Vérification de la gestion des comptes débiteurs et des revenus Projet (AU1004)

 

Reports 2011


PROJET AU1004

SOMMAIRE

Introduction

Le Plan de vérification basé sur le risque 2009-2010 de Ressources naturelles Canada (RNCan) avait inclus la vérification de la gestion des comptes débiteurs et des revenus. Durant l’année financière 2008-2009, la valeur des revenus du Ministère s'est établie à 2,7 G$ et celle des comptes débiteurs à 167 M$Note de bas de page 1. Les comptes débiteurs sont des actifs principaux qui valent des millions de dollars et comportent chaque année une vaste gamme de transactions. Compte tenu de leur grande importance, leur saine gestion est essentielle pour que le gouvernement atteigne son objectif global de gestion budgétaire responsableNote de bas de page 2.

Exigences imposées aux ministères

Depuis la mise en œuvre de la Stratégie d'information financièreNote de bas de page 3 en 2001, les ministères doivent enregistrer leurs revenus selon la comptabilité d'exercice (c.-à-d. lorsque la vente de biens ou la prestation de services a lieu) plutôt que la comptabilité de caisse (c.-à-d. lorsque le dépôt est fait).

Voici certains rôles et responsabilités du Ministère qui sont liés à la gestion des comptes débiteurs :

  • enregistrer, classer et présenter exactement et rapidement toutes les opérations sur les comptes débiteurs;
  • maintenir des pratiques de recouvrement efficientes et efficaces;
  • prendre en temps opportun des mesures relatives aux radiations, aux remises, ainsi qu'aux annulations ou aux renonciations de dettes qui ne sont pas entièrement régléesNote de bas de page 4.

Les comptes débiteurs (sauf pour le Bureau des cartes du Canada (BCC)) sont consignés à l'aide du module des comptes débiteurs du Système financier du gouvernement (SFG)Note de bas de page 5. Le SFG est un système financier informatique intégré qui permet de traiter les transactions, de contrôler les dépenses, d'exécuter les tâches de gestion financière et de produire des rapports. Le BCC utilise un système de distribution et de facturation des cartes pour enregistrer les transactions relatives aux comptes débiteurs. Il s'agit d'un système d’enregistrement des ventes et de l'inventaire qui transmet quotidiennement des données au SFG.

Risques pour le Ministère

Compte tenu de la valeur du dollar relativement élevée des comptes débiteurs et des revenus, leur gestion est considérée comme un processus essentiel de gestion et de présentation des rapports financiers dans le Plan de vérification basé sur le risque 2009-2012 du Ministère. C'est pourquoi la gestion des comptes débiteurs et des revenus fait l’objet d'une vérification.

But et objectifs de la vérification

La vérification avait pour but d'évaluer la pertinence des principales mesures de contrôle prévues dans le cadre de contrôle de gestion pour la gestion des comptes débiteurs et des revenus.

Les objectifs de la vérification étaient de déterminer :

  • si la conception du cadre de contrôle de gestion est efficace et si celui-ci donne les résultats prévus;
  • la mesure dans laquelle le Ministère se conforme aux règlements, aux politiques et aux normes comptables applicables.

Voici des règlements, politiques et normes applicables :

  1. les politiques de RNCanComptes débiteurs et activités de recouvrement; Modalités de paiement, octroi de crédit et comptes clients; Radiation des créances;
  2. les normes comptables de RNCan – Revenus, comptes débiteurs et revenus reportés;
  3. la Stratégie d'information financière (SIF) – Normes et procédures comptables – Revenus, comptes débiteurs et revenus reportés – Procédures;
  4. les politiques du Conseil du Trésor Politique sur la gestion des comptes débiteurs; Manuel de comptabilité selon la Stratégie d'information financière; Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs; Règlement sur les intérêts et les frais administratifs; Politique sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif; Règlement révisé sur la radiation des créances; Politique sur les marchés;
  5. Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) – Directive sur la gestion des comptes débiteurs.
Portée de la vérification

La vérification visait les exercices 2007-2008 à 2009-2010, mais n'englobait pas les revenus tirés des ressources extracôtières et les intérêts pour le projet Hibernia. Les revenus tirés des ressources extracôtières ont fait l'objet d'un examen en 2009 dans le cadre de la vérification des transferts législatifs à Nouvelle-Écosse et à Terre-Neuve-et-Labrador. En plus, la vérification n'a pas inclus la validation les modalités et conditions des accords individuels.

Conclusion de la vérification interne

Dans l'ensemble, RNCan doit améliorer sa gestion des comptes débiteurs qui assureront des meilleurs contrôles pour le maintien d’un processus efficient et efficace de recouvrement des comptes à recevoir, y compris le traitement et l'autorisation d'ajustements, les pratiques de recouvrement et les processus de radiations des dettes.

La direction de la vérification reconnaît qu'avant l'achèvement de la phase de la rédaction du rapport de vérification, le Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) a élaboré et mis en œuvre des mesures de contrôle plus solides dans les domaines clés du processus relatif aux comptes débiteurs.

Les contrôles améliorés depuis ces derniers mois ont conduit à une réduction du solde des comptes débiteurs (de 5,4 M$ au 20 novembre 2010 à 3,4 M$ au 28 février 2011).

Le tableau suivant présente un résumé des constatations de la vérification, des recommandations, des réponses de la direction et des échéanciers.

Réponse de la direction
La direction est d'accord avec les constatations et les recommandations de la vérification. Elle mettra en œuvre des mesures d'ici le 30 juin 2011.
Constatations
de la vérification
Page Recommandation Évaluation du risque Réponse de
la direction
Échéancier

Classification, enregistrement et déclaration des comptes débiteurs

Dans l'ensemble, les résultats de la vérification indiquent que les politiques du Ministère sont alignées sur les politiques du Conseil du Trésor (CT). La plupart des factures sont justifiées par des accords ou des documents exécutoires équivalents. Cependant, elle a révélé différents cas où les politiques du CT et du Ministère sur les sujets suivants n'étaient pas respectées :

  • plafonds de crédit;
  • modalités de paiement;
  • frais d'intérêts;
  • comptabilisation des produits.

4

1. La DGF doit clarifier les aspects suivants de la politique du Ministère sur les comptes débiteurs :

  1. plafonds de crédit;
  2. modalités de paiement.

Mineu

La direction souscrit aux constatations.

1&2a.+b. La DGGF a clarifié la politique du ministère sur la gestion des comptes débiteurs.

1&2a.+b.
Mis en œuvre le
8 novembre 2010

Une nouvelle directive de RNCan sur la gestion des comptes débiteurs amalgame deux instruments politiques de RNCan : les modalités de paiement, l'octroi du crédit et les comptes clients, ainsi que les comptes débiteurs et les mesures de recouvrement ont été développés et seront présentés aux fins d'approbation du SMA de la SGSI.

La nouvelle directive clarifie les rôles et responsabilités des principaux intervenants quant à l'octroi du crédit et comprend de nouvelles responsabilités pour les SMA des secteurs, qui devront approuver l'octroi du crédit pour tous les contrats à revenue, et faire des recommandations aux secteurs lorsque les demandes de crédit dépassent les seuils habituels du ministère.

La capacité d'octroyer du crédit aux clients ayant une mauvaise cote de crédit a été retirée.

Nouvelle directive approuvée le
25 mai 2011

On communiquera avec les employés de RNCan touchés par les améliorations à la nouvelle directive sur les comptes débiteurs de RNCan, et une formation leur sera offerte, au besoin.

À la suite de l'approbation de la directive

2. La DGF doit diffuser un bulletin pour informer les secteurs des politiques concernant les aspects suivants :
  1. modalités de paiement;
  2. frais d’intérêts; et
  3. comptabilisation des produits.

Le 8 novembre 2010, un message a été envoyé aux gestionnaires de RNCan concernant les exigences de la politique relatives aux plafonds de crédit, aux modalités de paiement et aux frais d'intérêts.

1&2 a.+ b. Ce message a également été affiché sur l'intranet de RNCan le 7 janvier 2011.

2. b. En vertu de la nouvelle directive, la marge de tolérance quant à la renonciation aux intérêts du ministère a été réduite afin qu'aucun intérêt ne soit appliqué lorsque le solde du compte du client a été payé avant l'imputation des intérêts et que l'intérêt couru est de moins de 10 $ (auparavant, il devait être de moins de 25 $).

Aucune mesure de recouvrement supplémentaire d'une dette de moins de 5 $ ne sera exercée (auparavant, il s'agissait d'une dette de moins de 25 $). On recommandera de radier ces dettes lorsqu'elles seront en souffrance depuis plus de 90 jours. Ces deux changements harmoniseront le Ministère à la configuration du SAP d'Agriculture et Agroalimentaire Canada.

1&2 a.+ b.
Mis en œuvre le
7 janvier 2011

2. c. Le 21 septembre 2010, la DGGF a communiqué avec le secteur concerné afin d'expliquer l'exigence de la constatation des redevances sur les licences octroyées. Le secteur et la DGGF se sont entendus sur un processus d'enregistrement et de constatation des redevances sur les licences à la fin de l'exercice. Le 11 janvier 2011, la DGGF a de nouveau communiqué au secteur, en guise de rappel, ces exigences convenues pour la constatation des redevances à la fin de l'exercice

2. c.
Mis en œuvre le
21 septembre 2010 et le 11 janvier 2011

Aussi, les procédures ministérielles de fin d'exercice seront élargies pour inclure la constatation des revenus.

Mis en œuvre en
février 2011

Le Centre d'expertise (CE) de la DGGF a renforcé ses méthodes d'examen de la qualité en demandant, de vérifier tous les accords generateur de revenues de plus de 250k$ avant la signature de contrat pour l’émission d’une facturation à l’externe

Mis en œuvre le 29 déc. 2010

Un groupe de travail sur la production de recettes comprenant des représentants du Bureau du développement des affaires des secteurs ainsi que des spécialistes fonctionnels se réunit régulièrement afin de partager les leçons retenues, de normaliser et d'améliorer les outils, et de communiquer les pratiques exemplaires.

Se réunit tous les trimestres

Corrections, pratiques de recouvrement et radiations

Pour les factures émises au cours de l'exercice 2008-2009 (73 M$), à l'exclusion des intérêts pour le projet Hibernia, 96,8 % (71 M$) des comptes débiteurs ont été recouvrés au cours de l'exercice. Seulement 3,2 % (2,3 M$) étaient impayés au 31 mars 2009. Cependant, il existe des possibilités d'amélioration aux étapes suivantes du cycle de vie des comptes débiteurs :

  • corrections (y compris l'autorisation et la justification);
  • pratiques de recouvrement;
  • processus de radiation des créances.
8 3. Le BSP doit mettre en œuvre des procédures et des mesures de contrôle pour atteindre les objectifs suivants :
  1. examiner et remettre en question la pertinence de toutes les demandes de correction faites par les secteurs et assurer leur approbation adéquate; et

  2. améliorer le recouvrement en temps opportun et l’approbation de la radiation des comptes débiteurs.

Modéré

La direction souscrit aux constatations.

3. a. Depuis le 31 décembre 2010, le BSP a mis en œuvre et affiché sur l'intranet de RNCan des procédures et des mesures de contrôle pour le personnel du BSP et les clients des secteurs, lesquelles montrent les exigences de fournir des documents justificatifs au BSP concernant les demandes d'ajustement aux comptes débiteurs.

3. a.
Mis en œuvre le
31 décembre 2010

3. b. Depuis le 31 décembre 2010, le BSP a accéléré les recouvrements et les approbations de radiations de comptes débiteurs en élaborant et en affichant sur son site interne SharePoint une procédure du BSP pour l'escalade des recouvrements de dettes, laquelle comprend des délais précis pour chaque mesure de recouvrement et des exigences en matière de tenue de registres de toutes les mesures de recouvrement qui sont prises.

3. b.
Mis en œuvre le
31 décembre 2010

3. c. Dans le cadre de cette procédure, les services financiers du BSP se réuniront une fois par mois pour surveiller et examiner en permanence les anciens comptes et prendre des mesures correctives en consultation avec les secteurs appropriés, au besoin.

3. c.
Mis en œuvre le
31 mars 2011, puis sur une base régulière

3. d. Le mandat et les procédures du Comité d'examen de la radiation des dettes du ministère ont été mis à jour au cours de l'exercice 2010-2011. Le Comité se réunit tous les trimestres.

3. d.
Mis en œuvre en septembre 2010, puis sur une base régulière

3. e. Une nouvelle directive sur la radiation des dettes du ministère a été élaborée et représente une réécriture complète de l'instrument politique d'extinction de dettes qui est actuellement en place. Voici certains des changements clés :

  • Clarifier les objectifs de la radiation de dettes – réduire les coûts des débiteurs irrécouvrables et refléter adéquatement la valeur de réalisation nette des créances;
  • Se concentrer sur les radiations de dettes, étant donné que la majorité des extinctions de dettes sont des radiations et qu'elles peuvent être approuvées au niveau du ministère;
  • Mettre l'accent sur les exigences liées à la radiation de dettes, y compris les critères de radiation de dettes inclus dans le Règlement sur la radiation des créances (1994);
  • Offrir des conseils sur les situations où le ministère peut radier des dettes qui ne satisfont pas les critères habituels;
  • Préciser les exigences concernant les documents relatifs aux efforts de recouvrement et aux mesures de radiation de dettes aux fins de vérification;
  • Préciser les exigences en matière de renseignements aux fins de présentations au Comité d'examen des radiations de dettes ministérielles.

3. e.
Une nouvelle directive doit être présentée aux fins d'approbation.

4. La DGF doit examiner les procédures et les mesures de contrôle utilisées par le BSP pour évaluer la conformité à la politique et faire le suivi de ces procédures et mesures de contrôle pour vérifier si elles sont efficaces.

4. a. D'ici le 28 février 2011, la DGGF examinera et évaluera les procédures et les mesures de contrôle du BSP par rapport aux politiques financières du Conseil du Trésor et du ministère. Ce délai permettra une évaluation et un examen adéquats, étant donné que les nouvelles procédures et mesures de contrôle du BSP (3.a.) sont mises en œuvre depuis le 31 décembre 2010.

4. a. Le 28 février 2011, la DGGF a soumis des observations au BSP sur les résultats de ses procédures et de son examen des mesures de contrôle – procédures mises à jour en avril 2011

4. b. D'ici le 30 juin 2011, la DGGF surveillera les procédures et les mesures de contrôle du BSP (3.a.) pour le dernier trimestre de l'exercice 2010-2011, afin de s'assurer qu'elles fonctionnent comme prévu. Étant donné que les nouvelles procédures et mesures de contrôle du BSP (3.a.) sont mises en œuvre depuis le 31 décembre 2010, le délai du 30 juin 2011 permettra à un nombre approprié d'échantillons de transactions (plus que la période de trois mois de janvier à mars 2011) d'être extraits dans le cadre du nouveau processus de surveillance continue.

4. b.
Sera mis en œuvre le
30 juin 2011, puis sur une base régulière

4. c. La nouvelle directive de RNCan sur la gestion des comptes débiteurs a clarifié les rôles et responsabilités des principaux intervenants, concernant les comptes débiteurs en souffrance. Voici certains des changements clés :

  • Le directeur financier est désormais chargé de surveiller la gestion des comptes débiteurs, y compris les activités de recouvrement, et de distribuer une fois par mois les rapports sur les anciens comptes débiteurs aux SMA des secteurs.
  • Les SMA des secteurs sont désormais chargés de justifier le fait que certains comptes en souffrance ne soient pas envoyés à une agence de recouvrement privée, et d'effectuer une fois par mois une surveillance active des comptes débiteurs en souffrance.

Commence en mai 2011, puis sur une base régulière

Table des matières


INTRODUCTION

La gestion des comptes débiteurs et des revenus sont au cœur des processus de la gestion financière et d’établissement de rapports qui constituent un niveau significatif d’importance pour le ministère. Selon ses états financiers au 31 mars 2009, les revenus du Ministère se chiffraient à 2,7 G$ et le solde des comptes débiteurs, à 167 M$Note de bas de page 6.

Les comptes débiteurs sont considérés comme des sommes à recevoir à court terme qui devraient normalement, mais pas nécessairement, être recouvrées dans un délai d'un an et qui peuvent comprendre des créances clients et des créances diverses. Les créances clients représentent des montants dus par des clients pour des biens et des services fournis dans le cadre d'activités habituelles. Les créances diverses découlent d'une gamme de transactions, notamment les revenus de placement (dividendes), les intérêts créditeurs, les remboursements des trop-payés et les recouvrementsNote de bas de page 7.

Les revenus comprennent les rentrées de fonds, les comptes débiteurs ou d'autres considérations qui découlent des activités habituelles d'une organisation gouvernementale, habituellement de la vente de biens, de la prestation de services ou de l'obtention d'intérêts, de redevances et de dividendes. Ils ne comprennent pas les emprunts, par exemple les produits tirés des débentures ou les transferts d'autres fonds, le remboursement des prêts, des débiteurs, des avances, etc.Note de bas de page 8 De plus, les revenus déclarés dans les états financiers du Ministère comprennent aussi les amendes et l'amortissement de l'escompte des prêts.

L'Unité des comptes débiteurs (UCD) du Bureau des services partagés (BSP) est responsable du contrôle et du recouvrement des comptes débiteurs au nom du Ministère. Les ventes à crédit ont lieu à l'échelle des secteurs, qui émettent la plupart des factures. Lorsqu'un accord est conclu, les secteurs avertissent le BSP et lui demandent de créer un compte client, ce qui comprend la détermination d'un plafond de crédit, le cas échéant. Lorsque les biens ou les services sont fournis, une facture est habituellement émise par le secteur selon l'accord ou une autre forme d’entente conclue entre le Ministère et le client. Lorsqu'une facture est émise par l'entremise du système financier du Ministère (Système financier du gouvernement (SFG)), un compte débiteur est créé simultanément. C'est à ce moment que l'UCD du BSP contrôle les comptes débiteurs et les recouvrements. Les secteurs doivent lui indiquer tous les changements survenus dans la situation des comptes débiteurs, et ces changements doivent être approuvés par l'autorité pertinente. L'UCD du BSP est aussi responsable des comptes débiteurs créés dans des systèmes patrimoniaux autres que le SFG, par exemple le système de distribution et de facturation des cartes utilisé par le Bureau des cartes du Canada (BCC).

BUT ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

La vérification avait pour objet d'évaluer la pertinence des principales mesures de contrôle prévues dans le cadre de contrôle de gestion pour la gestion des comptes débiteurs et des revenus.

Les objectifs de la vérification étaient de déterminer :

  • si la conception du cadre de contrôle de gestion est efficace et si celui-ci donne les résultats prévus;
  • la mesure dans laquelle le Ministère se conforme aux règlements, aux politiques et aux normes comptables applicables.

Voici des règlements, politiques et normes applicables :

  1. les politiques de RNCanComptes débiteurs et activités de recouvrement; Modalités de paiement, octroi de crédit et comptes clients; Radiation des créances;
  2. les normes comptables de RNCan – Revenus, comptes débiteurs et revenus reportés;
  3. la Stratégie d'information financière (SIF) – Normes et procédures comptables – Revenus, comptes débiteurs et revenus reporté – Procédures;
  4. les politiques du Conseil du Trésor Politique sur la gestion des comptes débiteurs; Manuel de comptabilité selon la Stratégie d'information financière; Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs; Règlement sur les intérêts et les frais administratifs; Politique sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif; Règlement révisé sur la radiation des créances; Politique sur les marchés;
  5. Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) – Directive sur la gestion des comptes débiteurs.
PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

La vérification a consisté en un examen des processus, des mesures de contrôle et de la documentation connexe pour les exercices 2007-2008 à 2009-2010. Elle ne portait pas sur les revenus tirés des recettes extracôtières, les paiements d'intérêts pour le projet Hibernia et la validation des accords, parce que les revenus tirés des recettes extracôtières ont fait l'objet d'un examen en 2009 dans le cadre de la vérification des transferts d'origine législative de la Nouvelle-Écosse et de Terre-Neuve-et-Labrador et que les intérêts et les accords font l'objet d'un examen distinct par la Direction de la vérification interne.

MÉTHODE

La vérification a été réalisée selon les critères établis dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, ainsi que selon les normes prescrites par l'Institut des vérificateurs internes. Une méthode axée sur le cycle des activités a été utilisée pour déterminer la conformité et l'efficacité des procédures. Elle a englobé les tâches suivantes :

  • examiner la documentation pertinente;
  • faire passer des entrevues aux gestionnaires et aux employés;
  • interroger les fournisseurs sectoriels d’information financière (FSIF)Note de bas de page 9;
  • réaliser une analyse de l'écart pour comparer les politiques du Ministère avec celles du Conseil du Trésor;
  • cerner et évaluer les principaux risques associés à la gestion des comptes débiteurs et des revenus;
  • prélever des échantillons des transactions liées aux comptes débiteurs (ne comprenant pas les exclusions énumérées ci-dessus) à partir de l'exercice 2007-2008 jusqu'à l'exercice 2009-2010, qui se sont chiffrées au total à 177 M$;
    • réaliser un examen détaillé de 200 transactions liées aux comptes débiteurs choisies au hasard (184 factures d'une valeur supérieure à 1 000 $ et 16 factures d'une valeur inférieure à 1 000 $, pour un total de 39,7 M$), ainsi que de 15 transactions liées aux comptes débiteurs du BCC (2 800 000 $);
    • réaliser un examen détaillé d'un échantillon discrétionnaireNote de bas de page 10.

Les constatations de la vérification ont été cotées selon leur niveau de risque. Pour avoir plus de renseignements sur la cotation des constatations de la vérification, voir l'annexe A.

CRITÈRES

Les critères de vérification sont les normes raisonnables en matière de rendement et de contrôle qui ont été utilisées par la Direction de la vérification pour évaluer la pertinence des pratiques de gestion des comptes débiteurs et des revenus du Ministère. Ils ont été tirés des politiques et des procédures du Ministère et du Conseil du Trésor. Le rendement réel a été évalué en fonction des critères de vérification, ce qui a mené à la formulation d'une constatation favorable ou à la détermination d'un domaine à améliorer. Les critères de vérification ont été examinés par la direction avant le début de la vérification.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

CLASSIFICATION, ENREGISTREMENT ET PRÉSENTATION DE RAPPORTS DES COMPTES DÉBITEURS
Conclusion

Dans l'ensemble, les résultats de la vérification indiquent que les politiques du Ministère sont alignées à celles du Conseil du Trésor. La majorité des factures sont justifiées par des accords ou des documents exécutoires équivalents. Cependant, les résultats indiquent aussi que dans certains cas, les politiques du Conseil du Trésor et du Ministère sur les sujets suivants n'ont pas été respectées :

  • plafonds de crédit;
  • modalités de paiement;
  • frais d'intérêts; et
  • constatation des produits.
Risque et Impact
Type de risque Évaluation du risque Impact
Conformité Mineur Le risque de non-conformité aux exigences de la politique ministérielle pourrait entrainer une classification, un enregistrement et une présentation des rapports de transactions liées aux revenus et aux comptes débiteurs inexacts. Il pourrait aussi accroître le nombre de créances irrécouvrables.
Observations
DOCUMENTATION A L'APPUI

Selon la Politique sur la gestion des comptes débiteurs du Conseil du Trésor, les ministères doivent mettre en place un cadre pour de contrôles internes y compris la fourniture des pièces justificatives « pour suivre toutes les demandes depuis la transaction qui a donné lieu à la dette jusqu'à son règlement final »Note de bas de page 11. S'il n'existe pas de documentation écrite qui confirme que le client a accepté la transaction commerciale avant que le produit ou le service ne soit fourni, le Ministère risque de ne pas se faire payer, puisque le client pourrait nier l'existence de la dette.

  • L'équipe de vérification a examiné 200 factures pour un total de 39,7 M$. Pour 183 de ces factures (ou 91,5 %), représentant 39,5 M$, le dossier contenait le contrat, le bon de commande, la convention de services ou le protocole d'entente requis.
  • Pour six factures totalisant 56 000 $, les pièces justificatives n’étaient pas suffisantes pour confirmer la transaction commerciale. Dans tous ces cas, il s'agissait de transactions réalisées avec de clients autres que les autres ministères mais dont les montants avaient toutes été recouvrés.
  • Les 11 factures restantes, totalisant 170 000 $, étaient endommagées, parce qu'il y avait eu une inondation dans la zone de stockage des archives du Ministère. L'équipe de vérification n'a donc pas pu déterminer s'il existait de la documentation à l’appui. Cependant, toutes ces factures représentaient des transactions commerciales réalisées avec d'autres ministères, ce qui réduit le risque de créances irrécouvrables.
PLAFOND DE CRÉDIT

Selon la Politique sur la gestion des comptes débiteurs du Conseil du Trésor, les ministères doivent déterminer, dans le cadre d'une politique ministérielle de crédit, un niveau acceptable de risque lié au créditNote de bas de page 12. Selon la politique du Ministère, un crédit intégral est accordé aux autres ministères, aux sociétés et aux organismes d'État, aux gouvernements provinciaux, à d'autres organisations financées par le gouvernement, aux établissements d'enseignement et aux grandes entreprisesNote de bas de page 13. Pour tous les autres clients (y compris les clients autres que les autres ministères), le plafond de crédit s'établit à 33 % des ventes annuelles prévuesNote de bas de page 14. Enfin, un plafond de crédit supérieur à 33 % des ventes annuelles prévues peut être accordé si le gestionnaire approprié le justifie.

Dans l'ensemble, la vérification révèle que la politique sur le plafond de crédit n’indique pas la définition des ventes annuelles prévues, ni la façon dont le montant devrait être établi et enregistré et par qui ou comment une dérogation accordée par la direction devrait être justifiée.

En raison de la capacité limitée du système, l'équipe de vérification n'a pas pu examiner l'information sur la façon dont les plafonds de crédit sont créés pour les clients. Cela est dû au fait que de nombreux comptes clients ont été créés dans le SFG il y a de nombreuses années et que l'information correspondante n'y est pas mise à jour. Pour surmonter cette difficulté, un questionnaire a été remis aux représentants sectoriels, afin de mieux comprendre comment le plafond de crédit est établi à l'échelle des opérations. Les résultats du questionnaire indiquent que 55 % des représentants sectoriels établissent le plafond de crédit en fonction du montant total d'un contrat ou de la valeur estimée totale des factures. Parmi les 200 factures de l'échantillon, 90 factures d'une valeur totale de 2,7 M$ avaient été créées par les représentants sectoriels et 47 de ses factures, d'une valeur totale de 1,8 M$, n'avaient pas été payées après le délai de 30 jours. Cette méthode accroît le risque du Ministère en matière de crédit. Elle est également contraire à l'esprit de la politique du Conseil du Trésor, qui indique qu'il faut « éviter, si possible, de créer des comptes débiteurs »Note de bas de page 15, et à la nouvelle directive du Conseil du Trésor, qui indique qu'il faut « limiter le nombre de comptes débiteurs »Note de bas de page 16.

MODALITÉS DE PAIEMENT

Selon la politique interne du Ministère, lorsqu'un crédit est prolongé, « la période de paiement s’étendra sur les 30 jours suivant la date de facturation »Note de bas de page 17. Cela optimise la situation de trésorerie du Ministère et réduit au minimum le risque de perdre des revenus d'intérêts. Le directeur général de la Direction de la gestion financière (DGF) a approuvé par courriel une exception à cette règle. En effet, le 26 mai 2008, la période de paiement a été établie à 60 jours pour le BCC.

Parmi les 200 factures de l'échantillon, l'équipe de vérification a trouvé 7 factures de clients autres que les autres ministères qui totalisaient 150 000 $ et pour lesquelles la période de paiement était supérieure à 30 jours. Aucune documentation ne justifiait ces exceptions. Selon les entrevues, la période de paiement est prolongée soit sur la proposition du client ou soit parce qu'il s'agit d'un client étranger dont il est accordé plus de temps pour effectuer un paiement. L'intérêt est automatiquement facturé dans le SFG le 31e jour, et le BSP fait les ajustements manuels nécessaires en fonction de la durée de la prolongation.

Il est aussi indiqué dans la politique interne que la possibilité de payer en dollars américains ne doit être offerte que dans des « cas exceptionnels », mais la façon de documenter ces exceptions n’est pas précisée. De 2007-2008 à 2009-2010, le Ministère a enregistré des pertes de 207 000 $ dues à des devises étrangères. Si les paiements en dollars américains ne sont pas justifiés, il est impossible d'en déterminer le caractère raisonnable, ce qui peut exposer le Ministère potentiellement à des pertes plus importantes à ce chapitre.

FRAIS D'INTÉRÊTS

Selon le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs, les ministères doivent facturer des intérêts sur les montants dus par des clients autres que les autres ministères (c.-à-d. les gouvernements provinciaux et territoriaux, les gouvernements étrangers et les sociétés d'État) qui n'ont pas été payés après le délai de 30 jours, à moins d’indication contraire dans une commande, un contrat ou un accord. Cependant, l'équipe de vérification a déterminé dans les 200 factures de l'échantillon, 24 factures destinées à des clients autres que les autres ministères et totalisant 1,8 M$, pour lesquelles le calcul des intérêts avait été bloqué manuellement par les personnes qui avaient créé ces factures dans le SFG, ce qui pourrait représenter pour le Ministère une perte de revenus d'intérêts d'environ 7 300 $. Les représentants sectoriels ont expliqué que les intérêts n'ont pas été facturés à ces clients parce qu'il en est ainsi depuis longtemps ou parce que l’on pensait qu'il ne fallait pas facturer d'intérêts aux gouvernements provinciaux.

CONSTATATION DES PRODUITS

Selon la norme ministérielle intitulée Revenus, comptes débiteurs et revenus reportés – Normes et procédures, il faut comptabiliser les revenus de licence mesurables et les comptes débiteurs dans la période au cours de laquelle les transactions qui ont engendré des revenus et des comptes débiteurs ont eu lieuNote de bas de page 18. Pour une facture d'une valeur totale de 10 000 $ par année, parmi les 200 factures de l'échantillon, les revenus de licence mesurables n'avaient pas été enregistrés dans la période au cours de laquelle les transactions avaient eu lieu et n'avaient été comptabilisés qu’à la réception du paiement, qui était en retard de trois ans. Les revenus n'ont été comptabilisés que dans la quatrième année, et aucun compte débiteur n'a été créé. À la date de la vérification, il existait pour ce programme 15 contrats de licence valides prévoyant des modalités et conditions similaires, qui devaient générer au minimum des redevances annuelles de 89 500 $ en 2010-2011. La DGF a depuis revu le processus de facturation des licences et établi que tous les montants fixes en souffrance doivent être payés avant la fin de l'exercice pour assurer la comptabilisation de ces montants dans le bon exercice.

Recommandations
  1. La DGF doit clarifier les aspects suivants de la politique du Ministère sur les comptes débiteurs :
    1. plafonds de crédit;
    2. modalités de paiement.

  2. La DGF doit diffuser un bulletin pour informer les secteurs des politiques qui concernent les aspects suivants :
    1. modalités de paiement;
    2. frais d'intérêts;
    3. comptabilisation des produits.
Plan d'action de la direction et échéancier

La direction souscrit aux constatations.
1&2a.+b. La DGGF a clarifié la politique du ministère sur la gestion des comptes débiteurs.

Échéancier : 1&2a.+b. Mis en œuvre le 8 novembre 2010

Une nouvelle directive de RNCan sur la gestion des comptes débiteurs amalgame deux instruments politiques de RNCan : les modalités de paiement, l'octroi du crédit et les comptes clients, ainsi que les comptes débiteurs et les mesures de recouvrement ont été développés et seront présentés aux fins d'approbation du SMA de la SGSI.

La nouvelle directive clarifie les rôles et responsabilités des principaux intervenants quant à l'octroi du crédit et comprend de nouvelles responsabilités pour les SMA des secteurs, qui devront approuver l'octroi du crédit pour tous les marchés à production de recettes, et faire des recommandations aux secteurs lorsque les demandes de crédit dépassent les seuils habituels du ministère.

Échéancier : Nouvelle directive approuvée le 25 mai 2011

La capacité d'octroyer du crédit aux consommateurs ayant une mauvaise cote de crédit a été retirée.

On communiquera avec les employés de RNCan touchés par les améliorations à la nouvelle directive sur les comptes débiteurs de RNCan, et une formation leur sera offerte, au besoin.

Échéancier : À la suite de l'approbation de la directive

Le 8 novembre 2010, un message a été envoyé aux gestionnaires de RNCan concernant les exigences politiques relatives aux plafonds de crédit, aux modalités de paiement et aux frais d'intérêts.

1&2 a.+b. Ce message a également été affiché sur l'intranet de RNCan le 7 janvier 2011.

Échéancier : 1&2 a.+b. Mis en œuvre le 7 janvier 2011

2. b. En vertu de la nouvelle directive, la marge de tolérance quant à la renonciation aux intérêts du ministère a été réduite afin qu'aucun intérêt ne soit appliqué lorsque le solde du compte du client a été payé avant l'imputation des intérêts et que l'intérêt couru est de moins de 10 $ (auparavant, il devait être de moins de 25 $).

Aucune mesure de recouvrement supplémentaire d'une dette de moins de 5 $ ne sera exercée (auparavant, il s'agissait d'une dette de moins de 25 $). On recommandera de radier ces dettes lorsqu'elles seront en souffrance depuis plus de 90 jours. Ces deux changements harmoniseront le Ministère à la configuration du SAP d'Agriculture et Agroalimentaire Canada.

2. c. Le 21 septembre 2010, la DGGF a communiqué avec le secteur concerné afin d'expliquer l'exigence de la constatation des redevances sur les licences octroyées. Le secteur et la DGGF se sont entendus sur un processus d'enregistrement et de constatation des redevances sur les licences à la fin de l'exercice. Le 11 janvier 2011, la DGGF a de nouveau communiqué au secteur, en guise de rappel, ces exigences convenues pour la constatation des redevances à la fin de l'exercice.

Échéancier : 2. c. Mis en œuvre le 21 septembre 2010 et le 11 janvier 2011

En outre, les procédures ministérielles de fin d'exercice seront élargies pour inclure la constatation des revenus.

Échéancier : Mis en œuvre en février 2011

Le Centre d'expertise (CE) de la DGGF a amélioré ses méthodes d'examen de la qualité en demandant, au moyen de la délivrance d’une directive sur les frais d'utilisation externe, que soient vérifiés tous les accords générateurs de recettes de plus de 250 k$, avant la signature de contrats.

Échéancier : Mis en œuvre le 29 déc. 2010

Un groupe de travail sur la production de recettes comprenant des représentants du Bureau du développement des affaires des secteurs ainsi que des spécialistes fonctionnels se réunit régulièrement afin de partager les leçons retenues, de normaliser et d'améliorer les outils, et de communiquer les pratiques exemplaires.

Échéancier : Se réunit tous les trimestres

CORRECTIONS, PRATIQUES DE RECOUVREMENT ET RADIATIONS
Conclusion

Pour les factures émises au cours de l’exercice 2008-2009 (73 M$), à l’exclusion des intérêts pour le projet Hibernia, 96,8 % (71 M$) des comptes débiteurs ont été recouvrés au cours de l'exerciceNote de bas de page 19. Seulement 3,2 % (2,3 M$) étaient impayés au 31 mars 2009. Cependant, il existe des possibilités d'amélioration aux étapes suivantes du cycle de vie des comptes débiteurs :

  • corrections (y compris l'autorisation et la justification);
  • pratiques de recouvrement; et
  • processus de radiation des créances.
Risque et Impact
Type de risque Évaluation du risque Impact
Opérations Modéré Des pratiques de recouvrement inefficaces diminuent la possibilité de recouvrer les comptes débiteurs et peuvent créer des problèmes relationnels avec les organisations clientes.
Contrôle Modéré Le manque d’efforts de surveillance des comptes débiteurs en souffrance pourrait entrainer des recouvrements insuffisants et cela pourrait créer des problèmes relationnels avec les organisations clientes.
Rapports Mineur La réduction inexacte des comptes débiteurs pourrait entrainer l'information financière inexacte et inopportune.
Observations
CORRECTIONS : AUTORISATION ET JUSTIFICATION

La correction d'un compte débiteur est une intervention administrative qui annule le montant dû parce que le compte débiteur a été créé par erreur ou légitimée par l'annulation de l'accord ou par la réduction des produits ou des services. Selon l'examen de la base de données des comptes débiteurs du SFG réalisé par l'équipe de vérification, des ajustements à la baisse (c.-à-d. une réduction du compte débiteur, l’annulation de factures, renoncement des intérêts ou le renversement de taxes) d’une valeur de 2,8 M$ sur un total de 110.0M des comptes débiteur réalisées en 2008-2009.

Les secteurs informent l'UCD du BSP des corrections à faire, puis le superviseur du BSP approuve les corrections et désigne des employés de cette unité pour entrer les corrections dans le SFG. Selon la politique interne du Ministère sur les comptes débiteurs, le superviseur de l'UCD du BSP doit approuver les corrections faites à tous les comptes débiteursNote de bas de page 20. Cependant, l'équipe de vérification a découvert qu'au moment de la vérification, les corrections étaient autorisées par une personne qui n'avait pas la délégation de pouvoir de signature en matière financière. En outre, elle a remarqué qu'une division fait elle-même les corrections sans avoir l'approbation du superviseur du BSP. À la fin du déroulement de la vérification, des mesures correctrices avaient été prises par l'UCD du BSP, et les corrections étaient approuvées par le gestionnaire des opérations comptables, qui avait la délégation de pouvoir de signature en matière financière pertinente.

Dans les entrevues, le personnel de l'UCD du BSP a confirmé à la Direction de la vérification que les corrections sont faites à la demande des secteurs et qu'aucune autre question n'est posée avant la saisie des corrections dans le SFG. Il a aussi souligné qu'il ne reçoit pas et n'examine pas les documents justificatifs, par exemple les contrats, avant de réduire le montant. L'absence d'un examen indépendant de la justification présentée par les secteurs accroît le risque que les corrections faites aux comptes débiteurs soient inappropriées et non conformes à la politique du Ministère sur la radiation des créancesNote de bas de page 21.

L'équipe de vérification a examiné les transactions de correction faites entre 2008-2009 et 2009-2010. Sur les 5 238 corrections à la baisse (totalisant 1,5 M$), 26 représentaient un montant supérieur à 10 000 $ et avaient été faites plus de 90 jours après l'émission de la facture originale. Des lettres de rappel avaient été envoyées pour 16 de ces corrections (totalisant 753 000 $) avant l'exécution de la correction. Parmi ces 16 corrections, 13 avaient été faites notamment parce que le calendrier des paiements prévu dans l'accord de contribution avait été modifié et que des paiements avaient été portés au compte « Free Balance » et non pas directement au compte des factures impayées. Les trois dernières factures (d'un montant de 20 000 $, de 14 000 $ et de 220 000 $, respectivement) ont été annulées en raison d'un règlement convenu avec chaque client.

En vertu du Règlement révisé sur la radiation des créances, ces factures auraient dû être considérées comme des radiations, parce que la dette qui restait après la fin de l'accord n'était pas recouvrableNote de bas de page 22. De plus, pour la facture de 220 000 $, il n'existait pas de convention de services officielle pour la prestation de services d'une valeur maximale estimée à 1,9 M$. La valeur des services réels fournis était de 500 000 $; cependant, les agents du programme n'ont pas enregistré ce montant dans le SFG comme créance débiteur. Ils ont enregistré et annulé le paiement anticipé de 220 000 $. Une facture de 240 000 $ a ensuite été émise en raison du règlement, et le paiement a été reçu.

PRATIQUES DE RECOUVREMENT

D’après le Rapport détaillé sur les comptes débiteurs classés selon l’échéance et le numéro de facture daté du 20 novembre 2009, 37 % (2,0 M$) des comptes débiteurs ont été impayés pendant plus d'un an.

Selon la politique ministérielle, des lettres de rappel doivent être envoyées les 60e et 90e jours pour les comptes impayésNote de bas de page 23. Au 120e jour de retard, les comptes débiteurs doivent être transférés à des fins de recouvrement s'il ne s'agit pas de dettes d’un autre ministère, d’organismes et d’organisations gouvernementaux ou de gouvernements étrangers, de dettes qui font l'objet d'un appel ou d'un litige ou de dettes qui peuvent facilement être recouvrées par déduction ou réduction des futurs montants des versements périodiquesNote de bas de page 24. Sur les 200 factures examinées, 30 étaient en retard de 60 jours ou plus, selon le délai entre la date de la facture et la dernière date d'un paiement ou d'une correction.

Dans l'échantillon discrétionnaire tiré du Rapport détaillé sur les comptes débiteurs classés selon l’échéance et le numéro de facture, qui comprend 27 factures totalisant 1,0 M$, onze factures étaient sur le point d'être envoyées à une agence de recouvrement privée (ARP) ou étaient associées soit à une faillite, soit à une radiation éventuelle dans le SFG. Il était indiqué dans le SFG que les 16 factures restantes, totalisant 313 000 $, avaient été envoyées à une ARP. Cependant, elles avaient toutes été envoyées après la date limite de 120 jours (dans un délai qui pouvait aller de 165 jours à sept ans).

Pour ce qui est de l'efficacité des activités de recouvrement de l'ARP au cours des trois derniers exercices, seulement 5 % (en moyenne) des comptes débiteurs en souffrance depuis plus de 365 jours ont été envoyés à une ARP, et le taux de recouvrement n'a été que de 0,14 %.

Selon la politique ministérielle, l'ARP doit fournir des rapports mensuels. Ces rapports doivent concorder avec les documents comptables du Ministère et servir à contrôler le rendement opérationnel de l'ARPNote de bas de page 25. Dans les entrevues, le personnel de l'UCD du BSP a indiqué qu'aucune norme n'est utilisée pour assurer le transfert en temps opportun des comptes débiteurs à une ARP ou pour déterminer pendant combien de temps l'ARP tentera de les recouvrer. Il a aussi indiqué qu'après l'envoi des comptes débiteurs à une ARP, il ne fait pas activement le suivi auprès de celle-ci pour connaître la situation des comptes débiteurs.

Le fait que les comptes débiteurs soient envoyés en retard à une ARP et l'insuffisance du suivi des activités de recouvrement peuvent diminuer la probabilité que le Ministère recouvre entièrement ses comptes débiteurs en souffrance et pourrait expliquer l’existence de comptes débiteurs en souffrance de longue date.

Des meilleures pratiques de recouvrement comme effectuer des vérifications de crédit solide et un suivi rigoureux des créances impayées devraient aider RNCan à devenir un meilleur interprète et réaliser l'objectif de la directive de Conseil de Trésor sur la gestion de créances à savoir limiter le nombre de comptes débiteurs dans la mesure du possible.

PROCESSUS DE RADIATION DES CRÉANCES

La radiation des créances est une mesure comptable qui s'applique principalement aux créances irrécouvrables. Elle n'annule pas la dette, ne libère pas le débiteur de l'obligation de payer et n'enlève pas à la Couronne le droit de prendre de futures mesures de recouvrement. L'équipe de vérification a découvert que les trois mesures de radiation prises en 2009-2010 qu'elle a examinées n'avaient pas été approuvées par le dirigeant principal des finances (DPF) du Ministère avant leur suppression dans le SFG.

Selon la politique du Ministère, les Services juridiques doivent donner une opinion sur toutes les dettes égales ou supérieures à 300 $ lorsque les activités de recouvrement ne donnent pas les résultats escomptésNote de bas de page 26. Ce sont eux qui déterminent le plan d'action. Si le montant considéré comme irrécouvrable est supérieur à 2 000 $Note de bas de page 27, la radiation proposée doit être examinée et approuvée par le Comité d'examen de la radiation des créances du Ministère (le Comité), qui est présidé par le DPF. Selon l'Instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière du Ministère, le DPF est responsable de donner l'approbation ultime de la radiation des créances d'une valeur de plus 2 000 $Note de bas de page 28.

L'équipe de vérification a constaté qu'à l'occasion de sa première réunion officielle qui s'est tenue le 12 mars 2010, le Comité a recommandé la radiation de trois créances totalisant 932 500 $, à la condition que le directeur général du secteur demande les radiations et fournisse une copie de l'accord de contribution original pour l'une des créances. Il a reçu l'information entre le 18 mars et le 6 avril 2010. Les radiations ont été enregistrées dans le Grand livre général le 23 avril 2010 pour l'exercice 2009-2010. Même si la décision de recommander les radiations est inscrite dans le procès-verbal de la réunion du Comité, ces radiations n'ont pas été officiellement approuvées par le DPF. Le Comité a tenu sa deuxième réunion officielle le 15 septembre 2010, et il a convenu à cette occasion que toutes les radiations subséquentes seront officiellement approuvées par le DPF à l'aide du formulaire prévu pour recommander la radiation d'une créance.

Recommandations
  1. Le BSP doit mettre en œuvre des procédures et des mesures de contrôle pour atteindre les objectifs suivants :
    1. examiner et remettre en question la pertinence de toutes les demandes de correction faites par les secteurs et assurer leur approbation adéquate; et
    2. améliorer le recouvrement en temps opportun et l’approbation de la radiation des comptes débiteurs.

  2. La DGF doit examiner les procédures et les mesures de contrôle utilisées par le BSP pour évaluer la conformité à la politique et faire le suivi de ces procédures et mesures de contrôle pour vérifier si elles sont efficaces.
Plan d'action de la direction et échéancier

La direction est d’accord avec les conclusions.

3. a. Depuis le 31 décembre 2010, le BSP a mis en œuvre et affiché sur l'intranet de RNCan des procédures et des mesures de contrôle pour le personnel du BSP et les clients des secteurs, lesquelles documentent l'exigence de fournir des documents justificatifs au BSP concernant les demandes d'ajustement aux comptes débiteurs.

Échéancier : 3. a. Mis en œuvre le 31 décembre 2010

3. b. Depuis le 31 décembre 2010, le BSP a accéléré les recouvrements et les approbations de radiations de comptes débiteurs en élaborant et en affichant sur son site interne SharePoint une procédure du BSP pour l'escalade des recouvrements de dettes, laquelle comprend des délais précis pour chaque mesure de recouvrement et des exigences en matière de tenue de registres de toutes les mesures de recouvrement qui sont prises.

Échéancier : 3. b. Mis en œuvre le 31 décembre 2010

3. c. Dans le cadre de cette procédure, les services financiers du BSP se réuniront une fois par mois pour surveiller et examiner en permanence les anciens comptes et prendre des mesures correctives en consultation avec les secteurs pertinents, au besoin.

Échéancier : 3. c. Mis en œuvre le 31 mars 2011, puis sur une base régulière

3. d. Le mandat et les procédures du Comité d'examen de la radiation des dettes du ministère ont été mis à jour au cours de l'exercice 2010-2011. Le Comité se réunit tous les trimestres.

Échéancier : 3. d. Mis en œuvre en septembre 2010, puis sur une base régulière

3. e. Une nouvelle directive sur la radiation des dettes du ministère a été élaborée et représente une réécriture complète de l'instrument politique d'extinction de dettes qui est actuellement en place. Voici certains des changements clés :

  • Clarifier les objectifs de la radiation de dettes – réduire les coûts des débiteurs irrécouvrables et refléter adéquatement la valeur de réalisation nette des créances;
  • Se concentrer sur les radiations de dettes, étant donné que la majorité des extinctions de dettes sont des radiations et qu'elles peuvent être approuvées au niveau du ministère;
  • Mettre l'accent sur les exigences liées à la radiation de dettes, y compris les critères de radiation de dettes inclus dans le Règlement sur la radiation des créances (1994);
  • Offrir des conseils sur les situations où le ministère peut radier des dettes qui ne satisfont pas les critères habituels;
  • Préciser les exigences concernant les documents relatifs aux efforts de recouvrement et aux mesures de radiation de dettes aux fins de vérification;
  • Préciser les exigences en matière de renseignements aux fins de présentations au Comité d'examen des radiations de dettes ministérielles.

Échéancier : 3. e. Une nouvelle directive doit être présentée aux fins d'approbation

4. a. D'ici le 28 février 2011, la DGGF examinera et évaluera les procédures et les mesures de contrôle du BSP par rapport aux politiques financières du Conseil du Trésor et du ministère. Ce délai permettra une évaluation et un examen adéquats, étant donné que les nouvelles procédures et mesures de contrôle du BSP (3.a.) sont mises en œuvre depuis le 31 décembre 2010.

Échéancier : 4. a. Le 28 février 2011, la DGGF a soumis des observations au BSP sur les résultats de ses procédures et de son examen des mesures de contrôle – procédures mises à jour en avril 2011

4. b. D'ici le 30 juin 2011, la DGGF surveillera les procédures et les mesures de contrôle du BSP (3.a.) pour le dernier trimestre de l'exercice 2010-2011, afin de s'assurer qu'elles fonctionnent comme prévu. Étant donné que les nouvelles procédures et mesures de contrôle du BSP (3.a.) sont mises en œuvre depuis le 31 décembre 2010, le délai du 30 juin 2011 permettra à un nombre approprié d'échantillons de transactions (plus que la période de trois mois de janvier à mars 2011) d'être extraits dans le cadre du nouveau processus de surveillance continue.

Échéancier : 4. b. Sera mis en œuvre le 30 juin 2011, puis sur une base régulière

4. c. La nouvelle directive de RNCan sur la gestion des comptes débiteurs a clarifié les rôles et responsabilités des principaux intervenants, concernant les comptes débiteurs en souffrance. Voici certains des changements clés :

  • Le directeur financier est désormais chargé de surveiller la gestion des comptes débiteurs, y compris les activités de recouvrement, et de distribuer une fois par mois les rapports sur les anciens comptes débiteurs aux SMA des secteurs.
  • Les SMA des secteurs sont désormais chargés de justifier le fait que certains comptes en souffrance ne soient pas envoyés à une agence de recouvrement privée, et d'effectuer une fois par mois une surveillance active des comptes débiteurs en souffrance.

Échéancier : 4. c. Commence en mai 2011, puis sur une base régulière

ANNEXE A – OPINIONS DE VÉRIFICATION INTERNE STANDARD ET COTATION STANDARD DU RISQUE

CONCLUSIONS DE VÉRIFICATION INTERNE STANDARD

Voici les conclusions de vérification interne standard.

Bon fonctionnement : Les mesures de contrôle importantes sont efficaces et fonctionnent comme prévu. Les objectifs du processus vérifié seront probablement atteints.

Possibilités d'améliorer les mesures de contrôle : Il y a une ou plusieurs mesures de contrôle importantes qui manquent, qui ne sont pas bien conçues ou qui ne fonctionnent pas comme prévu. Il est possible que les objectifs du processus ne soient pas atteints. L'incidence sur le processus vérifié n'est pas négligeable sur le plan des finances ou de la réputation. Il faut prendre rapidement des mesures.

Aucun contrôle : Il y a de nombreuses mesures de contrôle importantes qui manquent, qui ne sont pas bien conçues ou qui ne fonctionnent pas comme prévu. Il est peu probable que les objectifs du processus seront atteints. L'incidence sur le processus vérifié est importante sur le plan des finances ou de la réputation. Il faut prendre des mesures immédiatement.

TYPES DE RISQUE STANDARD

Voici comment sont classés les types de risque standard selon le cadre de contrôle interne intégré du COSONote de bas de page 29 :

Stratégie – Objectifs généraux qui sont alignés sur la mission du Ministère et qui l'appuient

Opérations – Utilisation efficace et efficiente des ressources

Contrôle – Évaluations précises des activités

Rapports – Fiabilité des rapports opérationnels et financiers

Conformité – Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables

ÉVALUATION STANDARD DES RISQUES

Voici l'évaluation du risque associé aux constatations de la vérification.

Majeur : Une mesure de contrôle importante manque, est mal conçue ou ne fonctionne pas comme prévu, ce qui peut créer un risque important. Il est peu probable que l'objectif lié à la mesure de contrôle sera atteint. Il faut prendre des mesures correctives pour assurer la rentabilité des mesures de contrôle ou l'atteinte des objectifs.

Modéré : Une mesure de contrôle importante manque, est mal conçue ou ne fonctionne pas comme prévu, ce qui crée un risque connexe non négligeable. Cependant, il existe une mesure de contrôle compensatoire. Il faut prendre des mesures correctives pour éviter de dépendre uniquement des mesures de contrôle compensatoires ou assurer la rentabilité des mesures de contrôle.

Mineur : La conception ou le fonctionnement d'une mesure de contrôle d'un processus secondaire comporte un point faible. Il est peu probable que cela affecte la capacité d'atteindre les objectifs du processus. Il est suggéré de prendre des mesures correctives pour assurer la rentabilité des mesures de contrôle.