VÉRIFICATION DE SUIVI DES CONTRIBUTIONS REMBOURSABLES PROJET SP1202

Rapports 2011


SOMMAIRE

INTRODUCTION

Les contributions remboursables sont des contributions dont une partie ou la totalité est remboursable ou remboursable sous conditions selon les modalités de l’accord de contribution.

Voici les deux types de contribution remboursable :

  • les contributions remboursables sans condition doivent être remboursées sans condition; les modalités du remboursement sont établies dans l’accord;
  • les contributions remboursables sous conditions sont remboursées en totalité ou en partie si certaines conditions précisées dans l’accord se concrétisent.

Deux secteurs, le Secteur de l’énergie (SE) et le Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SITE), ont des contributions remboursables.

En décembre 2008, la Direction de la vérification a réalisé une vérification des contributions remboursablesNote de bas de page 1. Voici les conclusions de cette vérification.

  • Ressources naturelles Canada (RNCan) n’a pas collecté toutes les données pertinentes qui lui permettraient de s’assurer qu’une surveillance ministérielle appropriée est en place pour gérer le risque associé au remboursement des contributions remboursables.
  • Moins que la moitié des accords qui en sont à l’étape du remboursement font l’objet d’une surveillance par le personnel.
  • L’information financière concernant les accords qui est présentée dans les états financiers n’est pas conforme aux politiques du Conseil du Trésor (CT).

La présente vérification de suivi a été intégrée au Plan de vérification basé sur le risque 2011-2012 à la demande du Bureau du vérificateur général (BVG).

RISQUES POUR LE MINISTÈRE

Une analyse détaillée des risques a été réalisée pour la vérification de suivi des contributions remboursables. On a demandé aux employés des deux secteurs et du centre d’expertise de la Direction de la gestion financière (DGF) d’indiquer les mesures de contrôle en place pour atténuer ces risques. L’équipe de vérification a examiné la plupart de ces mesures de contrôle et a pu conclure par la suite que le risque résiduel est faible.

CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION INTERNE

Dans l’ensemble, les résultats de la vérification donnent une certitude raisonnable quant à la surveillance appropriée des contributions remboursables, sauf dans une direction d’un secteur. Aujourd’hui, le personnel dispose davantage d’outils et est mieux formé qu’en 2008 pour réaliser les fonctions de surveillance et de gestion des contributions remboursables. L’outil de rapport utilisé par un secteur ne fonctionnait pas comme prévu, ce qui a créé des situations où la surveillance n’a pas eu lieu comme il se devait. L’information présentée dans le module des accords du système financier s’est grandement améliorée depuis la vérification précédente, mais le personnel des programmes doit faire un examen plus approfondi pour assurer l’exactitude des données à des fins de surveillance.

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

Les contributions remboursables sont les contributions qui sont remboursables en totalité ou en partie ou remboursables sous conditions selon les modalités de l’accord de contribution. La Politique sur les paiements de transfert de Ressources naturelles Canada (RNCan) contient les renseignements suivants.

« Lorsqu’une contribution est versée à une entreprise et vise à lui permettre de faire des profits ou d’augmenter la valeur de l’entreprise, celle-ci doit repayer la contribution ou partager les avantages financiers qui en découlent avec le gouvernement, proportionnellement au niveau de risque qu’ils partagent. Toutes les contributions remboursables doivent être examinées et approuvées à l’avance par le centre d’expertise des subventions et des contributions du Ministère avec l’aide des Services juridiques. »

Voici les deux types de contribution remboursable :

  • les contributions remboursables sans condition doivent être remboursées sans condition; les modalités du remboursement sont établies dans l’accord;
  • les contributions remboursables sous conditions sont remboursées en totalité ou en partie si certaines conditions précisées dans l’accord se concrétisent.

Deux secteurs, le Secteur de l’énergie (SE) et le Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SITE), ont des contributions remboursables.

En décembre 2008, la Direction de la vérification a réalisé une vérification des contributions remboursablesNote de bas de page 2. Voici les conclusions de cette vérification.

  • Ressources naturelles Canada (RNCan) n’a pas collecté toutes les données pertinentes qui lui permettraient de s’assurer qu’une surveillance ministérielle appropriée est en place pour gérer le risque associé au remboursement des contributions remboursables.
  • Moins que la moitié des accords qui en sont à l’étape du remboursement font l’objet d’une surveillance par le personnel.
  • L’information financière concernant les accords qui est présentée dans les états financiers n’est pas conforme aux politiques du Conseil du Trésor (CT).

La présente vérification de suivi a été intégrée au Plan de vérification basé sur le risque 2011-2012 à la demande du Bureau du vérificateur général (BVG).

RNCan a une base de données où est stockée toute l’information qui concerne les accords de subvention et de contribution. Les paiements ne peuvent pas être versés si l’accord n’est pas enregistré dans cette base de données. Le Ministère appelle cette base de données le « module des accords ». Au 31 mars 2011, le module des accords de RNCan indiquait qu’il existait 427 accords de contribution remboursable.

Date de début de l’accord Nombre d’accords
Avant le 1er avril 2008 287
2008-2009 29
2009-2010 44
2010-2011 67

Voici le montant total qui a été collecté pour les contributions remboursables depuis l’exercice 2008-2009.

Exercice Montant collecté
2008-2009 44 823 220 $Note de bas de page 3
2009-2010 12 920 298 $
2010-2011 6 503 688 $

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Le but global de la présente vérification de suivi est de donner une certitude quant à la mise en œuvre des plans d’action de la direction présentés en 2008 et à la résolution des problèmes cernés dans la vérification originale. En d’autres mots, elle doit confirmer que les mesures suivantes ont été prises.

  • RNCan collecte les données nécessaires pour faire une surveillance ministérielle.
  • Le personnel surveille tous les accords qui sont à l’étape du remboursement.
  • L’information financière est conforme aux politiques du CT.

PORTÉE ET MÉTHODE

La vérification a englobé toutes les contributions remboursables qui étaient à l’étape du remboursement et l’information connexe présentée dans les états financiers du Ministère de 2010-2011. Seuls les dossiers à l’étape du remboursement ont été visés par la vérification, parce que cet aspect préoccupait le BVG.

La méthode de vérification est basée sur les lignes directrices du CT concernant les vérifications internes. Les activités suivantes ont notamment été réalisées :

  1. l’examen des documents importants et de la documentation contextuelle pertinente, notamment les politiques, les directives et les normes;
  2. la réalisation d’entrevues auprès d’employés importants au sujet de la surveillance des contributions remboursables;
  3. un échantillonnage pour examiner les dossiers des contributions remboursables (l’échantillon comptait 62 dossiers, dont 49 ont été choisis au hasard à l’aide de la méthode d’échantillonnage statistique et 13 ont été choisis volontairement).

CRITÈRES

Les critères ont été élaborés en fonction des recommandations de la vérification précédente, des risques cernés, ainsi que des politiques, procédures et directives pertinentes associées aux contributions remboursables. Ils ont guidé les travaux de vérification réalisés sur place et formé le fondement de la conclusion globale de la vérification. L’annexe A contient la liste des critères de vérification.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

SURVEILLANCE MINISTÉRIELLE

Constatation sommaire

La surveillance ministérielle s’est beaucoup améliorée depuis la vérification de 2008. Des outils supplémentaires sont maintenant offerts pour faire la surveillance, et le centre d’expertise donne régulièrement de la formation. Il est important que l’information enregistrée dans le module des accords soit exacte pour que ces nouveaux outils puissent être utilisés.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONSNote de bas de page 4
Type de risque Niveau du risque lié à la vérification Répercussions
Production de rapports Mineur Si l’information qui est entrée dans le module des accords n’est pas exacte, les outils de production de rapports seront inefficaces.

En l’absence d’un outil de rapport normalisé, les secteurs continueront de faire leurs propres rapports, ce qui pourrait être inefficace aux fins de la surveillance des contributions remboursables.

Constatations connexes

FORMATION ET SOUTIEN

Le centre d’expertise offre actuellement une formation régulière aux employés, qui comprend une section sur les contributions remboursables. Un secteur exige que tous les employés qui sont chargés des subventions et des contributions suivent aux deux ans la formation donnée par le centre d’expertise.

Un nouveau calendrier des remboursements a été ajouté au module des accords. Cela permettra d’enregistrer tous les renseignements associés aux contributions remboursables, notamment les dates limites et les dates de réception des rapports financiers, ainsi que les sommes à recevoir et les sommes collectées. L’onglet des remboursements a été ajouté en janvier 2011. Initialement, le centre d’expertise avait demandé aux secteurs d’ajouter l’information requise au plus tard le 28 février 2011, mais cela a été impossible. Compte tenu de la mise en oeuvre du nouveau système financier ministériel en avril 2011, les employés n’ont pas eu le temps d’accomplir cette tâche, qui a été reportée à juin 2011. Une formation de deux jours a été offerte pour décrire clairement les exigences. Au moment de la vérification, les secteurs étaient en train de terminer ces travaux.

Un employé utilisait entièrement le calendrier des remboursements; ses dossiers qui faisaient partie de l’échantillon ont donc pu être entièrement examinés en ligne. Ce gestionnaire de programme a ajouté ses dates limites et dates de réception pour les recettes et s’est servi de la fonction de pièce jointe pour ajouter des copies de tous les rapports financiers et de toute la correspondance.

En outre, le centre d’expertise a collaboré avec une équipe de consultation des programmes pour élaborer une directive sur les contributions remboursables. Cette directive porte sur les questions liées à l’établissement d’une contribution remboursable et à la surveillance de l’accord qui en est à l’étape du remboursement. Elle a été approuvée en août 2011 et affichée sur le site intranet du Ministère en septembre 2011.

Après la vérification de 2008, le SITE a élaboré une feuille de « Conseils » en collaboration avec le centre d’expertise et les Services juridiques. Cette feuille indique aux employés quoi faire dans des situations qui sont souvent associées aux contributions remboursables, par exemple les suivantes : l’organisation a cessé ses activités ou le produit ne sera pas commercialisé. Le centre d’expertise transmet ces conseils aux employés d’autres secteurs pour leur indiquer comment traiter la fermeture d’une contribution remboursable avant la fin de la période de remboursement. Il les intégrera aux lignes directrices sur les contributions remboursables qui devraient être affichées dans le site intranet en novembre 2011.

RENSEIGNEMENTS CONTENUS DANS LE MODULE DES ACCORDS

Selon la vérification de 2008, 70 p. 100 des accords de contribution remboursable inscrits dans le module des accords contenaient des renseignements inexacts, par exemple des accords qui avaient un code de contribution remboursable et des accords qui avaient un code de contribution non remboursable alors que ce n’était pas le cas. La présente vérification a révélé que 28 p. 100 des renseignements inscrits pour les accords étaient inexacts. On a tenu compte uniquement des erreurs qui avaient des retombées sur les données de surveillance. Ainsi, l'inscription du mauvais nom de gestionnaire de projet n’a pas été considérée comme une erreur et n’a pas été inclue dans le 28 p. 100; cependant, l’inscription d’une date de fin incorrecte a été considérée comme une erreur, parce qu’elle influe sur la date de début de la surveillance des rapports financiers. Il est à noter que le module des accords contenait quelques erreurs d’information, mais que les dossiers imprimés étaient complets et contenaient l’information la plus récente.

RAPPORTS STANDARD

Les secteurs ont utilisé une gamme de méthodes pour surveiller les contributions remboursables. Une direction a élaboré une base de données détaillée, alors que d’autres ont eu recours à un système manuel. Un secteur utilisait le rapport des gains éventuelsNote de bas de page 5 pour assurer la surveillance ministérielle. Même si ce rapport donne la liste de toutes les contributions remboursables, il n’indique pas si les rapports financiers ont été reçus ou s’ils sont en retard. De plus, l’exigence de rapporter les gains éventuels a beaucoup changé : désormais, seuls les remboursements d’un montant supérieur à un million de dollars doivent être déclarés. Comme moins de 25 p. 100 des contributions remboursables de RNCan sont d’un montant supérieur à un million de dollars, le fait de continuer à utiliser ce rapport pourrait donner l’impression que les autres contributions ne sont pas importantes et qu’elles ne nécessitent pas de surveillance. Mais ce n’est pas le cas : toutes les contributions remboursables doivent être surveillées régulièrement dans le contexte de la responsabilisation à l’égard de la gestion des fonds publics.

Il existe maintenant un outil ministériel qui permet de collecter l’information sur les contributions remboursables. L’information contenue dans le module des accords s’est améliorée et devrait continuer à le faire. Cela facilitera la surveillance des contributions remboursables par le personnel des programmes et le centre d’expertise.

Avant la création de cet outil, il n’existait aucune base de données centrale pour enregistrer l’information qui concerne le remboursement des contributions remboursables; c’est pourquoi chaque programme ou secteur devait produire ses propres rapports pour faire le suivi de l’information sur les contributions remboursables. Le nouvel outil permet de collecter l’information requise à des fins de surveillance, mais non de produire un rapport que pourraient examiner les gestionnaires de programme, les directeurs ou les secteurs afin d’assurer la surveillance des accords de contributions remboursables. Comme l’information est déjà enregistrée dans le module des accords, un tel rapport permettrait non seulement de déterminer la situation des rapports financiers, mais aussi de repérer l’information inexacte, puisque les données de surveillance seraient erronées.

RNCan a mis en place un nouveau système financier en avril 2011. Une interface avec le système financier et le module des accords actuel a été élaborée. Le module des accords envoie l’information sur l’engagement au système financier, qui en retour envoie l’information sur le paiement au module des accords. Il a été question d’adopter un autre module des accords. Dans un tel cas, il faudrait tenir compte des exigences en matière de surveillance des contributions remboursables.

RECOMMANDATIONS

  1. Le SE et le SITE devraient examiner l’information sur les contributions remboursables contenue dans le module des accords afin d’en assurer l’exactitude.
  2. Le Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) devrait créer dans le module des accords un rapport qui pourrait être généré par les gestionnaires de programme, les directeurs, les secteurs ou le centre d’expertise et qui permettrait de repérer les rapports financiers en retard.

Plan d’action de la direction et échéancier

  1. Le Secteur de l’innovation et de la technologie énergétique (SITE) est d’accord

    Au deuxième trimestre 2011, toutes les contributions remboursables existantes ont été vérifiées et mises à jour dans le système SFG convivial (GUFI). — TERMINÉ

    Dorénavant, le SITE fait la mise à jour du rapport sur les gains éventuels mensuellement et, s’il y a lieu, la mise à jour des données dans le module de remboursement du système SFG convivial GUFI. Malgré l’exigence selon laquelle le rapport sur les gains éventuels est à présenter au Ministère de façon trimestrielle et pour les contributions remboursables de 1 M$ et plus, le SITE a demandé un rapport sur les gains éventuels tous les mois, et pour l’ensemble des contributions remboursables, ce qui se fait actuellement. – EN COURS

    Pour ce qui est de la fermeture de dossiers, le module de remboursement du système SFG convivial GUFI est mis à jour régulièrement par le SITE. – EN COURS

    La direction du Secteur de l’énergie (SE) est d’accord

    Lorsqu’un remboursement arrive à échéance ou lors de la fermeture d’un dossier, le ou la gestionnaire de programme confirme par sa signature que l’information est à jour et qu’il ou elle a examiné l’information dans le module des accords pour les contributions remboursables.

    Mise en place du processus à compter du 1er novembre 2011

  2. La direction est d’accord avec cette recommandation.

    Le Centre d’excellence (CE) de la Direction de la gestion financière (DGF) poursuivra les efforts pour renforcer davantage la gestion des contributions remboursables au Ministère. Le CE poursuivra la surveillance du module des accords pour assurer la diligence par le biais des programmes quant au suivi des rapports des recettes en suspens auprès des promoteurs.

    De plus, le CE de la DGF a confirmé avec l’équipe des systèmes financiers de la DGF que les exigences en matière de rapports, aux fins du suivi des rapports des recettes en suspens dans le module des accords, font toujours partie du plan de travail du système pour 2011-2012. La date d’achèvement à cet égard est le 31 mars 2012.

SURVEILLANCE PAR LES EMPLOYÉS

La surveillance des contributions remboursables s’est beaucoup améliorée depuis la vérification précédente. Les secteurs ferment les dossiers plus rapidement lorsque les promoteurs ont cessé leurs activités ou qu’il y a une preuve que les produits ne seront pas commercialisés. Un secteur continue d’avoir des difficultés à satisfaire aux exigences en matière de surveillance.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Niveau du risque lié à la vérification Répercussions
Surveillance Modéré Si les contributions remboursables ne sont pas surveillées, le gouvernement pourrait ne pas recevoir l’argent qui lui est dû et les dossiers qui devraient être fermés pourraient ne pas l’être.

Constatations connexes

Selon la vérification précédente, 58 p. 100 des dossiers ne faisaient pas l’objet de la surveillance requise. Selon la vérification actuelle, 14 p. 100 des dossiers ne sont pas surveillés. Ce sont les dossiers d’un seul secteur qui a utilisé le rapport des gains éventuels pour faire la surveillance, mais ce rapport n’indiquait pas les rapports financiers en retard. Après la vérification de 2008, ce secteur a travaillé fort pour organiser les dossiers et indiquer clairement les dates de remboursement. Cette information n’a pas été intégrée à un rapport qui aurait pu indiquer les rapports financiers en retard.

Les deux secteurs visés par les contributions remboursables ont amélioré leur rendement en ce qui a trait à la fermeture des dossiers liée à la cessation des activités d’un bénéficiaire ou à la non-commercialisation d’un produit. Cette mesure est importante, car elle réduit le fardeau administratif pour le Ministère et les bénéficiaires. Dans l’échantillon, 17 p. 100 des dossiers examinés avaient été fermés de façon appropriée en raison de la non-commercialisation du produit ou de la cessation des activités du bénéficiaire. Ces dossiers contenaient la documentation appropriée requise par les Services juridiques pour fermer les dossiers. Seulement 6 p. 100 des dossiers examinés auraient dû être fermés, mais aucune mesure n’avait encore été prise à cet effet.

RECOMMANDATION

  1. Le SITE devrait examiner toutes les contributions remboursables afin de repérer les dossiers supplémentaires qui nécessitent une surveillance et un suivi.

Plan d’action de la direction et échéancier

La direction est d’accord.

Bien que quelques écarts existent toujours dans la surveillance et le suivi convenables au SITE (au sein d’une Division) au deuxième trimestre de 2011, on a rappelé les modalités du suivi des contributions remboursables aux agents responsables. — TERMINÉ

Le SITE poursuit la surveillance et le suivi auprès des promoteurs de façon continue en demandant des mises à jour de l’état d’avancement et des rapports des recettes par courriel et par lettre officielle. — EN COURS

INFORMATION FINANCIÈRE

L’information financière est conforme aux politiques du CT.

Constatations connexes

Au moment de la vérification de 2008, le Ministère ne produisait pas de rapport exact sur les contributions remboursables sans condition. Les processus ont été modifiés, et RNCan s’est par la suite conformé aux exigences en matière de rapports. Au moment de la vérification actuelle, RNCan n’avait aucune contribution remboursable sans condition.

Les contributions à remboursement conditionnel ont été déclarées dans le rapport des gains éventuels qui est présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor chaque trimestre. En 2010-2011, le receveur général a modifié les exigences liées à la déclaration des gains éventuels : désormais, seuls les gains supérieurs à un million de dollars devraient être déclarésNote de bas de page 6RNCan se conforme à cette exigence.

ANNEXE A – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Objectifs Critères de vérification
1. RNCan assure la surveillance ministérielle nécessaire pour les contributions remboursables, notamment en donnant une formation et des directives (recommandations 1 et 2 de la vérification précédente).
  • 1.1 RNCan examine l’information concernant les contributions remboursables afin d’en assurer l’exactitude.
  • 1.2 Des mesures de surveillance ministérielle sont mises en place pour assurer l’examen et le suivi des contributions remboursables.
  • 1.3 Les employés reçoivent la formation et les directives nécessaires pour gérer les contributions remboursables.
2. Les employés surveillent tous les accords qui sont à l’étape du remboursement (recommandations 3 et 5 de la vérification précédente).
  • 2.1 Les employés font des visites sur place et reçoivent des rapports qui contiennent de l’information sur la situation des contributions remboursables.
  • 2.2 Les employés utilisent l’information collectée pour mettre à jour le SFG convivial.
  • 2.3 Les employés prennent les mesures appropriées pour arrêter la surveillance lorsqu’il a été confirmé qu’un remboursement ne sera pas fait.
  • 2.4 Les gestionnaires et les directeurs reçoivent régulièrement de l’information sur les remboursements.
3. L’information concernant les remboursements est exacte et conforme aux politiques du CT (recommandation 4 de la vérification précédente).
  • 3.1 Les états financiers contiennent de l’information exacte sur les contributions remboursables avec conditions et sans condition.
  • 3.2 L’information contenue dans le SFG convivial est exacte.

ANNEXE B – TYPES DE RISQUES STANDARDS ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

TYPES DE RISQUES STANDARDS

Nos types de risques standards sont classés comme suit selon le Cadre de contrôle interne intégré de COSONote de bas de page 7 :

Stratégie – Objectifs de haut niveau, harmonisés à la mission du Ministère et l’appuyant;
Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources;
Surveillance – Évaluation précise des activités;
Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers;
Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçue ou ne fonctionne pas comme prévu, et  le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement aux contrôles compensatoires et/ou assurer les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.