Vérification de la gestion du parc automobile (AU 1113)

Rapports 2011


PROJET AU1113

SOMMAIRE
Introduction

Ressources naturelles Canada (RNCan) a un parc automobile de 311 véhicules qu’il utilise pour réaliser ses activités dans l’ensemble du Canada. Dans la région de la capitale nationale (RCN), le parc compte actuellement 63 véhicules. Certains secteurs et régions sont propriétaires des 248 autres véhicules et les utilisent. Certains véhicules sont mis en commun et d’autres sont attribués à des programmes particuliers.

La Politique de gestion du parc automobile de RNCan a été approuvée en mars 2006 et est conforme aux récentes exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en ce qui a trait à la gestion du parc automobile. Elle appuie l’engagement pris par RNCan de réduire les émissions de gaz à effet de serre en achetant les véhicules les moins polluants offerts sur le marché.

RNCan utilise le système de gestion du parc automobile ARI – une convention commune de services ou d’applications gérée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le gouvernement du Canada a conclu un contrat avec la société ARI, qui fournit les cartes de crédit pour le parc automobile, ainsi qu’un système de gestion électronique qui peut retracer toutes les dépenses associées à un véhicule particulier. RNCan se sert de ce système pour obtenir de l’information sur le parc automobile.

Risques pour le Ministère

Une analyse détaillée des risques a été réalisée aux fins de la vérification de la gestion du parc automobile. Le personnel chargé de cette fonction a été invité à indiquer les mesures de contrôle qui ont été mises en place pour atténuer ces risques. L’équipe de vérification a examiné les mesures de contrôle existantes et conclut que le risque résiduel est faible compte tenu de ces mesures.

But et objectifs de la vérification

La vérification avait pour but d’évaluer le cadre de contrôle de la gestion du parc automobile de RNCan. Plus particulièrement, elle visait à donner une certitude raisonnable quant aux aspects suivants :

  • RNCan a mis en place un processus de planification efficace pour la gestion du parc automobile;
  • le parc automobile de RNCan est exploité conformément aux politiques de RNCan et du Conseil du Trésor (CT) sur la gestion du parc automobile;
  • des processus de surveillance et de déclaration des données financières et opérationnelles ont été mis en place et assurent la gestion optimale du parc automobile.
Conclusion de la vérification interne

Dans l’ensemble, les résultats de la vérification donnent une certitude raisonnable quant à la gestion du parc automobile conformément aux exigences des politiques du CT et de RNCan. Ils révèlent également que les cas de non-conformité sont mineurs, par exemple, la tenue appropriée d’un registre pour chaque véhicule. Cependant, il faut accroître la surveillance ministérielle, particulièrement pour la planification, la surveillance et la production de rapports. De plus, RNCan doit renforcer sa politique pour favoriser l’application de pratiques pertinentes pour la gestion du parc automobile.

Réponse de la direction

Le tableau suivant présente le sommaire des constatations, le niveau du risque, les recommandations connexes, ainsi que la réponse de la direction aux résultats de la vérification.

Constatations de la vérification Page Recommandations Risque lié à la vérification Réponse de la direction Échéance
Conformité
Dans l’ensemble, le Ministère se conforme à la plupart des exigences de la politique qui concernent la gestion du parc automobile. Il ne s’y conforme pas quant à l’utilisation du registre et des programmes de fidélisation. En outre, il doit solidifier le processus de rapprochement des factures pour assurer la conformité.
4 1. Le Bureau des services partagés (BSP) et les secteurs devraient veiller à ce que les registres soient remplis par les conducteurs, tel que l’exige la politique, ainsi qu’à créer un dossier permanent sur l’utilisation du véhicule. MineurNote de bas de page 1

La direction du SGSI est d’accord. Le BSP a mis en œuvre une pratique pour veiller à ce que tous les registres des véhicules soient dûment remplis — p. ex., toute transaction d’achat de carburant, le dernier relevé du compteur kilométrique, etc. — avant de remettre le véhicule ministériel à l’employé.

Terminé le 7 avril 2011.

La direction du SGSI est d’accord. Le Service canadien des forêts appuie la recommandation 1 et les membres du comité de gestion du SCF collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les pratiques et les communications du BSP pour veiller à ce que les conducteurs se conforment à la politique de gestion du parc automobile de RNCan et notent l’information au sujet de chaque voyage dans le registre du véhicule. Les directeurs généraux du SCF collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité et, au besoin, prendre des mesures correctives auprès des conducteurs qui négligent de se conformer à la politique de gestion du parc automobile.
juin 2011
Le Secteur des sciences de la terre est d’accord avec la constatation. Les gestionnaires et directeurs du SST collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les pratiques et les communications du BSP pour veiller à ce que les conducteurs se conforment à la politique de gestion du parc automobile de RNCan et notent l’information au sujet de chaque voyage dans le registre du véhicule.

Les gestionnaires et directeurs du SST responsables du parc automobile collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité et, au besoin, prendre des mesures correctives auprès des conducteurs qui négligent de se conformer à la politique de gestion du parc automobile.

avril 2011
Le SMM est d’accord. Il collaborera avec le gestionnaire du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les pratiques et les communications du BSP pour veiller à ce que les conducteurs qui utilisent les véhicules de RNCan consignent tous les renseignements dans les registres des véhicules, tel que l’exige la politique de gestion du parc automobile de RNCan.
mai 2011

2. Le BSP et les secteurs devraient immédiatement mettre fin à l’utilisation des programmes de fidélisation.


La direction du SGSI est d’accord. Le BSP a envoyé un courriel [le 23 mars 2011] à tous les bureaux du Ministère (qui utilisent les véhicules de RNCan) aux fins de distribution, les avisant que toute « utilisation par les employés » des cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels est strictement interdite. La surveillance périodique des reçus d’achat de carburant sera mise en œuvre dans les bureaux régionaux pour assurer la conformité des employés.

La vérification a soulevé l’utilisation des cartes de fidélité à Sault Ste Marie, dans la Capitale Nationale, et à Ste-Foy en examinant des reçus d’achat de carburant. Le 23 mars 2011, le BSP a envoyé à tous les bureaux du Ministère qui utilisent les véhicules de RNCan, un avis de rappel de la politique en soulignant que toute « utilisation par les employés » des cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels est strictement interdite. La surveillance périodique des reçus d’achat de carburant sera mise en œuvre dans tout le Ministère pour s’assurer que les cartes de fidélité ne seront plus utilisées.

Terminé le 23 mars 2011

La direction du SCF est d’accord. Le Service canadien des forêts appuie la recommandation 2 et les membres du comité de gestion du SCF collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les récentes communications du BSP informant qu’il était strictement interdit aux employés d’utiliser les cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels. Les directeurs généraux du SCF collaboreront avec les gestionnaires régionaux du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité en examinant périodiquement les reçus d’achat de carburant et en prenant, au besoin, des mesures correctives auprès des conducteurs qui continuent d’utiliser les programmes de fidélisation personnels.
juin 2011
Le Secteur des sciences de la terre est d’accord avec la constatation. Les membres du comité exécutif du SST collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les récentes communications du BSP informant qu’il était strictement interdit aux employés d’utiliser les cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels. Les gestionnaires et directeurs du SST continueront de se conformer et de collaborer avec l’unité de gestion du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité en examinant périodiquement les reçus d’achat de carburant et en prenant, au besoin, des mesures correctives après des conducteurs qui continuent d’utiliser les programmes de fidélisation personnels. avril 2011
Le SMM est d’accord. On a envoyé au personnel du SMM la section du Guide sur la gestion du parc automobile du Conseil du Trésor qui traite de l’utilisation des cartes de fidélité à l’achat de carburant. En outre, le SMM collaborera avec le gestionnaire du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les récentes communications du BSP informant qu’il était strictement interdit aux employés d’utiliser les cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels. Les gestionnaires et directeurs du SMM collaboreront avec l’unité de gestion du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité en examinant périodiquement les reçus d’achat de carburant et prenant, au besoin, des mesures correctives auprès des conducteurs qui continuent d’utiliser les programmes de fidélisation personnels.
mai 2011

3. Bien que le fait de rapprocher les factures de l’Automotive Resources International (ARI) chaque mois ne représente pas nécessairement une valeur ajoutée, les gestionnaires du BSP devraient veiller à mettre en place un processus de rapprochement officiel, afin d’assurer la conformité avec l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

La direction du SGSI est d’accord. Les gestionnaires du BSP rapprocheront officiellement les factures ARI tous les six mois (deux fois par exercice financier) en comparant les reçus ARI à chaque montant apparaissant sur la facture mensuelle ARI.

30 septembre 2011

Surveillance ministérielle

Le Ministère exerce une certaine surveillance non officielle, mais il doit l’officialiser et la renforcer dans certains domaines, notamment la planification, la surveillance et la déclaration du rendement – particulièrement en ce qui a trait à l’évaluation et à la gestion du risque – et la formation. Il doit aussi assurer l’intégralité de la Politique de gestion du parc automobile.

9

4. Les secteurs (SST et SMM) devraient réaliser une analyse officielle des besoins lorsqu’ils veulent acheter de nouveaux véhicules pour le parc automobile ou remplacer des véhicules existants.

Mineur

Le Secteur des sciences de la terre est d’accord avec les constatations et a établi un processus officiel de planification des investissements pour les biens de plus de 10 000 $, ce qui comprend le parc automobile. Dans le cadre d’un processus interne officiel du SST, relevant du comité exécutif du SST, un groupe de travail prépare et maintient le processus de planification des investissements du SST. Le comité exécutif du SST approuve la liste des investissements, les priorités et le financement des acquisitions. Les investissements éventuels sont soumis au moyen d’une analyse de rentabilisation approuvée par le DG. Une partie de l’analyse de rentabilisation aborde les questions de propriété, le remplacement et d’autres mécanismes d’acquisition de biens. Le SST collaborera avec les gestionnaires du parc SGSI pour discuter des responsabilités de gestion du parc automobile et étudier d’autres options pour la gestion des besoins du Secteur en matière de parc automobile.

Terminé
En cours

Le SMM est d’accord. En collaboration étroite avec le gestionnaire du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI, pour ce qui est des décisions concernant la location, l’achat et les surplus du parc automobile, le SMM continuera d’effectuer la gestion de ses véhicules selon le cycle de vie. De plus, le SMM collaborera avec le gestionnaire du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI pour mettre en œuvre une méthode officielle d’analyse des besoins pour l’achat de nouveaux véhicules ou le remplacement des véhicules existants.

mai 2011
5. Le BSP devrait mettre en place un processus officiel de gestion du risque pour les accidents et les rappels.

La direction du SGSI est d’accord. Le BSP élaborera un processus officiel de gestion du risque pour :
– 1. Établir — en collaboration avec les Secteurs — une définition d’un « accident de voiture » et une marche à suivre en cas d’accident qui comprend une exigence obligatoire de signalement. Les tendances concernant des accidents précis impliquant des conducteurs individuels seront cernées et gérées dans une perspective « d’éducation des conducteurs ».
– 2. Montrer aux bureaux de RNCan comment accéder aux rappels des conducteurs (que l’on est déjà en train de définir au sein du système de gestion du parc automobile ARI) et veiller à ce que les travaux nécessaires à cause des rappels soient effectués.

le 30 septembre 2011

6. Le BSP devrait élaborer, en collaboration avec les régions, la base de données qui sera utilisée pour la facturation interne, afin que toutes les régions et la RCN puissent utiliser le même système.

La direction est d’accord. Le BSP installera un nouveau système d’information sur le parc commun de véhicules (base de données) durant 2011. Ce système facilitera la facturation aux clients des secteurs de l’utilisation qu’ils font des véhicules du parc commun du BSP et produira des rapports. Le BSP passera voir ultérieurement chaque bureau régional pour :
– 1. démontrer les capacités de la nouvelle base de données du système d’information sur le parc commun de véhicules — pour évaluer la façon de l’adapter au système de rétro-facturation actuel de la région, une fois le système testé (en novembre 2011) au sein de l'environnement du parc de véhicules sur la rue Booth.
et
– 2. fournir une formation de suivi (chaque bureau régional sera fourni avec le lien pour le nouveau système).

le 30 septembre 2011

7. Le BSP devrait établir, en collaboration avec les régions et les secteurs, le modèle qui sera utilisé pour calculer les tarifs journaliers.

La direction du SGSI est d’accord. Le BSP établira un modèle souple pour calculer les tarifs journaliers afin d’aborder les deux aspects suivants :
– la pratique de la RCN, selon laquelle le BSP fournit le transport au sol aux employés de chaque Secteur
et
– la pratique régionale, selon laquelle l’utilisation est propre aux employés des Secteurs.

le 30 septembre 2011

8. Le BSP devrait vérifier les renseignements saisis dans la base de données ARI afin d’en assurer l’intégralité et l’exactitude. La direction du SGSI est d’accord. Le BSP entreprendra un examen approfondi de la base de données ARI actuelle pour assurer l’intégralité et l’exactitude de toutes les données générales. On vérifiera également la cohérence de tous les renseignements pertinents liés aux données d’utilisation d’un véhicule particulier. La surveillance de la base de données sera assurée chaque semaine pendant tout l’exercice financier.
le 30 septembre 2011

9. Le BSP devrait donner l’accès au système ARI et une formation sur ce système à ses employés régionaux, afin qu’ils puissent mettre à jour leurs données et utiliser les rapports disponibles.

La direction du SGSI est d’accord. Le BSP offrira la formation régionale sur place (prévue pour l’exercice financier 2011–2012) afin de permettre au personnel régional de se familiariser avec le système ARI. Tous les composants du système y compris l’analyse statistique, les frais d’utilisation, les statistiques sur la consommation de carburant et la gestion de l’entretien seront expliqués et démontrés.

le 30 septembre 2011

10. Le BSP devrait veiller à ce que la politique de RNCan donne toutes les orientations nécessaires pour tous les aspects importants de la gestion du parc automobile.

La direction du SGSI est d’accord. La politique de gestion du parc automobile de RNCan définit les rôles et les responsabilités afférents aux aspects clés de l’utilisation des véhicules ministériels et donne une orientation pour tous les éléments clés. Le BSP examinera la politique maintenant et la modifiera lorsque les besoins opérationnels indiqueront la nécessité d’éclaircir davantage une question de politique ou lorsqu’une nouvelle directive concernant la politique du parc automobile sera annoncée par le Conseil du Trésor.

RNCan exploite une flotte de 302 véhicules pour appuyer les programmes de cinq de ses secteurs. Le nombre de véhicules varie en raison de cessions mensuelles / ajouts. RNCan a réduit son inventaire de véhicule de 57 % depuis sa création en 1995 (passant de 700 véhicules à 302). Ceci représente la plus importante réduction inventaire de véhicule parmi tous les ministères fédéraux pour une même période.

le 30 septembre 2011 et en cours

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

Introduction
Risques pour le Ministère
But et objectifs de la vérification
Conclusion de la vérification interne
Réponse de la direction

INTRODUCTION

But et objectifs de la vérification
Portée et méthode
Critères

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

Conformité
Surveillance ministérielle

ANNEXE A – CRITÈRES DE VÉRIFICATION
ANNEXE B – NOTATION STANDARD DU RISQUE DE VÉRIFICATION

Introduction

L’obsolescence des biens réels et des biens immobiliers est considérée comme un domaine à risque élevé dans le Profil de risque du Ministère 2008-2009 de Ressources naturelles Canada (RNCan). C’est pourquoi la vérification interne de la gestion basée sur le cycle de vie des biens – biens immobiliers et parc automobile – a été intégrée au Plan de vérification basé sur le risque 2010-2013. Cependant, en raison de la nature différente de ces biens et des besoins opérationnels du personnel chargé des biens immobiliers, cette vérification a été divisée afin que l’examen des biens immobiliers et du parc automobile se fasse séparément. Ce rapport reflète les résultats d'une vérification de la gestion du parc automobile. Une vérification des biens immobiliers a été reportée à l'année financière 2011-2012.

RNCan a un parc automobile de 311 véhicules qu’il utilise pour réaliser ses activités dans l’ensemble du Canada. Dans la région de la capitale nationale (RCN), le parc compte 63 véhicules et est géré par le Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), plus particulièrement par le Bureau des services partagés (BSP). Celui-ci loue les véhicules aux unités opérationnelles de RNCan dans le cadre d’un régime de recouvrement des coûts.

Les 248 véhicules restants sont gérés par les secteurs. Les secteurs de la RCN gèrent 29 véhicules et les diverses régions du Canada, 219.

Les achats de véhicules sont prévus par chaque secteur ou centre de coût qui en a besoin. Les demandes sont autorisées par les gestionnaires responsables du budget. Cependant, l’achat et l’aliénation des véhicules sont gérés par un service central, et RNCan a recours à une convention d’offre à commandes pour l’aliénation ou la vente des véhicules usés. Le système financier permet de faire le suivi de la valeur et de la dépréciation de tous les véhicules, ainsi que de traiter les ventes et les aliénations.

RNCan utilise le système de gestion du parc automobile ARI – une convention commune de services ou d’applications gérée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) – qui fait le suivi de l’utilisation des véhicules et des dépenses connexes. Une carte de crédit ARI est émise pour chaque véhicule. Elle ne peut être utilisée que pour faire des achats liés à ce véhicule (carburant, certains matériaux et services) auprès de vendeurs enregistrés dans le système ARI. Ce système fait le suivi mensuel du kilométrage, de la consommation de carburant et de l’entretien de chaque véhicule et produit des rapports et des analyses sur la gestion globale du parc automobile par le Ministère. Plusieurs bases de données sont utilisées pour calculer les coûts quotidiens (basés sur le nombre de jours d’utilisation ou le kilométrage parcouru) associés aux véhicules du parc automobile. Aux fins de la facturation interne, les coûts sont reportés aux comptes débiteurs et font l’objet d’une réallocation pour les clients de RNCan ou d’un règlement interministériel pour les autres ministères.

La Politique de gestion du parc automobile de RNCan a été approuvée en mars 2006 et est conforme aux récentes exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) concernant la gestion du parc automobile. Elle confirme l’engagement de RNCan de réduire les émissions de gaz à effet de serre en achetant les véhicules les moins polluants offerts sur le marché. Les paramètres du cycle de vie ont été réduits à cinq ans ou à 150 000 km pour les véhicules à passagers (y compris les fourgonnettes) et à sept ans ou à 200 000 km pour les véhicules utilitaires légers, afin d’accroître l’efficacité et la sûreté. Aucune limite n’est imposée à l’utilisation des véhicules spécialisés en raison de leur plus grande durabilité. Voici des exemples de véhicule spécialisé :

  • les camions hydrauliques (avec flèche et benne);
  • les fourgonnettes de grande capacité dont l’intérieur a été modifié pour transporter de l’équipement spécialisé (c.-à-d. pour la surveillance ou le rayonnement sismique);
  • le camion entièrement électrique (situé à Bells Corners (Ontario) qui n’est pas utilisé sur les routes);
  • les camions à benne, le camion-citerne d’incendie et le camion d’incendie (Petawawa);
  • le gros chasse-neige et le camion épandeur de sable.
But et objectifs de la vérification

La vérification avait pour but d’évaluer le cadre de contrôle de la gestion du parc automobile de RNCan. Plus particulièrement, elle visait à donner une certitude raisonnable quant aux aspects suivants :

  • RNCan a mis en place un processus de planification efficace pour la gestion du parc automobile;
  • le parc automobile de RNCan est exploité conformément aux politiques de RNCan et du Conseil du Trésor (CT) sur la gestion du parc automobile;
  • des processus de surveillance et de déclaration des données financières et opérationnelles ont été mis en place et assurent la gestion optimale du parc automobile.
Portée et méthode

La présente vérification a été réalisée conformément aux normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, qui englobent les normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes.

La vérification a porté sur tous les véhicules du parc automobile de RNCan enregistrés dans le module des actifs financiers, ainsi que sur les activités liées au parc automobile qui ont été réalisées entre le 1er avril 2008 et le 31 décembre 2010. Elle ne portait pas sur les véhicules spécialisés et les véhicules de fonction.

La méthode de vérification prévoyait notamment les tâches suivantes :

    1. examiner les principaux documents et la documentation contextuelle pertinente, notamment les politiques, directives et normes;
    2. réaliser auprès des employés importants des entrevues au sujet de la gestion du parc automobile et des activités connexes;
    3. faire des inspections matérielles en fonction des renseignements collectés dans le cadre des deux premières tâches;
    4. prélever des échantillons pour examiner l’exploitation, l’utilisation et le kilométrage de certains véhicules, ainsi que les dépenses qui leur sont associées.

Un contrôle sur place a été réalisé pour 26 véhicules communs et 6 véhicules particuliers situés dans la RCN et pour 50 véhicules situés dans trois régions à l’extérieur de la RCN. Les bureaux régionaux ont fourni l’information sur les véhicules de l’échantillon qui se trouvaient dans leur région (38 véhicules).

Il est à noter que le Secteur du Service canadien des forêts (SCF), le Secteur des sciences de la terre (SST) et le Secteur des minéraux et des métaux (SMM) détiennent le plus important parc de véhicules en dehors du BSP et à ce titre, dans certains cas, ont été priés de répondre à certaines recommandations.

Critères

L’annexe A contient les critères de vérification détaillés. Ces critères sont inspirés des principales mesures de contrôle énoncées dans le document du SCT intitulé Les contrôles de gestion de base : Un guide à l’intention des vérificateurs internes, ainsi que des politiques, procédures et directives pertinentes associées à la gestion du parc automobile. Le travail sur place et la conclusion globale de la vérification sont basés sur ces critères.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATION

CONFORMITÉ

Constatation sommaire

Dans l’ensemble, le Ministère se conforme à la plupart des exigences de la politique qui concernent la gestion du parc automobile. Il ne s’y conforme pas quant à l’utilisation du registre et des programmes de fidélisation. En outre, il doit solidifier le processus de rapprochement des factures pour assurer la conformité.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONSNote de bas de page 2
Type de risque Risque lié à la vérification Répercussions

Conformité

Mineur

Il n’est pas possible de tenir un dossier permanent sur l’utilisation des véhicules si les registres ne sont pas remplis de façon adéquate. Une information incomplète peut compromettre l'utilisation et l’analyse des besoins de remplacement pour appuyer et démontrer un bon rapport qualité-prix.

Les employés pourraient choisir une station-service pour bénéficier des avantages des programmes de fidélisation plutôt que de chercher le meilleur rapport qualité-prix pour les Canadiens.

En l’absence d’un processus de rapprochement officiel, RNCan pourrait payer pour des biens qu’il n’a pas reçus en réalité.

Constatations connexes

Domaines de conformité

Le Ministère est en situation de conformité pour de nombreux aspects de la gestion des véhicules du parc automobile. En général, le parc automobile de RNCan est géré selon le cycle de vie. Les véhicules à passagers sont remplacés aux cinq ans ou aux 150 000 km et les camions légers, aux sept ans ou aux 200 000 km. Certaines régions ne se conforment pas à cette politique; cependant, elles ont élaboré des plans d’investissement qui indiquent qu’elles s’y conformeront d’ici 2014‑2015.

Les acquisitions et les aliénations se font par l’entremise de l’offre à commandes de TPSGC et sont gérées par le service central du Bureau des services partagés (BSP). Les questions environnementales sont prises en compte lors de l’achat de nouveaux véhicules. RNCan a travaillé avec TPSGC pour trouver dans la RCN une station-service qui vend le carburant Éthanol 85, qui est acheté quand c’est possible.

RNCan satisfait aussi aux exigences en matière de santé et de sécurité. Il y avait dans les véhicules examinés la trousse de premiers soins requise et dans les véhicules servant au transport de combustible, des extincteurs d’incendie. Un numéro avait été attribué à chaque véhicule, et le logo de RNCan était affiché sur les portières de tous les véhicules sauf deux. Dans toute la mesure du possible, les cartes ARI sont utilisées pour acheter le carburant et payer pour l’entretien des véhicules. Les relevés du compteur kilométrique et d’autres renseignements requis sont enregistrés dans le système ARI.

REGISTRES

Le paragraphe 7.5.7 de la Politique de gestion du parc automobile de RNCan indique que « les conducteurs et exploitants sont chargés d’enregistrer les données de chaque déplacement dans le registre du véhicule, y compris la date et le nom du conducteur, l’heure et le relevé du compteur kilométrique du véhicule au début et à la fin, la destination et le but du déplacement, et la description et le montant des frais. »Note de bas de page 3

Il y avait pour tous les véhicules de notre échantillon, sauf deux, un registre qui se trouvait dans le véhicule ou ailleurs. Dans la plupart des cas, il s’agissait d’un véritable registre, mais dans certains cas, l’information était inscrite sur des bordereaux ou des feuilles. Même si ceux‑ci contenaient les mêmes renseignements que ceux qui sont requis dans les registres, il n’est pas conseillé de les utiliser en permanence pour enregistrer cette information parce qu’ils peuvent être déplacés ou perdus. De plus, il est souvent difficile de déterminer s’ils ont été perdus, parce qu’ils ne sont pas numérotés à l’avance.

En outre, 76 des 108Note de bas de page 4 registres examinés ne contenaient pas les renseignements complets requis. Dans quelques cas, les renseignements, par exemple, le kilométrage parcouru, le nom du conducteur ou le carburant acheté, n’avaient pas été enregistrés depuis un certain temps.

PROGRAMMES DE FIDÉLISATION

En faisant le rapprochement des factures individuelles, l’équipe de vérification a observé que les personnes qui utilisent les véhicules du parc automobile ont recours aux programmes de fidélisation, même si cela va à l’encontre des lignes directrices du SCT. Cette pratique est courante dans les régions, mais elle a aussi été observée sur les factures de la RCN, qui indiquent que des employés qui ne travaillent pas dans le parc automobile ont fait le plein d’essence de certains véhicules.

Les programmes de fidélisation proposés par certaines stations-service visent à encourager les consommateurs à toujours acheter leur carburant au même endroit. Ils leur offrent des points qui peuvent être échangés pour des voyages ou des cadeaux. Les politiques de RNCan et du CT ne mentionnent pas ces programmes, mais le Guide sur la gestion du parc automobile du SCT interdit expressément l’utilisation de cartes de fidélité :

Conformément aux principes du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, les fonctionnaires ne peuvent accumuler des récompenses ou des primes, ou les deux, sur leurs cartes personnelles de fidélité (p. ex., Air Miles, Pétro-Points, ou autres genres de primes de récompense) suite à l’achat de carburant effectué au moyen d'une carte de crédit du gouvernement pour un véhicule du parc du gouvernement utilisé en service commandé.Note de bas de page 5

ATTESTATION REQUISE EN VERTU DE L’ARTICLE 34 DE LA LGFP

Sur les trois régions qu’a visitées l’équipe de vérification, une seule s’était conformée à l’exigence énoncée à l’article 34 de la LGFP, à savoir rapprocher les reçus individuels et les factures ARI mensuelles. L’équipe de vérification n’a pu savoir si les régions qui s’étaient conformées à cette exigence faisaient un suivi lorsqu’il manquait des reçus pour le carburant.

Selon l’article 34 de la LGFP, pour qu’un paiement soit fait, une personne qui a le pouvoir de signature pertinent doit attester que les biens ont été reçus et que les prix sont raisonnables et conformes au marché.

Les dépenses payées avec les cartes de crédit ARI sont traitées chaque mois et facturées à chaque région et à la RCN. Selon le nombre de véhicules, le nombre de transactions individuelles pour chaque région peut largement dépasser 100. Les employés qui font le plein d’essence doivent remettre au personnel du BSP les reçus qu’ils ont obtenus à la station-service.

Les gestionnaires du BSP qui reçoivent les factures ARI examinent les renseignements et cherchent les erreurs. Ainsi, le gestionnaire d’une région a constaté que de l’essence sans plomb avait été achetée pour un véhicule alimenté au diesel. Il s’est informé et a découvert que le carburant acheté avec la carte de crédit ARI était destiné à de l’équipement plutôt qu’au véhicule désigné. Le carburant a alors été facturé au centre de responsabilité approprié. Ce gestionnaire, comme un grand nombre des gestionnaires de parc automobile, assume sa fonction depuis un certain temps. Il connaît les véhicules selon leur numéro et peut savoir en un coup d’œil si la facture contient une irrégularité. Ce processus informel fonctionne parce que ces gestionnaires sont expérimentés, mais il ne fonctionnerait peut-être pas si ces postes étaient occupés par un nouveau titulaire.

Il est à noter que le rapprochement des factures mensuelles et des reçus qui a été réalisé pour les trois régions par l’équipe de vérification a pris beaucoup de temps et n’a pas nécessairement représenté une valeur ajoutée. Les reçus fournis par les stations-service n’indiquent pas le véhicule auquel le carburant est destiné, ni le nom de la personne qui a fait l’achat. Ils indiquent si une carte de fidélité a été utilisée, le type de carburant acheté (diesel versus sans plomb), ainsi que la date et l’heure de l’achat.

Il faut faire une certaine forme de rapprochement pour confirmer que les montants sont facturés pour des biens qui ont été reçus. Mais si le processus actuellement utilisé par le gestionnaire pouvait être documenté et officialisé, il pourrait être suffisant. Parmi les autres méthodes rentables, mentionnons l’examen des divers rapports ARI pour trouver des erreurs.

RECOMMANDATIONS
  1. Le Bureau des services partagés (BSP) et les secteurs devraient veiller à ce que les registres soient remplis par les conducteurs, tel que l’exige la politique, ainsi qu’à créer un dossier permanent sur l’utilisation du véhicule.
  2. Le BSP et les secteurs devraient immédiatement mettre fin à l’utilisation des programmes de fidélisation.
  3. Bien que le fait de rapprocher les factures de l’Automotive Resources International (ARI) chaque mois ne représente pas nécessairement une valeur ajoutée, les gestionnaires du BSP devraient veiller à mettre en place un processus de rapprochement officiel, afin d’assurer la conformité avec l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Plan d’action de la direction et échéance

  1. La direction du SGSI est d’accord. Le BSP a mis en œuvre une pratique pour veiller à ce que tous les registres des véhicules soient dûment remplis — p. ex., toute transaction d’achat de carburant, le dernier relevé du compteur kilométrique, etc. — avant de remettre le véhicule ministériel à l’employé.
    Échéance : Terminé le 7 avril 2011

    La direction du SGSI est d’accord. Le Service canadien des forêts appuie la recommandation 1 et les membres du comité de gestion du SCF collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les pratiques et les communications du BSP pour veiller à ce que les conducteurs se conforment à la politique de gestion du parc automobile de RNCan et notent l’information au sujet de chaque voyage dans le registre du véhicule. Les directeurs généraux du SCF collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité et, au besoin, prendre des mesures correctives auprès des conducteurs qui négligent de se conformer à la politique de gestion du parc automobile.
    Échéance : juin 2011

    Le Secteur des sciences de la terre est d’accord avec la constatation. Les gestionnaires et directeurs du SST collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les pratiques et les communications du BSP pour veiller à ce que les conducteurs se conforment à la politique de gestion du parc automobile de RNCan et notent l’information au sujet de chaque voyage dans le registre du véhicule.

    Les gestionnaires et directeurs du SST responsables du parc automobile collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité et, au besoin, prendre des mesures correctives auprès des conducteurs qui négligent de se conformer à la politique de gestion du parc automobile.
    Échéance : avril 2011

    Le SMM est d’accord. Il collaborera avec le gestionnaire du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les pratiques et les communications du BSP pour veiller à ce que les conducteurs qui utilisent les véhicules de RNCan consignent tous les renseignements dans les registres des véhicules, tel que l’exige la politique de gestion du parc automobile de RNCan.
    Échéance : mai 2011

  2. La direction du SGSI est d’accord. Le BSP a envoyé un courriel [le 23 mars 2011] à tous les bureaux du Ministère (qui utilisent les véhicules de RNCan) aux fins de distribution, les avisant que toute « utilisation par les employés » des cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels est strictement interdite. La surveillance périodique des reçus d’achat de carburant sera mise en œuvre dans les bureaux régionaux pour assurer la conformité des employés.
    Échéance : Terminé le 23 mars 2011

    La vérification a soulevé l’utilisation des cartes de fidélité à Sault Ste Marie, dans la Capitale Nationale, et à Ste-Foy en examinant des reçus d’achat de carburant. Le 23 mars 2011, le BSP a envoyé à tous les bureaux du Ministère qui utilisent les véhicules de RNCan, un avis de rappel de la politique en soulignant que toute « utilisation par les employés » des cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels est strictement interdite. La surveillance périodique des reçus d’achat de carburant sera mise en œuvre dans tout le Ministère pour s’assurer que les cartes de fidélité ne seront plus utilisées.

    La direction du SCF est d’accord. Le Service canadien des forêts appuie la recommandation 2 et les membres du comité de gestion du SCF collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les récentes communications du BSP informant qu’il était strictement interdit aux employés d’utiliser les cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels. Les directeurs généraux du SCF collaboreront avec les gestionnaires régionaux du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité en examinant périodiquement les reçus d’achat de carburant et en prenant, au besoin, des mesures correctives auprès des conducteurs qui continuent d’utiliser les programmes de fidélisation personnels.
    Échéance : juin 2011

    Le Secteur des sciences de la terre est d’accord avec la constatation. Les membres du comité exécutif du SST collaboreront avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les récentes communications du BSP informant qu’il était strictement interdit aux employés d’utiliser les cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels. Les gestionnaires et directeurs du SST continueront de se conformer et de collaborer avec l’unité de gestion du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité en examinant périodiquement les reçus d’achat de carburant et en prenant, au besoin, des mesures correctives après des conducteurs qui continuent d’utiliser les programmes de fidélisation personnels.
    Échéance : avril 2011

    Le SMM est d’accord. On a envoyé au personnel du SMM la section du Guide sur la gestion du parc automobile du Conseil du Trésor qui traite de l’utilisation des cartes de fidélité à l’achat de carburant. En outre, le SMM collaborera avec le gestionnaire du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI afin de renforcer les récentes communications du BSP informant qu’il était strictement interdit aux employés d’utiliser les cartes de fidélité pour faire le plein des véhicules ministériels. Les gestionnaires et directeurs du SMM collaboreront avec l’unité de gestion du parc automobile du BSP pour surveiller la conformité en examinant périodiquement les reçus d’achat de carburant et prenant, au besoin, des mesures correctives auprès des conducteurs qui continuent d’utiliser les programmes de fidélisation personnels.
    Échéance : mai 2011

  3. La direction du SGSI est d’accord. Les gestionnaires du BSP rapprocheront officiellement les factures ARI tous les six mois (deux fois par exercice financier) en comparant les reçus ARI à chaque montant apparaissant sur la facture mensuelle ARI.

    Échéance : 30 septembre 2011

SURVEILLANCE MINISTÉRIELLE

Constatation sommaire

Le Ministère exerce une certaine surveillance non officielle, mais il doit l’officialiser et la renforcer dans certains domaines, notamment la planification, la surveillance et la déclaration du rendement – particulièrement en ce qui a trait à l’évaluation et à la gestion du risque – et la formation. Il doit aussi assurer l’intégralité de la Politique de gestion du parc automobile.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Risque lié à la vérification Répercussions

Stratégie

Mineur

Si la planification n’est pas revue à tous les niveaux du Ministère, il pourrait y avoir des activités qui ne font pas la promotion de l’efficacité du parc automobile du Ministère.

Si les risques associés au parc automobile ne font pas l’objet d'un examen officiel régulier, il est difficile de déterminer s’ils sont gérés.

Habituellement les employés consultent une seule politique pour avoir une orientation. C’est pourquoi ils élaborent leurs propres processus informels lorsque la politique n’est pas complète, mais ces processus pourraient ne pas être conformes aux directives du SCT et varier d’une région à l’autre.

Opérations

Mineur

S’il n’y a pas d’outils communs, les employés continueront de doubler les tâches liées à l’établissement de modèles de coût et de création de bases de données.

Si l’accès au système ARI et la formation sur ce système ne sont pas adéquats, les employés ne pourront pas en exploiter tout le potentiel.

Surveillance

Mineur

Le système ARI est le seul système commun utilisé au Ministère pour la gestion du parc automobile. Si l’intégralité et l’exactitude des renseignements qui y sont saisis ne sont pas surveillées, la fiabilité des rapports n’est pas assurée.

Constatations connexes

PLANIFICATION ET RENDEMENT
Gestion selon le cycle de vie

En général, la planification et le rendement de l’ensemble du parc automobile sont bien gérés. Le BSP connaît la quantité d’émissions de gaz à effet de serre produites par le parc automobile et garantit que dans la mesure du possible, les véhicules traditionnels sont remplacés par des véhicules moins polluants. Il garantit que les exigences liées au cycle de vie sont respectées et que lorsqu’elles ne le sont pas, il travaille avec les régions et les secteurs à l’élaboration de plans de remplacement des véhicules.

Selon les données fournies par le BSP, 59 % des véhicules de RNCan sont des véhicules alimentés à l’éthanol ou au diesel ou des véhicules hybrides. Le Ministère a déjà atteint la cible de réduction des émissions de 17 % proposée pour 2020 par le gouvernement fédéral, puisqu’il a réduit de 26 % les émissions de gaz à effet de serre produites par l’ensemble de son parc automobile.

Les processus de planification et d’évaluation du rendement pour chaque véhicule sont moins clairs. Même si des discussions ont lieu avant l’achat d’un nouveau véhicule ou le remplacement d’un véhicule existant, elles ne s’inscrivent pas dans un processus officiel d’analyse des besoins. C’est pourquoi il est difficile de déterminer si certains véhicules atteignent les objectifs en matière de rendement qui avaient été établis pour leur achat.

Au cours de la vérification, on a remarqué une seule exception là où le processus d’achat de véhicules était formel. L’équipe de travail en science et technologie et équipement de véhicule (STAVE) du SCF a été mise sur pied en 2008-2009. Cette équipe est chargée de prioriser les besoins en matière d’investissement dans la S et T et les parcs de véhicules et de fournir des recommandations au comité de gestion du SCF aux fins d’approbation financière. L’équipe STAVE, composée des directeurs de chacun des centres régionaux du SCF et d’Ottawa, se réunit périodiquement pour compiler, évaluer et prioriser les dépenses annuelles en équipement scientifique et technique et en parcs de véhicules. L’équipe évalue chacun des biens par rapport aux priorités du SCF pour assurer l’affectation efficace des biens immobilisés et l’harmonisation de ces derniers avec les besoins futurs au chapitre des sciences. Chaque année, l’équipe STAVE élabore un plan continu de trois ans qui détermine les achats prioritaires de véhicules pour renouveler le parc du secteur et appuyer la modernisation en cours.

Certaines régions ne se conforment pas à l’exigence de la gestion basée sur le cycle de vie. En conséquence, même si elles ont élaboré des plans pour assurer leur conformité d’ici 2014–2015, il pourrait être possible de réduire le nombre de véhicules dans certaines régions. Dans une région, deux véhicules ont dépassé la durée de vie prévue par l’exigence. L’un des véhicules est un véhicule à passagers qui n’est manifestement pas utilisé en hiver (en 2010, il n’avait parcouru que 4 100 km). Le deuxième véhicule, situé dans la même région, est un camion léger de 2001 qui n’avait parcouru que 2 800 km en 2010 et qui était utilisé pour remplacer le chasse-neige.

Les régions doivent continuer à chercher des moyens d’optimiser leur parc automobile. La demande de véhicules est forte pendant la saison des travaux sur le terrain (d’avril à octobre), mais elle est beaucoup plus faible à la fin de l’automne et en hiver.

Évaluation et gestion du risque

Le BSP n’a pas réalisé une évaluation officielle du risque pour les véhicules du parc automobile. Selon les entrevues et les discussions tenues avec les employés chargés du parc automobile, il est clair que ceux-ci connaissent les risques et qu’ils collaborent en permanence avec les régions pour les réduire. Il faut officialiser l’analyse des risques associés au parc automobile et déterminer des mesures connexes pour les réduire, notamment exploiter les possibilités qu’offre le système ARI pour déclarer et suivre les accidents et les rappels de véhicules.

Accidents
Le système ARI peut produire un rapport sur les accidents si les données y ont été entrées. Mais seulement quelques renseignements sur les accidents ont été collectés et enregistrés. De plus, les entrevues avec le personnel régional ont révélé qu’il existe une certaine confusion au sujet de la définition d’un accident. Pour certains employés, un incident dont les coûts dépassent une certaine valeur monétaire est un accident et pour d’autres, il y a accident seulement lorsqu’un autre véhicule est en cause.

Les risques associés aux accidents peuvent être importants; c’est pourquoi les renseignements sur les accidents doivent être saisis de façon uniforme et examinés régulièrement pour dégager des tendances et cerner les possibilités de mettre en œuvre des mesures correctives.

Rappels
L’équipe de vérification a examiné les dossiers de 11 rappels de véhicule et constaté que six de ces rappels n’avaient pas été exécutés, parce que le Ministère n’était pas au courant du rappel. Cela est dû en partie au fait que le rappel peut être transmis à TPSGC, au BSP ou directement à la région où le véhicule est situé, selon le groupe qui a lancé le processus d’achat du véhicule. Pourtant, pour être au courant des éventuels rappels, le groupe n’a qu’à consulter les renseignements sur le rappel inscrits dans le système ARI. Il y a un risque d’accident associé à la non-exécution d’un rappel.

Facturation interne

Les dépenses associées au parc automobile sont facturées aux centres de responsabilité individuels. Ainsi, chaque centre de responsabilité est directement intéressé à assurer l’utilisation économique et efficiente des véhicules.

Toutes les régions et la RCN utilisent leur propre méthode pour calculer la facturation. Une région visée par l’examen examine le total des dépenses de l’année précédente associées à l’exploitation du parc automobile et le divise selon l’utilisation prévue pour l’année en cours. Une autre région se sert des renseignements sur la consommation de carburant des véhicules qui sont diffusés dans le site Web de l’Office de l’efficacité énergétique, ainsi que des coûts d’entretien établis par l’Association canadienne des automobilistes. Aucune région n’impute les dépenses en capital aux centres de responsabilité.

La RCN calcule la facturation interne en se basant sur le coût estimé de l’entretien, du remplacement des pneus et de la consommation de carburant. Elle intègre aussi dans ce coût des frais pour les dépenses en capital. La réserve de véhicules de la RCN ne doit pas avoir d’incidence sur les recettes, mais les salaires ne sont pas explicitement intégrés au coût, et il n’existe pas de mécanisme de compensation pour les recettes de la revente des véhicules du parc automobile.

Les régions n’imputent aucune dépense en capital à leurs programmes, parce qu’elles financent les véhicules à l’aide de leur budget de base permanent. Comme il n’y a pas de budget de base pour la réserve de véhicules de la RCN et que cette réserve ne doit pas avoir d’incidence sur les recettes, les coûts doivent être entièrement recouvrés et cela doit être clairement documenté dans le modèle de prévision des coûts.

Il est un peu inutile que les régions et la RCN calculent leurs coûts chaque année. On pourrait élaborer un modèle de prévision des coûts qui permettrait aux régions de choisir les éléments à intégrer à leur facturation interne et qui contiendrait quelques éléments communs pour l’imputation des dépenses associées aux véhicules. Même si les régions ne veulent pas imputer les salaires et les dépenses en capital à leurs programmes permanents, elles devraient les intégrer au coût des véhicules utilisés par les programmes qui n’ont pas de financement permanent.

Bases de données
Chaque région visitée utilise une base de données différente pour enregistrer la facturation interne. L’une utilise Microsoft Excel et une autre, Microsoft Access. La RCN utilise un autre système.

Le système ARI permet d’enregistrer le kilométrage, la consommation de carburant et les coûts d’entretien, mais rien n’y est prévu pour la facturation interne. La RCN est en train d’élaborer une nouvelle base de données sur la facturation interne, qui sera reliée au système financier et qu’elle utilisera. Cependant, elle n’a pas consulté les régions pour déterminer si ce système répondra aux besoins de tous les utilisateurs.

Surveillance et déclaration

Le Ministère utilise le système ARI pour surveiller les véhicules du parc automobile et obtenir des rapports à leur sujet. Il entre dans ce système des renseignements de base au sujet des véhicules, notamment leur numéro d’identification, le type de carburant, la taille du réservoir à essence et le numéro de la plaque d’immatriculation. Une carte de crédit est attribuée à chaque véhicule, et les frais de carburant et d’entretien sont attribués à ce véhicule en fonction des renseignements qui se trouvent sur la carte de crédit. En outre, le système ARI enregistre les renseignements au sujet des accidents et des rappels, ainsi que le kilométrage parcouru chaque mois.

L’équipe de vérification a détecté certaines lacunes dans les renseignements de base, particulièrement en ce qui a trait au type de carburant et à la taille du réservoir à essence. En outre, le kilométrage n’est pas toujours à jour. Ces renseignements sont cruciaux pour repérer les erreurs sur les factures mensuelles, parce qu’ils permettent de savoir :

  • qu’un véhicule est alimenté à l’essence sans plomb; les gestionnaires peuvent ainsi repérer facilement les coûts en diesel associés à ce véhicule;
  • la taille du réservoir à essence; les gestionnaires peuvent ainsi facilement savoir si une quantité de carburant supérieure à la capacité du réservoir a été achetée.

De plus, rien n’indiquait que les renseignements enregistrés dans le système ARI font l’objet d’un suivi à l’échelle régionale ou ministérielle.

Dans une région éloignée, le kilométrage et le type de carburant n’avaient pas été enregistrés depuis plusieurs années, parce que le carburant est acheté en grande quantité pour faire le plein. Comme ces renseignements ne sont pas intégrés à la consommation de carburant, les rapports sur les émissions produites par le carburant pourraient être incomplets. Dans d’autres régions, les cartes de crédit ARI attribuées à des véhicules particuliers ont été utilisées pour acheter du carburant destiné à des véhicules qui ne font pas partie du parc automobile. Cela fausse les données sur la consommation de carburant de ces véhicules. Si le BSP assurait la surveillance à l’échelle ministérielle, il pourrait repérer un grand nombre de ces erreurs, ce qui augmenterait l’exactitude des rapports.

Utilisation du système ARI et formation

Les régions enregistrent les relevés du compteur kilométrique sur des feuilles de calcul Excel qu’elles envoient à la RCN, puis les employés de la RCN enregistrent manuellement ces données dans le système ARI. Cela représente un dédoublement inutile des tâches. Au moment de la vérification, les employés des régions avaient accès au système ARI en lecture seulement et ne pouvaient y saisir leurs données. De plus, ils n’avaient reçu aucune formation officielle sur le système et ne connaissaient donc pas toutes ses possibilités, notamment la capacité de produire des rapports.

Pour ce qui est des compétences en conduite automobile, le BSP n’offre aucune formation particulière aux conducteurs à l’échelle du Ministère, mais les bureaux régionaux offrent une certaine formation à leurs employés. Dans une région, on a souligné qu’il y avait eu beaucoup d’accidents en marche arrière. Un cours sur les principes de sécurité associés à la marche arrière a donc été offert aux conducteurs. Dans une autre région, on donne une formation aux conducteurs de véhicule tout-terrain avant le début de chaque saison de travaux sur le terrain.

Communication

Les employés des régions ont indiqué que lorsqu’ils ont des questions au sujet du parc automobile, les employés du BSP sont prêts à les aider et à leur donner les conseils nécessaires. Cette information est surtout communiquée de façon informelle – en personne, par téléphone ou par messagerie électronique. Cependant, rien n’indique que des communications officielles informent les employés régionaux au sujet des questions ou des pratiques exemplaires liées au parc automobile. Pourtant, cela accroîtrait l’efficience et l’efficacité.

Politique de gestion du parc automobile

RNCan a élaboré une politique pour la gestion du parc automobile, qui est en général conforme à la Directive sur la gestion du parc automobile du SCT. Dans la politique de RNCan, les rôles et responsabilités sont détaillés et clairement définis; cependant, certains aspects additionnels devraient y être intégrés, par exemple, la location de véhicules auprès de tierces parties, l’utilisation de cartes de crédit non désignées et la déclaration des dépenses qui ne sont pas prévues dans le système ARI. Si la politique était complète, les employés n’auraient pas besoin de consulter les directives du SCT en plus de la politique de RNCan.

Location de véhicules

Il n’est pas question dans la politique de RNCan de la location de véhicules auprès de tierces parties, même si en été, au plus fort des travaux sur le terrain, des véhicules loués sont requis. L’équipe de vérification a observé que deux régions avaient loué des véhicules pendant l’été, mais qu’elles avaient reçu peu d’orientations sur la façon de procéder. De plus, une troisième région a déclaré qu’elle avait aussi loué des véhicules et qu’elle avait acheté des assurances à un coût qui semble élevé comparativement à la valeur de la location. Lorsque les véhicules ne sont requis que pendant quelques mois, la location peut être une solution de remplacement raisonnable à l’achat. Néanmoins, il faut donner des orientations claires sur la manière de procéder.

Cartes non désignées

L’utilisation de cartes de crédit non désignées est traitée dans la directive du SCT, mais non dans la politique de RNCan. Le système ARI émet une carte désignée pour chaque véhicule, car cela permet de retracer les dépenses associées à chacun. Il peut aussi émettre des cartes qui ne sont pas désignées pour un véhicule. La directive du SCT autorise cette pratique, mais ne l’encourage pas. Au moment de la vérification, il y avait 52 cartes de crédit actives non désignées à RNCan. Ces cartes servent à acheter du carburant pour les véhicules loués, les véhicules qui ne font pas partie du parc automobile et l’équipement (c.-à-d. les véhicules tout-terrain, les chasse-neige et les génératrices).

Une région a indiqué qu’au lieu d’utiliser des cartes non désignées pour les achats qui ne sont pas liés au parc automobile, elle utilise une carte d’achat émise par le Ministère. De plus, il semble que lorsque des cartes non désignées sont utilisées pour acheter du carburant à d’autres fins que pour le parc automobile, cette consommation est intégrée à la consommation totale qui sert à calculer les émissions de gaz à effet de serre produites par le carburant routier aux fins des rapports présentés au Parlement. La consommation déclarée n’est donc pas exacte.

Rapports sur les dépenses non liées au système ARI

Dans certaines transactions, la carte attribuée à un véhicule a servi à acheter du carburant utilisé à d’autres fins. L’équipe de vérification a aussi observé que dans d’autres transactions, une carte non désignée ou une carte d’achat a été utilisée pour faire des achats liés à un véhicule particulier. Selon la directive du SCT, lorsque cela se produit, ces transactions doivent être ajustées manuellement dans le système ARI afin que les renseignements concernant un véhicule soient exacts. La politique de RNCan ne traite pas de cette question.

RECOMMANDATIONS

  1. Les secteurs (SST et SMM) devraient réaliser une analyse officielle des besoins lorsqu’ils veulent acheter de nouveaux véhicules pour le parc automobile ou remplacer des véhicules existants.
  2. Le BSP devrait mettre en place un processus officiel de gestion du risque pour les accidents et les rappels.
  3. Le BSP devrait élaborer, en collaboration avec les régions, la base de données qui sera utilisée pour la facturation interne, afin que toutes les régions et la RCN puissent utiliser le même système.
  4. Le BSP devrait établir, en collaboration avec les régions et les secteurs, le modèle qui sera utilisé pour calculer les tarifs journaliers.
  5. Le BSP devrait vérifier les renseignements saisis dans la base de données ARI afin d’en assurer l’intégralité et l’exactitude.
  6. Le BSP devrait donner l’accès au système ARI et une formation sur ce système à ses employés régionaux, afin qu’ils puissent mettre à jour leurs données et utiliser les rapports disponibles.
  7. Le BSP devrait veiller à ce que la politique de RNCan donne toutes les orientations nécessaires pour tous les aspects importants de la gestion du parc automobile.

Plan d'action de la direction et échéance

  1. Le Secteur des sciences de la terre est d’accord avec les constatations et a établi un processus officiel de planification des investissements pour les biens de plus de 10 000 $, ce qui comprend le parc automobile. Dans le cadre d’un processus interne officiel du SST, relevant du comité exécutif du SST, un groupe de travail prépare et maintient le processus de planification des investissements du SST. Le comité exécutif du SST approuve la liste des investissements, les priorités et le financement des acquisitions. Les investissements éventuels sont soumis au moyen d’une analyse de rentabilisation approuvée par le DG. Une partie de l’analyse de rentabilisation aborde les questions de propriété, le remplacement et d’autres mécanismes d’acquisition de biens. Le SST collaborera avec les gestionnaires du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI pour discuter des responsabilités de gestion du parc automobile et étudier d’autres options pour la gestion des besoins du Secteur en matière de parc automobile.
    Échéance : Terminé, en cours

    Le SMM est d’accord. En collaboration étroite avec le gestionnaire du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI, pour ce qui est des décisions concernant la location, l’achat et les surplus du parc automobile, le SMM continuera d’effectuer la gestion de ses véhicules selon le cycle de vie. De plus, le SMM collaborera avec le gestionnaire du parc automobile du Bureau des services partagés du SGSI pour mettre en œuvre une méthode officielle d’analyse des besoins pour l’achat de nouveaux véhicules ou le remplacement des véhicules existants.
    Échéance : mai 2011
  2. La direction du SGSI est d’accord. Le BSP élaborera un processus officiel de gestion du risque pour :
    1. Établir — en collaboration avec les Secteurs — une définition d’un « accident de voiture » et une marche à suivre en cas d’accident qui comprend une exigence obligatoire de signalement. Les tendances concernant des accidents précis impliquant des conducteurs individuels seront cernées et gérées dans une perspective « d’éducation des conducteurs ».
    2. Montrer aux bureaux de RNCan comment accéder aux rappels des conducteurs (que l’on est déjà en train de définir au sein du système de gestion du parc automobile ARI) et veiller à ce que les travaux nécessaires à cause des rappels soient effectués.
    Échéance : le 30 septembre 2011
  3. La direction est d’accord. Le BSP installera un nouveau système d’information sur le parc commun de véhicules (base de données) durant 2011. Ce système facilitera la facturation aux clients des secteurs de l’utilisation qu’ils font des véhicules du parc commun du BSP et produira des rapports. Le BSP passera voir ultérieurement chaque bureau régional pour :
    1. démontrer les capacités de la nouvelle base de données du système d’information sur le parc commun de véhicules — pour évaluer la façon de l’adapter au système de rétro-facturation actuel de la région, une fois le système testé (en novembre 2011) au sein de l'environnement du parc de véhicules sur la rue Booth.
    et
    2. fournir une formation de suivi (chaque bureau régional sera fourni avec le lien pour le nouveau système).
    Échéance : le 30 septembre 2011
  4. La direction du SGSI est d’accord. Le BSP établira un modèle souple pour calculer les tarifs journaliers afin d’aborder les deux aspects suivants :
    – la pratique de la RCN, selon laquelle le BSP fournit le transport au sol aux employés de chaque Secteur
    et
    – la pratique régionale, selon laquelle l’utilisation est propre aux employés des Secteurs.
    Échéance : le 30 septembre 2011
  5. La direction du SGSI est d’accord. Le BSP entreprendra un examen approfondi de la base de données ARI actuelle pour assurer l’intégralité et l’exactitude de toutes les données générales. On vérifiera également la cohérence de tous les renseignements pertinents liés aux données d’utilisation d’un véhicule particulier. La surveillance de la base de données sera assurée chaque semaine pendant tout l’exercice financier.
    Échéance : le 30 septembre 2011
  6. La direction du SGSI est d’accord. Le BSP offrira la formation régionale sur place (prévue pour l’exercice financier 2011–2012) afin de permettre au personnel régional de se familiariser avec le système ARI. Tous les composants du système y compris l’analyse statistique, les frais d’utilisation, les statistiques sur la consommation de carburant et la gestion de l’entretien seront expliqués et démontrés.
    Échéance : le 30 septembre 2011
  7. La direction du SGSI est d’accord. La politique de gestion du parc automobile de RNCan définit les rôles et les responsabilités afférents aux aspects clés de l’utilisation des véhicules ministériels et donne une orientation pour tous les éléments clés. Le BSP examinera la politique maintenant et la modifiera lorsque les besoins opérationnels indiqueront la nécessité d’éclaircir davantage une question de politique ou lorsqu’une nouvelle directive concernant la politique du parc automobile sera annoncée par le Conseil du Trésor.

    RNCan exploite une flotte de 302 véhicules pour appuyer les programmes de cinq de ses secteurs. Le nombre de véhicules varie en raison de cessions mensuelles / ajouts. RNCan a réduit son inventaire de véhicule de 57 % depuis sa création en 1995 (passant de 700 véhicules à 302). Ceci représente la plus importante réduction inventaire de véhicule parmi tous les ministères fédéraux pour une même période.
    Échéance : le 30 septembre 2011 et en cours

ANNEXE A – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Objectifs Critères de vérification
  1. Le parc automobile de RNCan est exploité conformément aux politiques de RNCan et du SCT, aux directives connexes et aux lignes directrices sur la gestion du parc automobile.

1.1 RNCan a élaboré un instrument de politique sur la gestion du parc automobile qui est conforme à la politique du SCT.

1.2 Les pouvoirs, les rôles et les responsabilités sont clairement définis et compris.

1.3 Une formation est donnée aux employés, afin qu’ils puissent efficacement assumer leurs responsabilités.

1.4 Le parc automobile est géré selon le cycle de vie.

1.5 Des numéros séquentiels sont attribués aux véhicules du parc automobile.

1.6 Les véhicules ne sont utilisés que par les employés et les personnes qui ont un permis de conduire valide et seulement à des fins officielles autorisées.

1.7 L’utilisation personnelle des véhicules du Ministère est traitée conformément aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu.

1.8 Il existe un registre et une carte de crédit particuliers pour chaque véhicule du parc automobile.

1.9 Le système de gestion du parc automobile du Ministère satisfait aux exigences du SCT :

  • il produit des rapports uniques, cohérents et ministériels sur tous les coûts d’entretien, d’exploitation et de réparation liés à la gestion du parc automobile;
  • il comprend des champs de données obligatoires, conformément à l’annexe B des lignes directrices du SCT;
  • un gestionnaire est responsable de la mise en place d’une base de données complète;
  • les relevés du compteur kilométrique sont régulièrement enregistrés dans le système;
  • les dépenses de réparation et d’entretien imputées à la carte ARI ou provenant d’une autre source sont enregistrées dans la base de données.

1.10 Les demandes de remplacement ou d’aliénation des véhicules utilisés par les gestionnaires de centre de responsabilité sont traitées par le groupe de gestion du parc automobile.

1.11 Les garanties du fabricant sont utilisées au maximum pour l’entretien et la réparation des véhicules, afin de réduire au minimum les coûts pour le Ministère.

  1. RNCan a mis en place un processus de planification efficace pour la gestion du parc automobile.

2.1 Le risque est cerné et surveillé.

2.2 Le risque est intégré à la planification des ressources.

2.3 L’acquisition de nouveaux véhicules ministériels s’appuie sur une analyse des besoins.

2.4 Les budgets correspondent aux besoins en ressources.

2.5 Les mesures du rendement ont été établies et liées aux résultats prévus et leur efficacité fait l’objet d’un suivi.6

2.6 L’utilisation de la réserve de véhicules de RNCan par d’autres ministères justifie la conception du programme de réserve de véhicules de RNCan et n’entraîne aucun coût pour RNCan.

  1. Les données opérationnelles et financières sont déclarées et surveillées, afin d’assurer la gestion optimale des biens du parc automobile.

3.1 Les données enregistrées dans le système de gestion du parc automobile sont analysées régulièrement.

3.2 La direction fait le suivi des résultats prévus et du rendement, afin que l’utilisation et les coûts des véhicules soient conformes à l’analyse des besoins qui a justifié leur acquisition.

3.3 Les recettes de la location des véhicules du parc automobile défraient le coût du parc automobile.

3.4 Les données financières et opérationnelles sur la gestion du parc automobile sont fiables et sont utilisées aux fins de la production de rapports, de la surveillance, de la planification et du processus décisionnel concernant la gestion du parc automobile.

3.5 Il existe des voies de communication officielles qui encouragent l’efficience et l’efficacité de la gestion du parc automobile de RNCan.

ANNEXE B – NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Les critères de vérification sont tirés de modèles de contrôle généralement reconnus (p. ex. les critères de contrôle de l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA)). Le rendement actuel a été évalué en fonction des critères de vérification, entraînant soit une évaluation positive, soit la détermination d’un domaine à améliorer. Les critères suivants ont été utilisés pour effectuer la vérification :

TYPES DE RISQUES STANDARDS

Nos types de risques standards sont classés comme suit selon le Cadre de contrôle interne intégré de COSONote de bas de page 7 :

Stratégie – Objectifs de haut niveau, harmonisés à la mission du Ministère et l’appuyant;
Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources;
Surveillance – Évaluation précise des activités;
Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers;
Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est potentiellement important. Il est peu probable que l'objectif lié au contrôle soit atteint. Des mesures correctives sont requises pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité et/ou les objectifs soient atteints.

Modéré : Un contrôle clé est inexistant, est mal conçue ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque associé est plus qu’insignifiant. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives sont requises pour éviter de dépendre uniquement sur les mesures de contrôle compensatoires et/ou s’assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.

Mineur : La conception et/ou le fonctionnement d'un processus de contrôle non essentiel comporte une faiblesse. La capacité d’atteindre les objectifs du processus ne sera probablement pas affectée. Des mesures correctives sont suggérées pour assurer que les contrôles aient un bon rapport coût-efficacité.