au niveau des SMA et de réunions du comité directeur du projet Felix. Le déploiement devait se dérouler parallèlement aux anciens systèmes. Du 4 avril au 30 juin 2011, les anciens systèmes financiers ont été utilisés pour traiter les opérations en vue de clore l’exercice 2010‑2011 (p. ex. pour payer les factures de l’exercice précédent) et d’établir les soldes de fin d’exercice. Les opérations du nouvel exercice (c.-à-d. 2011-2012) ont été traitées à l’aide de l’application SAP. 

Phases de mise en œuvre

Afin de mettre en œuvre efficacement le système SAP, on a utilisé des phases de mise en œuvre et de déploiement. Les phases prévues comportaient des critères détaillés concernant la mise en œuvre finale, l’installation de l’application dans les divers environnements de développement, de tests, d’assurance de la qualité et de production, l’installation des dispositifs de sécurité en vue de l’utilisation du système en ligne (c.-à-d. l’élaboration, les tests et la formation), ainsi que l’accessibilité du matériel, des logiciels et des communications. L’homologation du site, la conversion contrôlée des données, la planification de la transition officielle au nouveau système et l’approbation des utilisateurs et de l’équipe de projet étaient planifiées et ont été exécutées.

Défis suivant la mise en œuvre

Après l’entrée en service, un certain nombre de défis persistent relativement à la mise en œuvre et au déploiement du système. Ces défis touchent, notamment, le soutien aux utilisateurs, la gestion de la technologie et le soutien technologique, la gestion de l’information et la gestion des documents.

L’équipe de vérification a informé la haute direction sur les domaines particuliers où il faudra exercer une diligence raisonnable continue, et un plan de remise en état a été développé afin de relever ces défis.

Conclusion

Les stratégies de mise en œuvre et de déploiement du projet Felix étaient complètes et intégrées aux autres stratégies ministérielles et aux stratégies des partenaires, et ont fait l’objet de rapports et d’un appui complets au niveau de la haute direction. Le déploiement s’est déroulé parallèlement aux anciens systèmes; le nouveau système a été utilisé pour traiter les opérations du nouvel exercice; les anciens systèmes ont servi au traitement des opérations de fin d’exercice et à l’établissement de soldes de fin d’exercice. En ce qui concerne les prochaines étapes, un certain nombre de défis prévus et courants liés à la mise en œuvre du système SAP persistent et exigeront l’exercice d’une diligence raisonnable continue jusqu’à la période postérieure à la mise en œuvre et d’ici la fin de l’exercice en cours.

Soutien en service

Résumé :   L’équipe de vérification a examiné l’ébauche d’entente sur les niveaux de service (ENS) datée du 7 février 2011 qui définit le partenariat en matière de services entre Ressources naturelles Canada (RNCan) et Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) concernant la prestation, par AAC, de services relatifs au Système intégré des finances et du matériel, de systèmes de projet et d’un soutien informatique, à l’aide du logiciel de commerce SAP. L’examen mettait l’accent sur le fonctionnement du nouveau système SAP après la mise en œuvre. Des séances d’information sur la vérification visant à présenter les principales conclusions et l’analyse de l’examen ont été offertes à l’intention du personnel essentiel du projet et de la haute direction.

L’examen avait pour but de veiller à ce que tous les aspects de l’ébauche d’ENS qui exigeaient des précisions supplémentaires soient clairement définis avant la mise au point de l’entente entre les deux partenaires. L’équipe de vérification a examiné chacune des sections décrites dans l’ENS et a formulé des commentaires au sujet des sections qui exigeaient des renseignements ou des précisions supplémentaires. L’examen portait, notamment, sur le modèle de soutien en service, afin de veiller à ce qu’il soit complet, à ce qu’il englobe la gouvernance, les ententes sur les niveaux de service et sur les niveaux opérationnels avec le fournisseur de services et les fonctions et les services coordonnés de soutien, et à ce qu’il soit entièrement soumis à des prétests et ajusté avant l’entrée en service. En outre, l’examen a permis de s’assurer que l’ENS mentionne la nécessité d’un personnel pleinement qualifié.  

La Direction de la vérification a renseigné la direction au sujet des éléments qui exigeaient des renseignements ou des précisions supplémentaires, et l’ENS a été modifiée en conséquence à l’égard de ces éléments.

Conclusion

En vertu de l’entente entre RNCan et AAC – l’ENS établie ne constitue pas un contrat au sens de la loi, mais elle contient les renseignements essentiels à l’établissement d’un accord administratif entre deux organisations du gouvernement fédéral. L’ENS examinée dans le cadre de la vérification comportait 33 sections. La portée administrative était vaste et, dans le cadre de l’examen de la vérification, chaque section était considérée comme une disposition indépendante. Cependant, compte tenu du large éventail de sujets traités et du caractère précis de chacun, la vérification n’a pas permis d’établir une conclusion générale en ce qui concerne l’ENS.

Entente sur les niveaux opérationnels au moment de l’entrée en service 

Résumé :   L’équipe de vérification a examiné l’ébauche d’entente sur les niveaux opérationnels (ENO) touchant la gestion des incidents, des demandes de services et des problèmes (entre RNCan et AAC), afin de dégager des données probantes attestant que le modèle de soutien en service suivant l’entrée en service du système SAP était complet et qu’il tenait compte des impératifs majeurs, que la rapidité du service était définie (au besoin) et que les responsabilités des deux partenaires étaient clairement définies.

L’examen avait pour but de veiller à ce que tous les aspects de l’ébauche d’ENS exigeant des précisions supplémentaires soient clairement définis avant que l’entente soit mise au point entre les deux partenaires. L’équipe de vérification a constaté que l’ENO décrivait [traduction] « les processus, les responsabilités et les interactions entre AAC et RNCan concernant le règlement des incidents, des demandes de services et des problèmes liés au système SAP ».

La Direction de la vérification a renseigné la direction au sujet des éléments qui nécessitaient des renseignements ou des précisions supplémentaires, et l’ENO a été modifiée en conséquence à l’égard de ces éléments.

On reconnaît que les processus présentés dans l’ENO seront modifiés et rajustés au fil du temps.

Conclusion

L’ENO examinée pendant la vérification comportait 30 sections. La portée était vaste et, dans le cadre de l’examen de la vérification, chaque section était considérée comme une disposition indépendante. Au moment de l’examen, il n’y avait pas de secteurs importants en suspens ou incomplets. Cependant, compte tenu du large éventail de sujets traités et du caractère précis de chacun, la vérification n’a pas permis d’établir une conclusion générale en ce qui concerne l’ENO.

Perspective future

L’une des « leçons retenues » générales découlant de la mise en œuvre du système SAP est liée à l’importance du maintien d’une méthode de planification des ressources de l’entreprise (PRE) après la mise en œuvre de l’application. La méthode initiale de PRE comporte une analyse et une conception opérationnelle rigoureuses du système afin de veiller à ce que les modifications apportées à l’application soient harmonisées avec l’ensemble des processus du système actif. En règle générale, après environ six mois suivant la mise en œuvre, lorsque les utilisateurs ont eu le temps de se familiariser avec l’application et ont commencé à profiter de ses avantages, des demandes d’amélioration se font jour. Souvent, plutôt que d’être mises en œuvre à titre de partie intégrante de la méthode initiale de PRE, selon les disciplines initiales liées au projet, les modifications sont traitées comme des améliorations ou des correctifs indépendants. En apportant des modifications individuelles à un système, on y intègre le risque de la perte de l’intégrité qu’il présentaitNote de bas de page 1 au moment de sa mise en œuvre.

Gestion du changement

Résumé : Les objectifs essentiels liés à l’application SAP et à la gestion des changements opérationnels à RNCan, respectivement, ont été atteints avant l’entrée en service du système, le 4 avril 2011, selon le plan directeur du projet Felix. Toutefois, compte tenu de la portée limitée du plan directeur, les objectifs et les défis liés à la gestion des changements importants demeurent pour la période postérieure à l’entrée en service sur le plan de la gouvernance, de l’élaboration d’applications, de l’échange d’information et de la gestion des documents.

Changements continus de l’application SAP

Bien que le projet ait atteint l’essentiel des buts et des objectifs liés à l’élaboration du système SAP définis dans le plan directeur du projet Felix avant l’entrée en service du système le 4 avril 2011, un certain nombre de correctifs d’ordre secondaire doivent encore être retenus officiellement et reportés en vue d’un examen postérieur à la mise en œuvre. Parmi les sources de changements éventuels au système, mentionnons le registre des possibilités du projet Felix, qui contient une liste de 20 améliorations possibles touchant la fonctionnalité du système SAP qui ont été mises de côté car elles n’étaient pas expressément définies dans le plan directeur du projet Felix, les défauts non réglés liés aux tests du système SAP, c’est-à-dire quelques défauts mineurs au titre de l’assurance de la qualité (AQ), les tests de validation par l’utilisateur (TVU), une exigence du plan directeur qui n’a pas été satisfaite et qui aurait probablement permis de cerner un certain nombre de problèmes d’application mineurs ou modérés qui devront maintenant être traités après l’entrée en service et des essais d’acceptation par l’utilisateur (EAU), qui n’ont pas été menés de manière exhaustive relativement au module de gestion de projets (PS) et qui entraîneront vraisemblablement quelques problèmes d’application mineurs ou modérés qui devront être abordés après l’entrée en service.

Gestion continue du changement opérationnel

Le partenariat établi entre RNCan et AAC relativement au fonctionnement du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) d’entreprise a entraîné une entente sur les niveaux de service (ENS) à l’échelle ministérielle. L’ENS est appuyée par quatre ententes sur les niveaux opérationnels (ENO), notamment des ententes touchant la gestion des incidents et des problèmes, la gestion des versions, la gestion du changement et la formation. La mise en œuvre des ENS et des ENO a, à son tour, permis de déterminer que RNCan doit préciser ses processus de gouvernance et de gestion internes afin de les adapter aux nouvelles ententes de partenariat. 

Le centre d’assistance en matière de TI de RNCan a élaboré de nouveaux processus opérationnels et une nouvelle fonction de suivi concernant les dossiers-problèmes liés au système SAP en vue de l’entrée en service de ce dernier, prévue le 4 avril 2011. Ces processus opérationnels, qui sont en partie intégrés au centre de services en matière de TI d’AAC, découlaient de la planification de la préparation en raison de la conclusion d’une entente sur les niveaux opérationnels (ENO) entre RNCan et AAC. On peut s’attendre à ce que les pratiques et les procédures du centre de services exigent un certain temps pour évoluer, particulièrement compte tenu de la complexité des opérations interministérielles et des exigences croissantes des utilisateurs, notamment en matière de diagnostic de problèmes, d’extraction de données et de production de rapports pendant la première année de fonctionnement du système SAP.

Au moment de la vérification, l’interface graphique (GUI) du système SAP, c’est-à-dire le logiciel qui exécute l’image à l’écran dans le système SAP, n’était pas entièrement compatible avec Windows 7, le système d’exploitation des ordinateurs de bureau de RNCan. RNCan mène actuellement un processus triennal de mise en œuvre de Windows 7 (Windows 7 remplace Windows XP, qui n’est plus appuyé par Microsoft). Ainsi, pendant cette période de déploiement sur trois ans, certains utilisateurs du système SAP exploité sur Windows 7 pourraient constater que leur écran d’ordinateur ne correspond pas à la GUI de l’ordinateur personnel qu’ils utilisent à leur bureau à domicile (Windows XP). Une orientation supplémentaire sera requise.

Les principaux documents de référence relatifs au système SAP ont initialement été affichés sur un site SharePoint de formation lié au projet Felix. Ce site servait à afficher des documents opérationnels et des documents de formation clés à titre de références pour les utilisateurs. On a avisé la Direction de la vérification qu’après la vérification, les documents affichés sur le site seraient archivés, le site serait désactivé et les documents de formation futurs seraient fournis par AAC. 

En ce qui a trait aux exigences en matière de gestion de l’information et des documents, les renseignements et les documents créés par l’équipe d’élaboration et par l’équipe de gestion du changement opérationnel conserveront leur valeur à titre d’information touchant le projet pour les groupes opérationnels des deux ministères. Il faudra mettre en place des ententes avec le service de gestion des documents de RNCan afin de conserver cette information à titre de fonds de renseignements distinct et complet pour consultation future, que ce soit à des fins de soutien des opérations, de gestion ministérielle, d’examen d’organismes centraux, de vérification externe ou d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) ou à d’autres fins.

Conclusion

La mise en œuvre du système SAP a entraîné un large éventail d’activités de gestion du changement qui ont une incidence, notamment, sur le soutien aux utilisateurs, sur la gestion de la technologie et le soutien technologique, sur la gestion de l’information et sur la gestion des documents. L’effort en matière de gestion du changement opérationnel a été remis en question compte tenu de la nécessité de réorganiser les fonctions de soutien technologique, de la détermination de certaines incohérences avec les versions Windows 7 et Windows XP, de nouvelles exigences liées à l’échange d’information et des exigences courantes en matière de gestion des documents. De plus, un certain nombre d’exigences modérées et de faible priorité et d’autres demandes de la part des utilisateurs à compter de la période précédant l’entrée en service doivent être officiellement retenues et classées avec les demandes et les exigences du nouvel exercice.

Collectivement, ces défis auront des répercussions importantes sur la transition des activités opérationnelles des anciens systèmes au système SAP. Par conséquent, chaque activité de gestion du changement à l’appui de la transition ministérielle à un système intégré des finances et du matériel devra assurer un degré élevé de diligence raisonnable afin d’appuyer efficacement les changements opérationnels.

Comme nous le mentionnons ci-dessus, un certain nombre de défis demeurent relativement à la mise en œuvre du système SAP. Compte tenu de la quantité importante de travaux en cours au niveau du centre d’excellence relatif au système SAP issu de la fusion d’AAC et de RNCan, de la formation continue, des ajustements de matériel et de logiciels, de la transformation des activités, des efforts liés à la stabilité des applications et des activités et des communications connexes requises cette année, il semble que le montant de 1 630 000 $ prévu au budget en vue de la mise en œuvre du projet Felix (2011-2012) ne pourra appuyer qu’une partie seulement des coûts supplémentaires du ministère. Le budget initial est fourni ci-dessous. Si les frais continus liés à l’élaboration du système SAP se révèlent importants, cela pourrait représenter un effort imprévu que le ministère devra aborder dans un avenir prévisible. Les nouveaux frais seront assumés en vertu des accords en matière de coûts énoncés dans l’entente sur les niveaux de service et dans les diverses ententes sur les niveaux opérationnels.

La charte du projet FelixNote de bas de page 2 précisait des estimations quadriennales des coûts liés à l’initiative par catégorie de coûts, notamment :

La charte du projet Felix précisait des estimations quadriennales des coûts liés à l’initiative par catégorie de coûts, notamment :
Catégorie de coûts du projet Coût estimatif pour l'AF 2009-2010 Coût estimatif pour l'AF 2010-2011 Coût estimatif pour l'AF 2011-2012 Coût estimatif pour l'AF 2012-2013 Coût estimatif total
Bureau du projet 1305 972 60 0 2337
Conception et planification 528 1041 0 0 1569
Développement (configuration) 124 3450 0 0 3574
Formation 0 924 572 0 1496
Communications-Transformation 158 595 40 0 793
Planification du soutien 0 228 544 191 963
F et E du projet :
Immeubles de bureaux 563 845 197 0 1605
Bureaux, outils et support 8 159 10 0 177
Serveurs, installation et support 7 119 0 0 126
Licence de SAP et frais de traitement 0 300 0 0 300
TOTAL DES COÛTS DIRECTS 2691 8634 1423 191 12939
Fonds pour les imprévus du projet 393 1221 207 28 1849
TOTAL DES COÛTS DU PROJET 3084 9855 1630 219 14788
Établissement de rapports ministériels et opérationnels à l’aide du système SAP

Résumé : On a établi que 76 rapports liés au SAP étaient accessibles aux utilisateurs du système SAP à RNCan, à compter du 4 avril 2011, afin de répondre aux impératifs majeurs en matière d’établissement de rapports financiers, de rapports sur le matériel et de rapports de projet dans l’ensemble du ministère. Par rapport à l’ancien système, les responsables des activités opérationnelles du ministère constateront qu’il s’agit d’une réduction importante et complexe de la capacité de production de rapports. À cet égard, une stratégie et un plan touchant les renseignements sur l’activité commerciale doivent être élaborés au cours du nouvel exercice.

Le plan directeur du projet Felix précisait que 99 rapports étaient à l’étude à des fins d’élaboration avant l’entrée en service du système, le 4 avril 2011. Les 99 rapports ont été répartis comme suit : 41 rapports types liés au système SAP, 14 rapports à préparer à l’aide de l’outil Report Painter du système SAP, 8 rapports personnalisés relatifs au module de gestion de projets (PS), 4 rapports relatifs à des feuilles de temps inter-applications (Cross-Application Timesheet [CATS]) et 9 rapports de gestion financière (RGF) exigés. Au moment de l’entrée en service du système le 4 avril 2011, l’équipe d’élaboration du projet Felix avait établi que 76 rapports étaient accessibles et que 23 exigences en matière de rapports de gestion financière avaient été rejetées, car elles ne relevaient pas de la portée du projet.

Selon la stratégie et le plan ministériels concernant la production de rapports généraux, tels qu’exprimés dans le plan directeur du projet Felix, RNCan s’appuiera sur la fonction existante d’établissement de rapports d’AAC intégrée au système SAP à compter de 2011‑2012, outre les rapports personnalisés préparés par les responsables du projet avant le 4 avril 2011. Toutefois, RNCan amorcera l’année 2011-2012 sans base de données d’entreprise qui permettrait de fournir des renseignements opérationnels au ministère, base de données semblable à celle utilisée à AAC et à celle qui était utilisée pour les anciens systèmes de RNCan. Par conséquent, une stratégie et un plan ministériels relatifs aux renseignements sur l’activité commerciale (BI) doivent être élaborés au cours du nouvel exercice.

Conclusion

Au 4 avril 2011, compte tenu de la réduction des rapports et des renseignements financiers et relatifs au matériel et au projet par rapport à la capacité en matière de rapports des anciens systèmes au cours de l’exercice précédent (2010-2011), le ministère peut prévoir une certaine insatisfaction des utilisateurs quant à la capacité du système SAP en matière de production de rapports au cours de sa première année de fonctionnement, et pourrait donc utiliser un autre moyen ponctuel pour surveiller les dépenses et les soldes disponibles.

ANNEXE A

Secteurs d’intérêt

Les secteurs d’intérêt suivants ont été utilisés dans le cadre de la vérification :

  1. Gestion du changement

    1.1     Soutien en matière de gestion du changement : mesure dans laquelle la direction ministérielle assure l’orientation, la prise de décisions et l’affectation et le contrôle des ressources nécessaires pour appuyer les buts liés à la planification, à l’élaboration, à la mise à l’essai et à la mise en œuvre du système SAP, en temps opportun.

    1.2     Changements touchant les processus opérationnels : il s’agit de la question de savoir si les changements touchant les processus opérationnels sont entièrement définis et documentés afin que l’équipe de gestion du changement puisse élaborer des documents de formation exhaustifs touchant la fonctionnalité du système et les processus opérationnels révisés appuyés par le nouveau système.

    1.3     Documents didactiques : mesure dans laquelle les documents didactiques, en format électronique et sur papier (c.-à-d. les documents de référence) sont complets et exhaustifs, illustrent la fonctionnalité du nouveau système et les nouveaux processus opérationnels et sont rédigés, révisés, approuvés et publiés conformément à l’échéancier du projet Felix et sont disponibles dans les deux langues officielles.

    1.4     Formation des formateurs : il s’agit de la question de savoir si les formateurs des utilisateurs et les formateurs en matière de soutien technique possèdent les connaissances opérationnelles ou techniques nécessaires pour fournir une formation efficace.

    1.5     Formation des utilisateurs : mesure dans laquelle les régions, les secteurs, les directions, les bureaux et les groupes envoient leurs principales ressources suivre des cours de formation, pendant la période complète de formation, si la formation a lieu conformément au calendrier de formation et si les stagiaires sont évalués en fonction de l’intégralité des connaissances qu’ils ont acquises. Cela comprend la mesure dans laquelle la formation répond aux besoins des utilisateurs.

  2. Établissement de rapports

    2.1     Détermination des besoins en matière d’établissement de rapports généraux : il s’agit de la question de savoir si les besoins du ministère en matière d’établissement de rapports généraux ont été définis, documentés et approuvés de manière exhaustive, afin que les équipes d’élaboration se préparent en vue de l’entrée en service du système. 

    2.2     Accessibilité des données : il s’agit de la question de savoir si l’intégralité, l’intégrité et l’accessibilité des données du système SAP appuieront efficacement les besoins généraux du ministère en matière de données et d’établissement de rapports.

    2.3     Soutien aux utilisateurs en matière d’établissement de rapports : mesure dans laquelle le soutien officiel aux utilisateurs en matière d’établissement de rapports est étudié (p. ex. comparé avec celui d’autres ministères [AM]), évalué, officiellement approuvé et doté en ressources afin de répondre aux besoins liés à l’établissement de rapports à l’échelle du ministère.

  3. Sécurité et autorisations

    3.1     Énoncé de sensibilité (EDS) : il s’agit de la question de savoir si un EDS en vue de la mise en œuvre du système SAP est exécuté officiellement et comme il se doit, selon les normes du gouvernement du Canada (GC) et s’il tient compte d’un EDS exécuté officiellement par AAC.

    3.2     Évaluation de la menace et des risques (EMR) : il s’agit de la question de savoir si une EMR en vue de la mise en œuvre du système SAP est exécutée officiellement et comme il se doit, selon les normes du GC, et si elle tient compte d’une EMR exécutée officiellement par AAC.

    3.3     Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (ÉPFVP) : il s’agit de la question de savoir si une ÉPFVP en vue de la mise en œuvre du système SAP est exécutée officiellement et comme il se doit, selon les normes du GC.

    3.4     Certification et accréditation (C et A) de réseau : il s’agit de la question de savoir si un processus de C et A relatif à la mise en œuvre du système SAP est exécuté officiellement et comme il se doit, selon les normes du GC et les normes de RNCan, et s’il tient compte d’un EDS et d’une EMR exécutés officiellement.

    3.5     Répartition des tâches : il s’agit de la question de savoir si les rôles professionnels et les autorisations liés au système SAP sont exécutés et approuvés officiellement, et s’ils comportent une répartition appropriée des tâches.

    3.6     Sécurité du réseau et de l’infrastructure : mesure dans laquelle les risques, les recours et les mécanismes de surveillance et d’établissement de rapports liés au réseau et à l’infrastructure du ministère ont été définis, évalués, planifiés, dotés en ressources et vérifiés à l’appui de la mise en œuvre du système SAP.

  4. Soutien en service

    4.1     Modèle de soutien en service : mesure dans laquelle le soutien en service suivant l’entrée en service du système SAP s’appuie sur un modèle de soutien complet qui englobe la gouvernance, les protocoles d’entente et les accords sur les niveaux de service conclus avec AAC, qui assure la coordination des fonctions et des services de soutien, qui a été entièrement soumis à des prétests et ajusté avant l’entrée en service et qui mentionne la nécessité d’un personnel entièrement qualifié.

    4.2     Rôles et responsabilités : mesure dans laquelle le modèle de soutien en service suivant l’entrée en service comporte des rôles et des responsabilités qui sont entièrement documentés et vérifiés relativement à la gestion et au fonctionnement des niveaux de soutien primaire, secondaire et tertiaire.

    4.3     Satisfaction de la demande des utilisateurs : il s’agit de la question de savoir si la prévision concernant la demande de RNCan de soutien en service, toutes sources confondues, est suffisamment étudiée (c.-à-d. fondée sur l’expérience d’AM), évaluée et signalée dans le cadre de la planification du projet Felix.

    4.4     Embauche et formation du personnel de soutien : mesure dans laquelle l’embauche et la formation du personnel de soutien en service tient compte des exigences du modèle de soutien en service, des rôles et des responsabilités, de la demande prévue des utilisateurs en matière de service, ainsi que du plan et de l’échéancier du projet Felix.

ANNEXE B
Participants à la vérification
Participants à la vérification
Participant Secteur Région
directrice générale SSCR/BRC RCN
directeur (Conception opérationnelle) SSCR/BRC/PF RCN
gestionnaire de projet du système SAP SSCR/BRC/PF RCN
gestionnaire du bureau de gestion de projet SSCR/BRC/PF RCN
planificateur du projet Felix SSCR/BRC/PF RCN
gestionnaire d’équipe de conception SSCR/BRC/PF RCN
consultant en matière de conception du système SAP SSCR/BRC/PF RCN
responsable technique, projet Felix SSCR/BRC/PF RCN
coordonnatrice des anciens systèmes SSCR/BRC/PF RCN
directeur (Gestion du changement) SSCR/BRC/PF RCN
gestionnaire, Élaboration d’applications SSCR/OSP/STI/SUPTI RCN
consultant en gestion du changement opérationnel SSCR/BRC/PF RCN
gestionnaire SSCR/DGF/FS/ESPL RCN
directeur intérim., Administration financière et services d’administration SSCR/OSP/SFA/FIN RCN
directeur intérimaire SSCR/DGF RCN
gestionnaire des immobilisations ministérielles SSCR/OSP/SFA/PCAM RCN
directrice, Politiques financières, rapports et contrôles internes (PFRCI) SSCR/DGF/PFRCI RCN
gestionnaire SSCR/DGF/PFRCI/FMIC RCN
gestionnaire SSCR/DGF/PFRCI/CR RCN
analyste de politiques SSCR/DGF/PFRCI/CIGF RCN
gestionnaire, Programme de sécurité de la TI SSCR/DGI/accord d’intégration économique relative aux services RCN
commissaire adjoint et contrôleur, Administration du pipe-line du Nord CSM/PAN RCN
gestionnaire principale des politiques et des programmes CSM/PAN RCN
adjointe administrative CSM/PAN RCN
directrice principale et directrice des techniques informatiques SSCR/OSP/STI RCN
gestionnaire, Opérations de TI SSCR/OSP/STI/Services d’infrastructure de la IT RCN
chef d’équipe, ABAP Agriculture et Agroalimentaire Canada RCN
analyste, module PS SSCR/BRC/PF RCN
administratrice de la sécurité de systèmes, Application de gestion financière (Saturn) Agriculture et Agroalimentaire Canada RCN
ANNEXE C
Documents de référence
Documents de référence

Systèmes en cours d’élaboration (Guide de vérification, Conseil du Trésor du Canada, Bureau du contrôleur général

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_H4/systems-systemes01-fra.asp

Méthodologie harmonisée des évaluations des menaces et des risques, Centre de la sécurité des télécommunications Canada

http://www.cse-cst.gc.ca/its-sti/publications/tra-emr/index-fra.html

Sécurité des technologies de l’information – Guide de vérification, Conseil du Trésor du Canada, Bureau du contrôleur général

http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12356&section=text

« Boîte à outils de la protection des renseignements personnels » relative aux lignes directrices en matière d’ÉFVP, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/tools/privtools-prpoutil-fra.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pgol-pged/piatp-pfefvp/assistant/mod6/mod6-1-fr...

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/pia-pefr/paipg-pefrld-PR-fra.a...

« Directive de RNCan sur la certification et l’accréditation des systèmes de TI »

http://wwwint.nrcan.gc.ca/ci/ems/2/mc/i-mcpo-itsca-f.htm

« Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de RNCan »

http://wiki.nrcan.gc.ca/index.php/Privacy_impact_assessment_policy

Exigences du SCT du GC et de la GRC en matière d’EMR

http://www.rcmp-grc.gc.ca/ts-st/pubs/it-ti-sec/index-fra.htm

Voir la répartition des tâches selon la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) du GC et les politiques et les directives de RNCan

http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=17065&section=text
http://wiki.nrcan.gc.ca/index.php/Segregation_of_Duties_Standard

Politique sur la gestion de l’information, Politique sur la sécurité du gouvernement (PSG) et Politique sur la gestion de la sécurité des technologies de l’information (GSTI), Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12328&section=text
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?section=text&id=12742

ISACA COBIT 4.0, gestion des services de TI

http://www.isaca.org/Knowledge-Center/COBIT/Pages/Overview.aspx

Computer Objectives for Information Technology (COBIT) Audit Guidelines, 2e édition, comité directeur des COBITetInformation Systems Audit and Control Foundation,avril 1988

http://www.isaca.org/Knowledge-Center/Standards/Documents/G2-Audit-Evidence-Requirement-12Feb08.pdf

« Directive de RNCan sur l’élaboration des systèmes de TI »

http://wiki.nrcan.gc.ca/index.php/NRCan_Directive_on_IT_System_Development_-_FAQ

Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l’information (TI), méthodologie du groupe du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) et Gestion de l’information – Lignes directrices, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

http://www.tbs-sct.gc.ca/emf-cag/abu-ans/itp-pti/itp-pti00-fra.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/emf-cag/abu-ans/ppw-slp/ppw-slp01-fra.asp

ANNEXE D
ACRONYMES UTILISÉS
AA Module de comptabilité des immobilisations, système SAP
AAC Agriculture et Agroalimentaire Canada
CC Comptes créditeurs
CD Comptes débiteurs
PPO Processus et procédures opérationnels
BI Veille économique
CAGR Plan comptable, Agriculture et Agroalimentaire Canada
CATS Feuille de temps inter-applications
SCGRF Système central de gestion des rapports financiers, gouvernement du Canada
CO Module contrôle de gestion, système SAP
ECON Codes financiers d’articles économiques, gouvernement du Canada
PRE Planification des ressources d’entreprise
DF Domaine fonctionnel
FELIX Titre original du projet de mise en œuvre du système SAP à RNCan
FI Module de comptabilité financière, SP
FM Module de comptabilité budgétaire, système SAP 
CRF Compte de rapports financiers, gouvernement du Canada
CAFS Coordonnateurs de l’accès au module des finances du système SAP
RSF Renouvellement des systèmes financiers, RNCan
SFG Système financier du gouvernement, RNCan
GLG Grand livre général
GUFI Interface conviviale du gouvernement
GUI Interface graphique
AEP Autorisation d’exploitation provisoire
SIFM Système intégré des finances et du matériel
TI Technologie de l’information
RNCan Ressources naturelles Canada
AM Autre ministère
ENO Entente sur les niveaux opérationnels
PC Ordinateur personnel
PM Module de maintenance, système SAP
É-PFVP Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée
PS Module de gestion de projets, système SAP
AQ Assurance de la qualité
RG Receveur général du Canada
SAP Systèmes, applications et produits de traitement des données 
ENS Entente sur les niveaux de service
EDS Énoncé de sensibilité
SPA Comptes à des fins déterminées
SED Système en cours de développement
Codes-T  Codes de transactions
EMR Évaluation de la menace et des risques
EAU Essais d’acceptation par l’utilisateur
TVU Test de validation par l’utilisateur
XP Système d’exploitation eXperience de Windows, lancé en 2001