Audit of Employee Benefits Payments Project (AU1108)


 

SOMMAIRE

INTRODUCTION

Une bonne partie du crédit 1 au budget des dépenses du Ministère est allouée à la rémunération et aux avantages sociaux. Sur les 841 M$ du budget de fonctionnement total du Ministère pour 2010‑2011, quelque 379 M$ (soit 45 %) sont affectés à ces activités. En 2008‑2009, les dépenses relatives aux heures supplémentaires, aux congés payés et aux indemnités de départ s’élevaient respectivement à 4 M$, 2 M$ et 7 M$. Toujours en 2008‑2009, les passifs pour les indemnités de vacances/congés compensatoires et les prestations de départ des employés se chiffraient à 23 M$ et à 80 M$ respectivement.

La gestion des avantages sociaux s’effectue dans un contexte complexe régi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et un ensemble de politiques, de directives et de conventions collectives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), dont la Politique sur les conditions d’emploi et la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales. Le programme d’avantages sociaux recourt également à trois systèmes : le Système financier du gouvernement canadien (SFGC), PeopleSoft, et le Système régional de paye (SRP) qui est le système de rémunération en ligne de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

RISQUES POUR LE MINISTÈRE

Les avantages sociaux ont été désignés comme un secteur hautement prioritaire dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2010, qui a été déposé et approuvé à la réunion du comité ministériel de vérification en juin 2010, avant d’être approuvé par le sous-ministre. Voici quelques-uns des risques associés aux avantages sociaux :

  • les employés sont susceptibles de prendre des congés auxquels ils n’ont pas droit,
  • les gestionnaires/superviseurs ne disposent peut-être pas de l’information nécessaire pour assumer leurs responsabilités, et
  • les états financiers du Ministère pourraient être inexacts.
BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

La vérification avait pour but d’évaluer la pertinence des principales mesures prévues par le cadre de contrôle de gestion pour ce qui est du respect des politiques, de la surveillance efficace et de la présentation de rapports exacts et complets sur les avantages sociaux. Plus précisément, les objectifs de la vérification étaient de déterminer si :

  • les avantages sociaux sont gérés conformément aux politiques, aux procédures, aux règlements, aux conventions collectives et aux conditions d’emploi applicables du Conseil du Trésor (CT), du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de Ressources naturelles Canada (RNCan);
  • les heures supplémentaires, les congés et les autres avantages sont consignés et surveillés de façon précise, adéquate et uniforme; et
  • les risques associés aux heures supplémentaires, aux congés et aux autres avantages sont cernés et soumis à des mesures d’atténuation.
CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION INTERNE

Dans l’ensemble, la vérification a permis de constater que les avantages sociaux sont gérés conformément aux politiques, aux procédures, aux règlements, aux conventions collectives et aux conditions d’emploi applicables du CT, du SCT et de RNCan. Il serait toutefois possible d’améliorer les mesures de contrôle liées aux avantages sociaux, de façon à en faire le suivi et à en rendre compte adéquatement et uniformément, et que les risques soient cernés et soumis à des mesures d’atténuation à l’échelle du Ministère. Plusieurs faiblesses mineures ont été relevées pour ce qui est des mesures de contrôle de la conformité à l’égard de Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales et la Directive sur la vérification des comptes du SCT.

Le tableau suivant présente un résumé des constatations, le niveau de risque et les recommandations connexes, de même que la réponse de la direction concernant les résultats de la présente vérification.

Constatations de la vérification Page Recommandations Risque lié à la vérification Réponse de
la direction
Échéancier

Conformité et surveillance ministérielle

Il est possible d’améliorer la surveillance ministérielle de l’administration des congés et des avantages sociaux des employés. Plus précisément, il est nécessaire d’adopter une orientation globale en vue de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun; de favoriser la collaboration entre les directions ayant un rôle à jouer dans ce processus, de façon à ce que les avantages sociaux soient administrés, surveillés et consignés efficacement; de communiquer efficacement les détails concernant la délégation de pouvoirs; de veiller à ce que les transactions liées aux heures supplémentaires reçoivent les autorisations nécessaires; et de mettre en place des mécanismes de suivi et des normes de service pour régir les transactions de paye inhabituelles.

3

Le SGSI devrait :

1. Élaborer un plan qui définirait clairement les rôles et les responsabilités de chacun en ce qui a trait à la surveillance et à l’examen des congés et des avantages sociaux.

La direction est d’accord.

1. Un plan visant à accroître les contrôles ministériels sera élaboré et mis en œuvre par la DGRHS. On embauchera du nouveau personnel ayant de l’expérience dans le domaine de la rémunération et des avantages sociaux, et des compétences en matière de politiques et de surveillance.

1er septembre 2011

2. Élaborer un plan pour la surveillance périodique des congés et des avantages sociaux.

2. Le plan susmentionné va prévoir la mise en œuvre d’un cadre de surveillance des congés et des avantages sociaux. 1er septembre 2011
3. Élaborer un plan et offrir la formation pertinente afin de transmettre l’information nécessaire sur la délégation de pouvoirs en matière de ressources humaines, et s’assurer que ces pouvoirs sont exercés selon les normes et soumis à un mécanisme de surveillance en ce qui a trait aux congés.

3. La DGRHS, en collaboration avec le BSP-SRHS, va également élaborer et mettre en œuvre un plan de formation visant à communiquer l’information nécessaire sur la délégation de pouvoirs en matière de ressources humaines, et à s’assurer que ces pouvoirs sont exercés selon les normes et soumis à un mécanisme de surveillance.

1er novembre 2011

4. Veiller à ce que les transactions de paye soient incluses à la sélection de l’échantillon en vertu des exigences relatives au processus de vérification des comptes, et à ce qu’elles fassent l’objet de rapports trimestriels.

4. L’unité du contrôle de la qualité (CQ) des services financiers du BSP travaillera avec le BSP-SRHS, Rémunération et avantages sociaux (RAS), afin d’assurer le CQ de la vérification de la paye. Dans le cadre de cet exercice, les gestionnaires du centre de responsabilité (CR) devront indiquer leur nom et le code de leur CR sur les formulaires d’heures supplémentaires (en plus de la signature d’autorisation), de façon à ce que les responsables de RAS puissent comparer la signature des gestionnaires avec celle consignée dans leurs comptes de CR respectifs.

1er septembre 2011

5. Élaborer des normes de service et des procédures concernant le suivi des transactions inhabituelles.

5. Le SGSI va étendre la portée actuelle des normes de service relatives à la rémunération et aux avantages sociaux afin de couvrir les transactions inhabituelles. Les normes seront conformes à la politique du SCT et s’inscriront dans le cadre de l’initiative pangouvernementale de transformation de l’administration de la paye.

1er septembre 2011

Gestion des congés

Bien que le SGSI ait remédié à certaines des faiblesses de contrôle de PeopleSoft, il est toujours possible d’aider les gestionnaires/superviseurs à mieux comprendre la gestion des congés et, en particulier, les difficultés liées à la délégation de pouvoirs propres à RNCan et qui peuvent nuire à leur capacité de bien exercer les pouvoirs qui leurs sont confiés.

7 6. Le SGSI devrait élaborer une formation que les gestionnaires/ superviseurs devraient obligatoirement suivre avant de pouvoir approuver des demandes de congé dans PeopleSoft.

La direction est d’accord.

6. La DGRHS va élaborer et mettre en place une formation obligatoire à cet effet, et l’équipe de PeopleSoft du BSP-SRHS veillera à accorder les pouvoirs délégués d’approuver des demandes de congé aux gestionnaires/superviseurs qui auront suivi la formation seulement.

1er novembre 2011

Exactitude des états financiers

Le processus de consignation des données sur les congés dans les états financiers de RNCan est clair et les échéances sont bien communiquées. Toutefois, le processus pourrait être amélioré en ce qui a trait aux congés et aux avantages sociaux, et ce, en créant des procédures bien définies garantissant que les données utilisées pour le calcul des états financiers sont complètes et reproductibles.

10 7. Le BSP-SRHS du SGSI devrait élaborer des procédures pour veiller à ce que les rapports PeopleSoft utilisés pour étayer les données figurant dans les états financiers soient reproductibles.

7. La direction est d’accord.

L’équipe de PeopleSoft a déjà modifié ses procédures de fin d’exercice relatives aux congés pour s’assurer que les rapports PeopleSoft sont reproductibles et peuvent étayer l’information contenue dans les états financiers. Cette modification a été mise en œuvre et s’appliquera à l’exercice 2010‑2011 en cours et aux exercices suivants.

3 février 2011

Table des matières


INTRODUCTION

Les avantages sociaux ont été désignés comme un secteur hautement prioritaire dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2010, qui a été déposé et approuvé à la réunion de juin 2010 du Comité de vérification, avant d’être approuvé par le sous-ministre.

Une bonne partie du crédit 1 au budget des dépenses du Ministère est allouée à la rémunération et aux avantages sociaux. Sur les 841 M$ du budget de fonctionnement total du Ministère pour 2010‑2011, quelque 379 M$ (soit 45 %) sont affectés à ces activités. En 2008‑2009, les dépenses relatives aux heures supplémentaires, aux congés payés et aux indemnités de départ s’élevaient respectivement à 4 M$, 2 M$ et 7 M$. Toujours en 2008‑2009, les passifs pour les indemnités de vacances/congés compensatoires et les prestations de départ des employés se chiffraient à 23 M$ et à 80 M$ respectivement.

La gestion des avantages sociaux s’effectue dans un contexte complexe régi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et un ensemble de politiques, de directives et de conventions collectives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), dont la Politique sur les conditions d’emploi et la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales. Le programme d’avantages sociaux recourt également à trois systèmes : le Système financier du gouvernement canadien (SFGC), PeopleSoft, et le Système régional de paye (SRP), qui est le système de rémunération en ligne de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Les congés des employés et les avantages sociaux relèvent du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI). Bien que cette responsabilité incombe à la Direction de la gestion des ressources humaines et de la sécurité (SGSI/DGRHS) selon la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales, la responsabilité fonctionnelle est partagée entre trois intervenants clés : les Services et systèmes liés aux ressources humaines (SGSI/BSP/SSRH) ont la responsabilité fonctionnelle d’effectuer avec exactitude la saisie et le traitement des demandes d’indemnisation et d’heures supplémentaires; le Système de gestion des RH (SGSI/BSP/SGRH) a la responsabilité fonctionnelle d’administrer le système PeopleSoft; et la Direction de la gestion financière (SGSI/DGF) a la responsabilité fonctionnelle de veiller à la production de rapports financiers faisant état avec exactitude de ces dépenses.

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

La vérification avait pour but d’évaluer la pertinence des principales mesures prévues par le cadre de contrôle de gestion pour ce qui est du respect des politiques, de la surveillance efficace et de la présentation de rapports exacts et complets sur les avantages sociaux. Plus précisément, les objectifs de la vérification étaient de déterminer si :

  • les avantages sociaux sont gérés conformément aux politiques, aux procédures, aux règlements, aux conventions collectives et aux conditions d’emploi applicables du Conseil du Trésor (CT), du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de Ressources naturelles Canada (RNCan);
  • les heures supplémentaires, les congés et les autres avantages sont consignés et surveillés de façon précise, adéquate et uniforme; et
  • les risques associés aux heures supplémentaires, aux congés et aux autres avantages sont cernés et soumis à des mesures d’atténuation.
PORTÉE ET MÉTHODE

La vérification a porté sur la période s’échelonnant du 1er avril 2008 au 1er décembre 2010, et l’accent a été mis sur les éléments suivants :

  • heures supplémentaires,
  • indemnités de départ,
  • congés annuels ou compensatoires.

La vérification a été réalisée selon les critères établis dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, ainsi que selon les Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne, publiées par l’Institut des vérificateurs internes. Elle a englobé les tâches suivantes :

  • examiner la documentation pertinente;
  • interroger le personnel clé; et
  • examiner les registres, les données et d’autres documents pertinents pour déterminer si des mesures de contrôle efficaces ont été élaborées et mises en œuvre pour les processus financiers et les programmes.
CRITÈRES

Veuillez consulter l’annexe B pour la liste des critères de vérification appliqués.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

CONFORMITÉ ET SURVEILLANCE MINISTÉRIELLE
Résumé des constatations

Il est possible d’améliorer la surveillance ministérielle de l’administration des congés et des avantages sociaux des employés. Plus précisément, il est nécessaire d’adopter une orientation globale en vue de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun; de favoriser la collaboration entre les directions ayant un rôle à jouer dans ce processus, de façon à ce que les avantages sociaux soient administrés, surveillés et consignés efficacement; de communiquer efficacement les détails concernant la délégation de pouvoirs; de veiller à ce que les transactions liées aux heures supplémentaires reçoivent les autorisations nécessaires; et de mettre en place des mécanismes de suivis et des normes de service pour régir les transactions de paye inhabituelles.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Risque lié à la vérification Répercussions
Conformité Mineur

Les manquements à la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales pourraient faire en sorte que des autorisations de congé non justifiées passent innaperçues.

Les manquements à l’instrument de Délégation des pouvoirs en ressources humaines de RNCan pourraient faire en sorte que les employés profitent de congés auxquels ils n’ont pas droit.

Les manquements à la Directive sur la vérification des comptes du SCT pourraient faire en sorte que des autorisations d’heures supplémentaires non justifiées soient traitées.

Transactions/stratégie Mineur

L’incapacité d’assurer le suivi des transactions inhabituelles pourrait mener à une utilisation inefficace des ressources et à l’insatisfaction des employés.

Constatations connexes

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

La vérification a permis de constater que la surveillance ministérielle est efficace en ce qui a trait aux autorisations financières et à la gestion des congés et des avantages sociaux. Les entrevues effectuées indiquent que les gestionnaires/superviseurs qui sont titulaires de pouvoirs financiers délégués connaissent leurs responsabilités en ce qui concerne les avantages sociaux lorsqu’un coût bien établi s’y rattache. Par exemple, ils reçoivent ou consultent régulièrement des rapports issus du Système financier du gouvernement canadien (SFGC) afin de faire le suivi des heures supplémentaires et des coûts potentiels du paiement des congés annuels accumulés. Les gestionnairesNote de bas de page 1 interrogés savaient que les heures supplémentaires devaient être approuvées au préalable, même si certains ont indiqué accepter des demandes verbales ou par courriel. Ces pratiques sont conformes à la politique de RNCan sur les heures supplémentaires, qui ne stipule pas que les demandes doivent être soumises par écrit. Les entrevues ont aussi démontré que les gestionnaires titulaires de pouvoirs financiers délégués font régulièrement le bilan et le suivi de leurs dépenses liées aux avantages sociaux. Donc, les rôles et les responsabilités, de même que la surveillance des avantages sociaux comportant un élément financier évident semblent bien gérés et contrôlés par les gestionnaires responsables.

Toutefois, il est beaucoup plus difficile de faire le suivi et de rendre compte des avantages sociaux pour lesquels l’aspect financier est moins évident (par exemple ceux traités par le système de gestion des congés en ligne PeopleSoft), comme l’expliquent les paragraphes ci‑dessous.

C’est à la DGRHS-SGSI que revient la responsabilité globale selon la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales. La directive stipule qu’il incombe notamment aux cadres supérieurs des ressources humaines des ministères et aux autres personnes nommées par l’administrateur général « d’assurer la mise en place d’une structure organisationnelle, de ressources, de procédures, de systèmes et de contrôles aux fins de l’application et de l’administration ordonnées, exactes et dans les délais prescrits de tous les types de congés et des modalités de travail spéciales au sein de leur organismeNote de bas de page 2 ».

Sur le plan opérationnel, cependant, les responsabilités susmentionnées sont divisées entre le système de gestion des congés en ligne (PeopleSoft), la fonction de production de rapports qui relève du groupe du SGSI/BSP/SGRH, et la fonction de traitement de la paye qui relève du groupe Rémunération et avantages sociaux. Autrement dit, il y a une distinction à faire au sein de l’organisation entre la responsabilité globale qui incombe à la DGRHS et les fonctions opérationnelles qui relèvent des autres groupes.

Il incombe aux gestionnaires/superviseurs « de s’assurer que les demandes de congé soient approuvées en conformité avec les conventions collectives ou les conditions d’emploi applicablesNote de bas de page 3 ». Cependant, le processus actuel ne leur fournit pas les outils nécessaires pour remplir leurs responsabilités. Par exemple, les rapports sur les anomalies concernant les congés sont produits de façon ponctuelle par le groupe du SGSI/BSP/SGRH et sont transmis au groupe Rémunération et avantages sociaux. Ce groupe ne procède toutefois pas à des examens réguliers de ces rapports, et les personnes interrogées ont expliqué à l’équipe de la vérification qu’elles jugeaient qu’il incombait aux gestionnaires de s’assurer de la validité des demandes de congé. Par contre, ni les superviseurs ni les gestionnaires ne reçoivent de rapports sur les anomalies concernant les congés de PeopleSoft. En outre, s’ils souhaitent vérifier le solde de congés d’un employé, ils ne peuvent voir que les transactions des employés qui se rapportent directement à eux. Cela pose problème notamment lorsqu’ils occupent un poste de superviseur de façon intérimaire. Cette situation est en partie attribuable à l’interprétation particulière de RNCan de la Loi sur la protection des renseignements personnels, selon laquelle seuls les superviseurs immédiats sont autorisés à consulter le solde de congés et les transactions d’un employé, ce qui a pour effet de restreindre la surveillance ministérielle.

De plus, en l’absence d’une fonction claire de surveillance, on court le risque qu’un superviseur approuve des congés auxquels ses employés n’ont pas droit, et comme l’interprétation de la Loi est ce qu’elle est, seul le superviseur immédiat aurait accès à cette information. Les employés pourraient ainsi profiter de congés auxquels ils ne sont pas admissibles, ce qui pourrait occasionner des pertes financières pour le Ministère, ainsi qu’une perte potentielle de sa capacité de production.

FORMATION SUR LA DÉLÉGATION DE POUVOIRS EN RH NON OBLIGATOIRE AVANT L’APPROBATION DES DEMANDES DE CONGÉ

L’instrument de Délégation de pouvoirs en matière de RH de RNCan, établi en octobre 2008, prévoit le niveau décisionnel requisNote de bas de page 4 dans des situations bien précises (p. ex. pour lancer une mesure de dotation ou approuver certains types de congés); cet instrument se fonde sur la structure organisationnelle de RNCan. Le Ministère exige que les gestionnaires/superviseurs suivent une formation interne sur cet instrument avant qu’ils ne puissent, entre autres, lancer une mesure de dotation. Toutefois, les résultats des entrevues ont montré que les gestionnaires/superviseurs ne connaissent pas cet instrument en ce qui concerne précisément les congés. De plus, les gestionnaires/superviseurs ne sont pas tenus de suivre la formation avant de pouvoir approuver des demandes de congé ou consulter le solde des employés. Qui plus est, le niveau des pouvoirs en RH délégués à un employé n’est pas consigné dans PeopleSoft et ne figure pas non plus dans les dossiers de RH.

Par conséquent, il est possible que les gestionnaires/superviseurs responsables d’approuver des demandes de congé électroniques ne soient pas au courant de la directive relative à la délégation de pouvoirs liés aux congés, et qu’ils approuvent des congés sans détenir le niveau décisionnel requis. Le Ministère pourrait donc subir des pertes financières et/ou une perte de sa capacité de production si les employés se voyaient approuver des congés auxquels ils n’ont pas droit.

VÉRIFICATION DES DEMANDES PAPIER D’HEURES SUPPLÉMENTAIRES

La plupart des transactions liées aux congés et aux avantages sociaux sont effectuées en ligne au moyen du système PeopleSoft et ne requièrent aucun déboursement immédiat. Cela signifie que les transactions électroniques ne sont pas assujetties au processus de vérification prévu à l’article 34 de la LGFPNote de bas de page 5. Cependant, certaines transactions, comme les demandes papier d’heures supplémentaires qui sont acheminées au groupe Rémunération et avantages sociaux aux fins du traitement et du paiement, doivent être soumises à la vérification prévue par l’article 34 de la LGFP, vérification qui doit être effectuée par le délégué compétent désigné à l’article 33 de la LoiNote de bas de page 6. La vérification a permis de constater que le processus prévu par l’article 34 de la LGFP n’était pas appliqué avant le traitement de ce type de transactions. Les personnes interrogées nous ont d’ailleurs confirmé que ces transactions ne faisaient pas l’objet de vérifications préalables, puisque la Directive sur la vérification des comptes du SCT prévoit qu’un processus d’échantillonnage statistique peut être appliqué pour les transactions à risque moyen et faible.

À ce jour, les transactions de paye n’ont toutefois pas été soumises à un processus d’échantillonnage, tel que l’exige le Plan d’assurance de la qualité et d’échantillonnage statistique de RNCan, qui est entré en vigueur le 1er avril 2009. Cette mesure figurait également dans le plan d’action de la direction en réponse à l’exercice précédent de vérification de la rémunération et des avantages sociaux (AU0901), effectué en mars 2009. En l’absence de vérifications adéquates de la conformité à l’article 34 de la LGFP, des demandes de paiement approuvées à tort risquent d’être traitées, ce qui entraînerait des pertes financières pour le Ministère.

NORMES DE SERVICES POUR LES TRANSACTIONS NON HABITUELLES

Selon les résultats de la vérification, les transactions courantes, par exemple le traitement des demandes d’heures supplémentaires, satisfont aux normes de service établies. Cependant, aucune norme de service ni mécanisme de suivi n’ont été mis en place pour les transactions non habituelles. Ces transactions sont généralement uniques, découlant d’une erreur potentielle qu’un employé a signalée à son conseiller en rémunération et avantages sociaux, qui remédie à la situation à sa discrétion. Les personnes interrogées ont laissé entendre qu’environ 70 transactions non habituelles étaient traitées chaque semaine, et que ces demandes représentaient approximativement 15 % de la charge de travail d’un conseiller en rémunération et avantages sociaux.

Sans l’établissement de normes régissant le traitement des demandes soumises par les employés, ces derniers pourraient être insatisfaits du service reçu et les transactions pourraient ne pas être traitées en temps opportun.

RECOMMANDATIONS

Le SGSI devrait :

  1. Élaborer un plan qui définirait clairement les rôles et les responsabilités de chacun en ce qui a trait à la surveillance et à l’examen des congés et des avantages sociaux.
  2. Élaborer un plan pour la surveillance périodique des congés et des avantages sociaux.
  3. Élaborer un plan et offrir la formation pertinente afin de transmettre l’information nécessaire sur la délégation de pouvoirs en matière de ressources humaines, et s’assurer que ces pouvoirs sont exercés selon les normes et soumis à un mécanisme de surveillance en ce qui a trait aux congés.
  4. Veiller à ce que les transactions de paye soient incluses à la sélection de l’échantillon en vertu des exigences relatives au processus de vérification des comptes, et à ce qu’elles fassent l’objet de rapports trimestriels.
  5. Élaborer des normes de service et des procédures concernant le suivi des transactions inhabituelles.
Plan d’action de la direction et échéancier

La direction est d’accord.

  1. Un plan visant à accroître les contrôles ministériels sera élaboré et mis en œuvre par la DGRHS. On embauchera du nouveau personnel ayant de l’expérience dans le domaine de la rémunération et des avantages sociaux, et des compétences en matière de politiques et de surveillance.

    Échéancier : 1er septembre 2011
  2. Le plan susmentionné va prévoir la mise en œuvre d’un cadre de surveillance des congés et des avantages sociaux.

    Échéancier : 1er septembre 2011
  3. La DGRHS, en collaboration avec le BSP-SRHS, va également élaborer et mettre en œuvre un plan de formation visant à communiquer l’information nécessaire sur la délégation de pouvoirs en matière de ressources humaines, et à s’assurer que ces pouvoirs sont exercés selon les normes et soumis à un mécanisme de surveillance.

    Échéancier : 1er novembre 2011
  4. L’unité du contrôle de la qualité (CQ) des services financiers du BSP travaillera avec le BSP-SRHS, Rémunération et avantages sociaux (RAS), afin d’assurer le CQ de la vérification de la paye. Dans le cadre de cet exercice, les gestionnaires du centre de responsabilité (CR) devront indiquer leur nom et le code de leur CR sur les formulaires d’heures supplémentaires (en plus de la signature d’autorisation), de façon à ce que les responsables de RAS puissent comparer la signature des gestionnaires avec celle consignée dans leurs comptes de CR respectifs.

    Échéancier : 1er septembre 2011
  5. Le SGSI va étendre la portée actuelle des normes de service relatives à la rémunération et aux avantages sociaux afin de couvrir les transactions inhabituelles. Les normes seront conformes à la politique du SCT et s’inscriront dans le cadre de l’initiative pangouvernementale de transformation de l’administration de la paye.

    Échéancier : 1er septembre 2011


GESTION DES CONGÉS
Résumé des constatations

Bien que le SGSI ait remédié à certaines des faiblesses de contrôle de PeopleSoft, il est toujours possible d’aider les gestionnaires/superviseurs à mieux comprendre la gestion des congés et, surtout, les difficultés liées à la délégation de pouvoirs propres à RNCan et qui peuvent nuire à leur capacité de bien exercer les pouvoirs qui leurs sont confiés.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Risque lié à la vérification Répercussions
Conformité Mineur Les employés pourraient profiter de congés auxquels ils n’ont pas droit.
Constatations connexes

LES SUPERVISEURS/GESTIONNAIRES NE CONNAISSENT PAS LEURS RESPONSABILITÉS CONCERNANT LA GESTION DES CONGÉS ET DES AVANTAGES SOCIAUX

La Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales prévoit qu’il incombe aux personnes ayant le pouvoir délégué d’approuver des congés « de s’assurer que toutes les demandes de congés discrétionnaires et les demandes relatives à des modalités de travail spéciales soient approuvées, ou refusées, aux termes d’une procédure équitable, uniforme et transparente; de s’assurer que les demandes de congé soient approuvées en conformité avec les conventions collectives ou les conditions d’emploi applicablesNote de bas de page 7 ». Bien que les gestionnaires/superviseurs semblent être au courant de leurs responsabilités en ce qui a trait aux transactions de paye et d’avantages sociaux purement financières, ils connaissent mal leurs obligations concernant PeopleSoft.

Même si les gestionnaires et les superviseurs ont fait preuve de jugement à l’égard de l’approbation des congés, ils étaient nombreux à ne pas connaître l’application de certains codes. Par exemple, le code 699 s’applique aux « autres congés payés ». Ce code ne doit être utilisé que dans des cas exceptionnels, lorsque l’employé est incapable de se rendre au travail pour des raisons hors de son contrôle. Au cours de l’exercice 2010‑2011, 104 employés se sont vu accorder un congé portant ce code, pour un total de 148 jours de congé payés. Une analyse plus poussée de ces transactions a indiqué que le code avait été mal appliqué dans la plupart des cas; toutefois, rien ne laissait présager des abus intentionnels. Les gestionnaires/superviseurs approuvaient des congés sous ce code notamment pour des rendez-vous médicaux, en plus de ceux accordés en vertu des conditions d’emploi. La vérification n’a pas permis de déceler des abus relativement à l’utilisation de ce code de congé, mais plutôt une mauvaise connaissance en général de son application.

Cette mauvaise connaissance des codes de congé est en partie attribuable à la mise en œuvre à l’échelle du gouvernement, en 2006, de la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor. Avant l’entrée en vigueur de cette politique, la formation des gestionnaires et des superviseurs était assurée à l’interne et abordait des questions propres à RNCan. Aujourd’hui, la formation obligatoire à l’intention des gestionnaires/superviseurs n’est offerte que par l’entremise de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et ne couvre pas les éléments propres aux exigences de RNCan, comme PeopleSoft ou l’instrument de délégation des pouvoirs en RH du Ministère. Ainsi, la formation offerte par l’EFPC comporte certaines lacunes pour les gestionnaires/superviseurs qui sont appelés à gérer les congés et les avantages sociaux. De plus, les superviseurs ne sont pas tenus de suivre la formation obligatoire prévue par la politique en question avant d’accéder aux banques de congés et d’approuver des demandes dans PeopleSoft.

Les gestionnaires/superviseurs pourraient ainsi avoir été mal formés ou ne pas disposer de suffisamment d’information pour exercer efficacement leurs responsabilités en ce qui concerne les congés. En conséquence, des employés pourraient se voir accorder des congés auxquels ils n’ont pas droit, et donner lieu à une approbation incorrecte des congés dans certains cas.

LES GESTIONNAIRES/SUPERVISEURS NE CONNAISSENT PAS LES FAIBLESSES DE PEOPLESOFT EN CE QUI A TRAIT AU CONTRÔLE

L’outil PeopleSoft n’est pas utilisé uniformément à l’échelle du gouvernement fédéral. Les ministères qui l’utilisent, notamment RNCan, peuvent personnaliser cet outil de façon à répondre à leurs besoins. Cependant, les modifications apportées par les différents ministères ne sont pas abordées par la formation obligatoire offerte par l’EFPC aux nouveaux fonctionnaires, superviseurs et gestionnaires. Les employés pourraient donc ne pas très bien connaître le fonctionnement de PeopleSoft au sein de leur ministère.

Pour ce qui est de l’utilisation de PeopleSoft à RNCan, des mesures de contrôle sont appliquées à certaines catégories de congé (p. ex. les jours de congé permis); le système n’est toutefois pas doté de contrôles adéquats pour surveiller les demandes de congé payé ou de congé de deuil, entre autres.

INITIATIVE DE LA DIRECTION

Au cours de la planification de la présente vérification, l’équipe de la vérification a été informée que PeopleSoft faisait l’objet d’une mise à jour. Ne voulant pas manquer cette occasion d’inclure les changements proposés à la mise à jour, la Direction de la vérification a préparé une lettre de recommandations faisant état des lacunes relevées dans la version 8 de PeopleSoft. Le SGSI a pris l’initiative d’apporter des changements à la version 8.9, notamment en éliminant les codes de congé désuets et en prévoyant l’affichage de messages d’erreur lorsqu’on excède le nombre maximal d’heures permises pour certains types de congés.

RECOMMANDATION
  1. Le SGSI devrait élaborer une formation que les gestionnaires/superviseurs devraient obligatoirement suivre avant de pouvoir approuver des demandes de congé dans PeopleSoft.
  2. Le SGSI devrait envisager d’inclure un processus de délégation des pouvoirs de RH dans PeopleSoft.
Plan d’action de la direction et échéancier
  1. La DGRHS va élaborer et mettre en place une formation obligatoire à cet effet, et l’équipe de PeopleSoft du BSP-SRHS veillera à accorder les pouvoirs délégués d’approuver des demandes de congé aux gestionnaires/superviseurs qui auront suivi la formation seulement.

    Échéancier : 1er novembre 2011
EXACTITUDE DES ÉTATS FINANCIERS
Résumé des constatations

Le processus de consignation des données sur les congés dans les états financiers de RNCan est clair et les échéances sont bien communiquées. Toutefois, le processus pourrait être amélioré en ce qui a trait aux congés et aux avantages sociaux, et ce, en créant des procédures bien définies garantissant que les données utilisées pour le calcul des états financiers sont complètes et reproductibles.

RISQUE ET RÉPERCUSSIONS
Type de risque Risque lié à la vérification Répercussions
Production de rapports Mineur Les montants liés à la rémunération et aux avantages sociaux des employés pourraient être inexacts dans les états financiers.
Constatations connexes

CORRECTION DE LA SURÉVALUATION DES INDEMNITÉS DE DÉPART DES EMPLOYÉS DANS LES ÉTATS FINANCIERS DU MINISTÈRE

Les procédures de fin d’année pour le calcul des passifs relatifs aux avantages sociaux et la consignation des données dans les états financiers sont claires et exhaustives. Les délais et les responsabilités de chacun sont communiqués efficacement, de façon à ce que les états financiers du Ministère soient exacts et correctement évalués.

Au cours de l’exercice 2009-2010, les passifs liés aux indemnités de départ ont été surévalués de 11,6 M$ dans les états financiers du Ministère. Cette surévaluation est attribuable au fait que le Bureau du contrôleur général (BCG), qui fournit aux ministères les taux applicables aux indemnités de départ aux fins des états financiers ministériels seulement, a modifié le taux pour 2008‑2009 après que les premières données ont été calculées et consignées dans le système financier.

Le rajustement du taux a entraîné une augmentation de 11,6 M$ des passifs pour l’exercice 2008‑2009. À ce moment‑là, il n’était plus possible de modifier les données entrées dans le système financier, et le BCG a indiqué que le rajustement devrait être fait sur papier seulement et consigné dans les états financiers du Ministère. RNCan a ainsi inscrit dans ses états financiers une augmentation de 11,6 M$ des passifs en ce qui concerne les indemnités de départ pour l’exercice 2008‑2009. Lorsqu’est venu le temps de préparer les états financiers ministériels pour l’année suivante (c’est‑à‑dire l’année se terminant le 31 mars 2010), les passifs inscrits dans les états financiers du 31 mars 2009 ont été utilisés comme point de référence, auquel les dépenses de l’année ont été additionnées. C’est donc dire que les passifs de 11,6 M$ ont été comptabilisés en double. Par conséquent, les passifs relatifs aux indemnités de départ pour 2009‑2010 ont été surévalués de 11,6 M$ dans les états financiers du Ministère. Il est à noter que le BCG fait le calcul de ce type de charges pour l’ensemble du gouvernement du Canada, et il en fait rapport dans les Comptes publics du Canada. La surévaluation s’est donc limitée aux états financiers de RNCan et n’a eu aucune incidence sur le montant rapporté dans les Comptes publics.

DOCUMENTS JUSTIFICATIFS POUR LES TOTAUX DE CONGÉS ANNUELS ET DE CONGÉS COMPENSATOIRES

Afin de vérifier l’exactitude des passifs inscrits dans les états financiers ministériels, l’équipe de la vérification a tenté de faire le rapprochement entre les rapports sur les soldes de congés utilisés par la Direction de la gestion financière (DGF) en fin d’exercice, et les rapports PeopleSoft reproduits pour le 31 mars 2009 et le 31 mars 2010. Elle n’a toutefois pas pu faire le rapprochement, puisque PeopleSoft est un système en temps réel conçu pour indiquer l’état actuel des congés et des conditions d’emploi des employés. Ainsi, il n’a pas été possible de reproduire des rapports identiques sur les données antérieures concernant les congés.

En fin d’année, la DGF reçoit des rapports PeopleSoft du groupe SGSI/BSP/SRHS concernant les soldes de congés annuels et compensatoires de tous les employés, en vue de calculer les passifs au titre de ces catégories. Il s’agit d’une méthode de calcul simple, c’est‑à‑dire qu’on multiplie le taux salarial de chaque employé par son solde de congés annuels et compensatoires. La DGF suit différentes procédures pour s’assurer que les données sont exactes, notamment en faisant une vérification interne des soldes de congés des employés de son propre groupe. L’équipe de la vérification a été en mesure de confirmer que les montants des rapports produits le 31 mars 2009 et le 31 mars 2010, que la DGF avait conservés dans ses dossiers, avaient été consignés avec exactitude dans les états financiers du Ministère. Cependant, comme elle n’a pas pu reproduire les données utilisées pour les états financiers, l’équipe de la vérification n’a pas été en mesure de vérifier l’exactitude des données de base dans PeopleSoft.

RECOMMANDATION
  1. Le SGSI/BSP/SRHS devrait élaborer des procédures pour veiller à ce que les rapports PeopleSoft utilisés pour étayer les données figurant dans les états financiers soient reproductibles.
Plan d’action de la direction et échéancier
  1. L’équipe de PeopleSoft a déjà modifié ses procédures de fin d’exercice relatives aux congés pour s’assurer que les rapports PeopleSoft sont reproductibles et peuvent étayer l’information contenue dans les états financiers. Cette modification a été mise en œuvre et s’appliquera à l’exercice 2010‑2011 en cours et aux exercices suivants.

    Échéancier : 3 février 2011

ANNEXE A - AVIS STANDARDS DE VÉRIFICATION INTERNE ET NOTATION STANDARD DE RISQUE DE VÉRIFICATION

TYPES DE RISQUES STANDARDS

Nos types de risques sont classés comme suit, selon le Cadre de contrôle interne intégré de COSO<Note de bas de page 8 :

Stratégie - Objectifs de haut niveau, harmonisés à la mission du Ministère et l'appuyant.

Opérations - Utilisation efficace et efficiente des ressources.

Surveillance - Évaluations précises des activités.

Rapports - Fiabilité des rapports opérationnels et financiers.

Conformité - Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables.

NOTATION STANDARD DES RISQUES DE VÉRIFICATION

Les conclusions de la vérification sont notées comme suit :

Majeur : Une mesure de contrôle clé n'existe pas, est mal conçue ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque est potentiellement important. L'objectif du processus sur lequel porte la mesure de contrôle ne sera probablement pas atteint. Des mesures correctives sont requises pour que les mesures de contrôle soient rentables ou que les objectifs du processus soient atteints.

Modéré : Une mesure de contrôle clé n'existe pas, est mal conçue ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque est plus qu’insignifiant. Cependant, il existe une mesure de contrôle compensatoire. Des mesures correctives sont requises pour éviter de compter uniquement sur les mesures de contrôle compensatoires ou s’assurer que les mesures de contrôle soient rentables.

Mineur : On constate une faiblesse dans la conception ou dans le fonctionnement d’une mesure de contrôle qui n’est pas une mesure de contrôle clé. Il est peu probable qu'il y ait des répercussions sur la capacité d'atteindre les objectifs. Des mesures correctives sont suggérées pour s’assurer que les mesures de contrôle soient rentables.

ANNEXE B – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Les critères de vérification sont tirés de modèles de contrôle généralement reconnus (p. ex. les critères de contrôle de l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA)). Le rendement actuel a été évalué en fonction des critères de vérification, entraînant soit une évaluation positive, soit la détermination d’un domaine à améliorer. Les critères suivants ont été utilisés pour effectuer la vérification :

Objectif 1 : Observation des politiques

Les avantages sociaux sont administrés conformément aux politiques, procédures, règlements, conventions collectives et conditions d’emploi applicables du CT et de RNCan.

1.1 Les obligations, les rôles et les responsabilités liés à l’administration des heures supplémentaires, des congés annuels et des autres avantages sociaux sont bien définis, complets, à jour et compris par toutes les parties concernées.

1.2 Des processus et des mesures de contrôle sont en place pour recueillir, consigner, autoriser, exécuter et rapporter les heures supplémentaires, les congés annuels et les autres avantages sociaux.

Objectif 2 : Surveillance et production de rapports

Les heures supplémentaires, les congés annuels et les autres avantages sociaux font l’objet d’une surveillance et d’une production de rapports adéquates et uniformes.

2.1 Des outils/rapports à jour sont fournis en temps opportun aux gestionnaires pour les aider à déceler les écarts en ce qui a trait aux heures supplémentaires, aux congés annuels et aux autres avantages sociaux.

2.2 Des mesures de contrôle sont en place pour cerner et communiquer les irrégularités en ce qui a trait aux heures supplémentaires, aux congés annuels et aux autres avantages sociaux, et les rapports transmis subséquemment à la direction sont produits de manière claire, exhaustive et opportune.

2.3 Les normes de service établies sont clairement communiquées, et le processus de paiement des heures supplémentaires, des congés annuels et des autres avantages sociaux respecte les normes établies.

2.4 Les montants inscrits dans les états financiers et le livre de paye sont périodiquement rapprochés avec les données sur le personnel. Ces montants sont exacts, opportuns et justes.

Objectif 3 : Évaluation et gestion des risques

Déterminer dans quelle mesure les risques associés aux heures supplémentaires, aux congés annuels et aux autres avantages sociaux sont cernés et soumis à des mesures d’atténuation.

3.1 Des mécanismes sont en place pour cerner, évaluer et atténuer les risques liés aux heures supplémentaires, aux congés annuels et aux autres avantages sociaux.