La passation des marchés publics dans Ressources Naturelles Canada

Instructions de facturation pour les fournisseurs

Toutes les factures soumises à Ressources naturelles Canada (RNCan) doivent inclure l’information suivante pour être traitées

  • Date de facturation
  • Numéro de facture
  • Montant dû (en précisant la devise requise)
  • Si le paiement a été effectué par carte de crédit, assurez-vous que la facture indique clairement « payé par carte de crédit »;
  • Le numéro de référence valide pour RNCan (normalement le numéro de bon de commande), c’est-à-dire un numéro contenant 10 chiffres ou 9 caractères alphanumériques.

Chaque facture soumise doit inclure un seul numéro de référence de RNCan. Si vous hésitez quant au numéro de référence de RNCan à indiquer sur votre facture, veuillez contacter le représentant du Ministère dont le nom figure sur le bon de commande ou le contrat.

Si certains renseignements exigés pour le traitement de la facture sont manquants, RNCan pourra, à sa discrétion, vous retourner votre facture. Celle-ci demeurera impayée jusqu’à ce qu’un numéro de référence valide nous soit fourni.

Les factures doivent être présentées en utilisant une des méthodes suivantes (seulement une copie de la facture doit être expédiée au Ministère) :

1) Courriel (méthode privilégiée) :

nrcan.invoiceimaging-servicedimageriedesfactures.rncan@canada.ca

Remarque :

  1. Votre personne-ressource du Ministère (chargé de projet) identifiée dans le contrat peut être mise en copie conforme au courriel.
  2. On demande aux fournisseurs d’utiliser un format de fichier PDF, car les autres formats ne sont pas compatibles avec nos systèmes qui ne les décryptent pas.
  3. Le nom du fichier PDF ne devrait pas contenir des caractères tels que #, $, % etc.
  4. Une seule facture par fichier PDF peut être décryptée par nos systèmes (un courriel peut contenir plusieurs pièces jointes en format PDF). Toutes les pièces justificatives devraient être incluses dans chaque fichier de facture PDF.
  5. Une réponse automatique sera transmise à titre d’accusé de réception de leur courriel (et elle devrait être conservée comme référence pour toutes les demandes de renseignements ultérieures concernant le paiement).
  6. Cette adresse de courriel ne doit être utilisée que pour l’envoi de factures. Les questions concernant le statut des paiements devraient être envoyées par courriel à : NRCan.invoice_payment_centre-invoice_payment_centre.RNCan@canada.ca

2) Télécopieur :

613-947-0987 (dans la région de la capitale nationale)
1-877-947-0987 (sans frais)

Remarque :

  • Les fournisseurs qui transmettent leurs factures par télécopieur doivent utiliser les paramètres de qualité les plus élevés, car les copies de mauvaise qualité ne seront pas considérées comme des documents valides pour le traitement d’un paiement. La première page du document doit être la facture et les pièces justificatives, s’il y a lieu, seront insérées à la suite. Aucune page couverture de télécopie n’est nécessaire.
  • Ce numéro de télécopieur doit seulement être utilisé pour soumettre des factures. Les questions concernant le statut des paiements devraient être envoyées par courriel à : NRCan.invoice_payment_centre-invoice_payment_centre.RNCan@canada.ca

Remarque : RNCan n’accepte plus de factures transmises par messagerie ou par courrier postal. Nous sommes reconnaissants de votre collaboration à notre initiative écologique.