VÉRIFICATION HORIZONTALE DES PAIEMENTS DE TRANSFERT PROJET AU1109

Reports 2011


RÉSUMÉ

INTRODUCTION

Outre les paiements de transfert législatifs, on compte 29 programmes de subventions et de contributions (S et C) qui aident plus de 1 000 bénéficiaires, pour un total d'environ 1,9 milliard de dollars, soit 68 p. 100 du budget de 2010-2011 du Ministère. De ce montant, 1,2 milliard de dollars sont dus au Plan d’action économique.

RISQUES POUR LE MINISTÈRE

Le Plan de vérification axé sur les risques de 2010-2013 a qualifié cette vérification de « priorité très élevée ». L'importance et la visibilité des S et C, notamment, ont contribué au caractère prioritaire de cette vérification.

Le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) a qualifié la vérification horizontale interne du cadre de contrôle de gestion des S et C de « priorité très élevée » et mène en 2010-2011 une vérification à l'échelle de l'administration fédérale à cet égard. RNCan est l'un des ministères qui ont été choisis pour participer à la vérification du BCG.

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Le but général de la vérification était d’examiner les principaux éléments du cadre de contrôle de gestion. Plus précisément, les objectifs de la vérification étaient les suivants :

  • donner l'assurance à la haute direction que les programmes de subventions et de contributions sont gérés de façon intègre, transparente et responsable par l'intermédiaire d'un cadre de contrôle de gestion axé sur les risques, conçu pour tenir compte des priorités du gouvernement en vue d'atteindre les objectifs fixés, y compris en réalisant des progrès en vue de la réforme des subventions et des contributions du gouvernement du CanadaNote de bas de page 1;
  • évaluer si les contrôles internes du Ministère permettent d’assurer la conformité avec la nouvelle Politique sur les paiements de transfert (2008), y compris la conformité avec les dispositions en matière de paiements régies par la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • relever et documenter les bonnes pratiques.

CONCLUSIONS DE LA VÉRIFICATION INTERNE

Le cadre de contrôle du Ministère pour la gestion des S et C fonctionne bien.Note de bas de page 2 Le cadre est caractérisé par des structures de gouvernance et des organismes de surveillance clairement définis et communiqués; des stratégies et processus efficaces de gestion des risques et du rendement sont aussi en place. En outre, les rapports à la haute direction, tant sur les finances que sur le rendement, sont complets et lui fournissent l'information requise pour soutenir la prise de décision efficace. En ce qui concerne les points à améliorerNote de bas de page 3, le Comité d'examen des paiements de transfert (CEPT) devrait envisager de revoir son mandat relativement à l'offre d'une orientation et de conseils stratégiques, et les communications et la formation au Centre d'expertise (CE) sur les subventions et contributions doivent être consolidées.

D'après les résultats de la vérification, les programmes (écoÉNERGIE pour les biocarburants (1 milliard de dollars), le Fonds pour l'énergie propre (1,5 milliard de dollars) et le Programme d’écologisation des pâtes et papiers (1 milliard de dollars)) sont administrés avec diligence raisonnable et transparence. Cependant, les modalités du Programme de subventions et de contributions par catégories (52 millions de dollars) ne reflètent pas toujours les exigences de financement.

En ce qui concerne la réforme des S et C dirigée par le Conseil du Trésor, le Ministère fait des progrès considérables quant à la mise en œuvre des nouvelles exigences.

RÉPONSE DE LA DIRECTION

Le tableau suivant présente les constatations générales, le niveau de risque et les recommandations connexes ainsi que la réponse de la direction concernant les résultats de la vérification.
Constatations Page Recommandations Niveau de risque Réponse de la direction Échéancier
Processus de gouvernance

En règle générale, un bon cadre de contrôle de gestion est en place au Ministère pour la prestation des programmes de subventions et de contributions. Tant au Ministère que dans les programmes, le cadre est caractérisé par des structures de gouvernance et par des organismes de surveillance clairement définis et communiqués, ainsi que par des stratégies et processus efficaces de gestion des risques et du rendement. Le Centre d'expertise (CE) offre habituellement de bons services de soutien et de conseils aux programmes.
En ce qui concerne les points à améliorer, le Comité d'examen des paiements de transfert (CEPT) procurerait d'autres avantages s'il participait plus tôt au processus de présentation en fournissant des commentaires stratégiques sur les nouveaux programmes dans les domaines de la conception de programmes et de la gestion des risques. Des occasions de consolider la communication et la formation ont aussi été relevées.

3 1. Le CEPT devrait décider si son processus d'examen doit englober les présentations au Conseil du Trésor, les propositions de projets ou les accords de contribution, afin de fournir des conseils et une orientation stratégique aux SMA du secteur.

Mineur

La direction souscrit à la constatation. À la suite d'une évaluation, le CEPT a décidé d'accroître la portée de son processus d'examen afin d'inclure l'examen des présentations au Conseil du Trésor ainsi qu'un important volet des subventions et des contributions. Cet examen s'ajoute aux pratiques actuelles du CEPT qui consistent à examiner les accords de contribution et les modifications supérieures à 1 million de dollars, y compris les accords à haut risque supérieurs à 100 000 $ désignés par le CE.

Appliquée

2. Le CE devrait s'assurer que le processus qu'il a proposé pour l'examen et l'approbation des modifications mineures à des approbations préalables du CT est mis en œuvre dès que possible.

Mineur

La direction souscrit à la constatation. Le CE mettra en œuvre un nouveau processus pour l'examen et l'approbation de modifications mineures aux modalités d'application, avec l'approbation préalable du CT. Le CEPT/CE exigera maintenant que les modifications mineures aux modalités d'application soient appuyées par une note et les documents d'information pertinents.

28 février 2011
3. Le CE devrait élaborer et adopter une stratégie de formation officielle sur l'administration et la conclusion des accords de S et C.

Mineur

La direction souscrit à la constatation. Le CE a mis en œuvre une stratégie officielle de formation depuis novembre 2010. Cette stratégie, qui comprend diverses méthodes et qui fournit une couverture pour la Capitale nationale et les bureaux régionaux des ministères, sera mise à jour périodiquement.

À ce jour, au cours du présent exercice, le CE a offert 16 séances de formation à 203 participants. D'ici le 31 mars 2011, le CE aura offert des formations à trois des cinq régions.

Appliquée

4. Le CE devrait créer une stratégie officielle de communications internes pour veiller à ce que la direction et le personnel du Ministère connaissent bien les exigences des politiques, procédures et documents nouvellement adoptés ou modifiés.

Mineur

La direction souscrit à cette constatation. Le CE élaborera une stratégie officielle de communication interne d'ici le 31 mars 2011, pour s'assurer que la direction ministérielle et le personnel soient pleinement au courant des politiques nouvelles ou révisées, ainsi que des exigences procédurales et documentaires au moyen, par exemple, de la remise de bulletins et de la mise à jour du site intranet du CE.

31 mars 2011

5. Le Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) devrait effectuer une analyse détaillée cernant les exigences en matière de GI-TI au service d'une gestion efficace des programmes de subventions et de contributions.

Mineur

La direction souscrit à cette constatation. Le SGSI doit effectuer d'ici le 31 mars 2012 une analyse détaillée cernant les exigences en matière de GI-TI au service d'une gestion efficace des programmes de subventions et de contributions. Pour évaluer les options, le SGSI prendra en considération les pratiques exemplaires des autres ministères et la vision du groupe de travail du SCT; un plan d'action sera élaboré et mis en œuvre.

31 mars 2012

Administration des programmes

D'après les résultats de la vérification, le programme écoÉNERGIE pour les biocarburants, le Fonds pour l'énergie propre et le Programme d’écologisation des pâtes et papiers sont administrés avec diligence raisonnable et transparence, en conformité avec leurs modalités. Ces programmes ont prouvé qu'ils exercent des activités de contrôle, de surveillance et de supervision axées sur les risques pour leurs programmes de subventions et de contributions.

Les accords examinés dans le cadre du Programme de subventions et de contributions par catégories étaient admissibles en vertu des modalités du programme lorsque RNCan avait une raison valable de fournir une contribution. Cependant, les exigences des modalités approuvées pour les subventions et les contributions par catégories ne sont pas toujours adaptées à la nature des projets financés par le Programme. L'équipe de vérification a aussi relevé des occasions d'améliorer la surveillance des subventions et des contributions par catégories.

11 6. Lorsque certaines des exigences des modalités du Programme de subventions et de contributions par catégories ne s'appliquent pas en raison de la nature des activités financées, le CE devrait veiller à ce que les secteurs fournissent les documents justificatifs pour les exceptions prévues.

Modéré

La direction souscrit à cette constatation. D'ici le 10 février 2011, le CE avisera les programmes que les exceptions aux exigences devront être appuyées de pièces justificatives.

D'ici le 31 mai 2011, le CE appliquera des lignes directrices concernant l'administration du Programme de subventions et de contributions par catégories, selon lesquelles les exceptions aux exigences doivent être appuyées de pièces justificatives.

Appliquée

31 mai 2011

7. Le CE devrait mettre en œuvre un cadre de surveillance et de production de rapports pour le Programme de subventions et de contributions par catégories.

Modéré

La direction souscrit à cette constatation. D'ici le 31 mai 2011, le CE élaborera et mettra en œuvre un cadre de surveillance et de production de rapports axé sur les risques pour le Programme de subventions et de contributions par catégories. Ce cadre s'appuiera sur le programme de surveillance à l’échelle du Ministère du CE qui couvre le Programme de subventions et de contributions par catégories.

31 mai 2011
Réforme des subventions et des contributions

Le Ministère réalise des progrès pour se conformer aux exigences de la réforme des subventions et des contributions, à savoir la création par le CE d'une équipe de consultation à l’échelle du Ministère et la mise en place de structures de gouvernance des programmes afin de favoriser la création de synergies entre les ministères et les organismes fédéraux. Le CE doit consolider son plan de mise en œuvre pour s’assurer que des progrès sont accomplis.

15 8. Pour s'assurer d'un réel progrès du Ministère concernant le respect des exigences de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert, le CE devrait inclure des jalons clairs d'après lesquels mesurer les progrès. Mineur

La direction est d’accord avec la constatation. Le CE examinera à nouveau son plan d’action triennal pour les S et C afin d’y inclure des jalons clairement énoncés permettant de suivre les progrès. Le plan d’action a été élaboré pour appuyer l’initiative de réforme des S et C dirigée par le SCT et émanant des recommandations du groupe d’experts. Le CE collabore avec le SCT et d’autres ministères pour mettre en œuvre les recommandations du groupe d’experts, échanger des pratiques exemplaires et les leçons apprises et appuyer l’amélioration continue dans la gestion des S et C. Dans cette optique, le CE travaille également en étroite collaboration avec les gestionnaires de programme de RNCan par l’entremise de l’équipe de consultation sur les programmes (composée de gestionnaires de programme de RNCan chevronnés et d’autres intervenants internes), afin d’échanger des pratiques exemplaires, les leçons apprises et les nouveaux moyens d’action, pratiques et procédures.

À titre d’exemple, RNCan a récemment mis en œuvre un nouveau modèle de gestion du risque au niveau des projets ou des bénéficiaires (MGRPB), élaboré en collaboration avec le SCT, d’autres ministères et l’équipe de consultation sur les programmes de RNCan. Le MGRPB permet au Ministère de gérer les S et C à l’aide d’une approche de gestion du risque et d’adapter les exigences en matière de surveillance et de rapport selon le niveau de risque.

31 mars 2011

Table des matières


INTRODUCTION

Outre les paiements de transfert législatifs, on compte 29 programmes de subventions et de contributions (S et C) qui aident plus de 1 000 bénéficiaires, pour un total d'environ 1,9 milliard de dollars, soit 68 p. 100 du budget de 2010-2011 du Ministère. De ce montant, 1,2 milliard de dollars sont dus au Plan d’action économique.

Le Plan de vérification axé sur les risques de 2010-2013 a qualifié cette vérification de « priorité très élevée ». L'importance et la visibilité des S et C, notamment, ont contribué au caractère prioritaire de cette vérification.

D'après le plan triennal de vérification interne horizontale axé sur les risques du Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) pour les grands ministères et organismesNote de bas de page 4, la vérification horizontale du cadre de contrôle de gestion des subventions et contributions est une « priorité très élevée ». L'importance et la visibilité des S et C, notamment, ont contribué au caractère prioritaire de cette vérification horizontale. La vérification du BCG a lieu en 2010-2011. Ressources naturelles Canada (RNCan) est l'un des sept ministères et organismes qui participent à la vérification. Le personnel de vérification a formulé des commentaires sur les premiers critères de vérification fournis par le BCG et a fourni des fiches d'information à la fin de la vérification pour résumer les constatations. Les résultats de la vérification fourniront de précieux renseignements pour la planification de l'évaluation par le CT de la Politique sur les paiements de transfert, qui devrait commencer à l'été 2011.

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Le but général de la vérification était d’examiner les principaux éléments du cadre de contrôle de gestion. Plus précisément, les objectifs de la vérification étaient les suivants :

  • donner l'assurance à la haute direction que les programmes de subventions et de contributions sont gérés de façon intègre, transparente et responsable par l'intermédiaire d'un cadre de contrôle de gestion axé sur les risques, conçu pour tenir compte des priorités du gouvernement en vue d'atteindre les objectifs fixés, y compris en réalisant des progrès en vue de la réforme des subventions et des contributions du gouvernement du CanadaNote de bas de page 5;
  • évaluer si les contrôles internes du Ministère permettent d’assurer la conformité avec la nouvelle Politique sur les paiements de transfert (2008), y compris la conformité avec les dispositions en matière de paiements régies par la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • relever et documenter les bonnes pratiques.

PORTÉE ET MÉTHODE

La vérification portait sur les principaux aspects du cadre de contrôle interne liés aux programmes de subventions et de contributions du Ministère, à l'exception des paiements législatifs. En outre, les recommandations de rapports de vérification précédents relativement aux paiements de transfert ont été prises en considération.

La méthode de vérification était fondée sur les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur la vérification interne ainsi que sur les normes internationales de vérification interne généralement reconnues, et comprenait les éléments suivants :

  • l'examen des documents d'information pertinents;
  • des entrevues auprès du personnel clé du Ministère et des programmes;
  • l'examen des registres du Ministère et des programmes et d'autres documents pertinents pour déterminer si des contrôles financiers et de programme efficaces ont été conçus et mis en œuvre.

La vérification était axée sur les activités à l'échelle du Ministère et des programmes.

Au Ministère, la vérification était centrée sur :

  • le Centre d'expertise (CE) sur les subventions et contributions;
  • le rôle du Comité d'examen des paiements de transfert (CEPT);
  • la mesure du rendement;
  • l'évaluation des programmes;
  • les systèmes d'information en ce qui a trait à la gestion des S et C;
  • la gestion financière.

Pour éclairer la présente vérification avec des renseignements sur la mise en œuvre des politiques, lignes directrices et procédures applicables dans les programmes, les vérifications des programmes suivants ont été menées simultanément :

  • écoÉNERGIE pour les biocarburants (1,5 milliard de dollars) (Secteur de l'énergie);
  • Fonds pour l'énergie propre (1 milliard de dollars) (Secteur de l'énergie);
  • Programme d’écologisation des pâtes et papiers (1 milliard de dollars) (Service canadien des forêts).

Les résultats des vérifications du Fonds pour l'énergie propreNote de bas de page 6 et du Programme d’écologisation des pâtes et papiersNote de bas de page 7 ont été publiés sur le site Internet de RNCan. Les résultats de la vérification du programme écoÉNERGIE pour les biocarburants seront publiés plus tard en 2011.

Le Programme de subventions et contributions par catégorie (PSCC) permet à RNCan de financer des initiatives de subvention et/ou contribution ne faisant pas partie des autres programmes de paiements de transfert approuvés.

L’objectif global énoncé pour le Programme général de subventions et contributions par catégorie est d’appuyer les activités de recherche, de développement et de promotion qui contribueront à l’atteinte des résultats attendus et résultats stratégiques du Ministère tels que formulés dans la SGRR et le Cadre de gestion du rendement (CGR) connexe.

Afin de mieux comprendre le programme, la liste suivante indique le type d’activités qui pourraient être financées :

  • Rapports de recherche portant sur de nouvelles technologies ou avancement des sciences se rattachant aux ressources naturelles;
  • Ateliers, conférences et colloques ayant des thèmes liés à la recherche et au développement;
  • Développement ou amélioration de nouvelles technologies;
  • Forums permettant de discuter de domaines prioritaires ayant trait aux ressources naturelles;
  • Conférences/ateliers qui font la promotion de domaines d’intérêt se rattachant aux ressources naturelles;
  • étudiants dans un domaine d’étude lié aux ressources naturelles; ou
  • Diffusion et distribution de publications.

CRITÈRES

Les critères de vérification utilisés par la Direction de la vérification pour évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion de RNCan pour les S et C sont énoncés à l’annexe B. Ces critères sont essentiellement les mêmes que ceux utilisés par le BCG pour sa vérification horizontale; cependant, quelques changements mineurs ont été apportés pour traiter plus précisément les processus de RNCan.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

PROCESSUS DE GOUVERNANCE

Constatation générale

En règle générale, un bon cadre de contrôle de gestion est en place au Ministère pour la prestation des programmes de subventions et de contributions. Tant au Ministère que dans les programmes, ce cadre est caractérisé par des structures de gouvernance et par des organismes de surveillance clairement définis et communiqués, ainsi que par des stratégies et processus efficaces de gestion des risques et du rendement. Le Centre d'expertise (CE) offre habituellement de bons services de soutien et de conseils aux programmes. En ce qui concerne les points à améliorer, le Comité d'examen des paiements de transfert (CEPT) procurerait d'autres avantages s'il participait plus tôt au processus des présentations au Conseil du Trésor en fournissant des commentaires stratégiques sur les nouveaux programmes dans les domaines de la conception de programmes et de la gestion des risques. Des occasions de consolider la communication et la formation ont aussi été relevées.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Niveau de risque Répercussions
Stratégique Mineur Comme le CEPT n'étudie pas les présentations à l'étape de l'approbation du programme et des modalités, le Ministère manque peut-être l'occasion de relever des possibilités et des enjeux stratégiques plus tôt dans le cycle de vie du programme ou du projet.
Conformité Mineur En l'absence de stratégies de communication et de formation bien coordonnées, le Ministère risque que les programmes ne soient pas informés des politiques et directives applicables pour la gestion des S et C.
Observations pertinentes

Une structure de gouvernance appropriée a été mise en œuvre pour la surveillance des programmes de subventions et de contributions du Ministère. Elle favorise l'application uniforme des modalités approuvées et d'autres exigences pertinentes des politiques.

La surveillance des programmes de subventions et de contributions s'effectue à trois niveaux :

  • dans les programmes mêmes (gestionnaire, directeur, directeur général, sous-ministre adjoint, comités de surveillance interne dans le Secteur et comités de surveillance externe composés d'intervenants);
  • par le CEPT;
  • par le Centre d'expertise ministériel sur les subventions et contributions.
COMITÉ D'EXAMEN DES PAIEMENTS DE TRANSFERT (CEPT)

Le CEPT est l'organisme de surveillance principal pour les programmes de subventions et de contributions de RNCan. Il est composé de quatre sous-ministres adjoints (SMA), d'un avocat général et du directeur général, Direction de la gestion financière. Le CEPT est soutenu par le CE. Le Comité se réunit régulièrement, et un processus est en place pour l'étude des approbations urgentes. Le mandat actuel du CEPT est « d'offrir aux hauts fonctionnaires du Ministère, un forum qui permet de déterminer une orientation générale dans la sélection, la conception, la mise en œuvre et la surveillance du rendement des programmes de paiements de transfert établis par différents secteurs du Ministère ».Note de bas de page 8

D'après son mandat, le CEPT est chargé de la prestation de conseils, notamment sur :

  • la conception des programmes;
  • la gestion de l'information;
  • la vérification des bénéficiaires;
  • la mesure et la surveillance du rendement;
  • les directives et les outils;
  • les politiques ministérielles;
  • la formation;
  • la définition et la mise en œuvre de pratiques exemplaires.

L'examen ministériel actuel des présentations au Conseil du Trésor (CT) est un bon processus fonctionnel qui demande l'expertise de la Direction de la gestion financière, du CE, du Centre d’expertise en gestion du risque, des services juridiques, de la Direction de la vérification, de la Direction des évaluations, de la Direction de l'immobilier, de la Direction de l'évaluation environnementale, de la Direction des communications, de l'Unité des langues officielles et de l'Unité de contrôle des présentations ministérielles. Le CEPT mène son examen à l'étape de l'accord, qui suit une fois que la présentation au CT a été approuvée, et une fois que la demande de propositions et l'évaluation des propositions de projets sont terminées.

Comme les examinateurs fonctionnels se penchent sur les présentations au CT de leur point de vue d'experts, le Ministère manque l'occasion de relever les enjeux stratégiques et de présenter des commentaires, notamment en ce qui concerne la conception des programmes et la gestion des risques. Si le CEPT effectuait un examen stratégique avant la présentation au CT, il pourrait relever les problèmes dans les modalités des programmes qui pourraient gêner les projets par la suite.

Le cycle de vie, de la conception des programmes à l'accord du projet, est d'ordinaire plutôt long, pouvant aller de trois mois à un an selon la complexité de l'initiative. Un examen stratégique par le CEPT à l'étape de l'approbation des programmes contribuerait à veiller à ce que les problèmes interministériels liés aux programmes aient été pris en considération au moment de la conception. L'examen précoce des projets aiderait aussi à éviter les retards possibles à l'étape de l'accord, la dernière étape du processus d'élaboration des projets.

Compte tenu des membres qui le composent, le CEPT est le mieux placé pour offrir des conseils stratégiques intersectoriels et des commentaires sur l'harmonisation de l'administration des programmes dans le Ministère.

CENTRE D'EXPERTISE (CE) MINISTÉRIEL SUR LES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS

Le mandat du CE est « d'appuyer la gestion efficace du programme de subventions et de contributions à Ressources naturelles Canada, tout en assurant que le Ministère maintient un cadre de gestion des Subventions et Contributions (S et C) efficient et fiable ».Note de bas de page 9

Depuis qu'un rapport de vérification interne en 2006 et qu'un rapport de la vérificatrice générale en 2009 ont confirmé des violations importantes des modalités de cinq accords de contribution conclus pour un programme et ont relevé la possibilité de conflits d'intérêts, le rôle du CE a évolué assez rapidement à RNCan. Par conséquent, les activités et l'effectif du CE ont augmenté pour pouvoir répondre aux problèmes relevés. De plus, le CE achève l'examen de son rôle et de son mandat dans l'optique d'élaborer un mandat revu et corrigé qui reflète ses responsabilités actuelles.

En règle générale, la vérification a confirmé que le CE remplissait son mandat actuel; toutefois, certains points pourraient être améliorés.

Modifications mineures aux approbations du CT

Le CE est chargé des processus d'examen et d'approbation pour les modifications mineures que le CT n'a pas à approuver. La présente vérification comprenait l'examen de trois récentes modifications mineures qui ont été soumises au ministre. D'après cet examen, la qualité des demandes de modifications mineures pourrait être améliorée, notamment la clarté des mémoires relatifs aux demandes et l'exhaustivité des renseignements généraux présentés. Il n'y a pas de lignes directrices écrites concernant un processus à suivre par le personnel; cependant, le CE a proposé un processus et cherche actuellement à le faire approuver par le CEPT, de même que des normes d'examen efficaces.

Formation sur l'administration et la conclusion des accords de paiements de transfert

Le CE est aussi chargé de la formation sur les S et C. Toutefois, aucun plan stratégique n'est en place pour orienter le processus. La formation est donnée de façon ponctuelle en fonction de la demande. De la formation est offerte sur le Web, mais elle ne fournit que des renseignements élémentaires. En 2009-2010, 16 cours ont été offerts, et 270 employés y ont assisté. Un atelier de formation sur les valeurs et l'éthique a été donné, portant spécialement sur les subventions et contributions. La collectivité des gestionnaires à RNCan a aussi organisé une réunion avec les employés sur les S et C. Il n'y a eu aucune formation sur le Programme de subventions et de contributions par catégories. D'après les vérifications des programmes (le Fonds pour l'énergie propre, écoÉNERGIE pour les biocarburants et le Programme d’écologisation des pâtes et papiers), les besoins en formation des employés ont été satisfaits lorsque la formation a été demandée.

Communication coordonnée et échange d’information

En règle générale, au Ministère, les politiques, procédures et lignes directrices sont diffuses et donc difficiles à trouver, si bien que la direction et le personnel y ont difficilement accès. Des documents sont disponibles sur le site intranet de RNCan; cependant, la navigation sur le site n'est pas conviviale, les renseignements ne sont pas toujours à jour, les politiques et directives les plus récentes ne sont pas sur le site, certains liens mènent vers des politiques désuètes ou sont brisés, et l'organisation du site n'est pas intuitive et ne respecte pas une méthode de cycle de vie de projets. Par conséquent, il est difficile de garantir que le personnel connaît bien les politiques, procédures et lignes directrices nouvellement adoptées ou modifiées.

DIRECTION DE LA GESTION FINANCIÈRE

La Direction de la gestion financière assure un contrôle efficace des budgets et des affectations et fournit régulièrement des rapports financiers à la haute direction. Un processus fonctionnel d'examen et de contrôle est en place pour les présentations au CT.

À l'heure actuelle, un système financier informatisé connu sous le nom de Système financier du gouvernement (SFG) est utilisé au Ministère. Les S et C sont gérées à partir d'une base de données centrale qui exploite un sous-module du SFG, le module d'entente. S'ils fournissent l'environnement de contrôle automatisé requis et des fonctions primaires de rapport, ces systèmes ne fournissent pas les outils pour la gestion complète du cycle de vie des S et C, et aucune fonction ne permet de compiler et d'analyser les renseignements non financiers.

Une initiative importante est en cours pour remplacer le SFG par un nouveau système financier, le système financier SAP. Toutefois, à l'heure actuelle, aucun plan ne prévoit le remplacement du module d'entente. Le Ministère crée une interface entre le système SAP et le module d'entente. Il faudra surveiller attentivement le module d'entente pour veiller à ce qu'il soit toujours disponible après la mise en œuvre du système SAP en avril 2011, surtout parce le vendeur n'offrira plus le soutien pour le SFG et le module d'entente.

Si la mise en œuvre d'une solution intégrée pour les S et C est envisagée, il n'y a actuellement aucun engagement officiel à cet égard.

GESTION DES RISQUES

Selon les résultats de la vérification, des politiques, des procédures et des lignes directrices pertinentes en matière de gestion des risques ont été mises en œuvre.

  • En septembre et en décembre 2010, le CGM a étudié et approuvé en principe le nouveau profil de risque du Ministère qui devrait être établi d'ici la fin de l'exercice 2010-2011. Parmi les risques liés à la gestion financière, citons les facteurs de risque ayant trait à la gestion des subventions et des contributions, une augmentation du volume et de la complexité des subventions et des contributions, des variations interministérielles dans la gestion des subventions et des contributions (p. ex, vérifications des contributions), ainsi que le fait que le dernier rapport du vérificateur général a fait état d'un conflit d'intérêts associé à la gestion financière des paiements de transfert.
     
  • Le Centre d’expertise en gestion du risque du Ministère offre divers services, y compris de la formation, des outils de gestion des risques et de l'aide pour élaborer des cadres de vérification axés sur les risques, dont un modèle pratique.
     
  • Les accords qui sont présentés au CEPT (supérieurs à 1 million de dollars) et au CE (supérieurs à 100 000 $) doivent être accompagnés d'une liste de contrôle pour évaluer les risques et les conflits d'intérêts.
     
  • Le 22 novembre 2010, le CEPT a approuvé un modèle de gestion des risques associés aux bénéficiaires et aux projets pour les contributions qui sera mis en œuvre de façon progressive avant le 1er avril 2011.
     
  • RNCan a conclu un protocole d’entente pilote avec la Banque de développement du Canada (BDC) pour permettre au Ministère d'évaluer raisonnablement la viabilité financière des promoteurs avant de signer un accord. Cet accord est considéré comme une pratique exemplaire, parce qu'il favorise les connaissances et l'expérience de la BDC et permet à RNCan de faire preuve de diligence raisonnable, surtout quand les organisations des promoteurs présentent un risque financier élevé. De plus, les progrès de RNCan à l'égard de l'évaluation de la viabilité financière des organisations ont suscité l'intérêt au sein de la fonction publique fédérale.
     
  • Le CE est en train de mettre sur pied une stratégie de surveillance axée sur les risques qu'il a conçue pour garantir la conformité, pendant le cycle de vie des subventions et des contributions, avec la Politique sur les paiements de transfert du CT, les modalités du programme approuvées par le CT ainsi que l'intégrité des données dans le module des accords de subvention et de contribution.
     
  • Le plan d'action triennal en matière de subventions et de contributions du CE tient compte de l'élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie de vérification des bénéficiaires, qui était prévue pour septembre 2010, mais qui a été reportée en 2011-2012.
     
  • Enfin, les programmes évalués comportent des cadres de vérification axés sur les risques qui déterminent des stratégies pertinentes de gestion des risques. Les programmes pour l'énergie propre et d’écologisation des pâtes et papiers examinaient régulièrement les risques décelés. Selon une vérification du programme pour les biocarburants, il faut examiner régulièrement la stratégie de gestion des risques du Programme.
Gestion du rendement et production de rapports

La stratégie et le processus de gestion du rendement et de production de rapports qui ont été mis en œuvre sont axés sur les résultats stratégiques et l'architecture des activités de programmes (AAP) du Ministère et sont caractérisés par :

  • des directives et des lignes directrices claires et approfondies;
  • un réseau de planification ministérielle efficace;
  • un processus d'examen approfondi de mi-exercice et de fin d'exercice;
  • la présentation régulière de rapports à la haute direction.

Les trois programmes faisant l'objet d'une vérification ont mis en œuvre des stratégies pertinentes de gestion du rendement et produisent régulièrement des rapports sur le rendement.

Valeurs et éthique

Le Ministère comporte une Unité des valeurs et de l'éthique au sein de la Direction de la gestion des Ressources humaines et de la Sécurité. Elle fournit des conseils et une orientation concernant diverses questions, y compris les conflits d'intérêts. Le sous-ministre adjoint (SMA) des programmes est un haut fonctionnaire responsable des valeurs et de l'éthique, et un agent supérieur de la divulgation interne est chargé de recevoir les divulgations d’actes répréhensibles. Un site intranet détaillé présente les politiques et les lignes directrices actuelles, et de la formation et des communiqués sont offerts régulièrement à la direction et au personnel. De plus, une liste de contrôle pour évaluer les risques et les conflits d'intérêts exige que les participants d'un projet signalent les conflits d'intérêts réels ou potentiels, et l’autorité désignée du programme doit signer la liste.

RNCan a formé un groupe de travail sur les conflits d'intérêts en sciences et en technologie qui est coprésidé par le directeur général de la Direction de la science-technologie stratégique et par la gestionnaire des unités des relations de travail ainsi que des valeurs et de l'éthique. Le groupe de travail vise à fournir de l'orientation et des conseils sur les conflits d'intérêts qui sont particuliers à un ministère axé sur la science.

Évaluation environnementale

Le groupe d’évaluation environnementale du Secteur de l’intégration des sciences et des politiques fournit l'aide nécessaire aux programmes pour prévoir et préparer des évaluations environnementales stratégiques et des évaluations environnementalesNote de bas de page 10. En ce moment, ce groupe élabore une nouvelle directive sur l'évaluation environnementale, qui devrait obtenir l'approbation du comité ministériel principal en 2011-2012.

Recommandations

  1. Le CEPT devrait décider si son processus d'examen doit englober les présentations au Conseil du Trésor, les propositions de projets ou les accords de contribution afin de fournir des conseils et une orientation stratégique aux SMA du secteur.
  2. Le CE devrait s'assurer que le processus qu'il a proposé pour l'examen et l'approbation des modifications mineures à des approbations préalables du CT est mis en œuvre dès que possible.
  3. Le CE devrait élaborer et adopter une stratégie de formation officielle sur l'administration et la conclusion des accords de S et C.
  4. Le CE devrait créer une stratégie officielle de communications internes pour veiller à ce que la direction et le personnel du Ministère connaissent bien les exigences des politiques, procédures et documents nouvellement adoptés ou modifiés.
  5. Le SGSI devrait effectuer une analyse détaillée et une évaluation des exigences pour s'assurer de mettre en place les outils de GI-TI nécessaires pour appuyer une gestion efficace des programmes de subventions et de contributions.

Plan d'action de la direction et échéancier

  1. La direction souscrit à la constatation. À la suite d'une évaluation, le CEPT a décidé d'accroître la portée de son processus d'examen afin d'inclure l'examen des présentations au Conseil du Trésor ainsi qu'un important volet des subventions et des contributions. Cet examen s'ajoute aux pratiques actuelles du CEPT qui consistent à examiner les accords de contribution et les modifications supérieures à 1 million de dollars, y compris les accords à haut risque supérieurs à 100 000 $ désignés par le CE. Appliquée
     
  2. La direction souscrit à la constatation. Le CE mettra en œuvre un nouveau processus pour l'examen et l'approbation de modifications mineures aux modalités d'application, avec l'approbation préalable du CT. Le CEPT/CE exigera maintenant que les modifications mineures aux modalités d'application soient appuyées par une note et les documents d'information pertinents. 28 février 2011
     
  3. La direction souscrit à la constatation. Le CE a mis en œuvre une stratégie officielle de formation depuis novembre 2010. Cette stratégie, qui comprend diverses méthodes et qui fournit une couverture pour la Capitale nationale et les bureaux régionaux des ministères, sera mise à jour périodiquement. Appliquée

    À ce jour, au cours du présent exercice, le CE a offert 16 séances de formation à 203 participants. D'ici le 31 mars 2011, le CE aura offert des formations à trois des cinq régions.
     
  4. La direction souscrit à cette constatation. Le CE élaborera une stratégie officielle de communication interne d'ici le 31 mars 2011, pour s'assurer que la direction ministérielle et le personnel soient pleinement au courant des politiques nouvelles ou révisées, ainsi que des exigences procédurales et documentaires au moyen, par exemple, de la remise de bulletins et de la mise à jour du site intranet du CE. 31 mars 2011
     
  5. La direction souscrit à cette constatation. Le SGSI doit effectuer d'ici le 31 mars 2012 une analyse détaillée cernant les exigences en matière de GI-TI au service d'une gestion efficace des programmes de subventions et de contributions. Pour évaluer les options, le SGSI prendra en considération les pratiques exemplaires des autres ministères et la vision du groupe de travail du SCT; un plan d'action sera élaboré et mis en œuvre. 31 mars 2012

ADMINISTRATION DES PROGRAMMES

Pour éclairer la présente vérification avec des renseignements sur la mise en œuvre des politiques, lignes directrices et procédures applicables dans les programmes, les vérifications des programmes suivants ont été menées simultanément :

  • écoÉNERGIE pour les biocarburants (1,5 milliard de dollars) (Secteur de l'énergie);
  • Fonds pour l'énergie propre (1 milliard de dollars) (Secteur de l'énergie);
  • Programme d’écologisation des pâtes et papiers (1 milliard de dollars) (Service canadien des forêts).

Les résultats des vérifications du Fonds pour l'énergie propreNote de bas de page 11 et du Programme d’écologisation des pâtes et papiersNote de bas de page 12 ont été publiés sur le site Internet de RNCan. Les résultats de la vérification du programme écoÉNERGIE pour les biocarburants seront publiés plus tard en 2011.

Des exemples d'accords conclus dans le cadre du Programme de subventions et de contributions par catégories (Ministère) ont aussi été examinés. Le Programme de subventions et de contributions par catégories est un programme intersectoriel dont le but est de permettre à RNCan de tirer profit d'occasions qui ne sont pas précisément prévues dans les modalités d'autres programmes de subventions et de contributions.

Constatation générale

D'après les résultats de la vérification, le programme écoÉNERGIE pour les biocarburants, le Fonds pour l'énergie propre et le Programme d’écologisation des pâtes et papiers sont administrés avec diligence raisonnable et transparence, en conformité avec leurs modalités. Ces programmes ont prouvé qu'ils exercent des activités de contrôle, de surveillance et de supervision axées sur les risques pour leurs programmes de subventions et de contributions.

Les accords examinés dans le cadre du Programme de subventions et de contributions par catégories concernaient des demandes d'aide financière pour lesquelles RNCan avait véritablement intérêt à apporter sa contribution. Cependant, les modalités approuvées pour les subventions et les contributions par catégories ne reflètent pas toujours les types d'activités financés par les programmes. L'équipe de vérification a aussi relevé des occasions d'améliorer la surveillance des subventions et des contributions par catégories.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Niveau de risque Répercussions
Stratégique Modéré Les modalités du Programme de subventions et de contributions par catégories (mécanisme de financement) devraient refléter les véritables exigences du programme. Sinon, il se pourrait que des accords soient inappropriés ou qu'il existe un manque de conformité avec les modalités du programme. Le Ministère pourrait avoir l'air de mal exploiter les subventions et contributions par catégories, et le CT pourrait choisir d'éliminer un outil de financement qui est important pour le Ministère.
Surveillance Mineur La production de rapports est essentielle à la surveillance; si l'organisme de surveillance ne dispose pas de rapports adéquats, il ne peut pas remplir son mandat.

Observations pertinentes

Programme écoÉNERGIE pour les biocarburants, Fonds pour l'énergie propre et Programme d’écologisation des pâtes et papiers

La promotion du programme et la demande du bénéficiaire sont effectuées de façon juste et accessible, ce qui a été démontré au moyen d'annonces sur le site Web du Ministère, de communiqués de presse, de courriels à des associations de l’industrie et de guides à l'intention des demandeurs. Les mises à jour des programmes et les modifications connexes sont communiquées au moyen du site Web du Ministère, ainsi que directement aux intervenants concernés (p. ex., demandeurs, associations de l'industrie, autres entités gouvernementales).

Les trois programmes ont également des processus de contrôle transparents en place pour garantir l'évaluation et l'approbation uniformes des bénéficiaires afin d’atteindre les objectifs des programmes. La transparence des processus a été démontrée au moyen de listes de vérification, de critères d'évaluation du financement, de divers comités d'examen et de la répartition adéquate des tâches entre les personnes responsables de la réception, de l’évaluation et de l’approbation des projets.

En général, les activités de surveillance des bénéficiaires sont réalisées en tenant compte du niveau de risque et conformément aux modalités du Programme. Cette constatation a été démontrée par l'utilisation du modèle de gestion des risques associés aux bénéficiaires et aux projets pour les contributions. Le modèle fournit une méthode axée sur les risques aux gestionnaires de programme concernés pour évaluer le niveau de risque du bénéficiaire et pour rationaliser les exigences en matière de surveillance et de vérification tout en veillant à la gérance responsable et à la responsabilité.

L'utilisation du modèle est obligatoire pour les accords de contribution d'au moins 50 000 $. Pour les contributions inférieures à 50 000 $, l'utilisation du modèle est laissée à la discrétion du gestionnaire de programme. De plus, des stratégies de vérification des bénéficiaires étaient en cours d'élaboration ou avaient été adoptées. Des efforts ont été déployés pour harmoniser les vérifications des bénéficiaires pour l'ensemble des programmes au sein du Ministère et, dans la mesure du possible, d'autres entités gouvernementales (à savoir, fédérales et provinciales). Les accords de financement comportent des clauses sur les vérifications. Au besoin, les vérifications ont été effectuées.

L'examen des vérifications des bénéficiaires fait partie des critères de vérification pour tous les paiements de transfert. Le Programme d’écologisation des pâtes et papiers et le Fonds pour l'énergie propre en étaient à leur début. Par conséquent, aucune vérification des bénéficiaires n'a été réalisée. Le programme pour les biocarburants avait effectué la vérification des bénéficiaires, mais les résultats finaux n'avaient pas été obtenus.

De plus, des processus de surveillance et de production de rapports ont été mis en place pour appuyer l'examen de la gestion et la stratégie de mesure du rendement du Ministère. Les résultats des programmes sont surveillés et transmis régulièrement à la haute direction au moyen de rapports mensuels ou trimestriels aux directeurs généraux, aux SMA du secteur et au sous-ministre concernés. De plus, le rapport sur le rendement des programmes est présenté au moyen des mises à jour du Plan d’action économique et du Rapport ministériel sur le rendement annuel.

Bien qu'aucune évaluation des programmes de contributions n'ait été réalisée, des évaluations sont prévues pour la période allant de 2011 à 2014.

Subventions et contributions par catégories

Les subventions et les contributions par catégories représentent moins de 1 p. 100 du financement total du programme de subventions et de contributions du Ministère. Le Ministère a reçu une approbation du CT de 52 millions de dollars sur cinq ans. La valeur moyenne des subventions financées par le Programme de subventions et de contributions par catégories est près de 35 000 $, et celle des contributions, de 90 000 $.

Aucun renseignement sur le Programme n'était accessible au public sur le site Web du Ministère ni sur les guides présentant le processus de demande, les conditions d’admissibilité et les critères d'évaluation. Selon les commentaires généraux de la direction et du personnel, la nature des projets et les antécédents des bénéficiaires montrent qu'un processus de proposition obligatoire n'est ni pertinent ni nécessaire. Il est souvent difficile de se conformer aux modalités actuelles étant donné les exigences du programme et la variété des demandes.

Les mesures de rendement sont présentées dans les accords de financement pour le Programme de subventions et de contributions par catégories; cependant, aucun rapport sur le financement ou le rendement n'a été transmis à la direction du Programme. De plus, bien que le CE ait mis en œuvre une stratégie de surveillance des subventions et des contributions qui comprend le Programme de subventions et de contributions par catégories, il n'y a pas eu de surveillance uniforme des résultats, pas plus que d'examen de la conformité ou de vérification des bénéficiaires.

Recommandation

  1. Lorsque certaines des exigences des modalités du Programme de subventions et de contributions par catégories ne s'appliquent pas en raison de la nature des activités financées, le CE devrait veiller à ce que les secteurs fournissent les documents justificatifs pour les exceptions prévues.
     
  2. Le CE devrait mettre en œuvre un cadre de surveillance et de production de rapports pour le Programme de subventions et de contributions par catégories.

Plan d'action de la direction et échéancier

  1. La direction souscrit à cette constatation. D'ici le 10 février 2011, le CE avisera les programmes que les exceptions aux exigences devront être appuyées de pièces justificatives. Appliquée

    D'ici le 31 mai 2011, le CE appliquera des lignes directrices concernant l'administration du Programme de subventions et de contributions par catégories, selon lesquelles les exceptions aux exigences doivent être appuyées de pièces justificatives. 31 mai 2011
     
  2. La direction souscrit à cette constatation. D'ici le 31 mai 2011, le CE élaborera et mettra en œuvre un cadre de surveillance et de production de rapports axé sur les risques pour le Programme de subventions et de contributions par catégories. Ce cadre s'appuiera sur le programme de surveillance à l’échelle du Ministère du CE qui couvre le Programme de subventions et de contributions par catégories. 31 mai 2011

RÉFORME DES SUBVENTIONS ET DES CONTRIBUTIONS

Constatation générale

En février 2007, un groupe d'experts indépendantNote de bas de page 13 a formulé des recommandations pour simplifier l'administration des S et C ainsi que renforcer la responsabilité et les méthodes axées sur les risques pour gérer les programmes. Le SCT a élaboré le Plan d'action du gouvernement du Canada pour réformer l'administration des programmes de subventions et de contributions.Note de bas de page 14

Le Ministère réalise des progrès pour se conformer aux exigences de la réforme des subventions et des contributions, à savoir la création par le CE d'une équipe de consultation sur les programmes (équipe de consultation à l’échelle du Ministère) et la mise en place de structures de gouvernance du programme afin d'encourager la création de synergies entre les ministères et les organismes fédéraux. Le CE doit consolider son plan de mise en œuvre pour s’assurer que des progrès sont accomplis.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Niveau de risque Répercussions
Stratégique Mineur Si RNCan n'adopte pas un plan de mise en œuvre détaillé, les exigences de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert pourraient ne pas être appliquées rapidement ni de façon efficace.
Observations pertinentes
HARMONISATION

Selon la Politique sur les paiements de transfert, l'harmonisation est « l'alignement ou l'intégration de deux ou de plusieurs programmes de paiements de transfert qui contribuent à des objectifs similaires ou qui desservent les mêmes bénéficiaires. » On s'attend à ce que les ministères, s'il y a lieu, harmonisent (alignent ou intègrent) les programmes de paiement de transfert au sein du Ministère, et, dans la mesure du possible, d'autres ministères.

Le CE a créé un comité, à savoir l'équipe de consultation sur les programmes. Cette équipe est formée de représentants en matière de S et C provenant des directions de RNCan. Le CE la consulte sur les activités de réforme de la gestion des S et C. Son rôle principal consiste à s'assurer que la nouvelle Politique sur les paiements de transfert est mise en œuvre de façon uniforme au sein de RNCan.

Pour les programmes de contributions qui ont une incidence sur les autres ministères (p. ex., ministères et organismes à vocation scientifique), des structures de gouvernance des programmes ont été mises en œuvre entre les ministères participants pour mettre en commun les ressources, coordonner les activités de recherche et améliorer la prise de décisions en matière d’investissement du gouvernement fédéral dans les sciences et les technologies énergétiques.

Des protocoles d'entente ont été conclus entre les directions de RNCan ainsi que d'autres ministères (p. ex., Industrie Canada, Environnement Canada) lorsqu'il était possible d'harmoniser les exigences administratives. Selon la vérification, deux volets du Fonds pour l'énergie propre avaient mis en œuvre un plan intégré de vérification des bénéficiaires pour les projets de recherche et développement étant devenus des projets de démonstration. De plus, des consultations ont lieu entre RNCan et le gouvernement de l'Alberta, qui a cofinancé trois grands projets de captage et de stockage de carbone en Alberta, afin d'échanger les résultats de leurs vérifications.

NORMES DE SERVICE

Selon la Politique sur les paiements de transfert, les administrateurs généraux doivent établir des normes de service raisonnables et pratiques pour leurs programmes de paiement de transfert. Les normes de services internes ont été établies afin de comparer le temps nécessaire à l'examen des accords de financement par trois niveaux de surveillance, soit les gestionnaires de secteur, le CE et le CEPT.

Les programmes en sont à diverses étapes d'élaboration et de mise en œuvre des normes de service externes. Certains programmes ont créé des bases de données utilisées à de multiples fins, y compris pour le suivi des demandeurs, du premier contact au rapport sur le rendement en passant par la signature de l'accord de contribution. D'autres programmes n'ont pas de plan relatif aux normes de service.

À l'aide de l'équipe de consultation sur les programmes pour la réforme de la gestion des S et C, le CE collabore avec les responsables des programmes pour élaborer des normes de service externes qui tirent profit de leur expérience et des pratiques exemplaires des autres ministères. Les résultats serviront de modèle à suivre pour les autres programmes de subventions et de contributions au sein du Ministère.

En ce moment, les résultats des normes de service externes et internes déjà en place ne sont pas analysés collectivement pour élaborer des normes de service générales, comme répondre aux demandes initiales et subséquentes dans un nombre de mois donné. Cette information doit être documentée officiellement. Toutefois, sous la direction de l'équipe de consultation sur les programmes pour la réforme de la gestion des S et C, des progrès sont en cours en ce qui concerne l'élaboration et la documentation de normes de service raisonnables et pratiques.

PARTICIPATION DES INTERVENANTS

Un certain nombre d’activités ont été lancées par les programmes afin d’encourager la participation des intervenants, bien qu’il n’existe aucune stratégie officielle en la matière. Les programmes entretenaient des interactions avec les intervenants au cours de l'élaboration, de l'évaluation, de la négociation et de la surveillance subséquente des projets. De plus, les commentaires des intervenants ont été recueillis et pris en considération à plusieurs reprises au cours de chacune des étapes des programmes. La participation des intervenants internes et externes augmentera sous la direction de l'équipe de consultation sur les programmes pour la réforme de la gestion des S et C et entraînera la création d'une stratégie ministérielle officielle sur la participation.

MISE EN ŒUVRE

Le CE a un plan de mise en œuvre pour la nouvelle politique; toutefois, il ne comporte pas de jalons précis ou successifs. Fourni régulièrement au Bureau du contrôleur général du Canada (BCG), ce rapport ne comporte pas de jalons précis pour déterminer la date de mise en œuvre.

Le plan triennal de vérification interne horizontale axé sur les risques du BCG prévoit une vérification pour examiner la mise en œuvre de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert, notamment en ce qui a trait à la simplification de l'administration et au renforcement de la responsabilité concernant les activités de S et C au sein du gouvernement. Le BCG compte inclure certains ministères de la vérification actuelle de 2010-2011.

Recommandation
  1. Pour s'assurer d'un réel progrès du Ministère concernant le respect des exigences de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert, le CE devrait inclure des jalons clairs d'après lesquels mesurer les progrès.
Plan d'action de la direction et échéancier
  1. La direction est d’accord avec la constatation. Le CE examinera à nouveau son plan d’action triennal pour les S et C afin d’y inclure des jalons clairement énoncés permettant de suivre les progrès. Le plan d’action a été élaboré pour appuyer l’initiative de réforme des S et C dirigée par le SCT et émanant des recommandations du groupe d’experts. Le CE collabore avec le SCT et d’autres ministères pour mettre en œuvre les recommandations du groupe d’experts, échanger des pratiques exemplaires et les leçons apprises et appuyer l’amélioration continue dans la gestion des S et C. Dans cette optique, le CE travaille également en étroite collaboration avec les gestionnaires de programme de RNCan par l’entremise de l’équipe de consultation sur les programmes (composée de gestionnaires de programme de RNCan chevronnés et d’autres intervenants internes), afin d’échanger des pratiques exemplaires, les leçons apprises et les nouveaux moyens d’action, pratiques et procédures.

    À titre d’exemple, RNCan a récemment mis en œuvre un nouveau modèle de gestion du risque au niveau des projets ou des bénéficiaires (MGRPB), élaboré en collaboration avec le SCT, d’autres ministères et l’équipe de consultation sur les programmes de RNCan. Le MGRPB permet au Ministère de gérer les S et C à l’aide d’une approche de gestion du risque et d’adapter les exigences en matière de surveillance et de rapport selon le niveau de risque.
    31 mars 2011

ANNEXE A - CONCLUSIONS STANDARD DE VÉRIFICATION INTERNE ET NOTATION STANDARD DES RISQUES DE VÉRIFICATION

CONCLUSIONS STANDARD DE VÉRIFICATION INTERNE

Voici les conclusions standard de vérification interne que nous avons utilisées :

Bien contrôlé : Les mesures de contrôles importantes ont été efficacement conçues et fonctionnent comme prévu. Les objectifs du processus vérifié seront vraisemblablement atteints.

Possibilités d’améliorer les mesures de contrôle : Une ou plusieurs mesures de contrôle importantes n’ont pas été mises en place, adéquatement conçues ou mises en œuvre comme prévu. Il se peut que les objectifs de la vérification ne soient pas atteints. L’effet en matière de finances ou de réputation sur le processus vérifié n’est pas sans conséquence. Il faut prendre rapidement des mesures.

Non contrôlé : De nombreuses mesures de contrôle importantes n’ont pas été mises en place, conçues adéquatement ou mises en œuvre comme prévu. Il est peu probable que les objectifs de la vérification seront atteints. L’effet en matière de finances ou de réputation sur le processus vérifié est important. Il faut prendre des mesures immédiatement.

TYPES DE RISQUE STANDARD

Nos types de risques sont classés comme suit, selon le Cadre de contrôle interne intégré de COSONote de bas de page 15 :

Stratégie Objectifs généraux, harmonisés avec la mission du Ministère et qui l'appuient.

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Surveillance – Évaluations précises des activités.

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

NOTATION STANDARD DES RISQUES DE VÉRIFICATION

Voici la notation des constatations de la vérification :

Majeur : Une importante mesure de contrôle n'a pas été mise en place, conçue adéquatement ou mise en œuvre comme prévu, et le risque connexe pourrait être important. L'objectif auquel les mesures de contrôle sont liées ne sera probablement pas atteint. Il faut prendre des mesures correctives pour que les mesures de contrôle soient rentables et/ou que les objectifs soient atteints.

Modéré : Une mesure de contrôle importante n'a pas été mise en place, adéquatement conçue ou mise en œuvre comme prévu, et le risque connexe n'est pas sans conséquence. Cependant, il existe une mesure de contrôle compensatoire. Il faut prendre des mesures correctives pour éviter de se fier uniquement aux mesures de contrôle compensatoires et/ou pour que les mesures de contrôle soient rentables.

Mineur : Il existe une faiblesse dans la conception et/ou la mise en œuvre d'une mesure de contrôle qui n'est pas importante. Il est peu probable que les objectifs ne soient pas atteints. Il est suggéré de prendre des mesures correctives pour que les mesures de contrôle soient rentables.

ANNEXE B – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Les critères suivants ont été utilisés pour effectuer la vérification :

1. Gouvernance

Le Ministère a mis en place des processus de gouvernance efficaces pour les programmes de subventions et de contributions.

1.1 La direction a mis en place un cadre de contrôle efficace pour la conception et la prestation des programmes de subventions et de contributions.

1.2 Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et communiqués.

2. Administration des programmes

Les programmes sont administrés avec diligence raisonnable et transparence conformément à leurs modalités.

2.1 La promotion du programme et le processus de demande des bénéficiaires sont mis en œuvre d’une façon équitable et accessible.

2.2 Des processus de contrôle transparents sont en place pour garantir l’évaluation et l’approbation uniformes des projets en vue d’atteindre les objectifs du programme.

2.3 Les accords avec les bénéficiaires sont élaborés de façon uniforme par le biais d’un processus destiné à prendre en compte les risques et les exigences des bénéficiaires.

2.4 Les subventions et les contributions dépassant 25 000 $ sont divulguées conformément aux exigences en matière de divulgation proactive.

3. Contrôle, surveillance et supervision

Le Ministère exerce des activités de contrôle, de surveillance et de supervision des programmes de subventions et de contributions fondées sur les risques.

3.1 Les paiements aux bénéficiaires sont versés conformément aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Directive sur les paiements de transfert.

3.2 La surveillance, la production de rapports et la vérification, pour chaque bénéficiaire, sont effectuées proportionnellement à leur niveau de risque et conformément aux modalités du programme.

3.3 Des processus de surveillance et de production de rapports ont été mis en place pour appuyer l'examen des programmes et la stratégie de mesure du rendement du Ministère.

4. Réforme des subventions et des contributions

Le Ministère réalise des progrès pour se conformer aux exigences de la réforme des subventions et des contributions.

4.1 La collaboration est présente au sein du Ministère et entre les ministères en vue d’harmoniser les programmes de subventions et de contributions et de normaliser les exigences des bénéficiaires.

4.2 Le Ministère dispose d’une stratégie de mise en œuvre des normes de service.

4.3 Les bénéficiaires sont mobilisés à l'appui de la transparence, de l'innovation et de l'amélioration continue.